EXCEL 2003 Za Pocetnike

Excel 2003 – priručnik za početnike –

Uvod u Microsoft EXCEL 2003 Microsoft Excel je, poput Worda, PowerPointa, Accessa i još nekih programa, sastavni dio programskog paketa Microsoft Office. Naziv „Microsoft“, koji se pojavljuje u imenima ovih programa i samog programskog paketa Office, dolazi od imena najpoznatije softverske firme Microsoft Corporation, koja je proizvela sve te programe, kao i mnoge druge koji rade pod operativnim sistemom Microsoft Windows – takođe proizvodom iste kompanije. Excel koji opisujemo u ovom priručniku pripada verziji Office 2003, koja se još uvijek široko primjenjuje. Kažemo „još uvijek“ jer su se već pojavile novije verzije Office 2007 i Office 2010, sa potpuno drugačijom organizacijom menija, ali su osnovne tehnike rada uglavnom ostale iste. Excel je program sa ogromnim mogućnostima u oblasti za koju je namijenjen – a to su tabelarne kalkulacije. Kada bismo htjeli da opišemo sve te mogućnosti, morao bi i ovaj priručnik da bude ogroman. Stoga smo se odlučili samo za one koje su u praksi najzastupljenije i najkorisnije, vodeći računa da sâm priručnik bude prilagođen potpunim početnicima. Pri tome smo pošli od pretpostavke da su osnovne tehnike kucanja na tastaturi, podešavanje karakteristika fontova, izbor poravnanja i sl., korisniku već poznati iz početnog kursa za Word. Sve to nam je omogućilo da priručnik svedemo na svega 14 strana. Da bismo pojednostavili opis, na pojedinim mjestima u priručniku koristili smo skraćenu notaciju. Ilustrujmo to na sljedećim primjerima: Notacija 1: Edit  Delete Sheet znači da iz linije menija treba da izaberemo opciju Edit i kliknemo na nju, a zatim da iz padajućeg menija koji se tada otvara izaberemo opciju Delete Sheet. Notacija 2: Ctrl + A znači da treba da kombinujemo tipku Ctrl sa tipkom A za izvođenje date operacije (u ovom slučaju Select All), i to tako što pritisnemo i držimo pritisnutu tipku Ctrl, a zatim pritisnemo tipku A. Naravno, ovo kratko uputstvo treba shvatiti samo kao polaznu tačku u ovladavanju Excelovim naprednijim tehnikama. Naredni koraci podrazumijevaju korišćenje znatno obimnijih i detaljnijih priručnika. Na korisniku je da procijeni do kog nivoa želi da unapredi svoje poznavanje Excela i da, shodno tome, pribavi odgovarajuću literaturu.

3

Šta je EXCEL? Microsoft Excel je program za tzv. tabelarne proračune. Naime, praksa je pokazala da se najveći broj poslovnih proračuna može organizovati u obliku tabela. Ogromnu popularnost u ovoj grupi programa Excel je stekao zahvaljujući svojim osobinama – jednostavno pisanje formula i ugrađene funkcije (preko 350) omogućavaju rješavanje vrlo složenih matematičkih, financijskih, statističkih, inženjerskih i drugih problema, na vrlo jednostavan način. Ovome treba dodati i mogućnost automatskog generisanja grafikona iz tabela sa podacima, koji proračunima daju veoma pregledan vizuelni prikaz.

Elementi EXCEL-ovog prozora Nakon pokretanja Excela, na desktopu se otvara njegov prozor. Glavni elementi Excelovog prozora označeni su na slici. 1 2 3 4

7

6

5

 naslovna linija

 linija menija

 paleta poslova

 statusna linija

 radni list

 panel zadataka

 linija formule

Naslovna linija sadrži naziv programa i naziv trenutno otvorene radne sveske, a krajnje desno nalazi se dugmad za upravljanje veličinom prozora. Linija menija omogućuje izbor opcija koje omogućavaju pristup komandama Excela. Kada se mišem klikne na neku od opcija, otvara se tzv. 4

padajući meni sa vertikalno poređanim opcijama. Opcije u padajućem meniju pored kojih se sa desne strane nalazi strelica imaju podmenije koji se otvaraju kada se kursor miša postavi na tu opciju. Opcije koje pored imena imaju tri tačke (...) otvaraju se u posebnom okviru za dijalog. Napomena: Ako želimo da se padajući meniji otvaraju bez sklolovanja, treba u liniji menija izabrati opciju Tools, zatim Customize, kliknuti na jezičak Options i potvrditi polje Always show full menus.

Paleta alatki sadrži dugmad za brzi izbor najčešće korišćenih komandi. Sastoji se od palete Standard i palete Formatting, koje mogu biti prikazane u jednom ili dva reda (kao na slici). Napomena: Za izbor je praktičnije ako su palete Standard i Formatting prikazane kao dvije posebne linije, što se podešava tako što se u liniji menija izabere opcija Tools, zatim Customize, klikne na jezičak Options i potvrdi polje Show Standard and Formatting Toolbars on two rows.

Linija formule služi za unos podataka i formula unutar ćelija radnog lista. Sa njene lijeve strane nalazi se adresno polje sa adresom trenutno aktivne ćelije, a desno od oznake je polje za unos sadržaja ćelije. U praksi se ipak mnogo češće koristi direktan unos sadržaja u ćeliju. Statusna linija nalazi se u donjem dijelu prozora. Sastoji se iz tri dijela. U lijevom dijelu prikazuju se stanje programa (Ready znači spreman za unos) i kratki savjet što učiniti u sljedećem koraku. U desnom dijelu prikazane su informacije o trenutnom stanju nekih tipki tastature (npr. NUM znači da je aktivirana numerička tastatura, CAPS da je uključeno kucanje velikih slova itd.). Panel zadataka nalazi se desno od radnog lista i sadrži opcije koje ćete u praksi rijetko koristiti. Zato je najbolje da ga zatvorite na dugme × koje se nalazi u njegovom gornjem desnom uglu. Napomena: Panel zadataka može se trajno isključiti tako što se iz linije menija izabere Tools  Options i ukloni potvrda ispred Startup Task Pane.

Radni list (eng. Worksheet ili kraće Sheet) je element Excelovog dokumenta koji nazivamo radna sveska (eng. Workbook ili kraće Book). On zauzima centralni dio Excelovog prozora i prikazan je kao tabela. Svaka novootvorena radna sveska sadrži 3 radna lista (Sheet1, Sheet2 i Sheet3), čiji su jezičci smešteni odmah ispod aktivnog radnog lista. Sa jednog na drugi radni list prelazi se klikom miša na odgovarajući jezičak. Jezičak aktivnog radnog lista prikazan je uvučeno i ima podebljan naziv. Napomena: Broj radnih listova nije ograničen na 3, već se po potrebi mogu dodavati novi radni listovi tako što se u liniji menija klikne na Insert, a zatim na Worksheet, ili tako što se klikne desnom tipkom miša na jezičak aktivnog radnog lista i iz priručnog menija izabere opcija Insert. Novi radni list ubacuje se ispred trenutno aktivnog radnog lista. Radni list možemo i obrisati izborom opcije Edit  Delete Sheet iz linije menija ili opcije Delete iz priručnog menija koji otvaramo desnom klikom na jezičak radnog lista. Opcija Rename u priručnom meniju omogućava promjenu imena radnog lista.

5

Excelov radni list ima izgled tabele koja je podijeljena na ukupno 256 kolona i 65.536 redova. Međutim, nama se na ekranu prikazuje samo mali dio ove ogromne tabele, tako da okvir za prikaz radnog lista liči na prozor kroz koji vidimo samo djelić radnog lista. Da bismo mogli da dopremo do dijelova tabele koji trenutno ne vidimo, koristimo vertikalni i horizontalni klizač, koji se nalaze sa desne odnosno donje strane ovog okvira.

Kolone i redovi Svaka kolona ima oznaku u obliku slova engleske abecede ili kombinacije od dva slova abecede, budući da je ukupan broj kolona (256) znatno veći od broja slova engleske abecede (26). Tako je prvih 26 kolona označeno slovima od A do Z, 27. kolona ima oznaku AA, a posljednja, 256. kolona, oznaku IV. Ove oznake nalaze se zaglavlju kolona – liniji smještenoj na samom vrhu radnog lista. Redovi Excelovog radnog lista označeni su rednim brojevima od 1 do 65536. Ove oznake smještene su u zaglavlju redova – liniji koja se nalazi lijevo od radnog lista. Širina kolona i redova može se mijenjati po želji, tako što se kursor miša dovede na liniju koja dijeli dvije susjedne kolone ili dva susjedna reda, i to isključivo unutar zaglavlja kolone odnosno reda. Tada se kursor prikazuje u obliku dvostruko orijentisane strelice, pa širinu kolone ili reda možemo podešavati držeći pritisnutu lijevu tipku miša. Selekciju kolone ili reda vršimo klikom mišem na oznaku kolone ili reda u njihovom zaglavlju. Kolone i redove možemo brisati i umetati, s tim što ukupan broj kolona ne može biti veći od 256, a broj redova od 65.536. Brisanje kolone najlakše je uraditi tako što se desnom tipkom klikne na njenu oznaku u zaglavlju kolona i iz priručnog menija izabere Delete. Slično tome, možemo obrisati i red tabele, tako što kliknemo na redni broj reda u zaglavlju redova i iz priručnog menija izaberemo Delete. Prelazak sa kolone na kolonu, odnosno sa reda na red možemo uraditi pomoću odgovarajućih kursorskih strelica na tastaturi. Ako želimo da se odmah postavimo na posljednju kolonu tabele, držimo pritisnutu tipku Ctrl i zatim pritisnemo desnu strelicu. Na početnu kolonu vraćamo se kombinacijom Ctrl i lijeva strelica. Pozicioniranje na posljednji red tabele vrši se kombinacijom Ctrl i donja strelica, a povratak na prvi red tabele kombinacijom Ctrl i gornja strelica.

6

Ćelije Ćelija (eng. Cell) je osnovni element radnog lista i predstavlja polje na presjeku odgovarajuće kolone i reda. Svaka ćelija ima jedinstvenu adresu koja se sastoji od slovne oznake kolone i broja reda. Na primjer, ćelija C5 nalazi se u trećoj koloni i petom redu. Ukupan broj ćelija iznosi 256 × 65.536 = 16.777.216 Grupa ćelija naziva se područje ili opseg (engl. range). Adresa područja sastoji se od adrese gornje lijeve i donje desne ćelije koje dijeli dvotačka. Primjeri adresa područja C5

Područje sa jednom ćelijom

A1:E1

Područje koje zauzima jedan red i pet kolona

B1:B20

Dvadeset ćelija u koloni B

B1:E5

25 ćelija (pet redova i pet kolona)

A1:A65536 Cijela kolona ćelija; to područje se može predstaviti i kao A:A. A6:IV6

Cijeli red ćelija; to područje se može predstaviti i kao 6:6.

A1:IV65536 Sve ćelije na radnom listu.

U ćelije upisujemo vrijednost podatka, tekst ili formulu. Aktivna ćelija ili grupa selektovanih ćelija prikazuje se u crnom okviru podebljanih ivica. Selekciju grupe susjednih ćelija vršimo prevlačenjem kursora miša. Kursor miša prilikom izbora ćelije ili selekcije grupe ćelija ima izgled osjenčenog bijelog krstića. Unos u ćeliju vršimo tako što je izaberemo pomoću miša ili kursorskih strelica na tastaturi i otkucamo željeni sadržaj. Ako želimo da izmijenimo kompletan sadržaj ćelije, treba da je izaberemo i otkucamo novi sadržaj – on će se jednostavno prekucati preko postojećeg. Ako želimo da izvršimo manje izmjene sadržaja ćelije, treba da dvaput kliknemo na ćeliju – u njoj se tada pojavljuje kursor tastature na mjestu gdje smo kliknuli mišem i koji možemo pomoću miša ili strelica na tastaturi dovesti na mjesto gdje želimo da izvršimo korekciju. Ako hoćemo da obrišemo sadržaj ćelije, izaberemo je i pritisnemo tipku Delete. To će obrisati kompletan sadržaj ćelije. Istom tipkom brišemo i podatke iz selektovane grupe ćelija. U ćelije možemo unijeti različite sadržaje: konstante i formule. Konstante su podaci različitih tipova (opšti, numerički, datumski, tekstualni itd.). Excel različito poravnava sadržaj unutar ćelije, zavisno od tipa podataka. Npr. na tekstualni podatak primjenjuje po definiciji lijevo poravnanje, a na numerički desno poravnanje. Ova poravnanja možemo naknadno promijeniti izborom željenog poravnanja iz palete Formatting. 7

Formule Formula u Excelu je matematički izraz ili funkcija, a odlikuje se time što obavezno počinje znakom jednakosti (=). Možemo je unijeti direktno u ćeliju ili je upisati u liniju formule, u polje iza oznake . Primjer: Ako želimo da saberemo konstantu u ćeliji C5 sa konstantom u ćeliji D8, formula treba da glasi =C5+D8. Pri tome je svejedno da li oznake kolona kucamo velikim ili malim slovima, što znači da je navedenu formulu ispravno zapisati i u obliku =c5+d8.

Ukoliko greškom izostavimo znak jednakosti ispred izraza, Excel to neće smatrati za formulu već za običan tekst. Kada nakon unosa formule pritisnemo Enter ili pređemo u drugu ćeliju, u ćeliji sa formulom pojaviće se rezultat dobijen izračunavanjem formule, dok će liniji formule i dalje figurisati zadata formula. Po tome možemo razlikovati ćelije čiji je sadržaj nastao kao rezultat izračunavanja formule od ćelija sa konstantama koje smo unijeli kucanjem – kod ovih drugih sadržaj ćelije poklapa se sa sadržajem u liniji formule. Ako želimo da unesenu formulu tipski primijenimo na niz ćelija koje se nalaze sa lijeve ili desne strane, odnosno iznad ili ispod ćelije u kojoj se formula nalazi, ne moramo je ručno unositi u sve te ćelije. Umjesto toga, treba da postavimo kursor miša na donji desni ugao ćelije sa formulom; tada će se kursor promijeniti izgled – umjesto osjenčenog bijelog krstića pojaviće se manji crni krstić koji, držeći pritisnutu lijevu tipku miša, treba da povučemo u odgovarajućem smjeru, sve do posljednje ćelije u kojoj želimo da se pojavi naša formula. Excel će automatski promijeniti adrese redova i kolona u formulama koje dodjeljuje ćelijama preko kojih smo prevukli kursor miša na opisani način. Matematički operatori koje koristimo za pisanje izraza u Excelovim formulama donekle se razlikuju od klasičnih. Za sabiranje i oduzimanje i ovdje koristimo + i -, dok se kao operator množenja koristi *, a kao operator dijeljenja /. Pri dijeljenju dva izraza vrlo često moramo koristiti zagrade. Primjer: Ako izraz A1+B1 dijelimo izrazom C1+D1, ispravno napisana formula treba da glasi =(A1+B1)/(C1+D1).

U formulama osim izraza mogu figurisati i funkcije. Najčešće upotrebljavana je funkcija za zbir ili sumu SUM, za čije automatsko uključivanje u formulu postoji posebno dugme AutoSum u paleti alatki Standard, koje na sebi nosi oznaku (grčko slovo „sigma“, koje se u matematici koristi kao oznaka za sumu).

8

Primjer: Izraz A1+B1+C1+D1+E1 može se znatno kraće predstaviti pomoću funkcije SUM(A1:E1), gdje dvotačka ima značenje „od-do“. Funkciju u datom primjeru možemo ovako tumačiti: saberi sve vrijednosti niza ćelija u redu 1, počev od ćelije A1, a zaključno sa ćelijom E1.

Unos decimalnih brojeva Kada u Excelu unosimo decimalne brojeve, moramo voditi računa o formatu zapisa decimalnog broja. U anglosaksonskom standardu decimalni broj se zapisuje sa decimalnom tačkom, a u našem standardu sa decimalnim zarezom. Napomena: Jednostavan način da provjerite koji format zapisa decimalnih brojeva koristi Excel na vašem računaru jeste da u jednu ćeliju unesete decimalni broj sa decimalnom tačkom, a u drugu sa decimalnim zarezom. Ako broj u prvoj ćeliji ostane poravnat ulijevo (ili se pretvori u datumsku konstantu), a u drugoj dobije desno poravnanje, znači da decimalne brojeve treba da pišete sa decimalnim zarezom, i obrnuto.

Prilikom unosa decimalnog broja, ukoliko ne podesimo broj decimalnih mjesta, Excel će zanemariti nule na najnižim decimalnim pozicijama. Primjer: Ako u ćeliju unesemo 10,0 broj će biti prikazan kao 10. Ako unesemo 123,4500 prikazaće se 123,45 i sl.

Broj decimala možemo po želji povećavati i smanjivati pomoću dugmadi Increase Decimals i Decrease Decimals u paleti Formatting. Svaki put kad kliknemo na dugme Increase Decimals, broj decimala će se povećati za jednu. Suprotno tome, svaki put kad kliknemo na dugme Decrease Decimals, broj decimala se smanjuje za jednu. Ako želimo da fiksiramo broj decimala u decimalnom broju, možemo ćeliji da dodijelimo tip numeričkog podatka. To radimo tako što iz linije menija biramo Format  Cells, nakon čega se otvara okvir za dijalog Format Cells. U liniji menija kliknimo na opciju Number (ukoliko već nije izabrana) i iz liste Category izaberimo Number, a zatim u polju Decimal places podesimo broj decimala (podrazumijevani broj decimala je 2). I ovdje možemo provjeriti da li se u pisanju decimalnih brojeva koristi zarez ili tačka kao separator za razdvajanje cjelobrojnog od decimalnog dijela broja. Naime, to možemo vidjeti iz primjera navedenih u listi Negative numbers, koja pokazuje kako će u Excelu biti prikazani negativni brojevi, a ujedno prikazuje i izgled decimalnog separatora. 9

Još jedno korisno podešavanje koje nam je ovdje dostupno, vezano je za korišćenje separatora za razdvajanje hiljada u višecifrenim brojevima. Ako unesemo potvrdu u polje Use 1000 Separator, hiljade će biti međusobno razdvojene separatorom koji se nalazi u zagradama (u našem primjeru tačkom). Primjer:

Nakon uključenja ovog separatora broj 1000000,00 u Excelu se prikazuje kao 1.000.000,00, što znatno olakšava čitanje broja. Prilikom unosa broja ne moramo kucati separator hiljada – on će se automatski postaviti na odgovarajuća mjesta u broju.

Decimalni broj možemo predstaviti i u procentima. To radimo tako što nakon unosa broja kliknemo na dugme % (Percent style) u paleti Formatting. Primjer:

Unesimo u ćeliju decimalni broj 0,25. Potvrdimo unos i kliknimo na dugme Percent Style – u ćeliji se pojavljuje vrijednost 25%.

Kreiranje korisničkih tabela Na radnim listovima Excelove radne sveske možemo da kreiramo čitav niz tabela za sopstvene potrebe. Kreiranje tabele ne moramo nužno početi od ćelije A1, već možemo izabrati bilo koju ćeliju kao početnu za našu tabelu. Prije kreiranja tabele poželjno je da pažljivo isplaniramo njen budući izgled, skicirajući ga po potrebi i na papiru. To se prvenstveno odnosi na broj kolona i redova, njihovu širinu, tipove podataka koje ćemo unositi u ćelije, kao i formule koje ćemo zadavati ćelijama za prikaz rezultata. Na kraju, tabeli dajemo finalni izgled izborom linija za okvir i unutrašnju podjelu, a po želji i promjenom boje podloge kolona, redova ili pojedinačnih ćelija. Ako se ispostavi da u već završenoj tabeli moramo da izvršimo naknadne izmjene i dopune, to u Excelu nije nikakav problem – vrlo jednostavno možemo dodati nedostajuće kolone i redove, promijeniti njihov raspored, drugačije sortirati podatke u ćelijama itd. Da bismo sve to mogli primijeniti u praksi, navedimo osnovne operacije kojima ćemo se koristiti. Umetanje redova vrši se iz linije menija izborom opcija Insert  Rows ili iz priručnog menija izborom opcija Insert  Entire row. U oba slučaja novi red će se umetnuti iznad izabranog reda (pod izabranim redom podrazumijevamo red u kome smo selektovali bar jednu ćeliju). Napomena: Ako želimo da odjednom ubacimo više redova, selektujmo jednu ispod druge ćelije u onoliko redova koliko novih redova želimo da umetnemo – novi redovi umetnuće se iznad redova sa selektovanim ćelijama.

Umetnuti red preuzima redni broj reda iznad kojeg se umeće, dok redovi ispod umetnutog reda dobijaju redne brojeve uvećane za 1 (s tim što ukupan broj redova uvijek ostaje 65.536). 10

Umetanje kolona vrši se iz linije menija izborom opcija Insert  Columns ili iz priručnog menija izborom opcija Insert  Entire column. U oba slučaja nova kolona će se umetnuti ispred izabrane kolone (pod izabranom kolonom podrazumijevamo onu u kojoj smo selektovali bar jednu ćeliju). Napomena: Ako želimo da odjednom ubacimo više kolona, selektujmo jednu pored druge ćelije u onoliko kolona koliko novih kolona želimo da umetnemo – nove kolone umetnuće se ispred kolona sa selektovanim ćelijama.

Umetnuta kolona preuzima slovnu oznaku kolone ispred koje se umeće, dok kolone desno od nje dobijaju oznaku koja je sljedeća u abecednom rasporedu (s tim što ukupan broj kolona uvijek ostaje 256, tj. oznaka posljednje kolone je uvijek IV). Ovdje smo opisali samo postupak umetanja novih redova i kolona. Njihovo eventualno brisanje već smo opisali u odjeljku Kolone i redovi (stana 5). Osim kolona i redova možemo umetati i pojedinačne ćelije, ali se to u praksi znatno rjeđe koristi, pa se time ovdje nećemo baviti. Crtanje linija za okvir i unutrašnju podjelu tabele može se uraditi pomoću dugmeta Borders u paleti alatki Formatting, ali smatramo da je za to praktičnije koristiti opciju Border u okviru za dijalog Format Cells. Da se podsjetimo – do njega dolazimo iz linije menija, izborom opcija Format  Cells, nakon čega biramo opciju Border (ukoliko već odranije nije izabrana). Okvir za dijalog Format Cells podijeljen je na tri oblasti: Line, Presets i Border. Stil i boju linija biramo unutar oblasti Line na desnoj strani, dok u oblasti Presets na lijevoj strani imamo na raspolaganju 3 mogućnosti: None za poništavanje linija, Outline za iscrtavanje okvira i Inside za crtanje linija unutrašnje podjele. Sve promjene možemo da pratimo u bijelom polju unutar oblasti Border. Tu takođe možemo dodavati pojedinačne linije za okvir i unutrašnju podjelu selektovanih ćelija, uključujući i dijagonalne linije, pomoću kojih ćelije možemo prikazati kao dijagonalno precrtana polja. Bitno je napomenuti da linije okvira i unutrašnje podjele možemo primijeniti samo na prethodno selektovano područje od jedne ili više ćelija.

11

Ako želimo da ih primijenimo na kompletnu tabelu koju smo kreirali, moramo je prethodno selektovati. Sortiranje podataka vrši se po kolonama tabele, primjenom dugmadi za dva moguća smjera sortiranja: uzlazni (od A ka Z) i silazni (od Z ka A). Kada su u pitanju numerički podaci, uzlazni smjer podrazumijeva sortiranje od manjih ka većim vrijednostima brojeva, a silazni od većih ka manjim. Kod sortiranja treba prethodno selektovati ćelije kolone čije podatke želimo da razvrstamo u uzlaznom ili silaznom poretku, a zatim pritisnuti odgovarajuće dugme za sortiranje. Pri tome se pojavljuje okvir za dijalog Sort Warning, iz kojeg možemo izabrati jednu od dvije ponuđene opcije: •

•

Expand the selection, koja podrazumijeva da će sortiranjem biti obuhvaćene i susjedne ćelije u ostalim kolonama tabele, i Continue with the current selection, koja znači da će sortiranje biti primijenjeno samo na selektovano područje i neće uticati na ostale kolone. U praksi drugi način rijetko kad ima smisla. Zato po pravilu treba praktikovati prvi način, koji je uostalom i podrazumijevan. Ako želimo da sortiranjem obuhvatimo istovremeno dvije ili tri kolone tabele, tada to moramo uraditi iz linije menija, izborom opcije Data  Sort, koja nas dovodi do okvira za dijalog Sort, u kome biramo po kojim kolonama i u kojim smjerovima ćemo vršiti sortiranje.

Štampanje radne sveske Excelovu radnu svesku možemo odštampati pomoću dugmeta Print u paleti alatki Standard. Na ovaj način štampa se samo tekući radni list, i to u jednom primjerku. Znatno je bolje štampanje vršiti iz linije menija, izborom opcija File  Print, odnosno kombinacijom tipki Ctrl + P na tastaturi. Na taj način otvaramo okvir za dijalog Print, koji nudi čitav niz mogućnost od kojih su najvažnije: izbor štampača (u slučaju da imamo više raspoloživih štampača), štampanje zadatog broja kopija (bolje reći primjeraka) radnog lista, definisanje opsega štampe (čitav radni list ili samo određeni raspon

12

strana), štampanje selektovanog područja radnog lista ili čitave radne sveske.

Prije same štampe uvijek je korisno pogledati kako bi dokument izgledao kada bude odštampan. Ta opcija zove se Print Preview i možemo je aktivirati iz okvira za dijalog Print (tako što kliknemo na Preview u donjem lijevom uglu) ili direktno iz palete alatki Standard, preko istoimenog dugmeta . Print Preview se otvara u posebnom prozoru, koji pri vrhu ima liniju menija sa opcijama prikazanim u obliku tipki:

Objasnićemo ukratko njihovu funkciju. Next i Previous služe za prelazak na sljedeću, odnosno povratak na prethodnu stranu posmatranog radnog lista (strana odgovara veličini papira koja je podešena na štampaču). Informacija o tome na kojoj se strani nalazimo i koliko radni list ukupno ima strana smještena je u statusnoj liniji na dnu prozora Print Preview. Ako su (kao u našem primjeru) obje opcije neaktivne, znači da radni list ima samo jednu stranu. Zoom omogućava da zumiramo, tj. uvećamo izgled izabrane strane radnog lista. Na početku uvijek vidimo kompletnu stranu. Zoom funkcioniše kao prekidač: na prvi klik izgled strane se uvećava, a na sljedeći umanjuje, tj. vraća na prethodnu veličinu, i tako naizmjenično. Print nas dovodi u već opisani okvir za dijalog Print.

13

Setup otvara okvir za dijalog Page Setup, u čijoj se liniji menija nalaze četiri opcije: Page, u kojoj možemo da mijenjamo parametre strane (orijentaciju, procenat uvećanja ili umanjenja, veličinu papira itd.); Margins omogućava podešavanje veličine margina i prostora za header i footer, tj. zaglavlje i potpis strane; Header/Footer služi za unos sadržaj zaglavlja i potpisa; Sheet sadrži opcije vezane za način pojavljivanja odštampanih strana (npr. njihov redosljed i sl.) Margins omogućava da pomoću miša direktno podešavamo veličinu margina i prostora za zaglavlje i potpis strane, a takođe i da zumiramo pojedine dijelove strane (kad kursor miša dobije izgled lupe). Page Break Preview vraća nas na radni list, na kome su sada isprekidanom plavom linijom prikazana mjesta prelaza sa strane na stranu. Na svakoj strani nalazi se natpis Page n, gdje n predstavlja redni broj strane (ovaj natpis je informativne prirode i ne prikazuje se na odštampanom dokumentu). Close zatvara prozor Print Preview. Help nudi objašnjenja osnovnih komandi koje su pridružene opcijama (tipkama) u liniji menija Print Preview.

Operacije New, Open i Save Ove operacije smo ostavili za kraj ne zato što su manje važne, već zato što se radi o tipskim operacijama koje se na isti način izvode u svim programima u kojima su prisutne, a njihov opis je već dat u priručniku za Word. Zato ćemo ovdje u najkraćim crtama objasniti njihovu funkciju. New je operacija kojom u Excelu otvaramo novu radnu svesku. Možemo je izvršiti tako što kliknemo na istoimeno dugme u paleti Standard ili izborom opcija iz linije menija File  New. Pošto nakon pokretanja Excel uvijek otvara novu radnu svesku, ova operacija ima smisla jedino ako želimo da pored već otvorene radne sveske otvorimo još jednu ili više novih. Iz jedne u drugu radnu svesku možemo preći izborom opcije Window u liniji menija. Pri tome se otvara padajući meni sa listom naziva otvorenih radnih sveski i oznakom √ ispred naziva trenutno aktivne radne sveske. Sada samo treba da kliknemo na naziv one radne sveske u koju želimo da pređemo. Open služi za otvaranje već kreiranih radnih svesaka koje su sačuvane na kompjuterskim diskovima. Pokreće se preko dugmeta Open u paleti Standard ili izborom iz menija File  Open. Pri tome se otvara okvir za dijalog Open, u kome prvo treba da izaberemo fasciklu u kojoj se radna sveska nalazi, a zatim da u spisku dokumenata pronađemo željenu radnu 14

svesku i otvorimo je duplim klikom na njeno ime ili klikom na dugme Open u donjem desnom uglu okvira za dijalog. Naziv fascikle koja sadrži radnu svesku koju želimo da otvorimo mora se postaviti u polje Look in. Po pretpostavci tu se već nalazi fascikla My Documents. Ako hoćemo da izaberemo neku drugu, moramo se poslužiti dugmetom sa strelicom sa desne strane ovog polja i iz spiska koji se tada otvara odabrati traženu fasciklu. Napomena: Kretanje po ovom spisku koji je hijerarhijski organizovan spada u poznavanje operativnog sistema Windows i zato ga ovdje nećemo pobliže objašnjavati.

Save je operacija namijenjena čuvanju dokumenata u spoljašnjoj memoriji računara. U Excelu je pokrećemo preko dugmeta Save u paleti Standard ili izborom opcija File  Save odnosno File  Save As. Tom prilikom pojavljuje se okvir za dijalog Save As, u kome prvo biramo lokaciju na kojoj ćemo zapamtiti radnu svesku i postavljamo je u polje Save in (pretpostavljena je fascikla My Documents), a zatim dajemo naziv radnoj svesci u polju File name (pretpostavljeno ime je Book1.xls). Napomena: Razlika između Save i Save As je u tome što kod se kod pamćenja novog dokumenta operacijom Save okvir za dijalog pojavljuje samo pri prvom pokretanju te operacije, dok se kod operacije Save As otvara svaki put kada se ona izvršava. Praktična strana ovoga je što dokument možemo zapamtiti i pod drugim imenom i na drugoj lokaciji.

15