Examen Especial m.p.h - 2011

EXAMEN ESPECIAL AL AREA DE ADMINISTRACIÓN Órgano de Control Institucional

“”Año de la Integración Nacional y el Reconocimiento de Nuestra Diversidad” Huancayo, 10 de Enero del 2012 OFICIO Nº 001-2012/OCI-MPH Señor: Lic. Dimas Aliaga Castro Alcalde de la Municipalidad Provincial de Huancayo PRESENTE.-

ASUNTO:

REMITO PLAN ANUAL DE CONTROL 2012 -----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Previo mis cordiales saludos, Remito adjunto al presente 01 ejemplar (en 18 folios) del PLAN ANUAL DE CONTROL 2012, que efectuará la Oficina de Control Interno, durante el período comprendido entre el 02 de Enero al 31 de Diciembre del 2012; el mismo para su conocimiento y derive a la instancia pertinente para su aprobación. Sin otro particular, me suscribo de usted.

Atentamente,

_____________________

CPCC. Arana Parodi Ronald Nº Matricula: 005-885 Jefe del O.C.I

EXAMEN ESPECIAL AL AREA DE ADMINISTRACIÓN Órgano de Control Institucional

“”Año de la Integración Nacional y el Reconocimiento de Nuestra Diversidad” Huancayo, 10 de Enero del 2012

OFICIO Nº 002-2012/OCI-MPH Señor: C.P.C. PercyGutiérrez Enciso Jefe de la Oficina de Control de Huancayo PRESENTE.ASUNTO:

REMITO PLAN ANUAL DE CONTROL 2012 ----------------------------------------------------------------------------------------------------------Previo mis cordiales saludos, Remito adjunto al presente 01 ejemplar (en 18 folios) del

PLAN ANUAL DE CONTROL 2012, que efectuará la Oficina de Control Interno, durante el período comprendido entre el 02 de Enero al 31 de Diciembre del 2012; el mismo para su conocimiento y derive a la instancia pertinente para su aprobación. Sin otro particular, me suscribo de usted.

Atentamente,

_____________________

CPCC. Arana Parodi Ronald Nº Matricula: 005-885 Jefe del O.C.I

EXAMEN ESPECIAL AL AREA DE ADMINISTRACIÓN Órgano de Control Institucional

PLAN ANUAL DE CONTROL PERIODO: 01.Ene.2011 al 31.Dic.2011 (Concordante con: La Ley Nº 27972.- Ley Orgánica de Municipalidades)

HUANCAYO, ENERO 2012

EXAMEN ESPECIAL AL AREA DE ADMINISTRACIÓN Órgano de Control Institucional

PLAN ANUAL DE CONTROL 2012 Estructura Y Contenido Del Plan Anual De Control

I.

INTRODUCCION 1. DATOS GENERALES DE LA INSTITUCION • • • • • •

Ley de Creación Base Legal Alcance Lineamiento y Pautas Finalidad La Ley Nº 27972.- Ley Orgánica de Municipalidades

2. INFORMACION RELATIVA A LA OFICINA DE CONTROL INTERNO • • • • • • • • •

Antecedentes Diagnóstico Domicilio Fiscal Situación actual y perspectivas Ambiente de Control y Sistema de Control Interno Misión, Visión, Principios, Valores, Objetivos y Metas Institucionales Limitaciones Capacitación y Actualización Capacidad Operativa

3. PROGRAMA DE ACCIONES Y ACTIVIDADES PARA EL 2012 • • •

Acciones de Control Programadas Actividades de Control Programadas Reserva para Actividades no Programadas

CRONOGRAMA DEL PLAN ANUAL DE CONTROL 2012 ANEXO A PROGRAMACION DE ACCIONES DE CONTROL

ANEXO B PROGRAMACION DE ACTIVIDADES DE CONTROL

EXAMEN ESPECIAL AL AREA DE ADMINISTRACIÓN Órgano de Control Institucional

INTRODUCCION El presente Plan Anual de Control para el año 2012, se elaboró con el propósito de fortalecer y ejercer las acciones preventivas y posteriores de control permanente en los aspectos económicos, administrativos y financieros de la MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE HUANCAYO para dar cuenta al alcalde y a toda su plana de regidores sobre los resultados de las acciones programadas de acuerdo a las políticas Institucionales. La Oficina de Control Interno de acuerdo al nuevo enfoque de la auditoria, prioriza la evaluación de las áreas críticas o problemáticas. Entre las actividades operacionales más sensibles y débiles se encuentran el control patrimonial, normas establecidas para la correcta administra ción, cabe precisar que el área

de

patrimonio no cuenta con el personal adecuado , los requerimientos no están siendo atendidos como corresponde , no hay manejo de los documentos para dicha área, en lo que respecta al área de administración algunas directivas no cuentan con la aprobación correspondiente por ende dichas directivas se encuentran sin valor legal, por último en el área de Contabilidad no suministran la información de los EE.FF en el momento oportuno y obvian algunas normas contempladas en la NIFF. Perjudicando en la toma de decisiones. En tal sentido, la Oficina de Control Interno, a fin de promover la correcta utilización de los recursos materiales y financieros, considera pertinente incluir en el Plan Anual de Control (PAC) aquellas acciones que por ser de alto riesgo y por lo delicado del caso, son ineludibles. El personal que labora en la Oficina de Control Interno, de acuerdo a las normas de auditoría generalmente aceptadas, asume el compromiso de involucrarse en las acciones de control con objetividad; cuya labor no es de carácter vinculante. El resultado de las acciones de control, se resume en el informe final. Esperamos que el presente Plan Anual de Control, contribuya a difundir la trascendencia de la labor que ejecuta la Oficina de Control Interno y el impacto que reviste, dado que “El Control Interno” es imprescindible para mejorar la gestión, la evaluación y la administración de los riesgos, reduciendo sustancialmente las deficiencias y desviaciones.

_____________________ CPCC. Arana Parodi Ronald Nº Matricula: 005-885 Jefe del O.C.I

EXAMEN ESPECIAL AL AREA DE ADMINISTRACIÓN Órgano de Control Institucional

PLAN ANUAL DE CONTROL 2012

a) 1.

INFORMACION INTRODUCTORIA DATOS GENERALES DE LA MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE HUANCAYO La Municipalidad Provincial de Huancayo, se ubica en la parte central del Perú en plena Cordillera de

Los Andes, a 3,271 msnm.. Políticamente está dividida en 28 distritos. La población es de 466,346 hbts según el censo del año 2007. Al finalizar el año 2012 la población proyectada alcanza a 495,002 hbts.Es una Institución representante del vecindario, promotora del desarrollo integral y de la adecuada prestación de los servicios públicos locales 1.1

LEY DE CREACIÓN “En 1784 una Real Cedula estableció la división territorial de Intendencias i Partidos i en ese año la

Intendencia de Tarma comprendió el Partido de Jauja, del que fue curato o lo que es lo mismo distrito, HUANCAYO” “Según Decreto del 21 de octubre de 1820 que expidiera San Martín, llamo Provincia a los antiguos Partidos, i en el Reglamento Provisional se consideró como Partido a Huancayo, la agitación política era tan grande que no permitió cumplirse…”, pero Huancayo fue un distrito importante de Jauja, que se estableció un Juzgado de primera Instancia y una Municipalidad autónoma independiente de la de Jauja, y el Congreso estableció la creación de la Provincia el 16 de noviembre de 1864. A inicios del año nuestra institución a través de sus Gerencias asume diferentes desafíos y metas en el Plan Operativo Institucional, cuya consecución viabiliza alcanzar la Visión Institucional planteada en el Plan Estratégico Institucional: “Institución moderna, competitiva que consolida el desarrollo sostenible, económico y social, buscando la mejora de vida en armonía con el medio ambiente”, Visión adecuada para una ciudad como Huancayo que perfila su función de Capital comercial y administrativa. El 22 de junio de 1857 fue la fecha de establecimiento de la primera Junta Municipal en Huancayo, siendo el primer Alcalde el Sr. Modesto Herse, gestión que duró hasta el año 1859. Siendo regidores: “José María Torres, Cosme Basurto, Francisco Ceballos, Casimiro Marro, Juan Francisco Coz y Narciso Guerra. Entre la obras que realizaron están las construcción de una toma de agua en Palian, varias pilas en la ciudad y un puente sólido sobre las bases existentes en el río Shullcas.”(Huancayo, Historia, Familia y Región de José Benigno Peñaloza Jarrín, Pág.198).

EXAMEN ESPECIAL AL AREA DE ADMINISTRACIÓN Órgano de Control Institucional

Según un Boletín Municipal y Bibliográfico publicado en 1940 “La vida del Municipio de Huancayo no es de estos años. Pues el primer Cuerpo Concejil, con el nombre de “Junta Municipal” se instaló, bajo el gobierno prodigo y próvido del Mariscal Don Ramón Castilla, siendo el primer Alcalde de Huancayo Don Modesto Herse. Esta Junta, con claro criterio, fundo y edito “La Esperanza”, periódico Municipal bajo la dirección del doctor don Antonio Torres y cuyo primer número apareció en 1862.” Al año de 1869 el Concejo Provincial de Huancayo cumplía atribuciones y responsabilidades en los campos de: Inscripción del servicio militar y Justicia Salud Proceso de elecciones, censo electoral y renovación de autoridades municipales Regulación de precios de artículos de primera necesidad Además de velar los servicios públicos de: Casas de préstamos Turismo Serenazgo Cultura (biblioteca, banda municipal, publicación de revistas etc.) Iniciativa de creación de impuestos. Uno de los principales medios para la obtención de buen servicio y de recursos eran los Remates de los servicios públicos (actual licitación pública): Referente al Presupuesto municipal: La obtención de ingresos ha sido un tema crucial en una ciudad en proceso de formación y con una escasa cantidad de electores. Según los registros administrativos verificados en la Biblioteca Municipal Alejandro O. Deustua, en 1869, Siendo alcalde Rafael Hostas, se observa que los ingresos municipales se basan en impuestos por: chipa de chancaca, rones y aguardientes, coca, azúcar, chicha, por licencia para lidia de toros, bailes, Juegos de billar, tabaco, licores extranjeros, por sello de vara. Y como es previsible los egresos se centran en: Reconstrucción del puente sobre el río Shullcas Puente de la Restauración Sueldo de Director de escuela Subvención mensual a Escuelas Socorro de presos Alumbrado Publico Sueldo de Alcalde

EXAMEN ESPECIAL AL AREA DE ADMINISTRACIÓN Órgano de Control Institucional

Pago a amanuenses y alguaciles de los Juzgados Para el año 1874, el Concejo Municipal incluye en su presupuesto el Sueldo de los Serenos y la Construcción de la Casa Consistorial. Para los años 1929 y 1930 la Caja de Depósitos y Consignaciones, Sección Rentas Municipales l indica, al Alcalde Sr. Alfredo Garland: “lo recaudado se le entrega”. En el informe se observa que las Fuentes principales de ingresos son El Puente Mejorada, Mercachifles, Espectáculos, Licencias y Contribuciones al alumbrado público y la Baja Policía. En esta diversificación de fuentes de ingresos propios del Concejo Municipal resalta el incremento fuerte de las Rentas por Rodajes. En los años 1936 y 1937, la Gestión del Alcalde Pedro Travezan se caracterizó por la construcción de una de las principales obras de saneamiento básico de la ciudad: agua y desagüe, así como por dotarle al centro de la ciudad de características urbanas: veredas, nivelación de calles, embellecimiento de parques, instalación de servicios higiénicos etc. En la ejecución presupuestal del año 1940 ya no existen las subvenciones para las escuelas. Y los ingresos tienen como Fuentes principales el Mercado Central, el Alumbrado Público y Baja Policía, el Matadero General y las Licencias generales. En los egresos, los principales gastos se refieren al Servicio Administrativo (Sueldos), el pago a la Cía. Industrial por alumbrado, y a las Obras Publicas de Reparación de la Av. Giraldez, del Jr. Arequipa, Loreto, Ayacucho y el “enrripiado de El Tambo” (Fuente: Boletín Municipal y Bibliográfico, Nº1, 1940). 1960, Huancayo inicia la década de los 60 del siglo pasado siendo Alcalde el Sr. Fernando Calmell del Solar con la ejecución de obras de envergadura para el Departamento de Junín, uno de ellos es precisamente el actual Palacio Municipal inaugurado el 12 de abril de 1969 siendo Alcalde el Sr. Félix Ortega Arce. Se exhiben las maquetas de Centro cívico Foco Nº 1 y Foco Nº 2. Y hay algo más, la preocupación de dotar a Huancayo de un símbolo y de un himno que lo identifique es preocupación del gobierno local, que deciden llamar a nuevo concurso. En los 70s la Política Gubernamental dominaría la vida de la ciudad y el campo: La reforma agraria, las comunidades laborales, industriales, el trabajo intenso por elaborar planes de desarrollo, la reforma de la educación, una nueva sociedad civil va surgiendo. 1980 (Ley Orgánica de Municipalidades 23853) La Municipalidad de Huancayo ensayó programas de apoyo social a la población de situación económica precaria: Panadería Municipal, Comedor Popular, Programa del vaso de leche, Apoyo en saneamiento físico legal a 19 Asentamientos Humanos surgidos en Huancayo, El Tambo y Chilca.

EXAMEN ESPECIAL AL AREA DE ADMINISTRACIÓN Órgano de Control Institucional

En Planeamiento urbano: Una de las obras más importantes es la Remodelación de la calle Real a favor del peatón (las veredas muy estrechas databan de 1955 aproximad.). La Remodelación de hace 25 años, continúa a la fecha (2011). Catastro urbano : 800 planos de la ciudad, 40 planos básicos, 61 planos topográficos (1983). Se reclama que la empresa: Servicio Nacional de Agua Potable y Alcantarillado pase a administración municipal con el lema “Municipalización del agua potable”. Actualmente SEDAM Huancayo continúa bajo una Junta General de Accionistas de las Municipalidades de Huancayo, El Tambo, chilca, Huancan, Viques y Huacrapuquio. Se presentan iniciativas legislativas para reforzamiento de los puentes Centenario y Los Andes debido a su estructura debilitada a causa de los fenómenos naturales. En lo cultural: El patrimonio bibliográfico municipal se incrementó con 2,000 ejemplares, y se adquieren los muebles respectivos para la Biblioteca Municipal, se promueve la Biblioteca para la población infantil de Huancayo. Apoyo social: El Programa del Vaso de leche adquiere relevancia. El 21 de diciembre de 1985 la Municipalidad con recursos propios inicia acciones con un programa piloto en el Asentamiento Humano Juan Parra del Riego, dotándoles 300 raciones diarias a niños de 0 a 13 años de edad, madres gestantes y lactantes. Siendo la primera Presidenta del Comité la Sra. Marcelina Enríquez. También se iniciaba la organización de Comedores populares. Luego el programa de extendió a nivel Provincial:

A nivel provincial Nº Comités Nº beneficiarios/año

1.2

Año 1986 236 81301

Año 1987 471 70,424

ene-88 471 69,924

jun-88 37 comités centrales 80000

ALCANCE

El presente Plan Anual de Control de la Oficina de Control Interno, corresponde a los meses de Enero a Diciembre del 2012; el mismo que se pretende dar estricto cumplimiento. 1.3

LINEAMIENTOS Y PAUTAS

En concordancia con la función asignada segúnLey N° 27972- Ley Orgánica de Municipalidades, sus reglamentos y demás disposiciones vigentes de la Municipalidad Provincial de Huancayo, se establecen los lineamientos políticos que orientarán la ejecución de las acciones de control durante el período 2012.

EXAMEN ESPECIAL AL AREA DE ADMINISTRACIÓN Órgano de Control Institucional

Para las actividades de control, incluidas las auditorias, exámenes especiales, actividades de control imprevistos, se destinará aproximadamente el 80% de la capacidad operativa disponible, el 20% restante se orientará a la ejecución de acciones de control de carácter permanente e inopinado. a) De acuerdo a la programación del Plan Anual de Control del 2012, la Oficina de Control Interno anuncia que durante el primer semestre del presente año, La gerencia de Administración, sub gerencia de Contabilidad y el área patrimonial con sus respectivas dependencias estarán sujetas a un control, mediante el desarrollo de auditorías, exámenes especiales y visitas inspectoras, debiendo informar el resultado en forma oportuna a alcaldía y su junta Directiva de la Municipalidad , según sea el caso. b) Velar el cumplimiento de las obligaciones y responsabilidades emanadas por la superioridad y las derivadas del presupuesto para el presente año, proyectando y realizando acciones de control, incidiendo concretamente en las medidas de austeridad y uso racional de los fondos que se ejecuta como política institucional. 1.4

FINALIDAD a) Confirmar que las acciones comprendidas en el Plan Anual de Control del 2012, propuesto por la Oficina de Control Interno, se desarrolle con el criterio técnico de racionalidad, con fines de contribuir el logro de los objetivos y metas institucionales. b) Propender que la Oficina de Control Interno, contribuya con eficiencia y en forma oportuna en la toma de decisiones de las diversas áreas de la MPH. c) Promover el desarrollo de la gestión de la MPH para el bienestar de la población cumpliendo sus metas trazadas.

2. INFORMACION RELATIVA DE LA OFICINA DE CONTROL INTERNO 2.1 ANTECEDENTES La Oficina de Control Interno de la Municipalidad Provincial de Huancayofue creada mediante Resolución Nº 182-95-MPH del 19.MAR.1996, la que dispone su implementación, iniciando sus actividades a partir del 01 de Abril de 1995; habiendo afrontado serias limitaciones en el cumplimiento de sus funciones. Mediante Resolución Nº 018-2012-MPH de fecha 12.ENE.2012,se designa al CPCC ARANA PARODI, Ronald ,Jefe de la Oficina de Control Interno, posteriormente mediante Resolución Nº 329-2007-MPH de fecha 03.MAY.20012. La Oficina de Control Interno, actualmente cuenta con un Asistente de Auditoría, quién se encarga de evaluar la gestión financiera y la Gestión administrativa.

EXAMEN ESPECIAL AL AREA DE ADMINISTRACIÓN Órgano de Control Institucional

2.2 DIAGNOSTICO La Oficina de Control Interno, constituye un soporte efectivo en cuanto a control, asesoramiento, prevención y consulta en diversos aspectos administrativos de las áreas de la MPH y demás dependencias administrativas, ya que cumple un rol muy importante en la toma de decisiones, por tanto los servidores que laboran en la Oficina de Control Interno cuentan con la suficiente capacidad y experiencia al haber laborado en funciones similares en otras dependencias públicas y empresas privadas de la Región Central. La Oficina de Control Interno, basa su accionar sobre la integridad y los valores éticos. 2.3 DOMICILIO FISCAL La Oficina de Control Interno, actualmente está ubicado en el 3er piso de la MPH, sito en la calle real S/N Cercado de Huancayo, Provincia de Huancayo y Departamento de Junín. 2.4 SITUACIÓN ACTUAL Y PERSPECTIVAS a) La Municipalidad Provincial de Huancayo, cuenta con algunos instrumentos normativos de gestión, en los cuales se precisan los objetivos, metas, proyectos y actividades dentro del contexto de política de desarrollo institucional, a fin de buscar alternativas de prevención, teniendo como meta implementar una adecuada administración de los recursos humanos, materiales y financieros de la Institución acorde a las nuevas exigencias, implementación de las distintas áreas existentes. Cautelando el cumplimiento de la política de austeridad y racionalidad de los gastos establecidos en la Institución. b) Fortalecimiento del control previo y concurrente como actividad prioritaria en la gestión por parte de los funcionarios y demás trabajadores del Municipio. c) Realiza el seguimiento a la Implementación de medidas correctivas recomendadas en los Informes de Auditoría y memurandum de Control Interno, efectuadas a las diversas áreas (patrimonio, contabilidad y administración).

2.5 AMBIENTE DE CONTROL Y SISTEMA DE CONTROL INTERNO La Municipalidad Provincial de Huancayo dentro del desarrollo de sus actividades operacionales, principalmente se respalda con las normas y directivas internas de la Institución, que norman los procedimientos en cada uno de los procesos, los cuales son concordantes con Ley N° 27972- Ley Orgánica de Municipalidades. El Jefe de la Oficina de Control Interno, se inhibe en participar directamente en la gestión administrativa y académica de la Institución, toda vez que no es de su competencia realizarlo; sin embargo, como parte del

EXAMEN ESPECIAL AL AREA DE ADMINISTRACIÓN Órgano de Control Institucional

control Interno, en forma sorpresiva participa de manera proactiva en la evaluación de los procesos, en la administración de los riesgos y en la mejora continua de sus actividades administrativas, contando para tal fin con el acceso irrestricto de la información necesaria de la Municipalidad

2.6 MISIÓN, VISIÓN, PRINCIPIOS, VALORES, OBJETIVOS Y METAS 2.6.1 MISION La Oficina de Control Interno tiene como misión asesorar y apoyar

al alcalde, funcionarios y demás

trabajadores de la municipalidad Provincial de Huancayo , aportando al desarrollo institucional en general, en el desempeño eficiente de la gestión en los diferentes procesos, fomentando la cultura del autocontrol a través de metodologías sensibilizadoras y mediante procedimientos y mecanismos de verificación y evaluación en aras de alcanzar las metas y objetivos propuestos por la Municipalidad, de acuerdo con su Ley de Municipalidades y normas internas establecidas.

2.6.2 VISIÓN La Oficina de Control Interno participará en el fortalecimiento permanente del Sistema de Control Interno Institucional, contribuyendo a fomentar la cultura de autocontrol y será reconocida por su apoyo a los funcionarios y todos aquellos que laboran dentro de esta Entidad Publica hacía el mejoramiento continuo que permita la realización de la visión de la Gestión del Municipio; y en los próximos años se habrá internalizado la cultura del Sistema de Control Interno y su evaluación. 2.6.3 PRINCIPIOS Los principios básicos que rigen las acciones del Control Interno son: 1. Responsabilidad; Es la capacidad de la Institución para cumplir los compromisos contraídos con la comunidad y la Entidad y demás grupos de interés. 2. Transparencia; Es hacer visible la gestión de la Institución a través de la relación directa entre los directivos y los servidores. 3. Igualdad; Es reconocerle a los funcionarios y trabajadores la capacidad para ejercer los mismos derechos y deberes. Se concreta al orientar la toma de decisiones prevaleciendo el interés general. 4. Moralidad; Es la actitud orientadora de las actuaciones de los trabajadores basada en la comprensión y el cuidado. Toda actividad debe ser realizada acatando los principios éticos y morales.

EXAMEN ESPECIAL AL AREA DE ADMINISTRACIÓN Órgano de Control Institucional

5. Eficacia; Es la virtud y la capacidad para obrar y hacer efectivo un propósito. Todas las actividades y recursos deben estar dirigidos al logro de los objetivos y metas propuestas en los diferentes planes Institucionales. 6. Economía; Se refiere a la utilización de los recursos necesarios para el desarrollo de los procesos. Busca la medición racional de costos a través de una política sana de austeridad y mesura en el gasto, buscando el logro de los mejores resultados. 7. Celeridad: Hace referencia a la prontitud, la rapidez y la velocidad de actuar. Significa dinamizar la actuación de la Institución con los propósitos de agilizar el proceso de toma de decisiones y garantizar resultados óptimos y oportunos en el término que le es necesario. 8. Imparcialidad: No se puede presentar discriminación o tendencias hacia grupos particulares. Es la motivación para dictaminar con objetividad y resolver los asuntos de manera justa. El trabajador tiene la obligación de actuar con plena independencia en el desempeño de sus funciones. 9. Publicidad: Es el derecho de la comunidad y los diferentes grupos de interés a tener un acceso pleno, oportuno, veraz y preciso de los actos administrativos de la Entidad. Es responsabilidad de los directivos dar a conocer los resultados de su gestión. 10. Eficiencia:Toda actividad debe lograr los mayores logros y resultados en calidad y oportunidad, y que el uso de los recursos sea el más adecuado. Se refleja en la fijación de políticas orientadas con certeza al cumplimiento de los objetivos de la Institución y en la obtención de los máximos resultados a los menores costos de ejecución de la función administrativa. 11. Valoraciónde costos ambientales. Se implemente y destine recursos presupuestales asignados para manejo, protección, conservación y recuperación ambiental.

2.6.4 VALORES Los valores definidos para la Oficina de Control Interno son: a) Compromiso; asumiendo retos de manera proactiva, involucrándose en el logro las metas institucionales, asegurando con ello el desarrollo de la Región Central del País. b) Respeto; a la dignidad humana y a las normas y principios fundamentales de la Institución. c) Empatía; para

la entidad y la población Huancaína, creando las condiciones

transparencia y honestidad.

de confianza,

EXAMEN ESPECIAL AL AREA DE ADMINISTRACIÓN Órgano de Control Institucional

d) Excelencia; en el cumplimiento de las funciones laborales buscando la eficiencia y calidad en la prestación de los servicios.

2.6.5 OBJETIVOS Y METAS A LOGRAR Los objetivos y metas para el año 2012, propuestos por la Oficina de Control Interno, son: OBJETIVOS GENERALES a) Examinar y evaluar sistemáticamente el adecuado funcionamiento de los sistemas de Control Interno, de

los procesos y las operaciones contables y financieras; así como las disposiciones legales y administrativas. b) Emitir el resultado de la primera evaluación de control al área de Administración referente al examen

especial OBJETIVOS ESPECÍFICOS a) Estudiar y evaluar la estructura del Control Interno del Área de Administración, como parte de la Auditoria, con el propósito de establecer una opinión sobre la efectividad de los controles internos implementados en ello, y determinar el riesgo de auditoría para definir la naturaleza, oportunidad y el alcance de los procedimientos de auditoría. b) Interiorizar en el personal administrativo, así como en los q laboran dentro del municipio la práctica de valores basados en una cultura de trabajo en equipo, mística, identificación institucional, solidaridad, responsabilidad, respeto y amor al trabajo. c) Mantener un control efectivo en la utilización de los recursos y lograr una gestión óptima de la Institución. d) Asegurar la aplicación de las políticas, normas, instrucciones y mejorar continuamente la gestión administrativa y académica de la Institución. e) Mantener informada a la alta dirección sobre las deficiencias e irregularidades que se presenten, para la adopción de medidas correctivas necesarias e inmediatas.

EXAMEN ESPECIAL AL AREA DE ADMINISTRACIÓN Órgano de Control Institucional

f)

Promover el cumplimiento de las recomendaciones emitidas en los informes de auditoría, así como proponer la implementación de cambios necesarios en los trabajadores de la Institución, creando conciencia de control.

g) Proporcionar a las autoridades municipales criterios, mecanismos o estrategias para corregir oportunamente las deficiencias detectadas. h) Establecer si la institución cuenta con los instrumentos normativos de gestión, actualizados y aprobados para su funcionamiento, así como su correcta aplicación.

2.6.6 METAS a) Prevenir el cumplimiento de los dispositivos legales vigentes; Reglamento Operacional de Funciones, Manual de Organizaciones y Funciones, Plan Operativo Inicial, y demás normas. b) Planificar la ejecución de exámenes especiales a las dependencias administrativas y/o áreas críticas, a fin de coadyuvar el correcto y oportuno uso de los recursos humanos, materiales y financieros.

2.7 LIMITACIONES La Oficina de Control Interno ejecuta las actividades y acciones de control con ciertas limitaciones, como: a) Escasa preocupación de las autoridades y Funcionarios por el afianzamiento de la Oficina de Control Interno: Deficiente asignación presupuestaria para el mejoramiento de su infraestructura y pago de remuneraciones al personal de la Oficina de Control Interno. b) Ausencia de capacitación y actualización al personal que labora en la Oficina de Control Interno, en temas especializados a las funciones que realiza. c) Ambiente inadecuado y escasa seguridad de la Oficina de Control Interno, ante posibles sustracciones de equipos de cómputo y otros bienes. d) Carencia de documentos normativos de gestión y no son difundidos, publicados y no se presta el suficiente apoyo técnico y económico a la oficina encargada del desarrollo de la página web. Esta debilidad favorece el incremento de suspicacias con respecto a la gestión de la Municipalidad.

EXAMEN ESPECIAL AL AREA DE ADMINISTRACIÓN Órgano de Control Institucional

e) Lentitud e indiferencia en la adopción de medidas correctivas e implementación de las recomendaciones de informes de acciones anteriores de control, lo que ocasiona la demora o prescripción de la responsabilidad para quienes hayan incurrido en falta. f)

Los responsables de las Gerencias y Sub Gerencia de la Municipalidad Provincial de Huancayo, en muchos casos no adoptan las medidas correctivas necesarias, a fin de superar las observaciones e implementar las recomendaciones contenidas en los Informes de Auditoría; sumándose a ello que algunas autoridades no toman en cuenta las recomendaciones propuestas, a pesar que la Oficina de Control Interno efectúa el seguimiento a la implementación de las recomendaciones de los informes de auditoría.

2.8 CAPACITACION Y ACTUALIZACION El personal que labora en la Oficina de Control Interno, no recibe capacitación y especialización alguna en materia de auditoría integral, acorde con el avance de la Ciencia y con los lineamientos de política de control; lo cual posibilitaría afianzar las acciones de control. 2.9 CAPACIDAD OPERATIVA El personal con que cuenta la Oficina de Control Interno es como sigue: 1. CPCC. ARANA PARODI RONALD : Jefe de la Oficina de Control Interno 2. CPC. Melida PECHO RAFAEL

: Asistente de Auditoría en Gestión Financiera

3. CPC. Carlos QUILLA TUPAC

: Asistente de Auditoría en Gestión Administrativa

3. PROGRAMACIÓN DE ACCIONES Y ACTIVIDADES DE CONTROL PARA EL AÑO 2012 3.1 CRONOGRAMA DEL PLAN ANUAL DE ACCIONES En base al diagnóstico y levantamiento de información de los puntos críticos y

débiles de la

Municipalidad Provincial de Huancayo, que requieren ser examinadas, analizadas y evaluadas de acuerdo a la coordinación con las autoridades

y con los jefes de las diferentes dependencias, éstas se encuentran

programadas teniendo en cuenta el grado de prioridad listadas en el Plan de Acciones de control para el año 2012. (ANEXO A y B).

Huancayo, Enero 2012.

EXAMEN ESPECIAL AL AREA DE ADMINISTRACIÓN Órgano de Control Institucional

_________________ CPCC. Arana Parodi Ronald Nº Matricula: 005-885 005 Jefe del O.C.I

EXAMEN ESPECIAL AL AREA DE ADMINISTRACIÓN Órgano de Control Institucional

EXAMEN ESPECIAL AL AREA DE ADMINISTRACIÓN Órgano de Control Institucional

“MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE HUANCAYO”

MEMORÁNDUM DE PLANEAMIENTO

1.

ANTECEDENTES DEL EXAMEN ESPECIAL La acción de control practicada a la Municipalidad Provincial de Huancayo, denominada “EXAMEN ESPECIAL AL AREA DE ADMINISTRACION - 2012”, corresponde a una acción de control programada en el Plan Anual de Control 2012, aprobado por Contraloría General de la República, mediante Resolución de Vicecontralora General Nº 01-2012-CG, publicado el 14 de enero 2012; así como lo dispuesto en la Directiva N° 013-2012-CG/340, aprobada con Resolución de Contraloría N° 117-2012CG, de fecha 14 de Enero 2012. Conforme a la normativa vigente, el Jefe del Órgano de Control Institucional de la Municipalidad Provincial de Huancayo, comunicó el inicio de la Acción de Control al Titular del Pliego mediante Oficio Nº 031-2012-MPH/OCI de fecha 15 de Enero de 2012 y a la Contraloría General de la República mediante Oficio N° 032-2012-MPH/OCI de fecha 15 de Enero del 2012.respectivamente.

2.

ANTECEDENTES DE LA ENTIDAD La Municipalidad Provincial de Huancayo, es un gobierno local con autonomía política, económica y administrativa, cuyos objetivos principales son: ♦ Promover la adecuada prestación de servicios público local. ♦ Representar el vecindario. ♦ Promover el desarrollo integral, sostenible y armónico de su circunscripción. Rige su presupuesto según las disposiciones emitidas por el Ministerio de Economía y Finanzas. El Régimen Laboral de su personal empleado está sujeto al Decreto Legislativo N° 276, Ley de Bases de la Carrera Administrativa y de Remuneraciones del Sector Públicos y su Reglamento Decreto Supremo N° 005-90-PCM; y el personal obrero está comprendido bajo el régimen de actividad privada establecido en el Decreto Legislativo N° 728.

3.

OBJETIVOS DEL EXAMEN El Objetivo del Examen Especial al Área de Administración estará orientada a determinar el cumplimiento de la normativa vigente a nivel de sus aspectos administrativos y operativos, referidos a la adquisición de bienes y contratación de servicios, ejecución de obras y la evaluación de la información contable - financiera presentada a la Dirección Nacional de Contabilidad Pública para la formulación de la Cuenta General de la República, conforme a lo establecido en la Directiva Nº 013-2001-CG/B340,

EXAMEN ESPECIAL AL AREA DE ADMINISTRACIÓN Órgano de Control Institucional

aprobada mediante Resolución de Contraloría Nº 117-2001-CG de 27 de julio 2001 y según lo dispuesto por las Normas de Auditoría Gubernamental. Objetivo General Evaluar la implementación, funcionamiento y efectividad del sistema de control interno en la áreas administrativas y en actividades vinculadas con la misión y objetivos de la entidad; identificando y determinando el grado de solides, eficiencia y eficacia de los controles clave que aseguren a la Municipalidad Provincial de Huancayo el cumplimiento de sus objetivos y metas. Objetivos Específicos 1) Establecer si el planeamiento, los procesos de selección y la recepción de los bienes y servicios adquiridos por la municipalidad, se ejecutaron cumpliendo con las disposiciones establecidas en la normativa, bajo los criterios de racionalidad y transparencia; y con la calidad, oportunidad y precios adecuados. 2) Verificar si los procesos de adquisición y bienes y contratación de servicios, gastos de personal y demás conceptos relativos a egresos se sujetan a la normativa vigente y se registran e informan oportunamente y adecuadamente. 4.

ALCANCE DEL EXAMEN La presente Acción de Control se desarrollará bajo la forma de Examen Especial al Área de Administración en concordancia con las Normas de Auditoria Gubernamental (NAGU), aprobada por Resolución de Contraloría Nº 162-95-CG del 22 setiembre de 1995 y modificación última mediante Resolución de contraloría 259-2000-CG de fecha 13 de diciembre del 2000, y comprenderá la revisión de los estado financieros y la evaluación de la consistencia de los saldos presentados en los estados financieros preparados por la entidad y si presentan razonablemente la situación financiera, los resultados de sus operaciones y flujo de efectivo, de conformidad con las disposiciones vigentes. Asimismo, comprenderá la evaluación de la aplicación del cumplimiento de la normativa vigente en las fases de Programación, Formulación, Aprobación, Ejecución y Evaluación del Presupuesto de la Unidad Ejecutora, teniendo en cuenta las medidas complementarias de austeridad o restricción del gasto público; así como, establecer el grado de cumplimiento de los objetivos y metas previstas en el Presupuesto Institucional concordantes con las disposiciones legales vigentes. La presente acción de control también comprenderá la evaluación de la adquisición y la razonabilidad del valor de bienes patrimoniales de la municipalidad provincial de Huancayo. El periodo a examinar corresponde al periodo del 01 de enero hasta el 31 de diciembre del 2011. La Municipalidad Provincial de Huancayo Tiene como Órgano de Gobierno: Concejo Municipal Alcaldía. El Concejo Municipal es el Órgano de Gobierno que ejerce funciones normativas y fiscalizadoras. Está constituida por el Alcalde y los Regidores siendo el Alcalde responsables de ejercer funciones ejecutivas la Administración Municipal.

5.

NORMATIVA APLICABLE A LA ENTIDAD EXAMINADA

EXAMEN ESPECIAL AL AREA DE ADMINISTRACIÓN Órgano de Control Institucional

Las normas aplicables son las siguientes: Constitución Política del Perú de 1993 Ley Nº 27972, Ley Orgánica de Municipalidades y su modificatorias Ley Nº 28112 – Ley Marco de la Administración Financiera del Sector Público Ley Nº 28411 – Ley General del Sistema Nacional de Presupuesto Ley Nº 28693, Ley General del Sistema Nacional de Tesorería Ley N° 28708, Ley General del Sistema de Contabilidad. Ley Nº 29626, Ley de Presupuesto del Sector Público para el Año Fiscal 2012. Directiva Nº 001-2007-EF/77.15, Directiva de Tesorería. Decreto Supremo Nº 083-2004-PCM – Texto Único Ordenado de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado Decreto Supremo Nº 084-2004-PCM – Reglamento de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado, y sus modificatorias Resolución de Contraloría N° 195-88-CG – Aprueban Normas que Regulan la Ejecución de Obras Publicas por Administración Directa Reglamento de Organización y Funciones de la Municipalidad Provincial de Huancayo, aprobado mediante Ordenanza Municipal Nº 204-MPH/CM del 3 de Setiembre del año 2004. Manual de Organización y Funciones de la Municipalidad Provincial de Huancayo, aprobado mediante Ordenanza Municipal 204-MPH/CM del 3 de Setiembre del año 2004. Ley Nº 27785 – Ley Orgánica del Sistema Nacional de Control y de la Contraloría General de la República. Directiva Nº 012-2000-CG/OATJ-PRO – Autorización previa a la ejecución y Pago de Presupuestos Adicionales de Obras Públicas, Resolución de Contraloría Nº 036-2001-CG, modificada por resolución de Contraloría Nº 092-2003-CG Manual de Auditoria Gubernamental (MAGU), aprobado con Resolución de Contraloría Nº 152-98CG. Normas de Auditoria Generalmente Aceptadas (NAGAS) Normas de Auditoría Gubernamental (NAGU), aprobado con Resolución de Contraloría Nº 162-95CG y 259-2000-CG Normas de Control Interno, aprobado con Resolución de Contraloría Nº 320-2006-CG Ley Nº 28716 – Ley de Control Interno de las Entidades del Estado Guía de Auditoría de Obras Públicas por Contrata – Contraloría General de la República. 6.

PROGRAMA DE PROCEDIMIENTOS A EJECUTAR EN EL EXAMEN ESPECIAL Los Procedimientos del Examen Especial al Área de Administración y Cuestionarios de Control Interno tienen carácter de indicativos, por lo cual son flexibles y susceptibles de modificarse a criterio del auditor responsable del examen y se adjuntan al presente memorando.

7.

RECURSOS DE PERSONAL Y ESPECIALISTAS Para la ejecución de la “EXAMEN ESPECIAL ÁREA DE ADMINISTRACIÓN– PERIODO 2011”, se ha previsto la participación de una comisión conformada por el personal siguiente

EXAMEN ESPECIAL AL AREA DE ADMINISTRACIÓN Órgano de Control Institucional

Cargo

Nombres y Apellidos

Supervisor Auditor Encargado Integrante 8.

CPCC. Melida Pecho Rafael CPCC. Arana Parodi Ronald CPCC. Ramón Cerrón Robinson

PRESUPUESTO DE TIEMPO: Horas hombre por actividad: DÍAS ÚTILES

N° DE PERSONAS

TOTAL H/H

Planificación

3

2

48

Trabajo de Campo

22

5

544

Evaluación de Aclaraciones y/o comentarios

15

3

360

Redacción de Informe

5

4

160

Supervisión del informe

3

1

24

Sustentación ante Jefe del Órgano de Control Institucional

1

2

16

Remisión del Informe

1

1

8

TOTAL

50

1160

Los plazos para la ejecución del Examen se detallan a continuación: Fases de la Auditoria Planificación Ejecución Informe Total

Días Útiles 08 30 07 45

Plazos de ejecución Del Al 14.Ene.2012 27.Feb.2012 01.Feb.2012 06.Nov.2012 06.Nov.2012 15.Nov.2012

El cronograma de actividades y costos programa se presenta en los cuadros adjunto. 9.

COSTO DE LA ACTIVIDAD El costo estimado del Examen Especial Área de Administración, a practicarse en la Municipalidad Provincial de HUANCAYO, asciende a S/. 26 828.00

INTEGRANTES

TOTAL H/H

COSTO H/H REMUNERACIÓN S/.

Supervisor

220

47.00

10 340.00

Jefe de Comisión

398

26.00

10 348.00

Auditor Integrante

314

20.00

6 280.00

TOTAL

932

26 828.00

EXAMEN ESPECIAL AL AREA DE ADMINISTRACIÓN Órgano de Control Institucional

10.

INFORMES A EMITIR Y FECHA DE ENTREGA Como resultado del Examen Especial Área de Administración, se emitirá el Informe de conformidad con la NAGU 4.40 “Contenido del Informe”, aprobada por resolución de Contraloría N° 309-2012-CG de 14 de enero 2012, el cual será alcanzado a las instancias respectivas a los cincuenta y seis (56) días hábiles de iniciado el trabajo de campo, para la adopción de las acciones correctivas tendentes a superar las recomendaciones planteadas. Asimismo, si en la ejecución del examen Especial Área de Administraciónse evidencia indicios razonables de comisión de delito, o de presunta responsabilidad civil, se emitirá el Informe Especial respectivo de conformidad con lo dispuesto en la NAGU 4.50 “Informe Especial”, aprobada por Resolución de Contraloría N° 162-95-CG del 22.set.95 y sustituida por Resolución de Contraloría N° 012-2002-CG del 21.ENE.2002.

11.

FORMATO DEL INFORME En concordancia con lo establecido en la NAGU 4.4.0 “Contenido del Informe”, la estructura del Informe resultante del Examen Especial Área de Administración, será la siguiente:

I.

INTRODUCCIÓN 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.

Origen del examen. Naturaleza y Objetivos del Examen. Alcance del examen. Antecedentes y base legal de la entidad. Comunicación de hallazgos. Memorándum de Control Interno. Otros aspectos de importancia.

II.

OBSERVACIONES

III.

CONCLUSIONES

IV.

RECOMENDACIONES

V.

ANEXOS

VI.

FIRMAS

Adicionalmente se emitirá una Síntesis Gerencial del Informe.

________________________ CPCC. Melida Pecho Rafael Nº Matricula: 005-885 Supervisor de la M.P.H

_________________________ CPCC. Arana Parodi Ronald Nº Matricula: 005-885 Auditor de la M.P.H

El Jefe de Órgano de Control Institucional que suscribe ha revisado el presente Plan de Examen Especial y Programa de Auditoría, encontrando conforme su contenido; aprobándolo y autorizando su ejecución. Jefe de la Oficina de Control Institucional.

HUANCAYO, MARZO del 2012

EXAMEN ESPECIAL AL AREA DE ADMINISTRACIÓN Órgano de Control Institucional

“AÑO DE LA INTEGRACIÓN NACIONAL Y EL RECONOCIMIENTO DE NUESTRA DIVERSIDAD” Huancayo, 10 de Junio del 2012 OFICIO Nº 003-2012.MPH/OCI Señor:

Dr. Dimas Aliaga Castro Alcalde Provincial de Huancayo PRESENTE.ASUNTO

: Acreditación Comisión de Examen Especial

REF.

: Plan Anual de Control, aprobado con Resolución Nº 100-2012/CGR-05.04.2012

----------------------------------------------------------------------------------Previo mis cordiales saludos y en atención a los documentos de la referencia, me dirijo a usted, con la finalidad de comunicarle que la Oficina de Control a mi cargo, iniciará el Examen Especial al Área de Administración, correspondiente al período 2011. La citada Acción de Control estará a cargo de la Comisión conformada por los siguientes servidores: • • •

Supervisor Auditor Encargado Integrante

: CPCC. Melida Pecho Rafael : CPCC. Arana Parodi Ronald : CPCC. Ramón Cerrón Robinson

En mérito a lo expuesto, solicito a su Despacho disponer a las áreas administrativas, nos brinde las facilidades necesarias del caso, alcanzando en forma oportuna los documentos requeridos por la Comisión de auditoría, a fin de realizarla Acción de Control programada de acuerdo al documento de la referencia, que se adjunta en copia. Sin otro particular, me suscribo de usted. Atentamente,

____________________ CPCC. Arana Parodi Ronald Nº Matricula: 005-885 Jefe del O.C.I

EXAMEN ESPECIAL AL AREA DE ADMINISTRACIÓN Órgano de Control Institucional

“AÑO DE LA INTEGRACIÓN NACIONAL Y EL RECONOCIMIENTO DE NUESTRA DIVERSIDAD” Huancayo, 10 de Juniodel 2012 OFICIO Nº 004-2012.CGR/OCI Señor:

C.P.C. Percy Gutierrez Enciso Jefe de la Oficina de Control de Huancayo PRESENTE.ASUNTO

:Acreditación Comisión de Examen Especial

REF.

:Plan Anual de Control, aprobado con Resolución Nº 100-2012/CGR-05.04.2012

----------------------------------------------------------------------------------Previo mis cordiales saludos y en atención a los documentos de la referencia, me dirijo a usted, con la finalidad de comunicarle que la Oficina de Control a mi cargo, iniciará el Examen Especial al Área de Administración, correspondiente al período 2011. La citada Acción de Control estará a cargo de la Comisión conformada por los siguientes servidores: • • •

Supervisor Auditor Encargado Integrante

: CPCC. Melida Pecho Rafael : CPCC. Arana Parodi Ronald : CPCC. Ramón Cerrón Robinson

En mérito a lo expuesto, solicito a su Despacho disponer a las áreas administrativas, nos brinde las facilidades necesarias del caso, alcanzando en forma oportuna los documentos requeridos por la Comisión de auditoría, a fin de realizarla Acción de Control programada de acuerdo al documento de la referencia, que se adjunta en copia. Sin otro particular, me suscribo de usted. Atentamente,

____________________ CPCC. Arana Parodi Ronald Nº Matricula: 005-885 Jefe del O.C.I

EXAMEN ESPECIAL AL AREA DE ADMINISTRACIÓN Órgano de Control Institucional

“AÑO DE LA INTEGRACIÓN NACIONAL Y EL RECONOCIMIENTO DE NUESTRA DIVERSIDAD” Huancayo, 10 de Juniodel 2012 OFICIO Nº 005-2012.MPH/OCI Señor:

Dr. Dimas Aliaga Castro Alcalde Provincial de Huancayo PRESENTE.ASUNTO

: Requerimiento de Documentación Administrativa del período 2011

REF

: Plan Anual de Control, aprobado con Resolución Nº 100-2012/CGR de fecha 05.04.2012 ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Previo mis cordiales saludos, me dirijo a usted, con la finalidad de informarle que la Oficina de Control Interno en atención a los documentos de la referencia, viene realizando el Examen Especial al Área de Abastecimientos, correspondiente al Período 2011, razón por la cual agradeceré se sirva alcanzarnos en el tiempo más breve los documentos que a continuación se detalla: DOCUMENTOS - PERIODO 2011 1. Documentos contables, financieros o de gestión administrativa procesada por el área. 2. Directivas internas que rigen las acciones del área de administración. 3. Reglamento de Organizaciones y Funciones (ROF), Manual de Organizaciones y Funciones (MOF) aprobados por la entidad. 4. Relación de funcionarios que laboraron en el área de administración en el periodo 2011. 5. Información sobre contingentes administrados durante el periodo auditado. En espera de su atención preferente al presente, quedo de usted. Atentamente,

____________________ CPCC. Arana Parodi Ronald Nº Matricula: 005-885 Jefe del O.C.I

EXAMEN ESPECIAL AL AREA DE ADMINISTRACIÓN Órgano de Control Institucional

“PROGRAMA DE AUDITORIAPARA ELAREADE ADMINISTRACIÓN DE LA MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE HUANCAYO” PERIODO 01.ENE.2011 – 31.DIC.2011 PROGRAMA DE AUDITORÍA

H/H

HECHO POR

FECHA

REVISADO POR

OBJETIVO GENERAL: Determinar el grado de cumplimiento de metas y objetivos previstos en el Plan Operativo Institucional (P.O.I) de la Municipalidad Provincial de Huancayo, a fin de medir el desempeño de los trabajadores del área. OBJETIVO ESPECÍFICO N° 1 a) b)

Verificar la solidez de los controles internos establecidos para el área de administración. Verificar si los diferentes procesos técnicos que desarrolla la gerencia administrativa están de acuerdo a las disposiciones reglamentarias vigentes. Procedimientos

1.

Solicite la documentación contable, financiera y de gestión administrativa efectuada por el área de administración – periodo 2011. a)

R.A.P

10.06.12

R.A.P

16.06.12

R.O.F, M.O.F., R.I.T. y otros documentos normativos de gestión que corresponde al área de administración.

b)

Directivas internas que rige las acciones, las actividades y procesos del área administrativa.

c)

Relación de funcionarios que desempeñaron en el área de administración durante el periodo 2011.

2.

Aplique el cuestionario de control interno, evalúe y proponga las recomendaciones del caso. Redacte el memorándum de control interno.

3.

Revise la documentación contable, financiera y de gestión administrativa proporcionada de acuerdo a nuestro requerimiento; a fin de detectar riesgos en el área.

4.

Obtengan las evidencias necesarias de los hallazgos detectados y elabore dichos hallazgos con todos sus atributos.

5.

Comunique todos los hallazgos, recepcione las aclaraciones, evalúe y determine las responsabilidades de los servidores, funcionarios y otros que resulten responsables en los hechos.

6.

Elabore el informe de auditoría.

M.P.H

EXAMEN ESPECIAL AL AREA DE ADMINISTRACIÓN Órgano de Control Institucional

TIPO DE AUDITORIA: “EXAMEN ESPECIAL AL AREA DE ADMINISTRACIÓN PERIODO 2011” ENTIDAD:

MUNICIPALIAD PROVINCIAL DE HUANCAYO CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO

INFORMACIÒN DEL ENTREVISTADO: 1. Nombres y Apellidos ___________________________________________________ 2. Profesión ____________________________________________________________ 3. Cargo ______________________________________________________________ 4. Resolución de nombramiento y/o designación________________________________ PREGUNTA

SI

NO N/A

ÁREA DE ADMINISTRACIÓN 1. ¿Cuenta con los documentos de gestión y con las directivas internas que ha emitido para las acciones del 2011? 2. ¿Distribuye las funciones de acuerdo al M.O.F. a los trabajadores de su área? 3. ¿Evalúa y aprueba los reportes de la gestión financiera y administrativa procesada en el área? 4. ¿Evalúa la ejecución de ingresos y gastos con la finalidad de aprobar el estado situacional de la gestión administrativa? 5. ¿Mantiene informado sobre las acciones y actividades desarrolladas como responsable del área de administración?

Huancayo,………de……………………… del 2012

OBSERVACIONES

EXAMEN ESPECIAL AL AREA DE ADMINISTRACIÓN Órgano de Control Institucional

“AÑO DE LA INTEGRACIÓN NACIONAL Y EL RECONOCIMIENTO DE NUESTRA DIVERSIDAD” MEMORANDUM DE CONTROL INTERNO 1. ORIGEN El presente documento se encuentra comprendido dentro del desarrollo de la Acción de Control Programada, de acuerdo al Plan Anual de Control – 2012, y se efectúa en cumplimiento a la Resolución Nº 100-2012/MPH aprobado el05.04.2012. 2. NATURALEZA Y OBJETIVOS El Memorándum de Control Interno, se ha elaborado en base a los procedimientos de auditoría aplicados en el estudio y evaluación del Sistema de Control Interno del Departamento de Administración de la Municipalidad Provincial de Huancayo– periodo 2011.

3. OBJETIVO GENERAL Determinar el grado de cumplimiento de metas y objetivos previstos en el Plan Operativo Institucional (P.O.I) de la Municipalidad Provincial de Huancayo, a fin de medir el desempeño de los trabajadores del área.

4. OBJETIVOS ESPECIFICOS a) Verificar la solidez de los controles internos establecidos para el área de administración. b) Verificar si los diferentes procesos técnicos que desarrolla la gerencia administrativa están de acuerdo a las disposiciones reglamentarias vigentes. 5. BASE LEGAL Las normas aplicables son las siguientes: Constitución Política del Perú de 1993 Ley Nº 27972, Ley Orgánica de Municipalidades y su modificatorias Ley Nº 28112 – Ley Marco de la Administración Financiera del Sector Público Ley Nº 28411 – Ley General del Sistema Nacional de Presupuesto Ley Nº 28693, Ley General del Sistema Nacional de Tesorería Ley N° 28708, Ley General del Sistema de Contabilidad. Ley Nº 29626, Ley de Presupuesto del Sector Público para el Año Fiscal 2012. Directiva Nº 001-2007-EF/77.15, Directiva de Tesorería. Decreto Supremo Nº 083-2004-PCM – Texto Único Ordenado de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado Decreto Supremo Nº 084-2004-PCM – Reglamento de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado, y sus modificatorias Resolución de Contraloría N° 195-88-CG – Aprueban Normas que Regulan la Ejecución de Obras Publicas por Administración Directa Reglamento de Organización y Funciones de la Municipalidad Provincial de Huancayo, aprobado mediante Ordenanza Municipal Nº 204-MPH/CM del 3 de Setiembre del año 2004.

EXAMEN ESPECIAL AL AREA DE ADMINISTRACIÓN Órgano de Control Institucional

Manual de Organización y Funciones de la Municipalidad Provincial de Huancayo, aprobado mediante Ordenanza Municipal 204-MPH/CM del 3 de Setiembre del año 2004. Ley Nº 27785 – Ley Orgánica del Sistema Nacional de Control y de la Contraloría General de la República. Directiva Nº 012-2000-CG/OATJ-PRO – Autorización previa a la ejecución y Pago de Presupuestos Adicionales de Obras Públicas, Resolución de Contraloría Nº 036-2001-CG, modificada por resolución de Contraloría Nº 092-2003-CG Manual de Auditoria Gubernamental (MAGU), aprobado con Resolución de Contraloría Nº 152-98CG. Normas de Auditoria Generalmente Aceptadas (NAGAS) Normas de Auditoría Gubernamental (NAGU), aprobado con Resolución de Contraloría Nº 162-95CG y 259-2000-CG Normas de Control Interno, aprobado con Resolución de Contraloría Nº 320-2006-CG Ley Nº 28716 – Ley de Control Interno de las Entidades del Estado Guía de Auditoría de Obras Públicas por Contrata – Contraloría General de la República. 6. ALCANCE La acción de control se realiza de acuerdo a lo Programado en el Plan Anual del año 2012. Cabe señalar, que el estudio y evaluación del control interno no revela necesariamente todas las debilidades que podrían existir en las acciones desarrolladas por dicha área. El período que comprende la presente Auditoria de Gestión, corresponde al año 2011. 7. OBSERVACIONES DETECTADAS: 7.1 Falta documentos de gestión y directivas internas. El área de administración no cuenta con los documentos de gestión, y no ha emitido directivas internas para las acciones del periodo 2011. Se Recomienda: Disponer por escrito al gerente de administración que implemente los documentos de gestión, así mismo elabore directivas internas para el área a su cargo. 7.2Carencia de evaluación de la ejecución de ingresos y gastos de la gestión administrativa. El área de administración noevaluó la ejecución de ingresos y gastos de la Municipalidad Provincial de Huancayo para el periodo 2011. Se Recomienda: Disponer por escrito al gerente de administración que realice la evaluación constante y oportunamente la ejecución de ingresos y gastos,de manera que permita contar con el estado situacional de la gestión administrativa cuando se requiera para los fines que se crea conveniente.

_________________________ CPCC. Melida Pecho Rafael Nº Matricula: 005-885 Supervisor de la M.P.H

_________________________ CPCC. Arana Parodi Ronald Nº Matricula: 005-885 Jefe del O.C.I

EXAMEN ESPECIAL AL AREA DE ADMINISTRACIÓN Órgano de Control Institucional

“AÑO DE LA INTEGRACIÓN NACIONAL Y EL RECONOCIMIENTO DE NUESTRA DIVERSIDAD” Huancayo, 17 de Junio del 2012

OFICIO Nº 06-2012/OCI-MPH Señor: Dr. Dimas Aliaga Castro Alcalde Provincial de Huancayo PRESENTE.ASUNTO

: Memorándum de Control Interno.

Ref.

: Acción de Control Programada aprobado porResolución Nº 100-2012/MPH del 05.04.2012.

--------------------------------------------------------------------------------------Previo mis cordiales saludos, alcanzo a usted, adjunto al presente, el Memorándum de Control Interno(en 5folios),incluyendo anexos referente al Examen Especial practicado al área de Administración de la Municipalidad Provincial de Huancayo; el mismo que viene realizando la Oficina de Control Interno, por el período comprendido entre el 02.Ene.2011 Al 31.Dic.2011. Al respecto, cabe informarle que como resultado de la evaluación realizada a la Estructura de Control Interno de dicha área de administración, se ha encontrado algunas debilidades en cuanto a los controles que afectan significativamente la gestión de la Entidad; los cuales se detallan en el documento adjunto al presente, a efectos de que se sirva disponer la implementación de medidas correctivas necesarias para su regularización en un plazo de treinta (30) días contados a partir de la recepción del presente documento. Sin otro particular, quedo de usted. Atentamente,

____________________ CPCC. Arana Parodi Ronald Nº Matricula: 005-885 Jefe del O.C.I

EXAMEN ESPECIAL AL AREA DE ADMINISTRACIÓN Órgano de Control Institucional

HALLAZGO N° 01

IRREGULARIDADES EN LA COMPRA DE UNIDAD VEHICULAR De la revisión y análisis a los documentos contables proporcionados por el área de administración de la Municipalidad Provincial de Huancayo, se ha observado que se ha adquirido una unidad vehicular previa al otorgamiento de la buena PRO. Asimismo no se formaliza la propiedad del vehículo a nombre de la municipalidad; incumpliendo las normas de austeridad por el importe de S/. 35,000.00 n.s Con la situación expuesta se ha incumplido con las normas de austeridad que señala: “En toda compra se efectuara de acuerdo a la programación aprobada al inicio de año, respetando el presupuesto”. Asimismo las

normas de contrataciones y adquisiciones del estado, que señala: “Las compras efectuadas por la Municipalidad Provincial de Huancayo deben llevarse a cado respetando el proceso de compras”.

La causa se debe a la negligencia de los funcionarios de la Municipalidad Provincial de Huancayo; quienes han permitido la compra del vehículo sin respetar el proceso de las compras estatales. Como consecuencia de esta compra irregular, la Municipalidad Provincial de Huancayo se vio afectada económicamente por el importe de S/. 35,000.00 n.s, asimismo que el vehículo sigue a nombre del administrador de la entidad.

________________________ CPCC. Melida Pecho Rafael Nº Matricula: 005-885 Supervisor de la M.P.H

_______________________ CPCC. Arana Parodi Ronald Nº Matricula: 005-885 Jefe del O.C.I

EXAMEN ESPECIAL AL AREA DE ADMINISTRACIÓN Órgano de Control Institucional

HALLAZGO N° 02

NEGLIGENCIA EN EL PAGO DE DIETAS A FUNCIONARIOS De la revisión y evaluación a los documentos proporcionados por el área de administración de la Municipalidad Provincial de Huancayo, se ha detectado que se ha realizado el pago de dietas sin haberse efectuado las respectivas sesiones de concejo, toda vez que se ha realizado pagos inoportunos por el importe de S/ 10,500.00 Nuevos Soles

Con la situación expuesta se ha incumplido la Ley Orgánica de Municipalidades la que en su artículo Nº 25 nos señala: ¨Todo pago efectuado por dietas deberá realizarse previa sesión de concejo¨.Así mismo las normas de Tesorería, que señala: ¨Los pagos efectuados por la tesorería de la Municipalidad Provincial de Huancayo deberá realizarse de acuerdo a libro de actas en el que consta la asistencia de los funcionarios¨.

La causa se ha originado por el poco cuidado del tesorero el sr Rigoberto de las Casas Trujillo por haber realizado los pagos sin previa revisión al libro de actas con el que se lleva a cabo las sesiones de concejo. Como consecuencia de estos pagos irregulares, la Municipalidad Provincial de Huancayo se vio afectada económicamente por el importe de S/ 10,500.00 Nuevos Soles

________________________

CPCC. Arana Parodi Ronald Nº Matricula: 005-885 Jefe del O.C.I

EXAMEN ESPECIAL AL AREA DE ADMINISTRACIÓN Órgano de Control Institucional

HALLAZGO N° 03

IRREGULARIDADES POR ADULTERACION Y FALSIFICACION DE DOCUMENTOS De la revisión y evaluación a los documentos proporcionados por el área de administración de la Municipalidad Provincial de Huancayo, en cuanto se refiere a las operaciones realizadas se ha detectado que se ha realizado operaciones ficticias con documentación adulterados así también se ha detectado la falsificación de documentos para operaciones irreales. Con la situación expuesta se ha incumplido con el Código Penal en el que señala: ¨Para la realización de operaciones de una entidad municipal la documentación debe sea rea y autentica¨. Así mismo las normas de

Contabilidad, que señala: ¨las falsificación de cualquier tipo de documentación es irregular ya que distorsiona la situación de la entidad¨.

La causa se ha originado por descuido del personal encargado de la atención en mesa de partes ya que no ha identificado en el momento de su recepción la procedencia legal del documento dando acceso a operaciones ficticias. Como consecuencia de recepción de documentos adulterado y falsificados se generado un desorden administrativo en cuanto a la documentación; ya que existen deficiencias de índole administrativo funcional.

_________________________ CPCC. Melida Pecho Rafael Nº Matricula: 005-885 Supervisor de la M.P.H

_______________________ CPCC. Arana Parodi Ronald Nº Matricula: 005-885 Jefe del O.C.I

EXAMEN ESPECIAL AL AREA DE ADMINISTRACIÓN Órgano de Control Institucional

HALLAZGO N° 04

IRREGULARIDADES EN FAVORECIMIENTO Y OTORGAMIENTO DE LA BUENA PRO AL CONSORCIO “BUENA AVENTURA” De la verificación y evaluación a los documentos proporcionados por el área de administración de la Municipalidad Provincial de Huancayo, se ha encontrado la existencia de favoritismo en el otorgamiento de la buena pro al consorcio ¨BUENAVENTURA¨, para la realización de la obra Mejoramiento Vial de la Avenida ¨Riva Agüero¨ en la que se ha determinado que el encargado de dicha obra tenia vinculo de 2do grado por afinidad con el alcalde de la Municipalidad Provincial de Huancayo. Con la situación expuesta se ha incumplido con la Ley de Contratación y Adquisición del Estado en la que señala en su artículo N’57: ¨para el otorgamiento de la buena pro para la realización de obras no deberá existir ningún tipo de vínculo familiar por parte de los funcionario de la entidad municipal como de la entidad ganadora de la buena PRO…¨.

La causa se debe a la negligencia de personal encargado del otorgamiento de la buena pro que conociendo la ley y el vínculo familiar existente hiso caso omiso a está dando la buena pro al consorcio ¨Buenaventura¨ Como consecuencia el otorgamiento de la buena pro al consorcio Buenaventura se ha generado deficiencia en el proceso de ejecución de obras ya que existe el riesgo de la ejecución de la obra de mala calidad.

________________________ CPCC. Melida Pecho Rafael Nº Matricula: 005-885 Supervisor de la M.P.H

_______________________ CPCC. Arana Parodi Ronald Nº Matricula: 005-885 Jefe del O.C.I

EXAMEN ESPECIAL AL AREA DE ADMINISTRACIÓN Órgano de Control Institucional

“AÑO DE LA INTEGRACIÓN NACIONAL Y EL RECONOCIMIENTO DE NUESTRA DIVERSIDAD” Huancayo, 25 de Junio del 2012 OFICIO Nº 001-2012/OCI-MPH Señor(a): Abg.Robinson Ramón Cerrón Gerente Municipal – M.P.H PRESENTE.ASUNTO

: Comunicación de Hallazgos

Ref.

: Acción de Control Programada aprobado por Resolución Nº 100-2012/MPH del 05.04.2012. ----------------------------------------------------------------------------Previo mi cordial saludo me dirijo a usted, a fin de comunicarle que la Oficina de Control

a mi cargo, viene realizando el Examen Especial al Área de Administración de la Municipalidad Provincial de Huancayo, por el período comprendido entre el 02.ENE. Al 31.DIC.2011, y en ella hemos determinado hallazgos de auditoría; los mismos que se detallan en el anexo adjunto que consta de 04 folios útiles. En tal sentido, agradeceré se sirva alcanzarnos en forma individual y directa a la Oficina de Control Interno, sito en la Av. Real Nº 231, 5to piso (of. 506) – Huancayo, sus aclaraciones y comentarios debidamente sustentados respecto a su participación en los hechos formulados, en un plazo de tres (03) días hábiles, contados a partir del día siguiente de su recepción, a fin de realizar su respectiva evaluación y considerar en el Informe Final. De no recibir respuesta alguna dentro del plazo establecido, ésta Oficina revelará este hecho en el correspondiente informe final, de acuerdo a lo establecido en las Normas de Auditoria. Sin otro particular, me suscribo de usted. Atentamente, _________________________ CPCC. Arana Parodi Ronald Nº Matricula: 005-885 Jefe del O.C.I

EXAMEN ESPECIAL AL AREA DE ADMINISTRACIÓN Órgano de Control Institucional

“AÑO DE LA INTEGRACIÓN NACIONAL Y EL RECONOCIMIENTO DE NUESTRA DIVERSIDAD” Huancayo, 25 de Junio del 2012 OFICIO Nº 002-2012/OCI-MPH Señor(a):

CPCC. Wilfredo Campos Soto Gerente de Administración –M.P.H.

PRESENTE.ASUNTO

: Comunicación de Hallazgos

Ref.

: Acción de Control Programada aprobado por Resolución Nº 100-2012/MPH del 05.04.2012. ----------------------------------------------------------------------------Previo mi cordial saludo me dirijo a usted, a fin de comunicarle que la Oficina de Control

a mi cargo, viene realizando el Examen Especial al Área de Administración de la Municipalidad Provincial de Huancayo, por el período comprendido entre el 02.ENE. Al 31.DIC.2011, y en ella hemos determinado hallazgos de auditoría; los mismos que se detallan en el anexo adjunto que consta de 04 folios útiles. En tal sentido, agradeceré se sirva alcanzarnos en forma individual y directa a la Oficina de Control Interno, sito en la Av. Real Nº 231, 5to piso (of. 506) – Huancayo, sus aclaraciones y comentarios debidamente sustentados respecto a su participación en los hechos formulados, en un plazo de tres (03) días hábiles, contados a partir del día siguiente de su recepción, a fin de realizar su respectiva evaluación y considerar en el Informe Final. De no recibir respuesta alguna dentro del plazo establecido, ésta Oficina revelará este hecho en el correspondiente informe final, de acuerdo a lo establecido en las Normas de Auditoria. Sin otro particular, me suscribo de usted. Atentamente, _________________________ CPCC. Arana Parodi Ronald Nº Matricula: 005-885 Jefe del O.C.I

EXAMEN ESPECIAL AL AREA DE ADMINISTRACIÓN Órgano de Control Institucional

“AÑO DE LA INTEGRACIÓN NACIONAL Y EL RECONOCIMIENTO DE NUESTRA DIVERSIDAD” Huancayo, 25 de Junio del 2012 OFICIO Nº 003-2012/OCI-MPH Señor(a):

CPCC. Jorge Castañeda Curiñaupa Contador – M.P.H.

PRESENTE.ASUNTO

: Comunicación de Hallazgos

Ref.

: Acción de Control Programada aprobado por Resolución Nº 100-2012/MPH del 05.04.2012. ----------------------------------------------------------------------------Previo mi cordial saludo me dirijo a usted, a fin de comunicarle que la Oficina de Control

a mi cargo, viene realizando el Examen Especial al Área de Administración de la Municipalidad Provincial de Huancayo, por el período comprendido entre el 02.ENE. Al 31.DIC.2011, y en ella hemos determinado hallazgos de auditoría; los mismos que se detallan en el anexo adjunto que consta de 04 folios útiles. En tal sentido, agradeceré se sirva alcanzarnos en forma individual y directa a la Oficina de Control Interno, sito en la Av. Real Nº 231, 5to piso (of. 506) – Huancayo, sus aclaraciones y comentarios debidamente sustentados respecto a su participación en los hechos formulados, en un plazo de tres (03) días hábiles, contados a partir del día siguiente de su recepción, a fin de realizar su respectiva evaluación y considerar en el Informe Final. De no recibir respuesta alguna dentro del plazo establecido, ésta Oficina revelará este hecho en el correspondiente informe final, de acuerdo a lo establecido en las Normas de Auditoria. Sin otro particular, me suscribo de usted. Atentamente, _________________________ CPCC. Arana Parodi Ronald Nº Matricula: 005-885 Jefe del O.C.I

EXAMEN ESPECIAL AL AREA DE ADMINISTRACIÓN Órgano de Control Institucional

“AÑO DE LA INTEGRACIÓN NACIONAL Y EL RECONOCIMIENTO DE NUESTRA DIVERSIDAD” Huancayo, 25 de Junio del 2012 OFICIO Nº 004-2012/OCI-MPH Señor(a):

TEC. NATALY HUAMAN PAITAN Tesorera – M.P.H.

PRESENTE.ASUNTO

: Comunicación de Hallazgos

Ref.

: Acción de Control Programada aprobado por Resolución Nº 100-2012/MPH del 05.04.2012. ----------------------------------------------------------------------------Previo mi cordial saludo me dirijo a usted, a fin de comunicarle que la Oficina de Control

a mi cargo, viene realizando el Examen Especial al Área de Administración de la Municipalidad Provincial de Huancayo, por el período comprendido entre el 02.ENE. Al 31.DIC.2011, y en ella hemos determinado hallazgos de auditoría; los mismos que se detallan en el anexo adjunto que consta de 03 folio útil. En tal sentido, agradeceré se sirva alcanzarnos en forma individual y directa a la Oficina de Control Interno, sito en la Av. Real Nº 231, 5to piso (of. 506) – Huancayo, sus aclaraciones y comentarios debidamente sustentados respecto a su participación en los hechos formulados, en un plazo de tres (03) días hábiles, contados a partir del día siguiente de su recepción, a fin de realizar su respectiva evaluación y considerar en el Informe Final. De no recibir respuesta alguna dentro del plazo establecido, ésta Oficina revelará este hecho en el correspondiente informe final, de acuerdo a lo establecido en las Normas de Auditoria. Sin otro particular, me suscribo de usted. Atentamente, _________________________ CPCC. Arana Parodi Ronald Nº Matricula: 005-885 Jefe del O.C.I

EXAMEN ESPECIAL AL AREA DE ADMINISTRACIÓN Órgano de Control Institucional

“AÑO DE LA INTEGRACIÓN NACIONAL Y EL RECONOCIMIENTO DE NUESTRA DIVERSIDAD” Huancayo, 25 de Junio del 2012 OFICIO Nº 005-2012/OCI-MPH Señor(a):

ECO. PABLO NERUDA DEL CASPIO Secretario General – M.P.H.

PRESENTE.ASUNTO

: Comunicación de Hallazgos

Ref.

: Acción de Control Programada aprobado por Resolución Nº 100-2012/MPH del 05.04.2012. ----------------------------------------------------------------------------Previo mi cordial saludo me dirijo a usted, a fin de comunicarle que la Oficina de Control

a mi cargo, viene realizando el Examen Especial al Área de Administración de la Municipalidad Provincial de Huancayo, por el período comprendido entre el 02.ENE. Al 31.DIC.2011, y en ella hemos determinado hallazgos de auditoría; los mismos que se detallan en el anexo adjunto que consta de 01 folio útil. En tal sentido, agradeceré se sirva alcanzarnos en forma individual y directa a la Oficina de Control Interno, sito en la Av. Real Nº 231, 5to piso (of. 506) – Huancayo, sus aclaraciones y comentarios debidamente sustentados respecto a su participación en los hechos formulados, en un plazo de tres (03) días hábiles, contados a partir del día siguiente de su recepción, a fin de realizar su respectiva evaluación y considerar en el Informe Final. De no recibir respuesta alguna dentro del plazo establecido, ésta Oficina revelará este hecho en el correspondiente informe final, de acuerdo a lo establecido en las Normas de Auditoria. Sin otro particular, me suscribo de usted. Atentamente, ____________________

_________________________ CPCC. Arana Parodi Ronald Nº Matricula: 005-885 Jefe del O.C.I

EXAMEN ESPECIAL AL AREA DE ADMINISTRACIÓN Órgano de Control Institucional

“AÑO DE LA INTEGRACIÓN NACIONAL Y EL RECONOCIMIENTO DE NUESTRA DIVERSIDAD” Huancayo, 25 de Junio del 2012 OFICIO Nº 006-2012/OCI-MPH Señor(a): Tec. Roger Castro Parián Jefe de Abastecimiento – M.P.H PRESENTE.ASUNTO

: Comunicación de Hallazgos

Ref.

: Acción de Control Programada aprobado por Resolución Nº 100-2012/MPH del 05.04.2012. ----------------------------------------------------------------------------Previo mi cordial saludo me dirijo a usted, a fin de comunicarle que la Oficina de Control

a mi cargo, viene realizando el Examen Especial al Área de Administración de la Municipalidad Provincial de Huancayo, por el período comprendido entre el 02.ENE. Al 31.DIC.2011, y en ella hemos determinado hallazgos de auditoría; los mismos que se detallan en el anexo adjunto que consta de 01 folio útil. En tal sentido, agradeceré se sirva alcanzarnos en forma individual y directa a la Oficina de Control Interno, sito en la Av. Real Nº 231, 5to piso (of. 506) – Huancayo, sus aclaraciones y comentarios debidamente sustentados respecto a su participación en los hechos formulados, en un plazo de tres (03) días hábiles, contados a partir del día siguiente de su recepción, a fin de realizar su respectiva evaluación y considerar en el Informe Final. De no recibir respuesta alguna dentro del plazo establecido, ésta Oficina revelará este hecho en el correspondiente informe final, de acuerdo a lo establecido en las Normas de Auditoria. Sin otro particular, me suscribo de usted. Atentamente, _________________________ CPCC. Arana Parodi Ronald Nº Matricula: 005-885 Jefe del O.C.I

EXAMEN ESPECIAL AL AREA DE ADMINISTRACIÓN Órgano de Control Institucional

INFORME Nº 001-2012/OCI-MPH EXAMEN ESPECIAL AL “AREA DE ADMINISTRACIÓN” DE LA MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE HUANCAYO, PERIODO 2011

INDICE Página SINTESIS DEL INFORME …………………………………………………………….. 02 I.

INTRODUCCIÓN……………………………………………………………. 07 1. Origen del examen …………………………………………………………….. 07 2. Naturaleza y Objetivos del examen …………………………………………..07 3. Financiamiento …………………………………………………………………07 4. Alcance del examen ………………………………………………………….… 07 5. Limitaciones ……………………………………………………………………..08 6. Antecedentes y base legal ……………………………………………………..08 7. Comunicación de hallazgos ……………………………………………………09 8. Carta de control interno …………………………………………………………09

II.

CONCLUSIONES……………………………………………………………… 45

III.

RECOMENDACIONES………………………………………………………… 48

IV.

ANEXOS

EXAMEN ESPECIAL AL AREA DE ADMINISTRACIÓN Órgano de Control Institucional

INFORME Nº 001-2012/OCI-MPH

EXAMEN ESPECIAL AL “AREA DE ADMINISTRACIÓN” DE LA MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE HUANCAYO, PERIODO 2011

SINTESIS DEL INFORME

I. ANTECEDENTES Es una Acción de Control Programada, que se efectúa en cumplimiento al Plan Anual de Control, aprobado mediante Resolución Nº 100-2012-CGR de fecha 05.04.2012. Para cuyo efecto la Oficina de Control Interno de la MPH, acreditó a la Comisión de Auditoría, mediante Oficio N° 003-2012/OCI-MPH del 10.JUN.2012. II. CONCLUSIONES Como resultado del Examen Especial se formulan las siguientes conclusiones:

1.1. Que, en la Licitación Pública No. 002-2011-CE/MPH convocada para la Adquisición de un (1) camión volquete de 15 m3, se estuvo realizando en forma irregular previo al otorgamiento de la Buena Pro y que además después de haberse realizado la compra el bien, este aun no se ha registrado la propiedad a nombre de la Municipalidad Provincial de Huancayo generándole un perjuicio económico por S/. 35,000.00 n.s. Las observaciones que se determinaron en dicho Proceso de Adquisición, son: • • •

•

•

La Adquisición no estaba contenido en el Plan Anual de Adquisiciones del año 2011. El aviso de convocatoria no indicaba la condición y año de fabricación de los vehículos a adquirir, que sí estaba contemplado en las Bases. No se ha evidenciado que los dos (2) postores (Distribuidor y sub distribuidor) hayan prestado los documentos faltantes, como son: El Manual de Taller y la Garantía específica por cada vehículo. Según las Actas de la Comisión Especial la Propuesta Técnica era conforme no existiendo ninguna observación por parte de los Técnicos Expertos, y es con el Informe No. 001-2011CE/CPP de fecha 14 Jun.2011, que la Comisión Especial informa al Alcalde las irregularidades existentes solicitando sea anulada de oficio el proceso un día después de haberse vencido el plazo para quedar consentida la Buena Pro. Los formatos que usó la Comisión Especial tuvo un encabezamiento diferente a los contenidos en las Bases del concurso.

EXAMEN ESPECIAL AL AREA DE ADMINISTRACIÓN Órgano de Control Institucional

•

Los hechos expuestos transgreden lo establecido en el Art. 3° del Texto Único Ordenado de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado, así como lo establecido en los Arts. 10°, 25° y 38° del Reglamento de la misma. (Observación N° 1). 1.2. Se ha determinado que a través de la Planilla Única de Pago de Remuneraciones se ha venido pagando indebidamente los conceptos de dietas por cesión de consejos a los servidores: • Abg. Robinson Ramón Cerrón - Gerente Municipal • CPCC. Wilfredo Campos Soto - Gerente de Administración • CPCC. Jorge Castañeda Curiñaupa - Contador • Eco. Pablo Neruda Del Caspio - Secretario General • Tec. Nataly Huamán Paitan – Tesorera (Observación N° 2). 1.3. Se ha determinado que en el año 2011 ha existido una inadecuada administración de los Fondos Fijos para Caja Chica destinado para Gasto de Funcionamiento y de Inversión, lo que conllevo a un descontrol en su utilización, al haberse adquirido bienes y servicios de manera directa, aun cuando se debió efectuar mediante procesos de selección, desnaturalizando el objetivo del uso de los fondos fijos para Caja Chica, el cual debió ser destinado exclusivamente para gastos menudos y urgentes, habiéndose autorizado comprobantes de pago que consignaban deficiencias, tales como: con signos visibles de haber sido adulterados, al haberse consignado con otro tipo de letra su emisión a nombre de la Municipalidad Provincial de Huancayo, por adquisiciones que no concuerdan con el giro del negocio del proveedor, por adquisiciones efectuadas en zonas urbanas y alejadas del perímetro de la ciudad, así como un comprobante de pago emitido a nombre de la Municipalidad de Junín. (Observación N° 3). 1.4. La Municipalidad Provincial de Huancayo a través del Comité Especial designado mediante Resolución de Alcaldía N° 035-2011-A/MPH del 20.Ene.2011, en el mes de marzo del año 2004 convocó tres (3) procesos de Adjudicación de Menor Cuantía para la adquisición de Material de Ferretería, destinados para la ejecución de las Obras: • • •

“Cambio de Redes de Alcantarillado Calle 10 de la Av. Riva Aguero” por la suma de S/. 21,770.23. “Construcción de Veredas y afirmado de las Calles 1 y 2 del Jr. Jorge Chávez para la evacuación de Aguas Pluviales” por la suma de S/. 14,167.30. “Construcción de Veredas Mz. H, K, D, D, L y Richard Cushing por la suma de S/. 16,255.73.

La Dirección de Logística, estuvo en la obligación de consolidar dichos requerimientos por tratarse de bienes idénticos, a fin de que los mismos sean adquiridos mediante un proceso de mayor complejidad, sin embargo dichas adquisiciones fueron fraccionadas para ser adquiridas mediante procesos de Adjudicación de Menor Cuantía, en contravención a lo establecido en el Artículo 32° del Decreto Supremo N° 013-2001-PCM que Aprueba el Reglamento de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado. No obstante el Gerente Municipal en el año 2011 debió haber informado a CONSUCODE que a la fecha no se venían fraccionando las adquisiciones, sin embargo se observó que en el año 2011 la

EXAMEN ESPECIAL AL AREA DE ADMINISTRACIÓN Órgano de Control Institucional

Municipalidad a través del Comité Especial designado mediante Resolución de Alcaldía N° 742206-A/MPH de fecha 07 de agosto de 2011 convocó dos procesos de Adjudicación Directa Pública para la Adquisición de bienes y contratación de servicios idénticos, destinados para la ejecución de las Obras: • •

“Mejoramiento Parque Miguel Cortés”, con un valor referencial de S/. 302,172.56. “Mejoramiento de la Vía Av. Riva Agüero y Construcción de 2da. Vía y 2da. Etapa de la Urb. Bello Horizonte”, con un valor referencial de S/. 228,854.00.

La administración municipal por tratarse de bienes y contratación de servicios idénticos, igualmente estuvo en la obligación de consolidar los requerimiento de dichos bienes para ser adquiridos mediante un proceso de Licitación Pública, sin embargo dichas adquisiciones fueron fraccionadas para ser adquiridas mediante dos procesos de Adjudicación Directa Pública, en contravención a lo establecido en el Artículo 36° del Decreto Supremo N° 084-2011-PCM que Aprueba el Reglamento de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado, más aún si los precitados procesos fueron convocados en forma simultánea. (Observación N° 4).

II.

RECOMENDACIONES Se formulan las siguientes conclusiones: Al Señor Alcalde de la Municipalidad Provincial de Huancayo: 1.1. Que, la Dirección Municipal disponga que la Dirección de Logística, bajo responsabilidad implemente el “Registro de Procesos de Selección y Contratos” en el cual deben registrar todos los procesos de Adjudicación que se realizan, así como los contratos derivados de los mismos, en cumplimiento al Reglamento de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado. (Conclusión No. 1) 1.2. Que, la Dirección de Logística cumpla con remitir la información sobre los procesos de selección al Consejo Superior de Contrataciones y Adquisiciones del Estado -CONSUCODE y a la Contraloría General de la República, dentro de los plazos establecidos, en cumplimiento a la normatividad legal vigente. (Conclusión No. 1) 1.3. Que la Gerencia Municipal en coordinación con la Gerencia de Administración adopten acciones a fin de que en lo sucesivo los procesos de selección se convoque en las fechas programadas en el Plan Anual de Adquisiciones y Contrataciones del Estado, a fin de cumplir con las metas programadas. (Conclusión No. 1) 1.4. Que la Gerencia de Administración disponga a la Oficina de Logística y la Unidad de Abastecimientos cumpla bajo responsabilidad con efectuar las adquisiciones de bienes dentro de su competencia funcional. (Conclusión No. 1)

EXAMEN ESPECIAL AL AREA DE ADMINISTRACIÓN Órgano de Control Institucional

1.5. Que la dirección de personal previa las planillas únicas de pagos de remuneraciones, verifique que la unidad de remuneraciones, cumpla bajo responsabilidad efectuar los descuentos por pagos indebidos a los funcionarios y servidores públicos de la Municipalidad Provincial de Huancayo, los mismos que son materia de observación en el presente informe. (Conclusión No. 2) 1.6. Que la dirección General de asesoría Jurídica de la Municipalidad Provincial de Huancayo inicie en calidad de urgente las acciones pertinentes a fin de recuperar lo indebidamente pagado a los servidores y funcionarios, más los intereses legales que correspondas. (Conclusión No. 2) 1.7. Que se cautele mediante la implementación de adecuados controles internos el cumplimiento estricto de la normativa relacionada con la administración de los fondos de la municipalidad como es lo relacionado al manejo de los Fondos Fijos para Caja Chica. (Conclusión No. 3) 1.8. Que la directiva para la administración de los Fondos Fijos para Caja Chica se establezca los gastos a ser cubiertos a través de dichos fondos, los mismos que por su naturaleza deben ser destinados exclusivamente para gastos menudos y urgentes, tal como lo exige la normativa. Asimismo que la Oficina de Contabilidad ejerza un adecuado control en la ejecución de dicho desembolsos, a fin que los mismos se encuentren sustentado mediante comprobantes de pago debidamente emitidos, responsabilidad que además debe ser ejercida por los funcionarios y/o servidores a cargo de la autorización, en las diferentes instancias de la administración municipal. (Conclusión No. 3) Al Concejo Municipal: Que la Procuraduría Municipal, considerando los fundamentos de hecho y de derecho expuestos en el presente informe, formule la denuncia penal correspondiente contra el ex Alcalde de la Municipalidad de Huancayo Sr. Fredy Arana Velarde, ex Director Municipal Ing. Héctor Hoyos Castillo, el ex Director General de Asesoría Jurídica Abogado Vidal Aurelio Alberca Barandiarán, la ex Directora General de Administración C.P.C. Carmen Padilla Yépez, así como contra el Abog. César Augusto Palacios Castro, por ser presuntos responsable del delito de APROVECHAMINETO INDEBIDO DEL CARGO O NEGOCIACION INCOMPATIBLE, tipificado en el Artículo 397° del Código Penal, en agravio de la Municipalidad de Huancayo, originando un perjuicio económico a la Municipalidad Provincial de Huancayo por la suma de S/. 49.654.70, monto al que se le incluirá los intereses que correspondan, por lo que se deberá considerar una reparación civil acorde, a fin de poder recuperar dicho monto (Conclusión No. 4) 1.

EXAMEN ESPECIAL AL AREA DE ADMINISTRACIÓN Órgano de Control Institucional

EXAMEN ESPECIAL AL “AREA DE ADMINISTRACIÓN” DE LA MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE HUANCAYO, PERIODO 2011

I.

1.

INTRODUCCIÓN

ORIGEN DEL EXAMEN El “Examen Especial al Área de Administración”, de la Municipalidad Provincial de Huancayo Período comprendido entre el 02.ENE. Al 31.DIC.2011.;Es una Acción de Control Programada, que se efectúa en cumplimiento al Plan Anual de Control, aprobado mediante Resolución Nº 100-2012-CGR de fecha 05.04.2012. Para cuyo efecto la Oficina de Control Interno de la MPH, acreditó a la Comisión de Auditoría, mediante Oficio N° 003-2012/OCI-MPH del 10.JUN.2012.

2. NATURALEZA DEL EXAMEN La presente acción de control corresponde a un “Examen Especial”, técnico, objetivo, independiente y selectivo, orientado a determinar el grado de cumplimiento y aplicación de las disposiciones legales en materia de Administrar una entidad. 3. OBJETIVOS DEL EXAMEN Objetivo General: Obtener evidencia suficiente, competente y relevante que permita al auditor, revelar el grado de eficiencia, eficacia y economía en la Administración de la Municipalidad Provincial de Huancayo, durante el período 2011. Objetivos Específicos: 2. Obtener evidencia suficiente, competente y relevante que permita al auditor, revelar el grado de cumplimiento y aplicación de las normas básicas y reglamentarias aplicables en administrar la Municipalidad Provincial de Huancayo, durante el período 2011. 3. Determinar el grado de cumplimiento respecto a las metas y objetivos propuestos por la entidad auditada, de acuerdo al PIA.

4. ALCANCE DEL EXAMEN El Examen Especial, se realizó de acuerdo a las NAGAS, NIAS, NAGU y MAGU comprendiendo el período de Enero a Diciembre del 2011.

EXAMEN ESPECIAL AL AREA DE ADMINISTRACIÓN Órgano de Control Institucional

Cabe señalar que el estudio y evaluación efectuada, no revela necesariamente todas las debilidades que podrían existir en el proceso de «Administrar”, debido al carácter selectivo de la información examinada.

5. LIMITACIONES DEMORA EN LA ENTREGA DE DOCUMENTOS SOLICITADOS AL ÁREA DE ADMINISTRACION DE LA MPH, Y EN GRAN MAYORÍA NO NOS ALCANZARON. •

•

El OCI-MPH, mediante los Oficios Nº 005, 007 y 008-2012/OCI-MPH, solicitó al área de Administración la documentación financiera y Administrativa, con el fin de evaluar; sin embargo no se tuvo el apoyo necesario, limitando nuestra labor de control; toda vez que el desarrollo del examen es cumplir con los plazos establecidos en el Programa de Auditoria. Situación que no permitirá concluir con el informe final en el plazo que se señala en el Memorándum de Planeamiento.

6. ANTECEDENTES Y BASE LEGAL 6.1 ANTECEDENTES La Municipalidad Provincial de Huancayo, se rige por la Ley Nº 27972 LEY Orgánica de Municipalidades, y por las disposiciones pertinentes de la Constitución Política del Perú de 1993. DATOS GENERALES DE LA MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE HUANCAYO La Municipalidad Provincial de Huancayo, se ubica en la parte central del Perú en plena Cordillera de Los Andes, a 3,271 msnm.. Políticamente está dividida en 28 distritos. La población es de 466,346 hbts según el censo del año 2007. Al finalizar el año 2012 la población proyectada alcanza a 495,002 hbts. Es una Institución representante del vecindario, promotora del desarrollo integral y de la adecuada prestación de los servicios públicos locales LEY DE CREACIÓN “Según Decreto del 21 de octubre de 1820 que expidiera San Martín, llamo Provincia a los antiguos Partidos, i en el Reglamento Provisional se consideró como Partido a Huancayo, la agitación política era tan grande que no permitió cumplirse…”, pero Huancayo fue un distrito importante de Jauja, que se estableció un Juzgado de primera Instancia y una Municipalidad autónoma independiente de la de Jauja, y el Congreso estableció la creación de la Provincia el 16 de noviembre de 1864.

6.2 BASE LEGAL DE LA ENTIDAD • • •

Constitución Política del Perú 1993, promulgada el 29.Dic.1993. Ley 27444 - Ley de Procedimiento Administrativo General, publicada el 11.Abr.2001. Ley Nº 27972, Ley Orgánica de Municipalidades y su modificatorias

EXAMEN ESPECIAL AL AREA DE ADMINISTRACIÓN Órgano de Control Institucional

• • • • • • • • • • • • •

• • • • • •

Ley Nº 28112 – Ley Marco de la Administración Financiera del Sector Público Ley Nº 28411 – Ley General del Sistema Nacional de Presupuesto Ley Nº 28693, Ley General del Sistema Nacional de Tesorería Ley N° 28708, Ley General del Sistema de Contabilidad. Ley Nº 29626, Ley de Presupuesto del Sector Público para el Año Fiscal 2012. Directiva Nº 001-2007-EF/77.15, Directiva de Tesorería. Decreto Supremo Nº 083-2004-PCM – Texto Único Ordenado de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado Decreto Supremo Nº 084-2004-PCM – Reglamento de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado, y sus modificatorias Resolución de Contraloría N° 195-88-CG – Aprueban Normas que Regulan la Ejecución de Obras Publicas por Administración Directa Reglamento de Organización y Funciones de la Municipalidad Provincial de Huancayo, aprobado mediante Ordenanza Municipal Nº 204-MPH/CM del 3 de Setiembre del año 2004. Manual de Organización y Funciones de la Municipalidad Provincial de Huancayo, aprobado mediante Ordenanza Municipal 204-MPH/CM del 3 de Setiembre del año 2004. Ley Nº 27785 – Ley Orgánica del Sistema Nacional de Control y de la Contraloría General de la República. Directiva Nº 012-2000-CG/OATJ-PRO – Autorización previa a la ejecución y Pago de Presupuestos Adicionales de Obras Públicas, Resolución de Contraloría Nº 036-2001-CG, modificada por resolución de Contraloría Nº 092-2003-CG Manual de Auditoria Gubernamental (MAGU), aprobado con Resolución de Contraloría Nº 152-98-CG. Normas de Auditoria Generalmente Aceptadas (NAGAS) Normas de Auditoría Gubernamental (NAGU), aprobado con Resolución de Contraloría Nº 162-95-CG y 259-2000-CG Normas de Control Interno, aprobado con Resolución de Contraloría Nº 320-2006-CG Ley Nº 28716 – Ley de Control Interno de las Entidades del Estado Guía de Auditoría de Obras Públicas por Contrata – Contraloría General de la República.

7. COMUNICACIÓN DE HALLAZGOS En aplicación a los procedimientos de auditoría, la Comisión de auditoría al hallar evidencias deficientes en el Área de Administración, en su oportunidad ha formulado y realizó la “Comunicación de Hallazgos” a los funcionarios y/o servidores, presuntos involucrados en la presente acción de control, que laboraron en la MPH durante el período del 2011. Las aclaraciones recepcionadas han sido evaluadas y tomadas en consideración para elaborar el Informe. La relación de funcionarios, ex funcionarios y servidores comprendidos en las observaciones del presente informe se detalla en el ANEXO N° 01.

8. MEMORANDUM DE CONTROL INTERNO

EXAMEN ESPECIAL AL AREA DE ADMINISTRACIÓN Órgano de Control Institucional

Las consideraciones sobre la estructura de control interno, no muestra, ni revela toda las debilidades, debido a la selectividad de la evaluación de las operaciones, siendo la Alta Dirección los responsables de implantar y mantener un sistema de control interno sólido; sin embargo, los errores detectados como resultado de la aplicación del Cuestionario de Control Interno, ha sido comunicado por escrito al Alcalde de la MPH, según el Oficio N° 006-2012/OCI-MPH con fecha 16.JUN.2012. Se adjunta un ejemplar, a fin de que disponga los correctivos necesarios. El Memorándum de Control Interno se detalla en el ANEXO N° 02.

II.

OBSERVACIONES

1. IRREGULARIDADES EN LA COMPRA DE UNIDAD VEHICULAR De la revisión y análisis a los documentos contables proporcionados por el área de administración de la Municipalidad Provincial de Huancayo, se ha observado que se ha adquirido una unidad vehicular previa al otorgamiento de la buena PRO. Asimismo no se formaliza la propiedad del vehículo a nombre de la municipalidad; incumpliendo las normas de austeridad por el importe de S/. 35,000.00 n.s Con la situación expuesta se ha incumplido con las normas de austeridad que señala: “En toda compra se efectuara de acuerdo a la programación aprobada al inicio de año, respetando el presupuesto”. Asimismo las

normas de contrataciones y adquisiciones del estado, que señala: “Las compras efectuadas por la Municipalidad Provincial de Huancayo deben llevarse a cado respetando el proceso de compras”. La causa se debe a la negligencia de los funcionarios de la Municipalidad Provincial de Huancayo; quienes han permitido la compra del vehículo sin respetar el proceso de las compras estatales. Como consecuencia de esta compra irregular, la Municipalidad Provincial de Huancayo se vio afectada económicamente por el importe de S/. 35,000.00 n.s, asimismo que el vehículo sigue a nombre del administrador de la entidad.

RESUMEN DE ACLARACIONES De las comunicaciones realizadas mediante oficios Nº 001, 002, 003, 004 y 006-2012/OCI-MPH emitidos el 25.06.12, a los funcionarios y servidores de la Municipalidad Provincial de Huancayo, se recepcionaron sus comentarios y/o aclaraciones, los cuales fueron evaluados y son los siguientes:

1) Con Oficio N° 050-12/PRB-GM-MPH, 25.06.12, el Gerente Municipal Pedro Ríos Bárrete aclara que no tiene participación directa en otorgar la buena pro para ello se designó al Jefe de Abastecimiento quien es el responsable de dirigir y controlar las compras que se efectuó en el periodo 2011.

EXAMEN ESPECIAL AL AREA DE ADMINISTRACIÓN Órgano de Control Institucional

2) Con Oficio Nº 062-2012/RPS-GA./MPH,25.06.12No presentó sus aclaraciones y/o comentarios, debo aclarar que dicha compra fue dispuesto por el Alcalde y el Director de la Municipalidad, y como sabe usted ellos son Funcionarios quienes dirigen la Municipalidad, verbalmente le dije que no era correcto realizar la compra del vehículo, pero ellos ya tenían el avance de la conversación con el Proveedor del vehículo. 3) OFICIO Nº 080-2012/OCI-MPH de fecha 25.06.12El contador señala al respecto del hallazgo Nº001 Como contador reclame al administrador y al gerente Municipal sobre el otorgamiento de la buena pro era irregular y no tuve apoyo de ellos porque ya estaba autorizado el documento por ellos mismos, entoncestenía que efectuarse el pago a pesar que intente corregir. 4) Con Oficio Nº 036-2012/JGL-JEFEABAST./MPH. 25.06.12El señor Juan Gonzales Lavado señala Lo siguiente: A mi persona me comunicaron que era sumamente urgente por ello me apercibir en la Oficina del Gerente Municipal y del Administrado para poder coordinar , como respuesta ellos discutieron la compra inmediata y me obligaron a derivar el documento de Tesorería para el giro de cheque respectivo. 5) Con Oficio Nº 014-2012/AMPM-TESO./MPH 25.06.12El señora Ana María Palacios Melgar Como Tesorero recepciones el expediente para girar el Cheque sin tener en cuenta que todo el proceso ya está avanzado y aprobado por lo Jefes, inmediato por ello giro el Cheque efectuado, responsabilizando al Administrados, Gerente Municipal y Contador y pido que excluya de este Hallazgo.

EVALUACION DE ACLARACIONES 1) El Sr. Gerente de la Municipal de la MPH, realiza comentarios No desvirtúa el Hallazgo, porque no adjunto documento sustentatorios. 2) El Sr. Gerente Administrativo de la MPH no presenta aclaraciones documentadas correspondientes a indicios ocurridos en su contra. Por tal motivo la observación no desvirtúa al hallazgo que se le imputa. 3) El Contador de la MPH a pesar de sus justificaciones no tenía porque aprobar dicha adquisición porque es de su competencia conocer y aplicar la normatividad de un proceso de adquisición pública. Por tanto, la observación no desvirtúa el hallazgo. 4) El Sr. Jefe de Abastecimiento de la MPH no tenía por qué remitir la documentación a tesorería para el pago respectivo a pesar de la urgencia; porque todo proceso de adquisición comprende pasos y plazos que se han de cumplir consecutivamente. Por lo tanto No desvirtúa el hallazgo. 5) La Tesorera de la MPH no debió dejarse de influenciar por los funcionarios de la alta jerarquía para emitir el respectivo cheque. Además porque no tenía la documentación respectiva dicho expediente. Por lo tanto No desvirtúa el hallazgo.

EXAMEN ESPECIAL AL AREA DE ADMINISTRACIÓN Órgano de Control Institucional

DETERMINACION DE RESPONSABILIDADES De la evaluación efectuada a los descargos y el silencio de algunos, no fueron suficientes para absolver la observación planteada; por consiguiente, se ha determinado Responsabilidad administrativa y Responsabilidad Civil a las siguientes autoridades y funcionarios: Grte. Municipal Robinson Ramón Cerrón – Grte. Administración Wilfredo Campos Soto – Contador Jorge Castañeda Curiñaupa – Jefe. Abastecimiento. Roger Castro Parián y la Tesorera. Nataly Huamán Paitan por no haber previsto oportunamente las coordinaciones sobre las acciones dispuestas a viabilizar la regularización de la adquisición vehicular, así como en la regularización de la transferencia de la propiedad vehicular en favor de la Municipalidad Provincial de Huancayo.

2. NEGLIGENCIA EN EL PAGO DE DIETAS A FUNCIONARIOS De la revisión y evaluación a los documentos proporcionados por el área de administración de la Municipalidad Provincial de Huancayo, se ha detectado que se ha realizado el pago de dietas sin haberse efectuado las respectivas sesiones de concejo, toda vez que se ha realizado pagos inoportunos por el importe de S/ 10,500.00 Nuevos Soles Con la situación expuesta se ha incumplido la Ley Orgánica de Municipalidades la que en su artículo Nº 25 nos señala: ¨Todo pago efectuado por dietas deberá realizarse previa sesión de concejo¨.Así mismo las normas de Tesorería, que señala: ¨Los pagos efectuados por la tesorería de la Municipalidad Provincial de Huancayo deberá realizarse de acuerdo a libro de actas en el que consta la asistencia de los funcionarios¨.

La causa se ha originado por el poco cuidado del tesorero el sr Rigoberto de las Casas Trujillo por haber realizado los pagos sin previa revisión al libro de actas con el que se lleva a cabo las sesiones de concejo. Como consecuencia de estos pagos irregulares, la Municipalidad Provincial de Huancayo se vio afectada económicamente por el importe de S/ 10,500.00 Nuevos Soles

RESUMEN DE ACLARACIONES De las comunicaciones realizadas mediante oficios Nº 001, 002, 003, 004 y 005-2012/OCI-MPH emitidos el 25.06.12, a los funcionarios y servidores de la Municipalidad Provincial de Huancayo, se recepcionaron sus comentarios y/o aclaraciones, los cuales fueron evaluados y son los siguientes:

1) Con OFICIO Nº 050-2012/R.R.C-G.M/MPH de fecha 25/06/.2012.El Gerente Municipal menciona que al Respecto de pago de dietas sin que se llevo a cabo la reunión del consejo municipal desconoce por completo que se realizo los pagos y además menciona que es función del administrador y del contador vigilar dichos pagos, teniendo en cuenta que todo pago debe ser sustentado y actualizado sino se cuenta con ello no se debe efectuar ningún pago.

EXAMEN ESPECIAL AL AREA DE ADMINISTRACIÓN Órgano de Control Institucional

2) Con OFICIO Nº 062-2012/W.C.S-G.A/MPH de fecha 25/06/.2012. El Gerente de Administración Wilfredo Campos, aclaro que su persona realizo dichos pagos por que le alcanzaron las planillas firmadas por los Asistentes y también los comprobantes de pago elaborados por ellos y el documento tenía que seguir su curso hasta el pago correspondiente, sorprendiendo a su despacho. 3) Con OFICIO Nº 080-2012/J.C.C-G.C/MPH de fecha 25/06/.2012. El Gerente de Contabilidad menciona sobre este hallazgo que cuando le derivaron los documentos para efectos de pago su persona reviso todo el sustento documentario y en ello encontró la planilla de pago de dietas debidamente firmadas por los asistentes, pero sin el acta de reunión 4) Con OFICIO Nº 014-2012/N.H.P-J.T/MPH de fecha 25/06/.2012. La tesorera menciona que Igualmente le derivaron la Planilla para efectuar el pago, cuando lo revisa ve todas las firmas de los Asistentes y el visto bueno del Director Municipal y del Administrador en ningún momento le informaron que no se había llevado a cabo la Reunión. 5) Con OFICIO Nº 085-2012/P.N.C-S.G/MPH de fecha 25/06/.2012. El Secretario General de la Municipalidad Provincial de Huancayo, tuvo conocimiento que no se llevó a cabo la Reunión porque fue postergado para un día Sábado, en esa fecha no asistió porque se encontraba de viaje, y a su retorno le alcanzaron la Planilla para hacer firmar a los Asistentes de la sesión Concejal, Y ningún Funcionario le negó en firmar, aceptando su asistencia.

EVALUACION DE ACLARACIONES 1) El Gerente Municipal menciona que desconoce dichas sesiones realizadas por estar ausente comprobándose esto con los boletos de viaje que presento. 2) El Gerente de Administración de la MPH debió de hacer un seguimiento antes de dar su aprobación al pago de la planilla por concepto de sesión de consejo para determinar la veracidad de lo ocurrido. 3) El Contador de la MPH no debió obviar la recepción del acta de Reunión de Sesión de Consejo por ser de vital importancia para su respectiva aprobación y pago. 4) La tesorera de la MPH solo cumplió con ejecutar el pago respectivo, pero de todos modos debió verificar si se llevó a cabo dicha sesión para su correspondiente pago. 5) El Secretario General menciona que no tenía conocimiento de la realización de la sesión de consejo, siendo sorprendido por los supuestos asistentes quienes solicitaron firmar la planilla por su supuesta asistencia a la reunión.

DETERMINACION DE RESPONSABILIDADES De la evaluación efectuada a los descargos no fueron suficientes para absolver la observación planteada; por consiguiente, se ha determinado Responsabilidad administrativa y Responsabilidad Civil a las siguientes autoridades y funcionarios:

EXAMEN ESPECIAL AL AREA DE ADMINISTRACIÓN Órgano de Control Institucional

Grte. Municipal Robinson Ramón Cerrón – Grte. Administración Wilfredo Campos Soto – Contador Jorge Castañeda Curiñaupa – Secretario General Pablo Neruda del Caspio y la Tesorera. Nataly Huamán Paitan por negligencia en el desempeño de sus funciones y por haber causado un perjuicio económico a la Municipalidad Provincial de Huancayo.

3. IRREGULARIDADES POR ADULTERACION Y FALSIFICACION DE DOCUMENTOS De la revisión y evaluación a los documentos proporcionados por el área de administración de la Municipalidad Provincial de Huancayo, en cuanto se refiere a las operaciones realizadas se ha detectado que se ha realizado operaciones ficticias con documentación adulterados así también se ha detectado la falsificación de documentos para operaciones irreales. Con la situación expuesta se ha incumplido con el Código Penal en el que señala: ¨Para la realización de operaciones de una entidad municipal la documentación debe sea rea y autentica¨. Así mismo las normas de Contabilidad, que señala: ¨las falsificación de cualquier tipo de documentación es irregular ya que distorsiona la situación de la entidad¨.

La causa se ha originado por descuido del personal encargado de la atención en mesa de partes ya que no ha identificado en el momento de su recepción la procedencia legal del documento dando acceso a operaciones ficticias. Como consecuencia de recepción de documentos adulterado y falsificados se generado un desorden administrativo en cuanto a la documentación; ya que existen deficiencias de índole administrativo funcional.

RESUMEN DE ACLARACIONES De las comunicaciones realizadas mediante oficios Nº 001, 002, 003, 004, y 006-2012/OCI-MPH emitidos el 25.06.12, a los funcionarios y servidores de la Municipalidad Provincial de Huancayo, se recepcionaron sus comentarios y/o aclaraciones, los cuales fueron evaluados y son los siguientes: 1) Con OFICIO Nº 050-2012/OCI-MPH de fecha 25/06/.2012. El señor Ramón Cerrón señala que el Administrador, el Contador y el Tesorero debían de hacer un control preventivo antes de iniciarse el pago ya que el Jefe de Línea debe cumplir sus funciones a cabalidad; Sin embargo precisa que a estos citados Funcionarios les debería caer una sanción por permitir avalar estas irregularidades. Además señalo que al inicio del ejercicio manifiesta que cualquier acto doloso que se cometa en su Gestión será sancionado y retirado de la Entidad 2) Con OFICIO Nº 062-2012/OCI-MPH de fecha 25/06/.2012. El Gerente de Administrador menciona que a su despacho llegaron toda la documentación para elaborar el comprobante de pago y con ello se apersono ante al Gerente Municipal y el Alcalde para preguntar al respecto, ellos le manifestaron que no eran necesario efectuar el pago. Tenía que priorizar con el giro de documento y no sabía que los documentos eran ficticios.

EXAMEN ESPECIAL AL AREA DE ADMINISTRACIÓN Órgano de Control Institucional

3) Con OFICIO Nº 080-2012/OCI-MPH de fecha 25/06/.2012. El Gerente de Contabilidad recepciono todos los documentos que sustentan el gasto, que estaban firmados, sellados y autorizados por los Funcionarios pertinentes por ello derivo y aprobó el dichos pagos sin percatarse que todos eran ficticios 4) Con OFICIO Nº 036-2012/OCI-MPH de fecha 25/06/.2012. El señor Roger Castro señala que a su despacho le llegaron las facturas correspondientes para elaborar las órdenes de compra, Pero dichas cotizaciones no realizo su despacho porque era una compra directa y cuando hiso la observación le dijeron que solo se limitara a registrar y no ha observar. 5) Con OFICIO Nº 014-2012/OCI-MPH de fecha 25/06/.2012. La señora Tesorera señala que el expediente para el pago le derivó con todas las firmas autorizadas y por ello autorizó dicho pago sin tener en cuenta que todo este sustentado era falso.

EVALUACION DE ACLARACIONES 1) El Gerente de la M.P.H aduce la responsabilidad al Administrador, Contador y al tesorero. Pero el hecho de ocupar un cargo de alto nivel exige que su despacho sea el más exigente y cuidadoso en temas de este aspecto y más aun cuando las evidencias encontradas en su contra sustentan su participación en la adulteración y falsificación de documentos. Por lo tanto no desvirtúa el hallazgo. 2) El Gerente de Administrador no debió dejarse influenciar por el Gerente Municipal y el Alcalde para realizar la documentación. Ya que el debe de ser autónomo en sus funciones y decisiones que pudiera tomar. Por lo tanto no desvirtúa en el proceso de este hallazgo. 3) El Contador Jorge Castañeda al momento de recepcionar los documentos debió verificar antes remitir la documentación para su respectivo pago. Ya que su despacho está encargado no solo del registro de la documentación sino también de la fiscalización documentaria. Po lo tanto no desvirtúa el hallazgo 4) La Tesorera de la M.P.H debió de ser más cuidadoso al momento de verificar la autenticidad de los documentos para su respectivo pago y hacer el seguimiento del proceso a toda la documentación recepcionada. Po lo tanto no desvirtúa el hallazgo. 5) El Jefe de Abastecimiento al momento de recepcionar los documentos no debió de registrarla más si debió de observarlas a pesar de la presión por parte de otros funcionarios.

DETERMINACION DE RESPONSABILIDADES De la evaluación efectuada a los descargos no fueron suficientes para absolver la observación planteada; por consiguiente, se ha determinado Responsabilidad administrativa, Responsabilidad Civil y Responsabilidad Penal a las siguientes autoridades y funcionarios:

EXAMEN ESPECIAL AL AREA DE ADMINISTRACIÓN Órgano de Control Institucional

Grte. Municipal Robinson Ramón Cerrón – Grte. Administración Wilfredo Campos Soto – Contador Jorge Castañeda Curiñaupa – Jefe. Abastecimiento. Roger Castro Parián y la Tesorera. Nataly Huamán Paitan por haber hecho uso inadecuado de los recursos de Fondos de Caja Chica para cancelar compromisos por adjudicaciones y contrataciones directas que los mencionados funcionario y servidores efectuaron, las que a su vez se valieron en el uso de documentos y comprobantes de pago adulterados y falsificados; generándose así un perjuicio económico a la Municipalidad Provincial de Huancayo.

4. IRREGULARIDADES EN FAVORECIMIENTO Y CONSORCIO “BUENA AVENTURA”

OTORGAMIENTO DE LA BUENA PRO AL

De la verificación y evaluación a los documentos proporcionados por el área de administración de la Municipalidad Provincial de Huancayo, se ha encontrado la existencia de favoritismo en el otorgamiento de la buena pro al consorcio ¨BUENAVENTURA¨, para la realización de la obra Mejoramiento Vial de la Avenida ¨Riva Agüero¨ en la que se ha determinado que el encargado de dicha obra tenia vinculo de 2do grado por afinidad con el alcalde de la Municipalidad Provincial de Huancayo. Con la situación expuesta se ha incumplido con la Ley de Contratación y Adquisición del Estado en la que señala en su artículo N’57: ¨para el otorgamiento de la buena pro para la realización de obras no deberá existir ningún tipo de vínculo familiar por parte de los funcionario de la entidad municipal como de la entidad ganadora de la buena PRO…¨.

La causa se debe a la negligencia de personal encargado del otorgamiento de la buena pro que conociendo la ley y el vínculo familiar existente hiso caso omiso a está dando la buena pro al consorcio ¨Buenaventura¨ Como consecuencia el otorgamiento de la buena pro al consorcio Buenaventura se ha generado deficiencia en el proceso de ejecución de obras ya que existe el riesgo de la ejecución de la obra de mala calidad.

RESUMEN DE ACLARACIONES De las comunicaciones realizadas mediante oficios Nº 001, 002 y 006-2012/OCI-MPH emitidos el 25.06.12, a los funcionarios y servidores de la Municipalidad Provincial de Huancayo, se recepcionaron sus comentarios y/o aclaraciones, los cuales fueron evaluados y son los siguientes: 1) Con OFICIO Nº 050-2012/OCI-MPH de fecha 25/06/.2012. El Gerente Municipal señala que no hubo favorecimiento a ningún Proveedor si no que se toma en cuenta que en la Ciudad de Huancayo no haya buenos Empresarios en Construcción además que la Empresa ganadora es conocida a nivel Nacional y es de Garantía por ello se dio la preferencia ya que cumple con todo los requisitos del Proveedor y tiene la formalidad de la SUNAT y del Ministerio de Trabajo por tanto este proceso de contratación se encuentra en regla. 2) Con OFICIO Nº 062-2012/OCI-MPH de fecha 25/06/2012. El Gerente deAdministrador menciona que no participo en la apertura de sobres de los Proveedores porque lo realizaron el Comité de

EXAMEN ESPECIAL AL AREA DE ADMINISTRACIÓN Órgano de Control Institucional

compra. Al momento de revisar el sustento no se percato ni averiguo si las cotizaciones eran verídicas. 3) Con OFICIO Nº 036-2012/OCI-MPH de fecha 25/06/2012. El señor Gerente de Abastecimientos Víctor Guzmán Flores señala que designo una Comisión de compra por lo tanto desconoce del favorecimiento a un determinado Proveedor de Buena Ventura y solo se limito a revisar el sustento de la compra ya que no es su función.

EVALUACION DE ACLARACIONES 1) El Gerente Municipal obvio que de no haber buenos postores que cumplan con todo los requisitos requeridos por el proceso de adquisición esta se debió declarar “desierta”, para luego realizar una nueva convocatoria. Por lo tanto el hallazgo no desvirtúa 2) El Administrador de la M.P.H debió de ser más cuidadoso al momento de verificar la autenticidad de los documentos de las cotizaciones, propuestas técnicas y económicas para determinar su razonabilidad y veracidad por ser parte su función como administrado. Po lo tanto no desvirtúa el hallazgo. 3) El señor Roger Castro como Jefe de Abastecimiento debe de estar pendiente de todo el proceso de adquisición desde el requerimiento hasta el otorgamiento de la buena pro por tal motivo no desvirtúa el hallazgo.

DETERMINACION DE RESPONSABILIDADES De la evaluación efectuada a los descargos no fueron suficientes para absolver la observación planteada; por consiguiente, se ha determinado Responsabilidad administrativa y Responsabilidad Civil a las siguientes autoridades y funcionarios: Grte. Municipal Robinson Ramón Cerrón – Grte. Administración Wilfredo Campos Soto – Jefe. Abastecimiento. Roger Castro Parián por negligencia en el desempeño de sus funciones y por haber causado un perjuicio económico a la Municipalidad Provincial de Huancayo.

III.

CONCLUSIONES

Como resultado del Examen Especial se formulan las siguientes conclusiones:

3.1. Que, en la Licitación Pública No. 002-2011-CE/MPH convocada para la Adquisición de un (1) camión volquete de 15 m3, se estuvo realizando en forma irregular previo al otorgamiento de la Buena Pro y que además después de haberse realizado la compra el bien, este aun no se ha registrado la propiedad a nombre de la Municipalidad Provincial de Huancayo generándole un perjuicio económico por S/. 35,000.00 n.s.

EXAMEN ESPECIAL AL AREA DE ADMINISTRACIÓN Órgano de Control Institucional

Las observaciones que se determinaron en dicho Proceso de Adquisición, son: • •

La Adquisición no estaba contenido en el Plan Anual de Adquisiciones del año 2011. El aviso de convocatoria no indicaba la condición y año de fabricación de losvehículos a adquirir, que sí estaba contemplado en las Bases. • No se ha evidenciado que los dos (2) postores (Distribuidor y sub distribuidor) hayanprestado los documentos faltantes, como son:El Manual de Taller y la Garantía específica por cada vehículo. • Según las Actas de la Comisión Especial la Propuesta Técnica era conforme noexistiendo ninguna observación por parte de los Técnicos Expertos, y es con elInforme No. 001-2011CE/CPP de fecha 14 Jun.2011, que la Comisión Especialinforma al Alcalde las irregularidades existentes solicitando sea anulada de oficio elproceso un día después de haberse vencido el plazo para quedar consentida la BuenaPro. • Los formatos que usó la Comisión Especial tuvo un encabezamiento diferente a loscontenidos en las Bases del concurso. • Los hechos expuestos transgreden lo establecido en el Art. 3° del Texto Único Ordenadode la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado, así como lo establecido en losArts. 10°, 25° y 38° del Reglamento de la misma. (Observación N° 1). 3.2. Se ha determinado que a través de la Planilla Única de Pago de Remuneraciones se ha venido pagando indebidamente los conceptos de dietas por cesión de consejos a los servidores: • Abg. Robinson Ramón Cerrón - Gerente Municipal • CPCC. Wilfredo Campos Soto - Gerente de Administración • CPCC. Jorge Castañeda Curiñaupa - Contador • Eco. Pablo Neruda Del Caspio - Secretario General • Tec. Nataly Huamán Paitan – Tesorera (Observación N° 2). 3.3. Se ha determinado que en el año 2011 ha existido una inadecuada administración de los Fondos Fijos para Caja Chica destinado para Gasto de Funcionamiento y de Inversión, lo que conllevo a un descontrol en su utilización, al haberse adquirido bienes y servicios de manera directa, aun cuando se debió efectuar mediante procesos de selección, desnaturalizando el objetivo del uso de los fondos fijos para Caja Chica, el cual debió ser destinado exclusivamente para gastos menudos y urgentes, habiéndose autorizado comprobantes de pago que consignaban deficiencias, tales como: con signos visibles de haber sido adulterados, al haberse consignado con otro tipo de letra su emisión a nombre de la Municipalidad Provincial de Huancayo, por adquisiciones que no concuerdan con el giro del negocio del proveedor, por adquisiciones efectuadas en zonas urbanas y alejadas del perímetro de la ciudad, así como un comprobante de pago emitido a nombre de la Municipalidad de Junín. (Observación N° 3). 3.4. La Municipalidad Provincial de Huancayo a través del Comité Especial designado mediante Resolución de Alcaldía N° 035-2011-A/MPH del 20.Ene.2011, en el mes de marzo del año 2004 convocó tres (3) procesos de Adjudicación de Menor Cuantía para la adquisición de Material de Ferretería, destinados para la ejecución de las Obras:

EXAMEN ESPECIAL AL AREA DE ADMINISTRACIÓN Órgano de Control Institucional

• • •

“Cambio de Redes de Alcantarillado Calle 10 de la Av. Riva Aguero” por la suma de S/. 21,770.23. “Construcción de Veredas y afirmado de las Calles 1 y 2 del Jr. Jorge Chávez para la evacuación de Aguas Pluviales” por la suma de S/. 14,167.30. “Construcción de Veredas Mz. H, K, D, D, L y Richard Cushing por la suma de S/. 16,255.73.

La Dirección de Logística, estuvo en la obligación de consolidar dichos requerimientos por tratarse de bienes idénticos, a fin de que los mismos sean adquiridos mediante un proceso de mayor complejidad, sin embargo dichas adquisiciones fueron fraccionadas para ser adquiridas mediante procesos de Adjudicación de Menor Cuantía, en contravención a lo establecido en el Artículo 32° del Decreto Supremo N° 013-2001-PCM que Aprueba el Reglamento de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado. No obstante el Gerente Municipal en el año 2011 debió haber informado a CONSUCODE que a la fecha no se venían fraccionando las adquisiciones, sin embargo se observó que en el año 2011 la Municipalidad a través del Comité Especial designado mediante Resolución de Alcaldía N° 742206-A/MPH de fecha 07 de agosto de 2011 convocó dos procesos de Adjudicación Directa Pública para la Adquisición de bienes y contratación de servicios idénticos, destinados para la ejecución de las Obras: • •

“Mejoramiento Parque Miguel Cortés”, con un valor referencial de S/. 302,172.56. “Mejoramiento de la Vía Av. Riva Agüero y Construcción de 2da. Vía y 2da. Etapa de la Urb. Bello Horizonte”, con un valor referencial de S/. 228,854.00.

La administración municipal por tratarse de bienes y contratación de servicios idénticos, igualmente estuvo en la obligación de consolidar los requerimiento de dichos bienes para ser adquiridos mediante un proceso de Licitación Pública, sin embargo dichas adquisiciones fueron fraccionadas para ser adquiridas mediante dos procesos de Adjudicación Directa Pública, en contravención a lo establecido en el Artículo 36° del Decreto Supremo N° 084-2011-PCM que Aprueba el Reglamento de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado, más aún si los precitados procesos fueron convocados en forma simultánea. (Observación N° 4).

IV.

RECOMENDACIONES

En mérito a las conclusiones expuestas en el presente informe se propone las siguientes recomendaciones: Al Señor Alcalde de la Municipalidad Provincial de Huancayo: 4.1. Que, la Dirección Municipal disponga que la Dirección de Logística, bajoresponsabilidad implemente el “Registro de Procesos de Selección y Contratos” en elcual deben registrar todos los procesos de Adjudicación que se realizan, así como loscontratos derivados de los mismos, en cumplimiento al Reglamento de la Ley deContrataciones y Adquisiciones del Estado.

EXAMEN ESPECIAL AL AREA DE ADMINISTRACIÓN Órgano de Control Institucional

(Conclusión No. 1) 4.2. Que, la Dirección de Logística cumpla con remitir la información sobre los procesos deselección al Consejo Superior de Contrataciones y Adquisiciones del Estado -CONSUCODE y a la Contraloría General de la República, dentro de los plazosestablecidos, en cumplimiento a la normatividad legal vigente. (Conclusión No. 1) 4.3. Que la Gerencia Municipal en coordinación con la Gerencia de Administración adoptenacciones a fin de que en lo sucesivo los procesos de selección se convoque en las fechasprogramadas en el Plan Anual de Adquisiciones y Contrataciones del Estado, a fin decumplir con las metas programadas. (Conclusión No. 1) 4.4. Que la Gerencia de Administración disponga a la Oficina de Logística y la Unidad deAbastecimientos cumpla bajo responsabilidad con efectuar las adquisiciones de bienesdentro de su competencia funcional. (Conclusión No. 1) 4.5. Que la dirección de personal previa las planillas únicas de pagos de remuneraciones, verifique que la unidad de remuneraciones, cumpla bajo responsabilidad efectuar los descuentos por pagos indebidos a los funcionarios y servidores públicos de la Municipalidad Provincial de Huancayo, los mismos que son materia de observación en el presente informe. (Conclusión No. 2) 4.6. Que la dirección General de asesoría Jurídica de la Municipalidad Provincial de Huancayo inicie en calidad de urgente las acciones pertinentes a fin de recuperar lo indebidamente pagado a los servidores y funcionarios, mas los intereses legales que correspondas. (Conclusión No. 2) 4.7. Que se cautele mediante la implementación de adecuados controles internos el cumplimiento estricto de la normativa relacionada con la administración de los fondos de la municipalidad como es lo relacionado al manejo de los Fondos Fijos para Caja Chica. (Conclusión No. 3) 4.8. Que la directiva para la administración de los Fondos Fijos para Caja Chica se establezca los gastos a ser cubiertos a través de dichos fondos, los mismos que por su naturaleza deben ser destinados exclusivamente para gastos menudos y urgentes, tal como lo exige la normativa. Asimismo que la Oficina de Contabilidad ejerza un adecuado control en la ejecución de dicho desembolsos, a fin que los mismos se encuentren sustentado mediante comprobantes de pago debidamente emitidos, responsabilidad que además debe ser ejercida por los funcionarios y/o servidores a cargo de la autorización, en las diferentes instancias de la administración municipal. (Conclusión No. 3) Al Concejo Municipal: 1.

Que la Procuraduría Municipal, considerando los fundamentos de hecho y de derecho expuestos en el presente informe, formule la denuncia penal correspondiente contra el ex

EXAMEN ESPECIAL AL AREA DE ADMINISTRACIÓN Órgano de Control Institucional

Alcalde de la Municipalidad de Huancayo Sr. Fredy Arana Velarde, ex Director Municipal Ing. Héctor Hoyos Castillo, el ex Director General de Asesoría Jurídica Abogado Vidal Aurelio Alberca Barandiarán, la ex Directora General de Administración C.P.C. Carmen Padilla Yépez, así como contra el Abog. César Augusto Palacios Castro, por ser presuntos responsable del delito de APROVECHAMINETO INDEBIDO DEL CARGO O NEGOCIACION INCOMPATIBLE, tipificado en el Artículo 397° del Código Penal, en agravio de la Municipalidad de Huancayo, originando un perjuicio económico a la Municipalidad Provincial de Huancayo por la suma de S/. 49.654.70, monto al que se le incluirá los intereses que correspondan, por lo que se deberá considerar una reparación civil acorde, a fin de poder recuperar dicho monto (Conclusión No. 4)

Huancayo, 31 De Julio del 2012

____________________________ CPCC. ARANA PARODI, Ronald Supervisor de Auditoria - MPH Nº Matricula: 005-885

EXAMEN ESPECIAL AL AREA DE ADMINISTRACIÓN Órgano de Control Institucional

ANEXO Nº001 Comunicación De Hallazgos REF P/T

FECHA

OFICIO Nº

NOMBRES Y APELLIDOS

CARGO

OFICINA

ASUNTO

RECEPCION

FOLIO

01

25/06/12 001-2012/OCI-MPH

Robinson Ramón Cerrón

Gerente Municipal

Almacén

001-2012/OCIMPH

Comunicación De Hallazgos

04

02

25/06/12 002-2012/OCI-MPH

Wilfredo Campos Soto

Gerente de Administración

Gerencia

002-2012/OCIMPH

Comunicación De Hallazgos

04

03

25/06/12 003-2012/OCI-MPH

Jorge Castañeda Curiñaupa

Contador

Gerencia

003-2012/OCIMPH

Comunicación De Hallazgos

04

04

25/06/12 004-2012/OCI-MPH

Nataly Huamán Paitan

Tesorera

Contabilida 004-2012/OCId MPH

Comunicación De Hallazgos

03

05

25/06/12 005-2012/OCI-MPH

Pablo Neruda Del Caspio

Secretario General

Tesorería

005-2012/OCIMPH

Comunicación De Hallazgos

01

06

25/06/12

Roger Castro Parián

Jefe de Secretaria Abastecimiento

006-2012/OCIMPH

Comunicación De Hallazgos

04

006-2012/A-MPH

____________________ CPCC. Melida Pecho Rafael Nº Matricula: 005-885 Supervisor de la M.P.H

____________________ CPCC. Arana Parodi Ronald Nº Matricula: 005-885 Jefe del O.C.I

EXAMEN ESPECIAL AL AREA DE ADMINISTRACIÓN Órgano de Control Institucional

ANEXO Nº002 Memorándum de Control Interno

“MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE HUANCAYO”

MEMORÁNDUM DE PLANEAMIENTO

12.

ANTECEDENTES DEL EXAMEN ESPECIAL La acción de control practicada a la Municipalidad Provincial de Huancayo, denominada “EXAMEN ESPECIAL AL AREA DE ADMINISTRACION - 2012”, corresponde a una acción de control programada en el Plan Anual de Control 2012, aprobado por Contraloría General de la República, mediante Resolución de Vicecontralora General Nº 01-2012-CG, publicado el 14 de enero 2012; así como lo dispuesto en la Directiva N° 013-2012-CG/340, aprobada con Resolución de Contraloría N° 117-2012CG, de fecha 14 de Enero 2012. Conforme a la normativa vigente, el Jefe del Órgano de Control Institucional de la Municipalidad Provincial de Huancayo, comunicó el inicio de la Acción de Control al Titular del Pliego mediante Oficio Nº 031-2012-MPH/OCI de fecha 15 de Enero de 2012 y a la Contraloría General de la República mediante Oficio N° 032-2012-MPH/OCI de fecha 15 de Enero del 2012.respectivamente.

13.

ANTECEDENTES DE LA ENTIDAD La Municipalidad Provincial de Huancayo, es un gobierno local con autonomía política, económica y administrativa, cuyos objetivos principales son: ♦ Promover la adecuada prestación de servicios público local. ♦ Representar el vecindario. ♦ Promover el desarrollo integral, sostenible y armónico de su circunscripción. Rige su presupuesto según las disposiciones emitidas por el Ministerio de Economía y Finanzas. El Régimen Laboral de su personal empleado está sujeto al Decreto Legislativo N° 276, Ley de Bases de la Carrera Administrativa y de Remuneraciones del Sector Públicos y su Reglamento Decreto Supremo N° 005-90-PCM; y el personal obrero está comprendido bajo el régimen de actividad privada establecido en el Decreto Legislativo N° 728.

14.

OBJETIVOS DEL EXAMEN El Objetivo del Examen Especial al Área de Administración estará orientada a determinar el cumplimiento de la normativa vigente a nivel de sus aspectos administrativos y operativos, referidos a la adquisición de bienes y contratación de servicios, ejecución de obras y la evaluación de la información contable - financiera presentada a la Dirección Nacional de Contabilidad Pública para la formulación de la Cuenta General de la República, conforme a lo establecido en la Directiva Nº 013-2001-CG/B340,

EXAMEN ESPECIAL AL AREA DE ADMINISTRACIÓN Órgano de Control Institucional

aprobada mediante Resolución de Contraloría Nº 117-2001-CG de 27 de julio 2001 y según lo dispuesto por las Normas de Auditoría Gubernamental. Objetivo General Evaluar la implementación, funcionamiento y efectividad del sistema de control interno en la áreas administrativas y en actividades vinculadas con la misión y objetivos de la entidad; identificando y determinando el grado de solides, eficiencia y eficacia de los controles clave que aseguren a la Municipalidad Provincial de Huancayo el cumplimiento de sus objetivos y metas. Objetivos Específicos 3) Establecer si el planeamiento, los procesos de selección y la recepción de los bienes y servicios adquiridos por la municipalidad, se ejecutaron cumpliendo con las disposiciones establecidas en la normativa, bajo los criterios de racionalidad y transparencia; y con la calidad, oportunidad y precios adecuados. 4) Verificar si los procesos de adquisición y bienes y contratación de servicios, gastos de personal y demás conceptos relativos a egresos se sujetan a la normativa vigente y se registran e informan oportunamente y adecuadamente. 15.

ALCANCE DEL EXAMEN La presente Acción de Control se desarrollará bajo la forma de Examen Especial al Área de Administración en concordancia con las Normas de Auditoria Gubernamental (NAGU), aprobada por Resolución de Contraloría Nº 162-95-CG del 22 setiembre de 1995 y modificación última mediante Resolución de contraloría 259-2000-CG de fecha 13 de diciembre del 2000, y comprenderá la revisión de los estado financieros y la evaluación de la consistencia de los saldos presentados en los estados financieros preparados por la entidad y si presentan razonablemente la situación financiera, los resultados de sus operaciones y flujo de efectivo, de conformidad con las disposiciones vigentes. Asimismo, comprenderá la evaluación de la aplicación del cumplimiento de la normativa vigente en las fases de Programación, Formulación, Aprobación, Ejecución y Evaluación del Presupuesto de la Unidad Ejecutora, teniendo en cuenta las medidas complementarias de austeridad o restricción del gasto público; así como, establecer el grado de cumplimiento de los objetivos y metas previstas en el Presupuesto Institucional concordantes con las disposiciones legales vigentes. La presente acción de control también comprenderá la evaluación de la adquisición y la razonabilidad del valor de bienes patrimoniales de la municipalidad provincial de Huancayo. El periodo a examinar corresponde al periodo del 01 de enero hasta el 31 de diciembre del 2011. La Municipalidad Provincial de Huancayo Tiene como Órgano de Gobierno: Concejo Municipal Alcaldía. El Concejo Municipal es el Órgano de Gobierno que ejerce funciones normativas y fiscalizadoras. Está constituida por el Alcalde y los Regidores siendo el Alcalde responsables de ejercer funciones ejecutivas la Administración Municipal.

16.

NORMATIVA APLICABLE A LA ENTIDAD EXAMINADA

EXAMEN ESPECIAL AL AREA DE ADMINISTRACIÓN Órgano de Control Institucional

Las normas aplicables son las siguientes: Constitución Política del Perú de 1993 Ley Nº 27972, Ley Orgánica de Municipalidades y su modificatorias Ley Nº 28112 – Ley Marco de la Administración Financiera del Sector Público Ley Nº 28411 – Ley General del Sistema Nacional de Presupuesto Ley Nº 28693, Ley General del Sistema Nacional de Tesorería Ley N° 28708, Ley General del Sistema de Contabilidad. Ley Nº 29626, Ley de Presupuesto del Sector Público para el Año Fiscal 2012. Directiva Nº 001-2007-EF/77.15, Directiva de Tesorería. Decreto Supremo Nº 083-2004-PCM – Texto Único Ordenado de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado Decreto Supremo Nº 084-2004-PCM – Reglamento de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado, y sus modificatorias Resolución de Contraloría N° 195-88-CG – Aprueban Normas que Regulan la Ejecución de Obras Publicas por Administración Directa Reglamento de Organización y Funciones de la Municipalidad Provincial de Huancayo, aprobado mediante Ordenanza Municipal Nº 204-MPH/CM del 3 de Setiembre del año 2004. Manual de Organización y Funciones de la Municipalidad Provincial de Huancayo, aprobado mediante Ordenanza Municipal 204-MPH/CM del 3 de Setiembre del año 2004. Ley Nº 27785 – Ley Orgánica del Sistema Nacional de Control y de la Contraloría General de la República. Directiva Nº 012-2000-CG/OATJ-PRO – Autorización previa a la ejecución y Pago de Presupuestos Adicionales de Obras Públicas, Resolución de Contraloría Nº 036-2001-CG, modificada por resolución de Contraloría Nº 092-2003-CG Manual de Auditoria Gubernamental (MAGU), aprobado con Resolución de Contraloría Nº 152-98CG. Normas de Auditoria Generalmente Aceptadas (NAGAS) Normas de Auditoría Gubernamental (NAGU), aprobado con Resolución de Contraloría Nº 162-95CG y 259-2000-CG Normas de Control Interno, aprobado con Resolución de Contraloría Nº 320-2006-CG Ley Nº 28716 – Ley de Control Interno de las Entidades del Estado Guía de Auditoría de Obras Públicas por Contrata – Contraloría General de la República. 17.

PROGRAMA DE PROCEDIMIENTOS A EJECUTAR EN EL EXAMEN ESPECIAL Los Procedimientos del Examen Especial al Área de Administración y Cuestionarios de Control Interno tienen carácter de indicativos, por lo cual son flexibles y susceptibles de modificarse a criterio del auditor responsable del examen y se adjuntan al presente memorando.

18.

RECURSOS DE PERSONAL Y ESPECIALISTAS Para la ejecución de la “EXAMEN ESPECIAL ÁREA DE ADMINISTRACIÓN– PERIODO 2011”, se ha previsto la participación de una comisión conformada por el personal siguiente

EXAMEN ESPECIAL AL AREA DE ADMINISTRACIÓN Órgano de Control Institucional

Cargo

Nombres y Apellidos

Supervisor Auditor Encargado Integrante 19.

CPCC. Melida Pecho Rafael CPCC. Arana Parodi Ronald CPCC. Ramón Cerrón Robinson

PRESUPUESTO DE TIEMPO: Horas hombre por actividad: DÍAS ÚTILES

N° DE PERSONAS

TOTAL H/H

Planificación

3

2

48

Trabajo de Campo

22

5

544

Evaluación de Aclaraciones y/o comentarios

15

3

360

Redacción de Informe

5

4

160

Supervisión del informe

3

1

24

Sustentación ante Jefe del Órgano de Control Institucional

1

2

16

Remisión del Informe

1

1

8

TOTAL

50

1160

Los plazos para la ejecución del Examen se detallan a continuación: Fases de la Auditoria Planificación Ejecución Informe Total

Días Útiles 08 30 07 45

Plazos de ejecución Del Al 14.Ene.2012 27.Feb.2012 01.Feb.2012 06.Nov.2012 06.Nov.2012 15.Nov.2012

El cronograma de actividades y costos programa se presenta en los cuadros adjunto. 20.

COSTO DE LA ACTIVIDAD El costo estimado del Examen Especial Área de Administración, a practicarse en la Municipalidad Provincial de HUANCAYO, asciende a S/. 26 828.00

INTEGRANTES

TOTAL H/H

COSTO H/H REMUNERACIÓN S/.

Supervisor

220

47.00

10 340.00

Jefe de Comisión

398

26.00

10 348.00

Auditor Integrante

314

20.00

6 280.00

TOTAL

932

26 828.00

EXAMEN ESPECIAL AL AREA DE ADMINISTRACIÓN Órgano de Control Institucional

21.

INFORMES A EMITIR Y FECHA DE ENTREGA Como resultado del Examen Especial Área de Administración, se emitirá el Informe de conformidad con la NAGU 4.40 “Contenido del Informe”, aprobada por resolución de Contraloría N° 309-2012-CG de 14 de enero 2012, el cual será alcanzado a las instancias respectivas a los cincuenta y seis (56) días hábiles de iniciado el trabajo de campo, para la adopción de las acciones correctivas tendentes a superar las recomendaciones planteadas. Asimismo, si en la ejecución del examen Especial Área de Administraciónse evidencia indicios razonables de comisión de delito, o de presunta responsabilidad civil, se emitirá el Informe Especial respectivo de conformidad con lo dispuesto en la NAGU 4.50 “Informe Especial”, aprobada por Resolución de Contraloría N° 162-95-CG del 22.set.95 y sustituida por Resolución de Contraloría N° 012-2002-CG del 21.ENE.2002.

22.

FORMATO DEL INFORME En concordancia con lo establecido en la NAGU 4.4.0 “Contenido del Informe”, la estructura del Informe resultante del Examen Especial Área de Administración, será la siguiente:

VII.

INTRODUCCIÓN 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14.

Origen del examen. Naturaleza y Objetivos del Examen. Alcance del examen. Antecedentes y base legal de la entidad. Comunicación de hallazgos. Memorándum de Control Interno. Otros aspectos de importancia.

VIII.

OBSERVACIONES

IX.

CONCLUSIONES

X.

RECOMENDACIONES

XI.

ANEXOS

XII.

FIRMAS

Adicionalmente se emitirá una Síntesis Gerencial del Informe.

________________________ CPCC. Melida Pecho Rafael Nº Matricula: 005-885 Supervisor de la M.P.H

_________________________ CPCC. Arana Parodi Ronald Nº Matricula: 005-885 Auditor de la M.P.H

El Jefe de Órgano de Control Institucional que suscribe ha revisado el presente Plan de Examen Especial y Programa de Auditoría, encontrando conforme su contenido; aprobándolo y autorizando su ejecución. Jefe de la Oficina de Control Institucional.

HUANCAYO, MARZO del 2012

EXAMEN ESPECIAL AL AREA DE ADMINISTRACIÓN Órgano de Control Institucional

ANEXO Nº003 Aclaraciones y/o Comentarios Recepcionados REF P/T

FECHA

EXPEDIENTE

NOMBRES Y APELLIDOS

CARGO

OFICINA

REFERENCIA

ASUNTO

FOLIO

01

30/06/12 050-2012/OCI-MPH

CPCC. ARANA PARODI, Ronald

Jefe de OCI MPH

O.C.I.

001-2012/OCI- Aclaraciones De MPH Hallazgos

02

02

30/06/12 062-2012/OCI-MPH

CPCC. ARANA PARODI, Ronald

Jefe de OCI MPH

O.C.I.

002-2012/OCI- Aclaraciones De MPH Hallazgos

02

03

30/06/12 080-2012/OCI-MPH

CPCC. ARANA PARODI, Ronald

Jefe de OCI MPH

O.C.I.

003-2012/OCI- Aclaraciones De MPH Hallazgos

02

04

30/06/12 014-2012/OCI-MPH

CPCC. ARANA PARODI, Ronald

Jefe de OCI MPH

O.C.I.

004-2012/OCI- Aclaraciones De MPH Hallazgos

02

05

30/06/12 085-2012/OCI-MPH

CPCC. ARANA PARODI, Ronald

Jefe de OCI MPH

O.C.I.

005-2012/OCI- Aclaraciones De MPH Hallazgos

02

06

30/06/12

CPCC. ARANA PARODI, Ronald

Jefe de OCI MPH

O.C.I.

006-2012/OCI- Aclaraciones De MPH Hallazgos

02

036-2012/A-MPH

____________________ CPCC. Melida Pecho Rafael Nº Matricula: 005-885 Supervisor de la M.P.H

____________________ CPCC. Arana Parodi Ronald Nº Matricula: 005-885 Jefe del O.C.I

EXAMEN ESPECIAL AL AREA DE ADMINISTRACIÓN Órgano de Control Institucional

ANEXO Nº004 Documentos Emitidos REF P/T

FECHA

NOMBRES Y APELLIDOS

OFICIO Nº

CARGO

AREA

ASUNTO

FOLIO

01

10/01/12 001-2012/OCI-MPH

ECO. DIMAS ALIAGA CASTRO

ALCALDE

ALCALDIA

PLAN ANUAL DE CONTROL

14

02

10/01/12 002-2012/OCI-MPH

CPCC. PERCY GUTIERREZ ENCISO

JEFE DE LA C.G.R.-HYO

O.C.I.

PLAN ANUAL DE CONTROL

14

03

10/06/12 003-2012/OCI-MPH

ECO. DIMAS ALIAGA CASTRO

ALCALDE

ALCALDIA

ACREDITACION DE COMISION

05

04

10/06/12 004-2012/OCI-MPH

CPCC. PERCY GUTIERREZ ENCISO

JEFE DE LA C.G.R.-HYO

O.C.I.

ACREDITACION DE COMISION

05

05

10/06/12 005-2012/OCI-MPH

ECO. DIMAS ALIAGA CASTRO

ALCALDE

ALCALDIA

REQUERIMIENTOS DE DOCUMENTOS CONTABLES

01

06

17/06/12 006-2012/OCI-MPH

ECO. DIMAS ALIAGA CASTRO

ALCALDE

ALCALDIA

MEMORANDUM DE CONTROL INTERNO

01

07

18/06/12 007-2012/OCI-MPH

ECO. DIMAS ALIAGA CASTRO

ALCALDE

REITERO DE OFICIO ALCALDIA Nº 005-2012/OCIMPH

01

08

21/06/12 008-2012/OCI-MPH

ECO. DIMAS ALIAGA CASTRO

ALCALDE

ALCALDIA

REITERO DE OFICIO Nº 005, 0072012/OCI-MPH

01

____________________ CPCC. Melida Pecho Rafael Nº Matricula: 005-885 Supervisor de la M.P.H

____________________ CPCC. Arana Parodi Ronald Nº Matricula: 005-885 Jefe del O.C.I

EXAMEN ESPECIAL AL AREA DE ADMINISTRACIÓN Órgano de Control Institucional

ANEXO Nº005 Documentos Recepcionados REF

NOMBRES Y APELLIDOS

FECHA

OFICIO Nº

01

11/01/12

014-2012/A- CPCC. RONALD MPH ARANA PARODI

02

11/01/12

03

11/01/12

04

11/01/12

05

11/01/12

06

P/T

07

CARGO

AREA

REFERENCIA

ASUNTO

FOLIO

JEFE DE O.C.I/M.P.H.

O.C.I.

001-2012/OCIMPH

APROBACION DEL PLAN ANUAL DE CONTROL

01

CPCC. RONALD ARANA PARODI

JEFE DE O.C.I/M.P.H.

O.C.I.

002-2012/OCIMPH

APROBACION DEL PLAN ANUAL DE CONTROL

02

015-2012/A- CPCC. RONALD MPH ARANA PARODI

JEFE DE O.C.I/M.P.H.

O.C.I.

003-2012/OCIMPH

ACREDITACION DE COMISION

01

CPCC. RONALD ARANA PARODI

JEFE DE O.C.I/M.P.H.

O.C.I.

004-2012/OCIMPH

ACREDITACION DE COMISION

01

016-2012/A- CPCC. RONALD MPH ARANA PARODI

JEFE DE O.C.I/M.P.H.

O.C.I.

005-2012/OCIMPH

REMISIONDE DOCUMENTOS CONTABLES

123

017-2012/A- CPCC. RONALD 19/06/12 MPH ARANA PARODI

JEFE DE O.C.I/M.P.H.

O.C.I.

006-2012/OCIMPH

RECEPCION DE MEMORANDUM DE CONTROL INTERNO

01

26/06/12

1702012/CGR

1712012/CGR

019-2012/A- CPCC. RONALD MPH ARANA PARODI

JEFE DE O.C.I/M.P.H.

O.C.I.

008-2012/OCIMPH

REMISION DE REQUERIMIENTO DE DOCUMENTOS CONTABLES

____________________ CPCC. Melida Pecho Rafael Nº Matricula: 005-885 Supervisor de la M.P.H

____________________ CPCC. Arana Parodi Ronald Nº Matricula: 005-885 Jefe del O.C.I

111

EXAMEN ESPECIAL AL AREA DE ADMINISTRACIÓN Órgano de Control Institucional

Control De Oficios DOCUMENTOS EMITIDOS

01

02

03

04

05

06

07

08

09

10

11

12

Control De Oficios COMUNICACIÓN DE HALLAZGOS

01

02

03

04

05

06

07

08

09

10

11

12

____________________ CPCC. Melida Pecho Rafael Nº Matricula: 005-885 Supervisor de la M.P.H

____________________ CPCC. Arana Parodi Ronald Nº Matricula: 005-885 Jefe del O.C.I

EXAMEN ESPECIAL AL AREA DE ADMINISTRACIÓN Órgano de Control Institucional

http://www3.munipiura.gob.pe/municipalidad/oci.shtml