Examen Especial Danper

EXAMEN ESPECIAL AL AREA DE PRODUCCIÓN DE LA EMPRESA “DANPER TRUJILLO S.A.CC”

ÍNDICE Pág. I. II.

III.

IV. V.

VI.

Memorándum de planeamiento

2

Programa de Auditoria

16

II.1 Programa para el examen en el área de Producción

17

II.2 Programa para el examen en el área de RR.HH

19

Programa para evaluar el control interno

21

III.1 Programa para evaluar el control interno – área de producción

22

III.2 Programa para evaluar el control interno – área de RR.HH

24

Cuestionario de control interno

26

Papeles de Trabajo

28

V.1 Papeles de Trabajo – Área de producción

29

V.1 Papeles de Trabajo – Área de RR.HH

40

Informe final de auditoria

66

1

EXAMEN ESPECIAL AL AREA DE PRODUCCIÓN DE LA EMPRESA “DANPER TRUJILLO S.A.CC”

I. MEMORÁNDUM DE PLANIFICACION

2

EXAMEN ESPECIAL AL AREA DE PRODUCCIÓN DE LA EMPRESA “DANPER TRUJILLO S.A.CC”

1. ORIGEN DEL EXAMEN En cumplimiento con el contrato de servicios profesionales con la empresa agroindustrial DAMPER TRUJILLO S.A.C, efectuaremos una

examen

especial a las áreas de Administración de personal y Producción. 2. OBJETIVO DEL EXAMEN OBJETIVOS GENERALES:  Evaluar en forma integral el sistema de control interno.  Evaluar la estructura organizativa, políticas así también como la asignación de funciones y responsabilidades de la empresa.  Evaluar el cumplimiento eficiente y eficaz de las metas y objetivos de la empresa.  Evaluar la estructura organizativa y política de la entidad. OBJETIVOS ESPECIFICOS:  Evaluar la estructura orgánica, funciones y políticas del área de Producción.  Evaluar el grado de eficiencia y eficacia con que se han realizado las operaciones y los resultados obtenidos en el área citada.  Evaluar el grado de confiabilidad del sistema informático en las áreas objeto de estudio del examen.  Determinar el grado de cumplimiento de las políticas Medio Ambientales. 3. NATURALEZA Y ALCANCE  Nuestro examen será de naturaleza integral y cubrirá los siguientes aspectos: Ambiental, sistemas y gestión; el examen abarcará las operaciones comprendidas del 01 de Enero al 30 de Septiembre del 2013. 4. CONSTITUCION JURIDICA 3

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La empresa Agroindustrial “DAMPER TRUJILLO S.A.C” es una sociedad anónima cerrada, se encuentra legalmente constituida mediante escritura pública con la ficha de inscripción Nº 5824; ésta empresa se rige bajo la Ley 26887 - Ley General de Sociedades. 5. RESEÑA HISTORICA El origen del Nombre de DANPER proviene de Dan por Danmark (Dinamarca en danés) y Per por Perú. Dan per Trujillo SAC es una joint venture de capitales daneses y peruanos que comenzó sus operaciones en febrero del año 1994 en Trujillo - Perú. Las plantas de procesamiento están situadas en Trujillo y Arequipa. DANPER se dedica con mucho éxito a la actividad agroindustrial de producción y exportación de conservas de espárrago, alcachofa, pimiento del piquillo, hortalizas en general y frutas, así como espárragos frescos y congelados 6. INFORMACION PRELIMINAR  AUDITORIA DE GESTIÓN  No se cuenta con una estrategia para la selección de proveedores.  No existe un sistema de control de las materias primas.  No se cumple con el programa de adquisición y producción basándose en los estándares de calidad.  No se analiza las necesidades internas de la empresa ni las externas del mercado.  Deficiente capacitación al personal  Deficiencias en el proceso de selección de personal.  No cuenta con un Manual de Organización y Funciones actualizado  No existe una adecuada segregación de funciones.  Inadecuando control de asistencias y cumplimientos de horas de trabajo.  AUDITORIA DE SISTEMAS 4

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 Los equipos no cuentan con pólizas de seguros.  Deficiente seguridad de los equipos.  No realizan mantenimiento permanente a los equipos.  Los equipos no cuentan con paquetes de antivirus.  AUDITORIA AMBIENTAL  Los

trabajadores

no

tienen

conocimiento

de

las

normas

medioambientales.  No existe una adecuada reutilización de los residuos.  El personal no recibe capacitación sobre actividades medioambientales de reciclaje y reutilización de materiales.  No existen políticas para la eliminación de los desechos tóxicos. 7. DISPOSITIVOS LEGALES  Código Penal.  Ley del Medio Ambiente Nº 28245  Ley General de Salud Nº 26842.  Ley Orgánica para el Aprovechamiento Sostenible de los Recursos    

Naturales, Ley Nº 26821. Ley General de Aguas, Ley Nº 17752. Ley General de Residuos Sólidos, Ley Nº 27314. Reglamento de desagües Industriales D.S. Nº 028/60 S.A.CP.L. Reglamento de Protección Industrial para el Desarrollo de Actividades de la



Industria Manufacturera, D.S. Nº 019-97-ITINCI. Decreto Legislativo Nº 613, Código del medio ambiente y los recursos



ambientales. Aprobación de guías para la elaboración de estudios de impacto ambiental

 

– Resolución Ministerial Nº 108-99-ITINCI-DM. Código Penal Titulo XIII: Delitos contra la Ecología – D.L.635. Protocolo de Monitoreo de Efluentes Líquidos y Emisiones Atmosféricas –



R.M Nº 026-2000-ITINCI-DM. Reglamento Nacional de la Aprobación de Estándares de Calidad Ambiental y Límites Máximos Permisibles. D.S. Nº 044-98-PCM. 5

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

Normas técnicas que establecen Valores Límites Permisibles para Agentes Químicos en el ambiente de trabajo, D.S. Nº 0258-72-SA.

8. NORMAS INTERNAS  GESTIÓN:  Manual de Organización y Funciones  Reglamento Interno de Trabajo.  Reglamento de Organización funciones.  Manual de Procedimientos.  Normas Internas de Control.  Plan estratégico.  Plan operativo.  SISTEMAS:  Normas Internas de Aplicación de sistemas informáticos.  Normas Internas de Tecnologías de la Información.  Manual de procedimiento de sistemas.  AMBIENTAL:  Medidas para disminuir el impacto Ambiental.  Iniciativas de Responsabilidad Medioambiental  Manual de procedimientos ambientales. 9. ASPECTOS ADMINISTRATIVOS

JUNTA GENERAL DE ACCIONISTAS DIRECTORIO

GERENCIA GERENCIA GENERAL GENERAL ADJUNTA

6

AUDITORIA INTERNA

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GERENCIA DE ASUNTOS CORPORATIVOS

GERENCIA DE RR.HH

GERENCIA DE ADMINISTRACIO N G. COMERCIAL

G. DE PRODUCCION

GERENCIA LEGALG. DE RR.HH

 DIRECTORIO: Son funciones del directorio de la empresa las siguientes:  Autorizar al Gerente de la Sociedad para celebrar los siguientes contratos: 

Enajenar o grabar establecimientos de comercio de propiedad de la



sociedad. Nombrar y remover libremente el representante legal y a sus suplentes darles instrucciones y fijarles su remuneración.  Determinar solo las obligaciones del Gerente y Administradores de Sucursales. El Directorio convocará a Junta General Extraordinaria y para informar a los socios sobre la marcha de los negocios y la situación legal.  Determinar las políticas y presupuestos de la empresa los cuales deben ser propuestos conforme a los presentes estatutos por el gerente de la sociedad.  Designar dentro de sus miembros y siempre que lo considere necesarios uno o más delegados para que cumplan funciones específicas.

 GERENCIA GENERAL: Son fines del Gerente:  El Gerente responde ante la sociedad, los accionistas y terceros por los daños y perjuicios que ocasione por el incumplimiento de sus obligaciones.  Nombrar y remover a los empleados y obreros, como fijar sus sueldos y salarios.  Informar al Directorio de todos los asuntos y negocios.  Dirigir directamente la administración de la sociedad.  Organizar la contabilidad y el trabajo en las oficinas.

7

EXAMEN ESPECIAL AL AREA DE PRODUCCIÓN DE LA EMPRESA “DANPER TRUJILLO S.A.CC”  Girar, endosar, aceptar, pagar, negociar y avalar, en general, hacer toda clase de operaciones sobre letras de cambio, cheques y otros.  Llevar y firmar toda correspondencia de la sociedad.  Representar jurídicamente a la empresa.  CONTABILIDAD  Encargado de controlar el aspecto tributario.  Efectuar la codificación contable de los documentos a registrarse.  Mantiene

un

archivo

de

los

documentos

probatorios

de

las

operaciones registradas en cada sección.  Presentar los estados financieros.  Encargado de verificar que los registros contables estén en forma correcta.  Registrar y clasificar en forma sistemática y en términos monetarios las operaciones desarrolladas por la empresa, presentar balances mensuales y anuales a Gerencia General.  Pago oportunamente a los proveedores.  ÁREA DE PRODUCCIÓN  Determinar los niveles óptimos de producción de la institución ni mucho ni muy poco.  Elaborar pronósticos, programación y planificación de capacidad productiva.  Verificar la rotación de los inventarios.  Hacer cumplir las funciones del personal a su cargo como de sus requerimientos del personal del departamento de taller, mantenimiento, control de costos y capacitación.  Considerar diseño de puestos medición del trabajo y técnicas de motivación.  Garantizar la calidad de productos y servicios producidos.  Considerar control de calidad, muestras pruebas, certificación de calidad y control de costos.  Ver la distribución y equilibrio de las líneas de control y trasporte

8

EXAMEN ESPECIAL AL AREA DE PRODUCCIÓN DE LA EMPRESA “DANPER TRUJILLO S.A.CC”  AREA DE VENTAS:  Mantener una relación directa con el almacén, con la finalidad de contar con suficiente inventario.  Planeación de las ventas de la empresa en función a los objetivos  Programar estrategias y procedimientos de ventas  Selección del personal de ventas  Establecer los precios  Realizar publicidad y promoción de ventas

10. AMBIENTE DE CONTROL  El ambiente de control de la empresa refleja el compromiso del Directorio y de la Gerencia General para establecer una atmosfera positiva para la implementación y ejecución de las operaciones de negocios, mediante un buen funcionamiento de los controles internos.  En base a entrevistas con funcionarios y actividades realizadas en los aspectos de gestión,

sistemas y

ambientales

podemos

manifestar

que

existe

cierta

predisposición para brindar las facilidades de hacer el examen.

11. EVALUACIÓN DE RIESGO AREA DE PRODUCCION COMPONENTE

INDICADORES

9

RIESGO

EXAMEN ESPECIAL AL AREA DE PRODUCCIÓN DE LA EMPRESA “DANPER TRUJILLO S.A.CC” 1. 2.

Se evalúan mensualmente la ejecución de los planes operativos anuales. Existe índices de rendimiento para la materia prima e insumos más

3.

importantes. Existen variables exógenas: climatológicos que inciden en la adquisición de la

4. 5. 6.

materia prima. Se efectúa mantenimiento de la maquinaria trimestralmente. Las maquinarias y equipos cuentan con pólizas de seguro. Se elaboran cuadros de rendimientos y estadísticas de los productos

7. 8. 9. 10.

terminados, para medir la productividad. Se evalúa el desempeño del personal Existen programas para la elaboración de proyectos de mejora dentro el área. Las maquinarias y equipos están acorde del avance de la tecnología. No existen datos estadísticos de la producción con relación a periodos

GESTION

INTERMEDIO

anteriores. 11. Se emite un reporte a la gerencia al final de cada lote de producción. 12. No se produce con toda la capacidad instalada.

SISTEMAS INFORMATICOS

1. 2.

Se Realiza Mantenimiento Preventivo Del Hardware Y Del Software. Se Cuenta Con Un Programa Antivirus, Que Se Carga Inicialmente Al

3. 4.

Aprender La UPC. Cuenta Con UPS Para Evitar Pérdidas De Información. El Personal Del Área Cuenta Con Experiencia Necesaria Para El Manejo De

5. 6. 7.

Sistemas. No Se Cuenta Con Un Ambiente Adecuado Y Bien Acondicionado. No Cuenta Con Estabilizador De Fluido Eléctrico. Existen Un Control Sobre El Programa Del Módulo De Producción, Restringiendo Los Recurso Para Editar Cualquier Tipo De Información ya

Procesada. 8. Se Emiten Los Reportes De Producción Oportunamente. 9. El Sistema Y Los Programas Utilizados Cuentan Con Su Licencia Respectiva. 10. Existen Pólizas De Seguros Y Contratos De Mantenimiento De Los Equipos De Cómputo. 11. Existe Una Lista De Usuarios Permanente Y Ocasional Debidamente Autorizada.

10

INTERMEDIO

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1.

El

personal operativo tiene un conocimiento superficial de las normas y

políticas ambientales. 2.

Cuentan con guías de estudio de impacto ambiental.

3.

Cuentan con programas de adecuación del medio ambiente.

4.

No existe la emisión de residuos sólidos orgánicos que se vierten al mar.

5.

Existe la emisión de gases tóxicos, que se dispersan en el aire.

6.

Existen zonas de seguridad específicas en toda la planta.

7.

Existe presupuesto para la conservación y protección del medio ambiente.

8.

Los trabajadores disponen de implementos de seguridad industrial

AMBIENTAL

y están

capacitados para la manipulación de productos químicos de limpieza. 9.

No existe una persona responsable de controlar y supervisar las actividades de impacto significativo directo e indirecto sobre el medio ambiente.

10. No se dispone de un sistema de gestión ambiental, solo se procede según prácticas ambientales difundidas por entidades reguladoras. 11. No ha habido

quejas de la

comunidad, por las operaciones productivas

durante los últimos 4 años. 12. No se ha realizado auditoría ambiental del proceso productivo, desde el inicio de operaciones. No existe restauración del agua contaminada.

12. PROCEDIMIENTOS MINIMOS  Evaluaremos de manera integral el sistema de control

interno de las área

Auditadas  Evaluaremos la estructura orgánica de las áreas examinadas.  Evaluaremos las acciones y decisiones tomadas para el cumplimiento de los objetivos y metas, con criterio de eficiencia y eficacia en la utilización de los recursos materiales y recursos humanos.  Determinaremos la confiabilidad de la información producida por los sistemas informáticos.  Evaluaremos el sistema de gestión ambiental, referente a las áreas de producción, para determinar el grado de aceptación y cumplimiento de las normas ambientales: Internas y Externas.

13. FUNCIONARIOS RESPONSABLES CARGO

NOMBRE

11

ALTO

EXAMEN ESPECIAL AL AREA DE PRODUCCIÓN DE LA EMPRESA “DANPER TRUJILLO S.A.CC” Presidente del Directorio

Valencia Avendaño Crisálida

Gerente General

Rodríguez Ramírez Carlos

Gerente General Adjunto

Cabrera Méndez Jorge

Gerente de Producción

Vega Sánchez Martín

Administrador

Romero Córdova Korina

Contador

Córdova Broq Patricio

14. PERSONAL DE AUDITORIA CARGO Gerente de Auditoria

NOMBRE Ysla Cruz Manuel

Auditor

Guevara Simon Rosa

Supervisor

Carranza Borges Roger

15. CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES: ACCIONES

FECHA 01/01/13 01/02/13 30/09/2013

PLANEAMIENTO EJECUCION INFORME FINAL

16. PRESUPUESTO CARGO Gerente de Auditoria

HORAS HOMBRE 600

Auditor

500

Supervisor TOTAL HORAS HOMBRE

500 1600

17. PLANIFICACIÓN Este plan ha sido preparado en la primera semana de Junio se basó en el conocimiento de las actividades desarrolladas por la empresa Agroindustrial DAMPER TRUJILLO S.A.C y de las entrevista con la alta dirección y demás funcionarios y personal así como en la evaluación global de los controles internos.

12

EXAMEN ESPECIAL AL AREA DE PRODUCCIÓN DE LA EMPRESA “DANPER TRUJILLO S.A.CC” Este plan podrá ser modificado cuando las circunstancias lo ameriten de acuerdo con el resultado de nuestro trabajo y otros hechos que lo afecten para lo cual emitiremos un memorando sobre cambios posteriores a la planificación.

Trujillo, 08 de Junio del 2013

Ysla Cruz Manuel

Méndez Oliva Tatiana

(Gerente de Auditoria)

(Auditor Senior)

C.P.C . Dante Chávez Abanto.

II

13

EXAMEN ESPECIAL AL AREA DE PRODUCCIÓN DE LA EMPRESA “DANPER TRUJILLO S.A.CC”

PROGRAMA PARA EL EXAMEN EN EL ÁREA DE PRODUCCIÓN

N/

CODI

O

GO

APLICABL DESCRIPCION

E SI

14

NO

REF. P/T

FECHA

OBS.

EXAMEN ESPECIAL AL AREA DE PRODUCCIÓN DE LA EMPRESA “DANPER TRUJILLO S.A.CC”

1

AP1

Verificar que el legajo del personal del área se encuentre debidamente actualizado.

APPT-1

01/01/14

2

AP2

Verificar los equipos y materiales al interior del área de producción.

APPT-2

01/01/14

3

AP3

Verificación del cumplimiento de las políticas y normativas dentro del área.

APPT-3

01/01/14

4

AP4

Seleccionar una muestra de trabajadores y verificar el proceso de selección.

APPT-4

01/01/14

5

AP5

Seleccionar una muestra de trabajadores y verificar el uso de implementos de seguridad.

APPT-5

01/01/14

APPT-

6

AP6

Verificar si cuenta con programa vacacional, rotación y capacitación personal.

un de al

Verificar si el manual usuario, manual procedimientos y manual organización y funciones encuentran actualizados. Verifique mediante cronograma si se realiza mantenimiento de Equipos Cómputo en el Área Producción.

del de de se

6.1 APPT6.2

01/01/14

APPT6.3

7

8

AP7

AP8

un el de de

APPT-7

01/01/14

APPT-8

01/01/14

HECHO POR ROSA.G

15

SUPERVISADO POR ROGER C.

EXAMEN ESPECIAL AL AREA DE PRODUCCIÓN DE LA EMPRESA “DANPER TRUJILLO S.A.CC”

III PROGRAMA PARA EVALUAR EL CONTROL INTERNO – AREA DE PRODUCCIÓN 16

EXAMEN ESPECIAL AL AREA DE PRODUCCIÓN DE LA EMPRESA “DANPER TRUJILLO S.A.CC”

N/

CODI

O

GO

1

2

3

4

5

APLICABL DESCRIPCION

E SI

CAP1

Comprobar si las órdenes de pedido de materia prima tienen relación con las órdenes de compra del área de logística.

CAP2

Verificar si el área cuenta con un manual de usuario y manual procedimientos para los equipos informáticos y verificar el cumplimiento de ellos.

CAP3

Verificar si la empresa cuenta con un cronograma de mantenimiento de equipos de cómputo y verificar el cumplimiento de ellos.

CAP4

Verificar si el personal tiene conocimiento sobre las políticas e instrumentos de administración ambiental.

CAP5

Verificar el cumplimiento de las políticas medio ambientales de la empresa.

NO

REF.

FECHA

P/T

CAPPT1

CAPPT2

CAPPT3

CAPPT4

CAPPT5

01/03/13

01/03/13

01/03/13

01/03/13

01/03/13

HECHO POR ROSA.G

17

OBS.

SUPERVISADO POR ROGER C.

EXAMEN ESPECIAL AL AREA DE PRODUCCIÓN DE LA EMPRESA “DANPER TRUJILLO S.A.CC”

VI PAPELES DE TRABAJO – AREA DE PRODUCCIÓN

18

EXAMEN ESPECIAL AL AREA DE PRODUCCIÓN DE LA EMPRESA “DANPER TRUJILLO S.A.CC”

EMPRESA AGROINDUSTRIAL DAMPER TRUJILLO S.A.C EXAMEN EXPECIAL AREA DE PRODUCCIÓN

VERIFICACION DE LA ACTUALIZACIÓN DE LOS LEGAJOS DEL PERSONAL

ENUNCIADOS: A. B. C. D. E. F. G. H.

Partida de Nacimiento Grado Académico Título Profesional Asensos Documento de Identidad Falta de Disciplina Remuneración Antecedentes Penales

CONCLUSIÓN: En el examen realizado se encontró que el file del señor Carlos Aguilar López se encuentra incompleto pues faltan los antecedentes penales y la copia del Documento de Identidad. MARCAS: √ = Conforme Φ = No conforme

HECHO POR: Tantaquispe Paredes Irvin Joel FECHA: REVISADO POR: Carranza Borges Roger

19

FECHA

APPT1

EXAMEN ESPECIAL AL AREA DE PRODUCCIÓN DE LA EMPRESA “DANPER TRUJILLO S.A.CC”

EMPRESA AGROINDUSTRIAL DAMPER TRUJILLO S.A.C EXAMEN EXPECIAL AREA DE PRODUCCIÓN

20

EXAMEN ESPECIAL AL AREA DE PRODUCCIÓN DE LA EMPRESA “DANPER TRUJILLO S.A.CC”

"VERIFICACION DE LOS EQUIPOS Y MATERIALES"

Conclusión: En la verificación realizada se observó que existe maquinaria en mal estado y ma están correctamente almacenados. Marcas: √ = Conforme Φ = No conforme

HECHO POR: Tantaquispe Paredes Irvin Joel FECHA: REVISADO POR: Carranza Borges Roger FECHA

APPT2

EMPRESA AGROINDUSTRIAL DAMPER TRUJILLO S.A.C EXAMEN EXPECIAL AREA DE PRODUCCIÓN

21

EXAMEN ESPECIAL AL AREA DE PRODUCCIÓN DE LA EMPRESA “DANPER TRUJILLO S.A.CC”

"VERIFICACION DEL CUMPLIMIENTO DE LAS POLITICAS EN EL AREA DE PRODU

Conclusión: En la revisión realizada se pudo ver que hay trabajadores que no cumplen con las políticas de Marcas:

Cumple No Cumple

HECHO POR: Tantaquispe Paredes Irvin Joel FECHA: VERBorges CEDULA REVISADO POR: Carranza Roger AA-6 FECHA

APPT3 EMPRESA AGROINDUSTRIAL DAMPER TRUJILLO S.A.C EXAMEN EXPECIAL AREA DE PRODUCCIÓN

22

EXAMEN ESPECIAL AL AREA DE PRODUCCIÓN DE LA EMPRESA “DANPER TRUJILLO S.A.CC”

“VERIFICACION DEL PROCESO DE SELECCIÓN DEL PERSONAL”

Conclusión: Se ha observado que alguno de los trabajadores no pasaron una de las etapas del proce encuentra laborando en la empresa. Marcas: Revisado, conforme No Conforme

HECHO POR: Tantaquispe Paredes Irvin Joel FECHA: REVISADO POR: Carranza Borges Roger FECHA:

APPT-

EMPRESA AGROINDUSTRIAL DAMPER TRUJILLO S.A.C 4 EXAMEN EXPECIAL AREA DE PRODUCCIÓN

VERIFIQUE EL USO DE IMPLEMENTOS DE SEGURIDAD POR PARTE DE LOS TRABA

23

EXAMEN ESPECIAL AL AREA DE PRODUCCIÓN DE LA EMPRESA “DANPER TRUJILLO S.A.CC”

Comentario: Se determinó que los trabajadores del área de sanidad no tienen los implementos necesarios para s son ellos quienes están más en contacto con los desechos tóxicos.

HECHO POR: Tantaquispe Paredes Irvin FECHA: REVISADO POR: Carranza Borges Roger

Marcas:

Revisado, conforme No conforme

FECHA:

APPT5

EMPRESA AGROINDUSTRIAL DAMPER TRUJILLO S.A.C EXAMEN EXPECIAL AREA DE PRODUCCIÓN VERIFICACIÓN DEL PROGRAMA VACACIONAL DE ROTACIÓN Y CAPACITACIÓN AL

24

EXAMEN ESPECIAL AL AREA DE PRODUCCIÓN DE LA EMPRESA “DANPER TRUJILLO S.A.CC”

Comentario: El criterio adoptado por el auditor fue solicitar los programas de vacaciones de rotación y capacita respectiva.

Conclusión: De la revisión respectiva se concluye que el área de producción no cuenta con un programa de capacit HECHO POR: Tantaquispe Paredes Irvin FECHA: REVISADO POR: Carranza Borges Roger

Marcas:

Revisado, conforme

FECHA:

APPT6.1

EMPRESA AGROINDUSTRIAL DAMPER TRUJILLO S.A.C EXAMEN EXPECIAL AREA DE PRODUCCIÓN PROGRAMA VACACIONAL PARA EL ÁREA DE PRODUCCIÓN PERIODO – 2014

Comentario: El criterio adoptado por el auditor fue solicitar los programas de vacaciones de rotación y capacitación para la verificación respectiva.

HECHO POR: Tantaquispe Paredes Irvin FECHA: REVISADO POR: Carranza Borges Roger

Marcas:

Revisado, conforme

FECHA:

25

APPT6.2

EXAMEN ESPECIAL AL AREA DE PRODUCCIÓN DE LA EMPRESA “DANPER TRUJILLO S.A.CC” EMPRESA AGROINDUSTRIAL DAMPER TRUJILLO S.A.C EXAMEN EXPECIAL AREA DE PRODUCCIÓN

PROGRAMA DE ROTACIÓN DEL PERSONAL PARA EL ÁREA DE PRODUCCIÓ PERIODO - 2013

Comentario: El criterio adoptado por el auditor fue solicitar los programas de vacaciones de rotación y capacita respectiva.

HECHO POR: Tantaquispe Paredes Irvin FECHA: REVISADO POR: Carranza Borges Roger

Marcas:

Revisado, conforme

FECHA:

APPT6.3

EMPRESA AGROINDUSTRIAL DAMPER TRUJILLO S.A.C EXAMEN EXPECIAL AREA DE PRODUCCIÓN

VERIFICACIÓN DEL MANUAL DEL USUARIO, MANUAL DE PROCEDIMIENTO

26

EXAMEN ESPECIAL AL AREA DE PRODUCCIÓN DE LA EMPRESA “DANPER TRUJILLO S.A.CC” Y MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES

Comentario: Se ha verificado todos los manuales, donde se pudo comprobar que la empresa AGROINDUSTRIAL D

cuenta con todos los manuales antes mencionados, los cuales están aprobados y actualizados a excepción del manu no ha sido actualizado a la fecha.

HECHO POR: Tantaquispe Paredes Irvin FECHA: REVISADO POR: Carranza Borges Roger

Marcas:

Revisado, conforme

APPT-7

FECHA:

EMPRESA AGROINDUSTRIAL DAMPER TRUJILLO S.A.C EXAMEN EXPECIAL AREA DE PRODUCCIÓN

VERIFICACIÓN DEL CRONOGRAMA DE MANTENIMIENTO DE EQUIPOS DE CÓM

27

EXAMEN ESPECIAL AL AREA DE PRODUCCIÓN DE LA EMPRESA “DANPER TRUJILLO S.A.CC”

Comentario: Hemos verificado el cronograma de mantenimiento del primer semestre 2012, encontrándose que

cuenta con un cronograma de mantenimiento de los equipos, ejecutándose semestral, sin embargo se constato que n oportuno y total a dichos equipos.

EMPRESA AGROINDUSTRIAL DAMPER TRUJILLO S.A.C Marcas: EXAMEN EXPECIAL HECHO POR: Tantaquispe Paredes Irvin FECHA: AREA DE PRODUCCIÓN Revisado, conforme REVISADO POR: Carranza Borges Roger

APPT-7

FECHA: COMPARACIÓN DE LAS ÓRDENES DE PEDIDO DE PRODUCCIÓN CON LAS ÓRDENES DE COMPRA

Fecha de emisión

Cantidad TN.

05-01-13

450

Nº Orden de Compra O.C. 100-234

Nº Factura Nº Liquidación

Fecha de Emisión

Cantidad TN.

F/. 001-1121

07-01-13

450

10-02-13

400

O.C. 120-334

F/. 001-2310

11-02-13

340

05-03-13

350

O.C. 160-434

F/. 001-1010

07-03-13

280

10-04-13

400

O.C. 180-534

F/. 001-1888

12-04-13

400

03-05-13

420

O.C. 220-634

F/. 001-0019

05-05-13

420

CONCLUSIÓN: Al efectuar el procedimiento hemos tomado una muestra al azar , determinado que existe una diferencia en los meses de febrero con 60 TN y marzo con 70 TN de materia prima con respecto a las órdenes de compra emitidas por el área de logística.

LEYENDA:

Revisado, Conforme HECHO POR: Tantaquispe Paredes : No conforme Irvin FECHA: REVISADO POR: Carranza Borges Roger FECHA:

28

CAP PT-1

EXAMEN ESPECIAL AL AREA DE PRODUCCIÓN DE LA EMPRESA “DANPER TRUJILLO S.A.CC”

“EMPRESA AGROINDUSTRIAL DAMPER TRUJILLO S.A.C EXAMEN EXPECIAL AREA DE PRODUCCIÓN

VERIFICACIÓN DEL MANUAL DEL USUARIO, MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Y MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES

DESCRIPCIÓN

FECHA

AUTORIZADO SI NO 

MANUAL DEL USUARIO

APROB. 02.03.2013

MANUAL DE

20.04.2011



PROCEDIMIENTOS MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y

05.06.2013



ACTUALIZADO SI NO   

FUNCIONES.

CONCLUSIÓN: Sé ha verificado todos los manuales, donde se pudo comprobar que la empresa DAMPER TRUJILLO S.A.C, cuenta con todos los manuales antes mencionados, los cuales están aprobados y actualizados a excepción del manual de procedimientos que no ha sido actualizado a la fecha. LEYENDA:

Revisado, Conforme

HECHO POR: Tantaquispe Paredes Irvin FECHA: REVISADO POR: Carranza Borges Roger

CAPPT-2

FECHA:

29

EMPRESA AGROINDUSTRIAL DAMPER TRUJILLO S.A.C EXAMEN EXPECIAL AREA DE PRODUCCIÓN

VERIFICACIÓN DEL CRONOGRAMA DE MANTENIMIENTO DE EQUIPOS DE CÓMPUTO

EQUIPOS Mantenimiento (Enero – Marzo 2013) OBSERVACIONES Cant. Cod. Descripción Marca Si No Parcial 01 00103 Computadora Pentium III COMPAQ

√ No se dio mantenimiento. 02 00207 Computadora Pentium III SAMSUNG

√

02 00201 Computadora Pentium IV COMPAQ

√ No se dio mantenimiento. 02 00406 Impresora F4180 EPSON

√ Sólo se dio mante imiento a uno (1) 01 00410 Impresora 2170 EPSON

√

CONCLUSIÓN: Hemos verificado el cronograma de mantenimiento del primer semestre 2013, encontrándose que en el área de informática cuenta con un cronograma de mantenimiento de los equipos, ejecutándose semestral, sin embargo se constató que no se da un mantenimiento oportuno y total a dichos equipos. LEYENDA:

Revisado, Conforme HECHO POR: Tantaquispe Paredes Irvin FECHA: REVISADO POR: Carranza Borges Roger

CAPPT-3

FECHA

EMPRESA AGROINDUSTRIAL DAMPER TRUJILLO S.A.C EXAMEN EXPECIAL

AREA DE PRODUCCIÓN

VERIFICACION SOBRE EL CONOCIMIENTO DE LAS POLITICAS E INSTRUMENTOS DE AD AMBIENTAL

Conclusión: en las pruebas realizadas se ha podido constatar que existen instrumentos de administra no son aprobados, por tal motivo el personal tiene desconocimiento de los mismos. Marcas: Revisado, conforme

HECHO POR: CPC. Tantaquispe Paredes FECHA: REVISADO POR: Carranza Borges Roger FECHA: REVISADO

Irvin

CAPPT -4

EMPRESA AGROINDUSTRIAL DAMPER TRUJILLO S.A.C EXAMEN EXPECIAL AREA DE PRODUCCIÓN

"VERIFICACION DEL CUMPLIMIENTO DE LAS POLÍTICAS MEDIO AMBIENTALES DE LA

Conclusión: En el examen realizado hemos llegado a la conclusión que no se ha establecido las actividad

cumplimiento del "tratamiento de residuos sólidos" estipulada por escrito en las políticas ambientales de la empresa personal responsable de entregar el presupuesto para la implementación de esta política, aún no le ha hecho efect asignado.

Marcas: HECHO POR: Tantaquispe Paredes Irvin FECHA: REVISADO POR: Carranza Borges Roger FECHA:

Revisado, conforme No conforme

CAPPT -5

CRHPT

-11

VI. INFORME FINAL DE AUDITORIA

I.

INFORMACIÓN INTRODUCTORIA:  Origen del examen: Nuestro examen suscrito con la empresa AGROINDUSTRIAL DAMPER TRUJILLO S.A.C se realizó entre el 14 de Octubre y 02 de Diciembre del 2013.  Objetivos: Para el desarrollo de nuestro examen se persiguieron los siguientes objetivos:  Evaluar el Sistema de Control Interno.  Evaluar la estructura orgánica y las políticas del área de producción.  Evaluar el cumplimiento de metas y objetivos.  Evaluar el grado de confiabilidad de la información emitida por el sistema informático.  Evaluar el cumplimiento de Normas Ambientales.  Naturaleza y Alcance: La auditoría que hemos efectuado ha sido de naturaleza Integral relacionada con aspectos de gestión, de sistemas y ambientales; la misma que cubrió el período de 1° de Enero al 30 de Septiembre 2013. Para tal efecto se aplicó los procedimientos de Auditoría, sobre la base de comprobaciones selectivas, de las evidencias que respaldan los importes y datos expuestos en los aspectos mencionados. También comprende la evaluación de las principales estimaciones efectuadas por la Gerencia, así como una evaluación de documentos que se consideren necesarios para el normal desarrollo.

II.

HALLAZGOS:

ÁREA DE PRODUCCIÓN 

NO SE REALIZA LA ACTUALIZACION DE LOS LEGAJOS DEL PERSONAL Como resultado de la verificación, se determinó que hay trabajadores que no tienen completa la documentación requerida por la empresa. Al respecto el Manual de procedimientos indica: “Que todos los trabajadores deben tener la documentación solicitada completa.”

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FALTA DE CONTROL EN EL MANTENIMIENTO DE LOS EQUIPOS Y ALMACENAMIENTO DE LOS INSUMOS. En la revisión realizada se determinó que existen maquinarias que no están en buen estado, así también materia prima e insumos que no están debidamente almacenados donde corresponde. El Manual establece que se debe realizar un mantenimiento mensual de la maquinaria utilizada en la producción; asimismo que la materia prima y los

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insumos deben tener un lugar adecuado para su almacenamiento. VERIFICACION DEL CUMPLIMIENTO DE LAS POLITICAS DEL AREA DE PRODUCCIÓN. Se determinó en base a nuestras pruebas lo siguiente: Existe un grupo de trabajadores que conocen las políticas establecidas en el área y si las saben no las acatan. El Manual de Procedimiento establece: "Se debe hacer de conocimiento al personal de las políticas implementadas en el área ya sea de forma oral o por escrito, así mismo los trabajadores deberán

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acatar estas políticas. INCUMPLIMIENTO DEL PROCESO DE SELECCIÓN DEL PERSONAL De la revisión realizada se constató que hay trabajadores que no pasaron los exámenes respectivas sin embargo se encuentra laborando en la Empresa. El Manual de Organización y Funciones establece: “Se debe cumplir con realizar el proceso de selección del personal de acuerdo a las

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políticas establecidas en la Empresa. ALGUNOS TRABAJADORES NO CUENTAN CON IMPLEMENTOS DE SEGURIDAD

Se determinó que el personal de sanidad de la empresa, los cuales están en contacto con materiales tóxicos continuamente; no cuentan con implementos de seguridad adecuados. El manual de procedimientos establece, que al personal se le va a ser entrega de la indumentaria e implementos de seguridad necesario con el fin 

de velar por su seguridad y salud. FALTA DE CAPACITACIÓN AL

PERSONAL

DEL

ÁREA

DE

PRODUCCIÓN. De acuerdo a la auditoría realizada se ha comprobado que el personal del Área de Producción no está recibiendo cursos de capacitación que le permitan Ampliar sus conocimientos y estar actualizado con las últimas modificaciones y avances tecnológicos. Incumpliendo claramente el Manual de Organización y Funciones con respecto a la capacitación que debe recibir el personal del área, en forma 

adecuada y permanente. CARENCIA DE ACTUALIZACIÓN DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Se ha determinado que el área de producción no cuenta con un manual de procedimientos actualizados, para los cambios del módulo de producción del sistema informático. El manual de procedimientos establece la forma efectiva como se va

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efectuar las operaciones del módulo del área de producción. CARENCIA DE MANTENIMIENTO OPORTUNO Y TOTAL A LOS EQUIPOS DE CÓMPUTO Al realizar el examen se ha observado que los equipos de cómputo, utilizados para el módulo de Producción de la Empresa agroindustrial Danper SAC. no recibe un mantenimiento oportuno y total. De acuerdo a las políticas de la empresa, establece que se debe dar un mantenimiento a los equipos de cómputo por lo menos cada 3 meses y en

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forma total. EXISTE UNA DIFERENCIA CON RESPECTO A LAS ÓRDENES DE PEDIDO Y ORDENES DE COMPRA DE MATERIA PRIMA En la revisión y cruce de documentos fuentes tales como órdenes de pedido y órdenes de compra emitida por parte del área de logística, se ha determinado que existe una diferencia significativa en los meses siguientes:  Febrero, con una diferencia de 60 toneladas de materia prima.  Marzo, con una diferencia de 70 toneladas de materia prima.

El manual de procedimientos establece la forma efectiva como se va 

efectuar las operaciones de las compras de materia prima. CARENCIA DE ACTUALIZACIÓN DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL USO DE LOS EQUIPOS INFORMATICOS Se ha determinado que el área de producción no cuenta con un manual de procedimientos actualizados, para los cambios del módulo de producción del sistema informático. El manual de procedimientos establece la forma efectiva como se va

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efectuar las operaciones del módulo del área de producción. CARENCIA DE MANTENIMIENTO OPORTUNO Y TOTAL A LOS EQUIPOS DE CÓMPUTO Al realizar el examen se ha observado que los equipos de cómputo, utilizados para el módulo de Producción de la Empresa DAMPER TRUJILLO S.A.C no reciben un mantenimiento oportuno y total. De acuerdo a las políticas de la empresa, establece que se debe dar un mantenimiento a los equipos de cómputo por lo menos cada 3 meses y en

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forma total. LA EMPRESA

NO

ADMINISTRATIVOS

HA

APROBADO

AMBIENTALES

LOS

INSTRUMENTOS

RELACIONADOS

CON

LA

GESTIÓN AMBIENTAL En la revisión realizada se constató que el personal encargado de elaborar los instrumentos de Administración Ambiental aún no concluye con dichos documentos. Esto se contrapone, al Manual de Procedimientos; el cual indica: "Que los Instrumentos de Administración Ambiental deben estar elaborados en el 

plazo establecido y debidamente actualizados. DEFICIENCIA EN LA IMPLEMENTACION DE POLITICAS MEDIO AMBIENTALES Se determinó que no se le ha implementado las actividades y procesos para el tratamiento de los residuos sólidos. Según Manual de procedimientos indica: "Se debe asignar en el presupuesto anual, un monto de acuerdo a las posibilidades de la empresa para la implementación de políticas, y actividades para el tratamiento de los residuos sólidos.

III.

OBSERVACIONES:

ÁREA DE PRODUCCIÓN  NO SE REALIZA LA ACTUALIZACION DE LOS LEGAJOS DEL PERSONAL Esto se debe a la falta de control de la documentación requerida y la falta de supervisión por parte de la Gerencia para el cumplimiento de las normas establecidas. Esta situación ocasiona un desorden documentario y la falta de información del personal que labora en el área, asimismo dificulta la toma de decisiones.  FALTA DE CONTROL EN EL MANTENIMIENTO DE LOS EQUIPOS Y ALMACENAMIENTO DE LOS INSUMOS. La causa de este problema se encuentra en la falta de supervisión y control de la gerencia para el cumplimiento de las normas. Este hecho ocasiona que los procesos de producción sean más lentos pues la maquinaria no recibe el mantenimiento adecuado; así también esta situación podría generar algún tipo de accidente con los insumos pues no tiene un lugar adecuado para su almacenamiento.  VERIFICACION DEL CUMPLIMIENTO DE LAS POLITICAS DEL AREA DE PRODUCCIÓN. EL hecho de esta situación encontrada es debido a la falta de supervisión efectiva de la gerencia hacia los encargados del área y de estos para con el personal al no exigir el cumplimiento de las políticas Esto conlleva a que existan un desorden y falta de control en los trabajadores, por otro lado aumento de los costos de producción y un deficiente desempeño de las labores.  INCUMPLIMIENTO DEL PROCESO DE SELECCIÓN DEL PERSONAL Este hecho se debe a la falta de control de la Gerencia en el proceso de selección del personal; ocasionando que la empresa cuente con trabajadores no capacitados para realizar la labores de producción.

 ALGUNOS TRABAJADORES NO CUENTAN CON IMPLEMENTOS DE SEGURIDAD Lo anterior es producto del descuido originado por la gerencia en no distribuir los implementos de seguridad a todos los trabajadores teniendo en cuenta el riesgo de las actividades de cada trabajar. Esto provoca en el personal, enfermedades continuas como respiratorias y de la piel; además, de continuo reclamos por parte de los trabajadores exigiendo sus derechos, los cual genera un inestable clima laborar.  FALTA

DE

CAPACITACIÓN

AL

PERSONAL

DEL

ÁREA

DE

PRODUCCIÓN. Esto se debe al incumplimiento de lo establecido en el Manual de Organización y Funciones y a la poca supervisión que existe por parte de la Gerencia. Como consecuencia de esto ocasiona que los resultados del trabajo realizado por el personal no sean oportunos y a la vez deficientes para la toma de decisiones.  CARENCIA DE ACTUALIZACIÓN DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Esto se debe a la falta de interés y preocupación por parte de la Gerencia, de tener el correspondiente manual de procedimientos actualizados. Esta situación ha generado la disminución en la efectividad y eficiencia en el desarrollo de las operaciones del área de producción.  CARENCIA DE MANTENIMIENTO OPORTUNO Y TOTAL A LOS EQUIPOS DE CÓMPUTO Esto se debe a la falta de interés y preocupación del área de Informática en actualizar su cronograma de mantenimiento. Esto puede generar sobrecostos en los gastos de producción.  EXISTE UNA DIFERENCIA CON RESPECTO A LAS ÓRDENES DE PEDIDO Y ORDENES DE COMPRA DE MATERIA PRIMA Esto se debe a la falta de interés por parte del área de logística que no atiende las órdenes de pedido conforme a lo requerido.

Esta situación ha generado la disminución en la producción por no a tender los pedidos completos de planta, trayendo consigo como consecuencia los incumplimientos de pedidos para los clientes. Asimismo esta situación genera falta de efectividad y eficiencia en el desarrollo de las operaciones del área de producción.  CARENCIA DE ACTUALIZACIÓN DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL USO DE LOS EQUIPOS INFORMÁTICOS. Esto se debe a la falta de interés y preocupación por parte de la Gerencia, de tener el correspondiente manual de procedimientos actualizados. Esta situación ha generado la disminución en la efectividad y eficiencia en el desarrollo de las operaciones del área de producción.  CARENCIA DE MANTENIMIENTO OPORTUNO Y TOTAL A LOS EQUIPOS DE CÓMPUTO Esto se debe a la falta de interés y preocupación del área de Informática en actualizar su cronograma de mantenimiento. Esto puede generar sobrecostos en los gastos de producción.  LA

EMPRESA

NO

ADMINISTRATIVOS

APROBADO

AMBIENTALES

LOS

INSTRUMENTOS

RELACIONADOS

CON

LA

GESTIÓN AMBIENTAL Este hecho es producto de la falta de control de la gerencia en el cumplimiento de las normas establecidas en el Manual. Provocando que el personal no cuente con un Sistema de Control Ambiental, ocasionando un impacto negativo en el medio ambiente pues no hay un conocimiento del nivel de riesgos que genera las actividades de producción.  DEFICIENCIA EN LA IMPLEMENTACION DE POLITICAS MEDIO AMBIENTALES Esto se debe a que el comité ambiental encargado de equipar el sistema del tratamiento de desechos sólidos no ha recibido el valor asignado en el presupuesto anual de la empresa. Asimismo, la falta de supervisión por

parte de los responsables encargados del pago, además de la falta de supervisión por parte de la gerencia. Esto genera en la empresa inseguridad en cuanto al ambiente y a la salud tanto de los trabajadores, como de los habitantes de la comunidad donde se encuentra la empresa. A demás provoca daños irreversibles en el medio ambiente.

IV.

RECOMENDACIONES:

ÁREA DE PRODUCCIÓN 

Se recomienda a la Gerencia supervisar a los trabajadores a los cuales delega responsabilidades para que se regule la documentación faltante y así facilitar la toma de decisiones completa la documentación requerida por

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la empresa. Se recomienda a la gerencia implementar controles para el cumplimiento inmediato de la norma, para que de esta manera las operaciones de

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producción se realicen de manera eficiente. Se le recomienda a la empresa en la medida de lo posible subsanar estas deficiencias encontradas comunicando las políticas de la empresa a todo el personal del área de producción, con el fin de que dicho personal pueda cumplir con las normas establecidas en la citada área para la mejora de la

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productividad. Se recomienda a la Gerencia participar en el proceso de selección del personal, para evitar este tipo de acciones y mejorar la calidad de sus

trabajadores.  Se recomienda a la gerencia hacer la distribución de los implementos de seguridad así como del monitoreo de las actividades de los trabajadores 

para velar por su seguridad. Se recomienda a la Gerencia General instruya al Jefe del área de Producción Para que se dicte Inmediatamente los Cursos de capacitación y actualización a todo el personal.

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Se recomienda a la gerencia tomar las medidas correctivas necesarias para la actualización del manual de procedimientos del Módulo de



Producción del Área de Producción. Se recomienda a la Gerencia instruir al Jefe del Área de Informática para

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que adopte las medidas correctivas bajo responsabilidad de dicha Jefatura. Se recomienda a la Gerencia General en coordinación con el jefe del área de logística para que adopte las medidas correctivas bajo responsabilidad

en el área de producción.  Se recomienda a la gerencia tomar las medidas correctivas necesarias para la actualización del manual de procedimientos del Módulo de 

Producción del Área de Producción. Se recomienda a la Gerencia instruir al Jefe del Área de Informática para



que adopte las medidas correctivas bajo responsabilidad de dicha Jefatura. Se recomienda a la Gerencia agilizar la elaboración y aprobación de estos



instrumentos. Se recomienda a la gerencia, hacer efectiva la supervisión en la distribución del presupuesto para así, velar el cumplimiento de políticas y sus actividades.