matran-dan florin
2
EXCEL AVANSAT
Ghid de Analiza datelor cu Microsoft Excel
Excel Avansat | Ghid de Analiza datelor cu Microsoft Excel Suport de curs 2016, versiunea v.1.01 Matran-Dan Florin Este Analist în cadrul Universității “Al.I.Cuza” Iași, Facultatea de Economie și Administrarea Afacerilor. Din 2001 este colaborator al Camerei de Comerţ şi Industrie Iaşi pentru activităţi de formare profesională. De asemenea, asigură consultanţă şi instruire IT&C pentru firme și instituţii sau în cadrul proiectelor interne şi internaţionale. Vă răspunde la întrebări pe
[email protected] Este certificat Microsoft Office Specialist Master și Microsoft Certified Trainer începând cu 2013. Termeni și condiții de utilizare Acest material este folosit pentru pregătirea individuală la cursul de Analiza datelor și este gratuit. Studiu de caz Pentru suportul practic a fost folosit un "studiu de caz" – mdfro.net. Orice legătură cu realitatea este pur întâmplătoare privind numele, activităţile şi informaţiile folosite în acest exemplu. Informații utilizate Pentru realizarea acestui material s-au folosit inclusiv informații din publicații și din resurse online. Sursele sunt citate la bibliografie sau în text. Trebuie să aveți în vedere faptul că multe adrese web citate în suport pot să-și piardă valabilitatea în timp. Suport electronic Documentele folosite în suportul de curs se pot descărca de la următoarea adresă: http://www.mdfro.net/doc.html Coperta Imaginea de pe copertă are ca sursă Pixabay.com și este fără drepturi de autor, fiind eliberată sub licenţa Creative Commons CC0. Imaginile pot fi descărcate, modificate, distribuite şi folosite fără a plăti drepturi de autor în orice scop, chiar şi în aplicaţii comerciale. Atribuirea nu este necesară. Microsoft Excel Pentru acest suport de curs s-a folosit programul Microsoft Excel 2016. Pentru majoritatea exercițiilor puteți folosi și versiunile 2010 sau 2013 ale Microsoft Excel. Unde a fost cazul s-au specificat diferențele dintre aceste versiuni. Microsoft, Excel and Windows are either registered trademarks or trademarks of Microsoft Corporation in the United States and/or other countries.
2
Cuprins Introducere ................................................. 4
Funcții imbricate ....................................... 24
Funcţii Excel și funcții imbricate ............. 5
Tehnici de analiză şi sinteză .................. 26
Funcţii matematice ..................................... 6 Funcţii de tip dată calendaristică ............... 9 Funcții statistice ........................................ 11 Funcţii de tip text ...................................... 13 Funcţii logice ............................................. 16 Funcţii de căutare şi referinţă .................. 19 Funcţii de bază de date ............................. 20 Funcţii de financiare ................................. 22
Subtotaluri. ............................................... 26 Tabele pivot. ............................................. 28
Auditul datelor...................................... 31 Validarea şi auditul datelor ...................... 31 Protejarea informaţiilor. .......................... 35
Teste și Probleme ................................. 39
3
Introducere
ANALIZA DATELOR
Cursul Excel Avansat este al doilea modul din seria Analiza datelor cu Microsoft Excel. Odată cu acest modul facem primul pas către analiza datelor și ne adresăm celor care vor să utilizeze programul Microsoft Excel în activitățile de zi cu zi, la un nivel mai ridicat de utilizare. Modul de lucru este de tip "pas cu pas" în identificarea și rezolvarea problemelor. Acesta este un mod de lucru vizual ce ne permite să identificăm acțiunile pe care trebuie să le desfășurăm și pașii pe care să-i urmăm în obținerea rezultatelor. Tendința normală este ca în anul de grație 2016 să prezentăm doar elementele de noutate ale programului Microsoft Excel 2016. Experiența practică avută cu utilizatorii din firme ne-a determinat să facem trimitere la toate versiunile începând cu 2007, folosind drept cadru de bază versiunea în limba engleză, Excel 2016. Astfel, pentru majoritatea exercițiilor puteți folosi și versiunile anterioare ale Microsoft Excel: 2007, 2010 sau 2013. Unde a fost cazul s-au specificat diferențele dintre aceste versiuni. De asemenea, pe parcurs veți primi informații suplimentare privind comparații între versiuni, situații care pot interveni în practică, precum și trimiteri la surse de informare suplimentare pe care le recomandăm ca fiind necesare în aprofundarea cunoștințelor. De ce Microsoft Excel? Microsoft Excel este cel mai folosit program de analiză a datelor – milioane de utilizatori. El nu lipsește de pe calculatoarele celor care lucrează cu date în întreaga lume. În realitate, el nu este folosit la adevărata sa valoare, utilizatorii limitându-se la a folosi doar elementele sale de bază. Acest ghid vă va arăta atât atuurile cât și punctele sale slabe. Normal că vom insista pe ce are programul mai bun pentru noi . Oricum, ceea ce ne interesează este ca acest program să ne facă munca mai ușoară și mai productivă. Cum anume? Haideți să aflăm!
4
Analiza datelor este un proces de obținere a informațiilor din date. Obținerea acestor informații trebuie să fie asociată cu înțelegerea procesului de business din care sunt extrase datele. Întregul proces presupune colectarea, curățarea, analiza, interpretarea și prezentarea datelor. Analiza datelor nu oferă răspunsuri la problemele de business, însă oferă un cadru în care să-ți găsești răspunsurile. Microsoft Excel te ajută să-ți desfășori procesul de analiză întrun mediu prietenos și practic, folosind în același timp puterea unui program de calcul tabelar ce se dezvoltă și se performează continuu. Informațiile sunt ascunse printre date Ghidul de Analiza datelor cu Microsoft Excel conține următoarele module: 1. Excel Start 4. Panouri de control 2. Excel Avansat 5. Analiza statistică a datelor 3. Excel Analiză 6. Soluții Microsoft Excel BI “What is the most used feature in any business intelligence solution?” It is the Export to Excel button.
FUNCŢII EXCEL ȘI FUNCȚII IMBRICATE Pentru început vom discuta despre funcțiile Excel, cele predefinite. Vom lua fiecare categorie în parte și vom rezolva câteva situații cu aceste funcții. Este important să realizăm, în funcție de datele problemei, ce funcție alegem și ce anume presupune utilizare ei. Ideal ar fi ca situațiile pe care le avem de rezolvat să facă parte din categoria: Rezolvat cu funcția X. De multe ori problema se rezolvă cu una sau mai multe grupări de funcții. Am să vă reamintesc sintaxa unei funcții (prezentată în primul modul Excel Start): semnul egal (=), denumirea funcției (ex. SUM), unul sau mai multe argumente. Argumentele se află închise între paranteze rotunde și sunt separate printr-un separator de listă. Acest separator poate fi virgula sau punct și virgula, dupa cum este configurat regional sistemul de operare. În România se folosește "punct și virgulă". Există funcții care nu au nevoie de precizarea argumentului, ex. =TODAY(), dar în sintaxa funcției vom specifica obligatoriu parantezele (). În lista argumentelor putem să găsim: (A1:A20)
plajă continuă de celule
(A1:A20;A23)
plajă discontinuă de celule
(10;20;30)
listă de valori
(B2>5;"Admis";”Respins")
valori logice
("Popescu")
șir de caractere
("Popescu",10)
șir de caractere și valoare numerică
(6)
o valoare numerică
5
Categoriile funcțiilor din Microsoft Excel Financial Date & Time Math & Trig Statistical Lookup Reference Database Text Logical Information User Defined Engineering Cube Compatibility Web
Lista de funcții predefinite oferită de Excel este foarte mare. Noi le vom analiza doar pe cele mai des utilizate în domeniul economic, funcție de categoria din care acestea fac parte. Dar, să trecem peste introducere și să începem treaba…
Funcţii matematice Se folosesc la efectuarea de calcule matematice simple sau complexe. Categoria se numește Math & Trig. Funcțiile analizate sunt: SUM, SUMIF, SUMIFS, SUMPRODUCT, PRODUCT, ROUND, ROUNDUP, ROUNDDOWN Problemă. Presupunem că avem o listă de cursuri care are specificat numărul de ore alocat pe curs și prețul în euro pentru fiecare curs în parte. Vrem să aflăm câteva informații legate de această listă de cursuri conform cerințelor de la finalul tabelului. Rezolvare Pentru aceasta vom folosi de foaia de calcul Cursuri din fișierul Excel Avansat.xlsx. PRODUCT. Calculul coloanei Valoare care este dat de produsul dintre Nr. Ore și Pret euro, care până acum a fost făcut din operatori (ex. În E2 avem =C2*D2), de această dată a fost realizat cu funcția PRODUCT ex. În E2 avem =PRODUCT(C2:D2) SUM. Calculul Total Valoare, face referire la suma elementelor din coloana Valoare și se realizeză cu ajutorul funcției SUM. Ne poziționăm în C19, acolo unde vrem să avem rezultatul și folosim =SUM(E2:E15)
6
FIȘIERE DE LUCRU Accesați http://www.mdfro.net/doc.html și descărcați fișierul de lucru Excel Avansat.xlsx folosit pentru acest modul de curs.
SUMIF. Dacă vrem să aflăm Total Valoare pentru cursurile care au 60 de ore, vom folosi funcția SUMIF, care face referire la următoarele argumente: C2:C15 – zona de celule pentru coloana Nr. Ore, față de care aplicăm criteriul de selecție 60 –
criteriul de selecție fiind numărul acestora să fie strict 60 de ore
E2:E15 – Zona de celule pentru coloana Valoare, față de care facem operația de însumare =SUMIF(C2:C15;60;E2:E15) SUMIFS. Dacă vrem să aflăm Total Valoare pentru cursurile care au 60 de ore, dar prețul mai mare de 100 de euro, vom folosi funcția SUMIFS, care folosește mai multe elemente de selecție: E2:E15 – Zona de celule pentru coloana Valoare, față de care facem operația de însumare C2:C15 – zona de celule pentru coloana Nr. Ore, față de care aplicăm criteriul de selecție 1 60 –
criteriul de selecție 1 este: numărul acestora să fie strict 60 de ore
D2:D15 – zona de celule pentru coloana Pret euro, față de care aplicăm criteriul de selecție 2 “>100” –
criteriul de selecție 2 este: pretul acestora să fie >100 de euro – dacă valoarea nu este strict numerică se pune între ghilimele.
=SUMIFS(E2:E15;C2:C15;60;D2:D15;">100")
7
SUMPRODUCT. Dacă vrem să aflăm Suma valorii cursurilor funcție de nr. de ore și prețul acestora în euro, o să-mi spuneți că a fost calculat la Total Valoare. Da, dar de data aceasta am pus altfel problema. Atunci aveam de calculat suma elementelor dintr-o coloană existentă. De data aceasta ignor existența unei astfel de coloane și vreau să fac referire strict la suma produselor intre elementele coloanei Nr.Ore și a coloanei Pret euro. Cu alte cuvinte =80*160 + 110*155 + 32*90 + etc. Argumentele fac referire la două arii – prima, C2:C15, cea a Nr. Ore, și cea de a doua, D2:D15, cea a Pret euro. Observați valoare finală a SUMPRODUCT (143390) și cea a SUM (143390). Formulări diferite, rezultate egale. Dacă o să calculați media prețurilor cursurilor în euro o să aflați că acesta este 134,285714 dacă impuneți ca valoarea să aibă sașe zecimale. =SUMPRODUCT(C2:C15;D2:D15) ROUND. Dacă vreau ca valoarea de mai sus să fie afișată diferit, funcție de număr de zecimale sau rotujire valoare, voi folosi funcția ROUND cu următoarele argumente: C18 – Valoare numerică și 2 – număr zecimale. 2 oferă o rotunjire la două zecimale, din 2857 obținând 29. Dacă încercăm valoarea 0 vom obține numărul întreg 134. Dar dacă punem -1? Vom obține o rotunjire la 130, iar cu -2 una la 100. =ROUND(C17;2)
8
ROUNDUP. Se folosește pentru rotunjire în plus, comparativ cu ROUND, argumentul 0 returnează 135, -1 returnează 140, iar -2 returnează 200. =ROUNDUP(C17;2) ROUNDDOWN. Se folosește pentru rotunjire în minus, comparativ cu ROUND, argumentul 2 returnează 28. =ROUNDDOWN(C17;2)
Funcţii de tip dată calendaristică Se folosesc la reprezentarea datei calendaristice sau a timpului. Categoria se numește Date & Time. Funcțiile analizate sunt: TODAY, NOW, DATE, DAY, MONTH, YEAR, HOUR, MINUTE Problemă. Vrem să afișăm date privind data de azi, data și ora momentului, și să extragem câteva informații din aceste tipuri de date. Rezolvare Selectați o celulă în zona în care vreți să extrageți datele dvs. TODAY. Prin tastarea =TODAY() se va obține data curentă (în celula I1). Această dată se va actualiza de fiecare dată când deschidem fișierul (nu este o informație statică). Fiind o valoare de tip dată ea se poate formata diferențiat funcție de necesitate. NOW. Prin tastarea =NOW() se va obține data și timpul curent. Aceaste informații se actualizează permanent (nu sunt o informație statică). Fiind o valoare de tip dată și timp se poate formata diferențiat din zona de Custom.
9
DAY. Funcția =DAY(I1) va extrage din informația privind data, valoarea privind ziua. MONTH. Funcția =MONTH(I1) va extrage din informația privind data, valoarea privind luna. YEAR. Funcția =YEAR(I1) va extrage din informația privind data, valoarea privind anul. DATE. Funcția are sintaxa =DATE(year; month; day). Dacă pentru cele trei argumente folosim datele extrase anterior, vom obține data se astăzi. =DATE(I5;I4;I3) HOUR. Funcția =HOUR(I2) va extrage din informația privind data și timpul curent, valoarea privind ora. MINUTE. Funcția =MINUTE(I2) va extrage din informația privind data și timpul curent, valoarea privind minutele. Mediul economic are nevoie și de alte tipuri de funcții pentru informații calendaristice. WEEKDAY. Returnează a câta zi din săptămână (de la 1 la 7) este. Atenție. Funcția folosește două argumente. Primul, față de celulă tip dată se aplică. Al doilea, ordinea zilelor în săptămână. Argumentul pentru ordinea americană (Duminică este prima zi) este 1, iar pentru România, unde Luni este prima zi, este 2. =WEEKDAY(I1;2) WEEKNUM. Returnează a câta săptămână din an este. De asemenea, și aici este important argumentul privind ordinea zilelor în săptămână – de ex. în România săptămâna începe cu Luni, deci este cifra 2. =WEEKNUM(I1;2)
10
NETWORKDAYS. Calculul numărului de zile lucrătoare (fără weekend) între două date calendaristice, unde putem sau nu să luăm în considerare sărbătorile legale. În exemplul următor nu am luat în considerare sărbătorile legale. =NETWORKDAYS(I1;J1)
i
Funcții statistice Se folosesc la analiza statistică a unor serii de date. Categoria se numește Statistical. Funcțiile analizate sunt: AVERAGE, AVERAGEIF, COUNT, COUNTIF, MAX, MIN. Pentru alte tipuri de funcții statistice, precum și modul de lucru cu acestea, urmăriți modulul Analiza statistică a datelor.
11
CALCUL ZILE LUCRĂTOARE Folosiți foaia de calcul ZILE pentru a vă calcula numărul de zile lucrătoare. Are o listă de sărbători legale pe care o puteți modifica/actualiza. Acest model îl puteți folosi prin actualizare, an de an. SUCCES!
AVERAGE. Dacă vrem să aflăm Media prețurilor în euro, vom folosi funcția pentru calculul mediei (average) cu argument celulele din coloana Pret euro. =AVERAGE(D2:D15)
AVERAGEIF. Dacă vrem să aflăm Media preturilor in euro pentru cursurile cu număr de ore alocate mai mare (inclusiv) de 100 vom folosi funcția AVERAGEIF, o combinație între funcția medie si cea logică IF. Cu alte cuvinte calculăm media valorilor celulelor din coloana Pret euro doar dacă numărul de ore din Nr. Ore este mai mare sau egal cu 100 (>=). Cele trei argumente din funcție sunt: Range:
coloana Nr. Ore
Criteria:
“>=100”
Average_range:
coloana unde se calculează media, adică coloana Pret euro.
=AVERAGEIF(C2:C15;">=100";D2:D15)
COUNT. Dacă vrem să aflăm Număr de cursuri organizate, vom folosi funcția COUNT. Atenție. Funcția se folosește doar pentru serii de valori numerice, nu alfanumerice. Din această cauză folosim funcția având drept argument seria daată de coloana Nr. Crt. =COUNT(A2:A15)
12
COUNTIF. Dacă vrem să aflăm Număr de cursuri cu număr de ore alocate mai mare (inclusiv) de 100, vom folosi funcția COUNTIF. Acestă funcție este o combinație între funcția de contorizare COUNT si cea logică IF. Cu alte cuvinte calculăm câte cursuri au numărul de ore alocat mai mare sau egal cu 100 (>=). Cele două argumente din funcție sunt: Range:
coloana Nr. Ore
Criteria:
“>=100”
=COUNTIF(C2:C15;">=100")
MAX. Vom folosi funcția MAX dacă vrem să aflăm Număr maxim de ore alocat pentru un curs. La argument vom trece seria de date din coloana Nr. Ore. =MAX(C2:C15) MIN. Vom folosi funcția MIN dacă vrem să aflăm Pretul cel mai mic cerut pentru un curs. La argument vom trece seria de date din coloana Valoare. =MIN(D2:D15)
Funcţii de tip text Se folosesc la obținerea de informații legate de textul existent în celule. Categoria se numește Text. Funcțiile analizate sunt: CONCATENATE, MID, UPPER, LOWER, PROPER
13
Problemă. Avem un tabel cu date inițiale pe care vrem să-l transformăm în funcție de câteva cerințe actuale. Aceste cerințe sun trecute în partea de jos a tabelului. Rezolvare Verificăm ficare ceință în parte și îi găsim o soluție... 1. Avem nevoie de o coloană nouă NumePren care să conțină Nume Initiala si Prenume Realizăm o coloană nouă tabelului prin trecerea în capul de tabel a NumePren, denumire de coloană. Introducem o funcție (CONCATENATE) care să unească conținutul celulelor cerute. Pe lângă cele trei celule cerute vom adăuga și două argumente “ ” de delimitare a conținutului celulelor. =CONCATENATE(M2;" ";N2;" ";O2) Pentru Text2 și Text4 nu treceți decât caracterul “spațiu”. Excel va dăuga ghilimelele de rigoare. Copiați formula pentru întreaga coloană. 2. Trebuie să extragem din CNP sexul persoanei Realizăm o coloană nouă tabelului prin trecerea în capul de tabel a denumirii Sex. Selectăm prima celulă și folosim funcția MID pentru a extrage prima valoare din șirul de caractere CNP. =MID(P2;1;1) La copierea formulei am obținut valori de 1 și 2. 1 reprezintă sex masculin și 2 sex feminin.
14
i
CALCULAȚI DATA NAȘTERII DIN CNP Folosind exemplul din partea stângă încercați să calculați data de naștere din CNP ținând cont că anul este dat de două cifre începând cu a doua, luna – două cifre începând cu a patra și ziua – două cifre începând cu a șasea cifră. SUCCES!
3. Vrem să transformăm textul dintr-o celulă în litere mari După cum ați observat, în Excel nu ați opțiunea de transformare font în caractere mari. Acest lucru îl putem realiza cu ajutorul unei funcții (UPPER). Inconvenientul este dat de faptul că trebuie creată o coloană nouă care să afișeze transformarea. =UPPER(M2)
ATENȚIE! După ce ați realizat coloana cu textul transformat în litere mari (coloana S), copiați conținutul, și folosind opțiunea de Paste Value (la click dreapta alegeți Value din meniul contextual) aduceți informația în coloana cu datele sursă – coloana M. 4. Vrem să transformăm textul dintr-o celulă cu litere mari, în litere mici Într-o coloană nouă folosim funcția LOWER pentru transformarea textului. =LOWER(M2) 5. Vrem să transformăm textul dintr-o celulă cu litere mari, în text cu prima literă din șir cu literă mare, restul mici. Într-o coloană nouă folosim funcția PROPER pentru transformarea textului. =PROPER(M2)
15
Funcţii logice Se folosesc la compararea logică, pe baza unei condiții, între valoarea existentă și cea la care te aștepți. Categoria se numește Logical. Funcțiile analizate sunt: IF, AND, OR La funcția logică IF am mai apelat și până acum. Principul este simplu: un criteriu de selecție (primul argument) și ce se întâmplă când acest criteriu este adevărat (al doilea argument), respectiv ce se întâmplă când nu este adevărat (al treilea argument). Vom încerca să rezolvăm două probleme. Problemă. Vrem ca în tabelul anterior să introducem o coloană care să exprime în mod textual sexul persoanei – masculin și feminin, funcție de datele extrase din CNP. Rezolvare Alături de coloana Sex o să realizăm o coloană nouă DenSex. Aici vom introduce o formulă cu funcția IF ce face referire la coloana Sex. Dacă valoarea este 1 atunci denumirea este Masculin, dacă nu, este Feminin. =IF(R2="1";"Masculin";"Feminin") Am notat criteriul ca fiind R2=”1”, adică ăntre ghilimele, deoarece valoarea 1 nu este una numerică (observați că în celulă, valoarea s-a așezat în partea din stânga). Problemă. Avem un tabel cu rezultate la proba teoretică și la proba practică. Ne vom folosi de acest exemplu pentru a analiza câteva situații care ar putea să apară: 1. Funcție de media la proba teoretică (>=5) este declarat Admis sau Respins. 2. Funcție de fiecare probă (>=5) care formează media teoretică este declarat Admis sau Respins.
16
3. Funcție ori de condiția anterioară (fiecare probă (>=5) care formează media teoretică), ori de proba practică este declarat Admis sau Respins.
Rezolvare 1. Funcție de media la proba teoretică (>=5) este declarat Admis sau Respins. Selectăm celula unde vrem să avem rezultatul. Folosim funcția IF cu următoarele argumente: celula de la media proba teoretică (L17) >=5; dacă cerința este adevărată atunci Admis; dacă cerința nu este adevărată atunci Respins. Copiați formula pentru întreaga coloană. Rezultatul, după cum se observă, este doar Admis. =IF(L17>=5);"Admis";"Respins")
17
2. Funcție de fiecare probă (>=5) care formează media teoretică este declarat Admis sau Respins. Selectăm celula unde vrem să avem rezultatul. Folosim o funcție IF imbricată cu AND (deoarece trebuie să întrunim în același timp două condiții – Nota 1 >=5 și Nota 2 >=5). =IF(AND(J17>=5;K17>=5);"Admis";"Respins") De această dată rezultatul final ne arată doar trei admiși. 3. Funcție ori de condiția anterioară (fiecare probă (>=5) care formează media teoretică), ori de proba practică este declarat Admis sau Respins. Selectăm celula unde vrem să avem rezultatul. Funcția AND devine astfel o funcție restrictivă. Folosim o funcție IF imbricată cu OR (deoarece dacă se realizează oricare din cele două condiții candidatul este declarat Admis). =IF(OR(AND(J17>=5;K17>=5);L17>=5);"Admis";"Respins") După cum arată rezultatul, am revenit la varianta cu toți admiși. Funcția OR devine astfel o funcție permisivă. În fișierul de lucru Excel Avansat.xlsx, în foaia de calcul Color, veți găsi un exemplu în care se folosește funcția IF cu AND și OR, pentru o formatare condiționată unde se stabilesc culori diferite funcție de mai multe variabile.
18
Funcţii de căutare şi referinţă Se folosesc la localizarea conținutului unei celule. Categoria se numește Lookup Reference. Funcțiile analizate sunt: HLOOKUP, VLOOKUP Problemă. Avem un tabel în care vrem să identificăm conținutul unei celule funcție de date existente. 1. Nr. de ore alocate pentru cursul de la poziția 2 din lista de cursuri Rezolvare Vom folosi o funcție HLOOKUP care va căuta în rândul superior al unui tabel (Nr.Ore), apoi returnează o valoare în aceea coloană dintr-un rând specificat (poziția 2 + 1 cap de tabel = 3). =HLOOKUP(D52;B52:E66;3) H din HLOOKUP semnifică „Orizontal" (Horizontal). Argumente: celula din capul de tabel pentru coloana unde vreau sa fac căutarea; tabelul; de pe ce rând (al tabelului) să ia informația. 2. La poziția 2 din lista de cursuri câte ore sunt alocate pentru curs. Coloana cu Nr. ore este cea de a treia coloană din tabel Rezolvare Vom folosi o funcție VLOOKUP care va căuta rândul al doilea al tabelului, apoi returnează o valoare din coloana specificată (a 3-a). =VLOOKUP(2;B52:E66;3) V din VLOOKUP semnifică „Vertical" (Vertical). Argumente: valoarea căutată (2); tabelul; a câta coloană (3) Atenție! Valoarea pe care o căutați (Nr.crt.) să fie în partea stângă a valorii returnate pe care doriți să o găsiți
19
Funcţii de bază de date Se folosesc la efectuarea de calcule, pe baza unor criterii, într-o bază de date. Categoria se numește Database. Funcțiile analizate sunt: DCOUNT, DAVERAGE, DMAX, DMIN, DMAX Problemă. Câte cursuri au numărul de ore alocat mai mare de 60? Rezolvare. Întrebarea “Câte cursuri?” mă duce cu gândul la o funcție de tip COUNT. Dacă este întrebarea urmată de o condiție “număr de ore alocat mai mare de 60” atunci fie apelăm la o funcție COUNTIF, fie la o funcție de tip DCOUNT. De această dată vom alege cea de a doua variantă. DCOUNT face automat trimitere la o bază de date. Ce caracterizează o bază de date? Existența unor tabele, deci a unor câmpuri și a unor înregistrări. Pentru un tabel, elementele capului de tabel reprezintă CÂMPURI, iar datele de sub capul de tabel poartă numele de ÎNREGISTRĂRI. În aceste condiții, funcția DCOUNT va face referire la căutare într-o bază de date (tabelul), identificarea criteriului (Nr. Ore cu valori mai mari de 60) și returnarea acțiunii de contorizare pentru o coloană (în cazul nostru prima, adică 1) care conține elemente numerice (nu uitați că funcția COUNT de fapt poartă numele de COUNT NUMBERS). =DCOUNT(B52:E66;1;D69:D70) Unde B52:E66 este tabelul; 1 este prima coloană (am fi putut la fel de bine să trecem coloana 3. 4 nu, pentru că nu are toate celulele cu date); D69:D70 este criteriul (întotdeauna vor fi două celule, una deasupra celeilalte, cea de deasupra reprezentând celula câmp din capul de tabel – trebuie scrisă identic, iar cea de dedesubt fiind valoarea criteriului). Formula a returnat valoarea 4. Așa v-a dat și vouă?
20
Problemă. Media prețurilor pentru cursurile care au numărul de ore alocat mai mare de 60? Rezolvare. Media înseamnă AVERAGE, iar referirea la tabelul nostru mă duce la o funcție cu trimitere la o bază de date – DAVERAGE. =DAVERAGE(B52:E66;4;D69:D70) Unde B52:E66 este tabelul; 4 este coloana cu prețuri (chiar dacă nu are toate celulele cu date); D69:D70 este criteriul (numărul de ore mai mare de 60).
Problemă. Valoarea minimă a prețului cursurilor care au numărul de ore alocat mai mare de 60? Rezolvare. Valoare minimă înseamnă MIN, iar referirea la tabelul nostru mă duce la o funcție cu trimitere la o bază de date – DMIN. =DMIN(B52:E66;4;D69:D70) Unde B52:E66 este tabelul; 4 este coloana cu prețuri (chiar dacă nu are toate celulele cu date); D69:D70 este criteriul (numărul de ore mai mare de 60). Formula a returnat valoarea 155. Așa v-a dat și vouă? Credeți că puteți calcula singuri și DMAX? Trebuie să dea 200. Succes!
21
Funcţii de financiare Se folosesc la efectuarea de calcule economico-financiare predefinite. Categoria se numește Financial. Funcțiile analizate sunt: PMT, FV Activitatea firmei presupune și activități mai mult sau mai puțin financiare. Dintre aceste activități putem identifica împrumuturi, investiții, amortizări. În continuare prezentăm două din aceste cazuri și formulele din EXCEL folosite pentru rezolvarea problemelor. Problemă. Firma trebuie contacteze un împrumut în valoare de 50000 de euro pe care banca o obligă să-i achite în plăți constante, la o dobândă constantă anuală de 8%. Firma a fixat un număr de 30 luni în care suma să fie rambursată. Ne interesează cât trebuie să plătească pe lună. Rezolvare. Funcția folosită este PMT(rate;nper;pv;fv;type) =PMT(C22/12;C20;C18)
i
rezultat -1.844,42 €
8% (rate)
Obligatoriu. Rată anuală constantă dobândă
30 (nper)
Obligatoriu. Numărul total de plăți (luni) pentru împrumut
50000 (pv)
Obligatoriu. Valoarea împrumutului sau suma totală pe care o valorează în prezent (present value) o serie de plăți viitoare, denumită și capital de bază
fv
Opțional. valoarea viitoare (future value) sau balanța în numerar la care vreți să ajungeți după efectuarea ultimei plăți.
type
Opțional. 0 (zero) sau 1 și indică momentul când sunt datorate plățile
22
ATENȚIE Procentul pentru rată se referă la întreg anul. De aceea valoare pentru formula noastră (lunar) este dată de /12. Suma de plată returnată de funcţia PMT include cota de restituire a împrumutului şi dobânda, fără alte taxe şi suplimente care însoţesc, de obicei, un împrumut.
Problemă. Firma se gândește la o investiție în valoare de 1000 de euro lunar, bazată pe plăți periodice, constante, la o dobândă constantă anuală de 4%, într-o perioadă de 10 luni. Ne interesează cât va fi valoarea investită în diferite situații: 1. Valoare investiție folosind doar plăți lunare fără o investiție inițială 2. Valoare investiție folosind plăți lunare cu o investiție inițială de 1000 euro. Rezolvare. Funcția folosită este FV(rate;nper;pmt;pv;type)
i
rezultat 8.121,07 €
[1]
=FV(C36/12;C38;C40)
[2]
==FV(C36/12;C38;C40;C42;C44)
rezultat 9.154,91 €
ATENȚIE Nu uitați de a transforma procentul anual într-o valoare lunară ( /12). Modul de notare a elementelor numerice investite se face cu minus (-) ... Reciproca: valorile care sunt de plată sunt pozitive.
4% (rate)
Obligatoriu. Rata dobânzii anuale
10 (nper)
Obligatoriu. Număr de plăți (luni)
-800 (pmt)
Obligatoriu. Valoare plată (dacă pmt este omis, trebuie inclus argumentul pv)
-1000 (pv)
Opțional. Valoare actualizată (dacă pv este omis, trebuie inclus pmt).
type
Opțional. 0 (zero) sau 1 și indică momentul când sunt datorate plățile
23
Funcții imbricate Imbricarea este utilizarea într-o formulă care folosește o funcție, a uneia sau mai multor funcții ca argument. Una din cele mai des folosite funcții la funcții imbricate este funcția IF. În lista de argumente putem regăsi celelalte funcții învățate anterior (ex. Sum, Max, Min, Average). Haideți să analizăm câteva situații de funcții imbricate. Nr.crt. 1
Candidat Popescu C. Cristina
2 3 4 5
Cristescu V. Marius Popovici I. Iolanda Ionescu C. Cristina Georgescu A. Irina
Nota 1 Nota 2 Media 5,15 5,35 5,25 7,12 4,5 2,8 8,5
7,33 10 6 8,6
7,23 7,25 4,40 8,55
Practica
Absolvent
6
5
Pentru început vom încerca o funcție IF cu IF. Problemă. Dacă avem media la Practică mai mare de 5 atunci a Finalizat. Dacă nu, atunci verificăm media să fie mai mare de 5 pentru a fi Admis, dacă nu atunci Respins. Rezolvare. =IF(M17>5;"Finalizat";IF(L17>5;"Admis";"Respins")) Unde: Dacă M17 (Practica) > 5 atunci Finalizat, dacă nu, atunci o nouă funcție IF cu... Dacă L17 (Media) > 5 atunci Admis, dacă nu, atunci Respins O funcție IF cu AVERAGE Problemă. Dacă media dintre note este mai mare de 5 este admis la practică (DA), dacă nu atunci este respins (NU). Rezolvare. =IF(AVERAGE(J17:K17)>5;"DA";"NU")
24
Problemă. Vrem să dăm unor studenți burse. Bursele se dau pe categorii de rezultate: Pentru medii de la 9,75 la 10 Burse de Nivel 1, pentru medii de la 9,50 la 9,75 Burse de Nivel 2, pentru medii de la 9,25 la 9,50 Burse de Nivel 3. Sub 9,25 nu au burs ă. Rezolvare. =IF(J27>=9,75;"Bursa Nivel 1";IF(J27>=9,5;"Bursa Nivel 2"; IF(J27>=9,25;"Bursa Nivel 3"; "Fara"))) Pentru înțelegerea formulei trebuie să spargem aceasta în mai multe părți: =IF(J27>=9,75; "Bursa Nivel 1"; dacă nu atunci… IF(J27>=9,5; "Bursa Nivel 2"; dacă nu atunci… IF(J27>=9,25; "Bursa Nivel 3"; dacă nu atunci… "Fara"))) Datorită elementelor logice și a calculelor intermediare folosite, de multe ori, modul în care a fost gândită și realizată o formulă imbricată va fi greu de înțeles. În acest caz apelăm la evaluarea formulei pas cu pas. Acest mod de analiză îl găsiți descris puțin mai târziu în Auditul datelor.
25
TEHNICI DE ANALIZĂ ŞI SINTEZĂ Revenim la o problemă importantă în lucrul cu date. Volumul acestora. Odată cu creșterea volumului datelor de prelucrat avem nevoie de tehnici de analiză și sinteză a accestora. În continuare vom discuta despre Subtotaluri și Tabele Pivot.
Subtotaluri. Subtotalurile sunt calculate cu o funcție de rezumare, cum ar fi SUM sau AVERAGE, utilizând funcția SUBTOTAL. Puteți afișa mai multe tipuri de funcții rezumative pentru fiecare coloană. Vom porni de la un exemplu pentru a identifica modul de lucru. Astfel, avem o lista cu încasări, chitanțe și facturi, pe o perioadă definită de timp. Folosiți pentru aceasta foaia de calcul Incasari din fișierul de lucru Excel Avansat.xlsx.
26
Facem click în capul de tabel (să fim siguri că ne găsim în acesta). Apelăm Data – Outline – Subtotal Setăm ca zona de subtotal să fie făcută la Total de plată și zona de variație să fie Data Chitanței, folosind drept funcție SUM. Suntem atenționați de factorul timp în prelucrarea unui volum mare de date.
Așa cum se vede și în imaginea următoare se creează un total pe luni și un total general.
27
Cum revenim la forma inițială a tabelului nostru? Ne asigurăm că suntem în tabel. Selectăm din nou Data – Outline – Subtotal. Selectăm din fereastra apărută Remove All. O să dureze ceva până reface structura inițială. Atenție! Dacă doriți utilizarea Subtotalurilor la un tabel formatat tabel Microsoft Excel (are elemente de formatare și filtrare automate) trebuie să efectuați conversia tabelului într-o zonă normală de date, apoi să adăugați subtotalul. Rețineți că se va elimina toată funcționalitatea tabelului din date, cu excepția formatării tabelului.
Tabele pivot. Tabelul pivot este un instrument foarte util pentru analiza datelor dintr-o foaie de calcul. Motorul de calcul al Microsoft Excel realizează foarte ușor sectarea și gruparea datelor, precum și efectuarea calculelor cu acestea. Un lucru important este dat de faptul că prin crearea unui tabel pivot structura datelor din foaia de calcul nu se modifică. Pentru ca unui tabel să i se aplice o raportare Pivot Table, trebuie ca acesta să aibă un format simplu fără rânduri suprapuse la capul de tabel și fără să aibă aplicat Subtotalul prezentat anterior. Vom folosi aceeași foaie de calcul Incasari din fișierul de lucru Excel Avansat.xlsx. Ne asigurăm că ne aflăm în tabel. Selectăm Insert – Tables – Pivot Table. Suntem întrebați care este tabelul ce trebuie analizat și unde să se deschidă raportul PivotTable (pe o foaie nouă de calcul sau în aceeași foaie de calcul). Aducem modificările și validăm prin Ok.
28
În foaia de calcul nou creată, în partea din stânga este zona de afișare a raportului. În dreapta sunt afișate toate coloanele tabelului. Aici vom selecta câmpurile de care avem nevoie pentru analiză. În cazul de față mă interesează: Data Ch., Reprezentand, Total de plata.
Datele selectate se vor afișa pentru început în zonele Rows și Values. Vom muta elementele în așa fel încât să genereze raportul de care avem nevoie. Vom duce la elemente de filtrare câmpul Reprezentand care îmi dă lista de produse vândute. Data Ch. O trecem la Columns pentru o detaliere a evoluției în timp a vânzărilor. Vom aduce și câteva modificări de structură, astfel încât să nu se afișeze înregistrările blank (0) date de chitanțe anulate (de ex.). Din Column Labels debifăm blank.
29
Din acest moment mă joc cu aceste elemente executând filtrările de care am nevoie funcție de interogările pe care doresc să le fac: -
Raport de vânzări pentru produsul Curs pe întreaga perioadă Raport de vânzări pentru produsul Curs pe ultimii 3 ani Raport de vânzări pentru produsele Card și Permis Raport de vânzări cu urmărire pe trimestre
În modulul Excel Analiză vom folosi din nou Tabele Pivot, de data aceasta adăugând și trecerea la Pivot Chart. De asemenea vom genera o raportare folosind mai multe tabele și utilizarea de Data Model.
30
AUDITUL DATELOR Utilizați validări pentru a controla tipul de date sau valorile introduse de utilizatori în celule. De exemplu, este posibil să doriți să restricționați introducerea de date la o anumită zonă, să limitați alegerile utilizând o listă sau să vă asigurați că se introduc numai numere naturale. Identificați erori sau evaluați formule pas cu pas. La final asigurați protecția datelor și informațiilor la nivel de celule, foaie de calcul sau fișier - o caracteristică ce vă permite să „blocați” sau să ascundeți anumite celule, astfel încât să nu poată fi editate sau suprascrise, să deschideți sau nu un fișier sau să folosiți parole de acces la date și informații.
NEVER TRUST
ALWAYS VERIFY
Validarea şi auditul datelor Stabilirea restricțiilor pe o baza de date Validarea de date este o caracteristică Excel care poate fi utilizată pentru a defini restricții referitor la datele care pot fi introduse într-o celulă. Configurați validarea de date pentru a împiedica utilizatorii să introducă date care nu sunt valide. Dacă preferați, aveți posibilitatea să permiteți utilizatorilor să introducă date, dar să-i avertizați atunci când încearcă să tasteze în celulă. De asemenea, aveți posibilitatea să oferiți mesaje pentru a defini ce date se așteaptă pentru o celulă și instrucțiuni pentru a ajuta utilizatorii să corecteze orice erori. Vom folosi în continuare, drept exemplu, introducerea datelor privind Codul Numeric Personal, care nu poate avea mai puțin de 13 caractere. Mesajele pe care puteți să le aplicați pot fi de informare sau de atenționare. Haideți să vedem cum le putem folosi.
31
Selectăm celula unde avem de introdus CNP-ul. Folosim Data – Data Tools – Data Validation - Data Validation... În căsuța de dialog Settings vom face referire la număr introdus, care trebuie să aibă 13 cifre, începând de la 100000000000 la 6999999999999. Dacă aceste elemente nu se respectă atunci ar trebui să atenționăm operatorul de date.
Prima data o să-i oferim un mesaj de informare atunci când selectează celula (Input Message), iar dacă va introduce greșit – un număr de 12 cifre sau un număr care depășește valoare maximă admisă atunci să fie un mesaj de atenționare (Error Alert).
32
Mesaj de informare Din Data – Data Tools – Data Validation - Data Validation... Input Message. Aici introducem un titlu și un mesaj și avem grijă să fie selectată opțiunea de vizualizare a mesajului atunci când celula este selectată (Show input message when cell is selected).
Mesaj de atenționare Din Data – Data Tools – Data Validation - Data Validation... Error Alert. Aici introducem un titlu și un mesaj și avem grijă să fie selectată opțiunea de vizualizare a mesajului atunci când o valoare este introdusă greșit (Show error alert after invalid data is entered).
33
Crearea listelor de tip drop-down Pentru a limita erorile la introducerea de date în formulare, puteți folosi liste cu date predefinite, liste de tip drop-down. Vom folosi drept exemplu, introducerea într-un formular a lunii pentru care face înscrierea un personaj.
Deoarece această informație este folosită pe viitor în interogări, datele trebuie să fie corect introduse. De aceea vom crea o listă predefinită care să fie folosită la introducerea datelor. Vom folosi din Data – Data Tools – Data Validation - Data Validation... Settings – Allow – List. La Source vom selecta lista cu lunile anului creata în aceeași foie de calcul.
După validare la celula din formular apare un meniu derulant cu date selectate.
34
Protejarea informaţiilor. Când partajați o foaie de calcul sau un registru de lucru cu alți utilizatori, este posibil să doriți să doriți să vă protejați datele, pentru a preveni modificarea acestora. De asemenea, este posibil să specificați o parolă pe care utilizatorii să o introducă pentru a modifica elemente din anumite registre și foi de lucru protejate. În plus, aveți posibilitatea să preveniți ca utilizatorii să modifice structura unei foi de lucru. Pentru exemplificare vom folosi fișierul Oferta.xlsx.
35
Avem un formular cu meniuri derulante. Formularul trebuie să fie protejat pentru a nu afișa sursa informațiilor (fiecare selecție din meniul derulant afișează informații dintr-o foaie de calcul proprie). Toate informațiile creează la final o ofertă pe o foaie de calcul separată. La final nu trebuie să fie vizibile decât foaia formular de selecție și foaia ofertă.
Protejarea elementelor din foile de lucru Implicit, atunci când protejați o foaie de lucru, toate celulele din foaia de lucru sunt blocate și utilizatorii nu pot efectua nicio modificare într-o celulă blocată. De exemplu, aceștia nu pot insera, modifica, șterge sau formata date dintr-o celulă blocată. Totuși, aveți posibilitatea să specificați ce elemente pot modifica utilizatorii atunci când protejați foaia de lucru. Ascunderea, blocarea și protejarea elementelor din registrul și foaia de lucru nu sunt menite să contribuie la securizarea sau protejarea informațiilor confidențiale pe care le păstrați într-un registru de lucru. Aceasta contribuie doar la ascunderea datelor sau formulelor care îi pot deruta pe alți utilizatori și îi împiedică să vadă datele sau să efectueze modificări la acestea. Excel nu criptează datele care sunt ascunse sau blocate într-un registru de lucru. Pentru a contribui la menținerea confidențialității datelor, se recomandă să limitați accesul la registrele de lucru care conțin aceste informații, depozitându-le într-o locație disponibilă doar utilizatorilor autorizați. Înainte de a proteja o foaie de lucru, aveți posibilitatea să deblocați zonele pe care doriți ca utilizatorii să le poată modifica sau în care să introducă date. Este posibil să deblocați celule pentru toți utilizatorii sau pentru anumiți utilizatorii.
36
Pasul 1. Protejarea celulelor: blocarea celulelor la editare Selectăm doar celulele care dorim să fie modificate. Click dreapta – Format cells – Protection – debifați Locked Alegem din Review – Protect Sheet – Introducem o parola (ex. 123) – reintroducem parola Acum nu mai aveți cum modifica conținutul foii de calcul, cu excepția celulelor pe care leați selectat inițial unlocked. Ascundem foile de calcul sursă pentru a nu fi afișate. Click dreapta pe denumire - Hide Pasul 2. Protejarea structurii fisierelor Excel / protejarea la nivel de worksheet Alegem din Review – Protect Workbook – Introducem o parolă (ex. 1234) – reintroducem parola
Acum nu mai puteți vedea foile de calcul ascunse. Pentru aceasta trebuie să deprotejați Workbook.
37
Dacă doriți și protecția la nivel de fișier pentru a nu putea fi deschis sau modificat apelați File – Save As – Tools (lângă Save) – General Options – Trebuie să aveți o parolă pentru deschidere și una pentru modificare. În acest caz recomand să vă creați fișier de backup și la deschidere să folosiți o variantă read only.
De obicei deblocările se fac în sens invers blocării: la nivel de fișier, la nivel de registru de calcul și la nivel de foaie de calcul Nu uitați parolele. Fișierele protejate la modificarea datelor nu sunt protejate și la ștergere sau viruși!
38
TESTE ȘI PROBLEME Pentru acest modul, aveți acces la fișierele de lucru accesând http://www.mdfro.net/doc.html și descărcând fișierul Excel Avansat.xlsx. Pentru teste și probleme descărcați fișierul Baza Avansat.xlsx. Periodic verificați aceste fișiere din zona de descărcare pentru că acestea vor fi actualizate permanent cu informații noi și eventuale corecturi. Mulțumim pentru înțelegere!
i
LUCRAȚI ȘI TESTAȚI Nu ezitați să puneți întrebări… Programul de calcul tabelar Microsoft Excel vă ajută atunci când reușiți să identificați corect problema pe care o aveți de rezolvat și când alegeți cea mai bună soluție pentru rezolvare.
SUCCES!
39
