Evolucion de La Ofimatica

 

EVOLUCION DE LA OFIMATICA Primera fase (1975 - 1980) La ofimática de una empresa se componía de elementos aislados, es decir ,un procesador de textos, una hoja de cálculo, etc. Estos elementos no tenían interrelación entre sí, la formación era muy costosa y la interfaz con el usuario árida. Esta incipiente ofimática estaba soportada por grandes ordenadores corporativos.

Segunda fase (1980 - 1990) Irrumpen los paquetes integrados, conjuntos de herramientas que daban solución a la mayoría de las funcionalidades normalmente requeridas. Presentaban el inconveniente de tener que adquirir todo el paquete aunque se necesitase únicamente una o dos funciones del mismo y sobre todo, la formación no sólo era imprescindible, sino costosa. La interfaz de usuario seguía siendo orientada a carácter. La ofimática en este punto sigue teniendo una importancia de segundo orden frente a aplicaciones de mayor entidad dentro de la empresa, éstas aplicaciones estaban centralizadas en un gran ordenador central del que dependían terminales sin capacidad de proceso. En los últimos años 80, como consecuencia de la experiencia adquirida por los fabricantes del sector informático y debido al cambio de estrategia de éstos hacia la fabricación de productos para ordenadores personales, se abaratan los costes y aumentan las prestaciones tanto en soporte físico como lógico de forma espectacular.

Tercera fase (a partir de 1990) La ofimática moderna, está apoyada por ordenadores personales con alta capacidad de proceso, monitores en color y soporte lógico desarrollado con nuevas tecnologías de programación orientada a objetos (OOP). A estos factores hay que añadir el auge experimentado por las diferentes comunicaciones y a la creciente utilización de redes locales de ordenadores personales. El equipo lógico se compone de paquetes modulares con una completa interrelación entre sí, productos que comparten información y procesos, pudiéndose adquirir únicamente lo que se necesita.  Aparecen nuevos estándares nuevos estándares de interfaz interfaz gráfica de de usuario que permiten permiten reducir el tiempo tiempo de formación de usuarios al mínimo y surge el concepto de "Trabajo en Grupo". La información fluye a través de las redes de área local y es compartida por todos los miembros de un grupo de trabajo que no tienen que estar necesariamente en un mismo edificio. Esta capacidad tecnológica de hacer "circular" la información sin la necesidad de tener un soporte en papel lleva a pensar en el futuro: "la oficina sin papel". En este punto surgen las suites como conjunto de aplicaciones que al ser utilizadas conjuntamente ofrecen ventajas adicionales en cuanto a integración y facilidad de uso, y cuyos distintos componentes se encuentran también disponibles en el mercado como productos independientes. La auténtica ventaja de las suites es la integración: la capacidad de las aplicaciones para compartir datos e interactuar entre sí de una manera que sería imposible si funcionasen por separado. Una mayor integración aumenta la productividad. La suite debe incluir un gestor centralizado que supervise los programas que la componen, y ofrecer herramientas compartidas para realizar las operaciones más

 

habituales. Todas las aplicaciones componentes deben poder intercambiar datos de forma transparente.  A la hora de elegir una determinada determinada suite se deben estudiar las diferen diferentes tes aplicacion aplicaciones es componentes según las características que van a ser tratadas a continuación, pero si tiene un volumen importante de archivos en un determinado formato, o ha dedicado mucho tiempo y/o dinero a formar a sus usuarios o a desarrollar macros para un determinado programa, se puede seleccionar la suite que contenga la mayor proporción de las aplicaciones que ya se están utilizando.

QUE ES OFIMATICA? El término ofimática viene de la unión de oficina e informática y trata de la automatización de oficinas y de los procesos del trabajo que se realizan en su seno. Su objetivo es cubrir las necesidades de la oficina en cualquier organización. Dichas herramientas ofimáticas estarán siempre orientadas a personal no especializado en informática y precisarán del menor tiempo posible de formación abarcando un amplio abanico de funciones típicas de la gestión de una oficina, como por ejemplo: • Automatización de correspondencia.  correspondencia.  • Mecanografía.  Mecanografía.  • Mantenimiento de ficheros (miembros de organismos, de organismos, acuerdos etc.) • Mantenimiento de datos que requieren continuos cálculos (presupuestos). cálculos  (presupuestos). • Presentación de informes y propuestas.  propuestas.  • Control del flujo de trabajo dentro de los distintos departamentos.  departamentos.   • Elaboración de presentaciones.  presentaciones.  • Realización Realización de gráficos y estadísticas sencillas.

Conceptos y Funcionalidades Básicas Comunes Ayudas  Aunque el entorno gráfico es altamente intuitivo, la potencia de los nuevo nuevos s productos productos ofimáticos ha favorecido que los distintos fabricantes desarrollen diferentes sistemas de ayuda orientados a que el usuario obtenga el mayor rendimiento de la herramienta en el menor tiempo posible y de la manera más cómoda.

Existen distintos niveles de ayudas: • Ayuda de interfaz gráfica : consta de barras de botones, índice y búsqueda por temas, ventanas emergentes y cuadros de diálogo. Este tipo de ayuda, el más habitual, es en general un completo manual de usuario. • Ayudas expertas : permiten al usuario realizar una tarea guiado paso a paso, a través de preguntas sencillas que concluyen en la realización de la tarea deseada. • Asistente de ideas o gráfico : el programa va intercalando sugerencias prácticas sobre la forma en la cual tratar el documento o realizar una determinada función. • Ayuda sensible al contexto : dependiendo del lugar de la aplicación se proporciona un tipo de ayuda relativa a la operación que se quiera desarrollar. • Tutoriales : realizan un recorrido a través de las principales funcionalidades del producto como se puede ver en la figura.

Barra de Botones

 

Las barras de botones son conjuntos de iconos organizados de distinta forma dependiendo del producto. Su funcionalidad es la de proporcionar al usuario un "camino rápido" e intuitivo para realizar todas aquellas tareas que podría efectuar a través del teclado.  Asimismo algunos productos cambian su barra de botones en función de la tarea que se está desarrollando, por ejemplo, variarán los iconos disponibles si se está dando formato a una celda o si se está trabajando directamente sobre un gráfico, gráfic o, implementando aquellos que son útiles para la tarea en cuestión. En cuanto a las barras de botones se deben considerar que el programa posea las siguientes funcionalidades: • Disponibilidad de iconos predefinidos.  predefinidos.  • Creación de nuevos iconos.  iconos.  • Personalización Personalización de las barras de iconos. • Ubicación de la barra de iconos en distintos lugares de la pantalla.  pantalla.   • Ayuda contextual en la barra de estado o de título acerca de la funcionalidad del icono sobre el cual está situado el puntero del ratón.

Macrocomandos Los macrocomandos o "macros" consisten en un conjunto de pulsaciones de teclas, teclas especiales y comandos previamente grabados que pueden ejecutarse cada vez que se desee. Se pueden crear macros grabando las pulsaciones de teclado o utilizando los comandos de macro incluidos en el producto. Las "macros" han pasado de ser un fichero donde se almacenaban pulsaciones de tecla y posteriormente se ejecutaban de forma secuencial, a convertirse en un pseudolenguaje de programación. Todo esto permite al usuario crear sus propias utilidades para automatizarlas tareas más repetitivas.

Importación / Exportación Facilidad de poder enlazar documentos desde un producto a otro con distintos formatos. Hay que considerar el hecho de que no sólo se intercambian datos entre productos semejantes, por ejemplo entre procesadores de texto, sino que es muy frecuente la necesidad de acceder a información de otro tipo de productos, como por ejemplo, importar datos de una base de datos a una hoja de cálculo, etc.

Visualización Los documentos, ya sean pertenecientes a una hoja de cálculo, procesador de textos o un paquete de gráficos y presentaciones deben poderse visualizar en distintas escalas, por debajo o por encima del 100%, sobre el tamaño inicial permitiendo al usuario trabajar con la mayor comodidad posible. Existen diferentes formas de visualizar el documento sobre el cual se está trabajando y cada producto ofimático implementa uno o varios de ellos en función de la calidad del mismo:

 

• Modo WYSIWYG (Lo que se ve es lo que se obtiene). • Página completa y doble página en  en   la que se puede visualizar una imagen general de cómo queda la página pudiendo incluso desplazar elementos gráficos e insertar o borrar líneas para dar un aspecto homogéneo al documento. Este tipo de visualización es propia de los procesadores de texto. • A escalas distintas, por debajo o por po r encima del 100%. Este modo lo incorporan todos los productos ofimáticos • "Zoom": marcando con el ratón el área que se desea  desea   ampliar. Este modo lo incorporan los paquetes de gráficos y presentaciones.

Previsualización e impresión  Antes de imprimir un documento documento es importante conocer de antemano cual va a ser el aspecto del mismo, su estética, ubicación de gráficos en la página etc., con el objeto de no desperdiciar tiempo ni papel en sucesivas pruebas de impresión. Esta es la facilidad que ofrece el modo de visualización WYSIWYG en los procesadores de texto y paquetes de gráficos y presentaciones, sin embargo la mecánica de imprimir una hoja de cálculo es sensiblemente distinta. En este caso, se selecciona un rango de celdas y es en este punto cuando se hace importante que el producto disponga de un buen sistema de previsualización del documento final y retoque del bloque a imprimir. Los aspectos a valorar serán los siguientes: • La representación de forma visual de los márgenes superior e inferior   inferior   de la página, pudiendo ubicar correctamente y de forma gráfica el bloque a imprimir. • Ajuste de forma automática del bloque bloq ue a imprimir encajándolo en la página a base de reducir el tamaño de letra. • Inclusión de encabezados / pies de página, pá gina, así como la numeración de las mismas. Dentro de la impresión tiene gran importancia los drivers soportados, la resolución y la compatibilidad Postcript.   Los drivers o controladores de dispositivos son componentes software que contienen las instrucciones necesarias para controlar la operativa de un periférico, como en este caso una impresora.

G.U.I. Es una facilidad que otorga al usuario la posibilidad de crear cuadros de diálogo con listas desplegables, botones de confirmación, botones a los cuales se pueden asignar macrocomandos y otras funcionalidades con el objeto de automatizar funciones repetitivas. Tendencias Tecnológicas y del Mercado Entre las principales tendencias actuales de los productos ofimáticos destacan las siguientes: • Trabajo en grupo. La compartición de información y recursos está cimentada sobre una sólida plataforma tecnológica de redes de área local, esta tendencia es ya un hecho en oficinas con un entorno ofimático avanzado. • Multimedia. El fenómeno multimedia representa una auténtica revolución tanto en la presentación de la información como en la estructura misma de la comunicación. Se entiende por Multimedia Interactiva a la conjugación de múltiples canales de información (texto, imagen, sonido, animación y vídeo) integrados a través de medios

 

electrónicos, con el fin de presentar información y establecer una comunicación efectiva con el usuario. El fuerte crecimiento de las prestaciones de los ordenadores personales así como del software de aplicación y los precios cada vez más asequibles, están propiciando la rápida entrada en el mercado de esta tecnología. • Herramientas multiplataforma. La evolución tecnológica en cuanto a conectividad y la creciente necesidad de la integración de los diferentes sistemas existentes, están propiciando el desarrollo de productos capaces de trabajar en diferentes plataformas. De hecho, numerosos fabricantes se están inclinando hacia la adaptación y desarrollo de sus productos ofimáticos sobre Java estándar. Esto hace a sus aplicaciones independientes del sistema operativo o plataforma puesto que del navegador que debería estar instalado en la misma existe una "máquina virtual" ("virtual machine" ), ), encargada de interpretar el lenguaje Java (todo navegador tiene esta característica, independientemente de la plataforma para la que se haya desarrollado). • Integración de herramientas ofimáticas. Los fabricantes en su afán por acaparar mercado están lanzando una serie de productos llamados suites, que son grupos de aplicaciones que al ser utilizadas conjuntamente, ofrecen según los fabricantes ventajas adicionales en cuanto a integración y facilidad de uso. Un requisito imprescindible es que los distintos componentes de la suite también se encuentren disponibles en el mercado como productos independientes, y que éstos figuren en la élite de las aplicaciones ofimáticas del momento.  Al elegir un producto de estas características características es importante importante valorar valorar los siguientes siguientes puntos: puntos: • Relación aumento de productividad / facilidad de uso.  uso.   • Personalización de los elementos de interfaz.  interfaz.  • Fácil transporte de los cambios realizados al resto de los pr ogramas pr ogramas que componen la suite . • Facilidad de enlace enlace con aplicaciones externas. • Posibilidad de trabajo en grupo, compartiendo la información entre  entre  usuarios. • Acceso transparente a los datos desde cualquier c ualquier fuente, manteniendo la seguridad de los mismos. • Mayor o menor integración de la herramientas.  herramientas.   • Moderación en la utilización de los recursos del PC. • Necesidades de almacenamiento en disco duro y de memoria RAM.  RAM.  

QUE ES PROCESADOR DE TEXTO? El procesador de textos es la herramienta ofimática más extendida del mercado. Esencialmente un procesador de textos es un programa de ordenador diseñado para permitir la fácil manipulación de textos.

¿Qué es una Hoja de Cálculo?. Una hoja de cálculo es un programa de ordenador que permite al usuario organizar una matriz de celdas y definir relaciones generalmente matemáticas entre todos o algunos de sus elementos. Así al cambiar el valor de una celda se alterará de forma automática el valor de otras celdas que estén relacionadas con ésta .

Qué es un Paquete de Gráficos y de Presentaciones?. La imagen y la comunicación tienen cada vez más importancia. El hecho de que una idea o unos resultados se transmitan de forma brillante y convincente es casi tan importante como la idea o los resultados mismos.

 

Sistemas de Gestión de Bases de Datos (S.G.B.D.). Los SGBDs permiten incorporar nuevos elementos a la base de datos, modificarlos, darlos de baja y generar listados o informes de los datos contenidos con un orden y criterio determinados. Un SGDB permite relacionar varias bases de datos a través de un campo común.

CARACTERÍSTICAS Y FUNCIONALIDADES A CONSIDERAR El fuerte desarrollo del entorno gráfico ha dotado a las bases de datos ofimáticas de un entorno de trabajo potente, buscando la sencillez de manejo y orientado al usuario final. Gran parte de las tareas que se llevan a cabo con este tipo de programas se realiza con herramientas para el diseño gráfico. Entre las tareas que se pueden realizar con dichos asistentes gráficos se pueden destacar las siguientes: • Tablas • Fichas • Formularios • Consultas • Informes • Etiquetas • Relacionar tablas • Diagramas De forma análoga al resto de los programas ofimáticos de última generación es importantede la implementación de tecnología de orientación objetos, quefuncionalidades dota al producto una gran facilidad de uso. Entre otras, lasa principales a considerar son las siguientes: • Soporte BDs Multiplataforma Los fabricantes de bases de datos ofimáticas, gracias al avance tecnológico en cuanto a conectividad y la tendencia hacia una mayor integración de sistemas, han desarrollado estándares basados en conjuntos de APIs , como ODBC y ODAPI, que permiten independizar los datos del gestor que los produjo y del que los mantiene. Dichos estándares permiten al usuario acceder a bases de datos abiertas y ficheros residentes en distintas plataformas de forma simultánea y transparente. Esto permite al usuario generar consultas e informes con diversas fuentes de información. • API es un conjunto de funciones y servicios que permiten al usuario acceder a los recursos de un programa o dispositivo. Por ejemplo, las funciones de Windows se llaman Windows  API, y las funciones de OS/2 se llaman OS/2API. OS/2API. • Integridad referencial es una característica recomendable de cualquier gestor de base de datos. Dicha característica asegura la coherencia de datos comunes en tablas relacionadas. Si, por ejemplo, se tienen dos bases de datos relacionadas entre sí, la primera con un conjunto de oficinas bancarias con sus datos correspondientes de localización etc. (tabla "padre" con una clave primaria) y una segunda base de datos con cuentas corrientes relacionadas con sus correspondientes sucursales (tabla "hija" con una clave secundaria), el sistema gestor de dichas bases de datos no permitiría añadir una cuenta corriente en una sucursal que no existiera previamente en la tabla "padre" o bien no permitiría borrar una sucursal que tuviese cuentas corrientes en la tabla "hija". • Soporte lenguaje SQL es un lenguaje estándar de consulta de bases de datos relacionales que permite organizar gestionar y recuperar datos almacenados en una base de datos informática. • Programación visual  Algunos productos incluyen productos incluyen lo que se denomina denomina "programación "programación visual", que que

 

consiste en la generación de un código ejecutable a partir de una consulta, pantalla o formulario creado de forma gráfica. Este código se puede modificar y causará idéntico efecto sobre el elemento gráfico, modificándolo. • Soporte de red Todos los productos de base de datos ofimáticas suelen soportar el trabajo con algún tipo de red de área local, permitiendo el bloqueo de ficheros y registros. Es un elemento a valorar la capacidad de trabajar con los principales protocolos de red del mercado. • Seguridad de la información  A nivel de de acceso es es importante importante que se pueda mantener la confidencialidad confidencialidad de los datos. No sólo modificando los privilegios de acceso a usuarios, facilidad que proporcionan las redes de área local, sino que el propio gestor de base de datos debe proveer la asignación de palabras clave o  passwords  para permitir el acceso a determinados ficheros.  A nivel físico existe el cifrado de ficheros con el objeto de que los datos confidenciales confidenciales no se puedan leer si no se conoce la clave para descifrar.

Funciones y Características de Lotus Notes. Permite a los usuarios el interactuar e intercambiar información que puede ser no estructurada. Provee las siguientes funciones: • Servidor de bases de datos  Almacenamiento  Almacena miento y administración administración de acceso a datos semi-estructurados semi-estructurados por parte de varios usuarios, incluyendo textos, imágenes, audio y vídeo. • Servidor de n e-mail  Administració  Administración del acceso acceso a correo correo electrónico electrónico por parte parte de varios varios usuarios. usuarios. • Infraestructura backbone Servidor/Servidor Soporte de ruteo de e-mail y de réplicas de base de datos. El mecanismo de replicación sincroniza copias de la misma base de datos, las cuales pueden residir en máquinas servidor o cliente. Se permite acceso a múltiples bases de datos en varios servidores al mismo tiempo. • Ambiente GUI para el el cliente Navegación a través de las bases de datos. Se tiene una interfaz que integra e-mail y navegación en el Web. • Herramientas para el desarrollo de aplicaciones El ambiente incluye: o Generador de formas GUI o Herramientas para crear bases de datos o Lenguaje para scripts, LotusScript o Un API que incluye MAPI y ODBC Es posible construir aplicaciones de Lotus Notes con SQLWindows o Visual Basic. Entre las características principales, cabe destacar: • Eliminar papel  papel  • Define el flujo de los procesos de la empresa  empresa  • Rutea automáticamente Rutea automáticamente la información a la gente correcta

¿Qué es un Paquete de Autoedición?. La composición de textos para la imprenta ha sido, hasta la aparición de los sistemas informáticos de edición, relativamente independiente de la naturaleza de las publicaciones.

 

CONCRECCIÓN DE LOS SISTEMAS ADOPTADOS POR LA ADMINISTRACIÓN DE LA JUNTA DE ANDALUCÍA PARA MICROORDENADORES. La Junta de Andalucía es una organización muy grande, y como tal lo son sus necesidades de sistemas de información. No ha sido ajena al proceso de evolución típica de una gran organización, con fases bastantes definidas que se ajustan casi perfectamente a un modelo concreto de crecimiento. Podemos resumirlas de la siguiente forma: 1. Primeras adquisiciones: equipos aislados. Comienzan a funcionar los primeros microordenadores en la Junta a primeros de los años 80, coincidiendo prácticamente con su creación como tal. Existían muy pocos equipos y trabajaban aislados unos de otros. Los  periféricos se reducían a u unas nas pocas impresoras matriciales. Las aplicaciones generalmente cubrían los procesadores de textos y las primeras bases de datos, muy elementales. 2. Migración a entornos Mainframe. A medida que las necesidades aumentaban y se hacían patentes las ventajas de la informática, la Administración comenzó a invertir cuantiosas sumas en grandes ordenadores, mainframes y microordenadores que, conectadas sus consolas, permitían el acceso a un número creciente de usuarios. Esto ocurría en la segunda mitad de la década de los 80. 3. Descentralización de los sistemas de información: arquitectura Cliente-Servidor. Con el imparable aumento de prestaciones de los ordenadores y la continua bajada de precios, ocurre también otro fenómeno: las posibilidades de las aplicaciones son cada vez mayores y pronto se aprecian las ventajas de los microordenadores para muchas áreas de trabajo. Es un época, a principios de los noventa, en la que conviven las consolas de los grandes ordenadores, con los nuevos microordenadores cada vez más potentes. Las primeras redes hacían su aparición con tal fuerza que pronto se configuran siguiendo la arquitectura Cliente-Servidor. 4. Introducción de las bases de datos distribuidas. Intranets. Las posibilidades de las Intranets y de las bases de datos distribuidas abren un amplio abanico de posibilidades a la Administración. La Junta de Andalucía dispone de un servicio de carácter horizontal denominado Coordinación Informática dentro de la Dirección General de Organización, Inspección y Calidad de los Servicios de la Consejería de Justicia y Administración Pública, cuya labor principal es dictar la política informática a seguir por los diferentes organismos que componen la del Administración Autonómica y la coordinación de las actuaciones informáticas dentro seno de la propia p ropia Administración. A pesar de su cometido, también es verdad que es difícil normalizar, estandarizar y coordinar las diferentes actuaciones informáticas, siendo ejemplo de ello la variedad de sistemas existentes en diferentes Consejerías, que en algunos casos actúan al margen de las recomendaciones y normas establecidas. Aún así la siguiente tabla refleja la tendencia de la Junta de Andalucía en cuanto a sistemas y productos adoptados como estándares en el entorno microinformático:

Ámbito Producto Sistemas Operativos Windows 95,98,2000, NT Workstation   Red Local Windows NT Server, Novell Bases de Datos Oracle, Access Procesadores de textos Word Hojas de cálculo Excel Gráficos y Presentaciones Powerpoint

 

Agendas personales Lotus, Microsoft Outlook  Navegador Internet/Intranet Iexplorer, Netscape Mensajería Outlook Express, Exchange, Eudora Desarrollo y programación Visual Basic, Oracle, Clipper (endesuso) Si se desea adquirir hardware o software que no se encuentra en el catálogo de bienes homologados de la Junta de Andalucía, es necesario un informe previo favorable de la Dirección General de Organización, Inspección y Calidad de los Servicios.