Excel 2007 (PC Press)
October 6, 2020 | Author: Anonymous | Category: N/A
Short Description
Download Excel 2007 (PC Press)...
Description
#142 mart 2008 #137 / oktobar 2007
Microsoft Office Excel 2007 Unakrsne tabele na novoj radnoj površini
Dra gan Grbić
PC SPECIJALNI DODATAK
P
rogrami za tabelarne proračune (spreadsheet programi) predstavljaju pravo nasleđe PC tehnologije, jedno od najpopularnijih u poslovnim primenama. Oni su orijentisani pre svega na korisnike koji nisu programeri, nisu poznavaoci strogih načela koja važe prilikom gradnje baza podataka i, možda najvažnije od svega, koji nemaju previše vremena između javljanja neke potrebe i konkretnog rešenja. Evolucija spreadsheet programa tokom više od dvadeset pet godina postojanja je dovela do toga da raspolažemo svojevrsnim spojem slobode u organizaciji podataka i strukturnih pravila koja se lako primenjuju. Kao krajnji rezultat, angažovanje unakrsnih tabela je postalo najcelishodnije rešenje za mnoge primene, pa čak i one koje ne bismo mogli nazvati ambulantnim – danas su to moćni programi u kojima možete organizovati čitave sisteme upravljanih rešenja u svom poslovanju.
Microsoft Office Excel 2007 je aktuelna verzija najpopularnijeg spreadsheet programa današnjice. Istorija tog programa seže dvadesetak godina unazad, do vremena kada su ovim područjem vladali neki drugi programi, a Windows je tek nastajao kao alternativna platforma sa još uvek nejasnom budućnošću. Rastuća popularnost Windows platforme i sistema Microsoft Office (u kome je Excel jedan od dominantnih programa) bila je uzajamna, barem kada je reč o poslovnim sistemima. Tokom poslednje decenije prošlog veka, kada je postalo jasno da Windows nadvladava anahrone platforme i alternativne operativne sisteme, Microsoft Office je već postao novi etalon za efikasan rad, a Excel (uz tekst procesor Word) vodeći program paketa. Iako je najuspešnija softverska kompanija i sa izrazito dominantnim udelom na tržištu operativnih sistema i programa za poslovnu upotrebu, Microsoft ne spava na lovorikama. Aktuelni sistem Microsoft Office 2007 predstavlja jedan od najvećih kvantnih skokova u istoriji primenjene računarske tehnologije: unapređenja programa su takva da se može govoriti čak i o nekim novim konceptima. Excel 2007 je jedan od nosilaca te promene: brojna pojačanja i unapre-
2
PC
mart 2008
đenja ga čine daleko snažnijim nego pre, pri čemu nema dileme da je i prethodna verzija bila vodeća u klasi; zato bi se čak moglo reći i da su aktuelne promene dramatične. Na primer, ukinuta su brojna tehnička ograničenja zbog kojih smo ranije morali da se snalazimo, dok ona danas prevazilaze praktično sve svakodnevne potrebe. Tek primera radi, staro ograničenje od maksimalno tri kolone za sortiranje u jednom prolazu sada iznosi 64 kolone; to je svakako više nego što ćete vam ikada realno zatrebati. Uz malo pažnje i stečenog iskustva, spoznaćete da prvobitni koncept jednostavnosti nije narušen; vi i dalje možete koristiti Excel u trivijalnoj ravni, ne menjajući navike. Da biste postigli više, dobro je da prihvatite neke preporuke koje će vam kasnije olakšati dostizanje kvalitetnih rezultata. Upravo se na toj tezi zasniva priručnik koji je pred vama, kao i onaj koji će uslediti iza njega u sledećem broju: sada govorimo o principima, strukturi i organizaciji podataka na radnim listovima u Excel-u, o tipovima podataka, povezivanju i celishodnom oblikovanju; sve to će vam omogućiti da brzo dođete na viši nivo, zaista postižući rezultate koje ranije možda niste umeli. Nalik paru priručnika o programu Microsoft Office Word 2007, i ovi priručnici imaju dvostruku namenu: osim što služe kao pregled principa i tehnika rada u Excel-u 2007, obraćaju se iskusnim korisnicima koji možda oklevaju da pređu na aktuelnu verziju. Ako ste u prilici da pređete na Excel 2007 sa starije verzije a do sada je niste iskoristili, to je čista šteta, jer brojne funkcionalne novotarije čine ovaj program verovatno najuspešnijim spreadsheet programom u istoriji PC platforme. Ako baš hoćete, upućujemo vam malu provokaciju: pokušaćemo da vas uverimo da se ne biste pokajali ako biste prešli na novi Excel! Pre nego što se latimo posla, sledi nekoliko napomena. Tekst u ovom priručniku se u potpunosti oslanja na sadržaj priručnika „Microsoft Office 2007, (r)evolucija korisničkog softvera“, objavljenog u PC #134, juna 2007 – tekst će-
Excel 2007 – na novoj radnoj površini
te pronaći i na DVD-ju koji prati ovaj broj časopisa. Čak i ako ste dugogodišnji korisnik računara, ali nemate iskustva u programima sistema Microsoft Office 2007, preporučujemo vam da najpre pročitate to štivo: zbog veoma ograničenog prostora, ovde ne možemo da ponavljamo mnoge tamo objašnjene detalje. Potrebno je da usvojite nove osnovne termine, da savladate osnovne principe upotrebe Office menija i glavne trake, a svakako preporučujemo da prihvatite deset ključnih novosti na interfejsu o kojima je tamo reč. Ne zaboravite da se informišete o važnom pitanju novih formata datoteka, što može dovesti do izvesnih problema u kompatibilnosti i saradnji sa kolegama koji i dalje koriste starije verzije programa. Ovaj priručnik, kao i oni koji slede iza njega, pratiće interfejs programa Excel 2007 na engleskom jeziku. Nemamo nameru da ulazimo u rasprave da li je bolje koristiti interfejs na engleskom ili na srpskom jeziku; lokalizovani Office 2007 svakako takođe spada u domen našeg delovanja, pa ćemo se tom obliku radne površine svakako primereno posvetiti drugom prilikom.
Dok budete listali odeljke ovog priručnika, znajte da nećete mnogo postići prostim čitanjem; potrebno je da isprobate korake koje opisujemo. Od vas očekujemo pravu inicijativu šireg gledanja: dok budete probali sve o čemu čitate, nemojte se ustručavati da odvojite minut više u pokušaju da isprobate dejstvo neke komande, pa i onih opcija o kojima ovde nema reči, oslanjajući se na sistem pomoći ili na intuiciju. Takav način je nezamenljiv u procesu sticanja iskustva. I konačno, blagovremena reč izvinjenja: Excel 2007 je jedan od najkompleksnijih korisničkih programa u istoriji PC platforme. Razuđenost skoro svake alatke kojom taj program raspolaže čini sklapanje ovog priručnika izuzetno teškim, zato što je nemoguće sve smestiti u ovako mali prostor. Iz tog razloga, ovom prilikom smo saželi sadržaj na nužni izbor najvažnijih tema koje čine osnovnu upotrebu programa; u sledećem izdanju ćemo govoriti o najvažnijim naprednim tehnikama analize sadržaja na radnim listovima. A ako budete poželeli knjigu od 800 stranica koja govori samo o Excel-u do krajnjih detalja, recite nam to – možemo je pripremiti za vas.
Radna površina i prvi koraci
K
ada pokrenete Excel, pred vama će se naći prazan prostor u obliku mreže polja. Ako ste potpuni početnik, to bi moglo da vas zbuni, ali sve je jednostavnije nego što biste možda pomislili u prvi mah. Naime, pogledom u taj prazni prostor upravo ste se sreli sa prvim i možda najvažnijim načelom spreadsheet programa: potpuno ste slobodni da organizujete informacije i obrađujete ih na način koji odgovara svakoj vašoj zamisli.
Radna površina programa Prostor za rad u Excel-u je organizovan u vidu radne sveske (workbook) koja je organizovana kao skup radnih listova (worksheets). Radni listovi su jednoznačno imenovani. Kada se otvori nova radna sveska, ona podrazumevano ima tri radna lista, što možete promeniti: dozvo-
ljeno je da dodajete i brišete radne listove, menjate im imena i položaj u odnosu na druge listove, time prilagođavajući radnu svesku potrebama posla. Maksimalni broj radnih listova je ograničen jedino memorijom računara. Radni list u Excel-u je površina izdeljena na 1.048.576 redova (levo zaglavlje sa brojevima) i 16.384 kolone (gornje zaglavlje označeno slovima). Ove dimenzije su drastično uvećane u odnosu na prethodne verzije Excel-a (65536×256); iako u svakodnevnom radu drastično prevazilaze redovnu upotrebu, postoje neke celishodne namene (retke, ali realne u praksi) koje toliki prostor ponekad čine potrebnim. Osnovni element radnog lista se zove ćelija. Svaka ćelija ima svoju adresu, tj. koordinate prema koloni, redu i pripadnosti radnom listu, mart 2008
PC
3
PC SPECIJALNI DODATAK
što je čini jednoznačnom u celoj radnoj svesci. Najčešće, jedna ćelija je obeležena podebljanim okvirom i pastelno obojenim zaglavljima: to je oznaka aktivne ćelije, one u koju bi bio započet upis ako biste u tom trenutku počeli da kucate na tastaturi. Ćelija je osnovna jedinica unosa, a u nju se može uneti različit sadržaj. To može biti običan tekst ili broj koji se ispisuje sa decimalama ili bez njih, novčani iznos sa oznakom valute, datum u određenom obliku ispisa, itd. Posebni oblik sadržaja je formula – to je izraz ili funkcija kojom se izračunava neki rezultat; ti oblici nisu ograničeni na prostu aritmetiku ili rad samo sa brojevima, nego postoji izuzetno širok spektar mogućnosti. Ćeliji ili njenom sadržaju možete menjati razna svojstva alatkama za oblikovanje, ali možete upravljati i njenim ponašanjem (vidljivost, pravilo valjanosti, pravo promene, itd). Mnogobrojnim kombinacijama svih ovih elemenata, bilo da ih sprovodite sami ili to za vaš račun izvodi neka alatka u programu, vi prosleđujete svoje zamisli u neki oblik obrade podataka.
4
PC
mart 2008
Excel 2007 je jedan od programa sa novom radnom površinom koja je zasnovana na glavnoj traci (ribbon), a sadrži sedam ili osam osnovnih kartica. To nije jedina novost na radnoj površini: ima ih više, a mnoge se ponašaju suptilno, pa možda ne možete u prvi mah da ih uočite. Najpre, obratite pažnju na tanku dvodelnu traku koja se nalazi između glavne trake komandi i područja radnog lista. To područje nije novo: na levoj strani, vidite manje polje koje se naziva polje za imena; ono služi za prikaz adrese aktivne ćelije ili imenovanih opsega (više o tome kasnije). Veće polje na desnoj strani se naziva polje za unos; možete ga koristiti za upis sadržaja u aktivnu ćeliju, mada je danas mnogo češći slučaj da se sadržaj upisuje direktno u ćeliju. Osim toga, polje za unos uvek prikazuje upisani sadržaj aktivne ćelije (broj, tekst, formulu, itd); razlika je u tome što u ćeliji podrazumevano vidite oblikovani rezultat. Novost je u tome što možete povlačiti razdelnik ta dva polja ulevo ili udesno, podešavajući tako raspoloživi prostor u cilju bolje vidljivosti ispisanih sadržaja. Tako-
Excel 2007 – na novoj radnoj površini
đe, da bi se lakše rukovalo većim upisima u ćeliju, možete povećati visinu zone polja za unos. To ćete učiniti ako kliknete na dvostruku strelicu sasvim na desnoj strani polja ili prečicom Ctrl+Shift+U; istim radnjama ćete vratiti polje u prvobitnu visinu od jednog reda. Takođe, možete da proizvoljno povučete donju, dvostruku ivicu zone nadole za željeni broj redova, pa čak i preko skoro cele površine radnog lista. Osim klasičnih klizača u oknu radnog lista, Excel ima i posebno područje za navigaciju: to su jezičci radnih listova koji se nalaze neposredno ispod površine radnog lista. Klikom na bilo koji od jezičaka, aktiviraćete radni list označen njime. Novost u Excel-u 2007 je i posebni jezičak koji je, zapravo, komanda za ubacivanje novog radnog lista; postoje i drugi načini za umetanje radnog lista, a ovaj je najlakši do sada. Ako imate mnogo radnih listova, pa želite da povećate vidljivo područje jezičaka nauštrb vodoravnog klizača, povucite mišem udesno debelu liniju koja se nalazi između jezičaka i klizača. Dugmad za pomoćnu navigaciju među jezičcima, koja se nalaze na levoj strani, takođe su od koristi ako imate mnogo radnih listova, pa se svi jezičci ne vide odjednom. Može pomoći i desni klik na tu dugmad: pojaviće se kontekstni meni koji sadrži imena radnih listova. Ako radna sveska raspolaže sa više od šesnaest listova, kliknite na stavku More Sheets, pa ćete dobiti celokupan spisak u dijalogu Activate; tada izaberite željeni list i kliknite na dugme OK. Iako to možda nije u prvi mah očigledno, uloga statusne linije u Excel-u 2007 je bitno unapređena. Podrazumevano su aktivne samo neke zone: na levoj strani vidite obeležje statusa unosa (indikator Ready se ponekad menja, uočićete to) i dugme za pokretanje makroa; na desnoj strani se nalaze opcije za prikaz radnog lista i kontrole za zumiranje. Ali, da biste videli kojim sve opcijama raspolažete, otvorite kontekstni meni desnim klikom nad statusnom linijom. Na tom mestu sada možete uključiti vidljivost raznih indikatora, privremenih vrednosti i režima rada programa. U praksi će najzanimljiviji
biti prikazi nekih trenutnih agregatnih vrednosti obeleženog opsega, o čemu ćemo više govoriti u odeljku o operacijama i funkcijama. Istovremeni rad sa više dokumenata u Excel-u je uobičajeno raspoloživ, baš kao i u većini drugih Windows programa. Sve radne sveske će biti otvorene u posebnim prozorima dokumenta unutar glavnog prozora programa. Između više otvorenih prozora se možete kretati prečicama Ctrl+Tab i Ctrl+F6 ili izborom jednog od naslovljenih dokumenata u listi View > Window > Switch Windows u glavnoj traci. Za uporedno slaganje više otvorenih radnih svezaka u radnom prostoru možete upotrebiti komandu View > Window > Arrange All, gde ćete u dijalogu izabrati jednu od varijanti slaganja. Posebno značenje u Excel-u ima komanda View > Window > Hide koja skriva trenutnu radnu svesku, pri čemu ona i dalje ostaje otvorena; komandom View > Window > Unhide dobićete dijalog sa spiskom sakrivenih radnih svezaka; tu ćete izabrati željenu i potvrditi njenu ponovnu vidljivost. Ova tehnika sakrivanja radnih svezaka je korisna kada otvorite više datoteka, a neke od njih imaju posebnu namenu koja zahteva nešto veći stepen zaštite, recimo od nehotičnih izmena. Ukoliko želite da istovremeno vidite područja istog radnog lista koja su međusobno možda vrlo udaljena, jedan način je da otvorite novi prozor iste radne sveske (View > Window > New Window), pa da ih rasporedite; uočite da u tom slučaju dve instance imaju posebna obeležja pored imena u naslovnoj liniji svakog prozora programa. Ovaj način uređenja dva pogleda je uglavnom najefikasniji ako želite da raspolažete sa dva različita prikaza sadržaja (o tome kasnije). Međutim, često je efikasnije da primenite komandu View > Window > Split, koja će postaviti dve granične linije na sredinu radnog lista, tako da se vide četiri segmenta. Hvatajući presek ovih linija ili neku od njih mišem, možete premestiti podelu na željeno mesto. Drugi način da podelite prozor je da uhvatite označivač za podelu – kratku debelu liniju iznad vermart 2008
PC
5
PC SPECIJALNI DODATAK
tikalnog klizača ili onu desno od horizontalnog klizača prozora – i da ga povučete nadole (ulevo), deleći radni list na dva ili četiri segmenta. Kliknite zatim na, recimo, levi gornji segment i pomerajte se po njemu strelicama na tastaturi: pri vertikalnom kretanju mirovaće redovi u donjim segmentima, a pri horizontalnom miruju kolone u desnim segmentima. Kuda god da pomerate sadržaj radnog lista, vidljivi delovi će uz sebe uvek imati svoja zaglavlja redova i kolona. Segmente ćete ukloniti isključenjem komande View > Window > Split ili povlačenjem linija podele na bilo koju ivicu okna radnog lista. Ako radite sa velikom tabelom čiji sadržaj ne možete da vidite u celosti na ekranu, možda
biste hteli da imate stalni pogled na zaglavlja dok se krećete po njoj. Umesto da razdelite radni list na segmente, tada će biti efikasnije da „zamrznete“ deo radnog lista, tako da pri kretanju to područje ostane nepokretno i uvek vidljivo. Da biste to postigli, postavite se u ćeliju koja će biti prva pokretna: redovi iznad nje i kolone levo od nje će se zamrznuti; sada otvorite paletu View > Window > Freeze Panes i kliknite na prvu opciju Freeze Panes. Ovo je opšti slučaj: možete birati i zamrzavanje samo prvog reda (Freeze Top Row) ili samo prve kolone (Freeze First Column), što možete učiniti bez obzira na to koja ćelija je trenutno aktivna. U zavisnosti
6
PC
mart 2008
od odabrane opcije, primetićete pojavljivanje jedne ili dve pojačane linije koje obeležavaju zamrznutu zonu. Iako je zamrznuti deo radnog lista izolovan od uobičajenih komandi za navigaciju (o tome malo kasnije), vi uvek možete preći i u zamrznuti deo lista, pa tamo upisivati ili ispravljati sadržaje: kliknite mišem na željenu ćeliju ili strelicama prosto pređite granicu. Zamrznuti deo ćete osloboditi komandom Unfreeze Panes u istoj paleti komandi.
Adresa ćelije i ime radnog lista Jedno od osnovnih pravila u Excel-u nalaže da sadržaj u ćelijama prozivate (referencirate) tako što koristite adresu ćelije. Ovo načelo morate savladati, jer je deo „spreadsheet azbuke“: šta god da radite, barataćete adresama ćelija i opsega. Za-
pravo, sasvim je očigledno: u koordinatnoj mreži radnog lista adresa svake ćelije je definisana presekom kolone i reda, a zapisuje se kao A1, C3, Z1000, itd. S obzirom na to da su dimenzije radnog lista ogromne, nomenklatura koordinata kolona je izvedena kombinacijama jednog, sva ili tri slova: A-Z, AA-AZ, BA-BZ, ... ZA-ZZ, AAA-AZZ, BAA-..., XFD. Prilikom upisa adrese ćelije u formulu ili neki dijalog, svejedno je da li kucate velika ili mala slova kolone: Excel će ih uvek prevesti u velika. Poslednja ćelija radnog lista ima adresu XFD1048576, pri čemu je verovatnoća da baratate tim područjem sasvim mala. Iako imate svu slobodu da svoje sadržaje
Excel 2007 – na novoj radnoj površini
smestite na radni list gde god želite, opšta preporuka glasi da bi bilo najpametnije da krenete iz gornjeg levog ugla, počev od ćelije A1, šireći sadržaj udesno i nadole prema zamisli i potrebi. U normalnom radu, svaka akcija korisnika se odnosi na aktivnu ćeliju: unos sadržaja, promena oblika, kopiranje sadržaja, itd. Adresu aktivne ćelije u toku rada uvek možete videti u polju za ime, a odgovarajuća zaglavlja reda i kolone su naglašena pastelnom bojom. Prilikom prvog otvaranja novog radnog lista, uvek je aktivna ćelija A1. Poslednja aktivna ćelija ostaje upamćena prilikom promene radnog lista, pa i prilikom čuvanja i zatvaranja radne sveske. Svaki radni list u radnoj svesci ima jednoznačno ime koje se vidi na jezičku u dnu prozora. Na početku, radni listovi se zovu Sheet1, Sheet2 i Sheet3. Izborom komande Rename u kontekstnom meniju jezička ili duplim klikom miša na jezičak, aktiviraćete režim za promenu imena radnog lista; to je u većini slučajeva i dobro da učinite i mi vam savetujemo da se držite takve prakse. Ime može se sastoji od alfanumeričkih i nekih specijalnih znakova, a dozvoljeni su i razmaci; maksimalna dužina imena radnog lista je 31 znak. Svaki radni list ima istu šemu adresa ćelija i zato postoji način da se adresa ćelije učini jednoznačnom u celoj radnoj svesci; to je potrebno da biste mogli da koristite ćelije iz više radnih listova u jednoj operaciji; ali, o tome malo kasnije.
može potvrditi na više načina: pritiskom na Enter, kada se aktivira ćelija ispod one koja je primila unos; pritiskom na Tab, kada se aktivira ćelija udesno; klikom miša na bilo koju drugu ćeliju, koja se odmah aktivira; i konačno, klikom miša na kontrolno dugme za potvrdu, kada ista ćelija ostaje aktivna. Od unosa možete trenutno odustati pritiskom na taster Esc ili klikom na kontrolno dugme za otkazivanje. Ranije upisani sadržaj možete menjati na tri načina: pritiskom na F2 ulazite u režim uređivanja i tada možete da postavite pokazivač za unos na tačno mesto izmene, pomerajući ga strelicama ili prostim klikom miša. Drugi način izmene je da klikom miša uđete na liniju za unos, a zatim na isti način menjajte sadržaj. Konačno, možete samo prekucati sadržaj novim, ali u radu treba da pripazite da tako ne prebrišete neke korisne sadržaje. Uvek možete menjati oblik, veličinu i boju fonta, boju i teksturu podloge ćelije, postavljati razne linije, poravnavati sadržaj na razne načine, menjati ugao ispisa itd. Obratite pažnju: ovde pominjemo vizuelno oblikovanje izgleda, a ne funkcionalno oblikovanje sadržaja ćelije, jer ono zavisi od tipa podatka i ima funkcionalnu važnost; to ćemo objasniti kasnije, kada budemo opisali
Uređenje ćelija Sadržaj na radnom listu ćete najčešće unositi direktno, prethodno birajući ćeliju u koju želite da unesete nešto. Drugi način je uz pomoć linije za unos: kada aktivirate željenu ćeliju, kliknite mišem na liniju za uređivanje i počnite sa unosom. Uneti sadržaj se mart 2008
PC
7
PC SPECIJALNI DODATAK
tipove podataka. Dijalog Format Cells, u kome se nalaze sve opcije oblikovanja ispisa i sadržaja, možete pozvati na više načina: najbolje je da upamtite prečicu Ctrl+1, ili ga pozovite iz kontekstnog menija nad ćelijom. Mesto za poziv dijaloga na glavnoj traci je malo zavučeno, ali ga pominjemo da bismo skrenuli pažnju na ostale komande na istom mestu: to je paleta komandi Home >Cells > Format > Format Cells. Pre ozbiljnijeg opisa značenja i funkcionalnosti opsega ćelija, samo kratka napomena: reč je o više ćelija koje možete obeležiti vukući mišem ili držeći Shift dok pomerate strelice na tastaturi; nesusedne ćelije ćete označiti uzastopnim klikovima mišem dok budete držali pritisnut taster Ctrl. Ako kliknete na zaglavlje kolone ili reda, i to će postati obeleženi opseg. Ako kliknete na dugme koji se nalazi u levom gornjem uglu radnog lista, na preseku zaglavlja redova i kolona obeležićete ceo radni list kao jedan aktivni opseg. Da biste ukinuli obeležje opsega, kliknite mišem bilo gde ili pritisnite neku strelicu na tastaturi. Zasad je dovoljno da znate da svako svojstvo oblikovanja možete primeniti odjednom nad opsegom jednako kao nad pojedinačnom ćelijom.
8
PC
mart 2008
Kontrole ispisa u nekom fontu u određenoj veličini, obliku i boji vam neće zadati problem, pošto su skoro iste kao i u drugim Office programima, počev od grupe komandi Home > Font u glavnoj traci. Skrećemo vam pažnju na upotrebu stilova za ispis u ćeliji: ispitajte sadržaj i dejstvo palete Home > Styles > Cell Styles. Osim što se tu nalaze neki vrlo prikladni predlošci za lako uređenje izgleda ćelija, stilovi takođe podležu grupisanju u tzv. šeme stilova, pa u jednom potezu možete potpuno preurediti opšti ugođaj izgleda radnog lista, čuvajući pritom koherentan oblik i prikladna naglašavanja. Ovim pitanjem se nećemo posebno baviti: to možete sami ispitati ako isprobate opcije u grupi komandi Page Layout > Themes. Upućujemo vas samo na poseban detalj: možete sami definisati podrazumevani font u radnim sveskama. Otvorite dijalog Office > Excel Options > Popular, pa u grupi When creating new workbooks izaberite željeni font i veličinu; kad ste već tu, možete izabrati i novi podrazumevani broj radnih listova u novim radnim sveskama. Da bi ove promene bile aktivirane, moraćete ponovo da pokrenete Excel. Pozadina ćelije se može urediti promenom boje i šare. Na kartici Fill dijaloga Format Cells
Excel 2007 – na novoj radnoj površini
možete odabrati boju sa ili bez preliva, a opciono i oblik i boju teksture; u paleti Fill Color u grupi Home > Font, mogli biste birati samo boju popune. Pomoćne linije na radnom listu (gridlines) služe samo za lakšu orijentaciju na radnom listu. Podrazumevano se ne štampaju, a možete ih i isključiti ako želite; to ćete učiniti ako isključite polje za potvrdu View > Show/Hide > Gridlines. Nezavisno od pomoćnih linija, ako poželite da oblikujete lepo uređenu tabelu sa ivičnim i pomoćnim linijama, to možete učiniti na više načina. Najlakše je da to izvedete primenom palete Home > Font > Borders nakon što ste obeležili opseg koji želite da uredite. Postoje razni trikovi za kombinovanje linija: najjednostavnije je da najpre uredite jednako celu tabelu, a zatim posebna područja. Malo veću kontrolu ćete postići ako izaberete dijalog Format Cells > Borders ili ako primenite neke od komandi u paleti Home > Font > Draw Borders; na raspolaganju su čak i „gumica za brisanje“, dijagonalne linije koje presecaju ćeliju, opcije za izmenu debljine, oblika i boje ivične linije, pa možete izvesti šta god vam padne na pamet. U odeljku o tipovima podataka ćete videti da svaki tip ima podrazumevano poravnanje unutar ćelije, što čak može dobro da posluži kao kontrola ispravnosti unosa. Ako poželite, možete i sami menjati poravnanje; to ćete uobičajeno raditi komandama u grupi Home > Alignment, Najpreciznije kontrole ćete izvesti ako u donjem uglu grupe upotrebite pokretač dijaloga Format Cells > Alignment. Uočite da se posebno utiče na horizontalno i vertikalno poravnanje; kasnije ćete videti kakve su posledice promene uobičajenog vertikalnog poravnanja na dnu ćelije. Takođe, ispis možete izvesti pod nekim uglom ili ga uvlačiti do neke mere, čime ćete izvoditi razne efekte (npr. u zaglavljima tabela).
Ako je uneti tekst preširok za ćeliju, preći će desnu ivicu ćelije. Ako u desnoj susednoj ćeliji postoji neki sadržaj, tekst u aktivnoj će biti podvučen pod nju. Da biste to izbegli, možete uključiti opciju Wrap text, nakon koje će tekst poštovati desnu ivicu ćelije, a pružati se u više redova. Sličan efekat će proizvesti opcija Shrink to fit: da tekst ne bi prelazio desnu ivicu, font će
biti umanjen tako da može da stane u jedan red unutar granica ćelije; pripazite da font ne bude previše smanjen. Razdeljeno dugme Home > Alignment > Merge & Center sadrži nekoliko opcija za sastavljanje više ćelija u jednu veću; reč je o opciji koja je prikladna za centriranje naslova ili drugih posebnih sadržaja. Kada upišete neki sadržaj, odaberite sve ćelije preko kojih on treba da se pruži. Izborom osnovne komande Merge and Center, sve ćelije će biti spojene u jednu posebnu ćeliju, a tekst će biti centriran u njoj. Ispod strelice se nalazi i komanda Merge Across (sastavljanje bez centriranja), Merge Cells (proizvoljno sastavljanje više ćelija u dve dimenzije), kao i komanda za rastavljanje spojene ćelije na prvobitni nivo. Pripazite na par detalja kada sastavljate ćelije: najpre, povezana ćelija se uvek adresira prema adresi gornje leve ćelije; ako više ćelija koje sastavljate imaju neki sadržaj, biće sačuvan samo onaj iz gornje leve ćelije polaznog opsega, dok će ostali sadržaji biti izgubljeni; najzad, ako rastavljate spojenu ćeliju, zatečeni sadržaj će biti smešten u gornju levu ćeliju. Na kartici Alignment dijaloga za oblikovanje ćelije nalaze se i neke posebne komande za poravnanje. Skrećemo vam pažnju samo na jednu vrlo namensku opciju horizontalnog pomart 2008
PC
9
PC SPECIJALNI DODATAK
ravnanja koja služi za posebnu interpretaciju sadržaja: ako u ćeliju unesete samo jedan znak, pa u listi Horizontal odaberete opciju Fill, ćelija će se cela popuniti tim znakom, bez obzira na veličinu fonta ili druge dimenzije. Ovim se možete poslužiti da biste izveli neke specijalne efekte u uređenju izgleda sadržaja. U grupi Home > Clipboard možete uočiti dugme na kome je nacrtana četkica: to je Format Painter, „četkica za oblikovanje“. Svrha ove alatke je da prenese sve osobine izgleda iz neke ćelije u jednu ili više drugih. Označite polaznu ćeliju, kliknite na četkicu, a odmah zatim prevucite po ciljnim ćelijama. U trenutku kada otpustite taster miša, svi atributi izgleda polazne ćelije će biti primenjeni nad ciljnim opsegom. Dupli klik na četkicu će zadržati operaciju uključenom do pritiska na taster Esc: ovo je zgodno za prenošenje oblika u susedne ćelije prostim kretanjem strelicama na tastaturi ili u nesusedne klikovima miša. Iz raznih tehničkih razloga, komande za kopiranje i lepljenje se ponašaju nešto drugačije na radnom listu u Excel-u nego u ostalim Windows programima; savetujemo vam da svakako ispitate te posebnosti tako što ćete ih praktično isprobati. Kada zadate komandu za kopiranje (Ctrl+C), ćelija će biti okružena titrajućim okvirom. Ako budete zadali komandu Paste (Ctrl+V) na drugom mestu, polazna ćelija će i dalje titrati, pa možete nastaviti sa prenošenjem iskopiranog sadržaja. Tek ako pritisnete taster Esc ili ako iskopirani sadržaj prenesete prostim pritiskom na Enter u ciljnoj ćeliji, titranje okvi-
10
PC
mart 2008
ra polaznog opsega će prestati; posle toga, klasična komanda Ctrl+V više neće reagovati. Ova specifičnost postoji zato što se prenose i sadržaj i osobine ćelija: ako želite da se poslužite klasi-
čnin ili Office clipboard-om u tradicionalnom maniru Windows kopiranja, tada pre nego što zadate komandu za kopiranje pritisnite taster F2 da biste ušli u režim uređenja polja, potom obeležite sadržaj, pa tek onda zadajte komandu za kopiranje. Zumiranje ne predstavlja operaciju oblikovanja, ali utiče na vidljivost sadržaja radnog lista, baš kao i opcije oblikovanja. Ovu operaciju možete izvesti komandama u grupi View > Zoom ili u klizačem u statusnoj liniji; klikom na dugme Zoom u glavnoj traci ili na broj levo od klizača za zumiranje u statusnoj liniji, otvorićete dijalog za izbor ili upis željene veličine; mogući opseg zumiranja je od 10% do 400%. Kada jednom promenite procenat zumiranja, ostaće upamćen kao osobina radnog lista do sledeće promene. Posebno skrećemo pažnju na zanimljivu opciju zumiranja na zadati opseg: obeležite neke ćelije po širini ili po visini, pa izaberite
Excel 2007 – na novoj radnoj površini
opciju Zoom to Selection i veličina radnog lista će se prilagoditi izabranom opsegu. U grupi komandi View > Workbook Views se nalaze razne zanimljive opcije prikaza radnog lista. O nekima od njih ćemo govoriti u odeljku o štampanju; sada vam skrećemo pažnju na prostu, ali ponekad vrlo korisnu opciju Full Screen, koja će maksimalno povećati korisnu površinu radnog lista na račun glavne trake, linije za unos i statusne linije. Poput zumiranja, ovu opciju ćete koristiti kada želite da na ekranu odjednom vidite što veći segment podataka. Prikaz na punom ekranu ćete opozvati pritiskom na taster Esc.
Uređenje radnih listova i radne sveske Upravljanje „geometrijom“ radnog lista je veoma korisna disciplina, jer ćete tako veoma brzo dovesti izgled sadržaja u preglednije stanje. Takođe, ne možete uvek tačno predvideti sve sadržaje koji će vam biti potrebni da biste kompletirali neki posao na radnom listu, pa možete biti sigurni da ćete često pribegavati operacijama koje opisujemo u ovom odeljku. Širinu kolone ćete često menjati da bi formirana tabela izgledala lepše ili iz praktičnih razloga, ako se neki sadržaji preklapaju ili ne vide korektno. Postavite pokazivač miša na desnu granicu kolone u zaglavlju, lagano ga mičući po toj zoni dok ne promeni oblik nalik znaku plus sa dve strelice. Kada u tom času pritisnete levi taster miša, pojaviće se ekranska napomena u kojoj se vidi širina kolone u tipografskim tačkama i u pikselima; podrazumevana širina je 8,43 mernih tača-
ka ili 64 piksela, a opseg moguće širine je od 0 do 254 tačaka. Vukući graničnu liniju mišem levo ili desno, direktno ćete menjati širinu kolone. Isti posao možete obaviti i polazeći od dijaloga Home > Cells > Format > Column Width ili istoimenom komandom iz kontekstnog menija u zaglavlju kolone. Ako dvaput kliknete na graničnu liniju, kolona će zauzeti širinu koja tačno odgovara najširem upisanom sadržaju u njoj; to je opcija automatskog uklapanja, koju takođe možete pozvati komandom Home > Cells > Format > AutoFit Column Width. Uočite u istoj paleti i komandu Default Width, čijim dijalogom ćete odjednom promeniti širinu svih onih kolona na radnom listu kojima niste sami menjali širinu. Kolonu ili više njih možete i sakriti: to ćete učiniti da biste privremeno ili trajno sprečili vidljivost nekog sadržaja (na primer, međurezultati koje ne želite da odštampate). Označite željenu kolonu, pa primenite komandu Home > Cells > Format > Hide & Unhide > Hide Columns; biće pak jednostavnije da primenite komandu Hide u kontekstnom meniju kolone. Teoretski, sakrivanje kolone je isto što i postavlja-
nje njene širine na vrednost 0, pa možete upotrebiti i dijalog za promenu širine. Sa tastature, to možete izvesti prečicom Ctrl+0, a mišem tako što ćete desnu graničnu liniju kolone povući mart 2008
PC
11
PC SPECIJALNI DODATAK
sasvim ulevo. Budete li vukli i dalje ulevo, suzićete ili sakriti i više kolona. Da biste sakrivenu kolonu opet učinili vidljivom, najpre obeležite dve njene susedne kolone ili barem dve ćelije u susednim kolonama, a zatim izvedite neku od operacija suprotnih sakrivanju: recimo, primenite komandu Unhide u kontekstnom meniju zaglavlja kolone ili prečicu Ctrl+Shift+0. Sve što je rečeno za promenu širine kolone važi i za visinu reda. Podrazumevano, visina reda se automatski podešava prema ćeliji sa najvećom veličinom fonta. Opseg vrednosti visine reda je od 0 do 409 tačaka. Promenu visine možete izvesti mišem i pomoću dijaloga Row Height (Home > Cells > Format > Row Height ili istoimena komanda u kontekstnom meniju zaglavlja reda). Analogne su i operacije za sakrivanje i otkrivanje reda. Tasterska prečica za sakrivanje reda je Ctrl+9, a za otkrivanje Ctrl+Shift+9. U radni list možete proizvoljno ubaciti ili iz njega izbrisati celu kolonu ili red ili više njih. Važno je da znate da ovim nećete promeniti ukupnu dimenziju radnog lista: sve se uvek dešava u istom prostoru kolona i redova, čiji broj se nikada ne menja. Nova kolona će biti ubačena levo u odnosu na aktivnu ćeliju. Kolonu ubacujete nekim od ovih postupaka: komandom Home > Cells > Insert > Insert Sheet Columns; komandom Insert u kontekstnom meniju zaglavlja kolone; sa tastature, prečicom Ctrl+Shift+Plus. Ako ste neposredno pre poziva komande obeležili nekoliko kolona, onda ćete komandom ubaciti tačno isti broj kolona na njihovo mesto, a ostale se pomeraju udesno. Ukoliko vam je tabela veoma široka i prilikom ubacivanja kolona dođe do situacije da bi se probio limit od raspoloživog broja kolona (može da bude bitno u režimu kompatibilnosti; više o tome u odeljku o radu sa datotekama),
12
PC
mart 2008
program će odbiti da vam dopusti ubacivanje: nije moguće da ostanete bez podataka zato što ste ubacili previše kolona ili redova. Kolonu i red brišete na jedan od sledećih načina: u dijalogu koji ćete otvoriti komandom Home > Cells > Delete > Delete Sheet Columns (Rows) ili prečicom Ctrl+Minus birajte stavku Entire Row ili Entire Column; direktno brisanje pozivate u kontekstnom meniju reda ili kolone, stavka Delete. Više kolona ili redova ćete odjednom izbrisati tako što ćete ih obeležiti pre poziva komande. Budete li izbrisali jednu kolonu, brišući i njen sadržaj, sve kolone desno od nje će se pomeriti za jedno mesto ulevo, a na krajnjoj desnoj strani radnog lista će se pojaviti nova, prazna kolona; odgovarajuće važi i pri brisanju redova. Postoji nekoliko načina obeležavanja više listova, a svaki se obavlja u prostoru jezičaka radnih listova. Recimo, otvorite kontekstni meni nad nekim jezičkom radnog lista i odaberite stavku Select All Sheets; tako birate celu radnu svesku. Drugi način: pomoću klizača dođite do jezička nekog udaljenog radnog lista; držeći Shift, kliknite mišem na taj jezičak i označićete sve radne listove u rasponu između aktivnog i odabranog. Konačno, držeći Ctrl, kliknite na pojedinačne jezičke nesusednih radnih listova koje želite da odaberete. Ovako odabrane listove možete da kopirate, premeštate i brišete, ali i da odjednom izvodite određene operacije nad celim opsegom. Ako unesete neki podatak na aktivni radni list, on će biti unet u istu ćeliju na svim ostalim obeleženim listovima; pazite da ovako ne prepišete neki važan sadržaj koji trenutno ne vidite! Ako promenite širinu kolone u jednom listu, ista izmena će se desiti i u svim ostalim listovima; operacije pretraživanja i zamene se prostiru na
Excel 2007 – na novoj radnoj površini
sve odabrane listove, itd. Koristite ovu opciju programa kad god treba da izvedete neke obuhvatnije promene u sadržaju radne sveske. U toku rada možete proizvoljno dodavati i brisati radne listove i menjati im redosled u radnoj svesci. To možete činiti sa pojedinačnim listovima, ali i sa više njih istovremeno, prethodno ih obeležavajući na maločas opisani način. Već smo pomenuli da novi radni list možete ubaciti klikom na krajnji desni jezičak; to možete izvesti i komandom Home > Cells > Insert > Insert Sheet; sa tastature, to ćete izvesti prečicom Shift+F11. Novi list se pojavljuje levo od aktivnog radnog lista, a inicijalno ime mu je SheetX, gde je X sledeći slobodan broj na raspolaganju. Ako pre ubacivanja označite više radnih listova, u radnu svesku ćete ubaciti isti broj novih radnih listova. Radni list ili više obeleženih možete izbrisati komandom Home > Cells > Delete > Delete Sheet ili komandom Delete u kontekstnom meniju na jezičku radnog lista. Važno je da budete veoma pažljivi, jer ova operacija je destruktivna! Opoziv brisanja (Undo) nije moguć. Kao poslednja kontrola u slučaju da na radnom listu ima nekog sadržaja, najpre morate odgovoriti na kontrolno pitanje, potvrđujući konačnu nameru brisanja. Obratite pažnju i na to da ne možete izbrisati sve listove: radna sveska mora da sadrži barem jedan radni list. Specifičan način da uklonite radni list iz radne sveske, a da ga pritom zapravo ne izgubite, jeste da ga celog premestite u drugu otvorenu ili novu radnu svesku. Ovo ćete uraditi u dijalogu koji ćete pokrenuti komandom Home > Cells > Format > Move or Copy Sheet ili komandom Move or Copy iz kontekstnog menija jezička radnog lista. Pošto ovaj dijalog služi i za premeštanje radnog lista u okviru iste radne sveske, u dijalogu morate izabrati stavku To book:
(new book) ili naziv druge otvorene radne sveske. Ako uključite polje Create a copy, radni list neće biti premešten, nego iskopiran. Ukoliko želite da premestite list u okviru iste radne sveske, to možete učiniti u istom dijalogu. Ali, lakše je i intuitivnije da to učinite mišem: uhvatite jezičak radnog lista i samo ga prevucite na željeno mesto; tokom vučenja, videćete pomoćnu strelicu koja ukazuje na moguće novo mesto ako u datom času otpustite taster miša. Ako za vreme operacije budete držali taster Ctrl na tastaturi, nećete premestiti list, nego ga iskopirati, a novo ime iskopiranog lista će biti, primera radi, Sheet1 (2). Ako želite da olakšate snalaženje u radnoj svesci sa mnogo listova, možete menjati boje jezičaka i tako formirati vizuelno jasne grupe listova. Otvorite kontekstni meni na jezičku, odaberite komandu Tab Color i izaberite boju; jezičak aktivnog radnog lista će uvek biti dominantno beo, sa prelivom ka odabranoj boji, a ostali će biti potpuno obojeni. Boja teksta na jezičku će se automatski prilagoditi promeni, pa će ime lista uvek biti uredno vidljivo.
Navigacija u radnoj svesci Prilikom kretanja po radnoj svesci i radnom listu važi većina standardnih kombinacija i logičnih prečica koje važe i u drugim programima. Međutim, postoje i neke karakteristične kretnje koje bi bilo dobro da savladate, jer one čine preduslov za efikasnost u svakodnevnom radu. Najmanji korak jeste prelazak na susednu ćeliju strelicama na tastaturi u bilo kom smeru, kao i tasterima Tab i Enter posle unosa nadesno i nadole, ili Shift+Tab i Shift+Enter nalevo ili nagore. Uzgred, ako koristite te tastere bez prethodnog kucanja, sadržaj u ćelijama preko kojih prelazite neće biti ugrožen. mart 2008
PC
13
PC SPECIJALNI DODATAK
Strelice na tastaturi u kombinaciji sa tasterom Ctrl pomeraju aktivnu ćeliju najpre na početak oblasti popunjene nekim sadržajem u pravcu strelice, zatim na suprotni kraj te oblasti i tako redom. Kada više nema oblasti podataka, aktivna postaje ćelija na samom kraju radnog lista. Primera radi: ako je aktivni radni list prazan, a želite da isprobate dimenzije radnog lista, pritisnite proizvoljnim redom kombinacije Ctrl+Dole i Ctrl+Desno i naći ćete se u ćeliji XFD1048576 (ili IV65536, ako radite u starom formatu datoteke). Slične kombinacije važe i za Ctrl+Gore i Ctrl+Desno; da biste zaista ispitali sve efekte takvog kretanja po radnom listu, isprobajte ove prečice nad nekim sadržajem, uzastopnim biranjem iste prečice dok ne dođete do neke od ivica radnog lista. Isti efekat ovakvog kretanja se možete postići pritiskom i puštanjem tastera End, a zatim pritiskom na neku od strelica na tastaturi; kada pritisnete End, pojaviće se indikator u statusnoj traci programa. Pritiskom na taster Home aktiviraćete ćeliju na početku reda, sasvim levo. Prečicom Ctrl+Home idete direktno u gornji levi ugao aktivnog dela radnog lista, podrazumevano u A1; ako je deo radnog lista zamrznut, aktivira se gornja leva ćelija slobodnog dela lista. Pritiskom na prečicu Ctrl+End se aktivira donji desni ugao upotrebljenog dela radnog lista; razlikujte ovo od krajnjeg donjeg desnog ugla radnog lista. Tasteri PageUp i PageDown pomeraju sadržaj radnog lista ekran nagore, odnosno ekran nadole. Prečice Alt+PageUp i Alt+PageDown pomeraju sadržaj radnog lista ekran udesno i ekran ulevo. Ako je na tastaturi uključen prekidač Scroll Lock, dolazi do izvesne promene ponašanja komandi za kretanje po radnom listu. Svakim pritiskom na neku kursorsku strelicu pomera se ceo radni list, a aktivna ćelija se ne menja; tada pritisak na Home aktivira gornju
14
PC
mart 2008
levu vidljivu ćeliju, a End to čini sa donjom desnom vidljivom ćelijom. Najzad, na sledeći susedni radni list ćete preći prečicom Ctrl+PageDown, a na prethodni sa Ctrl+PageUp. Upotreba miša na klizačima prozora je standardna: klikom na strelicu pomerate vidljivi deo sadržaja za jedan red ili kolonu, a klikom na područje klizača pomerate čitav sadržaj ekrana; ovakvim kretanjem ne menjate aktivnu ćeliju. Hvatanjem i vučenjem klizača prelazite veće područje odjednom. Uobičajeno klizanje će biti raspoloživo samo u okviru iskorišćenog dela radnog lista, što ima smisla s obzirom na to da ćete verovatno koristiti samo delić raspoloživih dimenzija; da biste klizačem prešli u vrlo udaljeni deo radnog lista, prilikom vučenja mišem držite pritisnut taster Shift. Ako želite da se postavite na neku konkretnu ćeliju, to ćete lako učiniti klikom miša na nju, ako je vidljiva. Ako nije vidljiva, upotrebom klizača je možete učiniti vidljivom, pa onda kliknuti na nju. Međutim, ako već znate adresu te ćelije, pritisnite taster F5 ili prečicu Ctrl+G (takođe: komanda Home > Editing > Find & Select > Go To) i unesite adresu ćelije koju hoćete da aktivirate. Slično možete učiniti i klikom na polje za ime, gde ćete jednostavno preko adrese aktivne ćelije uneti adresu željene ćelije: odmah ćete preći na nju. Upamtite i dodatni dijalog Go To Special; kako vremenom budete upoznavali elemente radnog lista, tako ćete bolje razumevati efekte ovakve navigacije.
Datoteke Excel-a Radnu svesku možete učitati u program na više načina, kako je uobičajeno i u drugim Windows programima: iz samog Excel-a, to ćete učiniti komandom Office > Open, prečicom Ctrl+O ili biranjem neke nedavno korišćene datoteke u listi Office > Recent Documents. Van programa, takođe je uobičajeno: dovoljan je dupli klik na ikonu u Windows Explorer-u. Opšte
Excel 2007 – na novoj radnoj površini
odrednice dijaloga za otvaranje smo opisali u uvodnom delu; recimo sada nešto o formatima koje Excel koristi, o posebnim osobinama opcijama čuvanja i otvaranja radnih svezaka, kao i o nekim drugim pojedinostima koje bi svakako trebalo da poznajete.
Novi i stari formati Govoreći o datotekama u Excel-u 2007, suočavamo se sa karakterističnim problemom za koji je gotovo sigurno da ćete ga iskusiti: posle više od 10 godina, tokom kojih je Excel-ov poznati format XLS zbog svoje učestalosti postao de facto standard za datoteke radnih svezaka, Microsoft je promenio podrazumevani format datoteke. Da bi se sprečile dvosmislenosti, promenjen je i naziv tipa datoteke (XLSX i slični, svi sa četiri slova). Međutim, nije dovoljno da imate prosto saznanje o tipovima, a da pritom ne saznate i o raznim ograničenjima. Još jednom vas upozoravamo na odeljak „Rad sa datotekama“ u uvodnom priručniku o sistemu Microsoft Office 2007, gde su najvažnija načela tih razlika već objašnjena. Najveći problem u razlici dva formata je funkcionalne prirode: postoje komande u Excel-u 2007 koje bi prilikom čuvanja u formatu Excel-a 2003 bile pretočene u nefunkcionalne ili čak izgubljene sadržaje. Moguća posledica može da bude proste, „likovne“ prirode, ali ponekad je reč o ozbiljnim funkcionalnim poremećajima koji bi mogli da izazovu gubitak nekih analiza, pa čak i sadržaja podataka. Formati radnih listova su veoma različiti, mnogi analitički alati rade različito, postoji razlika u interpretaciji aktivnih grafičkih elemenata, pa čak postoje i nekompatibilne funkcije i sistemi internog referenciranja. Rečju, morate veoma da pazite!
Da bi takve pojave bile sprečene, postoji alatka Compatibility Checker, koja će pri svakom čuvanju sadržaja u starijem formatu reagovati sa potankim informacijama o rizicima. Nipošto nemojte lakonski prelaziti preko tih upozorenja, prihvatajući čuvanje po svaku cenu, nego ispitajte šta vam program naglašava. Možda najbolja preporuka koju možemo da vam damo u slučaju da znate da će drugi korisnici otvarati vaše radne sveske u Excel-u 2003 ili starijem: čim počnete da radite, sačuvajte radnu svesku u starom formatu (Office > Save As > Excel 97-2003 Workbook). Odmah kad to učinite, obavezno zatvorite, a zatim opet otvorite tu XLS datoteku. U tom trenutku, Excel će preći u režim kompatibilnosti, sprečavajući vas da upotrebite komande koje bi bile rizične po kompatibilnost; u daljem radu, mogle bi da nastupe samo neke kozmetičke nedoslednosti, a to je već daleko manje važno pitanje. Kao krajnju meru, preporučujemo vam da unapred isprobate razmenu datoteka sa kolegama, ispitujući potencijalne nedoslednosti i razlike koje bi mogle biti specifične u vašoj praksi. Ukoliko u vašoj firmi i dalje ima različitih Office platformi, predlažemo vam da se opredelite za krajnju meru, bar do vremena dok svi ne pređu na novi Office: u dijalogu Office > Excel Options > Save, pri vrhu ćete zateći padajuću listu Save files in this format; odaberite opciju Excel 97-2003 Workbook (*.xls), čime ćete učiniti da komanda Save uvek podrazumevano čuva radne sveske u starom formatu Excel datoteke. Nakon ovog oštrog upozorenja, vratimo se slučaju idealne upotrebe novih formata. Osnovni i najčešći format datoteke kojim Excel 2007 barata je radna sveska sa rezervisanim tipom XLSX. Ovaj format se odnosi na radne sveske u zipovanom mart 2008
PC
15
PC SPECIJALNI DODATAK
XML formatu (što je prilično efikasno sa stanovišta veličine datoteke). Ukoliko radna sveska sadrži makroe i razne VBA objekte (o čemu ne govorimo ovom prigodom), ona će imati format XLSM; osim „prezimena“, između ova dva tipa postoje i funkcionalne razlike, takve da lažiranje nije moguće; reč je o bezbednosnim merama kojima Microsoft sprečava zlonamerne primene. Osim ovih, postoji i tzv. binarni format XLSB, čija celishodna upotreba je predmet neke druge priče. U ovom formatu možete čuvati radne sveske sa ili bez VBA elemenata, ali vam savetujemo da se zasad držite podrazumevanih oblika XLSX i XLSM. U radnoj okolini Excel-a postoji još nekoliko rezervisanih formata, takođe sa namenskim tipovima: predlošci (.XLTX, .XLTM) programski dodaci (.XLAM) i neki drugi. Uobičajeno, nećete direktno baratati tim formatima; oni su izloženi kao sadržaji ugrađeni u program ili vaš profil, a njih ćete koristiti kroz razne namenske operacije na radnoj površini.
Oblici zaštite radne sveske Uz realnu pretpostavku da ćete većinu vremena provedenog u Excel-u baratati nekim od uobičajenih formata datoteka, nećete imati nikakvih problema da razumete ponašanje programa. Ostaje još jedna preporuka, zasnovana na (nažalost) ne baš lako uočljivim opcijama: ukoliko radite sa radnom sveskom koja sadrži podatke od posebne važnosti za vaš posao, ne bi bilo loše da angažujete raspoložive opcije zaštite, barem kao meru preventive od sopstvenih nehotičnih grešaka. To ćete najlakše uraditi ako prilikom čuvanja u dijalogu Save As odaberete stavku Tools > General Options. Ukoliko ste još ranije sačuvali radnu svesku i želite da promenite te opcije, ponovo pristupite dijalogu Save As (ne birajte prostu komandu Save) i izmenite opcije ne menjajući naziv datoteke radne sveske. Jedna od prostih zaštitnih mera od nehotičnih izmena jeste mogućnost ču-
16
PC
mart 2008
vanja pretposlednje verzije datoteke, kao što je to slučaj u nekim drugim programima. Budete li uključili polje za potvrdu Always create backup, pri svakom sledećem čuvanju aktuelnog stanja radne sveske biće sačuvano i njeno prethodno stanje. Ime i tip datoteke Moj Posao.XLSX će biti izmenjen u Backup of Moj Posao.XLK; ako se ukaže potreba da pristupite tom sadržaju, tu datoteku možete otvoriti duplim klikom na ikonu; Excel će vas upozoriti da „nešto možda nije u redu sa tipom datoteke“, ali potvrdite otvaranje i odmah sačuvajte tu verziju pod nekim drugim imenom u podrazumevanom tipu radne sveske. Excel vam dozvoljava da radnoj svesci pridružite dve lozinke: jednu za mogućnost otvaranja (Password to open) i jednu za mogućnost izmena sadržaja (Password to modify); te dve lozinke su međusobno nezavisne. Prilikom unosa lozinke moraćete da potvrdite upis. Budete li želeli da ukinete neku lozinku, otvorite je sa pravom izmene, pa unesite „praznu lozinku“ kao novu. Ako postoji lozinka za pravo izmene, ali je ne znate, radnoj svesci možete pristupiti u režimu samo za čitanje (Read-only), što ćete videti kao napomenu uz naziv radne sveske u naslovnoj liniji. Pošto to baš i nije neki posebno efikasan vid zaštite, možda je bolje da primenite samo polje za potvrdu Read-only recommended;
Excel 2007 – na novoj radnoj površini
reč je o prostoj preporuci prilikom otvaranja da datoteka ostane u režimu samo za čitanje, što je sasvim primereno da angažujete nad važnim tabelama koje ste svakako otvorili samo da biste ih konsultovali tokom rada. Tako ćete sigurno sprečiti nehotične izmene sadržaja.
Predlošci radne sveske Predložak u Excel-u (template) je vrlo lako razumeti: umesto da počinjete sa praznom radnom sveskom, otvaranjem predloška započinjete rad u unapred pripremljenoj formi radne sveske koju možete otvoriti kao polazni obrazac za svoj rad. Elementi koji čine predložak mogu biti mnogobrojni: unapred određeni broj radnih listova i posebno određena imena, ranije uneti sadržaji koji čine nekakav obrazac, ranije definisani izgled ćelija, neki elementi automatizacije, itd. Priprema predložaka čini dobro ulaganje u efikasnost i tačnost: svakim sledećim pokretanjem posla pomoću predloška uštedećete neko vreme, a oblik zatečenog sadržaja će sugerisa-
ti optimalne korake u radnom postupku. Excel već dolazi sa nekim zanimljivim predlošcima: otvorite okno Office > New i naći ćete se u paleti za izbor već raspoloživih predložaka (prečica Ctrl+N, koja je najbrža, uobičajeno vam isporučuje praznu novu radnu svesku). Uočite grupe u levom oknu palete: gornja grupa sadrži predloške na vašem sistemu, a druga, mnogo veća, upućuje na lokaciju Office Online, gde možete potražiti neki predložak u velikoj i stalno rastućoj kolekciji predložaka koji su vam stalno na raspolaganju. Upotreba palete je prosta: ako krećete iz lokala, odabrani predložak ćete otvoriti klikom na dugme Create; online predložak ćete preuzeti klikom na dugme Download, usput dozvoljavajući Microsoft-u da potvrdi legalnost vaše platforme. Otvoreni predložak bi trebalo da odmah sačuvate kao datoteku u nekom od podrazumevanih formata radne sveske; tada nastavite sa uobičajenim radom. Da biste sami pripremili predložak, napravite gotovu radnu svesku sa svim polaznim sadržajima, pa je sačuvajte kao predložak; u opmart 2008
PC
17
PC SPECIJALNI DODATAK
štem slučaju, to je korisno da uradite i sa predlošcima sa lokacije Office Online, kako ne biste morali da ih preuzimate ponovo. Kolekciju predložaka ćete proširiti ako u meniju Office > Save As najpre izaberete stavku Other Formats, a zatim u dijalogu, u padajućoj listi Save as type izaberete opciju Excel Template (*.xltx) ili Excel Macro-Enabled Template (*.xltm). Druga opcija važi ako postoje makroi u predlošku, što je ređi slučaj; program će vas upozoriti ako niste odabrali valjanu opciju. Office programi se u ovom času ponašaju karakteristično: podrazumevana lokacija za čuvanje će biti preusmerena na onu koja je sistemski predviđena za predloške. Važno je da prihvatite to, jer je to jedini način za kasnije uobičajeno biranje. Naime, ispravno spremljen predložak ćete kasnije pronaći u paleti za izbor, u grupi My Templates. Ako postoji više korisničkih profila koji se prijavljuju na isti računar, tada svaki korisnik ima sopstvenu kolekciju predložaka za Office programe. Načini razmene i deljene upotrebe predložaka u radnom okruženju prevazilaze okvir ovog priručnika; predlažemo vam da se o tome konsultujete sa svojim administratorom informacionog sistema.
Drugi formati podataka Jedna od važnih osobina Excel-a je u tome što omogućuje eksploataciju podataka iz raznih izvora. Sasvim je verovatno da ćete u svojoj praksi biti u potrebi da analizirate podatke načinjene u nekom drugom programu ili da pripremite neke obrađene sadržaje za dalji rad u drugom programu. Excel raspolaže razmerno kvalitetnim opcijama za tu namenu i savetujemo da ih ovom prilikom upoznate. Ako u dijalogu Save As bude potrebno da čuvate radnu svesku u nekom drugom formatu, u meniju Save as type ćete najpre pronaći uobičajene opcije. Recimo, već smo naglasili kako valja da mislite na povremenu potrebu čuvanja u starijem formatu Excel-a 97-2003, što je jedna od očiglednih opcija u meniju. Ako vam treba više od toga, birajte stavku menija Other For-
18
PC
mart 2008
mats, pa se koncentrišite na padajuću listu Save as type, koju smo maločas već pomenuli opisujući čuvanje predložaka. U ovom času, prikladno je da vas upozorimo da je Microsoft nedavno, u prvom servisnom paketu ispravki za Office 2007, skratio izbor mogućih formata za čuvanje, izbacujući sa spiska neke zastarele formate koji ne obezbeđuju primerene opcije zaštite sadržaja. U jednom od prethodnih izdanja „Office bajtova“ ili na stranicama „Office Praktikuma“, pronaći ćete preporuku kako da vratite te formate u opticaj, bude li neophodno. Excel je odavno postao „svestan Interneta“, pa postoji mogućnost čuvanja u nekom od Web formata (HTML, MHT), što uz opciju čuvanja u obliku univerzalne PDF datoteke čini moguću opciju izvoza sadržaja i kasnijeg pasivnog pregleda za one koji nemaju Excel na svom računaru. Ukoliko podatke pripremate za prenos u neki drugi strukturirani sistem, konsultujte se sa kolegama koji bi format bio optimalan; za prenos u baze podataka to bi mogli biti formati XML, TXT, DIF, SLK, mada je vrlo verovatno da ćete primeniti uvek efikasni univerzalni oblik CSV. U svakom slučaju, povedite računa da pri izboru tipa postoje razne opcije (najbitniji je kodni raspored, tj. očuvanje čitljivosti naših slova), pa ne bi bilo loše da pre uspostavljanja nekog standarda razmene napravite ozbiljne probe kako biste se uverili da će sve proći valjano. Excel je u stanju da prihvati više formata zapisa podataka. Formati koji se smatraju prirodnim su svi oblici starih i novih Excel datoteka (.XL*), kao i familija formata XML i HTML. Za mnoge formate baza podataka postoje filteri pomoću kojih se, direktno ili kroz prikladne dijaloge, sadržaj uvodi u radnu svesku. Čest slučaj učitavanja stranog formata ćete imati ako je ulazni sadržaj zapisan kao oblikovani tekst, poravnat tako da se lako prepoznaju kolone buduće tabele, ili označen nekim znakom za razgraničavanje (zarez, tačka-zarez, tabulator i sl.). U većini slučajeva, Excel će odmah i tačno prepoznati ove postavke, a na vama je da potvrdite
Excel 2007 – na novoj radnoj površini
izbor ili, u ređim situacijama, da izmenite parametre uvoza. Na slici možete videti kako izgleda dijalog za uvoz tekstualne datoteke. Ovde je na delu čarobnjak za uvoz teksta, koji će verovatno uspešno prepoznati strukturu. Ipak, uvek proverite da li su kolone dobro postavljene, pogotovo ako u tabeli ima brojeva: mišem možete pomicati li-
za svakodnevni rad, pripremite željeni oblik radne sveske. Potom je sačuvajte kao predložak pod imenom BOOK.XLTX i postavite je u fasciklu XLStart koja se nalazi negde u strukturi vaše instalacije Office programa (početak navigacije u Windows-u XP je \Documents and Settings\ \Application Data\; u Visti, to je \ Users\\AppData\Roaming\; u nastav-
niju razgraničenja po lenjiru. Klikom miša postavićete novu liniju; duplim klikom na vrh linije ona će biti uklonjena. Obratite pažnju na treći korak čarobnjaka, gde treba da pripazite na formate podataka (o njima govorimo u sledećem odeljku), a posebno na decimalne oznake brojeva i datume. Ako postoje razlike (tačka umesto zareza, netipičan zapis datuma), kliknite na Advanced i promenite podatak. Ako želite da se Excel uvek otvori sa radnom sveskom koja je namenski pripremljena
ku putanje, to je \Microsoft\Excel\XLSTART). Sada će se pri otvaranju Excel-a uvek otvoriti nova radna sveska čiji polazni sadržaj je uzet iz ovog predloška. Slično možete postupiti i pri uvođenju novog radnog lista u radnu svesku: pripremite novi radni list koji je jedini u radnoj svesci, a zatim ga sačuvajte kao predložak po imenu SHEET.XLTX u fascikli XLStart. Od tog časa svakom komandom za dodavanje radnog lista dobićete novi list sa sadržajem preuzetim iz ovog predloška.
mart 2008
PC
19
PC SPECIJALNI DODATAK
Vrste, tipovi i formati podataka
R
azumevanje atributa podataka je jedan od ključeva valjanog rada u Excel-u. Program će vam pomoći u tome: za početak, dovoljno je da znate za nekoliko prostih pravila unosa i da prepoznate da li ste neki sadržaj uneli ispravno. Na samom početku te priče, hajde najpre da savladamo precizne pojmove kojima ćemo se služiti u opisivanju podataka.
Kada upisujete nešto u bilo koju ćeliju na radnom listu, postoje dve najopštije vrste sadržaja: to su konstante i formule. Konstanta je bilo kakav prosto upisani podatak; najvažnija osobina konstante u ćeliji jeste da njen sadržaj ostaje nepromenljiv dok ga ne promenite sami. Konstantne vrednosti se razlikuju po tipovima koji je Excel u stanju da prepozna (tekst, broj, datum...), o čemu ćemo govoriti malo kasnije. Formula je sadržaj izražen kao izraz ili funkcija i podleže strogim pravilima pisanja; takav sadržaj se uvek interpretira kao rezultat izračunavanja. Formula se prepoznaje tako što uvek počinje znakom jednakosti (=). Argument formule može biti konstanta, referenca (adresa) ili druga formula. Glavna osobina formule je da dobijeni rezultat u ćeliji automatski menja vrednost ako se promeni vrednost neke polazne ćelije. Sada govorimo o izrazima; o funkcijama, kao posebno važnoj temi u Excel-u, govorimo u posebnom odeljku. Kada unosite sadržaj u ćeliju, Excel uvek pokušava da prepozna šta pišete; na osnovu tog prepoznavanja zasnovana je interaktivnost radnog lista. Ako prvo unesete znak jednakosti, Excel očekuje formulu; u trenutku potvrde unosa program proverava ispravnost i ako se potvrdi da su pravila zadovoljena, prikazuje gotov rezultat (ili poruku o grešci, ako se ona desi). Ako sadržaj ne počinje znakom jednakosti, onda je to uvek konstanta: tada program pokušava da prepozna tip podatka na osnovu oblika unetog sadržaja (npr. neki datum ili broj). Ako tip podatka ne bude posebno prepoznat, Excel će ga tumačiti kao tekst.
20
PC
mart 2008
Tipovi podataka Svaka konstanta ili rezultat formule u nekoj ćeliji sadrži atribut tipa podatka. To je vrednosna kategorija koju je važno da prepoznajete, jer od njih zavise mogućnost i ishod nekih operacija (recimo, besmisleno je sabirati tekst i broj). Kada budemo govorili o funkcijama, videćete da je poštovanje tipova kritično važno da bi se Excel uopšte pravilno koristio. Pažljivo proučite kako se tipovi definišu i prepoznaju. Tekst je bilo kakav skup znakova (slova, cifre i specijalni znakovi) i predstavlja najopštiji tip podatka. Excel će pokušati da prepozna kontekst i tip sadržaja ćelije u toku unosa: ukoliko ne bude prepoznat nijedan posebni tip pri unosu ili izračunavanju, sadržaj će se smatrati običnim tekstom. Ukoliko insistirate da se sadržaj vidi kao tekst, što ima smisla u određenim prilikama, kao prvi znak unesite apostrof (’); recimo, iako se jedinstveni matični broj građana (JMBG) sastoji isključivo od cifara, korisno je da taj podatak zapišete kao tekst; u protivnom, moglo bi se desiti da vodeća nula ne bude ispisana ili da program „odluči“ da promeni oblik zapisa broja u kontekstualnu besmislicu. Vodeći apostrof se neće videti u ćeliji, osim u toku uređivanja; kada tako unesete broj, pojaviće se pametna oznaka koja će uočiti nekonzistentnost, ali to možete ignorisati. Drugi način da se sadržaj smatra isključivo tekstom je zatvaranje u znake navodnika (na primer, „123“ nije broj, nego tekst). Tekst se podrazumevano poravnava ulevo i to je dobro da upamtite: ako ste želeli da upišete neki broj ili datum, a sadržaj je ostao poravnat ulevo (pri čemu vi niste forsirali poravnanje ulevo), znaćete da ste nešto pogrešili prilikom unosa. Broj je poseban tip podatka u ćeliji: sastoji se od cifara 0-9 i specijalnih znakova koji određuju poseban oblik broja (predznak broja, interpunkcija broja, oznaka za procenat, oznaka valute itd.). Osim prostog unosa, broj možete upi-
Excel 2007 – na novoj radnoj površini
sati i sa separatorom klasa (npr. 123.456,78), kao razlomak (npr. 7 3/8), u eksponencijalnom obliku (recimo, 1,23E-03) itd. Maksimalni opseg brojeva u kome Excel može da operiše je od -1E+308 do +1E+308, a u okolini nule od -2,22E-308 do +2,22E-308. Broj se uvek pamti i ulazi u računske operacije sa najviše petnaest značajnih cifara, dok se cifre niže vrednosti pretvaraju u nule. Sve varijante brojeva se podrazumevano poravnavaju udesno u ćeliji.
Datum i vreme su karakteristični oblici brojeva: razlog za to je način za interno čuvanje i obradu, a ne prezentacija na radnom listu. Naime, Excel svaki datum interno vidi kao redni broj počev od 1. januara 1900. godine; zahvaljujući tome, podatke o datumima je moguće koristiti u računskim operacijama. Vreme u toku dana se u Excel-u interno interpretira kao razlomak X/86400, gde je X broj sekundi proteklih od ponoći. Vreme se predstavlja u decimalnom obliku broja, i to tako da se logično nastavlja na oblik zapisa datuma (recimo, interni zapis 1. marta 2008. u 18:00 glasi 39508,75). Excel barata datumima u opsegu od 1.1.1900. do 31.12.9999. Kada upisujete datum u podrazumevanom obliku, pripazite da ne unesete tačku iza godine, jer će u protivnom datum biti prepoznat samo kao tekst. To je uvedeno kao standardno pravilo; kasnije ćemo vam objasniti kako to da izmenite ako insistirate ispisu datuma po našem pravopisu. Trenutni datum ćete najbrže uneti prečicom Ctrl+; (tačka-zarez), a trenutno vreme prečicom Ctrl+: (dvotačka). Logička vrednost se javlja kao rezultat postavljenog logičkog izraza ili funkcije. Moguće je uneti logičku vrednost i kao konstantu, kao jednu od rezervisanih reči TRUE ili FALSE. Poruka o grešci je tip podatka koji vi kao korisnik ne-
ćete unositi, nego je moguće da ga dobijete kao rezultat neke neregularnosti u izračunavanju formule; o porukama o grešci posebno ćemo pričati u delu o funkcijama. Logičke vrednosti i poruke o grešci se uobičajeno ispisuju centrirano u odnosu na širinu ćelije.
Oblik prikaza sadržaja Svakom sadržaju ćelije, a pogotovo ako je to netekstualni zapis, možete dodeliti poseban oblik (format) prikaza. Kad to kažemo, podrazumevamo prikaz podatka na radnom listu bez obzira na njegovu vrednost: recimo, broj vidljivih decimala broja, oznaka valute, oblik zapisa datuma, itd. Krenimo od nekoliko primera ponašanja Excel-a u prepoznavanju formata. U nekoliko ćelija unesite tačno sledeće sadržaje: 12.345,678 123456,123456 15 Din. 15,00 Din.
Excel je odmah prihvatio prva dva broja u decimalnom formatu, prvi put sa separatorom klasa, drugi put bez njih. Druga dva broja su prihvaćena u formatu valute, jednom bez decimala, drugi put sa njima. Primetićete da u podrazumevanom uređenju radnog lista, na kraju ne vidite sve decimale prva dva broja, ali ništa zato: Excel ponekad zaokrugli broj na manje decimala, uredno pamteći sve upisane decimale; sve one će ravnopravno učestvovati u računskim operacijama, videle se one ili ne. Proverite sve vrednosti u liniji za unos: videćete samo osnovni zapis broja, oblik koji je dovoljan u izračunavanjima. Ipak, Excel je odmah prihvatio unete formate u ćeliju, pamteći sve decimale čak i ako ih ne prikazuje u ćeliji. To je još jedno pravilo u Excel-u: program podrazumevano čuva u pozadini preciznost do raspoloživih 15 znamart 2008
PC
21
PC SPECIJALNI DODATAK
čajnih cifara i to ne treba mešati sa vidljivim ispisom (postoji i druga opcija preciznosti; o njoj sada ne govorimo). Sada promenite upisane vrednosti: prepišite sadržaj sve četiri ćelije brojem 1. Na početku, Excel je prepoznao i prihvatio unete formate pri prvom unosu brojeva. Posle toga, broj 1 je „prosto“ unet, ali je ipak primenjen oblik koji je već postojao u ćeliji. To važi kao pravilo u Excel-u: prvi oblik prikaza različit od običnog zapisa ostaće zabeležen kao svojstvo ćelije i sledeći uneti podatak će se jednako oblikovati. U takvim slučajevima jedini način da promenite oblik prikaza u ćeliji je forsirana promena oblika, jer osobina ostaje zadržana čak i kad sasvim izbrišete zapis u ćeliji. Ovo pravilo pamćenja možete dobro da iskoristite da biste pri prvom formiranju nekog urednog sadržaja odmah postavljali optimalne oblike brojeva. Da bi se formatima zapisa u ćeliji lakše baratalo, u Excel-u postoje standardni predlošci ispisa. To su tzv. maske. Osim što se možete snalaziti sa brojnim maskama koje već postoje, moguće je i da formirate sopstvene oblike. Promena maske broja u ćeliji izvodi se na kartici Number u već poznatom dijalogu Format Cells; realne potrebe u praksi su takve da ćete ovom dijalogu često pristupati, pa savetujemo da upamtite prostu prečicu Ctrl+1 kao najbrži način da uredite aktivnu ćeliju ili obeleženi opseg. Prvi izbor u listi kategorija je General: to je oblik bez posebnih svojstava, onaj koji je una-
22
PC
mart 2008
pred definisan na praznom radnom listu. Druga varijanta je Number i ona već omogućuje više opcija: definisanje broja vidljivih decimala, pri čemu će poslednja cifra biti zaokrugljena; upotreba separatora klasa (znak za razdvajanje hiljada), radi lakšeg čitanja velikih brojeva; način prikaza negativnih brojeva (na primer neke knjigovođe vole da vide negativne brojeve kao crvene). Dok postavljate opcije, menjaće se izgled uzorka broja u ćeliji, tako da odmah vidite budući rezultat. Kategorija Currency je namenjena prikazu novčanih iznosa. Osim lokalnih zapisa simbola (kod nas je to Din.) i specijalnih oznaka za dolar, evro i slične valute, priložen je i dugi spisak oznaka valuta po ISO standardu (tri velika slova), koje se koriste u međudržavnom platnom prometu. Nažalost, naš dinar je ovde i dalje označen pretprošlom skraćenicom YUN; u međuvremenu je zastarela i oznaka CSD, a aktuelno obeležje RSD još nije na vidiku. Računovodstveni formati (Accounting) su slični valutama, osim što je poravnanje malo drugačije, a predznak negativnog broja za našu valutu se prikazuje uz levu ivicu ćelije; po američkom standardu pak negativni boj se u knjigovodstvu prikazuje kao običan broj u zagradama. Formati Date i Time sadrže oblike koji važe u nomenklaturama raznih jezika. Upoznajte predložene formate za naše podneblje: jedino ako unapred budete poštovali neku od datih
Excel 2007 – na novoj radnoj površini
formi prilikom zapisivanja, datum će odmah biti valjano prepoznat. Na primer, ako unesete 31.3.8, 31.03.08, 31.mart.2008, 31/3/08 ili 31. mart 2008, Excel će znati da mu saopštavate isti datum. Ne kucajte tačku na kraju godine, jer je to po pravilima Excel-a pogrešno. Veoma je važno da program razume da unosite baš datum i zato uvežbajte primenu standardnih maski. Formati Percentage i Scientific se koriste za posebne namene; njihova upotreba vam je verovatno ili jasna ili nevažna. Obratite pažnju kako Excel tretira prepisivanje broja ispisanog u procentualnom obliku: znak za procenat će ostati zadržan pri kucanju, tako da odmah razumete koju vrednost realno zapisujete. Budete li kliknuli na dugme Home > Number > Percent Style nad ćelijom u kojoj je zapisan neki običan broj ili to učinite izborom u dijalogu Format Cells, on će biti vrednosno očuvan; dakle, broj 15 bi bio preinačen u 1500%. Ako želite da broj predstavite kao razlomak, unesite ga u obliku a b/c (uočite razmak između celobrojnog dela i fragmenta). Grupa oblika Fraction sadrži i varijante koje daju opcije prikaza u zaokrugljenim razlomcima (n/2, n/4... n/100) ili kao aproksimaciju u kojoj imenilac ima jednu, dve ili tri cifre. U nekim slučajevima, broj sa mnogo decimala možda neće biti tačno prikazan, ali njegova polazna vrednost će interno uvek ostati očuvana. Format Text je još jedan način da sprečite program da prepozna poseban sadržaj ili format unosa. Ako je ćeliji dodeljen ovaj format, svaki uneti broj ili formula će se smatrati običnim tekstom, ovog puta bez potrebe da ga započinjete apostrofom. Kategorija Special je prazna na srpskom, ali funkcioniše na nekim drugim jezicima; Recimo, probajte English (United States) da biste videli primere: to su razni standardni brojevi u obrascima, poput poštanskog ili telefonskog broja. Format Custom je namenjen izboru ili unosu specijalnih maski koje možete iskoristiti u posebnim prilikama. Neke od maski koje ovde vidite su, zapravo, one iz drugih grupa, a ovde su navedene jer može biti zgodno da vam po-
služe kao polazište za neku posebnu masku. Naime, uvek možete formirati sopstvenu masku ispisa. Recimo da želite da klase broja budu razdvojene razmakom, a ne tačkom, i da se vide strogo tri decimale; takva maska ne postoji među predloženim. Rešenje navedenog primera je da u polje Type unesete masku # ### ##0,000. Znak # znači da se vodeće nule broja menjaju praznim mestom, a nule u maski prikazuju uvek vidljive cifre. Ako, na primer, baratate brojevima koje želite da vidite sa tačno četiri cifre (0001, 0002...), označite ciljni opseg i definišite mu masku 0000. A ako insistirate na tački na kraju godine u datumu, ipak morate uneti datum u standardnom formatu, a kasnije sami definišite masku datuma koja podrazumeva i tačku na kraju (probajte, recimo, maske d.m.yyyy. ili dddd, d. mmmm yyyy.). Svaku masku koju sami definišete Excel će upamtiti u datoteci radne sveske i ona će ubuduće biti na raspolaganju u njoj. Alatka Format Painter („četkica“), koju smo ranije opisali, može da posluži i za prenos postavljenog oblika prikaza sadržaja. Drugi način kopiranja oblika brojeva je specijalni prenos: polaznu ćeliju označite za kopiranje (Ctrl+C), a zatim označite sve ćelije u ciljnom opsegu i u meniju ispod dugmeta Home > Clipboard > Paste izaberite stavku Paste Special; u dijalogu koji će se otvoriti, u grupi Paste odaberite opciju Formats, pa potvrdite izbor. Uzgred, kad već pominjemo ovaj dijalog: upamtite ga, jer će vam biti od značajne koristi u mnogim posebnim situacijama.
Izrazi u Excel-u Nalik klasičnom pojmu iz algebre, izraz je oblik formule koja se sastoji od konstanti, referenci i operatora. Excel prepoznaje tri vrste izraza, a oni se razvrstavaju prema tipu rezultata: to su aritmetički, tekstualni i logički izraz. Operatori aritmetičkih izraza su uobičajeni znaci za četiri osnovne operacije (+, -, *, /), znak za procenat i znak ^ (naziva se karet) kojim se označava stepenovanje. U izrazima se koriste uobičamart 2008
PC
23
PC SPECIJALNI DODATAK
jena prava prvenstva među operacijama, a korišćenjem zagrada ovaj redosled prvenstva se menja; razlike u odnosu na aritmetička pravila ne postoje ili su veoma male, pa nećete imati nikakvih problema. Ako je reč o tekstu, rezervisan je samo jedan posebni operator: & (naziva se ampersend) označava sastavljanje teksta (tzv. konkatenaciju). Prosti logički izrazi se uobičajeno bave odnosom veličina, pa je za njih rezervisano šest očiglednih operatora: =, >, =, Editing > AutoSum dok je bila aktivna prazna ćelija B7 u koju smo hteli da unesemo zbir. Sad označite ćeliju B7 za kopiranje (Ctrl+C), pređite u C7 i pritisnite Enter. Pogledajte rezultujuću formulu: ona sada glasi =SUM(C2:C6). Excel je, dakle, preneo relativni odnos položaja ćelije u odnosu na opseg u kome se nalaze sabirci; dobili smo logičan rezultat na valjanom mestu. To znači da je polazni opseg bio relativna referenca formule: program je pročitao polazni opseg kao „sadržaj koji se nalazi u ovoj istoj koloni, najdalja ćelija je pet
mart 2008
PC
25
PC SPECIJALNI DODATAK
„opseg ćelija od B2 do B6“. Ako iskopirate formulu bilo gde, dobićete njenu identičnu kopiju, pa tako nećete dobiti drugi zbir. Ako prvi zbir unesete kao =SUM($B$2: B6), jedna ćelija će biti fiksirana, a druga relativna. Ako se formula iskopira u C7, formula postaje =SUM($B$2:C6), jer je druga ćelija u adresi opsega interpretirana relativno; ponekad i ovakav račun ima smisla, jer dobijate rastuće zbirove. Ovaj hibridni oblik se naziva mešovita referenca. Osim ovog konkretnog oblika, postoje i neke složenije (mada se koriste vrlo retko), jer ne morate fiksirati obe koordinate jedne ćelije: možete fiksirati samo kolonu, a dopustiti da se redovi menjaju (ili obrnuto) i tako možete praviti razne kombinacije, poput =SUM($C2:C$6). Isprobajte takvu kombinaciju i ispitajte šta se dešava pri kopiranju formule. U toku uređivanja formule možete lako promeniti tip reference tako što ćete u režimu uređenja (setite se: F2) postaviti pokazivač unosa na adresu ćelije i pritiskati taster F4 uzastopno, sve dok ne dobijete oblik koji želite. Kombinovanje referenci može doneti mnoge prednosti, ali skriva i mnoge zamke. Na primer, vodite računa da se zbog fiksiranja neke adrese ne pojavi preklapanje podataka, recimo da neki podzbir dva puta učestvuje u ukupnom zbiru.
Tipovi opsega Već smo opisali prve primere korišćenja opsega ćelija, način zapisivanja i njihovo značenje. Važno je još da savladate neke posebne načine kontrole opsega; biće vam korisno u redovnom radu. Kontinualni ili neprekidni opseg predstavlja obeleženi pravougaoni skup ćelija. Može se pružati po jednoj ili dve dimenzije radnog lista (zapravo, čak i do tri dimenzije u radnoj svesci). Posebni slučajevi kontinualnog opsega su jedna ili više celih susednih kolona ili redova, a moguće je i ceo radni list definisati kao kontinualni opseg. Obeleženi opseg je vidljiv na radnom listu kao područje u zatamnjenoj boji pozadine i sa istaknutim zaglavljima zahvaćenih
26
PC
mart 2008
redova i kolona. Jedna aktivna ćelija se može smatrati specijalnim slučajem opsega koji ne treba posebno obeležavati. Neprekidni opseg možete obeležiti na više načina. Sa tastature: postavite se na jednu od ćelija koja će biti ugao opsega, pa držeći taster Shift strelicama na tastaturi raširite opseg do ćelije u suprotnom uglu. Mišem je ponekad lakše: kliknite na jednu od ugaonih ćelija, a zatim jednostavno prevucite izbor do naspramnog ugla držeći levi taster miša pritisnut. Drugi način mišem: označite jednu od ugaonih ćelija, a zatim držeći Shift kliknite na naspramnu ćeliju i opseg će biti obeležen. Opseg prestaje da bude označen pritiskom na neki od kursorskih tastera ili klikom miša na bilo koju ćeliju radnog lista. Ako raspolažete nekom homogenom tabelom podataka bez praznih ćelija, bilo bi dobro da upamtite uobičajeni način njenog obeležavanja, bez obzira na njenu veličinu: postavite gornju levu ćeliju kao aktivnu, pa držite pritisnute tastere Ctrl i Shift dok redom po jednom pritisnete tastere sa strelicama nadole i udesno (svejedno kojim redom). Još jednostavnije: kliknite bilo gde unutar te tabele, pa pritisnite prečicu Ctrl+Shift+razmaknica. Pritiskom na prečicu Ctrl+razmaknica obeležićete celu kolonu u kojoj se nalazi aktivna ćelija, a prečicom Shift+razmaknica obeležavate ceo red. Moguće su i kombinacije: ako su, npr. već označene dve susedne ćelije u istom redu, pa pritisnete Ctrl+razmaknica, biće obeležene obe kolone koje sadrže te ćelije. Ako kliknete mišem na zaglavlje kolone ili reda, celu kolonu ili red ćete obeležiti kao opseg. Više uzastopnih kolona ćete obeležiti povlačeći mišem od prvog do poslednjeg zaglavlja kolone koje hoćete da uključite. Na preseku zaglavlja kolona i redova radnog lista nalazi se dugme Select All (ima oznaku trouglaste strelice). Klikom miša na to dugme, ceo radni list ćete označiti kao opseg; sa tastature, to ćete postići prečicom Shift+Ctrl+razmaknica nad nekom praznom ćelijom, udaljenom od nekog opsega koji sadrži podatke.
Excel 2007 – na novoj radnoj površini
Nekontinualni ili isprekidani opseg je bilo kakav skup ćelija koje se pojedinačno obeležavaju. Način da definišete nekontinualni opseg je jednostavan: držite taster Ctrl na tastaturi, kliknite na svaku pojedinačnu ćeliju koja vas interesuje ili, ako u nekom delu ima više susednih ćelija, prevucite od prve do poslednje. Kada završite obeležavanje, otpustite taster Ctrl. Sa ovakvim opsegom su moguća ograničena dejstva, dok neka nisu izvodljiva (npr. nije izvodljivo kopiranje i premeštanje); najčešći razlog za ovakvo obeležavanje je istovremeno oblikovanje ili brisanje sadržaja u ćelijama. Osnovni vid adresiranja opsega ste već upoznali: to je kontinualni opseg koji se referencira navođenjem dvaju naspramnih ćelija, sa dvotačkom između, npr. A1:G5. Nije neophodno da navodite striktno gornju levu ćeliju, pa donju desnu: navedite bilo koji par naspramnih ćelija, npr. A5:G1. Ako hoćete da referencirate celu prvu kolonu, to možete učiniti klasičnim A1:A1048576, ali je svakako lakše ukucati samo A:A. Nekoliko celih susednih kolona ćete označiti sa npr. B:F. Isto važi i za redove: referencirajte drugi red kao 2:2 ili prvih pet kao 1:5. Po ovoj logici, ceo radni list se obeležava kao A:XFD ili kao 1:1048576, mada su u praksi retke potrebe za baš ovolikom „referencom“. Nekontinualni opseg se referencira nabrajanjem delova razdvojenih znakom tačka-zarez, pri čemu neki kontinualni deo označavate klasično. Primeri zapisa nekontinualnog opsega su A1;B2;C3 i A3:A5;C3:C5. Adresa ćelije je jednoznačna samo na nivou jednog radnog lista, jer se na svakom radnom listu nalaze ćelije sa istim adresama. Uvek možete da koristite i reference sa drugih radnih listova, upotrebljavajući opšti oblik ’ime_lista’!adresa. Uzvičnik u ovom zapisu je separator; apostrofi kojima se uokviruje ime lista se mogu izostaviti ako se ime sastoji od jedne reči: dakle, možete napisati Sheet1!A1 ili Sheet2!B2, ali biste morali da napišete ’Izveštaj o prodaji’!F1, ’Promet 2007’!B10 i slično. Na ovaj oblik udaljenih referenci morate posebno da pa-
zite: ako izbrišete radni list koji sadrži referencu u formuli na posebnom radnom listu, izgubljeni opseg će dobiti oznaku npr. #REF!A1:C3 i rezultat neće moći da bude interpretiran. Ako tokom formiranja formule treba da označite jedan ili više opsega na drugim radnim listovima, to ne morate raditi napamet: slobodno usred unosa formule promenite radni list, na drugom listu obeležite mišem željenu ćeliju ili opseg, pa se vratite na polazni list i završite unos. Ako ste izborom opsega na drugom listu završili unos, samo pritisnite Enter i opet ćete se naći na polaznom radnom listu, uz uredno završen unos formule.
Operacije nad opsezima Postoje razne operacije koje možete uraditi nad opsegom podataka; pomenimo nekoliko primera. Označite neki manji opseg, recimo tri reda puta tri kolone. Obratite pažnju da je aktivna ćelija u opsegu posebno obeležena. Sada pritiskajte taster Enter više puta. Primetićete da se aktivna ćelija menja samo u okviru opsega, idući odozgo-nadole, pa na vrh sledeće kolone i tako redom ukrug. Tokom popune možete koristiti i taster Tab (udesno) i kombinacije sa tasterom Shift (u suprotnom smeru). Označite bilo kakav opseg podataka, u aktivnu ćeliju unesite neki sadržaj, a unos potvrdite sa Ctrl+Enter: sve ćelije opsega će odmah primiti taj isti sadržaj. Pritisnite Ctrl+B: svi ispisi će biti podebljani, itd. Vratimo se opet na tabelu koju smo formirali radi prikaza načina prenošenja referenci. Izbrišite sve zbirove koje ste uneli na dnu kolona. U ćeliju B7 postavite zbir te kolone; neka B7 ostane aktivna ćelija. Sadržaj ćelije je =SUM(B2: B6). Sad obratite pažnju na crni kvadratić u donjem desnom uglu okvira koji označava aktivnu ćeliju. Primaknite pokazivač miša tako da se pretvori u mali crni krstić; sad pritisnite levi taster miša i prevucite pokazivač preko ćelija C7 i D7. Otpustite taster miša; u naznačenim ćelijama ćete dobiti zbirove kolona C i D. Pojaviće se i pametna oznaka: ako je otvorite, osim operacimart 2008
PC
27
PC SPECIJALNI DODATAK
je kopiranja ćelija koja je podrazumevano izvedena, rezultat možete promeniti izborom opcija za prenos samo oblika bez sadržaja ili samo sadržaja bez oblikovanja. Crni kvadratić se zove ručica popune (fill handle), a njome možete izvesti još neke zanimljive stvari koje ćemo pomenuti kasnije. Operacije kopiranja, premeštanja i nalepljivanja možete izvoditi klasičnim prečicama Ctrl+C, Ctrl+X i Ctrl+V, komandama u glavnoj traci i slično. Nakon umetanja sadržaja po-
zni sadržaj, prepisujući bilo koji prethodni sadržaj; sledeće dve opcije kopiraju samo vrednosti, odnosno formule; opcija Link Here formira izraze poput =A1, koja uvek prikazuje tekuću vrednost u izvornoj ćeliji; sledeća komanda formira internu hipervezu ka polaznom opsegu. Sledi niz od četiri komande koje se ponašaju na specifičan način: korišćenjem neke od ovih komandi, sadržaj na odredištu se ne prepisuje, nego se pomera nadole ili nadesno pred novim opsegom. Ostaje da izaberete da li se opseg kopi-
javiće se nova pametna oznaka u kojoj možete odmah dodati neke atribute tek izvedenoj operaciji; obratite posebnu pažnju na varijante oblikovanja ciljnog sadržaja i mogućnost prenošenja širine polazne kolone. Već smo jednom iskoristili paletu ispod dugmeta Home > Clipboard > Paste; uočite da možete odabrati razne posebne vidove prenosa sadržaja; isprobajte sami posledice raznih načina! Možete mišem da „uhvatite“ opseg za jednu od ivica, a zatim ga prevučete na odredište; da biste to učinili, primaknite pokazivač miša okviru opsega dok se ne pojavi četvorostruka strelica. Prilikom vučenja, videćete siluetu opsega i ekransku napomenu sa adresom ciljnog opsega, što će vam pomoći da precizno locirate odredište. Ako pritom budete držali desni taster miša, a ne levi kao što je uobičajeno, kada dovučete opseg na odredište i otpustite taster miša, odmah će se otvoriti brzi meni koji nudi izbor od deset operacija na ciljnom opsegu. Prvu grupu čine standardne komande: Move Here i Copy Here premeštaju, odnosno kopiraju pola-
ra ili premešta. Kada kopirate neki opseg, pazite na tipove referenci u ciljnim ćelijama; prenos relativne reference može da izazove pogrešne rezultate u formulama. Morate razlikovati dve vrste brisanja unutar opsega: jedno je fizičko uklanjanje ćelija, pri čemu se menja struktura celog radnog lista, a drugo se svodi na „čišćenje“ ili samo brisanje sadržaja ćelija, pri čemu sam opseg ostaje na svom mestu. Označeni opseg ćete fizički izbrisati pomoću dijaloga koji dobijate komandom Home > Cells >Delete > Delete Cells ili komandom Delete u kontekstnom meniju opsega. Nude se četiri opcije: u prve dve odlučujete da li će ispražnjeno mesto „povući“ preostale ćelije zdesna ili odozdo. Druge dve opcije omogućuju da fizički izbrišete cele redove ili kolone u kojima se nalazi obeleženi opseg. Samo sadržaj opsega ćete najbrže ukloniti pritiskom na taster Delete na tastaturi. Komanda na glavnoj traci Home > Editing > Clear otvara četiri opcije brisanja: opcija Clear All briše sadržaj i sve atribute oblikovanja ćelije, dovodeći je u početno stanje; opci-
28
PC
mart 2008
Excel 2007 – na novoj radnoj površini
ja Clear Formats uklanja samo oblikovanja i maske koji su različiti od podrazumevanih; sledeća opcija uklanja samo sadržaj, poput tastera Delete; konačno, poslednja opcija Clear Comments uklanja komentar koji je dodeljen ćeliji (o ovom elementu govorimo u sledećem priručniku). Osim kompletnog kopiranja sadržaja opsega, postoji mogućnost prenosa dela sadržaja ćelija ili obavljanja nekih operacija u toku prenosa, što su vam pametne oznake već otkrile. Obeležite neki opseg podataka, izaberite Copy, a zatim aktivirajte samo jednu ćeliju koja je gornji levi ugao ciljnog opsega. Prostom komandom Paste iskopirali biste sadržaj opsega, prenoseći sve osobine oblikovanja i zauzimajući tačno isti obim ciljnih ćelija. Međutim, ako otvorite dijalog komandom menija Home > Clipboard > Paste > Paste Special ili istom komandom u kontekstnom meniju, dobićete mogućnost da izaberete posebni vid kopiranja. Opišimo opcije koje se nude. Grupa Paste nudi čak jedanaest načina prenosa: puno kopiranje (All) prenosi vrednosti, formule i oblikovanje ćelija. Opcija Formulas čini slično, ali sa izuzetkom okolnih osobina redova i kolona (npr. prenos cele kolone menja širinu ciljne kolone); ako upotrebite opciju Values, sve formule će biti prevedene u konstante. Opcija Formats prenosi samo osobine ćelija, bez prenosa sadržaja (ponaša se kao Format Painter), a sledeća prenosi samo komentare. Kada postavite pravilo valjanosti unosa u jednu ćeliju, to možete proširiti na ciljni opseg opcijom Validation. Opcija All using Source theme je posebna varijanta prenošenja koja kombinuje teme za uređenje ćelija; All except borders pri
prenosu ignoriše ivične linije koje ste možda nacrtali; sledećom opcijom ćete preneti samo širinu kolone, a dve poslednje opcije su varijacije već pomenutih, uz dodatak prenošenja maske brojeva. Grupa Operation omogućuje da se ćelije polaznog opsega aritmetički pridruže ciljnom opsegu sadržaja, u kombinaciji sa osnovnom funkcijom. Na primer, ako ćeliju sa brojem 5 kopirate preko ćelije sa brojem 15, birajući operaciju deljenja, ciljna ćelija će dobiti vrednost 3; ovo možete iskoristiti da odjednom promenite vrednosti konstantama u nekom opsegu: samo u neku ćeliju unesite vrednost koja će biti sabirak, umanjilac, množilac ili delilac, na njoj zadajte komadu kopiranja, a onda obeležite ceo ciljni opseg, pa specijalno nalepite tu vrednost birajući operaciju; bržeg načina za takvu akciju nema! Najzad, dva polja za potvrdu pri dnu izazivaju posebna dejstva. Prva opcija Skip blanks nalaže da praznine u polaznom opsegu ne prebrišu sadržaj u ciljnom opsegu, nego da ga zadrže. Opcija Transpose će preokrenuti ciljni opseg tako da redovi polaznog postanu kolone, a kolone redovi.
Ručica za popunu Već smo ilustrovali primenu ručice za popunu, malog crnog kvadratića u donjem desnom uglu okvira aktivne ćelije ili opsega; ispitajmo kako se još ta ručica koristi. U neku ćeliju upišite tekst, npr. „Zdravo!“ Uhvatite ručicu mart 2008
PC
29
PC SPECIJALNI DODATAK
za popunu mišem i povucite ga nadole preko nekoliko ćelija. Otpustite taster na mišu: tekst je iskopiran u sve ove ćelije. Neka ceo opseg ostane obeležen, pa povucite ručicu za popunu nekoliko redova nagore: iskopiraće se i ovako. Ne puštajući taster miša, imate mogućnost da širite opseg samo u jednom, ali bilo kom smeru. Drugi primer: u jednu ćeliju upišite „Zdravo!“ a u onu ispod nje napišite „Kako ste?“ Obeležite opseg od ove dve ćelije, pa povucite ručicu za popunu nadole nekoliko redova. Primetićete da se ceo opseg kopira onoliko puta koliko ima mesta u označenom ciljnom prostoru; u tome će vam pomoći ekranska napomena uz pokazivač miša dok vučete. Probajte i ovo: u neku ćeliju unesite tekst „broj 7“. Uhvatite ručicu za popunu i povucite je nekoliko ćelija nadole. Obeležite opet početnu ćeliju, pa povucite ručicu udesno, pa ulevo, pa nagore. Primetićete da se tekst menja u
„broj 8“, „broj 9“... ako vučete ručicu nadole ili udesno, a u „broj 6“, „broj 5“... ako je vučete ulevo ili nagore. Ova mogućnost programa se zove automatska popuna: brojevi na kraju u alfanumeričkom zapisu se menjaju za jedan, datumi za jedan dan, vreme za jedan sat, itd. Ručica za popunu ima još jednu svrhu: obeležite neki veći opseg podataka, pa povucite ručicom nalevo ili nagore: u svim sivo označenim kolonama ili redovima sadržaj ćelija će biti izbrisan. Recimo da pripremate neku dugačku listu i da želite da joj dodate redne brojeve. Umesto da kucate redne brojeve počev od 1 pa do ko zna koliko, upotrebite ručicu za popunu. Formi-
30
PC
mart 2008
rajte kolonu za redne brojeve i unesite prva dva redna broja (npr. 1 i 2). Obeležite ta dva broja kao opseg, pa povucite ručicu do željenog broja. Postoji i mnogo lakši način, ali pod uslovom da je sadržaj liste već unet ranije: dovoljan je dupli klik na ručicu na prvoj ćeliji u koju ste uneli broj 1. Excel će prepoznati kontekst liste i uneti broj 1 tačno do kraja liste. Odmah se poslužite pametnom oznakom: izvedenu operaciju Copy Cells promenite u Fill Series; umesto jedinica, dobićete uredan skup rednih brojeva. Unos nizova brojeva je podržan posebnim opcijama; redni brojevi su tek najprostiji slučaj. Recimo, ako je polazna vrednost datum, pametna oznaka će vam ponuditi da korak uvećanja bude jedan dan, jedan radni dan (Fill Weekdays; uzimaju se samo dani od ponedeljka do petka), jedan mesec ili cela godina. Pri promeni meseca, mehanizam je dovoljno inteligentan da izbegne nelogične datume: recimo, unesite 31.1.2008, povucite nadole, pa zahtevajte uvećanje za jedan mesec i obratite pažnju na rezultat. Da biste još brže dobili opcije popune, vucite desnim tasterom miša, pa će se na kraju izbor u meniju pojaviti odmah. Uočite posebne opcije koraka uvećanja brojeva koji nisu susedni. Recimo, u jednu ćeliju unesite broj 2, a u sledeću broj 5. Označite ove dve ćelije kao opseg, pa levim tasterom miša povucite ručicu za popunu nadalje. Dobićete brojeve 8, 11, 14... jer će se uspostaviti linearna korelacija. Ako vučete desnim tasterom miša, možete uspostaviti linearnu ili geometrijsku progresiju (opcije Linear Trend i Growth Trend). Ukupne opcije za popunu opsega serijom podataka ćete dobiti ako unesete prvu vrednost u neku ćeliju, odatle obeležite ciljni opseg, pa pozovete dijalog Home > Editing > Fill > Series. Isprobajte sami razne opcije nad običnim brojevima i datumima, lako ćete ih razumeti.
Excel 2007 – na novoj radnoj površini
Ručica za popunu je u stanju da koristi podatke koji su definisani u posebnim listama za popunu. Pogledajte dijalog koji se otvara izborom dugmeta Edit Custom Lists u polaznom dijalogu Office > Excel Options > Popular: tu se već nalazi nekoliko spiskova dana u nedelji i meseci u godini; ako je podrazumevani jezik vaše platforme prilikom instalacije sistema Microsoft Office 2007 bio srpski (bez obzira na jezik radne površine), ti spiskovi će biti na srpskom jeziku. Ako u neku ćeliju unesete bilo koji dan u nedelji, recimo „petak“, kada povučete ručicu za popunu nadole, pojaviće se „subota“, „nedelja“, „ponedeljak“ i dalje u krug. Po potrebi, možete i sami formirati prilagođene liste, direktnim unosom u dijalogu ili uvoženjem spiska iz nekog opsega na radnom listu (opcija Import u dijalogu Custom Lists).
Imenovane reference Možda ćete jednom najzad upamtiti da je neka carinska stopa upisana u ćeliju Konstante!F22, ali zar to ne bi moglo i lakše da se upamti? Ovo je tipična situacija koja se najbolje rešava imenovanjem ćelija i opsega: svakoj referenci možete dati ime u obliku šifre ili opisa. Tada po-
datak u imenovanoj ćeliji ili opsegu koristite pišući ime umesto adrese, primera radi =C25*(1+CarinaOprema) ili =F10*EvroKupovni. Ime reference može biti dugo do 255 znakova i sastoji se od slova, cifara, donje crte i tačke; prvi znak mora biti slovo ili donja crta. Ne možete dati ime koje se poklapa sa adresom ćelije (npr. AB1). Biće upamćeno da li ste upisali velika ili mala slova, ali to je pri upotrebi nevažno. Referenci možete dati ime na nekoliko načina. Najlakše je da se postavite na ćeliju ili opseg koji želite da imenujete, pa da kliknete u polje za ime (levo od linije formula) i upišete odabrano ime za referencu. Međutim, opštu i detaljniju kontrolu imenovanih referen-
ci ćete ostvariti kontrolama u grupi Formulas > Defined Names u glavnoj traci programa; način upravljanja ovim resursima je bitno olakšan u Excel-u 2007 u odnosu na prethodne verzije programa i zato vam savetujemo da uvek koristite Name Manager, koji ćete pozvati klikom na istoimeno dugme ili prečicom Ctrl+F3. Klikom na dugme New u dijalogu Name Manager (takođe, komandom Formulas > Defined Names > Define Name) otvorićete detaljni dijalog za definisanje novog imena. Najpre mart 2008
PC
31
PC SPECIJALNI DODATAK
u polje Names upišite željeno ime, trudeći se da ono bude opisno. U polje Refers to upišite referencu; ranije obeleženi opseg će biti već upisan. Isti dijalog ćete koristiti i ako referenci želite da promenite adresu: odabraćete referencu na spisku u dijalogu Name Manager, pa prekucajte ili označite mišem novi opseg adresa; ako treba da izbrišete imenovanu referencu, kliknite na dugme Delete nad obeleženom stavkom. Prilikom definisanja nove imenovane reference, padajuća lista Scope je važna, jer definiše domen važnosti imena. Naime, ime reference može da bude jednoznačno samo na radnom listu, pa možda morate paziti na udvajanja koja će nastati, recimo, ako napravite kopiju radnog lista koji sadrži imenovane ćelije. Ako se imena poklapaju, pri upotrebi se podrazumeva ime na aktivnom radnom listu. Drugu referencu istog imena pozivate opštim oblikom adresiranja, poput Izveštaj!ukupno (ćelija „ukupno“ na listu „Izveštaj“). Ove situacije su podložne greškama, pa vam savetujemo da zbog boljeg snalaženja pazite da imena budu jednoznačna u celoj radnoj svesci. Štaviše, preuredite ih: u dijalogu Name Manager najpre kliknite na zaglavlje Name da biste sortirali spisak po imenima. Obeležite dvostruko ime, ako postoji u listi, pa kliknite na dugme Edit i u dijalogu Edit Name promenite ime reference. Nemojte se brinuti za integritet promenjene reference: Excel će promeniti sve upotrebljene
32
PC
mart 2008
instance imena. Uopšte, Excel je u stanju da prepozna ime reference ako je pri formiranju formule budete označili mišem. Ako ste u nekim formulama ranije pisali prave adrese kao reference, a zatim imenovali te ćelije, adresu možete zameniti imenom: otvorite dijalog Formulas > Defined Names > Define Name > Apply Names, a zatim u listi izaberite sva imena kojima će adrese ćelija ili opsega biti zamenjene. Imenovanu referencu lako možete koristiti bilo gde: uočite spisak ispod komande Formulas > Defined Names > Use in formula: osim spiska definisanih imena, koja možete izabrati odmah, tu je i opcija Paste Names koja otvara dijalog; šta god da izaberete, u aktivnoj ćeliji ćete dobiti početni zapis formule poput =ime; će-
Excel 2007 – na novoj radnoj površini
je ime reference jednoznačno, možete upotrebiti polje za ime da biste je aktivirali: samo upišite ime ili ga izaberite iz padajuće liste. Ako je imenovan ceo skup podataka, lako ćete ga sabrati: =SUM(prodaja); najzad, ako u formuli piše, npr. =E24*(1+pdv_stopa1+marža), biće odmah jasno da ova formula daje bruto cenu nekog artikla.
Formiranje pravila za unos lija ostaje u režimu uređenja, pa možete nastaviti da gradite formulu. Ako u dijalogu Paste Names kliknete na dugme Paste List, napravićete abecedni spisak svih imenovanih referenci u radnoj svesci. Ako želite da se podaci u nekoj složenoj tabeli imenuju na osnovu sadržaja u zaglavljima, obeležite je celu, pa birajte komandu For-
U opštem slučaju, u bilo koju ćeliju možete uneti bilo kakav sadržaj. Ali, mnogo je verovatnije da ćete podatke nekako urediti i strukturirati prema značenju, tipu i vrednosti. Da biste sprečili buduće probleme zbog nehotične greške pri unosu, postoji alatka koja služi kao preventiva: to je sistem za proveru valjanosti, kojim se nekoj ćeliji ili opsegu dodeljuje pravilo
mulas > Defined Names > Create from Selection; svaki red i kolona sa sadržajem će biti imenovani prema zaglavlju. Sada sledi ključni trik: Presek reda i kolone dobija ime koje se sastoji od oba imena opsega i razmaka između: na primer, ime podatka o prodaji druge prodavnice u utorak možete referencirati kao =prod2 utorak ili =utorak prod2, svejedno. Koristi od imenovanja su mnogobrojne. Prvo, ne morate pamtiti adresu važnog podatka – lakše je da upamtite opisnu referencu. Drugo, imenovana referenca ima apsolutnu adresu i ne morate se brinuti ako kopirate formule. Ako
unosa. Recimo, možete naložiti da ćelija prima samo broj u opsegu između dva zadata broja, datum veći od nekog početnog, tekst tačno zadate dužine, itd. Možete zadati i složeni kriterijum koji uspostavlja relaciju između unetog podatka i nekog sadržaja zatečenog na radnom listu. Odaberite jednu ili više ćelija i otvorite dijalog komandom Data > Data Tools > Data Validation (glavni deo razdeljenog dugmeta). Na kartici Settings formiraćete kriterijum ispravnosti ćelije. Recimo da ćelija treba da primi ocenu učenika: u listi Allow birajte opciju Whole number, a u listi Data kao kriterijum postavite mart 2008
PC
33
PC SPECIJALNI DODATAK
between. Pojavljuju se polja za unos Minimum i Maximum: u njih unesite brojeve 1 i 5. Odlučite da li ćelija sme da ostane prazna (opcija Ignore blank). Ako ćelija može da primi samo jednu od nekoliko određenih vrednosti, zgodno
je da na nekom mestu formirate listu svih mogućih vrednosti, a zatim ciljnim ćelijama dodelite pravilo unosa iz te liste: u dijalogu Data Validation > Settings odaberite opciju Allow – List, pa u liniju Source unesite adresu pripremljene liste (koja mora biti na istom radnom listu). Listu možete uneti i direktno u polje Source kao tekst razdvojen separatorom (tačka-zarez), npr. Pera;Mika;Laza. Tako pripremljena ćelija će se pri unosu ponašati kao padajuća lista u kojoj birate moguće vrednosti. Time možete da završite definisanje pravila, ali predlažemo da pride odredite kako da se ćelija ponaša u toku interakcije. Na drugoj kartici možete definisati poruku koja će se pojavi-
34
PC
mart 2008
ti kao ekranska napomena kada se ćelija aktivira. Na trećoj kartici Error Alert odaberite jedan od tri stila: opcija Stop će sprečiti unos neispravne vrednosti, Warning će zahtevati od korisnika da odluči između prihvatanja i ispravke unosa, dok opcija Information samo izveštava o grešci i prihvata unetu vrednost. Ako isključite polje za potvrdu na ovoj kartici dijaloga, program neće reagovati na pogrešan unos. U tom slučaju ispravnost možete proveriti naknadno, komandom Data > Data Tools > Data Validation > Circle invalid data. Neispravni podaci će biti privremeno zaokruženi crvenom elipsom, pa možete reagovati na grešku. Elipsa se uklanja nakon komande za čuvanje radne sveske ili komandom Clear validation circles koja se nalazi u istoj paleti komandi.
Uslovno oblikovanje Excel omogućuje da sadržaj ćelije menja svoj izgled u zavisnosti od trenutne vrednosti. Ta funkcionalnost je izuzetno unapređena u aktuelnoj verziji programa i predstavlja jednu od najatraktivnijih novosti; predstavlja posledicu opšteg trenda u poslovnoj informatici gde se vizuelizacija podataka smatra korisnim načinom za postizanje efikasnosti. Naravno, reč je o tome da ćete primenom novih opcija veoma ubrzati pregled odnosa i uočavanje ekstremnih vrednosti u nekom većem opsegu podataka; kom-
Excel 2007 – na novoj radnoj površini
binacijama koje su vam na raspolaganju, možete napraviti i prave vizuelne bravure. Osnovna upotreba uslovnog oblikovanja je veoma jednostavna, zahvaljujući paletama koje ćete pronaći grupisane ispod dugmeta Home > Styles > Conditional Formatting. Najočiglednije za primenu su grupe opcija Data Bars, Color Scales i Icon Sets; osnovna upotreba je veoma jednostavna i nećemo vas zamarati objašnjavanjem. Jedino naglašavamo da možete slobodno kombinovati čak i više opcija odjednom, npr. skale boja i ikone zajedno; s druge strane, napomi-
njemo i to da preterivanje ne vodi dobrom rezultatu, pa budite umereni u primeni ovih opcija. Uočite da ćete primenom palete Highlight Cell Rules lako definisati neko sopstveno pravilo za vizuelno obeležavanje sadržaja: među predlošcima pravila su svakako veoma zanimljiva ona koja ističu duplikate u opsegu. Grupa pravila Top/Bottom Rules daju zanimljivu mogućnost da obeležite one vrednosti koje su specifične u odnosu na ostatak opsega (npr. vršne vrednosti, one koje su izvan očekivanog opsega i slično). Svako definisano pravilo uslovnog oblikovanja na radnom listu je moguće naknadno preurediti: otvorite dijalog komandom Home > Styles > Conditional Formatting > Manage Rules, pa u padajućoj listi Show formatting rules for birajte opciju This Worksheet. Dobićete spisak definisanih pravila; obeležite ono koje želite da promenite i kliknite na dugme Edit Rule. Konkretni sadržaj dijaloga koji sledi će zavisiti od vrste pravila koje ste prvobitno definisa-
li: Ipak, jedan imenitelj je zajednički: uobičajeno je da se minimalne i maksimalne vrednosti utvrđuju relativno u odnosu na sadržaj celog opsega; umesto toga, vi možete utvrditi neke apsolutne veličine koje će biti smatrane novim okvirima za oblikovanje. Ako ste skloni kombinovanju, možete i sami definisati neko pravilo za uslovno oblikovanje mimo paleta: počnite nad obeleženim opsegom, pozivajući dijalog komandom Home > Styles > Conditional Formatting > Manage Rules. Dijalog je prilično intuitivan i vodi vas kroz sve potrebne korake u definisanju pra v i l a , pa vam prepuštamo da sami istražite opcije. Pomoći ćemo vam samo kod poslednje opcije za izbor tipa pravila, ono koje birate opcijom Use a formula to determine which cells to format. Važan detalj pri definisanju ovog pravila u opsegu je da primetite koja ćelija je aktivna u opsegu (recimo, obratite pažnju na adresu u polju za imena), jer tu ćeliju ćete referencirati kao uzorak u formuli. Sama formula mora da ima takav oblik da vrati logičku vrednost (npr. =C15>100 ili =B10"nedelja"). Zatim klikom na dugme Format otvorite dijalog za oblikovanje ćelije i postavite nove osobine njenog izgleda. Kada definišete prvo uslovno oblikovanje nad opsegom, dugmetom New Rule možete postaviti novi uslov, i tako do velikog broja nivoa. Ako postavljate više pravila, povedite sami računa da ona moraju da budu međusobno logički usaglašena; izvesnu pomoć vam može pružiti arbitrarno pravilo Stop if True koje će sprečiti proveru pravila nižeg ranga u nekoj ćeliji u opsegu ako je neko više pravilo već zadovoljeno. mart 2008
PC
35
PC SPECIJALNI DODATAK
Funkcije
R
ad sa formulama i, posebno, sa funkcijama na radnom listu u Excel-u ne bi bio ni po čemu poseban da nije osnovnog načela koje ste već uočili, pa čak i ako ste potpuni početnik: to je princip automatskog preračunavanja. Kad god promenite neki sadržaj na radnom listu,podrazumevano se okida operacija ponovnog izračunavanja svih formula, što znači da će sve formule na koje izmenjeni sadržaj utiče dati nove rezultate; ovo je jedna od suštinskih osobina koja spreadsheet programa. Posebno korisno je takozvano kaskadno preračunavanje: rezultat neke formule može biti argument druge, a ova treće itd. Radni list može imati proizvoljan broj ćelija čiji sadržaj je direktno ili posredno povezan sa nekim zajedničkim sadržajem. Kada dođe do promene početnog sadržaja, izmeniće se i sve zavisne vrednosti. Zahvaljujući tome, vi možete organizovati radni list (i celu radnu svesku) kao složenu mrežu nekog aplikativnog rešenja u kome relativno mali broj unetih vrednosti formira kompletnu sliku nekog poslovnog procesa.
Prva funkcija: SUM Vratimo se na tabelu u kojoj smo demonstrirali automatsko preračunavanje. Postavite se u ćeliju A6 i unesite izraz =A1+A2+A3+A4+A5. Nije problem napisati izraz sa pet sabiraka, ali šta bi bilo ako treba sabrati dvesta brojeva? Za to se koristi funkcija SUM, koju ste već više puta videli u prethodnom tekstu; sasvim sigurno, tu funkciju ćete koristiti više nego sve druge izraze i funkcije zajedno. Zato u glavnoj traci Home postoji brza komanda da postavite funkciju sabiranja: postavite se na ćeliju u kojoj tre-
36
PC
mart 2008
ba da se nađe zbir i kliknite na dugme Editing > AutoSum. Istu komandu ćete naći i u paleti Formulas > Function Library. Sa velikom verovatno-
ćom, program će vam predložiti tačni opseg ćelija koji baš želite da saberete. Ukoliko ovaj opseg nije dobro predložen, ostaje vam da prekucate ili da mišem prevučete od prve do poslednje ćelije koju želite, a zatim potvrdite unos. Dakle, zamenite polazni izraz funkcijom =SUM(A1:A5). Dobili ste, naravno, isti rezultat. Obratite pažnju na još jedan detalj: pored dugmeta AutoSum nalazi se padajuća lista najčešće korišćenih funkcija (prosek, prebrojavanje, maksimum i minimum), što je zgodna prečica do tih, takođe često korišćenih funkcija. Uočićete i stavku More Functions, koju ćemo uskoro opisati. U Excel-u postoje i jedan „brzi“ računski alat: ako želite da samo na čas saznate zbir nekih ćelija, obeležite ih i pogledajte na statusnu traku, gde će se pojaviti tekst poput Sum=1286; kako budete povećavali opseg mišem, tako će se i priručni zbir menjati. Desnim klikom na ovo polje u statusnoj liniji, dobićete listu drugih funkcija, sličnu onoj pod dugmetom za sabiranje u traci sa alatkama. Novost u Excel-u 2007 je u tome što možete prikazati i više agregatnih vrednosti odjednom; neće smetati da ih uključite sve, mada je potrebno da vas upozorimo da ćete ponekad videti i neke možda nelogične rezultate (npr. zbir više datuma).
Excel 2007 – na novoj radnoj površini
Struktura funkcije Sve formule u Excel-u moraju da budu pisane po strogim pravilima. Kada smo govorili o izrazima, videli ste da su pravila pisanja gotovo jednaka pisanju izraza po pravilima aritmetike. S druge strane, za funkcije važe pravila koja se menjaju od jedne do druge prilike, ali postoje neka opšta pravila koja se lako prepoznaju. Najopštiji oblik pisanja funkcije je =FUNKCIJA(arg1;arg2;...;argN)
Iza znaka jednakosti sledi rezervisana reč koja predstavlja ime funkcije, a zatim se u zagradama navodi jedan ili više argumenata funkcije, razdvojenih tačka-zarezom kao znakom za razdvajanje. Nebitno je da li rezervisanu reč pišete velikim ili malim slovima; Excel će je na kraju prevesti u velika slova. Argumenti funkcije mogu biti konstante, reference (adrese ćelije ili opsega), celi izrazi i druge funkcije, a najviše ih može biti trideset. U zavisnosti od pravila funkcije, argumenti mogu biti obavezni ili opcioni. U nekim slučajevima broj argumenata može biti promenljiv, a redosled nevažan. U opštem slučaju, broj i redosled argumenata je strogo definisan. Primer funkcije sa proizvoljnim brojem i nebitnim redosledom argumenata je funkcija SUM: =SUM(1;A1;C3:D6;F5+100)
U ovom primeru postoji četiri argumenta: jedna konstanta, jedna ćelija, jedan opseg i jedan izraz. Pošto je sabiranje komutativno, redosled navođenja argumenata nije bitan. Primer funkcije sa strogim redosledom bi bio: =IF(A20;A1/A2;"Deljenje nulom!")
Ovo je funkcija grananja, koja najčešće ima tri navedena argumenta; ako nedostaje drugi argument, podrazumevaće se TRUE, a zamena za treći je FALSE. Po dogovoru, opcione ar-
gumente ćemo pisati kurzivom. Sintaksa funkcije stoga glasi =IF(uslov;rezultat_ako_je_tačno; rezultat_ako_je_netačno)
Ponekad funkcija ima određeni broj argumenata, ali se u nekim slučajevima neki od argumenata može izostaviti i tada se prihvata njegova podrazumevana vrednost. Ako napišemo =WEEKDAY("1.mar.2008"), funkcija će vratiti redni broj dana u sedmici za navedeni datum, ali po američkom standardu, gde se nedelja smatra prvim danom u sedmici, pa će rezultat za ovu subotu biti broj 7. Zato treba upotrebiti opcioni drugi argument koji menja način brojanja: =WEEKDAY("1.mar.2008";2); sada će ova funkcija vratiti broj 6, kako smo već navikli da numerišemo subotu u radnoj sedmici. Postoje i funkcije bez argumenata: bez obzira na to, iza rezervisane reči i tada svakako treba ispisati par zagrada. Recimo, funkcija =TODAY() daje trenutni datum, a =NOW() daje trenutni datum i vreme; nikakvi argumenti ovde nemaju smisla. Argument funkcije može da bude druga funkcija. Funkcije je moguće ugnezditi do 64 nivoa dubine, što je i te kako izdašno (u ranijim verzijama, limit je bio sedam nivoa). Dakako, ne treba preterivati: često je pametnije razložiti neki složeni proračun na više koraka, tj. na funkcije u više ćelija. Tako se lakše kontroliše rad funkcija u uslovima promenljivih vrednosti argumenata, naročito u slučajevima kada se ponekad pojavljuju greške u rezultatima. Kada se kao argument funkcije unosi formula, onda za nju važe sva njena pravila unosa, osim što se sad ne unosi znak jednakosti: taj znak je rezervisan isključivo za označavanje početka unosa cele formule. Na primer: =IF(A1=0;0;B1/A1)
Ova funkcija će razrešiti problem deljenja nulom. Umesto greške #DIV/0!, takav rezultat mart 2008
PC
37
PC SPECIJALNI DODATAK
ćemo proglasiti nulom. Pogledajte sledeće primere i protumačite ih sami: =WEEKDAY(TODAY();2) =SUM(IF(A1>B1;A1;B1);C1)
Funkcija može da bude i deo izraza, pa je prihvatljivo da napišete izraze poput ovih: =1+IF(A1>A2;A1;A2) =TODAY()+14 =MIN(SUM(A1:C3);SUM(D1:D10);50)/(1+ABS(G1))
U času uređenja formule čiji sadržaj su reference, svaka od njih će se pojaviti u različitoj boji, a sama referenca će biti privremeno uokvirena linijama odgovarajuće boje; tako ćete moći da proverite svaki od polaznih opsega. Ako neki argument formule ima pogrešnu adresu, prepravite je prekucavanjem ili mišem: uz pomoć četiri kvadratića u uglovima opsega, možete mišem promeniti adresu reference.
Unos funkcije Konkretne akcije pri unosu formula obavljaćete uglavnom u paleti Formulas > Function Library uz pristojni prateći sistem pomoći koji je ugrađen u program. Biblioteka funkcija je grupisana u logične celine o kojima ćemo malo kasnije više govoriti; obratite pažnju da ako malo zadržite pokazivač miša nad imenom funkcije u
38
PC
mart 2008
paleti, dobijate kratki opis i sintaksu funkcije, što može biti dovoljno ako samo želite da se prisetite jedne funkcije među više sličnih. Primetili ste verovatno i sledeće: ako krenete u samostalno pisanje imena funkcije, počev od znaka jednakosti i prvog slova, pojaviće se priručna lista funkcija koje odgovaraju do sada ispisanim slovima, sužavajući se kako unosite koji znak (probajte =SUM). U određenom trenutku možete da se preorijentišete na strelice na tastaturi da biste birali u priručnoj paleti, a tad ćete dobiti i ekransku napomenu sa opisom funkcije; obeleženu funkciju ćete izabrati pritiskom na taster Tab, što će vas dovesti do tačke iza otvorene zagrade, u očekivanju unosa argumenta. Dok se sasvim ne naviknete na prepoznavanje argumenata funkcija koje koristite, preporučujemo vam da za unos funkcija koristite dijalog Insert Function, koji je od prethodnih verzija rezervisan za ovu namenu; možete ga otvoriti na više načina: klikom na dugme sa oznakom fx pored linije za unos formula; izborom stavke More Functions u uz dugme AutoSum u glavnoj traci; ili unesite znak jednakosti u ćeliju, pa u kratkoj listi poslednje korišćenih funkcija koja je zamenila sadržaj polja za ime odaberite poslednju stavku. Na slici vidite prvi od dva prozora čarobnjaka za unos funkcija. Dijalog pomaže u nalaženju funkcije čak i ako ne znate njeno ime. Naime, u polje Search for a function možete uneti pitanje u obliku nekih ključnih pojmova; ako, na primer, napišete reči angle, average value, interest, itd, dobićete izbor funkcija koje zaista
Excel 2007 – na novoj radnoj površini
služe poslovima koji odgovaraju opisu; obeležite li bilo koju od njih, pri dnu dijaloga ćete dobiti sintaksu i kratki opis funkcije. Funkciju možete potražiti i na osnovu liste kategorija. Grupa Most Recently Used čuva listu od deset funkcija koje ste poslednje upotrebili, a All je abecedna lista svih aktivnih funkcija; taj broj može biti promenljiv; podrazumevano ih ima 341, a može ih biti i više ako su aktivni neki programski dodaci. Nakon izbora, kliknite na OK. Tačni sadržaj drugog dijaloga zavisi od odabrane funkcije, zapravo od broja i tipova argumenata. Levo od svakog polja za unos se nalazi opisno ime argumenta; ukoliko je to ime ispisano podebljanim tekstom, argument je obavezan; ako nije, argument je opcioni. Desno od polja, belim slovima je ispisan tip podatka ili izvor (broj, tekst, referenca), dok se polje ne popuni. Pored polja čiji tip nije važan, stajaće oznaka any; kada argument ispravno unesete, pojaviće se njegova izračunata vrednost na desnoj strani. Kako aktivirate koje polje, tako se pojavljuje kratka pomoć u donjem delu dijaloga. Čim bude dovoljno podataka da se formira rezultat, ugledaćete ga pri dnu. Ako funkcija ima promenljivi broj argumenata (probajte funkciju SUM), kada se popuni pretposlednji argument i aktivira poslednji, pojavljuje se još jedan na raspolaganju za unos, sve do tridesetog argumenta. Posao završavate potvrdom na OK. Ovo je prikladno mesto da pomenemo i jednu opciju udobnosti u dijalozima u Excel-u. Naime, desiće vam se da u toku popune nekog dijaloga treba da upišete tačnu referencu koju trenutno ne znate napamet. Da ne biste morali da pamtite i pišete napamet, možete privremeno skupiti ceo dijalog tako da se vidi samo aktivno polje za unos; tome služi dugme koje se nalazi na desnoj strani svakog takvog polja u dija-
lozima. Kada sažmete dijalog, lakše ćete obeležiti mišem potrebnu referencu; kada završite to obeležavanje, ponovnim klikom na dugme na desnoj strani razvićete dijalog do pune vidljivosti. Može i drugačije: ako krenete da povlačite mišem da biste obeležili opseg, dijalog će se sam skupiti samo do polja za unos sve dok ne završite povlačenje, kad će se opet videti ceo. Ako vam prilikom samostalnog upisa funkcije u ćeliju krene malo teže, pritisnite Ctrl+A: direktno ćete se naći u drugom koraku čarobnjaka za formiranje funkcije, gde ćete lakše završiti posao. Ako pokrenete čarobnjak u času kada je aktivna ćelija koja sadrži funkciju, opet će se aktivirati drugi prozor dijaloga, sada sa argumentima prenetim iz funkcije u ćeliji, i tu ih možete menjati.
Grupe funkcija Nemojte se opterećivati preciznim učenjem tačnog načina pisanja funkcija napamet, jer to je zaista izlišno u svetlu postojanja svih interaktivnih elemenata pomoći na radnoj površini. Umesto toga, bolje je da posvetite neko vreme opštem upoznavanju paleta funkcija po grupama, kako biste imali barem načelnu sliku o direktnim mogućnostima kojima raspolažete u svakom času. To će, verujte, biti sasvim dovoljno: iskustvom ćete kasnije sticati više saznanja o detaljima, pa možda i do mere da potpuno samostalno napišete neku složeniju funkciju. Opisi pred vama su kratki i u suženom izboru od po nekoliko tipičnih predstavnika u svakoj grupi, tek da vam naznačimo neke interesantne funkcije koje možda niste upoznali ranije. Nećemo sada pominjati ni sve grupe funkcija. Neke od njih će biti predmet sledećeg priručnika, dok neke prevazilaze okvir ovog nivoa; u potonje svakako pripada i sasvim nova grupa mart 2008
PC
39
PC SPECIJALNI DODATAK
Cube, koja je razvijena za potrebe direktne eksploatacije upita direktno iz OLAP kocki na serveru baza podataka.
đu a i b ćete dobiti drugom funkcijom =RANDBETWEEN(a;b).
Finansijske funkcije Matematičke i trigonometrijske funkcije Grupa Math & Trig sadrži operacije sa brojevima koje se nalaze i na kvalitetnim kalkulatorima: počev od funkcije SUM, koja je prva koju svako savlada, preko eksponencijalnih, logaritamskih, trigonometrijskih, sve do raznih funkcija za zaokrugljivanje broja. U ovu grupu se ubrajaju i neke posebne funkcije od kojih ćemo predstaviti nekoliko. =POWER(broj;stepen) – izračunava bilo koji stepen broja; koren broja računajte kao stepen oblika 1/x. =LN(broj), =LOG10(broj), =LOG(broj;osnova) – izračunava logaritam broja sa osnovom broja e, 10 ili sa drugim osnovama. =SIN(broj), =COS(broj), =TAN(broj), =ASIN(broj), =SINH(broj), ... – postoje osnovne trigonometrijske funkcije, inverzne trigonometrijske funkcije i hiperboličke funkcije. =LCM(broj;broj;...), =GCD(broj;broj;...) – izračunava najmanji zajednički sadržalac, odnosno najveći zajednički delilac dva ili više brojeva. =TRUNC(broj;broj_dec) – odseca decimalni deo broja na zadati broj decimala; ako nema drugog argumenta, podrazumeva se celobrojni deo. =ROUND(broj;broj_dec), =ROUNDDOWN(broj;broj_dec), =ROUNDUP(broj;broj_ dec) – zaokrugljuje broj na najbliži ceo broj, prvi ceo broj bliži nuli i prvi ceo broj dalje od nule, respektivno. Ako je drugi argument negativan boj, prelazi se na celobrojni deo: funkcija =ROUND(broj;-2) zaokrugljuje broj na stotine. =CEILING(broj;osnova), =FLOOR(broj;osnova) – povećava, odnosno smanjuje broj na najbliži ceo broj koji je umnožak zadate osnove. Na primer, funkcija =CEILING(141;15) daje rezultat 150. =FLOOR(141;15) je 135. =RAND() – daje slučajan broj u intervalu (0, 1). Funkcija se koristi kao generator pseudoslučajnih brojeva. Slučajni celi broj izme-
40
PC
mart 2008
Svrha funkcija u grupi Financial je izračunavanje raznih parametara kao što su anuiteti, interesne stope, broj rata i slično. One su malo složenije za upotrebu, jer za njihovo razumevanje morate poznavati razne metode iz oblasti bankarstva (mada se ponekad čini da naše banke ne koriste ove iste tehnike). Zato predstavljamo samo dve funkcije iz ove grupe, mogu vam makar okvirno poslužiti ako imate neke finansijske planove. Prva funkcija izračunava visinu rate prema zadatoj visini kamate, broju rata i visini glavnice. =PMT(kamata;broj_rata;početni_dug; preostali_iznos)
Sintakse finansijskih funkcija su prilagođene američkom bankarskom sistemu, pa ćemo na primeru razjasniti njihovu sintaksu. Recimo, ako hoćete da podignete kredit na 500.000 dinara na pet godina sa godišnjom kamatom od 12%, napišite: =PMT(12%/12;60;-500000)
i rezultat će biti 11.122,22 Din. Neka vas ne zbuni negativan broj: u zapadnom knjigovodstvu je normalno da se dug tako beleži. Deljenje kamate sa 12 je potrebno jer funkcija radi sa mesečnim iznosom kamate koji se preračunava na godišnju posebnim iterativnim procesom, čuvajući potrebnu preciznost proračuna. Funkcija može da se koristi i da biste utvrdili dinamiku štednje. Recimo, želite da za pet godina uštedite 750.000 dinara, uz kamatu na oročenu štednju od 3% godišnje. Napisaćete: =PMT(3%/12;60;0;750000)
i dobiti iznos od 11.601,52 dinara koje treba mesečno da odvojite da biste postigli ovaj
Excel 2007 – na novoj radnoj površini
cilj. Broj će biti iskazan kao negativan, dakle kao odbijanje od vaše zarade. Nula u zapisu funkcije se odnosi na početni iznos štednje; ako već imate neku ušteđevinu koju ćete odmah oročiti, umesto nule upišite tu vrednost. Sledeća funkcija izračunava mesečnu kamatu na osnovu broja perioda uplate i iznosa glavnice duga: =RATE(broj_perioda;visina_rate; početni_dug;preostali_iznos;tip)
Recimo, ako vam banka predloži da četiri godine uplaćujete po 5.000 da biste otplatili kredit od 200.000 (mada se kod nas banke još uvek ne cenjkaju na ovaj način), pogledajte kolika je to kamata: ako napišete =RATE(48;5000;-200000), dobićete vrednost 0,77%, što je prosečna godišnja kamata od 9,24%. Ako vas interesuje kako ekonomski razvijeni svet barata novcem, pogledajte kako rade funkcije NPER, IRR, NPV i druge. A u slučaju da već imate iskustva u baratanju finansijskim funkcijama, napominjemo da je ova grupa značajno proširena u aktuelnoj verziji, kao i da su poboljšane iterativne metode koje povećavaju preciznost međurezultata.
Funkcije za rad sa tekstom Zahvaljujući skupu funkcija u paleti Text, moguće je izvršiti mnogobrojne manipulacije tekstom: povezivanje, promenu veličine slova, promenu dela teksta, pretvaranje teksta u broj i obrnuto, itd. Pogledajmo kako rade neke od funkcija iz ove grupe. =LEFT(tekst;br_zn), =RIGHT(tekst;br_ zn), =MID(tekst;mesto;br_zn) – ove funkcije vraćaju od zadatog teksta deo u zadatoj dužini na levoj strani, na desnoj strani ili u sredini počev od zadatog mesta, respektivno. =LEN(tekst) – vraća broj znakova u tekstu. =FIND(kriterijum;tekst;početak) – nalazi mesto znaka koji je kriterijum u tekstu, počevši sa pretragom od znaka koji je označen kao početak. Na primerima:
=FIND("o";"Microsoft";6) – vraća broj 7 („prvo o iza šestog znaka“) =MID(A1;FIND(" ";A1;1)+1;LEN(A1) -FIND(" ";A1;1)+1) – uvek vraća drugu reč ako u A1 postoje dve reči razdvojene razmakom. =LOWER(tekst) , =UPPER(tekst) , =PROPER(tekst) – sve znakove teksta prevodi u mala slova, u velika slova ili u prva velika i ostala mala slova, respektivno. =EXACT(tekst;tekst) – poredi tekstualni sadržaj u dve ćelije, uvažavajući razliku između velikih i malih slova, i vraća logičku vrednost TRUE ili FALSE. =VALUE(tekst), =TEXT(broj;format) – prva funkcija pretvara tekst u broj, a druga pretvara broj u tekst, u zadatom formatu. Na primerima: =VALUE("1"&","&"23") – vraća broj 1,23 =TEXT("12345,67";"# ##0,000") – vraća tekst "12 345,670"
Funkcije za rad sa datumima i vremenom Funkcije u grupi Date & Time se koriste kada je potrebno od nekih parcijalnih podataka formirati datum ili kada treba pripremiti ovakve podatke za kasnije operacije. Neke funkcije smo već pomenuli (WEEKDAY, TODAY, NOW). Ne zaboravite: Excel interno beleži datume kao cele brojeve u rastućem nizu počev od 1. januara 1900. godine. Vreme u toku dana se beleži kao decimalni deo celog broja, gde jedan sekund iznosi 1/86400. =HOUR(vreme), =MINUTE(vreme), =SECOND(vreme) – funkcije vraćaju broj koji odgovara satu, minutu i sekundi za odabrani zapis vremena. =DAY(datum), =MONTH(datum), =YEAR (datum) – funkcije vraćaju broj koji odgovara danu, mesecu ili godini za odabrani datum. =DATE(godina;mesec;dan) – formira datum od elemenata zadatih brojem ili referencom. =DATEVALUE(datum_kao_tekst) – vraća redni broj dana počev od 1. januara 1900; npr, redni broj za 1. mart 2008. je 39508. Argument mart 2008
PC
41
PC SPECIJALNI DODATAK
funkcije mora biti uveden kao tekst, recimo pod navodnicima; ako je to referenca sa realnim datumskim podatkom u A1, onda upotrebite mali manevar: =DATEVALUE(TEXT(A1;"d.m.y")).
Logičke funkcije Uz pomoć funkcija u grupi Logical može se ostvariti, u izvesnom smislu reči, programiranje rezultata na radnom listu, uslovljeno zatečenm sadržajem. Ove funkcije obrađuju logičke pojmove i kombinuju ih prema pravilima Bulove algebre. Tri funkcije vraćaju rezultate TRUE ili FALSE u zavisnosti od iskaza: =AND(iskaz1;iskaz2;...) – TRUE ako su svi iskazi tačni. =OR(iskaz1;iskaz2;...) – TRUE ako je barem jedan iskaz tačan. =NOT(iskaz) – vrednost suprotna od vrednosti iskaza. Setite se da implikacija može da se interpretira kao =AND(iskaz1;NOT(iskaz2)). Funkcija IF je logička funkcija koju smo već pomenuli (primer koji rešava deljenje nulom) i verovatno ćete je često koristiti. U zavisnosti od vrednosti iskaza, funkcija vraća jedan od dva predviđena rezultata; ako nedostaju drugi ili treći argument, oni se menjaju podrazumevanim rezultatom TRUE ili FALSE, respektivno. Sintaksa funkcije je sledeća: =IF(uslov;rezultat_ako_je_tačno; rezultat_ako_je_netačno)
Excel 2007 uvodi i novu logičku funkciju IFERROR, koja će lakše poslužiti za presretanje raznih grešaka na radnom listu. Budete li koristili ovu funkciju, izgubićete kompatibilnost sa ranijim verzijama Excel-a.
Funkcije za pronalaženje i reference Namena funkcija u grupi Lookup & Reference je višestruka: uglavnom ih koristite kada je potrebno da indirektno referencirate neki sadržaj ili kada na osnovu sadržaja treba da nađete neku adresu.
42
PC
mart 2008
=COLUMN(ref), =ROW(ref) – ove funkcije daju brojeve koji odgovaraju rednom broju kolone, odnosno reda navedene reference. Ako je referenca opseg od više ćelija, biće vraćen broj leve kolone, odnosno gornjeg reda. =INDIRECT(ref;stil) – vraća vrednost iz adrese koja je napisana kao tekst u ćeliji navedenoj referencom. Recimo, ako se u ćeliji A1 nalazi broj 1234, a u ćeliji B2 nalazi tekst "A1", funkcija =INDIRECT(B2) vraća vrednost 1234. =CHOOSE(indeks;arg1;arg2;....) – indeks, koji treba da bude broj od 1 do 29, bira argument koji po redu odgovara indeksu. Na primer, ako se u A1 nalazi datum 20.3.2008, sledeća funkcija će ispravno dati rezultat „čet“: =CHOOSE(WEEKDAY(A1;2);"pon";"uto";"sre"; "čet";"pet";"sub";"ned")
Statističke funkcije Excel je moćan alat za statističke analize. Kada se osnovnoj grupi funkcija u paleti More Functions > Statistical dodaju i one iz programskog dodatka Analysis ToolPak, Excel staje rame uz rame sa mnogo skupljim specijalizovanim programima ove namene. Neke od funkcija u ovoj grupi ćete verovatno često koristiti, a proverite sami desetine funkcija koje su zasnovane na statističkim raspodelama, regresijama, trendovima, itd. =AVERAGE(opseg), =MAX(opseg), =MIN(opseg) – ove funkcije daju prosečnu, maksimalnu, odnosno minimalnu vrednost u opsegu, respektivno. =COUNT(opseg), =COUNTA(opseg), =COUNTBLANK(opseg) – ove tri funkcije daju broj numeričkih vrednosti, broj svih nepraznih ćelija i broj svih praznih ćelija u zadatom opsegu, respektivno. =COUNTIF(opseg;kriterijum) – daje broj ćelija u opsegu koje zadovoljavaju vrednost zadatu kriterijumom. =SUMIF(opseg;kriterijum;opseg_za_sabiranje) – funkcija uslovnog sabiranja; nad datim opsegom se definiše kriterijum, a odgovarajuće
Excel 2007 – na novoj radnoj površini
odabrane vrednosti u opsegu za sabiranje čine zbir. Da bi bilo jasnije, evo primera. U koloni A su obeležja uzoraka (npr. slova A, B, C), a u koloni B su date količine. Ako hoćete da saberete sve količine uzorka C, napisaćete: =SUMIF(A2:A99;"C";B2:B99)
Ako želite da saberete samo brojeve veće od 100, napisaćete: =SUMIF(B2:B99;">100";B2:B99)
Neke od funkcija iz ove grupe su tek uvod u „veliku“ statistiku: =STDEV(opseg), =VAR(opseg) – ove funkcije izračunavaju vrednost standardne devijacije, odnosno varijanse uzorka, ignorišući sve nenumeričke vrednosti opsega. =TREND(poznati_y;poznati_x;novi_x) – iz relacije skupa poznatih vrednosti (veličine u opsegu poznati_y su u funkciji opsega veličina poznati_x) i nove zadate vrednosti x, izračunava novu vrednost prema funkciji linearnog trenda y=ax+b.
mart 2008
PC
43
PC SPECIJALNI DODATAK
Štampanje
O
pšte odredbe o štampanju smo obradili u uvodnom priručniku o zajedničkim osobinama sistema Microsoft Office 2007. Ipak, Excel je karakterističan program po tom pitanju, jer strukture kojima baratate nisu uvek baš „prijateljski nastrojene“ prema prezentaciji na papiru. Dabome, postoje posebne opcije pomoću kojih možete dobiti atraktivne štampane rezultate i mi ćemo se u ovom odeljku posvetiti nekima od njih.
Da biste pripremili radni list za štampu, kada god je moguće, organizujte podatke po dužini, vertikalno i u više redova, a ne po širini. Postoje razvijene opcije štampe tabela koje su jako velike u obe dimenzije, ali tome pribegavajte samo kada drugačije nije moguće. Da biste lakše razumeli kako će vaš sadržaj biti odštampan, vreme je da uvedemo i dva posebna prikaza koja su posvećena tom poslu; jedan od njih ima određena funkcionalna svojstva, a drugi je novost u programu – to je puni WYSIWYG oblik prikaza buduće papirne stranice dok postoji redovna interakcija na radnom listu.
44
PC
mart 2008
Da biste pregledali podrazumevane opcije preloma koje program vidi, uđite u režim pregleda preloma radnog lista komandom View > Workbook Views > Page Break Preview (takođe, postoji dugme u statusnoj liniji). Radni list će biti zumiran na nešto sitniji ispis, a pojaviće se plave linije koje određuju ivica budućih stranica. U pozadini sadržaja, vide se sivi tekstovi Page 1, Page 2,... već u zavisnosti od količine zatečenih podataka. U ovom režimu, radni list je i dalje aktivan, pa možete nastaviti da radite u njemu (zumirajte ga na 100%). Ukoliko je potrebno, vucite mišem plave linije preloma u bilo kom smeru, čime ćete promeniti granice preloma, možda i po cenu promene relativne veličine ispisa na nekoj od odštampanih stranica. Tipičan problem u praksi je samo jedna kolona koja ostaje „siroče“ u štampi, kao što se vidi na slici; taj problem ćete brzo rešiti povlačenjem vertikalne plave linije udesno. U tom slučaju, sadržaj štampe će se proporcionalno umanjiti tako da širinom ceo stane na jedan list papira. Ne morate ceo radni list uputiti na štampanje: možete to ograničiti na bilo koji opseg podataka. Obeležite opseg koji želite da odštampate, pa ga komandom Page Layout > Page Setup > Print Area > Set Print Area proglasite jedinim aktivnim područjem za štampanje na radnom listu. Ovo podešavanje ćete ukinuti susednom komandom Clear Print Area u istoj paleti. Ako nemate previše sadržaja na radnom listu, isti efekat ćete postići ako u režimu pregleda preloma štampe privučete sve krajnje plave linije željenom sadržaju, tako da zona štampanja ostane jedina uokvirena i svetla, dok će ostali deo biti zasivljen. Ako želite da poništite sve ručno menjane linije koje predstavlja-
Excel 2007 – na novoj radnoj površini
ju prelome stranica, to ćete najlakše učiniti komandom Page Layout > Page Setup > Breaks > Reset All Page Breaks; nebitno je u kom režimu prikaza se nalazi radni list u tom času. Precizan utisak o mogućim rezultatima na papiru dok još uvek radite na radnom listu steći ćete ako prebacite prikaz na Page Layout (grupa View > Workbook Views ili dugme u statusnoj liniji). Ovaj prikaz je prikladan i zato što predstavlja najjednostavniji način da definišete opcije zaglavlja i podnožja štampane stranice. Primetićete da obe zone raspolažu sa po tri polja u kojima kontrolišete sadržaje. Kada kliknete u bilo koje od tih polja, pojaviće se kontekstualna kartica Header & Footer Tools na glavnoj traci; uvereni smo da ćete se na tom mestu lako dalje snaći i bez naših daljih preporuka. Posao u zaglavlju ili podnožju ćete završiti prostim klikom mišem na bilo koju ćeliju radnog lista. Poslednja odbrana protiv omaški u štampanju je uobičajena: pregledajte pripremljeni materijal na ekranu u režimu prikaza pre štampanja. Opciju Print Preview ćete pokrenuti komandom Office > Print > Print Preview. Cela radna površina programa ustupa mesto prozoru za pregled pre štampanja; centralno mesto za-
uzima slika prve štampane stranice. Ako ovih stranica ima više, među njima se možete kretati tasterima PageUp i PageDown na tastaturi ili dugmadima Next Page i Previous Page u glavnoj traci. Polje za potvrdu Show Margins određuje vidljivost linija margina i označivače granica kolona na listu. Hvatajući označivače mišem, možete direktno menjati širinu margina; ako pomerite neko obeležje kolone, akcija će se odraziti i na polazni radni list, menjajući širinu kolone. Ako ste zadovoljni rezultatom, komandom Print možete odmah pokrenuti štampanje. Ako želite da uspostavite precizniju kontrolu, otvorite dijalog Page Setup. Pregled pre štampanja ćete zatvoriti pritiskom na taster Esc ili klikom na dugme Close Print Preview. Dijalog Page Setup možete takođe otvoriti pokretačem dijaloga u grupi Page Layout > Page Setup. Dijalog sadrži nekoliko kartica u kojima menjate sve ključne parametre, ukoliko to već niste učinili pomoću neke od očiglednih komandi na glavnoj traci. Uzgredna napomena: izmenjeni parametri štampanja se uvek pamte isključivo samo za pojedini radni list, a ne za celu radnu svesku. Ako želite da promenite iste parametre na više radnih listova odjednom, prethodno ih obeležite kao grupu. mart 2008
PC
45
PC SPECIJALNI DODATAK
Na prvoj kartici dijaloga postavljate osobine stranice u štampi: osim položaja stranice, ovde je važna opcija podešavanja razmere. Možete zadati tačnu razmeru ispisa na papiru u zadatom procentu; recimo, ponekad je potrebno da ceo izveštaj podesite tako da stane na tačno određeni broj stranica po dužini i širini. Ako, recimo, želite da štampa bude široka strogo jedan list, a ne znate tačno koliko će stranica zauzeti, u opciji Fit to zadajte 1 page(s) wide, a u polje tall slobodno postavite neki vrlo veliki broj (npr. 999); inače, slične opcije imate u grupi Page Layout > Scale to Fit. Opciono podesite format papira i kvalitet štampanja, a ako planirate da numerišete zaglavlja stranica, na dnu kartice dijaloga možete odabrati početni broj ako treba da je različit od 1. Druga kartica dijaloga je namenjena definisanju posebnih margina, što je početna vrednost za njihov položaj onako kao ste to videli u pregledu pre štampanja. Na raspolaganju su četiri polja za unos glavnih margina i dva polja za postavljanje odstojanja zaglavlja štampe od ivice papira, a unutar margine. Vodite računa da margine zaglavlja i podnožja budu dovoljno manje od glavnih margina, jer u protivnom se može desiti da zaglavlje bude odštampano preko nekog podatka. Stavke grupe Center on page možete podesiti samo ovde: odnose se na mogućnost vertikalnog i vodoravnog poravnanja manjeg sadržaja u odnosu na ivice papira. Pošteno govoreći, kartica Header/Footer je postala anahrona zahvaljujući ranije opisanim, novim opcijama kontrole zaglavljem i podnožjem u režimu prikaza Page Layout. Ako baš insistirate na starom obliku kontrole, onda pratite dijaloge ispod dugmadi Custom Header i Custom Footer... Četvrta kartica Sheet obra-
46
PC
mart 2008
đuje posebne elemente štampanja radnog lista. Ovi elementi utiču na postavke prema zatečenom sadržaju radnog lista i zato je vrlo poželjno da ih pregledate pre prvog štampanja. Opcija Print Area radi isti posao kao i ranije opisana komanda; ako je polje prazno, podrazumeva se štampanje celog radnog lista. Opcija Print titles radi posao sličan alatki za zamrzavanje okana na radnom listu: možete definisati kolone na levoj strani i redove na vrhu koji će se odštampati na svakom listu, kako bi se videla potrebna zaglavlja u dugom izveštaju. U stavci redova unesite raspon u prostom obliku, npr. 1:1 ili 3:4, a u stavci kolona slično, npr. A:A, B:C i slično. U grupi opcija Print postavićete dodatne uslove izgleda odštampanog sadržaja. Uključenjem opcija Gridlines i Row and column headings, štampi se dodaju linije mreže radnog lista i matična zaglavlja radnog lista, pa na papiru dobijate nešto vrlo nalik prikazu na ekranu. Opcija Black and white varira između štampanja u boji ili sivim tonovima sa opcijom prostog crno-belog ispisa. Opcija Draft quality ubrzava štampanje tako što obara kvalitet ispisa grafičkih elemenata i linija. Konačno, odaberite opcije ispisa komentara iz radnog lista na papir, kao i način štampanja sadržaja ćelija koje sadrže kôd greške. Smer štampanja stranica po prednosti jedne od dimenzija je u opštem slučaju nevažan, ali ipak možete odlučiti o tome ako je to bitno zbog numerisanja. Komandom menija Office > Print > Print ili prečicom Ctrl+P otvorićete poznati dijalog za opcije štampanja. Jedini karakteristični element ovog dijaloga je grupa Print what, gde možete iskoristiti sve posebne opcije opsega štam-
Excel 2007 – na novoj radnoj površini
panja: osim aktivnog radnog lista (sa ili bez definisane oblasti štampanja), možete odlučiti da na štampač uputite samo privremeno obeleženi opseg ćelija (Selection). Druga opcija upućuje sadržaj cele radne sveske na štampač; možda je bolje da to izbegnete, da ne biste izgubili kontrolu nad nekim problemom koji u toku dugog štampanja prekasno uočite. Najzad, ponuđena je i opcija štampanja samo eksplicitno definisane tabele, što je element o kome ćemo govoriti u sledećem priručniku. Polje za potvrdu Ignore Print
Areas je novo u Excel-u 2007, a očigledno služi za jednokratno ignorisanje ručno postavljenih preloma i definisanih zona za štampanje. Preostaje još samo preporuka da uvek ispitate moguće rezultate neposredno pre upućivanja na štampač: i dijalog Print sadrži dugme za poziv pregleda pre štampanja. I to bi bilo sve zasad: u sledećem nastavku naše serije priručnika o sistemu Microsoft Office 2007, otkrićemo vam pravu snagu Excel-a 2007 kao vrhunskog analitičkog alata.
mart 2008
PC
47
S
P
E
C
I
J
A
L
N
I
D
O
D
A
T
A
K
#143 april 2008 #137 / oktobar 2007
Microsoft Office Excel 2007 Analitički alat nove generacije
Dragan Grbić
PC SPECIJALNI DODATAK
P
red vama je drugi deo priče o progra mu Microsoft Office 2007. Nakon pro šlomesečnog priručnika, za koji se iskreno nada mo da vam je otkrio neke nove ideje koje se kri ju na novoj radnoj površini i u radnim listovima koji su hiljadu puta veći od onih u prethodnim verzijama, vreme je da se latimo ozbiljnijeg po sla. Demonstriraćemo najčuveniji spreadsheet program današnjice u punoj snazi. Bićete u pri lici da vidite, isprobate i savladate tehnike ana lize podataka koje ovu klasu programa čine ne zamenljivom u poslovnom okruženju. Reč je o tehnikama sažete prezentacije velikih skupova podataka, principima za izvođenje raznih una krsnih preseka i predviđanja, kao i o nekim po sebnim načinima primene podsistema o kojima smo već govorili u prvom delu. Možda ćemo ovom prilikom razočarati ko risnike koji očekuju da saznaju više o postup cima koji čine nadgradnju Excel‑a; dakle VBA automatizaciju i primenu Internet tehnologija. Nažalost, ne možemo ići toliko u širinu: to su te me koje bi obimom i sadržajem mogle da čine posebna izdanja priručnika – biće za to prilike sledećih meseci. Na planu programiranja, Excel je verovatno najinteresantniji Office program, jer postoji više objavljenih priloga o VBA u Ex‑ cel‑u nego o svim drugim Office programima zajedno. Ali, to nije razlog da po tom pitanju zapustimo druge programe. Primena Office pro grama u intranetu i na Internetu danas čini so lidnu priču koja je zanimljiva sve većem broju naših čitalaca. Odložili smo te teme kako bismo im se vratili kako dolikuje. Da biste bili što efikasniji u savladavanju ovog gradiva, postoji nekoliko preduslova. Gle dajući unazad, najpre ponavljamo potrebu da savladate sve terminološke detalje i osnovne tehnike o kojima smo govorili prošlog mese ca. Još dalje od toga, nadamo se da ste već pri hvatili opšte principe koji vladaju na novoj ra dnoj površini zasnovanoj na glavnoj traci (ri bonu), novim funkcionalnim proširenjima ko jima su radne operacije pojačane, kao i karak teristikama novih formata datoteka; time se vi
PC
april 2008
še nećemo baviti, jer se nadamo da uz sebe već imate priručnik „Microsoft Office 2007, (r)evo lucija korisničkog softvera“, objavljenog u PC #134 juna 2007 (i često ponovo objavljivanog u pratnji serije priručnika o programima siste ma Office 2007). Podsetićemo vas i na neke izbore koje smo načinili: ovaj priručnik, kao i onaj pre njega, pra ti interfejs programa Excel 2007 na engleskom jeziku. Lokalizovanu verziju sistema Microsoft Office 2007 svakako predstavljamo na neki dru gi način. Takođe, možda već znate za tezu pot pisnika autora ovih redova o „knjizi o Excel‑u na 800 strana“ – verujte, ne bi bilo teško napi sati takvu knjigu. A verujte i da je mnogo teže pronaći meru pravog izbora tema, sadržaja i obi ma opisa koji odgovaraju gabaritima priručni ka poput ovog. Prva kompenzacija je da bi bilo korisno da radite dok čitate. Nema mnogo vaj de od prostog čitanja ovog teksta: isprobavajte ono o čemu čitate! Ovog puta, taj predlog podu piremo i materijalno: na pratećem DVD‑u ćete pronaći radnu svesku u kojoj se nalaze svi pri meri opisanih tehnika. U njoj ćete zateći poče tne situacije prikladne za angažovanje tehnika o kojima je reč, kao i beleške koje vam prepo ručuju kako da ispitate svojstva i posledice pri mene konkretnih alata. A kao svojevrsni odgovor na pitanje koje biste mogli postaviti, predlažemo vam da nipo što ne sputavate svoj istraživački duh: kad god vi dite neku komandu ili opciju koju nismo pome nuli, a koja postoji u kontekstu tehnike o kojoj govorimo u nekom odeljku, slobodno je isprobaj te. Napravite kopije nekih svojih radnih svezaka (kao meru predostrožnosti ako nešto krene kako ne treba) i igrajte se ‑ kad ovo kažemo, mislimo doslovno! Samostalno upoznavanje i savladava nje nekih pojedinosti u bilo kom programu jes te najsavršeniji oblik napredovanja. Verujemo da mnogi već imaju takvo iskustvo; ako ga nema te, raspitajte se malo kod svojih iskusnijih kole ga: svako će vam reći da se dešavalo da zaboravi ono što je pročitao, a nije isprobao, ali ono što je sam naučio u praksi – ostalo je zauvek.
Microsoft Office Excel 2007 – Analitički alat nove generacije
Pomoćni alati i tehnike
S
adržaji u radnim sveskama počivaju na odnosima podataka koji ponekad mo gu da budu i vrlo kompleksni. Zbog toga je potre bno da u svakom času raspolažete alatima koji će olakšati vaš rad. Takvim alatima se posvećujemo pre nego što se zaista upustimo u napredne mo gućnosti Excel‑a. To činimo iz sasvim prostog, ali opravdanog razloga: reč je o alatkama koje čine srž produktivnosti. Drugim rečima, možda biste i mogli da se snalazite bez njihovog korišćenja, ali ako ih poznajete, svakako će vam biti lakše. Savladajte ovo poglavlje: nećete zažaliti.
Pretraživanje i zamena Kao i drugi Office programi, i Excel sa drži standardne dijaloge Find (Ctrl+F) i Re‑ place (Ctrl+H), koje ćete uglavnom koristiti na uobičajeni način; osim prečica koje su na jefikasnije, dijaloge možete pozvati i izborom u paleti Home > Editing > Find & Select. Ali, skrećemo vam pažnju da ove operacije sadrže i opcije karakteristične za rad u radnim sveska ma Excel‑a. Za početak, uočite šta se dešava ka da u dijalogu Find kliknete na dugme Find All: na dnu dijaloga se razvija okno u kome će biti popisane sve instance koje odgovaraju uslovu. Popis je veoma detaljan i daje sve relevantne informacije o sadržajima; podaci su istovreme no i hiperveze ka pojedinim sadržajima. Dakle, možete primeniti zamenu ili učiniti bilo šta: slo bodni ste i da privremeno napustite dijalog bez zatvaranja, radeći bilo šta na radnom listu, na kon čega možete da se vratite u dijalog. Da biste pristupili drugim posebnim mo gućnostima, proširite dijaloge klikom na du gme Options. Već na vrhu dijaloga, uočićete mo gućnost da kriterijumima za pretragu i zamenu dodate i uslov nalaženja posebno oblikovanih sadržaja. Klikom na dugme Format dobićete isti onaj dijalog koji koristite i za uobičajene poslo ve oblikovanja ćelija. Koristeći ovu opciju, čak možete preskočiti unos teksta u poljima krite
rijuma, pa naložiti, recimo, da se pronađu sve ćelije ispisane crvenim fontom i da to zamenite plavim ispisom, ili da svi podaci u formatu datu ma dobiju neku drugu masku. Kriterijum obli kovanja ne morate sami definisati, nego se mo žete poslužiti uzorkom na radnom listu: klikom na strelicu na desnoj ivici dugmeta otvorite krat ki meni, pa komandom Choose Format From Cell pozovite „pipetu“ kojom ćete kliknuti na ćeliju u željenom obliku; tokom biranja, dijalog će privremeno nestati, a vratiće se u času oda bira. Pošto kriterijum formata ostaje upamćen do kraja seanse, uklonićete ga komandom Clear Find Format u istom pomoćnom meniju. Pripa zite na to, jer zaboravljeni kriterijum oblika mo že da spreči ispravan postupak uobičajene pre trage i zamene.
Podrazumevani opseg za pretragu i zame nu je radni list; možda će biti potrebno da proši rite opseg na domen cele radne sveske – u tom slučaju, u listi Within odaberite opciju Work‑ book. Ako želite da se pretraživanje i zamena obave samo na određenom skupu listova, pre poziva dijaloga ih obeležite klikom miša na je zičke dok držite pritisnut taster Shift ili Ctrl. Obratite pažnju na mogućnost odlučivanja o va žnosti velikih i malih slova (Match case), kao april 2008
PC
PC SPECIJALNI DODATAK
i na opciju da kriterijum važi samo ako je to celokupni sadržaj ćelije (Match entire cell con‑ tents). Pretraživanje po redovima ili kolonama najčešće nije bitno, ali ako je tabela jako velika u obe dimenzije, možda ima smisla da promeni te taj redosled.
Uočavanje grešaka Excel će vam trenutno pomoći u svakoj si tuaciji kada pri unosu formule napravite grešku ili ona nastane kasnije. Postoji nekoliko tipova grešaka i bitno je da ih prepoznate, kako biste valjano reagovali. Sintaksna greška se javlja u trenutku unosa formule: recimo, zagrade u izra zu nisu uparene, pogrešno je ukucana rezervisa na reč, nije unet tačan broj argumenata i slično. Ove greške se prepoznaju odmah: u slučajevi ma kada program ne može sam da ispravi neku očiglednu omašku, neće vam biti dozvoljeno da završite unos formule, nego ćete dobiti upozore nje sa opisom greške i pravcima mogućeg reše nja. Uobičajeno je da vas program tada vrati u režim uređenja ćelije. Greška u vrednosti se javlja u trenutku in terpretacije unetog sadržaja. To znači da je for mula ispravno napisana, ali da se rezultat ne mo že dobiti zbog neke neregularne situacije. Gre ška može nastati u trenutku unosa, ali i kasnije, recimo ako je u nekoj od referenciranih ćeli ja kasnije promenjen sa držaj tako da više ne od govara pravilima formu le u kojoj učestvuje. Za to u Excel‑u postoje po ruke o grešci koje se jav ljaju umesto rezultata i koje bliže određuju nje nu prirodu. U nekim slučajevima, pored ćeli je sa greškom će se pojaviti pametna oznaka sa nekoliko predloženih akcija u ispravljanju. Gre ške #REF! i DIV/0! smo već pomenuli u prvom delu (greška u referenci, odnosno deljenje nu lom), a pomenimo još neke:
PC
april 2008
#N/A – argument formule nije poznat. Ovo se dešava kada se argument poziva iz dru ge datoteke koja više nije dostupna, kad pokuša te da upotrebite funkciju VLOOKUP nad nesor tiranom listom (o ovoj funkciji govorimo kasni je) ili kada korisnički definisana funkcija više ni je na raspolaganju. #NAME? – ime funkcije ili opsega nije pre poznato. Na primer, uneta je funkcija =QWER TY() koja ne postoji u Excel-u, ili je formula na pisana kao =SUM(podaci) kada ne postoji op seg pod tim imenom. #NUM! – neregularna upotreba broja. Gre ška se javlja ako je argument formule neki neod govarajući broj, npr. =WEEKDAY(NOW();9), jer 9 je neispravan argument u ovoj funkciji. #VALUE! – neispravan tip argumenta. Gre ška se javlja ako se u formuli pojavio pogrešan tip podatka (npr. =1/"a"). #NULL! – to je relativno retka greška, a dešava se uglavnom kao posledica neisprav nog pisanja formula u kojima su opsezi pogre šno referencirani. Recimo, dva opsega napisana kao =SUM(A1:A3 C1:C3) umesto =SUM(A1: A3;C1:C3) se tumače kao presek, koji je u ovom slučaju prazan skup. Neke greške su očigledne, poput deljenja nulom i odmah vam je jasno šta treba da predu zmete. Neke složenije gre ške, kao što su neisprav ni argumenti funkcija, re šavate proverom sadrža ja i tipova polaznih poda taka; videćete uskoro ka ko se neke skrivenije gre ške mogu naknadno „ulo viti“. Ponekad ćete ugleda ti obeležje #######; to ni je greška, nego se pojavlju je kao upozorenje da je nu merički preširok da stane u ćeliju. To je legitim no ponašanje; kada bi se brojevi podvlačili pod susedne ćelije kao što je to slučaj sa tekstom, mogli biste biti dovedeni u zabludu o vrednosti ma, a to je nedopustivo. Čim dovoljno povećate
Microsoft Office Excel 2007 – Analitički alat nove generacije
širinu kolone, broj će se videti valjano; dok to ne učinite, punu vrednost broja možete videti u polju za unos, ako je to aktivna ćelija, ili kao ekransku napomenu kada prinesete pokazivač takvoj ćeliji. Excel će, kad god je moguće, sam proširiti kolonu tako da se broj uredno vidi. U nekim pri likama, ako broj premašuje širinu zbog jedne ili dve decimale, broj će u prikazu biti zaokrugljen na celi deo (takav primer ste videli u prvom de lu), pa pripazite na to. Kada radite sa velikim brojevima, idealno je da unapred predvidite do voljnu širinu kolone. Budite brižljivi kada pri premate brojeve u radnom listu za intenzivnu upotrebu; ako je potrebno, promenite masku broja da biste forsirali optimalni prikaz.
Ako deo reference u formuli upućuje na sa mu ćeliju u kojoj se nalazi formula, to se naziva cirkularnom referencom. Do ovog možete doći direktno, npr. ako u ćeliju A3 postavite formulu =SUM(A1:A3), ili indirektno, ako neka referen ca u formuli već koristi tu ćeliju kao referencu u svom rezultatu. U opštem slučaju, ovakva po java se smatra greškom. U takvim slučajevima, program će se pobuniti i zatražiti da ispravite ili da eksplicitno potvrdite takav unos; naime, pos toje neke funkcije specijalnih namena koje u ite rativnom numeričkom procesu koriste rezultat kao argument i tada cirkularnu referencu treba dopustiti. Ali, verovatnije je da je ipak greška: u dijalogu upozorenja kliknite na Cancel i uočite da je rezultat formule nula; uđite u tu ćeliju, pri tisnite F2, pa proverite koje su polazne referen ce uokvirene. Postoji i paleta sa spiskom ćelija koje su cirkularno referencirane, nalazi se na glavnoj traci: Formulas > Formula Auditing > Error Checking > Circular References. Čak i ako
ima više takvih ćelija, program će na tom mes tu navesti samo poslednju; svakako je poželjno da takvu pojavu otklonite čim se desi. Ukoliko je u nekoj radnoj svesci održana cirkularna re ferenca, bićete upozoreni o tome prilikom nje nog otvaranja.
Relacije između ćelija U situacijama kada kroz formule usposta vite složene odnose između ćelija radne sveske, ponekad je neophodno ispitati gde se nalaze sa držaji koji su uzročno ili posledično povezani sa nekim podatkom. Osim toga, zbog mnogih uzroka, kao što je promena sadržaja jedne ili više ćelija, može doći do naknadne greške u re zultatu formule. U nekim slučajevima, greška je očigledna i možete je otkriti i otkloniti brzo; ali, postoje situacije ka da se uzrok greške nala zi nekoliko koraka una zad, jer argument formu le može biti rezultat dru ge, prethodne formule; tada morate ići korak po korak unazad, tražeći konstantu koja pravi problem. Pošto bi to bilo vrlo teško izvesti čitanjem formula i ručnom po tragom, postoji posebna grupa alatki koje su na menjene otkrivanju takvih veza. Najpre utvrdimo nekoliko polaznih pojmo va. Prethodnik (engl. precedent) je ćelija upotre bljena kao referenca u formuli. Zavisnik (engl. dependent) je ćelija sa formulom koja referenci ra tu ćeliju. Prethodnici i zavisnici mogu biti di rektni, kada su u neposrednoj vezi sa odgovara jućim podatkom, ili indirektni, kada je ta veza pružena na više nivoa, sa međurezultatima ko ji čine vezu. Najpre utvrdimo koji su to neposredni ko raci koje možete preduzeti kada se greška ja vi, a nije očigledno čime je uzrokovana. Kada aktivirate ćeliju koja sadrži kôd greške, klikni te na pametnu oznaku koja se javlja uz njenu levu ivicu i birajte komandu Error Checking > Trace Error. U tom času, možda će se pojaviti april 2008
PC
PC SPECIJALNI DODATAK
jedna ili više crvenih strelica u smeru ka aktiv noj ćeliji: to će vas usmeriti na grešku pretho dnika. Niz crvenih strelica se pruža unazad do prve instance greške, a na tu ćeliju će ukazivati jedna ili više plavih strelica. To je pravo mesto na koje treba da usmerite pažnju: jedna od ćeli ja ili opsega iz koje dolaze plave strelice je nepo sredni uzročnik greške i sada treba da je otklo nite. Ukoliko umesto crvene ili plave ugledate is prekidanu tamnosivu strelicu na čijem početku se nalazi mala ikona, reč je o referenci van aktiv nog radnog lista. Da biste lakše stigli do prethodnika koji se možda ne vide trenutno na ekranu, postoji mali trik: primaknite pokazivač miša strelici dok se ne pretvori iz krstića u običan kursor, pa dvaput kli knite i biće aktivirana ćelija iz koje strelica dolazi. Ako je reč o referenci van radnog lis ta, dupli klik će otvoriti dijalog Go To u kome ćete videti adresu prethodnika; kliknite na adre su, pa potvrdite izbor sa OK i bićete premešteni na lokaciju te reference. Naizmeničnim duplim klikom na strelicu, aktiviraćete ćeliju ili opseg prethodnika i ćeliju zavisnika. Pregled prethodnika i zavisnika ne mora nužno da se koristi samo za lov na greške; po nekad ćete poželeti da ispitate kakvi su odnosi među ćelijama, možda upravo zato da biste una pred sprečili da greška nastane. Komande za te
PC
april 2008
poslove se nalaze u posebnoj grupi alatki For‑ mulas > Formula Auditing. Kada se postavite na ćeliju koja sadrži formulu, klikom na dugme Trace Precedents biće nacrtane plave strelice ko je upućuju na sve direktne prethodnike (one u prvom nivou zavisnosti). Ukoliko ponovo kli knete na isto dugme, biće označeni svi pretho dnici drugog nivoa – i tako redom, dokle god ima prethodnika. Strelice će ostati vidljive dok ne zadate komandu za čuvanje radne sveske ili ne kliknete na dugme Remove Arrows. Uočite da je to dugme razdeljeno: u paleti se nalaze još dve komande uz čiju pomoć možete ukloniti sa mo jedan nivo strelica od prethodnika ili ka za visnicima u odnosu na aktivnu ćeliju.
Praćenje vrednosti i provera formule Strukture u radnim sveskama se često ko riste za postavku malih, ali složenih aplikacija. U toku pripreme, te postavke mogu postati pri lično komplikovane, pa Excel raspolaže alatka ma koje su potekle iz klasičnih razvojnih okru
ženja, a namenjene su praćenju raznih vrednos ti i njihovoj daljoj analizi. Te alatke su vam pri ruci u grupi Formulas > Formula Auditing. Prva takva alatka je veoma jednostavna: ka da kliknete na dugme Show Formulas, desiće se dve stvari. Najpre, sve formule će biti ispisa ne kao tekst, a ne kao rezultat; takođe, sve ko lone će biti upadljivo proširene. Bez brige, ovo je privremeno stanje; ponovni klik na isto du gme vraća vidljivost rezultata i valjane širine ko lona. Ovaj pregled je prikladan ako želite da se
Microsoft Office Excel 2007 – Analitički alat nove generacije
upoznate sa sadržajem radnog lista koji ste do bili od nekog drugog ili ako treba da uporedite sličnost formula koje trenutno uređujete na ne kom mestu. Alatka za nadzor i proveru izračunava nja formula je izuzetno dragocena kada ste u dilemi da li neka duga formula radi valjano, a iz rezultata to ne možete odmah da zaključite. Da vas podsetimo: u prvom delu smo govori li o mogućnosti da argument neke formule bu de druga, ugnežđena formula. Limiti u Excel‑u su toliki da možete napisati ogromnu „kobasi cu“ od formule, pa je nju teško kontrolisati. Kad god možete, izbegnite to rastavljanjem na ćeli je sa međurezultatima; međutim, to nije uvek moguće, pa bi bilo dobro da se prvi put uveri
te da sve teče kako tre ba. Nad ćelijom koja sadrži složenu formu lu, pozovite komandu Formulas > Formu‑ la Auditing > Evaluate Formula: biće otvoren dijalog u kome ćete proceniti valjanost formu le. Ako je pred vama samo jedna funkcija, na raspolaganju je samo dugme Evaluate; ako je formula složenija (npr. izraz čiji elementi su i sa mi rezultati formula), imaćete i dugme Step In na raspolaganju. Analiza počinje na podvučenom delu for mule. Uzastopnim ulaskom u dubinu koraci ma Step In, jednog časa ćete doći do vrednosti u najdaljoj ćeliji i sadržaj reference će se pretvo riti u konstantu. Koracima unazad (dugme Step Out) doći ćete do sledećeg koraka u izračuna vanju. Ovakvim kretanjem u prostoru dijaloga, videćete kako se delovi formule redom pretva raju u vrednost, korak po korak i u redosledu koji odgovara realnom načinu izračunavanja.
april 2008
PC
PC SPECIJALNI DODATAK
Ovo je posebno važno ako pokušavate da utvrdi te tačan uzrok neke greške u složenoj formuli. Skraćeni put je da u nekoliko koraka, bez ulas ka u analizu delova, dođete do direktnog rezul tata pomoću dugmeta Evaluate. Ako tokom ana lize izgubite nit praćenja ili napravite neki po grešan korak, možda je najlakše da zatvorite, pa opet otvorite dijalog, kako biste ponovili anali zu formule. Druga opcija je da dugmetom Eval‑ uate dođete do kraja procesa: tada ponovo po krenite analizu klikom na Restart. Još jedan aktivni činilac analize je Watch Window, u kome ćete po potrebi nadgledati vre dnosti odabranih definisanih ćelija u svim otvo renim radnim sveskama. Ova tehnika je pozna ta svakom Windows programeru, gde se prate stanja promenljivih u toku rada programa; pri
mena ovog prozora u Excel‑u je dragocena u sličnim prilikama – kada razvijate neku slože nu strukturu, možete postaviti uvid u neke kri tične ćelije, pa uvek na jednom mestu videti ime radne sveske, adresu i opciono ime ćelije, kao i sadržaj neke formule i njenu trenutnu vrednost. Posebno je zgodno to što bilo kad možete zatvo riti okno Watch Window, pa ga kasnije opet otvo riti – sadržaj ostaje na raspolaganju; to važi čak i ako zatvorite, pa kasnije opet otvorite radnu sves ku. Zbog toga ovo okno možete primeniti i u re dovnom radu, ako želite da imate pogled na po datke koje trenutno ne možete da vidite, jer su na drugom radnom listu (npr. podaci iz kursne liste); poenta je u tome što ne morate angažova ti ćelije na radnom listu samo da biste imali uv id u te podatke. Definicije praćenih ćelija ostaju
PC
april 2008
na snazi dok god ne uklonite suvišne izborom u oknu i klikom na dugme Delete Watch.
Komentari u ćeliji Nema ničeg neurednijeg nego kada ćelije nekog opterećenog radnog lista koristite za pi sanje komentara i poruka drugim korisnicima tabele. Umesto toga, bolje je da koristite komen tare u ćeliji: to je svojevrsni vid ceduljice sa pro izvoljnim tekstom koja se „kači“ na ćeliju, a za tim se ponaša kao i druge ekranske napomene. Svi zahvati nad komentarima u ćeliji su jednos tavni, a obavljaju se komandama u grupi Re‑ view > Comments. Komandom Insert Comment ili prečicom Shift+F2, otvorićete žuto prozorče u koje može te uneti bilo kakav tekst. Nakon unosa, komen tar se „lepi“ uz ćeli ju strelicom koja je povezana sa indika torom poruke: to je mali crveni tro ugao u gornjem de snom uglu ćelije. Da ne bi preklapa li sadržaj radnog lis ta, komentari na ra dnom listu se neće podrazumevano videti, osim kada postavite po kazivač miša na ćeliju koga sadrži komentar. Pu nu vidljivost svih komentara možete uključiti komandom Show All Comments. Možete odre diti i da se komentar u aktivnoj ćeliji forsirano vidi uvek: kliknite na dugme Show/Hide Com‑ ment. Kada u radnoj svesci ima komentara, pos taće aktivne i komande za aktiviranje okna pret hodnog, odnosno sledećeg komentara; aktivira ni komentar možete urediti ako kliknete na ko mandu Edit Comment. Pošto je komentar poseban vid grafičkog obli ka AutoShape, možete ga posebno uređivati, me njajući mu veličinu, boju, font i ostale parametre. Dijalog za oblikovanje ćete otvoriti ako kliknete desnim tasterom miša na ivični okvir komentara i odaberete komandu Format Comment.
Microsoft Office Excel 2007 – Analitički alat nove generacije
Tehnike zaštite Excel sadrži vrlo razvijen interni sistem za štite na raznim nivoima: počev od zaštite jedne ćelije i radnog lista od pogleda i od promene sa držaja, sve do kontrole pristupa radnoj svesci, uz dodelu selektivnih prava upotrebe. Ove me tode su vrlo sigur ne, ali samo ako ih koristite ispravno. Obratite pažnju: sa da govorimo o op cijama zaštite struk tura u već otvore noj radnoj svesci. U prvom delu smo go vorili o tehnikama zaštite otvaranja radnih svezaka za štićenih lozinkom; a što se tiče pristu pa datotekama, to nije posao Office programa, nego Windows administracije. Dakle, ovo je naj dublji strukturni oblik zaštite koji sadrži više op cija; one deluju na raznim nivoima, a na vama je da primenite optimalni obim zaštite prema realnoj potrebi. Najopštiji nivo je zaštita same radne sveske. Otvorite dijalog komandom Review > Chang‑ es > Protect Workbook > Protect Structure and Windows: videćete dva polja za izbor i polje za opciono postavljanje lozinke. Uključenjem op cije Structure zaštitićete radnu svesku od doda vanja, premeštanja, brisanja, promene vidljivos ti i promene imena radnih listova. Kao posre dna posledica ove zaštite, ovim postupkom biće sprečene i neke druge, inače legitimne akcije: pomeranje ili kopiranje radnog lista u drugu ra dnu svesku; dodavanje grafikona u vidu novog lista; prikazivanje izvornih podataka neke ćeli je u području podataka izvedene tabele i slične operacije (videćete kasnije o čemu je reč). Opcija zaštite prozora (stavka Windows) odnosi se na samo prikazivanje radne sveske: možete definisati tačan položaj jednog ili više prozora radne sveske unutar glavnog prozora
programa, a zatim im zaključati veličinu i polo žaj. Ako aktivirate ovu zaštitu, sva kontrolna du gmad prozora radne sveske nestaju iz naslovne linije (ne mešajte ovo sa naslovnom linijom pro grama). Lozinka u dijalogu Protect Workbook je opciona i upotrebite je kad ne želite da drugo lice promeni uvede ne zaštite; ta lozin ka je jednoznačna samo za ovu akciju zaštite i drugim lo zinkama se ne mo že otključati. Da ukinete postavljena ograničenja, birajte komandu Review > Changes > Protect Workbook > Protect Structure and Win‑ dows (videćete da se pored komande nalazi oznaka za potvrdu) i eventualno unesite traženu lozinku. Sledeći nivo zaštite se odnosi na pojedini radni list. Ovde interfejs zaštite nudi veliki iz bor detalja, pa možete napraviti interesantan operativni scenario. Ali, da bi zaštita bila zais ta efektna, prethodno je potrebno da definišete pripremnu zaštitu svake ćelije i svakog objekta ponaosob. Važan detalj: pripremna zaštita znači da će ograničenja u ćeliji ili na objektu funkci onisati tek kad zaštita radnog lista bude aktivi rana. Da bi posao bio lakše izveden, zaštita ćeli je je u podrazumevanom stanju uvek aktivna; poenta je u tome da ćete u praksi uvek imati manje otključanih nego zaključanih ćelija: ot ključaćete samo one ćelije u kojima ćete dozvo liti direktan unos, dok tekstovi u obrascima i za glavljima, formule i pomoćni sadržaji ostaju za štićeni od izmene, a da pritom ništa ne gubite na funkcionalnosti. Da biste postavili scenario zaključavanja ćelija, označite sve buduće otključane ćelije, po zovite dijalog Format Cells (Ctrl+1 ili kontek stni meni), odaberite karticu dijaloga Protec‑ tion i isključite polje za potvrdu Locked. Nakon april 2008
PC
PC SPECIJALNI DODATAK
postavljanja zaštite radnog lista, sve takve ćeli je će ostati raspoložive za unos i izmenu. Obra tite pažnju i na polje za potvrdu Hidden: to ni je način da sakrijete vidljivost sadržaja u ćeliji, nego služi za formule. Naime, ako uključite ovu opciju u ćeliji koja sadrži formulu, kada zaštiti te radni list, nećete moći da vidite sadržaj for mule u liniji za unos. Među otključanim ćelija ma na zaštićenom listu kretaćete se efikasno tas terima Tab i Enter. Grafičke objekte možete ot
opcije za oblikovanje, umetanje i brisanje redo va i kolona, sortiranje, automatsko filtriranje, itd. Pažljivo odaberite sve dozvole i testirajte ka ko se radni list ponaša u realnim uslovima. Da biste ukinuli zaštitu radnog lista, odaberite Re‑ view > Changes > Unprotect Sheet i eventualno unesite lozinku. U zaštiti radnog lista postoji još jedan ele ment granulacije: to je mogućnost dodele selek tivnog prava uređivanja zaštićenog dela radnog
ključati i zaključati na analogni način kao i ćeli je: svi umetnuti objekti su inicijalno zaključani, a to stanje se aktivira postavljanjem zaštite na ra dni list. Jedan usputni savet: bilo bi zgodno da otključane ćelije obeležite na neki način (pose bnim stilom ili bojom podloge) zbog kasnijeg lakšeg snalaženja. Opcije zaštite važe pojedinačno za sva ki list radne sveske, a ako želite da postavite is ti oblik zaštite na više njih odjednom, pre pos tavke ih aktivirajte kao grupu. Da biste zaštiti li aktivni radni list, izaberite komandu Review > Changes > Protect Sheet: dobićete dijalog na čijem vrhu se nalazi posebna opcija; zadržite je uključenom. Osim opcione lozinke koja će čuvati ove postavke, videćete okno sa petnaest pojedinih elemenata na koje se zaštita ne odno si. Polazno je dozvoljeno samo da obeležavate zaštićene i nezaštićene ćelije zbog kopiranja, a možete zabraniti čak i to. Formule su bezbe dne: pri kopiranju formule iz zaštićenog lista biće preneta samo vrednost kao konstanta, ali ne i sam sadržaj formule. Među ostalim dozvo lama koje možete ostaviti korisniku nalaze se
lista određenim korisnicima Windowsa ili oni ma koji znaju posebnu lozinku za promenu ta kvih „sivih zona“. Pre nego što angažujete pu nu zaštitu radnog lista, otvorite dijalog Review > Changes > Allow Users to Edit Ranges. Klikom na dugme New otvorite novi dijalog, pa u nje mu definišite ime opsega, adresu i lozinku; op ciono, klikom na Permissions dobićete dijalog koji poznaju administratori i napredni korisni ci Windowsa: ovde možete definisati sve korisni ke domena ili radne grupe koji će uvek smeti da menjaju definisani opseg bez posebne lozinke. Ako u glavnom dijalogu za dodelu dozvola ko risnicima uključite polje za potvrdu Paste per‑ mission information into a new workbook, pri potvrdi ove postavke biće napravljena nova ra dna sveska sa tabelom pregleda dodeljenih pra va pristupa. Ova zaštita funkcioniše samo kad je podignuta glavna zaštita radnog lista; to reše nje funkcioniše jednostavno: u pokušaju da pro meni neku ćeliju zaštićene zone, korisnik će do biti dijalog Unlock Range u koji može da unese lozinku; ako učini to, cela zaštićena zona će osta ti otključana dok god je radna sveska otvorena.
10
PC
april 2008
Microsoft Office Excel 2007 – Analitički alat nove generacije
Poslednji vid specifične zaštite sadržaja u Excel‑u je sakrivanje struktura. Ovakvi vidovi zaštite nisu direktno vezani lozinkom, ali na dređene lozinke mogu da očuvaju ovo stanje. Celu radnu svesku ćete sakriti komandom View > Window > Hide. Sakrivena radna sveska osta je otvorena, a njeni sadržaji ostaju dostupni kao spoljne reference. Komandom View > Window > Unhide dobićete dijalog sa spiskom svih skri venih datoteka; izborom neke od njih, otkrićete je. Jedan radni list ili obeleženu grupu listova sa
krićete komandom Home > Cells > Format > Hide & Unhide > Hide Sheet. Možete sakriti sve listove, osim poslednjeg vidljivog: potrebno je da postoji barem jedan vidljiv list u radnoj sves ci. Sakriveni radni list ćete otkriti izborom u di jalogu koji se otvara na komandu Hide Sheet u istoj paleti. Ako ste prethodno aktivirali zaštitu strukture radne sveske, nećete moći sakrivati ili otkrivati sakrivene radne listove; zato, kad god je potrebno, kombinujte ove tehnike zaštite da bolje osigurate svoju radnu svesku.
april 2008
PC
11
PC SPECIJALNI DODATAK
Grafikoni
V
izuelizacija podataka svakako nije no vost, ali predstavlja prilično aktuelan trend u poslovnom svetu. Izveštaji moraju bi ti pregledni i lako razumljivi za kratko vreme. Osim toga, očekuje se da neki službeni izveštaj bude i vizuelno atraktivan. Osnovni oblik vizuel nog predstavljanja numeričkih podataka je grafi kon, a tu Excel ima šta da pruži. Aktuelna verzi ja donosi znatna unapređenja na tom polju, naj pre zahvaljujući značajno poboljšanom jezgru za rad sa grafikom koji se isporučuje uz Office 2007. Istini za volju, dugo vremena je Excel zaostajao na tom polju za konkurencijom, ali sad više nije takav slučaj. Ne samo da je upravljanje grafikoni ma jednostavnije nego ikad, nego uz samo ma lo veštine i nekoliko ulo ženih minuta rada može te napraviti grafikon koji oduzima dah. Formalno govoreći, grafikon (engl. chart) je složeni grafički objekat koji je direktno povezan sa nekim tabelarnim po dacima. Pojedinačni po daci koji se koriste kao polazište za crtanje grafikona nazivaju se tačke podataka (data points), a one su uređene u gru pe koje se nazivaju serije podataka (data series). Za grafikon takođe važi princip automatskog preračunavanja: kada je formiran, biće direktno ažuriran nakon svake promene sadržaja u ma tičnim podacima. Uvek možete izvesti i nakna dne obrade sadržaja grafikona, kako biste nagla sili neki podatak ili postigli neki vizuelni efekat u prezentaciji podataka. Taj posao je lakši nego pre zahvaljujući prisustvu grupe kontekstualnih kartica Chart Tools, koje će se pojaviti u glavnoj traci svaki put kada je neki grafikon aktivan. Grafikon možete angažovati u dva vida: kao grafički objekat na površini radnog lista i kao poseban list radne sveske. Sami ćete birati
12
PC
april 2008
koji ćete od vid upotrebiti, jer to je uglavnom stvar vaše krajnje potrebe. Grafikon na radnom listu je više zastupljen u praksi, jer je tako pri ru ci dok radite sa podacima i lako ćete pripremi ti štampu. Grafikon na posebnom listu je poželj na opcija ukoliko želite da ga povežete sa dru gim aplikacijama ili imate nameru da ga učinite upadljivim za druge korisnike radne sveske.
Organizacija podataka za grafikon Dobro organizovani izvorni podaci su pre duslov za efikasno izvođenje grafikona. Vari jante je kasnije lako isprobavati i zato se najpre koncentrišite na same podatke. Osnovna ideja grafikona je da prikaže, uglavnom, jednu katego riju podataka. Najbolje je da podaci imaju for mu dvodimenzionalne tabele, gde postoje dva atributa (jedan po kolo nama, jedan po redovi ma), tako da svi podaci budu međusobno upo redivi. Ako bi podaci u grafikonu prikazivali podatke različitih kategori ja, onda bi ukupnu sliku bilo teško rastumačiti, a to se kosi sa idejom o preglednom prikazu bro jeva. Tipičan primer tabele od koje se pravi gra fikon možete videti na sledećoj slici. U ovom pregledu prodaje po prodavnica ma, svaki broj tumači promet u jednoj prodav nici tokom jednog dana u nedelji. U ovoj tabeli zasad ne postoje i zbirni podaci, što smo namer no izbegli da postavimo; videćete da zbirovi ni su poželjni u grafikonima, jer mogu da predstav ljaju smetnju ukoliko „ulete“ među grafičke po datke; nastale bi neprilike ako bi se zbirovi unu tar grafikona protumačili kao stavke istog ran ga. Videćete kako da izbegnete taj slučaj ako su zbirovi u polaznoj tabeli ipak prisutni.
Microsoft Office Excel 2007 – Analitički alat nove generacije
Generisanje grafikona Nekada je za izradu grafikona bio zadužen čarobnjak koji vas je vodio korak po korak; da nas je takav vid izrade grafikona prevaziđen za hvaljujući efikasnim paletama na glavnoj traci. Trik je u tome što podrazumevani rezultati već sadrže neke uobičajene elemente, a vi ćete pre ko toga utrošiti više vremena samo ako nađete za shodno. Pređimo na stvar: paleta za izbor gra fikona u željenom obliku se nalazi u grupi In‑ sert > Charts. Krenimo od najjednostavnijeg postupka: kliknite u bilo koju ćeliju polazne ta bele, pa otvorite paletu Column (prvu sleva) i u njoj birajte prvu stavku (grupa 2‑D Column, oblik Clustered Column). Čim kliknete na tu stavku palete, na radnom listu će se pojaviti no vi grafikon, histogram sa polaznim podacima na kome X‑osa prikazuje dane, a Y‑osa je skala vrednosti; na desnoj strani se vidi legenda koja tumači boje; za početak, to je to. Zašto smo iza brali baš histogram, a ne neki drugi oblik grafi kona, drugo je pitanje i njime ćemo se pozabavi ti malo kasnije; pokušajmo sad nešto drugo. U času umetanja, grafikon odmah pos taje aktivan, što ćete prepoznati po karakteris tičnom pojačanom okviru. Taj okvir je dina mički i možete povlačiti bilo koju ivicu da bis te mu menjali veličinu ili možete uhvatiti okvir da biste pomerili grafikon na drugo mesto na radnom listu; bićete vođeni oblikom pokazi vača miša dok to budete radili. Kada klikne te van grafikona, debeli okvir nestaje. Da bis
te opet aktivirali grafikon, opet kliknite u nje ga; savetujemo da uvek najpre kliknete negde u zonu koja ne sadrži nijedan element, jer biste u protivnom mogli direktno obeležiti baš neki deo grafikona, a ne ceo. Probajte to: kliknite na grafikon da ga aktivirate, a zatim pritisnite tas ter Del. Ovim ste izbrisali grafikon. Ovo čini mo radi sledeće probe: dodajte zbirove u pola znu tabelu, i to i po redovima i po kolonama. Kreirajte grafikon ponovo: videćete da su upa li i zbirovi, što valja da otklonite. Čim se to de si, pomerite grafikon malo (ako preklapa tabe lu), pa uhvatite mišem donji desni ugao plavog okvira koji ukazuje na matične podatke i pre vucite ga unutra, tako da svi zbirovi ispadnu iz tog okvira; rezultat će biti zadovoljavajući. Dru gi način da sprečite ulazak zbirova u tabelu jes te da prethodno obeležite samo relevantne po datke, tj. zaglavlja i osnovne brojeve, pa da on da kreirate grafikon. Ovaj postupak određivanja domena poda taka je najznačajniji detalj u gradnji grafikona: sve preko toga je pitanje celishodnosti, potrebe i vašeg ličnog ukusa u ovom poslu. Za početak, hajde da vidimo koje druge ključne poteze mo žete načiniti: idemo na karticu Chart Tools > Design. Kliknite na dugme sasvim desno, Lo‑ cation > Move Chart; pojaviće se dijalog za određivanje položaja grafikona. U listi Object in vidite ime aktivnog radnog lista; ovde može te izabrati ime dugog radnog lista, ako poželite da premestite grafikon tamo (drugi način da to
april 2008
PC
13
PC SPECIJALNI DODATAK
učinite je da postupite kao sa slikom, komanda ma Cut i Paste). Međutim, ovog časa je zanim ljivije da napravimo list sa grafikonom: klikni te na opciju New Sheet, pa odmah imenujte no vi list koji će biti kreiran i potvrdite to; dobićete poseban list preko koga će grafikon biti postav ljen kao najveći mogući. Uzgred, te dimenzije uobičajeno odgovaraju podrazumevanim pa rametrima štampe na položenom listu papira. Sa ovim listom možete činiti sve ono što i sa uobičajenim: premeštati ga, menjati mu ime ili ga izbrisati. Što se tiče daljih manipulacija unu tar grafikona, nema nikakve razlike u odnosu na njegov položaj: sve komande na kontekstual nim karticama su jednako raspoložive. U grafikonima koji sadrže dve ose, kao što je to slučaj sa histogramom koji smo isprobali, ponekad postoji potreba da se obrnu položaji redova i kolona, kako biste preinačili naglaše no svojstvo podataka. Na primeru, ako koman dom Data > Switch Row/Column preinačite sa držaj na X‑osi, i dalje ćete imati sličan histo gram, ali ćete tako lakše naglasiti ukupan ne deljni promet svake prodavnice, jer te vrednos
14
PC
april 2008
ti odgovaraju grupisanoj površini. Zanimljivije efekte možete postići u unapređenom dijalogu Select Data, koji vam omogućuje da zaista lako upravljate sastavom i redosledom sadržaja grafi kona. Ovde možete izbaciti neku seriju iz grafi kona ili dodati novu, a zanimljiva je i opcija pro mene redosleda serija, što ponekad ima smisla da se uradi. Da biste što pre postigli optimalan izgled grafikona, obratite pažnju na paletu Chart Lay‑ outs. Ovo je veoma prikladan i do sada najbrži viđeni način da varirate prisustvo i položaj ra znih elemenata na površini grafikona. Osim po drazumevanih tačaka podataka, osa, legende i pomoćnih linija, vi uvek možete opciono prika zati naslove, tekstove uz ose, prateću tabelu po dataka (zgodno kad se grafikon postavi na po seban list), obeležja vrednosti, itd. U ovoj pale ti se nalazi nekoliko brzih predložaka za postav ke opcionih elemenata; isprobajte te varijacije da biste se upoznali sa njima. A kad završite sa tom postavkom, poigrajte se i sa paletom Chart Styles. Jedini komentar koji je u ovom času po treban glasi da je to tek početak: odabrani stil
Microsoft Office Excel 2007 – Analitički alat nove generacije
grafikona je tek polazište za dalje varijacije izgle da; budete li zalutali u promenama izgleda o ko jima govorimo u nastavku, uvek možete obeleži ti ceo grafikon ili neki njegov deo i pozvati ko mandu Chart Tools > Layout > Current Selec‑ tion > Reset to Match Style.
Tipovi grafikona Videli ste već, raspolažete sa desetak osnov nih tipova grafikona, a svaki tip ima po nekoli ko varijacija; u prvi mah se čini da je teško oda brati koji od tih oblika će biti optimalan za gra fičko predstavljanje vaših podataka. Da biste odjednom videli sve raspoložive tipove i varija cije, predlažemo vam da umesto proste pretra ge po paletama upotrebite komandu All Chart Types koja se nalazi na dnu bilo koje od njih. Dijalog Insert Chart je najbolje polazište ako ste zaista neodlučni. I ne samo to: ako ste postavili neki grafikon, pa niste zadovoljni oda
branim tipom, ne morate ga brisati: upotrebi te komandu Chart Tools > Design > Type > Change Chart Type i naći ćete se u istom dija logu koji samo ima drugi naslov. Ako često pra vite grafikone nad nekim sličnim oblicima po laznih podataka, pa stalno birate isti polazni oblik grafikona, kliknite na dugme Set as De‑ fault Chart pre nego što potvrdite izbor u dija logu; posledica ovog zahvata je da će se pri sva kom sledećem otvaranju dijaloga baš taj tip za teći kao podrazumevan. Možda sad ne bi bilo lo še da parkirate komandu All Chart Types u pri ručnu traku, jer tako ćete biti još brži u postav ljanju grafikona. Koji ćete tip i varijantu grafikona koristiti, ponekad je stvar ukusa, a ponekad celishodnos ti. Najzad, videćete da nije ni moguće bilo ka kve podatke prikazati bilo kojim oblikom grafi kona. Iskustvom ćete steći naviku da standardi zujete grafikone prema svrsi koju oni treba naj pre da zadovolje. Postoje neka tipska pravila kojih se možete držati pri izboru: pogledajmo koji su to opti malni uslovi korišćenja ra znih tipova grafikona. Stubičasti grafikon (histogram, grupa Column) prikazuje varijacije podata ka u vremenu ili među gru pama podataka; služi i za efikasno poređenje pojedi načnih stavki iste vrste, po put statističke raspodele u jednoj seriji. Varijanta ku mulativnog stuba (Stacked Column) naglašava ukupne iznose za više stavki u fun kciji vremena ili mesta, a va rijanta „100%“ iskazuje rela tivno učešće stavki u istom periodu (tj. na istom mestu, u istoj grupi). Vrednosti su na uspravnoj osi, a kategori je na vodoravnoj. Varijaci april 2008
PC
15
PC SPECIJALNI DODATAK
ja histograma je trakasti grafikon (položeni his togram, grupa Bar), koji naglašava individualne brojke u određenom vremenu ili ilustruje odnose među vrednostima. Varijanta naslaganog prika za (Stacked Bar) dobro pokazuje relativni odnos učešća perioda u ukupnom procentualnom izno su. Kategorije na skali su prikazane uspravno, a vrednosti vodoravno, što daje različit psihološki efekat prikaza (tok umesto veličine). Linijski grafikon (grupa Line) naglašava tok promene vrednosti podataka u jednakim vremenskim intervalima; prikladan je kada pos toji manje serija podataka ili su one dovoljno di vergentne kako bi prikaz bio uredno čitljiv. Ov de su naglašeni atribut vremena i dinamika pro mena, pre nego iznosi promena. Za naglašava nje kumulativnih efekata, postoji opcija naslaga nih linija (Stacked Line), a za naglašavanje poje dinačnih vrednosti možete upotrebiti varijaciju sa markerima. Oblasni grafikon (grupa Area) prikazuje relativnu važnost vrednosti u nekom vremen skom periodu. Iako izvesno nalikuje linijskom grafikonu, ovaj tip grafikona bolje naglašava promene ukupnog iznosa nego dinamiku vre mena. Problem sa ovim tipom grafikona je što nije dovoljno efikasan u osnovnom obliku; na suprot tome, varijacija Stacked Area je svakako lakše razumljiva od varijante naslaganog linij skog grafikona. Kružni grafikon („pita“, grupa Pie) prika zuje proporcionalne odnose u seriji; moguće je
16
PC
april 2008
prikazati samo jednu seriju podataka. Ovaj po pularni tip grafikona je idealan za naglašavanje najznačajnijeg elementa, bez obzira na njegovu vrednost, tako što odgovarajuće „parče pite“ mo žete malo izvući iz kruga. Opcije „pita u piti“ i „traka u piti“ su prikladne kada je polazna seri ja sortirana u opadajućem redosledu, a pri dnu postoji grupa procentualno malih vrednosti; u tom slučaju, nekoliko poslednjih će biti prikaza ne kao zbirni podatak, a detalji će biti izvučeni kao drugostepeni prikaz. Prstenasti grafikon („krofna“, grupa Doughnut) je sličan, ali može te prikazati više serija podataka. Ovaj tip grafi kona je omiljen na Dalekom istoku. XY (rasuti) grafikon prikazuje stepen odnosa između numeričkih vrednosti u neko liko serija podataka, ili tačkama označava dve grupe podataka kao jednu seriju u dvodimenzi onalnom koordinatnom sistemu brojeva. Grafi kon prikazuje rasute intervale („grozdove“) po dataka i obično se koristi u raznim naučnim pri menama. Ovaj tip grafikona je optimalan ako želite da prikažete vrednosti u nejednakim vre menskim intervalima; varijacija sa linijama ta da daje bolje rezultate nego obični linijski grafi kon. Mehurići (grupa Bubble) se takođe koriste u uslovima kada postoji velika disperzija poda taka; veličine se predstavljaju prečnikom ili pov ršinom pojedinačnih mehurića. Dva tipa grafikona se kod nas koriste vrlo retko: radarski grafikon (grupa Radar) prika zuje promene ili frekvencije serija podataka rela
Microsoft Office Excel 2007 – Analitički alat nove generacije
tivno prema centralnoj tački, ali i u korelaciji je dnih prema drugima. Svaka kategorija ima sop stvenu osu koja se radijalno pruža od centra, a svaka serija je povezana linijama, tako simulira jući površinu koja može da se tumači kao uku pna vrednost serije. Berzanski grafikon (grupa Stock) je naizgled sličan histogramu, ali je spe cijalno namenjen prikazu podataka vrednosti na berzi, gde iskazuje razliku između trenutne i krajnjih vrednosti; ovo je posebno prikladan oblik grafikona ako polazni podaci zaista dola ze iz spoljnog izvora, pa se interaktivno prate u grafičkom obliku. Polazne tabele za ovaj tip grafikona se obavezno pripremaju na poseban način, sa unapred utvrđenim tumačenjem tri do pet kategori ja podataka karakterističnih u berzanskom poslovanju. Neke od varijanti trodi menzionalnih grafikona slu že za povećanje atraktivnosti izgleda grafikona, kao što je to 3‑D linijski grafikon. Zanim ljive su varijante koje podatke prikazuju u trodimenzional nom koordinatnom sistemu. Trodimenzionalni histogram prikazuje podatke tako što se na jednoj osi definišu kategori je, a na drugoj serije podataka, tako da „patos“ grafikona asocira na siluetu polazne tabele, a stubovi služe umesto brojeva. Na ovaj način se lako naglašavaju ekstremi pojedinačnih eleme nata tabele. Međutim, postoji realan rizik da se svi podaci ne vide valjano; u tom slučaju, mo guće je varirati uglove posmatranja. Površinski grafikon (grupa Surface) izgle da poput topografske makete, gde svaka bo ja prikazuje određeni opseg vrednosti. Boja u ovom slučaju ne znači seriju podataka. Pov ršinski prikaz je posebno prikladan za prikaz veoma velikih serija podataka, gde bi podatke drugačije bilo vrlo teško sagledati. Cilindar, ku pa i piramida su vizuelne varijacije histograma, a koriste se zbog atraktivnijeg izgleda grafiko
na; pride, 3‑D varijacije kupe i piramide mogu biti od pomoći da bi veća količina podataka bi la lakše čitljiva.
Oblikovanje grafikona Mogli biste pomisliti da je „likovna obra da“ grafikona potpuno izlišna stvar. Donekle bis te bili u pravu, jer postoji neverovatno mnogo opcija izgleda koje možete postići, a pitanje je da li je svaki od njih celishodan. Međutim, ma kar se možete pouzdati u to da palete na kartici Chart Tools > Layout obezbeđuju solidnu brzi nu rada. Osim toga, neki zahvati imaju i ozbilj ne funkcionalne posledice, pa ne bi bilo loše da
se upoznate sa mogućnostima kojima raspolaže te na kartici Layout. Obavezno obratite pažnju na sve palete u grupama Labels i Axes. Posebno vam skrećemo pažnju na paletu Data Labels: uz malo veštine, postavićete veoma efikasne poka zatelje vrednosti na samom grafikonu. Ovo je prava prilika i da vam skrenemo pažnju na dodatne opcije uređenja elemenata: obeležja vrednosti tačke podataka svakako već vidite u ekranskoj napomeni nakon što parki rate pokazivač miša nad neku tačku na grafiko nu. Međutim, obeležja podataka su prikladna za stalni prikaz ili štampanje, pa morate pripazi ti i na to da li su podaci uredni; može se desiti da se veći brojevi preklope, pa da dobijete samo metež „razbacanih“ cifara. Na dnu palete Data april 2008
PC
17
PC SPECIJALNI DODATAK
Labels (takođe, važi i za druge palete) nalazi se komanda More Data Label Options, kojom ćete otvoriti složeni dijalog za uređenje svih pojedi nih atributa elementa. U grupi Label Options bi rate sadržaj i položaj obeležja. Grupa Number bi trebalo da vam je poznata: izaberite oblik nu meričkog prikaza. Grupa Fill će dobro posluži ti da od obeležja napravite svojevrsnu „etiketu“ koja će biti čitljivija u odnosu na okolni sadržaj. I da ne nabrajamo dalje opcije, osim jedne: ako
dna drugoj; u drugom slučaju, postoji velika dis perzija podataka, ima razlika i za po nekoliko re dova veličine. Ako želite da grafikon prikaže što verniju sliku, imaćete problem: u oba slučaja, biće gotovo nemoguće da se podaci na histogra mu ili linijskom grafikonu vide uredno. Ali, pos toji rešenje: intervenisaćete na Y‑osi, dovodeći je u oblik koji će grafikon učiniti daleko pregle dnijem. Kliknite negde u zonu Y‑ose, pa u kon tekstnom meniju birajte Format Axis.
ima mnogo brojeva, moglo bi pomoći ako u gru pi Alignment podesite ispis obeležja pod nekim kosim uglom. Upoznajte još jedan detalj kontrole sadrža ja u grafikonu: kada jednom kliknete na neki element koji postoji u seriji, obeležićete celu se riju. Ako ponovo kliknete na element serije, os taće obeležen samo taj pojedini podatak. Ovako možete uticati na posebne detalje – na primer, možete promeniti boju samo jednog pojedinog podatka na histogramu ili možete promeniti bo ju ili veličinu ispisa na obeležju vrednosti. Reci mo da želite da postavite obeležje vrednosti sa mo jednog podatka: odaberite tu tačku sa dva posebna klika, a zatim u kontekstnom meniju tačke odaberite komandu Add Data Label. Ako obeležite klikom bilo koji element grafikona pa pritisnete taster Delete, izbrisaćete ga. Evo jednog detalja koji bi vam mogao biti od koristi u praktičnom oblikovanju grafikona. Pretpostavićemo da ste iskusili dva posebna, a krajnja slučaja: u prvom scenariju, sve vrednos ti podataka su veoma visoke, a relativno blizu je
U grupi Axis Options u dijalogu, obratite pažnju na zasivljene opcije pri vrhu; pretposta vimo da se sve vrednosti u polaznoj tabeli kreću negde u rasponu od 45.000 do 53.000; sasvim je moguće da će Y‑osa na grafikonu prikaziva ti vrednosti od nule do 60.000. Promenite po datke Minimum i Maximum, menjajući ih, na primer, na konstante 35.000 i 55.000; varirajte ove vrednosti dok ne dobijete odnos koji vam se čini najboljim. A kad već radite tako, verova tno vam smeta što su oznake na Y‑osi prilično velike: u padajućoj listi odaberite opciju Thou‑ sands (hiljade), zadržavajući uključeno polje za potvrdu tik ispod liste. Brojevi će biti denomi nirani za odabrani red veličine, a levo od ose ćete videti uspravni tekst Thousands (koji slobo dno možete prepraviti prostim kucanjem u dru gi tekst, npr. „u hiljadama“). Ako ste ranije postavili obeležja podataka na grafikonu, i ona će biti denominirana, što uopšte nije loša stvar; ako bude zatrebalo da ne ko vidi precizne podatke, na raspolaganju mu je polazna tabela na radnom listu ili ćete pridru
18
PC
april 2008
Microsoft Office Excel 2007 – Analitički alat nove generacije
žiti tabelu podataka ispod grafikona. Ako se de šava suprotan slučaj u kome postoji drastična disperzija podataka, verovatno ste već ugledali rešenje: ostavićete automatski raspon na Y‑osi, ali ćete je preinačiti u logaritamsku skalu; to je dovoljno za prikaz relativnih odnosa vrednos ti, ali pripazite na to da li ciljna grupa korisni ka razume takav prikaz; strogo naznačite kakav je to grafikon. Ako vas baš mami da isprobate svoje spo sobnosti dizajniranja grafikona, obeležavajte jedan po jedan element, pa ga menjajte; posto jeće elemente možete birati klikom mišem ili u padajućoj listi u grupi Chart Tools > Format > Current Selection. Što se tiče fonta, upotrebi te komande u grupama Home > Font i Home > Alignment, sve ostalo ćete pronaći u dijalogu poput onog koji ste videli pri menjanju obele
žja podataka. Osim komande na dnu svake pale te, za poziv dijaloga možete se poslužiti koman dom Current Selection > Format Selection, a ne zaboravite da na svakom mestu funkcioniše i kontekstni meni koji se otvara desnim klikom miša. Sadržaji tih dijaloga će zavisiti od odabra nog elementa i od osobina odabranog tipa gra fikona. Bilo bi previše da govorimo o svim op cijama: igrajte se slobodno. Najbolje od svega: ako u određenom času dostignete neki izgled koji vam se posebno dopada, pa imate ideju da biste ga mogli opet iskoristiti, sačuvajte ga kao predložak! Da biste to učinili, pozovite ko mandu Chart Tools > Design > Type > Save As Template i upotrebite prepoznatljivi dijalog da biste sačuvali predložak pod nekim opisnim imenom u svom profilu (datoteka je tipa .crtx). Ubuduće, svoje remek‑delo ćete angažovati ako
april 2008
PC
19
PC SPECIJALNI DODATAK
u paleti Insert Chart (ili Change Chart) odabere te opciju Templates na vrhu spiska tipova grafi kona u levom oknu. Grafikon nije samo sredstvo za prezentaci ju, nego može da posluži i kao alatka za svojev rsnu vizuelnu analizu podataka; a kao što reko smo, jedna od poenti Excel‑a je u tome da ga an gažujete kao analitičku alatku. Opisaćemo dve takve operacije koje vam mogu zatrebati. Ali, pre toga i jedna opaska za iskusnije korisnike prethodnih verzija Excel-a – tokom procesa pi sanja podsistema za grafikone ispočetka, „nas tradala“ je jedna zanimljiva funkcionalnost. Na ime, ranije je postojala mogućnost da uhvatite mišem jednu tačku podataka na histogramu ili na linijskom grafikonu i da joj promenite vre
sami izabrati. Ovaj postupak se uvek primenju je samo nad jednom serijom podataka čije vre dnosti uspostavljaju trend. Ove interpolacije imaju primene u prognoziranju ili u proceni pe riodičnosti nekih događaja. Prvi korak u postav ljanju linije trenda je određivanje serije podata ka za koju će trend biti izračunat. Aktivirajte grafikon (prema iskustvu, predlažemo vam da to bude obični 2‑D histogram), pa otvorite pale tu Chart Options > Layout > Analysis > Trend‑ line. Biće vam ponuđeno nekoliko osnovnih i često korišćenih oblika linije trenda; posebno su zanimljive opcije sa postavkom prognoze za dva perioda dalje od raspoloživih, isprobajte ih. Drugi način da postavite liniju trenda, direktno ulazeći u dijalog za njeno oblikovanje, jeste da desnim klikom nad željenom serijom otvorite kontekstni meni i odaberete opciju Add Trend‑
dnost; vrednost u polaznoj tabeli bi bila odgova rajuće prepravljena. Ako bi pored polaznih po dataka postojali neki izvedeni podaci, ovako ste mogli da izvodite svojevrsnu vizuelnu What‑If analizu (što je sjajna tehnika o kojoj ćete saznati nešto kasnije). Nažalost, to više nije moguće. Excel može da postavi liniju trenda u gra fikon, prema matematičkom modelu koji ćete
line. Ući ćete u isti dijalog za postavljanje svih osobina linije kao što biste to učinili koman dom More Trendline Options koja se nalazi na dnu palete. Najvažnija grupa u dijalogu Format Trend‑ line je prva, Trendline Options; ostale tri grupe služe za uređenje izgleda linije, pa vam prepušta mo da to sami ispitate. Na raspolaganju je šest
Operacije u grafikonu
20
PC
april 2008
Microsoft Office Excel 2007 – Analitički alat nove generacije
kategorija funkcije za postavljanje trenda: linear na, logaritamska, polinomna (od drugog do šes tog stepena), stepena sa osnovom x i eksponen cijalna (tj. broj e sa eksponentom ax); tip Mov‑ ing Average izračunava parcijal ni linearni trend za delove serije u zadatom intervalu koji čine ba rem dva podatka. Koju ćete fun kciju odabrati, zavisi od osnov nog statističkog modela koji bis te inače upotrebili u postavljanju trenda u tabeli podataka. Možete zadržati generičko ime koje je predloženo u grupi Trendline Name; međutim, ako koristite legendu na grafikonu, i opis linije će biti pridružen, pa je bolje da date neko ime koje će tu poslužiti kao kratki opis. U gru pi Forecast možete definisati i vi deti prognoze budućih vrednosti u koraku od pola perioda; možete čak predvide ti i ulazni trend jedne polovine prošlog perioda. Još je bolje ako unesete tačnu vrednost na kojoj linija trenda treba da preseče Y‑osu (Set inter‑ cept): na taj način ćete postaviti ograničenje u vi du početne konstante, a ono može da doprinese preciznijoj prognozi. Konačno, dva poslednja polja za potvrdu omogućuju da se liniji trenda pridruže ispisi interpolirane funkcije i vrednost koeficijenta regresije. Linija trenda ostaje dina mički vezana za seriju podataka nad kojom je izračunata. To znači da će funkcija trenda biti ponovo interpolirana čim dođe do promene po laznih podataka. Još jedan element statističke analize u gra fikonu: možete postaviti trake grešaka (Error Bars); reč je o vertikalnim linijama koje se pri družuju tačkama podataka da bi pokazale mo guće odstupanje podatka u odnosu na zadate vrednosti. U paleti Analysis > Error Bars ćete zateći oblike koji prikazuju fiksnu vrednost od stupanja (standardnu grešku), procentualno od stupanje ili standardnu devijaciju. U dijalogu
Format Error Bars koji služi za dodatno pode šavanje trake grešaka, biraćete varijantu prika za gornje, donje ili obe vrednosti odstupanja, kao i stil linija. Još je važnije da odredite preci
zniju definiciju greške, jer predložene vrednosti možda nisu odgovarajuće. Posebno je zanimlji va opcija Custom, u kojoj možete zadati apsolu tne vrednosti odstupanja koje su zapisane u ne kim ćelijama na radnom listu. To čak može da bude i funkcija koja se nalazi u ćeliji, a u korela ciji je sa matičnim podacima. Na taj način, mo žete postaviti i kompleksniji statistički metod za prikazivanje podataka o mogućem odstupanju; ukoliko ste vični statističkim metodama za pro cenu greške u serijama podataka, znaćete koje su to funkcije. I za kraj priče o grafikonima, savet pote kao iz praktičnog iskustva mnogih korisnika. Ponekad vam se može desiti da grafikon napra sno nestane sa radnog lista, iako pouzdano zna te da je bio tu, a vi ga niste izbrisali. Bez pani ke: moguće je da ste nehotice pritisnuli prečicu Ctrl+6, koja služi za sakrivanje i ponovno otkri vanje vidljivosti svih grafičkih objekata na ra dnom listu (što uključuje i grafikone). Pritisni te ponovo tu prečicu i verovatno ćete opet ugle dati svoj grafikon.
april 2008
PC
21
PC SPECIJALNI DODATAK
Obrada liste i tabele
Z
a strukture o kojima govorimo u ovom odeljku suštinski je važno kako ih pri premate. Reč je o uređenim oblicima podataka: postoji prepoznatljiv izgled, zaglavlja se lako prepoznaju, oblici i tipovi podataka u kolona ma su usaglašeni, itd. Takve strukture predstav ljaju polazište za skoro sve napredne analitičke alate, pa poštovanje principa koje opisujemo na početku čini važnu temu. Excel 2007 donosi brojna unapređenja u ra du sa tim alatkama; neke od njih su morale da budu korenito preuređene u svetlu mogućnosti rada sa daleko većom količinom podataka. Ako ste već koristili napredne tehnike u prethodnim verzijama Excel‑a, videćete i brojne izmene u interakciji sa namenskim alatkama (pomak je učinjen u cilju lakšeg rada i boljeg razumevanja). Nažalost, iskusni će se ponekad i zbuniti: beležimo i pojavu izmena ne kih termina koji označavaju ne ke ključne strukture, pa ćemo pokušati to da kompenzujemo nužnim napomenama.
ja radnog lista, to je sasvim dovoljno (mada je moguće u Excel dovesti i više od toga poveziva njem sa bazama podataka). Podatke u listi mo žete sortirati, sužavati im vidljivost prema ne kom kriterijumu, predstavljati ih u vidu sažetih tabela, referencirati ih u drugim operacijama i analizirati ih na mnogobrojne načine. Kada se kaže da kolona sadrži podatke is tog tipa, to znači da se očekuje da se u istoj ko loni nalaze jednako formatirani podaci sa istim atributima. Recimo, ako je sadržaj kolone neki broj, nikako nije preporučljivo da se tu pojavlju je i neki tekstualni podatak. Nebitno je da li je neki podatak označen drugom bojom ili je mo
Princip liste Lista u Excel‑u je skup po dataka u obliku neprekidne ta bele; uređena je tako da jedna kolona sadrži podatke istog ti pa i značenja. Svaki red liste označava jedan smisleni skup podataka: na primer, to mogu podaci o nekom klijentu, uključujući ime firme, adresu, kontakt lice, broj telefona, itd. Podaci u jednom redu treba da popunjavaju neprekinuti niz popunje nih ćelija, a sadržaj ćelije može biti i konstanta i formula. Lista predstavlja neprekinuti niz re dova, jer Excel prepoznaje njen kraj nailaskom na prvi prazan red. Limit dimenzija liste se pro teže na jedan radni list; u svetlu novih dimenzi
22
PC
april 2008
žda u drugom fontu: mislimo isključivo na ra zlike u tipu i prezentaciji sadržaja. Takođe, da biste se lakše snalazili u obilju podataka, pobri nite se da način zapisivanja podataka jedne ko lone bude ujednačen; ako je potrebno, definiši te jednoobraznu masku za sve stavke u koloni osim zaglavlja. Pojam „imenovana serija“ znači pravilo da se u prvom redu liste nalaze opisi kolona u vidu
Microsoft Office Excel 2007 – Analitički alat nove generacije
tekstualnog zaglavlja. Svi alati koji rade sa lista ma koriste zaglavlja kao identifikatore sadržaja. Istini za volju, ponekad nije bitno da postoji za glavlje, ali dobra je praksa da ga ipak formirate kako biste se i sami lakše orijentisali. Poželjno je da sadržaj zaglavlja bude kratak i jezgrovit: upotrebite jednu ili dve reči koje nedvosmisle no upućuju na značenje sadržaja kolone. Excel je u stanju da automatski prepozna celu listu, uključujući i njeno zaglavlje. Ovo je veoma prikladna osobina, jer tad uglavnom ne morate da ručno obeležavate opseg liste ili da sa mi upisujete krajnje adrese (što bi bilo i neudo bno nad listom sa nekoliko hiljada redova), ne go program to učini sam. Ako ponekad treba sa mi da uhvatite opseg cele liste, postavite se na neku njenu ćeliju, pa pritisnite prečicu Ctrl+* i ona će biti obeležena u celosti. Uzgred, neki ala ti su u stanju da raspoznaju zaglavlje liste ako je ono ispisano u dva reda, ali vam savetujemo da svakako izbegavate tu mogućnost. Umesto to ga, ako je potrebno, uredite ćeliju da prikazuje više redova; učinite to klikom na dugme Home > Alignment > Wrap Text ili istoimenom opci jom na kartici Alignment u dijalogu za obliko vanje ćelije. U raznim prilikama, lista se koristi kao svo jevrsna baza podataka. Naravno, Excel nije pra vi sistem za upravljanje bazama, jer ne zadovo ljava neke suštinske zahteve koji važe u pravim bazama; ali, neke elementarne korake koji su poznati u ovim sistemima ipak možete predu zeti. Lista podseća na oblik tabelarne prezenta cije baze podataka: svaki red liste je slog baze, dok kolona predstavlja sva polja iste vrste i for mata; zaglavlje se može tumačiti kao skup ime na polja. U komunikaciji sa drugim programi ma, Excel će podatke uvezene iz prave baze po dataka prikazati kao listu; takođe, lista je pola zište za izvoz u neki od podržanih formata ba ze podataka.
Priprema liste Uoči primene složenih alata za analizu, bi tno je da ne dozvolite lošu organizaciju podata
ka na jednom radnom listu. Uostalom, dobro je da se naviknete da razuđujete složene poslo ve na više radnih listova. Kada formirate listu, neka ona bude jedini bitan sadržaj radnog lista. Štaviše, strogo pripazite da, ako imate red sa na slovom ili nekim posebnim sadržajem, strogo izolujete listu barem po jednim celim praznim redom iznad i ispod, kao i praznim kolonama le vo (ako lista ne počinje u koloni A) i desno. U protivnom, mogli biste doživeti neprijatna izne nađenja usred nekog složenog zahvata; takođe, to je neophodno kako bi ceo opseg liste bio auto matski prepoznat u svakoj situaciji.
Liste se često upotrebljavaju kao mesto stal nog prikupljanja podataka, pa stoga nemojte in sistirati na posebnom grafičkom uređenju liste, osim minimalno, da biste lakše čitali podatke. Unesite prvih nekoliko redova, pa u njima valja no postavite sve formate i, opciono, maske po dataka. Ako je sadržaj neke od kolona formula, unesite je tako da svaki fiksirani podatak (npr. kursna lista ili marža) bude korišćen sa apsolu tnom adresom ili, još bolje, kao imenovana refe renca. Uz prisustvo nekoliko već uređenih redo va, Excel će biti u stanju da prepozna novi un april 2008
PC
23
PC SPECIJALNI DODATAK
os i odmah će dati isti format svakom sadržaju u koloni; čak će prepoznati i primeniti formu le koje rade sa podacima u istom redu, ukoliko one postoje. Nemojte preduzimati naknadne obrade podataka unutar liste: obezbedite da se jednom uneti podaci smatraju konačnim. U protivnom, rizikujete da zbog nepažnje ugrozite konzisten tnost liste i da zbog toga dođe do narušavanja ispravnosti rezultata u nekim već definisanim obradama. Ako primetite da neka ćelija u listi ima pogrešnu vrednost, a treba da zauzme ne ku drugu među raspoloživim u koloni, možete je prekucati ili iskopirati, ali možete upotrebiti i alatku Pick from Drop‑down List u kontekstnom meniju ćelije: otvoriće se padajuća lista sa svim jedinstvenim vrednostima kolone, među koji ma možete odabrati pravu.
Lista kao struktura Kada jednom formirate oblik liste, pro gram pokazuje izvesnu dozu inteligencije, po mažući vam da je lakše održavate; recimo, ka da unosite sadržaj, posle nekoliko redova pro gram počinje da „shvata“ pravila unosa, pa ne morate da se brinete oko maske broja ili dru gog uređenja sadržaja u nekoj koloni. Štaviše, ako kroz red pri unosu napredujete tasterom Tab, a na kraju reda pritisnete Enter, program će automatski aktivirati prvu ćeliju u sledećem redu liste. Međutim, u mnogim prilikama to nije do voljno. Održavanje konzistentnosti liste je va žno zbog svih operacija, a takođe je važno da ne hotice ne izgubite neki deo podataka. Zbog tog i nekih drugih razloga, u Excel‑u 2007 imate mo gućnost da listu pretvorite u strukturiranu tabe lu u kojoj važi poseban režim interaktivnosti. Dobar je čas da prekinemo priču i unapred sprečimo moguću zavrzlamu sa terminima. U ranijoj praksi pravili smo razliku između pojma liste i pojma tabele u užem smislu: dok je lista definisana strogo „linijski“, tabela se slobodno formira, a u sadržaju može imati jedno zaglav lje redova ili kolona ili oba zaglavlja, kao i zbi
24
PC
april 2008
rove (ili druge rezultate) po redovima i kolona ma. I jedna i druga struktura imaju svoje fun kcionalno značenje u primeni naprednih alata. Međutim, iz nekog razloga koji nikome nije po znat, kreiranje strukture od liste se ranije naziva lo list na engleskom, pa smo u potrebi da razli kujemo običnu i strukturiranu listu ovu drugu nazivali „eksplicitna lista“. U Microsoft Excel‑u 2007, ta struktura se na engleskom naziva, pros to, table; doslovni prevod „tabela“ postaje dvo smislen. Dogovorićemo se: pre nego što u kon tekstu postane jasno o kom konkretnom obliku govorimo, strukturiranu listu ćemo najpre na zvati „eksplicitna tabela“, a onu staru „tabela sa dva zaglavlja“. Da biste običnu listu pretvorili u eksplici tnu tabelu, najpre aktivirajte neku ćeliju unutar liste, pa pozovite komadu Insert > Tables > Ta‑ ble ili pritisnite prečicu Ctrl+T; kao trag kompa tibilnosti sa Excel‑om 2003, za isti posao osta je na raspolaganju i Ctrl+L. U tom trenutku po javiće se mali dijalog u kome treba da definiše te (odnosno, da potvrdite) adresu opsega liste i da overite da je prepoznato prisustvo zaglav lja. Kada potvrdite izbor, desiće se nekoliko stva
Microsoft Office Excel 2007 – Analitički alat nove generacije
ri. Najupadljivija promena je vizuel ne prirode: tabela će dobiti neki gra fički oblik koji naglašava zaglavlje i naizmenične redove. Ispis zaglavlja će biti posebno na glašen, a pored imena će se pojaviti dugmad sa strelicama koje ćete čes to koristiti; u donjem desnom uglu siluete tabele, ugledaćete malu ozna ku koju možete vući mišem da biste promenili dimenziju table (recimo, da biste unapred pripremili određeni broj redova za unos). Konačno, dok je aktivna neka ćelija tabele, na glav noj traci će se pojaviti kontekstual na kartica Table Tools > Design. Za početak, samo kratka opaska o dizaj nu u užem smislu: paleta Table Styles ima očigle dnu namenu; ako vam nijedan dizajn nije po vo lji, na dnu palete birajte komandu Clear; a ako imate „umetničke“ sklonosti, možete napraviti i sopstveni dizajn tabele u dijalogu New Table Style. Ali, neka zasad izgled ostane takav kakav je prvi put uključen; uočite polja za potvrdu u grupi Table Style Options. Polje Banded Rows je uključeno, a služi za varijaciju naglašenih redo va; slično je i sa ostalim poljima. Opciju Header Row nemojte da isključujete, a polju Total Row ćemo se vratiti za par časaka. Eksplicitna tabela je bolje zaštićena nego lista, a dodato je nekoliko interaktivnih mo gućnosti koje biste svakako često koristili, ali ovako je lakše. Za početak, postavite se u red neposredno ispod tabele, pa započnite neki un os; kako završite unos, tako će taj red postati pri družen tabeli. Pojaviće se i pametna oznaka ko ja omogućuje opoziv ili promenu ponašanja fun kcije AutoExpansion, koja je zadužena za ovu mogućnost. Takođe, postavite se u neku ćeliju reda koji želite da izbrišete, pa pozovite paletu komandi Home >Cells > Delete i videćete nove komande Delete Table Rows (Columns); slično važi i za susednu paletu Insert: zateći ćete nove komande koje služe da se ubaci novi red iznad aktivne ćelije ili nova kolona levo od nje.
Kada uključite polje za potvrdu Table Style Options > Total Row, dodaćete red sa zbirom na dno tabele. Uz pretpostavku da se u krajnjoj desnoj koloni nalaze neki numerički podaci, is pod nje će se pojaviti zbir; krajnja leva ćelija će dobiti tekst Total, a ceo red će biti posebno na glašen. Ukoliko želite da dodate još vrednosti za totale (uključujući i prvu kolonu), uočite da svaka ćelija reda totala ima pridruženu pada juću listu u kojoj možete izabrati željenu agre gatnu funkciju. Zgodno je to što možete uvek is ključiti i ponovo uključiti red totala, a pritom će biti vraćeni svi podaci onako kako ste ih pretho dno postavili; to važi čak i ako dopisujete redo ve na dno tabele ili uklanjate neke od njih. Mo žete slobodno dopisivati redove i dok je red tota la aktivan: prosto, stanite u desnu ćeliju u posle dnjem redu podataka, pa pritisnite taster Tab i formiraćete novi red za podatke. Naravno, tota li se automatski ažuriraju nakon unosa. U kontekstualnoj kartici Table Tools > De‑ sign pronaći ćete još neke korisne komande. Ime u polju grupe Properties možete promeniti, kasnije bi moglo da bude korisno; ovde možete i pozvati dijalog za redefinisanje dimenzija tabe le. Komanda Tools > Remove Duplicates je zgo dna za čišćenje ponovljenih podataka; kada se otvori dijalog, potrebno je da definišete šta su relevantni podaci koji čine potencijalni dupli april 2008
PC
25
PC SPECIJALNI DODATAK
kat; ako su uključena sva polja za potvrdu, biće uklonjeni samo duplikati potpuno jednakih re dova; ako je uključeno samo jedno polje, biće sačuvan samo prvi red, posmatrano s vrha tabe le. Najzad, komanda Convert to Range je supro tna definisanju eksplicitne tabele: tako ćete vra titi podatke u stanje obične liste.
Sortiranje Sortiranje je operacija slaganja podataka po rastućem ili opadajućem abecednom ili nume ričkom redosledu. Excel prilikom sortiranja po dataka preuređuje redosled liste poštujući postav ljena pravila redosleda, kojih u jednom izvršenju može biti od jedan do čak 64 (prethodne verzije su sortirale najviše tri uslova u jednom prolazu). Kada radite sa listama, Excel podrazumevano pre poznaje zaglavlja, pa ih uredno očuva na mestu prilikom sortiranja. Inače, na ovom planu posto je još neke vrlo zanimljive novosti koje ćemo opi sati malo kasnije. S obzirom na to da je reč o rela tivno čestoj operaciji, potrebne komande ćete za teći na više mesta: u paleti Home > Editing > Sort & Filter, u grupi Data > Sort & Filter, a na raspo laganju je i priručna opcija Sort nad obeleženim opsegom u kontekstnom meniju. Najzad, ispod svakog dugmeta u zaglavlju kolone eksplicitne ta bele, ako ste je definisali, postoje najčešće koman de za sortiranje. Brojevi se rastuće sortiraju od najmanjeg negativnog ka najvećem pozitivnom broju. Za raznovrsne tekstualne podatke u kriterijumu
26
PC
april 2008
sortiranja važi sledeći redosled težine, od ma njeg ka većem: cifre od 0 do 9; specijalni znaci; slova od A do Z (velika slova imaju veću težinu od malih, ali to je kriterijum nižeg ranga i važi samo među istim rečima napisanim različitom veličinom slova); logičke vrednosti (FALSE se sortira pre TRUE); poruke o grešci, koje sve imaju istu težinu. Prazne ćelije se uvek sortira ju na dnu liste, bez obzira na izabrani redosled sortiranja. Kao kriterijum sortiranja mogu po služiti i korisnički definisane liste koje koristi te u automatskoj popuni (pogledajte spiskove u dijalogu Office > Excel Options > Popular > Ed‑ it Custom Lists). Postoje dva pristupa sortiranju liste. Prvi je jednostavan: postavite se u kolonu po kojoj želi te da sortirate i birajte komandu sa ikonom „A to Z“ za rastući, odnosno „Z to A“ da biste sor tirali u opadajućem redosledu. Excel 2007 uno si malo više udobnosti u interfejs za sortiranje: prepoznajući tip podataka, program će sročiti prikladan tekst komande za sortiranje. Tako ćete nad tekstom i dalje videti opis Sort A to Z, dok ćete nad kolonom brojeva videti npr. Sort Largest to Smallest (opadajući redosled), a nad kolonom datuma komanda će glasiti npr. Sort Oldest to Newest (rastući niz datuma). Uočite da kada sortirate eksplicitnu tabelu, dugme u za glavlju nekih kolona će dobiti tanku strelicu ko ja ukazuje na to da je sadržaj u njima sortiran. Drugi pristup u sortiranju je da otvorite pu ni dijalog za tu svrhu, kako biste odmah zada
Microsoft Office Excel 2007 – Analitički alat nove generacije
li složeniji ili višestruki kriterijum; dijalog ćete pozvati komandom Data > Sort & Filter > Sort. Program će prepoznati sve elemente strukture, pa će ih izložiti u dijalogu. Najpre definišite već postavljeni, prvi kriterijum u glavnom oknu: odaberite ime kolone, zasad ostavite stavku Sort On – Values, pa definišite redosled; uočite da na dnu spiska za alfabetske podatke imate na raspo laganju i opciju upotrebe korisnički definisane liste. Sada možete dodati drugi, podređeni krite rijum, onaj koji važi ukoliko prvi kriterijum ne razlikuje stavke; kliknite na Add Level, pa posta vite uslov nad drugom kolonom. Možete upotrebiti i dugme Copy Level da biste iskopirali obeleženi kriterijum – no, zašto biste to učinili? Vreme je da opišemo novosti: uočite sa držaj padajuće liste Sort On. Sada kao kriterijum za sorti ranje možete upotrebiti i bo ju podloge ćelije (Cell Col‑ or), boju fonta (Font Color) ili ikone koje ste postavili uslovnim oblikovanjem op sega. Kako promenite pre dmet sortiranja, tako će se promeniti ostatak reda, pa možete npr. kroz dva krite rijuma nad istom kolonom definisati da se ze lene zastavice nađu na vrhu, a crvene na dnu tokom sortiranja. Ovaj novitet naprasno daje legitimitet ručnom šaranju neke liste – ako to kom pregleda vidite neke posebne podatke, bi lo kakvim bojenjem ćete im dati funkcionalni značaj ako, na primer, prilikom sortiranja posta vite da ta boja ide na vrh bez obzira na neke pra ve vrednosti (koje ćete sortirati u podređenim kriterijumima). Kada postavite više kriterijuma nad nekom listom, vrlo je udobno to što će tokom sesije u radnoj svesci sadržaj dijaloga ostati upamćen i povezan sa tim podacima, pa možete da se vra tite u dijalog u nameri da varirate kriterijume i ponovite postupak. Plave strelice su na raspola ganju za premeštanje redosleda kriterijuma, ne
ki nivo možete izbrisati, dodati novi, itd. Naj zad, ispitajte i sadržaj dijaloga Options: ovde ćete odrediti da li je razlika između velikih i ma lih slova važna, a možete upotrebiti i retku, ali raspoloživu opciju sortiranja sleva nadesno. Vodite računa o izračunatim poljima u pro cesu sortiranja: korisno je da koristite apsolutne reference, da se ne bi izgubila veza sa matičnim podacima. Ako ste nezadovoljni rezultatom sor tiranja, odmah možete opozvati operaciju ko mandom Undo. Postoje i situacije kada ćete po želeti da privremeno sortirate listu, radeći ne što drugo u međuvremenu pre vraćanja liste na prethodno stanje. Ako niste sigurni koji je redo sled bio na snazi, na početku posla se poslužite
trikom: pre sortiranja dodajte listi jednu kolonu i popunite je rednim brojevima (iskoristite mo gućnost automatske popune); kada odlučite da vratite tabelu u pređašnje stanje, sortirajte je po novo po rednim brojevima, a na kraju izbrišite pomoćnu kolonu. Ukoliko želite da sortirate samo jedan pod skup podataka unutar liste, najpre ga obeležite. Sistem za sortiranje će pretpostaviti nekonzis tentno sortiranje, pa će predložiti da proširi kon tekst operacije na celu listu; ali, ako je tako po trebno, odgovorite odrečno na to pitanje.
Filtriranje Ako poželite da pogledate samo jedan deo neke duge liste ili eksplicitne tabele, tako da se vide samo podaci koji odgovaraju nekom zada april 2008
PC
27
PC SPECIJALNI DODATAK
tom uslovu, upotrebićete operaciju filtriranja. To je nedestruktivna alatka koja se direktno pri menjuje nad sadržajem liste, a funkcioniše tako što se privremeno sakrivaju svi oni redovi koji ne odgovaraju kriterijumu. Postoje dva vida ove operacije: automatsko filtriranje je jednostavni oblik koji ćete uglavnom koristiti; napredno fil triranje je nešto složeniji postupak koji počiva na spoljnoj strukturi kao kriterijumu. Automatsko filtriranje je znatno pojačano u aktuelnoj verziji programa, jer su detaljne op cije bolje izložene i prepoznaju kontekst tipa po dataka. Najpre je potrebno da pridružite alatku zaglavlju liste; ako ste definisali eksplicitnu tabe lu, sistem je to već učinio za vaš račun; ako je reč o prostoj listi, tu dugmad možete dodati sa
videti gomile odgovarajućih opcija. Komanda sa tri tačke otvara dijalog, pa tamo možete do dati vrednost i opcioni drugi kriterijum (ne vi še od toga). Za tekst birate da li stavke počinju nekim slovima, završavaju se njima ili ih sadrže (ili ne sadrže); za brojeve, postavljate odgovara juće (ne)jednačine, a imate i novu opciju koja filtrira brojeve koji su manji ili veći od proseka celog uzorka. Kada ugledate opcije za filtriranje po datu mima, zapanjićete se: osim uobičajenih postav ki relacija, možete birati među petnaestak opci ja filtriranja relativno u odnosu na današnji da tum ili možete birati neki određeni period (me sec ili kvartal) u tekućoj godini. I najzad, sve ko lone koje sadrže neko vizuelno obeležje (boja
mi komandom Data > Sort & Filter > Filter ili Home > Editing > Sort & Filter > Filter. Najzad, otvorite paletu pod dugmetom kolone koja će biti nosilac filtera. Najveće okno u paleti sadrži uzorke svih podataka kolone (zapravo, „samo“ prva 1024 podatka, ali u praksi više i nema smisla). Ako je podataka malo, iskoristite polja za potvrdu da zadržite samo željene vrednosti; ako ih je vi še, a trebaju vam samo neke stavke, pravi trik je da isključite polje (Select All), što isključuje sve ostalo, pa da uključite samo željene. U za visnosti od tipa podataka, videćete i kaskadni meni Text Filters, Number Filters, itd. gde ćete
podloge ili fonta, ikona uslovnog oblikovanja) dobiće aktivnu stavku Filter by Color, koju ćete upotrebiti da izolujete vidljivost podataka koje ste sami nekako obeležili ili je to učinila alatka za uslovno oblikovanje. Dakle, po zadatom filtriranju, biće sakrive ni „loši“ redovi, a odabrani redovi su naglašeni plavom bojom broja u zaglavlju redova. Streli ca na dugmetu kolone čiji filter je aktivan će se pretvoriti u ikonu za filtriranje. Svaku filtriranu listu možete slobodno opet filtrirati po nekoj drugoj koloni: time ćete praktično dobiti rezul tate vrlo složenog upita. U filtriranoj listi može te slobodno menjati podatke, čak i u koloni ko
28
PC
april 2008
Microsoft Office Excel 2007 – Analitički alat nove generacije
ja je nosilac kriterijuma. Međutim, ukoliko ta ko izmenjeni sadržaj više ne zadovoljava krite rijum, neće doći do automatskog sakrivanja tog reda. U takvim slučajevima morate ponovno izvesti filtriranje: samo otvorite paletu i opet kli knite na OK. Pomoći će vam i formalna koman da Data > Sort & Filter > Reapply, pod uslovom da vam je „na nišanu“. Najzad, primetite da ako filtrirate eksplicitnu tabelu koja sadrži red tota la, tu ćete uvek videti trenutni zbir samo vidlji vih podataka; to je posledica veštog „podmeta nja“ funkcije SUBTOTAL, koja sadrži opciju prvog argumenta u vrednosti 101‑111, što upra vo služi toj svrsi. Opišimo kako funkcionišu posebne vari jante filtriranja. Najpre, proverite da li na dnu u oknu uzoraka postoji stavka (Blanks); ako je tu, to znači da u koloni liste postoje i prazne ćeli je, pa do njih možete doći ovakvim filtriranjem i proveriti razlog za pojavu nedostajućeg podat ka. Opcija Number Filters > Top 10 omogućava izradu svojevrsne top‑liste na osnovu nume ričkih vrednosti. U tri polja dijaloga birate da li želite vršne ili najniže vrednosti, zatim birate broj koji označava količinu, a izborom atributa Items ili Percent odlučujete da li će to biti tačan ili relativni broj elemenata liste. U dijalogu Cus‑ tom Filter možete i sami postaviti kriterijum u posebnim granicama vrednosti. U padajućoj lis
ti dobijate sve kombinaci je relacija u odnosu na vre dnost koju sami unosite u polje na desnoj strani. Mo žete koristiti i džokere „?“ i „*“, koji menjaju jedan ili više alfanumeričkih zna kova. Opcioni drugi kriteri jum ćete povezati sa prvim operatorom AND ili OR, čime postavljate složeniji uslov, poput „tekst počinje rečju proizvod i ne sadrži reč mes*“ ili „sve vrednos ti veće od ili jednake 10 i manje od 50“. Rezultati filtriranja u jednoj koloni se uki daju izborom opcije (Select All) u paleti kolo ne. Ukoliko je uključen još neki filter, on osta je na snazi dok ga sami ne isključite istim pote zom. Potpuno uklanjanje svih postavljenih kri terijuma ćete izvesti u jednom potezu koman dom Data > Sort & Filter > Clear. Mehanizam filtriranja ćete potpuno ukloniti, a listu vratiti u prvobitno stanje ako isključite dugme Filter na glavnoj traci. Možete isključiti alatku za filtrira nje i nad eksplicitnom tabelom, mada vam pre dlažemo da to ne činite. Jezgro naprednog filtera je kriterijum u obliku tabele koja se održava na posebnom mes tu van liste. Sadržaj te tabele može da se menja, pri čemu se po novom filtriranju dobijaju dru gačiji pogledi na listu u zavisnosti od tog uslova. Pogledajmo kako se angažuje napredni filter.
Tabela kriterijuma može da sadrži jedan ili više kriterijuma. Formirajte zaglavlje od jednog ili više polja čija imena su identična zaglavljima kolona liste. U drugi red ćete uneti vrednosti kao što ste ih unosili prilikom postavljanja kori snički definisanih kriterijuma u automatskom filteru. Pogledajmo kako se tumače tabele date april 2008
PC
29
PC SPECIJALNI DODATAK
na slici: koliko god kolona da postavite u tabelu kriterijuma, njihov odnos se definiše logičkim operatorom konjunkcije („I“, logičko AND). U toku filtriranja, prvi primer sa slike će se čita ti kao „prodavnica je prod3 i roba je slatkiši“. Probajmo i malo složeniji kriterijum: ako tabela kriterijuma ima više redova, njihov odnos se tu mači logičkim operatorom disjunkcije („ILI“, lo gičko OR). Drugi kriterijum se čita kao „prodav nica je prod1 ili prodavnica je prod3“. Jedna ko lona može da učestvuje i u konjunkciji: treći kri terijum se tumači kao „prodavnica nije prod1 i prodavnica nije prod2“. Složeni filter se postavlja pomoću dijaloga koji pozivate komandom Data > Sort > Filter > Advanced. U dijalogu najpre birate da li se fil triranje obavlja u samoj listi, poput opcije auto matskog filtriranja, ili rezultat treba iskopirati na drugo mesto na istom radnom listu. Zatim definišete adresu opsega liste; ako je na počet ku bila aktivna neka ćelija liste, opseg će biti pre poznat, pa iskoristite tu mogućnost; u polje Cri‑ teria range unesite adresu opsega pomoćne ta
Ako u uobičajenom postupku odaberete no vu lokaciju za rezultat filtriranja, na raspolaga nju je isključivo prostor na istom radnom listu, što nije baš udobno. Ovo ograničenje ipak može te izbeći jednim trikom: neka u trenutku poziva dijaloga Advanced Filter bude aktivan poseban radni list na kome se nalazi samo tabela kriteriju ma, a prilikom popune dijaloga referencirajte lis tu koja se nalazi na drugom radnom listu.
bele u kojoj ste pripremili kriterijum. Ako ste odlučili da napravite kopiju podataka, u polje Copy to postavite adresu gornje leve ćelije bu duće liste rezultata. Opcija Unique records only eliminiše duplikate u listi. Kada potvrdite unos, filter se uspostavlja. Ako promenite kriterijum, morate ponovo proći kroz dijalog Advanced Fil‑ ter. Da biste opozvali dejstvo filtera, pozovite komandu Data > Sort & Filter > Clear.
nišite tabelu referencu. Umesto npr. adrese $A$3:$D$99, videćete da je opseg zapisan obli kom poput Table1[#All]. Pokušajte još nešto sa novom listom: definišite imena nekih proizvo da, pa napravite kolone sa količinom i cenom; potom definišite listu kao eksplicitnu tabelu. Tek sad, uz desnu ivicu dodajte novo zaglavlje u koje ćete dodati ukupnu vrednost kao umno žak količine i cene. U prvu ćeliju podatka une
30
PC
april 2008
Strukturno referenciranje Excel 2007 donosi i jednu novost koja je u vezi sa primenom eksplicitnih tabela: to je struk turno referenciranje sadržaja tabele. Iako nije reč o funkcionalnosti koja je korisnicima često potrebna, pominjemo je zato što ćete tokom ra da verovatno naići na takve zapise, pa je zgodno da makar znate o čemu je reč. To ćemo učiniti sa primerima. Ponovite postupak naprednog filtriranja, ali najpre definišite polaznu listu kao eksplici tnu tabelu. Otvorite dijalog za definisanje ele menata naprednog filtera, pa ponovo defi
Microsoft Office Excel 2007 – Analitički alat nove generacije
site izraz za množenje, tako što ćete tokom pisa nja birati reference klikom mišem (znak jedna kosti, klik na količinu, zvezdica za množenje, klik na cenu). Pre nego što potvrdite unos, vi dećete zapis nalik na: =Table1[[#ThisRow];[količina]]* Table1[[#ThisRow];[cena]]
U času kad pritisnete Enter, ova formula će se sjuriti niz kolo nu vrednosti, postavljajući tu is tu formulu u sve ćelije; program je ispravno pretpostavio šta želi te da učinite (to bi se desilo i da ste uneli obične adrese kao refe rence; poenta je u strukturi tabe le). Ova varijanta zapisivanja re ference u formuli, kao i ona pret hodna, naziva se strukturna re ferenca. Posmatrajte to kao ne što što je na „višem stupnju les tvice“ nego što je ručno imeno vana referenca, a posledica je „tvrde strukture“ koju daje ek splicitna tabela. Efekat možete da koristite bilo gde u aktivnoj radnoj svesci. Na primer, ukupan zbir svih vrednosti možete bilo gde napisati kao =SUM(Table1[vrednost]). Pokušajte upravo ovo, ali kucajte polako i pos matrajte ekran: primetićete kako vam program daje inteligentnu pomoć u vidu interaktivnih dopuna vašeg kucanja, gde se reference na tabe lu ili njene elemente pojavljuju skupa sa prepo znatljivim ikonama.
Upotreba funkcija u pregledu liste Postoje izvesne funkcije koje prošlog mese ca nismo pomenuli u pregledu u odeljku o gru pama funkcija. Razlog za to će vam ubrzo posta ti jasan: bilo je najpre potrebno da se upoznate sa strukturom liste, što je polazište za rad tih vr lo vrednih funkcija. Govorimo najpre o jednoj popularnoj funkciji koja pripada grupi za rad
sa referencama, a potom opisujemo celu grupu funkcija uz čiju pomoć lista zaista može biti tre tirana kao baza podataka.
VLOOKUP Jedan od načina eksploatacije liste je po moćna tabela za pregled iz koje se mogu pri kazati podaci jednog sloga liste. Ideja je pros ta: unosi se poznati jedinstveni identifikator
sloga, koji ćemo nazvati tražena vrednost (ovo možete shvatiti kao ključ sloga), dok se os tale vrednosti pretragom liste dovode u rezul tat funkcije. Najvažnija funkcija Excel‑a koja ovo radi je VLOOKUP, za čiji rad je potrebno da podaci budu uređeni kao lista. Funkcija VLOOKUP poredi traženu vrednost sa sadrža jem prve leve kolone liste, a zatim vraća pri druženi podatak iz pronađenog reda. Sintaksa funkcije je: VLOOKUP(tražena_vrednost;opseg_liste; broj_kolone;način_pretrage)
Argumenti funkcije znače sledeće: tražena_vrednost – argument koji upućuje na vrednost koja se traži u prvoj koloni liste. Može biti konstanta, ali najčešće se izražava kao adresa ćelije u koju se u toku rada unosi tražena april 2008
PC
31
PC SPECIJALNI DODATAK
vrednost. Ako je vrednost argumenta manja od najmanje vrednosti u prvoj koloni tabele, fun kcija će vratiti grešku #N/A. opseg_liste – referenca ka listi, napisana kao adresa ili kao imenovani opseg. broj_kolone – ovaj argument određuje po ložaj podatka koji se konkretno vraća kao vre dnost funkcije. Ako se podatak nalazi u trećoj koloni liste, treba postaviti broj 3. pretraga_opsega – opcioni argument fun kcije; to je logička vrednost predstavljena pa rom konstanti TRUE‑FALSE ili 1‑0. Ako je ar gument izostavljen ili ima vrednost TRUE ili 1 i ako nije pronađena tačna tražena vrednost, biće prihvaćena najbliža manja vrednost. Ako je vre dnost argumenta FALSE ili 0, funkcija traga is ključivo za tačnom traženom vrednošću; ako ta vrednost ne bude nađena, funkcija će vratiti gre šku #N/A. Ako je vrednost argumenta TRUE, prva kolona mora biti sortirana u rastućem re dosledu; u protivnom, funkcija može da vrati besmislen rezultat, pa obratite pažnju na taj de talj. Ako je vrednost FALSE, prva kolona ne mo ra biti sortirana.
Na slici možete videti praktičan primer upotrebe funkcije VLOOKUP: ovo je tabela sto pa rabata koje dajete kupcima prema iznosu na fakturi. Sad na samoj fakturi možete povezati ukupan iznos sa sadržajem tabele, što će vam dati valjan procenat rabata koji se odnosi na da tu vrednost. Jedna uzgredna opaska: ako pože lite da primenite slično rešenje, obavezno sklo
32
PC
april 2008
nite konsultacionu tabelu na drugi list; u ovom primeru, tabela se nalazi na istom listu samo zbog ilustracije.
Funkcije baze podataka U Excel‑u postoje funkcije za obradu ba ze podataka koje koriste tabelu kriterijuma, je dnaku onoj u postavljanju složenog filtera. Ove funkcije će rezultat iskazati direktno, pa nema potrebe da se lista filtrira zbog jednog sloga ili selektivne operacije. Pošto element u tabeli kri terijuma ne mora biti konstanta, nego i rezul tat formule, ove funkcije možete da upotrebite kao svojevrsno jezgro sistem upita u svojoj Ex‑ cel aplikaciji. Sintaksa svih ovih funkcija je: Dfun(opseg_liste;kolona;kriterijum)
Dfun je naziv funkcije. Sve funkcije počinju slovom D koje sugeriše reč database; zbog toga, Excel stručnjaci ih u žargonu nazivaju „D‑fun kcije“. Pri tom je opseg_liste adresa ili, što je uvek bolje, ime opsega liste; kolona je ime ili re dni broj kolone liste u ko joj funkcija traži rezultat a kriterijum – referenca ka tabeli kriterijuma. Funkcije za izraču navanje raznih vrednosti prema datom kriterijumu u listi su DAVERAGE, DMIN, DMAX, DCO UNT, DSUM... Pogledaj mo kako se one priprema ju i kako funkcionišu. U listi na slici se nalaze po daci o izmerenim vrednostima u jednoj mete orološkoj stanici tokom trideset dana, mereno tri puta dnevno. Merene su četiri veličine (dak le, postoje četiri podatka) a zadatak je da se oba vi nekoliko manjih analiza. Da biste lakše pisali formule, celoj listi je dato ime podaci. Napravite malu tabelu kriterijuma od dve ćelije: prva sadrži tekst „vreme“ i poklapa se tek
Microsoft Office Excel 2007 – Analitički alat nove generacije
stom u odgovarajućem zaglav lju kolone; u drugu ćeliju ćete unositi vremena za koje želi te podatke. Tabela kriterijuma se nalazi u bloku I2:I3. Unesi te vrednost „7:00“ u ćeliju I3 i negde napišite ove formule: =DAVERAGE(podaci;3;I2:I3) =DMAX(podaci;3;I2:I3) =DMIN(podaci;3;I2:I3)
Funkcije daju rezultate koji glase „u ba zi podaci izračunaj prosek (maksimum, mini mum) u koloni 3, od podataka za koje važi da je vreme jednako 7:00“. Promenite vrednost u ćeli ji I3: unesite „13:00“ i vrednost se trenutno me nja. Ako biste hteli podatke o temperaturi bez obzira na doba dana, samo izbrišite podatak u toj ćeliji. Uz pomoć funkcije DGET lako možete pro naći ceo slog „baze“ prema nekom kriterijumu. Poput pravih baza podataka, potrebno je da lis ta ima neki jedinstveni ključ, podatak koji je dnoznačno određuje traženi slog; to je suština upotrebe ove funkcije.
Pogledajte sliku: formula =DGET(A3: D15;2;A17:A18) daje ime radnika iz liste pre ma zadatoj šifri. Odgovarajući skup formula za svako polje će dati odgovarajuća polja odabra nog sloga.
Sažeti prikaz strukture tabele Grupa komandi Data > Outline služi saži manju velikih tabela, i to tako da slobodno sa krivate i otkrivate detalje po kolonama ili redo vima. Ovaj put nije reč samo o listama: na slici vidite primer tabelarnog pregleda kakav se vero vatno često može sresti u praksi. Ovaj primer je mali: cela tabela je vidljiva na jednom ekra nu. Ali, postoje i prilike kada su ove tabele ve oma velike, pa je teško ostvariti uvid u sve po datke odjednom. Da biste kreirali sažeti pregled, treba da definišete grupe opsega redova i kolona. Gru pa se, uglavnom, prepoznaje tako što se na je dnom njenom kraju nalazi zbir reda ili kolo ne u željenom opsegu, kao što možete videti na slici. Grupe se označavaju po nivoima dubi ne, kojih može biti do osam po redovima i do osam po kolonama (što je više od realne potre be). Nivoi se označavaju posebnim simbolima u marginama zaglavlja radnog lista, a uz njiho vu pomoć ćete lako upravljati pregledom. Na jednom radnom listu možete imati samo jedan sažeti pregled. Sažete preglede strukture možete napravi ti u tri vida. To su: automatski prikaz struktu re, kada su podaci organizovani u obliku deta lja i zbirova koji nedvosmisleno upućuju na gru pe podataka; manuelni prikaz strukture se pos tavlja kada zbirovi po grupama ne postoje ili ni su direktno ispod ili desno od detaljnih poda taka; i liste podzbirova, kada želite da napravi te sumarne preglede po grupama direktno unu tar polazne liste. april 2008
PC
33
PC SPECIJALNI DODATAK
Da bi napravio automatsku sažetu listu, Excel ispituje formule u radnom listu i utvrđuje korelacije i smer pružanja referenci u formula ma, koje su najčešće zbirovi po nivoima; to je ključ za automatsko prepoznavanje grupa po dataka. Pozivom komande Data > Outline > Group > Auto Outline nad tabelom koju smo uzeli za primer, dobija se rezultat kao na sle dećoj slici. Pošto je prikaz strukture jedinstven na radnom listu, u času poziva ove komande čak nije neophodno da bude aktivna neka ćeli ja unutar tabele.
34
PC
april 2008
Između zaglavlja kolona i redova i samog radnog lista, pojavljuju se kontrole koje pred stavljaju grupe i koje vam omogućuju da sakri vate ili otvarate pojedine grupe ili cele nivoe. U gornjem levom uglu, vide se malena dugmad sa brojevima koji označavaju grupe: najveći broj uvek predstavlja nivo detalja, sledeći manji broj je prvi nivo zbirova, i tako redom do zbira naj višeg nivoa. U primeru, postoje tri nivoa po re dovima (promet po grupama robe, dnevni pro met po prodavnici, ukupni dnevni promet za sve prodavnice) i dva nivoa po kolonama (pro
Microsoft Office Excel 2007 – Analitički alat nove generacije
met po danima i zbirovi za cele radne nedelje). Vide se i linije koje prate siluetu grupe, praćene dugmetom u kome je trenutno znak minus. Kako funkcionišu ove oznake, objasnićemo na primeru na slici. Ako kliknete na broj 2 u grupi po redovima, tabela će biti sažeta tako da je vidljiv samo drugi nivo. Tačno ispod broja 2, minusi su se pretvorili u pluseve; ti znakovi slu že da otvorite ili zatvorite pogled na grupu. Ako sad, na primer, kliknete na znak plus pored zbir nog reda za prodavnicu 3, otvoriće se njeni de talji. Klikom na znak minus, koji se sad pojavio, ponovo će se zatvoriti ta grupa podataka. Isto važi i za kolone, pa sad možete birati koje detalj ne podatke želite da izložite pogledu. možete Sa žeti pogled se ukida komandom Data > Outline > Ungroup > Clear Outline i tada se tabela vraća u prvobitno stanje. U sledećem primeru na slici tabela je proši rena na period od četiri nedelje za osam prodav nica, gde je svaka nedelja posebno sumirana, a u poslednjoj koloni postoji kolona sa totalom za sve četiri nedelje. Takvu tabelu je teško pregleda ti u ukupnom obimu i ovde je sažeti pregled pra vi spas. Sada i po kolonama postoji tri nivoa, a pogled na tabelu sažet po drugom nivou izgleda kao na slici. Sad, ako biste hteli da vidite detalj ne podatke prodavnice 3 u drugoj nedelji, samo otvorite tu grupu i po redovima i po kolonama i detaljni podaci se pojavljuju. Ovakav način pre gleda je posebno prikladan ukoliko izveštaj pro sleđujete drugom korisniku ili rukovodiocu, ko
ji će pregledati neke detaljne podatke o nečemu samo ako bude zainteresovan za to. Kada tabela ne sadrži zbirove ili zbirovi ni su direktno oslonjeni uz matične podatke, saže ti pregled možete napraviti isključivo manuel nim putem. Pogledajte varijantu tabele na sle dećoj slici: da bismo aranžirali sažetu tabelu, po trebno je da između grupa bude barem jedan prazan red ili kolona; u suprotnom, desilo bi se da sledeća grupa bude pripojena prethodnoj. Ovo je veoma redak primer kada prazni redo vi u tabeli koriste strukturi. Pride, jedan od ra zloga što vam uopšte pominjemo ovaj slučaj je namera da vam skrenemo pažnju na jednu uni verzalnu prečicu u Excel‑u; verujte, želećete da je koristite. Ova tabela nema u sebi zbirove, poput prethodne, pa mehanizam za automatsko saži manje nema informaciju primerenu za grupisa nje. Da biste dobili sažeti pregled, obeležite ce lu grupu (u primeru: sve numeričke podatke o jednoj prodavnici u obe nedelje) i komandom Data > Group > Group pozovite dijalog u kome ćete odabrati da želite grupisanje po redovima (Rows). Pojaviće se područje za kontrolu grupe na levoj strani koje će obuhvatiti samo grupu ko ju ste obeležili (svi iznosi za jednu prodavnicu). Sada je potrebno da ponovite postupak i za sve ostale delove tabele koji čine preostale gru pe. Ovde dolazi na red pomenuta prečica: kad god ste u sličnoj prilici da je potrebno da izvede te neku složeniju operaciju, pogotovo kad to po april 2008
PC
35
PC SPECIJALNI DODATAK
drazumeva potrebu da ulazite u dijaloge za po dešavanje opcija, imate mogućnost ponovite ra dnju mnogo brže. Neposredno nakon izvođenja prve operacije, obeležite sledeći opseg na kome želite da uradite to isto, pa pritisnite taster F4: ti me ponavljate poslednju komandu do u detalj. U ovom slučaju, obeležavaćete redom podatke za ostale tri prodavnice, pa ćete tom prečicom odmah grupisati njihove podatke. Kada završite grupisanje po redovima, kre nite u unakrsno obeležavanje grupa po kolona ma (sve prodavnice u jednoj radnoj nedelji) i ta ko ćete formirati drugu dimenziju sažimanja. Sada opet morate da prvi put uđete u dijalog za grupisanje, jer valja da odredite da se grupi šu kolone. Ovako formiran sažeti pregled ima slične mogućnosti kao i automatski, ali uz ne dostatak zbirnih informacija. Ovo grupisanje, stoga, primenjujte u situacijama samo kada že lite da napravite prosti sažeti pregled od tek for miranih tabela, u nameri da veliki obim podata ka svedete na lakši pregled. Uzgred, pokušajte da napravite grafikon nad sažetom tabelom: uočićete da sadržaj gra fikona može da prati vidljivi deo strukture. Pre pustićemo vam da sami pronađete optimalne
36
PC
april 2008
opcije ovakvog pristupa. Ovo je zgodna prili ka da vam skrenemo pažnju na takvu tehniku rada: mnogi analitički alati dobro sarađuju sa drugim alatima, pa ćete uz malo mašte i vešti ne brzo doći do veoma zanimljivih rezultata. Drugi primer takve kombinacije: napravite gra fikon nad eksplicitnom tabelom, pa menjajte op cije filtriranja...
Tabele podzbirova Pretpostavimo da ste prikupljanje poda taka obavili u formi liste, poput ove na slici: u ovakvoj strukturi moguće je organizovati pose ban oblik sažetog pregleda. Excel omogućuje pregled podzbirova u uredno sortiranim lista ma; pritom ti podzbirovi menjaju strukturu lis te, ali mehanizam obezbeđuje da uredno vratite listu u prvobitno stanje. U ovoj operaciji skrive na je funkcija SUBTOTAL koja obezbeđuje op ciju prikaza nekoliko agregatnih funkcija, u za visnosti od argumenta; pritom će prikladni di jalog da vas rastereti potrebe da razmišljate o sintaksi, nego ćete videti prepoznatljive elemen te. Inače, nije moguće praviti podzbirove u listi konvertovanoj u eksplicitnu tabelu; za tu potre bu, koristićete jednu napredniju alatku o kojoj
Microsoft Office Excel 2007 – Analitički alat nove generacije
govorimo posle. No, pogledajmo kako se prave podzbirovi u listi. Sortirajte listu prema nivoima svih željenih podzbirova. Lista na slici je sorti rana po mesecima, a zatim po prodavnica ma. Dok je aktivna je dna od ćelija liste, po zovite dijalog Data > Outline > Subtotal. U prvoj padajućoj listi At each change in birajte podatak po kome se re zultati grupišu; u drugoj birajte jednu od raspo loživih funkcija; verovatno ćete birati sabiranje
ili prebrojavanje. U grupi Add subtotal to izaberite sve kolone ispod kojih želi te da vidite međurezultate. Tri opcije na kraju dijaloga određuju da li će novi podzbirovi ukloniti prethodne, da li da se formira prelom stranice u štampi is pod svakog rezultata i da li da se formi ra ukupni total na kraju liste; zasad je bi tno samo da bude uključeno poslednje polje za potvrdu. Označeni kriterijum bi se mogao pročitati ovako: „Pri svakoj promeni meseca upotrebi funkciju sabiranja na podacima o neto prometu i marži“. Ka da primenite kriterijum, na levoj stra ni će se pojaviti područje za kontrolu grupe; ono se koristi na isti način kao i u saže tim pregledima strukture. Ispod podataka o svakom mesecu biće pridodat pojaviće se zbir sa pratećim tekstom poput „januar Total“, što označava da je reč o zbiru podataka. Možete dodavati i sledeće nivoe podzbi rova. Sledećim pozivom dijaloga Subtotal mo žete postaviti kriterijum nižeg nivoa, a tada is ključite opciju Replace current subtotals, koja služi za brisanje prethodnog podzbira. Postavi te, recimo, sabiranje bruto prometa po prodav nicama. Biće dodat još jedan nivo i sada sažeta lista po tom kriterijumu može izgledati ovako: Na istom nivou možete zadati i više od je dne funkcije: recimo, pored zbira možete aran žirati i podatak o prosečnom prometu po me
april 2008
PC
37
PC SPECIJALNI DODATAK
secima. Sažeti pregled svih podzbirova u listi ćete ukloniti klikom na dugme Remove All u di jalogu Subtotal; nije moguće uklanjanje samo jednog, naknadno dodatog podzbira. Tim po tezom, lista se vraća u prvobitno stanje. Inače, postoji još jedan način da uklonite kontrolu grupa, po ceni da se odreknete liste kao struk ture, jer pritom trajno zadržavate redove sa podzbirovima u listi: upotrebite komandu Da‑ ta > Outline > Ungroup >Clear Outline. Ovo ne pominjemo kao predlog, nego kao upozore nje: naime, opoziv te radnje neće biti moguć, pa biste se možda našli u nezgodi ako ste radili sa originalnom listom. Iz pomenuta dva razlo ga, ako vam je stalo do takvog eksperimenta, bilo bi najbolje da ga izvedete na kopiji radnog lista polazne liste.
Konsolidacija tabela Konsolidacija je postupak združivanja više tabela iste ili slične strukture u jednu, pri čemu se uporedni podaci sumiraju u zbirni podatak. U opštem slučaju polazne tabele ne moraju biti istih dimenzija, pa čak ne moraju sadržati iste kategorije: dovoljno je da postoji neka smislena veza između podataka. Ključ za takvu vezu su
38
PC
april 2008
obeležja u zaglavljima, koja moraju da budu je dnaka kako bi alatka mogla da upari podatke. U primeru imamo četiri tabele koje nisu jednakog sadržaja, jer prodavnice prodaju ra zličite vrste robe, a neke tabele ne pokrivaju pet dana u nedelji. Pre poziva komande Data > Da‑ ta Tools > Consolidate, postavite se na ćeliju ko ja će biti budući gornji levi ugao podataka kon solidovane tabele; neka to bude neka ćelija is tog radnog lista, negde ispod polaznih tabela. U dijalogu najpre postavite funkciju koja figu riše nad podacima (to je uglavnom sabiranje). Zatim je potrebno da napravite spisak referen ci izvornih podataka. To ćete najlakše učiniti obeležavanjem referentnih opsega mišem; kako označite koji opseg, dodajte ga u listu referen ci klikom na Add. Uključite obe opcije grupe Use labels in, a polje za potvrdu Create links to source data neka bude isključeno. Potvrdom pos tavki, dobićete rezultat kao u dnu slike: sabrane su sve odgovarajuće vrednosti iz svih tabela; ra zmislite koliko bi vam vremena trebalo da to izvedete ručno. Uočićete da ovako formirana ta bela nema nikakva automatizovana svojstva: ia ko su svi podaci u njoj zaista zbirovi iz polaznih tabela, nema formula koje to obelodanjuju.
Microsoft Office Excel 2007 – Analitički alat nove generacije
Definicija konsolidacije koju ste postavili u dijalogu ostaje trajno upamćena kao svojstvo radnog lista, što znači da na jednom radnom lis tu možete imati samo jednu definisanu konso lidaciju. Naravno, polazne tabele mogu biti ra štrkane po radnoj svesci (pa čak i u više njih), što ne smeta da konsolidaciju definišete na no vom radnom listu koji će poslužiti samo za tu svrhu. Dabome, ako dođe do promena u dimen zijama neke od tabela, moraćete prepraviti refe rencu; prilično nezgodno ako jedna tabela učes tvuje u više konsolidacija. Zbog toga, bilo bi naj bolje da investirate malo vremena zarad sopstve ne udobnosti i tačnosti podataka: sve polazne ta bele definišite kao imenovane opsege, pa se o va
ljanosti reference brinite na jednom mestu, ko rišćenjem dijaloga Name Manager. Postoji i mogućnost da ograničite sadržaj koji će se pojaviti u konsolidovanoj tabeli. Pos tavite formu nove konsolidovane tabele tako što ćete postaviti samo zaglavlja redova i kolona ko ja želite, a koja su usklađena sa polaznim zaglav ljima. Zatim, neposredno pre poziva dijaloga Consolidate označite ceo opseg koji će činiti kon solidovanu tabelu. U ime lakše provere tačnos ti, najbolje je da sažetu konsolidaciju obavljate na radnom listu na kome ste ranije već definisa li ulazne reference. Kao rezultat, dobićete samo konsolidovane podatke koje ste izabrali. Kada je konsolidovana tabela postavljena na istom listu, tada nije moguće uključiti op ciju veze sa polaznim podacima (polje za po tvrdu Create links to source data); to možete va rirati samo ako se konsolidacija obavlja na po
sebnom listu. U tom slučaju, kada je poveziva nje isključeno, rezultat je tabela jednakog obli ka kao i ona koja se pravi na istom radnom listu na kome se nalaze izvorni podaci. Uključivanjem opcije povezivanja, osigu raćete osvežavanje rezultata nakon bilo kakve promene u polaznim podacima. Postoji još je dna važna razlika: oblik konsolidovane tabele će biti drugačiji. Sada je to lista podzbirova ko joj će biti pridodata kolona sa imenom aktivne radne sveske; ovo pomaže u slučajevima obje dinjavanja podataka iz više radnih svezaka, što je u praksi često potrebno. Štaviše, informacija o imenu radne sveske predstavlja jedan od ma tičnih podataka u ovom obliku konsolidacije.
Izvedene tabele Kada imate veoma veliku količinu podata ka u nekoj listi, često je potreban način da lak še sagledate odnose među njima. Možete koris titi filtriranje, ali ako želite da vidite zbirove fil triranih podataka, morate uvek iznova postav ljati funkcije za sabiranje samo vidljivog dela liste ili podatke morate sortirati tako da može te upotrebiti sažeti pregled. Često je potreban način da se svi podaci pregledaju interaktivno i jednostavno, ne dirajući polazne podatke, a ta ko da budu obezbeđene dalje analize ili barem sažeto izveštavanje na jednom jedinom listu pa pira (ako je papir i dalje „važniji“ u vašem okru ženju). Izvedena tabela (engl. pivot table) je in teraktivna tabela koja upravo tako obrađuje sa držaj liste ili eksplicitne tabele, pritom je ne menjajući. Ovaj podsistem je značajno redizaj niran i unapređen u aktuelnoj verziji Excel‑a, april 2008
PC
39
PC SPECIJALNI DODATAK
jer je optimalno pripremljen za rad sa znatno većim strukturama podataka; pritom postoje i neka ergonomska unapređenja – podsistem vi še ne deluje kao klasični čarobnjak, nego kao pa nel. Kako se kreira i kakve su varijante izvedene tabele, pogledaćemo kroz primer.
Zamislite slučaj koji je čest u praksi: podat ke prikupljate u listu u vremenskoj dinamici, konstantno je popunjavajući. Lista je najzgodni ji oblik prikupljanja podataka; ali, ako biste hte li povremeno da analizirate ovako uređene po datke, previše bi vam vremena oduzelo da svaki put sami prepakujete listu u nekakvu drugačije organizovanu tabelu. Na slici vidite simultano prikupljanje podatka o troškovima po vrstama i po nosiocima (izvinje nje knjigovođama). To kom unosa, lista je sor tirana po datumima i po obeležjima naloga za knjiženje. Napravićemo izvedenu tabelu od ovih podataka. Inicirajte pod sistem komandom In‑ sert > PivotTable > Piv‑ otTable: biće pokrenut dijalog u kome treba da odredite domen pola znih podataka (biće pre poznat ako je bila aktiv
40
PC
april 2008
na ćelija liste) i da odredite ciljnu lokaciju; pre dlažemo da uvek birate opciju New Worksheet, koja će ubaciti novi radni list neposredno levo od aktivnog. Kada potvrdite polazne parametre i sistem aktivira novi radni list, videćete nekoliko novih elemenata. U glavnoj traci ćete videti kontekstu alnu grupu PivotTable Tools sa dve kartice Op‑ tions i Design; na radnom listu ćete videti stilizo vano područje u kome će biti formirana tabela; uz desnu ivicu ćete videti panel PivotTable Field List u kome ćete izvesti prve korake. Ako klikne te na neku ćeliju na radnom listu, panel će nes tati, a pojaviće se opet kada budete kliknuli u zo nu tabele; ovo pravilo važi i kasnije, kada već bu dete formirali tabelu. Sistem za izvedene tabele funkcioniše tako što kešira podatke negde u pozadini, što je prime ren način za potrebe analize spoljnih podataka. Poenta je u tome da sami odredite šta ide u obele žja redova i kolona, a koji podatak se stavlja kao vrednost koja će biti prikazana kao zbir ili druga agregatna funkcija. Vaš neposredni zadatak je da formirate siluetu izvedene tabele tako što ćete prevlačiti polja iz gornjeg okna na predviđena mesta u donjem delu panela. Počnimo najjednos tavnije: u okno Row Labels prevucite polje „ek. jed.“, u Column Labels postavite polje „račun“, a u okno Values stavite „iznos“. Ako ste sve uradi li kako treba, dobićete situaciju kao sa slike. Ako
Microsoft Office Excel 2007 – Analitički alat nove generacije
ste negde pogrešili, nema veze: prosto, uhvatite mišem obeležje u donjem oknu, pa ga prevucite u drugo okno; ako vam to polje ne treba, izvuci te ga natrag u glavno okno panela. Pomeranje polja po tabeli i van nje su stan dardni postupci i možete ih ponovo izvesti u bi lo kom času, menjajući time izgled izvedene ta bele. Hajde da odmah pokušamo: iz zaglavlja kolona u panelu izbacite polje „račun“, pa tu pre mestite polje iz zaglavlja redova; u zaglavlje re dova postavite polje „datum“. Onda učinite ovo:
splicitnim tabelama; naravno, i funkcionalnost je ista. Ako vam stoje datumi u zaglavlju redo va, hajde da pokušamo nešto zanimljivo: klikni te na bilo koji datum u zaglavlju, pa pozovite ko mandu PivotTable Options > Options > Group > Group Field; u dijalogu Grouping overite stav ku Months (verovatno je već aktivna) i potvrdi te to. U tom času, pojedinačni datumi će biti za menjeni obeležjima meseca, što je mnogo pri mereniji oblik. A sad se vratite u panel i prevu cite polje ek.jed. iz okna filtera u okno Row La‑
prebacite podatak o ekonomskoj jedinici u po lje Report Filter, a vratite polje računa u zaglav lje kolona (zadržite ovaj izgled, koristićemo ga za dalju priču). Dok ste sve ovo radili, videli ste da se forma tabele značajno menja; imate svu slobodu, ne možete da pogrešite ‑ a to je tek početak. Hajde da vidimo šta možete dalje. Polje filtera na vrhu ima očiglednu name nu: ovde možete da odredite uži skup podataka; kada odaberete drugu ekonomsku jedinicu, po daci u tabeli će važiti samo za nju. Novost u Ex‑ cel‑u 2007 je u opciji izbora više stavki u filteru: uključite polje za potvrdu Select Multiple Items i dalje ćete znati šta možete da uradite. Pregle dajte sadržaj koji se dobija na dugme sa streli com u zaglavlju izvedene tabele: prepoznaćete isti sadržaj palete koji ste upoznali u radu sa ek
bels, tako da bude postavljeno ispod obeležja polja datum. Sada ćete u izvedenoj tabeli ima ti podzbirove po mesecima i opciju da sažme te ili razvijete grupu podataka koji se odnose na jedan mesec. Već ste verovatno primetili da svaka ćeli ja podatka ili totala ima pridruženu ekransku napomenu; dobro dođe ako izvedena tabela u nekom času ispadne malo veća. Uočite i grupu Options > Show/Hide u kojoj dugmad služe kao prekidači vidljivosti dugmadi na površini tabe le. Pogledajte i kontrole u grupi Design > Lay‑ out i susednoj PivotTable Style Options – prepus tićemo vam da sami istražite funkcionalna svoj stva komandi koje utiču na izgled i sadržaj izve dene tabele; naravno, tu je i neizbežna paleta za izbor vizuelnog stila. april 2008
PC
41
PC SPECIJALNI DODATAK
Primetili ste i da brojevi ne izgledaju baš uredno: valja im postaviti uredniju masku za is pis. Kliknite desnim tasterom miša na bilo koji broj u izvedenoj tabeli i birajte komandu Num‑ ber Format. Ovaj dijalog poznajete: postavite urednu masku za iznose. Možda biste hteli ne ku drugu agregatnu funkciju umesto sabiranja: u kontekstnom meniju na istom mestu birajte komandu Summarize Data By, pa promenite funkciju. Ili ovako: zadržite zbir, pa birajte kon tekstualnu komandu Value Field Settings; osim što ovde možete promeniti ime polja (gornja le va ćelija izvedene tabele je nosilac celog sadrža ja), možete promeniti i način ispisa. Pređite na karticu dijaloga Show values as, pa u padajućoj
performanse sistema, to će se automatski deša vati samo u nekim posebnim slučajevima (npr. pri otvaranju radne sveske). Zbog toga, u redov nom radu se naviknite da, čim odnekle pređete na radni list sa izvedenom tabelom, kliknete na komandu PivotTable Options > Options > Data > Refresh, kako biste bili sigurni da vidite ažur ne podatke. Ako radite sa velikim bazama po dataka u pozadini (što je opcija koju ovde ne objašnjavamo), osvežavanje sprovodite tek kad završite sve detaljne izmene, kako ne biste opte rećivali vezu sa serverom; pride, ako menjate i izgled tabele, može vam pomoći opcija Defer Layout Update, koja će odložiti ažuriranje dok ne završite sve zahvate. Dinamička veza sa ma
listi, umesto zatečene opcije normal, birajte stav ku % of Total (pretposlednja u listi): dobićete vrednosti relativnog učešća svakog agregatnog podatka u odnosu na ukupni zbir u tabeli. Veza izvedene tabele je podrazumevano di namička, što znači da će se svaka promena u po laznim podacima odraziti i na rezultujuću izve denu tabelu. Međutim, pošto bi prečesto osve žavanje izvedene tabele moglo da se odrazi na
tičnim podacima znači još nešto: kliknite dva put na bilo koji detaljni podatak u izvedenoj ta beli: tog časa ćete dobiti novi radni list na kome se nalazi klonirana struktura polazne liste, i to u vidu strukturne tabele. Njen sadržaj će biti sa mo oni redovi od kojih se sastoji agregatni poda tak na koji ste dvaput kliknuli. Navođenju opcija izvedene tabele nema kraja, jer ovo je zaista izuzetno razvijen podsis
42
PC
april 2008
Microsoft Office Excel 2007 – Analitički alat nove generacije
tem. Na kraju ćemo vam samo skrenuti pažnju na nekoliko pojedinosti u centralnom dijalo gu za kontrolu opcija izveden tabele, koji ćete otvoriti komandom PivotTable Tools > Options > PivotTable > Options. Na kartici Layout & Format, u grupi Format se nalaze dva polja za potvrdu kojima možete aktivirati opcije za pri kaz sadržaja greške i prazne ćelije. Na kartici Display možete uključiti staro modni način uređenja izvedene tabele, ako ste tako ranije navikli: uključite stavku Classic PivotTable layout. Pri dnu ove kartice možete forsirati da se stavke uvek sortiraju alfabetski, što podrazumevano ne mora da bude slučaj. Na kartici Data, prvo polje za potvrdu Save source data with file je dragoceno ako ste izve denu tabelu napravili od spoljnih podatka iz ba ze; u tom kontekstu, budite obazrivi da li ćete uključiti automatsko osvežavanje prilikom otva ranja radne sveske (zato što povlačenje spolj nih podataka može da potraje dugo). Najzad, Enable show details je opcija koja omogućava ekstrakciju detalja duplim klikom na podatak. Proučite sami ostale opcije koje nismo pome nuli ovde; većina njih je očigledna. Na samom početku, kad ste pozvali koman du za kreiranje izvedene tabele, videli ste da ras polažete i opcijom kreiranja izvedenog grafiko na. Kontrola ovog zanimljivog hibrida će vam biti sasvim jasna ako ste već dobro upoznali rad sa običnim grafikonima i sa izvedenim tabela ma, pa vam prepuštamo da sami otkrijete tajne ove tehnike. Naša jedina preporuka je da svaka ko prebacite izvedeni grafikon na poseban list, jer će vam biti potrebno dovoljno prostora za ru kovanje opcijama.
Analiza ulaznih podataka U raznim procenama i kalkulacijama po nekad postoji potreba sa se dostigne neka što tačnija ciljna vrednost, barem približna nekom očekivanom rezultatu. U takvim slučajevima se često pribegava „odokativnim“ metodama pro nalaženja vrednosti: priučeni korisnik Excel‑a tada obično formira kalkulaciju, pa sam menja
vrednosti u polaznim ćelijama dok ne postigne željeni rezultat. Za tako nešto, obično je potre bno mnogo vremena, a tačan rezultat je teško postići. Takođe, u analizama nekog događaja po nekad nije sasvim jasno kakve posledice ostav ljaju izmene pojedinih ulaznih podataka; malo ko bi se odlučio da napravi nekoliko desetina pojedinačnih kalkulacija, pokušavajući potom da sakupi rezultate na gomilu u nameri da upo redi moguće posledice. Excel sadrži izuzetno vredne i efikasne alat ke koje mogu pomoći u takvim prilikama: reč je o tzv. What‑If („šta ako“) metodama. Kratko rečeno, Excel može i sam da traži moguću ula znu vrednost spram postavljenih odnosa među podacima i unapred zadatim željenim rezultati ma. Postoji nekoliko nivoa ovakvih analiza, a ra zlikuju se po složenosti i načinu prikaza. Za ra zliku od svih do sada opisanih tehnika analize i prezentacije podataka, What‑If analize su oso bite i po tome što ponekad menjaju polazne po datke; druge alatke to ne čine. Takav pristup je nužan, kako bi bila iskorišćena svojstva posto jećih alata angažovanih unutar procesa. Za vas je taj podatak važan iz drugog razloga: nikad ne mojte sprovoditi ove analize nad matičnim po dacima koji služe za prikupljanje podataka ili za neke uobičajene poslove; angažujte posebni radni list na kome ćete organizovati sve podat ke za sprovođenje analize.
Traženje ciljne vrednosti Goal Seek je prvi i najjednostavniji alat iz ove grupe: koristićete ga kada želite da izmeni te vrednost dobijenu formulom menjajući sa mo jedan ulazni podatak. Ilustrujmo ovu me todu primerom: zamislite da ste u prilici da do bijete neki kredit sa fiksnom godišnjom kama tom i zadatim brojem perioda otplate. Izračuna li ste visinu rate (funkcija PMT) za unete para metre i hteli biste da ispitate koliki biste kredit mogli podići ako biste prihvatili da trpite veću mesečnu obustavu. Prema primeru na slici, kredit od 100.000 dinara bi trebalo da otplaćujete u ratama od april 2008
PC
43
PC SPECIJALNI DODATAK
datkom o visini traženog kredita će dobiti no vu vrednost. Moguće je da funkcija divergira, tj. da se ne može pronaći željeni parametar funkcije; to zavisi od matematičkog modela ispoljenog u for muli. U takvom slučaju, dobili biste obaveštenje Goal Seeking with Cell B7 may not have found a solution. U navedenom primeru, dobićete traže ni podatak koji god cilj da navedete.
What‑if tabela
oko 3.540 dinara; međutim, vi mislite da bi bilo bezbedno po vaš budžet da plaćate oko 5.000. Otvorite dijalog komandom Data > Data Tools > What‑If Analysis > Goal Seek: u njemu se nala ze tri polja. Popuna treba da izgleda kao rečeni ca „promeni vrednost u B7 na 5000 menjajući vrednost u ćeliji B3“. U polje vrednosti se mora uneti konstanta, a ćelija čija se vrednost menja mora biti direktni ili indirektni prethodnik ćeli je rezultata i mora da sadrži brojnu konstantu (nikako formulu). Pritiskom na OK započinje iterativni proces koji, u zavisnosti od složenos ti funkcije i snage računara, može da traje par milisekundi, poput ovog primera, do nekoliko sekundi. Razvoj simulacije se prati u dijalogu Goal Seek Status: ako operacija traje predugo (što se sa današnjim hardverom dešava retko), možete je prekinuti klikom na taster Pause i za tvaranjem dijaloga. No, u većini slučajeva ko ji se javljaju u praksi nećete imati takvih problema, a re zultat ćete do biti odmah; dijalog će na vesti traženu i dobijenu vre dnost (koja je, idealno, ista), a ćelija sa po
44
PC
april 2008
Ako želite da dobijete detaljniji pregled pro mena konačne vrednosti u zavisnosti od prome ne parametra, upotrebićete tabelu podataka. U ovoj tabeli, koja može imati jedan ili dva para metra u željenim koracima promene, naći će se sve vrednosti rezultata opisane polaznom for mulom u zavisnosti od odgovarajućih vrednos ti parametara. Ovaj proces je prava What‑If ana liza, a njena posebna vrednost je u tome što ćete sami odlučiti o broju varijacija koje želite istov remeno da vidite. Upotrebićemo prethodni primer, ali ovog puta ćemo ispitati kolika bi bila visina rate za nekoliko iznosa dobijenog kredita. Formiraj te tabelu kao na slici: u jednu kolonu unesite moguće vrednosti kredita, a u ćeliju iznad i ule vo od prve vrednosti postavite funkciju koja izračunava ratu prema podacima iznad ove ta bele. Obeležite opseg koji hvata sve moguće vre dnosti i polaznu formulu (osenčeno područje na slici); sad pozovite dijalog Data > Data Tools > What‑If Analysis > Data Table.
Microsoft Office Excel 2007 – Analitički alat nove generacije
rane vrednosti u gornjem redu, a u polje Col‑ umn input cell unesite istu adresu kao u pretho dnom slučaju. I ovde važi da možete menjati preostalu vrednost u polaznoj tabeli i podatke u zaglavljima rezultujuće tabele, gledajući pri tom kako se menjaju ciljne vrednosti.
Pošto je ovo tabela sa jednim ulaznim po datkom složenim u kolonu, u drugo polje dijalo ga Column input cell unesite referencu na ćeliju B3, koja sadrži iznos kredita u gornjoj struktu ri. To znači da će se vrednosti u toj ćeliji menjati vrednostima iz pripremljene tabele. Klikom na OK, tabela će biti popunjena rezultatima koji odgovaraju pripremljenim podacima. Očuvana je veza ovih podataka sa tabelom postavke for mule, tako da biste izmenom drugih podataka (visina kamate ili broj rata) odmah dobili osve žene rezultate u donjoj tabeli. Takođe, slobodni ste da menjate ulazne podatke u levoj koloni cilj ne tabele, pa da i tako menjate rezultate unutar važećeg modela.
Treći nivo obrade ulaznih podataka je Sce‑ nario Manager, složeni sistem za ispitivanje ve likog broja promenljivih parametara posred stvom upravljanih kalkulacija. Ova tehnika bi mogla da predstavlja vrhunac upotrebe moći Excel‑a kod najvažnije ciljne grupe korisnika, a to su finansijski analitičari i specijalisti za pla
Ako koristite neki matematički model ko ji ima varijacije unutar formule, slobodni ste da postavite i druge formule desno od polazne, pod uslovom da su i one u istoj relaciji sa pola znim podatkom koji se menja; samo obeležite ceo polazni blok za tabelu i dobićete odgovara jući broj kolona rezultata. Tabela sa dva ulazna podatka se priprema na sličan način: tačno ispod formule unesite va rijacije jednog, a udesno varijacije drugog ula znog podatka. Obeležite ceo opseg tako sprem ljene tabele, a u dijalogu Data > Data Tools > What‑If Analysis > Data Table u polje Row in‑ put cell unesite adresu ćelije u kojoj će biti vari
niranje u preduzećima. Priča o upravljanju sce narijima je toliko zanimljiva da bi mogla da bu de i mnogo duža, ali ovde možemo da vas samo zaintrigiramo prostim, ali efektnim primerom. Ako spadate u pomenutu grupu korisnika, to plo vam savetujemo da najozbiljnije razmotri te korišćenje ovog alata: vaša efikasnost na ra dnom mestu bi mogla postati znatno veća. Ideja primene scenarija je sledeća: biće for mirani imenovani skupovi vrednosti, koji će se po potrebi dodeljivati delu ulaznog skupa poda taka; svaki skup ulaznih podataka predstavlja je dan scenario. Biće definisan obrazac kalkulaci je koji prihvata podatke iz prozvanog scenarija;
Upravljanje scenarijima
april 2008
PC
45
PC SPECIJALNI DODATAK
podaci u tom obrascu se referenciraju u formula ma proračuna. Svi scena riji se čuvaju kao deo ra dnog lista, a njima uprav lja Scenario Manager; sce nariji se uvek mogu doda vati i brisati, a korisnici čak mogu da razmenjuju razne scenarije i pridru žuju ih svojim matičnim kalkulacijama. Pogledajte situaciju na slici: recimo da vodite jedan restoran i da pravi te kalkulacije raznih banketa koje povremeno ugovarate. Pošto postoje prilike kada imate vi še zahteva za isti termin, vi želite da ispitate ko ji posao vam se najviše isplati; analiziraćete četi ri posla (dve tabele u gornjim redovima ne mo raju da budu na radnom listu, tu su samo zbog ilustracije). Kalkulacija ima fiksne ulazne vre dnosti (cenovnik) i pet promenljivih grupa po dataka koji čine parametre posla. Prva tabela u kalkulaciji prihvata promenljive ulazne podat ke i tu slobodno možete unositi neke vrednosti. Scenario Manager će na vaš zahtev uputiti rani je pripremljene podatke na isto mesto. Zbog ka snije potrebe, ćelije te tabele su imenovane. Formiraćemo pet scenarija: jedan proto tip, koji predstavlja glavni uporedni pokazatelj, i četiri scenarija za poslove koji se ugovaraju. Scenario ćete formirati pozivom dijaloga Da‑ ta > Data Tools > What‑If Analysis > Scenar‑ io Manager. U dijalogu se nalazi lista postojećih scenarija i tasteri za njihovu kontrolu. Klikom na Add dodajete novi scenario: daj te mu ime i referencirajte ćelije radnog lista koje treba da se pro mene njegovim pozivom. U po lju komentara se pojavljuju po daci o autoru scenarija, a može se i dodati neki tekst kao komen
46
PC
april 2008
tar. Potvrdom otvaranja, dobijate drugi dijalog Scenario Values: u polja, kojih može biti najvi še 32, treba da upišete vrednosti parametara. Ako su obeležene ciljne ćelije već sadržale neke vrednosti, one će se pojaviti u poljima dijaloga. Unos vrednosti završite klikom na dugme Add. Ako kasnije bude potrebno da izmenite parame tre nekog scenarija, obeležite ga u oknu sa spis kom, pa kliknite na Edit. Dugme Taster Merge se koristi za kopiranje scenarija iz drugih ra dnih listova ili radnih svezaka; ako je pri formi ranju bila uključena opcija Prevent Changes, sce narija drugih korisnika nećete moći da menjate. Scenario se upućuje na radni list tako što ćete ga obeležiti i kliknuti na dugme Show u di jalogu Scenario Manager; ciljna polja će odmah biti popunjena tim vrednostima. Prva dobit je u tome što te podatke možete upotrebiti kao po lazište za neke manje izmene u odnosu na pola
Microsoft Office Excel 2007 – Analitički alat nove generacije
PivotTable je prilično jednostavna i možda će bi ti potrebno da malo sredite oblik ispisa brojeva. Međutim, ovaj oblik je posebno prikladan ako poredite scenarija više autora: u zoni Report Fil‑ ter biće postavljen kriterijum odabira pojedinih autora ulaznih scenarija, što može biti primeren oblik izveštaja rada veće grupe analitičara.
zne podatke. No, pravi dobitak tek sledi: podaci iz svih scenarija mogu poslužiti kao polazište za jedan sumarni list ili izvedenu tabelu, što su dva oblika rekapitulacije: ove opcije se nude koman dom Summary. Biće otvoren dijalog u kome bi rate varijantu izveštaja. Pride, program će poku šati (i verovatno uspeti) da pronađe adresu kraj nje zavisne ćelije u odnosu na podatke koji se menjaju scenarijima; to je krajnji rezultat kalku lacije i, zapravo, ključna vrednost zbog koje ste uopšte krenuli u uporednu analizu kalkulacija ovom alatkom. U ovom slučaju, to je podatak o bruto zaradi; svakako proverite da li je program odabrao ispravnu ćeliju, pa intervenišite ako je to potrebno.
Na ovom mestu ćemo samo pomenuti ulti mativnu analitičku alatku koja predstavlja vrhu nac moći Excel‑a. To je Solver („rešavač“), sistem za najsloženije oblike What‑If analize i optimiza ciju problema sa do 200 ulaznih parametara. Ide ja ove alatke je u dostizanju optimalnih vrednosti
Radni listovi koji proizilaze kao rezultat ove „kampanje“ dalje su raspoloživi da ih koris te na uobičajeni način. U sumarnoj listi, u kolo ni Changing Cells, tj. Result Cells vidite imena ćelija: to je bio celishodan razlog da te ćelije ime nujete (osim što ćete tako pride olakšati pisanje formula u kalkulaciji); da to niste učinili, u ta beli Scenario Summary biste videli samo adre se ćelija, što baš i nije primeren tekst za izvešta je poput ovog. Izvedena tabela na listu Scenario
na osnovu zadatih ograničenja (fiksne ulazne ve ličine, razne nepromenljive vrednosti, „uska gr la“) i niza parametarskih veličina koje se mogu menjati – to mogu biti vrednosti, ali i odabrane metode kojima će složeni matematički model bi ti podvrgnut. Time definišete model problema i nalažete dostizanje optimalne vrednosti (mo gući maksimum, minimum ili unapred zadata vrednost). Rezultat može da se sačuva na rezultu jućem radnom listu ili kao posebni scenario.
Solver
april 2008
PC
47
PC SPECIJALNI DODATAK
Programski dodatak (Add‑In) je progra mirani zavisni modul koji služi za proširenje funkcionalnosti osnovnog programa. Uz Ex‑ cel 2007 dolazi nekoliko takvih modula; Solver smo upravo pomenuli, a ima ih još nekoliko. Ta
listi pri dnu odaberete Manage: Excel Add‑Ins i kliknete na dugme Go. Ukoliko je spisak u dija logu prazan, a u sledećim opisima nađete neki dodatak koji vas interesuje, pokrenite instalaci ju sistema Microsoft Office 2007 u režimu održa vanja, odaberite opciju za dodavanje ili uklanja nje funkcija, pa u grupi Microsoft Office Excel otvorite grupu Add‑Ins i odaberite jedan ili više dodataka za pokretanje sa računara. Na kraju, u dijalogu za dodavanje programskih dodataka uključite one koje želite i oni će odmah biti fun kcionalni u vašem Excel‑u. Uobičajeno je da in stalacija programskog dodatka doda novu stav ku u glavnu traku, pa potražite nove komande na tom mestu; moguće nove grupe su Formulas > Solutions i Data > Analysis. Analysis ToolPak je dodatni skup alatki za Excel na polju naprednih primena u statistici. Nekada je ovaj dodatak trebalo angažovati kako biste dobili neke korisne nove funkcije u raznim grupama (npr CONVERT, RANDBETWEEN,
kođe, dobro je da naučite da baratate program skim dodacima, jer ponekad neka nezavisna re šenja mogu doći u ovom obliku i vi zbog toga treba da znate kako da ih angažujete. Priloženi programski dodaci, ako su instali rani, na početku rada Excel‑a nisu aktivni. Prove rite koji su trenutno raspoloživi: to ćete učiniti u dijalogu Add‑Ins koji ćete otvoriti kada u pane lu Office > Excel Options > Add‑Ins u padajućoj
NETWORKDAYS, cela grupa Engineering, itd); srećom, te funkcije su konačno promovisane u osnovni skup, pa su one sada uvek aktivne. Po uključenju ovog dodatka, pozovite dijalog Data > Analysis > Data Analysis: tu ćete zateći skup od dvadesetak naprednih statističkih metoda ra znih vrsta: Furijeova analiza, kovarijansa i ko relacija, T‑test i Z‑test, razne metode uzorkova nja, itd. Zanimljiv je specijalni generator kolek
Ako vas interesuje šta sve može postići ovim programskim dodatkom (a možete mnogo!), uključite ga na način pisan u sledećem odeljku, pa potražite na disku datoteku primera po imenu SOLVSAMP.XLS; ako je datoteka instalirana, pro naći ćete je u fascikli \Program Files\Microsoft Office\OFFICE12\Samples\. U toj radnoj sves ci ćete zateći postavke i objašnjenja nekoliko ti pičnih postavki ekonomskih i inženjerskih pro blema koje Solver uspešno rešava. A dalje odatle možete polako i sami, jer se svakako isplati da se iskušate u kreiranju modela za nalaženje maksi malne zarade, najmanjeg troška, tačnog sastava recepture, optimalnog rada mašine...
Programski dodaci
48
PC
april 2008
Microsoft Office Excel 2007 – Analitički alat nove generacije
cija pseudoslučajnih brojeva po sedam metoda slučajnosti. Svaka komponenta ove baterije ala ta se prikazuje kao dijalog za definisanje para metara. Da biste efikasno koristili ovaj sistem, svakako je potrebno da raspolažete dovoljnim poznavanjem statistike. U prvom delu smo već govorili o funkci ji SUMIF, čija namena je da sabere deo podata
lite da se polazna vrednost svakog kriterijuma i rezultat nađu u posebnim ćelijama; u drugom slučaju, dobićete svojevrsnu malu kontrolnu ta belu u kojoj izmenom vrednosti nekog kriteriju ma dobijate novi rezultat. Lookup Wizard (čarobnjak za pronalaže nje) je dodatak koji radi prilično nalik čarobnja ku za uslovno sabiranje. Kada imate neku tabe
ka iz neke liste na osnovu jednog kriterijuma. Ukoliko bi bilo potrebno da izvedete funkciju koja treba da zadovolji više od jednog uslova, taj posao ne bi bio lak. U pomoć priskače pro gramski dodatak Conditional Sum Wizard koji angažujete komandom Formulas > Solutions > Conditional Sum. Čarobnjak za uslovno sabira nje će vas provesti kroz korake u kojima defini šete opseg liste i kriterijume koji opredeljuju ne ki uslovni zbir. U poslednjem koraku treba da odlučite da li vam je potreban prosti zbir ili že
lu čija zaglavlja se nalaze i levo i iznad dela po dataka, formiraćete malenu tabelu od tri ćelije (najbolje je da to budu tri uzastopne ćelije u je dnom redu) u kojoj će prve dve sadržati kriteri jume, a treća će sadržati vrednost u preseku re da i kolone koji su određeni kriterijumima. Re zultati ova dva čarobnjaka su standardne formu le (doduše, u posebnoj izvedbi, tzv. array fun kcije), pa po završenom poslu možete isključiti programske dodatke bez bojazni da ćete izgubi ti izvedene rezultate.
april 2008
PC
49
PC SPECIJALNI DODATAK
Podešavanja Excel‑a
O
d svih standardnih Office programa, Excel je najosetljiviji na razna pode šavanja koja možete promeniti. Tih detalja ima poprilično mnogo, a na njih možete uticati na raznim mestima. Upućujemo vas samo na ne ke od najvažnijih posebnosti. Bitno je da znate da biste neukim menjanjem nekih opcija mogli narušiti funkcionalnost rada programa, a pos toje čak i opcije koje bi mogle da naruše valja nost podataka. Neka podešavanja mogu da se postave kao po drazumevana, uz op ciju da im privreme no menjate svojstvo komandom u glav noj traci. Zbog toga, usvojite sledeće pravi lo: ako niste potpuno sigurni kakvo je dej stvo nekog podešava nja, bolje je da ga ne menjate; a ako eksperimentišete, zapišite šta ste uradili, kako biste umeli da vratite na staro ako nešto krene po zlu. Sa tim na umu, otvaramo di jalog Office > Excel Options i započinjemo malu šetnju kroz neke zanimljive opcije. Grupa Popular > When Creating new work‑ books sadrži opcije za promenu podrazumeva nog fonta, inicijalnog prikaza i broja radnih listo va u svim novim radnim sveskama. Ove opcije neće promeniti prikaze u već sačuvanim radnim sveskama. Podsećamo vas da se na ovom panelu nalazi i pristup dijalogu Custom Lists, gde može te urediti sve namenske liste koje su prikladne za automatsku popunu i prilagođeno sortiranje. Grupa Formulas je namenjena kontroli po našanja programa u toku izračunavanja. Ako dominantno radite sa ogromnim tabelama koje sadrže značajan broj formula (pogotovo ako su prisutni složeni statistički modeli), možete odre diti da se automatsko preračunavanje podrazu
50
PC
april 2008
mevano ne obavlja. Naime, preračun radnog lis ta se sprovodi svaki put kad izmenite bilo koju ćeliju; to bi u slučaju opterećenog sadržaja mo glo da izazove stalne zastoje. Ako isključite tu opciju izborom opcije Manual, kasnije uvek mo žete naložiti ručno preračunavanje radne sves ke pritiskom na taster F9; samo radni list ćete osvežiti prečicom Shift+F9. Druga opcija Au‑ tomatic except for data tables isključuje samo
izračunavanje automatskog proračuna pri pro meni parametara u What‑If analizama. Inače, podrazumevane opcije preračunavanja možete i privremeno (lokalno) menjati u radnoj svesci ako budete koristili komande u grupi Formulas > Calculation. Na desnoj strani grupe u panelu se nalaze opcije za definisanje iterativnih proce sa; ovim možete pozitivno uticati na brzinu (ali negativno na preciznost) proračuna u složenim statističkim obradama. Grupa Error checking rules pri dnu panela Formulas sadrži devet opcija na osnovu kojih program reaguje posebnim (podrazumevano ze lenim) indikatorom u uglu i pametnom ozna kom sa opisom potencijalne greške ili nekonzis tentnog sadržaja. Naravno, to će funkcionisati ako ste zadržali opciju Enable background error checking uključenom. Iako vam se može učiniti da ste iskustvom prevazišli potrebu da budete upozoravani o svakoj sitnici, ponekad baš sitni
Microsoft Office Excel 2007 – Analitički alat nove generacije
ce mogu da izazovu glavobolju, jer je teško uhva titi grešku ili, još gore, ni ne primećujete da gre ška postoji. Informacije o grešci su primetne, ali nisu invazivne, pa ćete naučiti da ne reagujete na njih u trenucima kad pouzdano znate zašto se pojavljuju. Krajnja pouka je da možete da se oslonite na prilično unapređenu heuristiku ko ju program ispoljava u interakciji sa vama. Glavna opcija u grupi Save je ona o kojoj smo već govorili: izbor podrazumevanog forma ta radne sveske pri čuvanju. Odredite optimalni podrazumevani interval za čuvanje podataka potrebnih za oporavak u slučaju pada sistema (nestanak struje, zaglavljivanje programa, itd). Ako vaša trenutna radna sveska predugo čuva te podatke, možete naložiti da se u njoj ti poda ci ne čuvaju: uključite polje za potvrdu Disable AutoRecover for this workbook only. Grupa podešavanja Advanced je velika, ali sadrži važne i potencijalno riskantne opcije; ov de nemojte ništa menjati bez posebne preporu ke i valjanog razloga. Jedna od uobičajenih gre
šaka je poriv korisnika da uključe polje Auto‑ matically insert a decimal point, misleći da će ta ko forsirati dve cifre u ispisu brojeva. To nije na menjeno oblikovanju, već unosu. Ako ste defi nisali dve decimale, pa unesete 1, zapravo ćete zapisati broj 0,01; morate ukucati 100 da biste
uneli broj 1. To je namenjeno masovnom unosu brojeva u „režimu kase“. U istoj grupi, videćete i novu opciju Alert the user when... koja služi za eventualno upozoravanje korisnika kada je ve oma duga operacija u pripremi. Možete pode siti koliki je kritični broj ćelija koje se menjaju (ili bar čitaju); podrazumevani broj od oko 33,5 miliona deluje veliko, ali možda i nije tako. Taj broj povećajte (manje osetljivo) ili smanjite (ose tljivije; dobro za slabije računare) na osnovu is kustva, ako to uopšte bude potrebno. U više navrata, počev od uvodnog priručni ka o opštim osobinama sistema Microsoft Of‑ fice 2007, upozoravali smo na to da je važno da regionalna podešavanja vaše platforme bu du valjano postavljena, kako bi ceo Office radio po jezičkim i gramatičkim normama našeg po dneblja. Ako zbog toga imate problema radeći u nekoj radnoj svesci čije uputstvo je na stra nom jeziku, možete privremeno isključiti op ciju Use system separators, pa definisati druge znakove za razdvajanje decimala i klasa broje va; međutim, preostaje pitanje sepa ratora u formulama (zarez po pos tavkama na engleskom, a tačka‑za rez na srpskom), pa vam savetuje mo da se ipak potrudite i držite se sistemskih opcija. Sadržaj radnih svezaka koje dolaze sa drugačije po dešenih sistema je uvek bezbedan, zato što će ključne oznake biti auto matski usklađene sa lokalnim pode šavanjima kada ih otvorite. Postoje tri grupe podešavanja za prikaz u panelu Advanced: Dis‑ play se odnosi na ceo program, Display options for this workbook za aktivnu radnu svesku, a Display options for this worksheet za aktivni radni list. Mnoge od tih opcija su bezopasne, a zgodne da namenski preuredite neke detalje pri kaza. Međutim, može ispasti i komplikacija ako ne pripazite: recimo, ako odaberete da se podra zumevano ne vide ni komentari ni njihovi indi katori, možda nećete biti u prilici da primetite april 2008
PC
51
PC SPECIJALNI DODATAK
kako u nekoj ćeliji radne sveske koju ste dobili postoji komentar; štaviše, tada komentar ne bis te videli ni kad biste prineli pokazivač miša ćeli ji sa komentarom; jedini način tada je da isko ristite komandu Review > Comments > Show All Comments, što će opozvati dejstvo tog pode šavanja. Drugim rečima, nemojte birati sakriva nje indikatora komentara. U glavnom panelu zatim siđite do grupe podešavanja Formulas: ovde možete upravljati opcijom rada procesora u više niti, pa i definisa ti koliko jezgara (od prepoznatih) ćete dopusti ti Excel‑u da koristi. Recimo, ako koristite quad core procesor, a opteretili ste sistem raznim dru gim poslovima, možete ograničiti Excel da ko risti samo dva jezgra, što je sasvim dovoljno. U neposredno sledećoj grupi When calculating this workbook možete naći opcije za tekuću ra dnu svesku; ako ste dobili neku radnu svesku sa Mac platforme, možda će biti potrebno da uključite opciju Use 1904 date system; naime, iz nekog bizarnog razloga, Apple računari računa ju „početak vremena“ tek od 1904. godine, što za posledicu ima neusaglašenost u datumima u radnim sveskama (postoji Microsoft Office i za Mac platforme). Novost u Excel‑u 2007 je u tome što ovo možete da podesite isključivo na radnu svesku u kojoj je to potrebno, što je pa metan izbor autora programa. Mala je verovat noća da vam to zatreba, ali nije zgoreg da zna te da je moguće. Grupa General u panelu Advanced sadrži neke zanimljive opcije interakcije korisnika i programa, poput vizuelne i zvučne povratne informacije tokom izvršenja raznih operacija. Međutim, ovde vam skrećemo pažnju na pose bnu opciju koja je prikladna kada ste trenutno u nekom većem poslu koji podrazumeva simul
52
PC
april 2008
tani rad u više radnih svezaka. Organizujte sve te radne sveske u jedan poseban folder, a zatim u polje At startup, open all files in upišite puta nju do te lokacije na disku (ili na serveru). Ovo polje je, nažalost, pasivno, pa će biti najlakše da otvorite to mesto u Windows Exploreru i iz po lja putanje iskopirate i prenesete sadržaj u ovo polje. Nakon toga, prilikom otvaranja progra ma će odmah biti otvorene sve radne sveske iz tog foldera. Naravno, kad završite posao, izbriši te ili promenite taj podatak. Verovatno ste se još odavno sreli sa gru pom podešavanja Customize u Excel‑u ili ne kom drugom programu sistema Office 2007 u nameri da podesite sadržaj priručne trake (QAT). Nećemo vam ponovo govoriti o opštem načinu upotrebe ovog panela, jer to možete pročitati u uvodnom priručniku o zajedničkim osobinama Office programa. Skrećemo pažnju samo na to da postoje prilike kad biste do ne kih starijih (da ne kažemo anahronih) koman di mogli doći isključivo tako što biste ih prona šli na dugom spisku svih komandi i smeštanjem na priručnu traku. Evo samo jednog primera: u prethodnim verzijama Excel‑a, na raspolaganju je bila komanda Data / Form. Tako biste otvori li prosti obrazac koji je služio za kontrolu liste: unos, pretraga, pa čak i brisanje redova u listi je bio prilično jednostavan zahvat u tom obrascu. Danas postoje moderniji načini takvog rada, ali možda vi ili vaše kolege imate ideju da bi to i da lje trebalo koristiti. U listi iznad levog okna u pa nelu Customize birajte grupu All Commands, pa u ogromnom spisku (koji je, srećom poređan abecedno) potražite stavku Form i prebacite je u desno okno klikom na dugme Add. Preostaje samo još da odlučite o tačnom položaju QAT komande i – to je to!
Microsoft Office Excel 2007 – Analitički alat nove generacije
Na kraju priče
S
koro svaki priručnik o Excel‑u – pa ta ko i ovo dvodelno izdanje – trpi mu ku nedovoljnog prostora da bi se opisale brojne mogućnosti i varijante primena odličnih tehni ka koje taj program sadrži. To važi čak i sad, ka da ovaj sadržaj zauzima prostor od tri normal na umetka, a spravili smo i test‑poligon u vidu radne sveske čiji sadržaj prati tekst u ovom pri ručniku. Naša odluka da do te mere uvećamo sadržaj svojevrsni je poklon za vas, uručen u na meri da vas potaknemo da se zaista angažujete u osvajanju tajni programa koji su mnogi nazva li vrhuncem ponude na tržištu poslovnih kori sničkih aplikacija. Niko i nikada neće moći da nabroji sve uspešne vidove primene Excel‑a. Ali, još bi veće iskušenje bilo da pokušate da opišete neku neuspešnu primenu: kako raste iskustvo, tako počinjete da razumete kako izjava „Excel to ne može da izvede“ zapravo treba da glasi „ja to još ne umem da uradim u Excel‑u“. Ali, ni to „ne umem“ nije greh: Excel je toliko kompleksan u svom sastavu i raspolaže tolikim brojem kombinacija da vam zaista tre ba mnogo vremena da saznate više nego što bi vam moglo zatrebati. Potpisnik ovih redo va upravo ulazi u petnaestu godinu realnog is kustva u radu sa Excel‑om, ali od njega nikada nećete čuti izjavu da zna sve o tom programu – to bi, prosto, bilo netačno! Međutim, uvek se po javljuju prostori za nova iskustva i za razmenu znanja: tome nema kraja. Na Internetu ćete pro naći gomilu praktičnih primera kakve nismo bili u prilici da aranžiramo u ovim malim pri ručnicima: jedan od takvih izvora je i „Prakti
kum na Webu“, sajt na adresi www.praktikum. co.yu, čija zona posvećena programu Excel ras te neprekidno. U priručniku do čijeg ste kraja upravo došli naići ćete na obilje opisa alata i tehnika koji čine pravu snagu Excel‑a. Upozorili smo vas na počet ku da nije bilo mogućnosti da opišemo sve: naići ćete i na komande koje nismo opisali, sa opcija ma u dijalozima o kojima nije bilo ni reči. Sad biste se mogli upitati „a da li bi mi sve to zaista ikada zatrebalo“. Odgovor na to pitanje ne može mo da vam damo, ali možemo da vam predloži mo da ga sami nađete. Nemojte odustati, nego napredujte! Upotreba naprednih alata nije nika kav bauk: jedina cena njihovog osvajanja je izve sno vreme provedeno u ispitivanju mogućnosti i u traženju optimalnog oblika da se konkretni posao najlakše uradi. Dokazano je pravilo da se to uloženo vreme kasnije višestruko vraća, kroz kraće vreme obrade i u vidu kvalitetnijih rešenja. A ako zbilja cenite svoje vreme i težite boljoj efi kasnosti, prepoznaćete potencijalnu dobit od du bljeg poznavanja ovog sjajnog programa. Priču o programu Microsoft Office Ex‑ cel 2007 završavamo napomenom da ste prime nom priručnika otkrili tek prvi krug znanja o najpopularnijem programu za rad u unakrsnim tabelama. U nekim budućim priručnicima, po trudićemo se da vam opišemo šta možete raditi u Excel‑u kada programirate u njegovom izuze tnom podsistemu za automatizaciju, a takođe i kakve dobiti ostvarujete kada udružite snagu vi še Office programa odjednom i kada uključite te hnologije Interneta u svoj svakodnevni rad.
april 2008
PC
53
View more...
Comments
