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Microsoft Excel 2010 Avanzado Material de apoyo

Microsoft Excel 2010 Avanzado

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Nuestros valores: Nos comprometemos a que nuestros valores sean la guía de nuestras decisiones y comportamiento.

 Trabajo en equipo Promovemos y apoyamos a un equipo que siendo diverso, está siempre unido, trabajamos juntos para alcanzar nuestros objetivos comunes.  Respeto Respetamos los derechos y creencias de los demás; tratamos a nuestros clientes y compañeros de trabajo con el más alto grado de dignidad, igualdad y confianza.  Responsabilidad Aceptamos nuestras responsabilidades individuales y de equipo y cumplimos con nuestros compromisos; asumimos responsabilidad de nuestro desempeño en todas nuestras decisiones y acciones.  Integridad Empleamos los estándares éticos más altos, demostrando honestidad y justicia en cada acción que tomamos.  Innovación Somos creativos en dar valor a nuestros clientes, compañeros de trabajo, proveedores y comunidad; nos anticipamos al cambio y capitalizamos las múltiples oportunidades que surgen. UPDATING PEOPLE Derechos Reservados Entrenamiento Informático Avanzado S.A. de C.V.

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TABLA DE CONTENIDO CAPITULO 1 ______________________________________________________________ 10 FUNCIONES AVANZADAS __________________________________________________ 10 1.1 Funciones Matemáticas__________________________________________________ 10 1.2 Funciones de estadística _________________________________________________ 13 1.3 Funciones de búsqueda __________________________________________________ 15 1.4 Funciones lógicas _______________________________________________________ 19 1.5 Solver ________________________________________________________________ 21 1.5.1 Restricciones _______________________________________________________________ 21

1.6 Resolver ______________________________________________________________ 22 1.6.1 Responder __________________________________________________________ 23 1.6.2 Confidencialidad ______________________________________________________ 23 1.6.3 Límites ____________________________________________________________________ 24 1.6.4 Opciones __________________________________________________________________ 24

1.7 Auditoria de fórmulas y corrección de errores________________________________ 26 1.8 Corregir problemas comunes en las fórmulas ________________________________ 28 1.9 Corregir errores comunes en las fórmulas de uno en uno _______________________ 31 1.10 Marcar errores comunes de las fórmulas en la hoja de cálculo y corregirlos directamente _____________________________________________________________ 32 1.11 Corregir un valor de error _______________________________________________ 33 1.12 Inspeccionar una fórmula y su resultado a través de la ventana Inspección _______ 34 1.13 Quitar celdas de la ventana Inspección ____________________________________ 36 1.14 Evaluar una fórmula anidada paso a paso __________________________________ 36 1.15 Mostrar las relaciones entre las fórmulas y las celdas _________________________ 37

CAPITULO 1 ______________________________________________________________ 40 TABLAS DINÁMICAS ______________________________________________________ 41 2.1 Tablas dinámicas _______________________________________________________ 41 2.2Diseñando una tabla dinámica_____________________________________________ 43 2.3 Personalizar los campos _________________________________________________ 44 2.4 Filtros ________________________________________________________________ 47 2.5 Creación de fórmulas____________________________________________________ 47

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2.6 Ordenar ______________________________________________________________ 50 2.7 Opciones de tabla dinámica ______________________________________________ 52 2.7.1 Grupo Acciones _____________________________________________________________ 52 2.7.2 Grupo Mostrar ______________________________________________________________ 53 2.7.3 Grupo Tabla dinámica ________________________________________________________ 53 2.7.4 Opciones __________________________________________________________________ 53 2.7.5 Separador totales y filtros _____________________________________________________ 55 2.7.6 Separador Mostrar___________________________________________________________ 55 2.7.7 Separador de impresión ______________________________________________________ 56 2.7.8 Separador Datos ____________________________________________________________ 56 2.7.9 Grupo Campo activo _________________________________________________________ 57

2.8 Estilo de tabla dinámica _________________________________________________ 57 2.8.1 Grupo Diseño _______________________________________________________________ 58 2.8.2 Grupo Opciones de estilo de tabla dinámica ______________________________________ 58 2.8.3 Estilos de tabla dinámica ______________________________________________________ 58

2.9 Actualizando una tabla dinámica __________________________________________ 59 2.9.1 Actualizar __________________________________________________________________ 59 2.9.2 Cambiar origen de datos ______________________________________________________ 59

2.10 Segmentación de datos _________________________________________________ 59 2.11 Gráficas Dinámicas ____________________________________________________ 60 2.11.1 Herramientas del gráfico dinámico _____________________________________________ 61 2.11.2 Grupo Tipo - Cambiar tipo de gráfico ___________________________________________ 61 2.11.3 Guardar como plantilla ______________________________________________________ 61 2.11.4 Grupo Diseños de grafico ____________________________________________________ 61 2.11.5 Estilos de diseño ___________________________________________________________ 62 2.11.6 Mover gráfico ______________________________________________________________ 62 2.11.7 Ficha Presentación __________________________________________________________ 62

2.12 Actualizando una gráfica dinámica ________________________________________ 64 2.12.1 Actualizar _________________________________________________________________ 64 2.12.2 Borrar ____________________________________________________________________ 64 2.12.3 El complemento PowerPivot __________________________________________________ 64

2.13 Comparar un informe de tabla dinámica y un informe de gráfico dinámico _______ 67 2.14 Diferencias entre un gráfico dinámico y un gráfico estándar ___________________ 68

CAPITULO 3 ______________________________________________________________ 67 MANEJO DE DATOS _______________________________________________________ 68 3.1 Consolidar datos de varias hojas de cálculo en una sola hoja de cálculo ___________ 69 3.2 Consolidar datos por posición _____________________________________________ 69 3.3 Consolidar datos por categoría ____________________________________________ 71

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3.4 Otras maneras de consolidar datos ________________________________________ 72 3.5 Análisis de hipótesis ____________________________________________________ 73 3.6 Usar escenarios para tener en cuenta muchas variables diferentes _______________ 74 3.7 Usar la búsqueda objetivo para averiguar cómo obtener un resultado deseado _____ 75 3.8 Usar tablas de datos para ver los efectos de una o dos variables en una fórmula ____ 77 3.9 Preparar previsiones y modelos empresariales avanzados ______________________ 78 3.10 Crear un archivo de datos XML y un archivo de esquema XML a partir de datos de la hoja de cálculo ____________________________________________________________ 78 3.10.1 Paso 1: Descargar el complemento de herramientas XML y activarlo _________________ 78 3.10.2 Paso 2: Convertir un rango de celdas en una tabla XML ____________________________ 79

3.10.3 Paso 3: Exportar la tabla XML a un archivo de datos XML (.xml) _______________ 79 3.10.4 Paso 4: Guardar el esquema XML en un archivo de esquema XML (.xsd) ________ 80 3.11 Aplicar validación de datos a celdas _______________________________________ 80 3.12 ¿Cuándo es útil la validación de datos? ____________________________________ 82 3.13 Mensajes de validación de datos _________________________________________ 83 3.14 Manejar una alerta de validación de datos _________________________________ 85 3.15 Restringir la entrada de datos a valores de una lista desplegable _______________ 85 3.14.1 Mostrar un mensaje de entrada _______________________________________________ 86 3.14.2 Especificar una respuesta para los datos no válidos _______________________________ 87

3.16 Restringir la entrada de datos a un número entero dentro de límites ____________ 87 3.17 Restringir la entrada de datos a un número decimal dentro de límites ___________ 88 3.18 Restringir la entrada de datos a una fecha dentro de un período de tiempo _______ 89 3.19 Restringir la entrada de datos a una hora dentro de un período de tiempo _______ 91 3.20 Restringir la entrada de datos a texto de una longitud específica _______________ 92 3.21 Calcular qué se permite según el contenido de otra celda _____________________ 93 3.22 Usar una fórmula para calcular qué se permite ______________________________ 94 3.23 Esquematizar (agrupar) datos en una hoja de cálculo _________________________ 96 3.24 Crear un esquema de filas _______________________________________________ 96 3.24.1 Cómo especificar la ubicación de la fila de resumen _______________________________ 97

3.25 Aplicar un esquema a los datos automáticamente ___________________________ 97 3.26 Aplicar un esquema a los datos manualmente ______________________________ 97 3.27 Cómo aplicar un esquema al grupo externo_________________________________ 98

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3.23 Crear un esquema de columnas __________________________________________ 99 3.24 Mostrar u ocultar datos de esquemas ____________________________________ 101 3.25 Personalizar un esquema con estilos _____________________________________ 101 3.26 Copiar datos esquematizados ___________________________________________ 102 3.27 Ocultar o quitar un esquema ___________________________________________ 103 3.28 Quitar un esquema ___________________________________________________ 103 3.29 Crear un informe de resumen con un gráfico _______________________________ 104

CAPITULO 1 ____________________________________________________________ 104 OBTENER DATOS EXTERNOS _____________________________________________ 105 4.1 Importar datos ________________________________________________________ 105 4.2 Texto en columnas_____________________________________________________ 108 4.2 Funcionalidad de tablas ________________________________________________ 110 4.3 Creación de una tabla __________________________________________________ 111 4.4 Agregar fila de total en una tabla _________________________________________ 112 4.5 Convertir una tabla en rango ____________________________________________ 113 4.6 Subtotales ___________________________________________________________ 113

CAPITULO 5 ____________________________________________________________ 114 MACROS Y CONTROLES DE CONTENIDO _____________________________________ 115 5.1 Crear o eliminar una macro______________________________________________ 115 5.2 Grabar una macro _____________________________________________________ 115 5.3 Crear una macro mediante VBA __________________________________________ 116 5.4 Copiar parte de una macro para crear otra _________________________________ 117 5.5 Asignar una macro a un objeto, gráfico o control ____________________________ 118 5.6

Eliminar una macro _________________________________________________ 118

5.7 Ejecutar una macro ____________________________________________________ 119 5.8 Ejecutar una macro presionando una combinación de teclas de método abreviado con CTRL ___________________________________________________________________ 120 5.9 Ejecutar una macro haciendo clic en un botón de la barra de herramientas de acceso rápido __________________________________________________________________ 120 5.10 Ejecutar una macro mediante un botón de un grupo personalizado de la cinta de opciones ________________________________________________________________ 121 UPDATING PEOPLE Derechos Reservados Entrenamiento Informático Avanzado S.A. de C.V.

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5.11 Ejecutar una macro haciendo clic en un área de un objeto gráfico ______________ 121 5.12 Configurar una macro para que se ejecute automáticamente al abrirse un libro __ 122 5.13 Crear un procedimiento de VBA para el evento Open de un libro ______________ 124 5.14 Cambiar la configuración de seguridad de macros en Excel ___________________ 125 5.15 Configuración de seguridad de macros y sus efectos_________________________ 125 5.16 Cambiar la configuración de seguridad de las macros ________________________ 126 5.17 Usar firmas digitales __________________________________________________ 126 5.18 Solucionar problemas _________________________________________________ 127 5.19 Introducción a formularios, controles de formulario y controles ActiveX en una hoja de cálculo _______________________________________________________________ 128 5.20 ¿Qué es un formulario? ________________________________________________ 128 5.21 Tipos de formularios de Excel ___________________________________________ 129 5.21.1 Formulario de datos _______________________________________________________ 129 5.21.2 Hoja de cálculo con controles ActiveX y de formulario ____________________________ 130

5.22 Controles de formulario _______________________________________________ 130 5.23 Resumen de controles de formulario _____________________________________ 131 5.24 Controles ActiveX ____________________________________________________ 133 5.25 Bases de datos _______________________________________________________ 137 5.26 Filtros avanzados _____________________________________________________ 137 5.27 Objetos de herramientas de dibujo ______________________________________ 139 5.28 Trabajar con controles y objetos en el formulario de la hoja de cálculo _________ 139 5.29 Determinar el tipo de control en una hoja de cálculo ________________________ 140 5.30 Formularios del usuario de VBA _________________________________________ 140

CAPITULO 6 ____________________________________________________________ 141 SEGURIDAD Y PRIVACIDAD ______________________________________________ 142 6.1 Proteger con contraseña elementos de la hoja de cálculo o el libro ______________ 142 6.2 Información general sobre protección de elementos de la hoja de cálculo o el libro 142 6.3 Proteger elementos de la hoja de cálculo __________________________________ 143 6.4 Usar una contraseña para controlar el acceso a elementos protegidos ___________ 143 6.5 Proteger la estructura y las ventanas de un libro ____________________________ 144 6.5.1 Proteger elementos de la hoja de cálculo________________________________________ 144

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6.6 Proteger elementos del libro ____________________________________________ 147 6.7 Proteger elementos de un libro compartido ________________________________ 148 6.8 Quitar la protección de una hoja de cálculo _________________________________ 149 6.9 Desbloquear áreas específicas de una hoja de cálculo protegida ________________ 150 6.10 Bloquear solo celdas y rangos específicos en una hoja de cálculo protegida ______ 150 6.11 Permitir que determinados usuarios modifiquen rangos en una hoja de cálculo protegida _______________________________________________________________ 153 6.12 Proteger documentos, libros o presentaciones con contraseñas, permisos y otras restricciones _____________________________________________________________ 156 6.13 Proteger hojas de cálculo de Excel 2010 ___________________________________ 156 6.14 Descripción general: Compartir datos de Excel y trabajar en colaboración _______ 158 6.15 Usar SharePoint Services para compartir datos mientras conserva una versión del libro ___________________________________________________________________ 158 6.16 Colaborar en libros almacenados en un servidor de administración de documentos _______________________________________________________________________ 160 6.17 Guardar el libro en un servidor de administración de documentos _____________ 160 6.18 Distribuir datos a través de correo electrónico, fax o copias impresas___________ 161 6.19 Intercambiar libros con usuarios que trabajan con versiones anteriores de Excel__ 162 6.20 Distribuir libros a usuarios que no tienen Excel _____________________________ 163 6.20.1 Distribuir versiones fijas de los datos para verlas e imprimirlas utilizando el formato PDF o XPS ___________________________________________________________________________ 163 5.20.2 Distribuir libros en otros formatos de archivo ___________________________________ 163

6.21 Permitir que varios usuarios modifiquen un libro al mismo tiempo _____________ 164 6.22 Distribuir copias de un libro y, después, combinar o consolidar los datos de cada copia _______________________________________________________________________ 165 6.23 Distribuir libros y consolidar los datos de varias hojas de cálculo ______________ 166

CAPITULO 7 ____________________________________________________________ 167 OPCIONES DE EXCEL Y PROPIEDADES _____________________________________ 168 7.1 Tipos de propiedades de documentos _____________________________________ 168 7.2 Ver las propiedades del documento al abrir o guardar un archivo _______________ 170 7.3 Agregar o quitar complementos __________________________________________ 170 7.4 Agregar o quitar un complemento de Excel _________________________________ 171 7.4.1 Agregar un complemento COM _______________________________________________ 173 UPDATING PEOPLE Derechos Reservados Entrenamiento Informático Avanzado S.A. de C.V.

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7.4.2 Quitar un complemento COM _________________________________________________ 173

7.6 Agregar o quitar un complemento de automatización ________________________ 174 7.7 Agregar, quitar o modificar una ubicación de confianza para sus archivos ________ 174 7.8 Agregar, quitar o modificar una ubicación de confianza _______________________ 174 7.9 Quitar una ubicación de confianza ________________________________________ 175 7.10 Modificar una ubicación de confianza ____________________________________ 175 7.11 ¿Cuándo debo utilizar una ubicación de confianza? _________________________ 175 7.12 ¿Qué ubicaciones de confianza son mejores? ______________________________ 176 7.13 Ver mis opciones y mi configuración en el Centro de confianza ________________ 176 7.14 Ocultar valores e indicadores de error en las celdas _________________________ 177 7.15 Dar formato al texto de las celdas que contienen errores para que éstos no se muestren _______________________________________________________________ 178 7.16 Dar formato a valores de error aplicando un color de fuente blanco al texto _____ 178 7.17 Mostrar un guión, #N/A o NOD en lugar del valor de error ___________________ 179 7.18 Ocultar los valores de error en un informe de tabla dinámica _________________ 180 7.19 Ocultar indicadores de error en las celdas _________________________________ 180

CAPITULO 8 ____________________________________________________________ 180 VISUALIZACIÓN DE LA HOJA _____________________________________________ 181 8.1 Vistas de la hoja _______________________________________________________ 181 8.2 Trabajar con varios libros _______________________________________________ 183 8.3 Dividir ventana _______________________________________________________ 184 8.4 Inmovilizar paneles ____________________________________________________ 184 8.5 Comparar libros en paralelo _____________________________________________ 185 8.6 Vistas Personalizadas __________________________________________________ 185 8.7 Uso compartido de archivos _____________________________________________ 186 8.8 Control de Cambios ____________________________________________________ 187 8.9 Aceptar o rechazar los cambios __________________________________________ 189 8.10 Combinar libros compartidos ___________________________________________ 190

EVALUACIÓN FINAL DEL CURSO __________________________________________ 192

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CAPITULO 1 FUNCIONES AVANZADAS

 El participante conocerá las funciones de: Sumar.Si, Sumar.Si.Conjunto, Contar.Si, Promedio.Si, ConsultaV, ConsultaH, SI anidada y SI compuesta  El participante comprenderá el funcionamiento de las funciones anteriores para identificar la diferencia entre ellas.

1.1 Funciones Matemáticas 

SUMAR.SI

sirve para sumar los valores en un rango (rango: dos o más celdas de una hoja. Las celdas de un rango pueden ser adyacentes o no adyacentes.) que cumple los criterios que se especifican. Por ejemplo, supongamos que en una columna que contiene números, desea sumar solo los valores que son mayores que 5. Puede usar la siguiente fórmula:

Sintaxis: SUMAR.SI(rango;criterios; [rango_suma]) La sintaxis de la función SUMAR.SI cuenta con los argumentos siguientes: 



rango Obligatorio. El rango de celdas que se desea evaluar según los criterios especificados. Las celdas de cada rango deben ser números, o bien nombres, matrices o referencias que contengan números. Los valores en blanco y los de texto no se tienen en cuenta. criterios Obligatorio. El criterio en forma de número, expresión o texto, que determina las celdas que se van a sumar. Por ejemplo, los criterios pueden expresarse como 32, ">32", B5, 32, "32", "manzanas" u HOY(). Cualquier criterio de texto o cualquier criterio que incluya los símbolos lógicos o matemáticos debe estar entre comillas dobles ("). Si el criterio es numérico, las comillas dobles no son obligatorias.

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

rango_suma Opcional. Las celdas reales para agregar, si desea agregar celdas a las ya especificadas en el argumento rango. Si se omite el argumento rango_suma, Excel agrega las celdas que están especificadas en el argumento rango (las mismas celdas a las que se aplica los criterios).



No es necesario que rango_suma tenga el mismo tamaño y forma que el argumento rango. Las celdas reales que se deben sumar se determinan usando la celda superior del extremo izquierdo del argumento rango_suma como la celda inicial e incluye las celdas que corresponden con el tamaño y la forma del argumento rango Ejemplo:



Para alternar entre la visualización de los resultados y la visualización de las fórmulas que devuelven los resultados, presione Alt+º (ordinal masculino) o, en el grupo Auditoría de fórmulas de la pestaña Fórmulas, haga clic en el botón Mostrar fórmulas.

1

A Valor de propiedad

B Comisión

C Datos

2

100.000

7.000

250.000

3

200.000

14.000

4

300.000

21.000

400.000

28.000

Fórmula

Descripción

5 6

Resultado

=SUMAR.SI(A2:A5;">160000";B2:B5) Suma las comisiones de los valores de propiedad superiores a 160.000

7



63.000

SUMAR.SI.CONJUNTO Agrega las celdas de un rango que cumpla con varios criterios. Por ejemplo, si desea sumar los números del rango A1:A20 solo si los números de B1:B20 correspondientes son mayores que cero (0) y los números de C1:C20 correspondientes son menores que 10, puede usar la siguiente fórmula:

=SUMAR.SI.CONJUNTO(A1:A20; B1:B20; ">0"; C1:C20; "32", B4, "manzanas" o "32". rango_criterios2; criterios2; … Opcional. Rangos adicionales y sus criterios asociados. Se permiten hasta 127 pares de rangos/criterios. Ejemplo:

1

A Cantidad vendida

B Producto

C Vendedor

2

5

Manzanas

1

3

4

Manzanas

2

4

15

Alcachofas

1

5

3

Alcachofas

2

6

22

Bananas

1

7

12

Bananas

2

8

10

Zanahorias

1

9

33

Zanahorias

2

10

Fórmula

Descripción

Resultado

=SUMAR.SI.CONJUNTO(A2:A9; B2:B9; "=A*"; C2:C9; 1)

Agrega la cantidad total de 20 productos vendidos que comienzan con "A" y fueron vendidos por el vendedor 1. Agrega la cantidad total de productos (sin incluir bananas) vendidos por el vendedor 1.

11 =SUMAR.SI.CONJUNTO(A2:A9; B2:B9; "Bananas"; C2:C9; 1) 12

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1.2 Funciones de estadística 

CONTAR.SI Cuenta las celdas, dentro del rango, que no están en blanco y que cumplen con el criterio especificado.

Sintaxis: CONTAR.SI(rango;criterio) Rango es el rango dentro del cual desea contar las celdas. Criterio es el criterio en forma de número, expresión, referencia a celda o texto, que determina las celdas que se van a contar. Por ejemplo, los criterios pueden expresarse como 32, "32", ">32", "manzanas" o B4. Ejemplo: El ejemplo puede resultar más fácil de entender si lo copia en una hoja de cálculo en blanco. A

B

Datos

Datos

manzanas

32

naranjas

54

melocotones

75

manzanas

86

Fórmula

Descripción (resultado)

1 2 3 4 5

=CONTAR.SI(A2:A5;"manzanas") Número de celdas con manzanas en la primera columna anterior (2)



PROMEDIO.SI Devuelve el promedio (media aritmética) de todas las celdas de un rango que cumplen unos criterios determinados.

Sintaxis: PROMEDIO.SI(rango; criterios; [rango_promedio]) UPDATING PEOPLE Derechos Reservados Entrenamiento Informático Avanzado S.A. de C.V.

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La sintaxis de la función PROMEDIO.SI tiene los siguientes argumentos:  



Rango Obligatorio. Una o más celdas cuyo promedio se desea obtener que incluyan números, o nombres, matrices o referencias que contengan números. Criterio Obligatorio. Criterio en forma de número, expresión, referencia de celda o texto que determina las celdas cuyo promedio se va a obtener. Por ejemplo, los criterios pueden expresarse como 32, "32", ">32", "manzanas" o B4. Rango_promedio Opcional. Conjunto real de celdas cuyo promedio se va a calcular. Si se omite, se utiliza un rango.

Ejemplo: SI RANGO ES A1:A5 A1:A5 A1:B4 A1:B4

Y RANGO_PROMEDIO ES B5:B15 B1:B3 C1:D4 C1:C2

LAS CELDAS REALES EVALUADAS SERÁN B5:B15 B5:B15 C1:D4 C1:D4

La función PROMEDIO.SI mide la tendencia central, que es la ubicación del centro de un grupo de números en una distribución estadística. Las tres medidas más comunes de tendencia central son las siguientes: 





Promedio Es la media aritmética y se calcula sumando un grupo de números y dividiendo a continuación por el recuento de dichos números. Por ejemplo, el promedio de 2, 3, 3, 5, 7 y 10 es 30 dividido por 6, que es 5. Mediana Es el número intermedio de un grupo de números; es decir, la mitad de los números son superiores a la mediana y la mitad de los números tienen valores menores que la mediana. Por ejemplo, la mediana de 2, 3, 3, 5, 7 y 10 es 4. Moda Es el número que aparece más frecuentemente en un grupo de números. Por ejemplo, la moda de 2, 3, 3, 5, 7 y 10 es 3. Para una distribución simétrica de un grupo de números, estas tres medidas de tendencia central son iguales. Para una distribución sesgada de un grupo de números, las medidas pueden ser distintas. Ejemplo:

1

A Valor de propiedad

B Comisión

2

100.000

7.000

3

200.000

14.000

4

300.000

21.000

5

400.000

28.000

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Fórmula

Descripción (resultado)

=PROMEDIO.SI(B2:B5;"