Excel Avanzado Curso Entero

EXCEL AVANZADO Version imprimible Este documento deber servir exclusivamente como material de apoyo al contenido del curso interactivo accesible a través de internet.

Indice Módulo I. Trabajo con Excel.......................................................... U.D. 1. Manejo de varios documentos. El menú Ventana.......... 3 U.D. 2. Manejo de varias hojas de cálculo............................ 6 U.D. 3. Herramientas avanzadas de edición......................... 8 U.D. 4. Personalización de las barras de herramientas........... 12 U.D. 5. Macros........................................................... 18 Práctica. Aplicar validación y formato condicional................. 25 Módulo II. Fórmulas y funciones..................................................... U.D. 1. Fórmulas......................................................... 27 U.D. 2. Referencias...................................................... 29 U.D. 3. Funciones........................................................ 31 U.D. 4. Tablas de datos de una y dos variables.................... 39 Práctica. Inserción y copiado de fórmulas y funciones............ 44 Práctica. Creación de una tabla de doble entrada................. 45 Módulo III. Filtro y orden.............................................................. U.D. 1. Ordenar datos................................................... 47 U.D. 2. Autofiltro..........................................................52 U.D. 3. Filtro avanzado................................................. 58 Práctica. Uso del orden y filtros....................................... 63 Módulo IV. Subtotales y tablas dinámicas......................................... U.D. 1. Subtotales....................................................... 64 U.D. 2. Tablas dinámicas............................................... 70 U.D. 3. Gráficos dinámicos............................................. 82 Práctica. Totalizar por grupos..........................................92

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Práctica. Tabla y gráfico dinámico.................................... 93 Módulo V. Herramientas avanzadas................................................ U.D. 1. Auditoría......................................................... 95 U.D. 2. Buscar objetivo................................................. 98 U.D. 3. Escenarios..................................................... 101 U.D. 4. Solver........................................................... 110 Práctica. Usar escenarios para tomar decisiones................ 118 Práctica. Usar solver para tomar decisiones...................... 119 Links de interés......................................................... 120 EXCEL AVANZADO

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Módulo I. Trabajo con Excel. U.D. 1. Manejo de varios documentos. El menú Ventana.

U.D. 1. Manejo de varios documentos. El menú Ventana. Si bien MS Excel es una aplicación para crear hojas de cálculo, a cada uno de los documentos (o archivos con extensión XLS) que se generan con este programa se les llama "libros" ya que engloban varias hojas en el mismo, accesibles desde la zona inferior izquierda de la pantalla, como ya se profundizará en la siguiente unidad didáctica.

Cuando tengamos abiertos más de dos libros o documentos a la vez, podremos pasar de uno a otro mediante el menú Ventana.

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Según qué sistema operativo estemos usando también podremos cambiar de documento haciendo uso de la barra de tareas para cambiar de ventana o de la combinación de teclas Alt+Tabulador.

Control de distintas zonas de la hoja A menudo se hace necesario ver dos partes de la misma hoja a la vez aunque no estén juntas, para ello el menú Ventana nos ofrece tres posibilidades: •

Inmovilizar paneles. Muy útil cuando queremos fijar las primeras filas y/o columnas, de forma que no desaparezcan de nuestra vista cuando nos desplazamos hacia abajo y/o hacia la derecha. Por ejemplo para dejar fijos los encabezados de una tabla de datos.

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Si queremos que dejen de estar fijas estás zonas elegiremos Ventana/Movilizar paneles. •

Dividir. Con esta opción podemos ver hasta cuatro zonas distintas de la hoja, independientemente de su situación, por ejemplo cuando queremos ver como cambia el total de una factura abajo del todo mientras cambiamos valores mucho más arriba.

Si queremos volver a ver una sola zona elegiremos Ventana/Quitar división. Resulta más rápido arrastrar los

manipuladores que tenemos encima y a la derecha de las barras de desplazamiento vertical y horizontal, respectivamente. Plataforma de Teleformación de IFES

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•

Nueva ventana. Abre otra ventana del mismo documento de forma que se puede visualizar otra zona distinta a la de la ventana original, a la que podremos volver por el menú Ventana tal y como se ha explicado al principio de esta unidad. Si guardamos un documento visualizado en varias ventanas, seguirá presentándose de esta forma la próxima vez que lo abramos. Abrir una nueva ventana es la única forma de ver a la vez dos hojas del mismo libro. Una vez se ejecuta el comando habría que ir a Ventana/Organizar... y elegir Mosaíco, Horizontal o Vertical.

U.D. 2. Manejo de varias hojas de cálculo.

U.D. 2. Manejo de varias hojas de cálculo. Hemos visto que al lado de la barra de desplazamiento horizontal tenemos unas solapas selectoras de hojas. Pulsando sobre ellas con el botón izquierdo del ratón, cambiamos entre las distintas hojas que puede contener un mismo documento XLS. El número de hojas que tendrá un documento nuevo por defecto es el establecido en Herramientas/Opciones/Pestaña General/Número de hojas en nuevo libro.

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Pulsando en una de esas solapas sobre el botón derecho del ratón nos aparecen las siguientes opciones: • • • • •

Insertar una nueva hoja inmediatamente a la izquierda de la actual Eliminar la hoja actual (nos pedirá confirmación) Cambiarle el nombre a uno más descriptivo que “Hoja1”... Moverla o copiarla a otro sitio en la ordenación que llevan las hojas Seleccionar todas las hojas de vez (para imprimirlas o copiarlas, por ejemplo)

Los botones , que están al lado de las solapas, sirven para buscar alguna que en un momento dado no nos sea visible. Nos llevan, respectivamente, a ver la primera solapa, la anterior, la siguiente y la última. Si pulsamos sobre ellos con el botón derecho, nos aparece un menú conceptual con el que nos podemos dirigir directamente a una hoja concreta ya que se ven los nombres de todas.

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Para hacer referencia a una celda de otra hoja dentro del mismo libro o documento de Excel, se antepone a la referencia normal el nombre de la hoja seguido de una exclamación “!”. Por ejemplo: Hoja2!H8 se refiere a la celda H8 de la hoja “Hoja2”.

U.D. 3. Herramientas avanzadas de edición.

U.D. 3. Herramientas avanzadas de edición. VALIDACIÓN Mediante la herramienta de validación se puede controlar que el valor que se introduce en una celda cumple determinados criterios. Para usarla hay que seleccionar la celda o rango en cuestión e ir a la opciónDatos/Validación..., donde tendremos que especificar:

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• • •

El tipo de dato a permitir: cualquiera, números enteros, valores de una lista sacada de otras celdas, decimales, fechas, horas, textos. El tipo de restricción a usar, dentro de las comparaciones lógicas: comprendido entre dos valores, distinto, menor, mayor y/o igual que otro valor. Los valores o límites a los que se refiere la restricción anterior.

También se puede exigir que el valor de la celda cumpla lo expresado por una fórmula, donde pueden ser utiles las funciones de información, ESNUMERO(), ESTEXTO(), ESNOTEXTO(), etc. Existe la posibilidad de configurar que salga automáticamente un mensaje en el momento en que se entre en la celda con validación.

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Y también puede configurarse un mensaje de error que saldrá cuando el valor introducido no cumpla con las reglas de validación, en cuyo caso podrá tener tres estilos: • • •

Límite, avisará del error sin permitirnos que el valor no válido siga en la celda. Advertencia, avisará y nos dejará elegir si cambiamos el valor no válido o seguimos trabajando con él. Información, sólo informará de que no se cumplen las reglas de validación sin pedirnos que lo cambiemos.

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FORMATO CONDICIONAL Se trata de formatos que se aplican automáticamente siempre y cuando una celda o el resultado de una formula calculada cumpla una o varias condiciónes (hasta tres). Para usarlo hay que seleccionar la celda o rango en cuestión e ir a la opciónFormato/Formato condicional...,nos saldrá un cuadro como el del siguiente ejemplo, en el que se ha configurado que el color de relleno y del texto de las celdas seleccionadas dependa del valor de otra celda llamada "NOTA".

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U.D. 4. Personalización de las barras de herramientas.

U.D. 4. Personalización de las barras de herramientas. Las barras de herramientas constan de distintos botones y listas despegables con las opciones más frecuentemente utilizadas en el uso del programa, evitando al usuario el rodeo de ejercitarlas mediante opciones de menú. Los botones están decorados con iconos más o menos representativos de su labor, además si situamos el puntero del ratón sin pulsarlo sobre cualquier botón al momento nos aparecerá una pequeña descripción de su función. Algunas de uso muy común son:

Barra Estándar

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La mayoría de sus botones son comunes a otras aplicaciones de Office: -con opciones generales del documento como existente,

guardarlo,

imprimirlo,

crear uno nuevo,

abrir uno

ver como quedaría antes de imprimirlo y

buscar errores ortográficos. -operaciones de edición como las del portapapeles ( copiar formato y

cortar,

-opciones de visualización como

Web y

Dibujo.

el zoom.

Si bien hay otros más propios de una hoja de cálculo como

selección,

pegar),

deshacer/rehacer acciones.

-botones que nos activan otras barras como

automática (autosuma),

copiar y

insertar una función,

ordenarla descendentemente y

insertar una suma

ordenar ascendentemente una ejecutar el asistente para gráficos.

Barra de Formato

Las celdas que conforman una hoja de cálculo van a tener un formato al que se sujetará su contenido. Los botones de esta barra se destinan a ese formato, y el funcionamiento de algunos seguramente ya lo conozcamos. Los relativos al tipo de letra no cambian respecto a otros programas, la alineación se refiere a los límites de las celdas. Propios de la hoja de cálculo son los siguientes botones: Funde las celdas seleccionadas en una sola, centrando en la misma el contenido resultante. Aplica a las celdas seleccionadas el formato numérico de porcentaje. y

Aplican el formato numérico de contabilidad, el segundo sólo pone los puntos

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de millar mientras que el primero añade el símbolo monetario que se establezca enFormato/Celdas.../Númeroo, en su defecto, enInicio/ Configuración/ Panel de Control/ Configuración Regional/ Moneda. y

añaden o quitan, respectivamente, un decimal redondeando la cantidad hacia

arriba o hacia abajo, según el caso. Al añadir o quitar decimales, el valor que contiene la celda no cambia, el resultado es sólo a efectos de visualización. Si se quiere que los cálculos se limiten a los decimales que se ven habrá que ir a Herramientas/Opciones…/Cálculo/Precisión de Pantalla.

Las paletas de bordes

y rellenado

permiten cambiar estas características

de las celdas seleccionadas.

Barra de Dibujo

Para trazar dibujos y cambiar sus formatos.

Barra de Imagen

Para insertar imágenes y cambiar sus matices y ajustes respecto al texto que las rodea.

Barra Web

Para explorar cualquier documento que pueda abrir Excel tanto de nuestro ordenador,

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como de otro de una red local e incluso navegar por Internet.

Barra WordArt

WordArt es la denominación de unos llamativos rótulos con más posibilidades estéticas que el texto normal y que podremos manejar con los botones de esta barra.

Barra de Gráfico

Para modificar elementos y opciones de los gráficos.

Manipulación de las barras Para activar una barra de herramientas podemos ir aVer/Barras de Herramientaso más rápido pulsando con el botón derecho sobre cualquier barra de menus o de herramientas. De ambas formas nos aparecerá un menú con las posibles barras activadas (marcadas con a) o desactivadas, pudiendo respectivamente quitar o ponerlas con el botón izquierdo. Para cambiar la ubicación en la pantalla de las barras de herramientas debemos considerar estas como meras ventanas de Windows, pudiendo asirlas por su barra azul de título o en su defecto por una zona con dos rugosidades paralelas que tienen en su extremo, para luego arrastrar. Para añadir y quitar botones a las barras de herramientas iremos aVer/Barras de Herramientas/Personalizar…y arrastrarlos desde/hasta supestaña “Comandos”.Esto nos vendrá muy bien para ubicar botones de las macros que crearemos en un futuro. En la siguiente ilustración se está emplazando en la barra estándar un botón para activar el autofiltro sin necesidad de ir a su correspondiente menú.

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Si, por el contrario, lo que queremos es eliminar botones, bastará con arrastrarlos desde su sitio en la barra de herramientas hasta cualquier punto fuera de esa u otras barras. Estaremos eliminando botones si vemos que al puntero le acompaña un signo en forma de aspa "x".

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Si nos encontraramos una barra con muchos botones cambiados y quisiésemos que volviera a estar como cuando se instaló el programa, iremos aVer/Barras de Herramientas/Personalizar…/Pestaña "Barras de herramientas"y pulsaremos el botón"Restablecer...".

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En este mismo cuadro tenemos un botón para crear una nueva barra de herramientas en blanco para personalizar añadiendo los botones que queramos.

U.D. 5. Macros.

U.D. 5. Macros. Por macro (abreviatura de macroinstrucción) podemos entender un pequeño programa compuesto por una serie de acciones que se han grabado para su futura ejecución en serie. Dicho programa queda elaborado en lenguaje VBA (Visual Basic para Aplicaciones). Aunque para elaborar la macro no hay necesidad de conocer dicho lenguaje, un mínimo conocimiento del mismo viene muy bien para conseguir personalizarla y adaptarla mejor a nuestras necesidades.

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Para grabar una macro, hay que ir aHerramientas/Macro/Grabar macro...,darle un nombre (sin espacios) a la futura macro y cuando aceptemos, la macro empezará a grabar nuestros movimientos hasta que accionemos el botón “Detener grabación” de la barra del mismo nombre.

Para editar una macro, hay que abrir el editor Microsoft Visual Basic desdeHerramientas/Macro/Editor de Visual Basico pulsar el botón “Modificar” del cuadro “Macro” deHerramientas/Macro/Macro....

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Lo mejor para entender las macros, sin duda alguna, es ir creando algunas, empezando por procedimientos fáciles e introduciendo maniobras más complicadas paulatinamente. Aunque el lenguaje en el que quedan almacenadas las macros es Microsoft VBA (Visual Basic for Applications), se pueden hacer macros sencillas como la siguiente sin necesidad de conocer dicho lenguaje de programación. Pero a poco que persigamos unos resultados más sofisticados necesitaremos conocimientos de VBA, sean superficiales o en profundidad, para retocar el código que construye automáticamente Excel al grabar la macro. Grabar una macro se podría comparar con grabar un mensaje en un contestador automático. Lo hacemos para automatizar algo que puede hacer una máquina en nuestro lugar un número indefinido de veces. Esa comodidad supone un esfuerzo inicial de indicarle minuciosamentea y punto por punto lo que la máquina deberá repetir en el futuro. De hecho, todo lo que grabemos, sea necesario o no (por ejemplo, moverse por la hoja con las barras de desplazamiento) será repetido cada vez que ejecutemos la macro, al igual que si estornudamos al grabar el mensaje, se oirá el estornudo cada vez que salte el contestador. Por ello es muy importante planificar todos los pasos antes de empezar, así como asegurarse de que ninguno de los pasos está ya hecho, para que haya que hacerlo de nuevo y así no se quede fuera de la grabación.

Ejemplo: Macro que borre sólo ciertas celdas En este sencillo ejemplo, vamos a hacer que la macro borre las celdas que contienen los datos variables de la plantilla de una factura, para facilitar la tarea a usuarios posteriores y evitar posibles despistes y destrozos involuntarios. Vayamos paso por

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paso: 1º. Vamos aHerramientas/Macro/Grabar macro...,para especificar el nombre de la macro (sin espacios), si queremos disponer de ella en futuros libros o sólo en este y reflejar algún comentario que nos ayude a recordarla en futuras revisiones.

2º. Realizamos los pasos a grabar, en este caso seleccionar las celdas que queremos que se borren, aunque realmente estén en blanco...

...y después borrarlas con la tecla "Supr" o con la opciónEdición/Borrar/Contenido.

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Nótese que no hemos seleccionado las celdas con fórmulas, como las que calculan los subtotales, pues valdrán cero cuando borremos los valores de las columnas "Cantidad" y "Precio" y además necesitamos que la fórmula permanezca intacta para futuros usos de esta hoja (como si de una plantilla se tratara).

Si olvidamos detener la grabación con el botón de la ilustración anterior se seguirán grabando todos nuestros movimientos posteriores y que no tienen sentido en nuestra macro. Aunque pueda parecer raro, es un despiste muy habitual cuando se hacen las primeras macros. Un fallo relativamente habitual que debemos evitar al no detener la grabación es grabar incluso el momento posterior de comprobarla con lo que se produce un error de "memoria insuficiente", debido a que Excel nunca pararía de ejecutar la macro, pues una de sus instrucciones es ponerse en marcha de nuevo a ella misma, entrando en un bucle infinito.

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Con la acción anterior ya tenemos el botón preparado aunque de momento no se produce acción alguna al interactuar con él, por lo que hay que asignarle una macro como pasamos a ilustrar. Empezamos haciendo un clic derecho, eligiendo la opción"Asignar macro..."para seleccionar la macro por su nombre.

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Obsérvese en el menú contextual de la ilustración que hay ciertas opciones para darle un aspecto más personalizado al botón como elegir que su apariencia sea la de un icono (estilo predeterminado), un texto descriptivo o ambas cosas. Además se puede cambiar el icono por otros preestablecidos, modificarlo (con un rudimentario editor de mapa de bits a tal efecto) o incluso pegar cualquier imagen de pocos pixeles que tengamos en el portapapeles. A partir del momento en que cerramos el cuadro de personalizar ya tendremos el botón preparado para desencadenar mediante una pulsación todas las acciones que tenga la macro para la que está signado. En este caso: seleccionar determinadas celdas, borrar su contenido y desplazarse a otra celda para anular la selección. Dada la dificultad que entraña confeccionar macros, no nos extrañe tener fallos en los comienzos. Si vemos que el resultado no es el deseado o queremos perfeccionarla tenemos dos vías: •

Si no tenemos conocimientos de VBA (Visual Basic for Applications, lenguaje

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de programación que no nos hace falta para hacer los pasos anteriores pero que es en el que quedan almacenadas las macros para futuras modificaciones) no nos queda más remedio que volver a grabarla desde cero, reemplazando a la existente. Con unas mínimas nociones de VBA, podremos adentrarnos en el editor de VBA y hacer los cambios pertinentes en su código, ahorrándonos la molestia de repetir la grabación. Este es un motivo de peso por el que se propone al alumno interesado en ampliar conocimientos al respecto que prosiga con el aprendizaje de VBA. Se accede mediante la opciónHerramientas/Macros/Editor de Visual Basico mediante el botón"Modificar"de la opciónHerramientas/Macros/Macros...y presenta un aspecto como el de la siguiente ilustración.

Práctica. Aplicar validación y formato condicional.

Práctica. Aplicar validación y formato condicional. Esta práctica consiste en dotar a una hoja como la de la izquierda de las características que tiene la de la derecha:

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• •

Validación: que en las notas del rango C1:D16 sólo se puedan introducir valores de 0 a 10 sin decimales, saltando un mensaje de error en caso de que se intente teclear un valor no válido. Formato condicional: que cada fila adopte un color en función del valor que tenga la calificación correspondiente de la columna E.

Para ello descarga el archivo de Excel que se te facilita (para que no lo abra tu navegador, haz un clic derecho en el enlace anterior y elige "Guardar enlace como..." o "Guardar destino como..."). Una vez esté descargado en tu disco, desarrolla las propuestas anteriores en la hoja llamada "Hazlo aquí". Cuando termines, manda el archivo resultante al tutor mediante el correo de la plataforma.

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Módulo II. Fórmulas y funciones. U.D. 1. Fórmulas.

U.D. 1. Fórmulas. Básicamente, una celda tiene contenido y formato. El contenido es la información que alberga, puede ser de dos tipos: • •

dato, depende directamente de lo que introduzca el usuario. fórmula, es un cálculo cuyo resultado depende de sus operadores, sean valores constantes o variables (los de otras celdas que, a su vez, pueden ser datos o fórmulas).

El formato se refiere a la presentación del contenido en la cuadrícula (tipo de letra, alineación, bordes, tramas y formatos numéricos más allá de lo meramente estético como el número de decimales, el símbolo monetario, el porcentaje etc).

Dotar de contenido a las celdas Introducir datos y modificarlos Para ello basta con activar la celda en la que queramos actuar y teclear su contenido, si bien es necesario un último paso: el dato no se considerará introducido hasta que se active otra celda (con Intro, Tabulador o Flechas de desplazamiento). Excel distingue automáticamente el tipo de dato (texto, numérico o fecha), alineándolo por defecto a la derecha de la celda, excepto los textos, que los alinea a la izquierda. Nótese que mientras se está introduciendo un dato aparecen dos botones en la barra de fórmulas:

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Para cambiar un dato ya introducido, podemos: •

•

sustituirlo en su totalidad, activando la celda en cuestión e introduciendo el nuevo dato. Nótese lo volátil que es el contenido de una celda, pues cualquier cosa que se teclee dentro de ella sustituirá a lo existente. Por ello será útil proteger nuestra hoja para evitar errores ajenos e incluso propios. modificar sólo una parte, bien haciendo clic en el dato de la barra de fórmulas o bien haciendo doble clic en la propia celda, de ambas maneras aparecerá un cursor que nos facilitará esta labor. Proteger una hoja consta de dos pasos: 1º) Especificar qué celdas se quiere que no estén protegidas, es decir, en las que queremos dejar abierta la posibilidad de que sean cambiadas por futuros usuarios. Para ellos las seleccionamos y luego nos dirigimos a la pestaña Proteger de la opción Formato/Celdas... 2º) Elegir la opción Herramientas/Proteger/Proteger hoja... (este será el mismo camino que tomaremos para volver a desproteger la hoja)

Introducir y modificar fórmulas Se hace igual que los datos, con la diferencia de que tienen que ir necesariamente precedidas por el signo igual “=”, el cual lo podemos conseguir vía teclado o pulsando sobre el botón "=" de la barra de fórmulas (este último método tiene la ventaja de que nos da una vista previa del resultado conforme se va construyendo la fórmula). De hecho, la barra de fórmulas toma su nombre de que en ella aparece la expresión algebraica de la misma, mientras que en la cuadrícula del área de trabajo sólo se ve el valor que toma en ese momento.

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A efectos de detección de errores, si se desea se puede hacer que en la cuadrícula aparezcan también fórmulas en vez de valores activando la casilla “o Fórmulas” de Herramientas/Opciones.../Ver (ahí también se puede especificar si se quiere dejar de ver los encabezados y las líneas de división de celdas), con el teclado es más rápido pulsando “Alt+º (ordinal)”. Para modificar fórmulas, opérese de la misma forma que con los datos, si bien se finalizará o con las teclas ENTER o con tabulador o con el botón de la barra de fórmulas, ya que activar otra celda podría ser considerado como que se está indicando una variable de la fórmula.

IMPORTANTE: cuando se formulen expresiones algebraicas debe tenerse en cuenta la prioridad de cálculo que tienen unas operaciones respecto a otras y que sólo se puede romper mediante el uso de paréntesis, recordemos: 1º) la potencia, que en Excel se expresa con el acento circunflejo “^”. Ejemplos: • •

23» 2^3 » 5^(1+1/2)

•

» (50*2)^(1/2)

2º) el producto y la división, caracteres “*” y “/”, respectivamente. Ejemplos: • •

2x3 » 2*3 » (5+3*2/6)/(2+7/2)

3º) la suma “+” y la diferencia “-”.

U.D. 2. Referencias.

U.D. 2. Referencias. Plataforma de Teleformación de IFES

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Cuando se copia una fórmula de una celda, Excel no la copia exactamente, sino que copia la posición relativa que ocupan las celdas referenciadas respecto a la celda origen que las contiene. De esta forma si la celda E5 contiene la fórmula =F6+F7, su copia en B2 resultará ser =C3+C4.

Si se quiere que alguna de las coordenadas de una referencia no varíe cuando posteriormente se copie, previamente debemos poner un signo “$” delante de esa coordenada que significa que esa referencia será absoluta y no variará cuando sea copiada. Así, si E5 contiene =$F6+F$7, su copia en B2 será =$F3+C$7. Explicado de otra forma: • • •

referencias absolutas que no cambian: las indicadas anteponiendo el signo "$". referencia relativa a la fila 6: lo que en la fila 5 es 6, en la 2 será 3. referencia relativa a la columna C: lo que en la columna E es F, en la B será C.

En la figura, las celdas sombreadas contienen las cuatro formas posibles de hacer una referencia a otra celda. Cada una de ellas ha sido copiada a sus celdas contiguas por debajo y por la derecha, obteniéndose los distintos resultados que seguramente contribuirán a una mejor comprensión de este concepto.

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Una forma rápida de cambiar el tipo de una referencia es pulsar la tecla F4 cuando se está con el cursor en dicha referencia, con cada pulsación cambiará en este orden: FC » $F$C » F$C » $CF » FC » $F$C » F$C » $CF...

U.D. 3. Funciones.

U.D. 3. Funciones. Las funciones son expresiones cuyo verdadero valor depende de unos argumentos. Por ejemplo: los argumentos de la función suma son sus sumandos, de tal manera que si esos argumentos son 2 y 3, se dice que el valor que toma (o devuelve) esa función es 5.

Sintaxis de una función Una función requiere que se escriba con una sintaxis concreta. FUNCIÓN(argumento1;argumento2;...;...;...;argumento n) El número (n) de argumentos (que siempre irán separados por punto y coma “;”) depende de la función utilizada: •

la mayoría tienen un número fijo. Por ejemplo, REDONDEAR(número;núm_decimales) tiene 2 argumentos: el número que se quiere redondear y los decimales que se desea conservar del mismo. REDONDEAR(4,5278;2) devolverá el valor 4,53.

•

las hay que no tienen un número fijo. Por ejemplo: SUMA puede tener desde 1 hasta 30 sumandos. SUMA(5;8;2;4;9;3;2;7;8) devolvería el valor 48. PROMEDIO(5;8;2;4;9;3;2;7;8) devuelve la media aritmética de esos

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argumentos, cuyo valor es 5,333. •

otras no necesitan parámetro alguno, si bien conservan los paréntesis: HOY() devuelve la fecha del momento en que se calcula. ALEATORIO() devuelve un número al azar comprendido entre el 0 y el 1.

Argumentos posibles Los argumentos pueden ser •

Constantes, es decir, números, textos, fechas o valores lógicos cuyo valor no cambia en función del valor de otras celdas. Los dos únicos valores lógicos son “VERDADERO” y “FALSO”. Ambos son los dos únicos resultados posibles de evaluar una proposición o prueba lógica, de tal forma que la prueba 35 es igual a “FALSO”.

•

Variables, valores tomados por otras celdas. Se escribirá la referencia de la celda o bien su nombre. Como en las fórmulas puede resultar incómodo el uso de referencias como “B5”, se pueden definir nombres más claros para ciertas celdas en la opción Insertar/ Nombre/ Definir...,que tiene el siguiente cuadro de diálogo:

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También se puede dar nombre directamente a la celda activa escribiéndolo a la izquierda en la barra de fórmulas. Para usar un nombre en una fórmula bastará con escribirlo, si no lo recordamos exactamente podemos seleccionarlo de la lista que aparece en opciónInsertar/Nombre/Pegar.... Ejemplo: SUMA(100000;CAPITAL_PRESTADO;J5) devolverá la suma del valor constante 100.000 y los valores variables contenidos en las celdas “CAPITAL_PRESTADO” (referencia nombre) y J5 (referencia normal). •

Otras funciones. Una función secundaria queda englobada en los paréntesis de otra función principal de la cual es argumento. Por ejemplo: SUMA(2;8;REDONDEAR(5,32187;3)) devolverá el valor 15,321.

Introducción de funciones Una forma “arriesgada” de hacerlo es teclearla directamente, como cualquier otro valor. Para ello tendremos en cuenta que la fórmula que contiene una celda puede componerse de una operación aritmética, una función o de una combinación de ambas cosas. Por lo tanto, al introducir funciones no habrá que olvidarse de poner el signo igual “=” al principio de la fórmula a la que pertenezca, o mejor aún: pulsando el botón

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“=” de la barra de fórmulas. Si la forma anterior ha sido tachada de arriesgada es porque se puede cometer errores sintacticos al mínimo despiste. Estos errores son más prevenibles usando la opción “Insertar/Función...” o el botón . Lo primero que veremos será este cuadro de diálogo:

Una vez hayamos elegido la función nos aparece el cuadro de introducción de argumentos reproducido bajo esta líneas. Es fácilmente reconocible porque no tiene barra de título con la que moverlo, para ello basta con pinchar en cualquier parte gris del mismo y arrastrarlo.

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En dicho cuadro nos aparecerán unos campos en blanco con los distintos argumentos que se requieren dispuestos unos debajo de otros. Nosotros los rellenaremos tecleándolos o bien pinchando directamente en la hoja de cálculo tras minimizar este cuadro mediante el botón . El cuadro queda reducido a la zona en blanco del campo, de esta forma:

Cuando se pulse sobre “Aceptar” quedará introducida la fórmula. Para modificarla basta con activar su celda y volver a “Insertar/Función...”, acto seguido nos aparecerán los argumentos de la misma. Si hay unas funciones dentro de otras, los argumentos que aparecerán serán los correspondientes a la función donde se encuentre situado el cursor, bastará moverlo para ver los parámetros de otra función (dentro de la misma fórmula). Tal y como dice la figura de encima, para poner como argumento cualquier otra función hay que acudir al desplegable de la izquierda de la barra de fórmulas.

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FUNCIONES AVANZADAS Matemáticas y Trigonométricas •

• •

SUMA(número1;número2; ...) devuelve la suma de los argumentos (puede haber hasta 30 de ellos). Una forma muy rápida de insertar esta función es activar la celda donde se quiere tener el resultado de la suma y presionar el botón “Autosuma” de la barra Estándar. Si bien Excel nos propondrá un rango, nosotros podremos seleccionar otro distinto, incluso de celdas no adyacentes (valiéndonos de la tecla Ctrl). REDONDEAR, REDONDEAR.MAS..., hay varias formas de redondear. SUMAR.SI, suma las celdas de un rango si en otro rango encuentra cierto valor.

Búsqueda •

•

BUSCAR, BUSCARV, BUSCARH, buscan un valor en un rango (o matriz) y devuelve un dato relacionado en dicho rango. Por ejemplo, busca un código de cliente en la primera columna y devuelve sus apellidos en otra más a la derecha. INDICE, devuelve de un rango el valor especificado por unas coordenadas.

Texto •

• •

CONCATENAR(texto1;texto2; ...) concatena argumentos de texto, que serán o bien textos entrecomillados o bien referencias a celdas que contengan texto. Por ejemplo: CONCATENAR(“Fernando”;“ ”;“García”) devolverá el texto “Fernando García”. MAYUSC(texto) convierte el texto en mayúsculas, NOMPROPIO sólo pone en mayúscula la primera letra. TEXTO y MONEDA, convierten cifras en textos. VALOR hace lo contrario, algo muy util si involuntariamente alguna cifra de la hoja sólo es considerada como texto pero no se tiene en cuenta su valor a la hora de hacer cálculos, como ilustra la imagen bajo estas líneas. Suele pasar con valores sacados de archivos con formatos distintos al de Excel (por ejemplo, de una página web) o cuando a la celda se le asinó en el pasado la categoría de texto en la solapa"Número"de la opción"Formato/Celdas..."

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EXCEL AVANZADO

EXCEL AVANZADO

Financieras •

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PAGO(tasa;nper;va;vf;tipo) devuelve el pago constante de un periodo en un préstamo con sistema francés de amortización, donde tasa es la tasa de interés, nper el número de periodos del préstamo, va el valor actual de los futuros pagos (lo que se presta), vf el valor residual o saldo final (en un préstamo suele ser cero) y tipo es la modalidad del préstamo (0=postpagable, 1=prepagable). PAGOPRIN y PAGOINT calculan, respectivamente, la parte de devolución de principal (amortización del préstamo) la parte de interés de una cuota concreta.

Fecha y hora • •

AHORA() devuelve la hora y fecha del momento en que se calcula. HOY() devuelve la fecha del momento en que se calcula.

Estadísticas • • •

PROMEDIO(número1;número2; ...) devuelve la media aritmética de los argumentos. CONTAR.SI(rango;criterio) devuelve el número de veces que se cumple cierto criterio en el rango especificado. Por ejemplo: CONTAR.SI(F4:F8;“Gil”). MAX(número1;número2; ...) devuelve el valor máximo de un conjunto de valores.

Plataforma de Teleformación de IFES

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EXCEL AVANZADO

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MIN(número1;número2; ...) devuelve el valor mínimo de un conjunto de valores.

Lógicas •

SI(prueba_lógica;valor_si_verdadero;valor_si_falso) devuelve un valor si la condición especificada (prueba lógica) es VERDADERO (se cumple) y otro valor si dicho argumento es FALSO (no se cumple).

Ejemplo (siendo NOTA el nombre de una celda que contiene un número): SI(NOTA