Evidencia 6 actividad 7

Tabla de contenido PRESENTACION DEL INFORME..................................................................................... 2 RESUMEN.................................................................................................................... 4 INTRODUCCION........................................................................................................... 5 METODOLOGIA............................................................................................................ 6 RESULTADOS............................................................................................................... 7 PRESENTACION DE LA INFORMACION........................................................................11 ANALISIS.................................................................................................................... 14 PLAN DE ACCION....................................................................................................... 15 CONCLUSION............................................................................................................. 16 BIBLIOGRAFIA............................................................................................................ 17

PRESENTACION DEL INFORME

El siguiente informe tiene como objetivo principal dar a conocer los resultados obtenidos con relación al diagnóstico empresarial de la Agencia de Carga Internacional ANKAJEL, a nivel interno y externo, y la subsecuente matriz DOFA, para tomar medidas correctivas en función del éxito de la empresa. El diagnóstico es, desde el punto de vista empresarial, una herramienta de la dirección, de la cual obtiene ayuda para comprender (tanto el pasado como el presente) y actuar (en el presente y futuro). Debemos tener en cuenta que el concepto de diagnóstico no se encuentra aislado, sino que se inscribe dentro de un proceso de gestión preventivo y estratégico. Existe una gran diversidad de metodologías y tipologías para realizar estudios diagnósticos en empresas, y cada una de ellas tiene diferentes enfoques dependiendo de las necesidades de la organización. Por lo que en este informe miraremos un poco a fondo las fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas que tiene ANKAJEL como agencia de carga teniendo como sede principal Colombia.

RESULTADOS DEL DIAGNOSTICO ELABORADO

Aprendiz: JEANNE LISETH BELEÑO RODRIGUEZ C.C. 39.463.709

Tutora: GIOVANNA VICTORIA CIANCI PACHECO

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA TECNOLOGO EN NEGOCIACION INTERNACIONAL SANTA MARTA DTCH - MAGDALENA 2016

RESUMEN

Este informe pretende dar a conocer la situación de ANKAJEL en cuanto a oportunidades de negocio, para empezar encontraremos una pequeña introducción al tema, donde se observa la importancia de la globalización de los mercados. El diagnóstico empresarial trata de identificar el estado así como las causas de los problemas que surgen en las empresas, y en ese caso definir medidas que mejoren su situación. Para ello, será conveniente conocer la oferta existente en el mercado de metodologías de diagnóstico. Cada una de ellas posee una serie de características, estructura e incluso un enfoque distinto. Por ello, a la hora de seleccionar alguna en particular, debemos elegir aquella que ofrezca el tipo de información que busca la compañía. Así pues, será de interés analizar todas las metodologías de manera que se pueda observar las ventajas, inconvenientes y diferencias entre las mismas. El siguiente proyecto pretende realizar un recorrido intensivo por cada una de las áreas y sub-áreas de las empresas ANKAJEL, con el propósito de conocer profundamente su estado actual y proponer un diagnóstico que pondere la organización, basado en el Mapa de Competitividad, donde será posible identificar tanto los puntos y áreas críticas como aquellas fortalezas que representen mejoras potenciales para las empresas. Posteriormente se plantea un completo plan de mejoramiento donde se expresan las diferentes acciones correctivas necesarias en cada uno de los puntos evaluados expresando su importancia en términos de posibles mejoras reales en los indicadores y su urgencia en el tiempo. Al finalizar todo el proceso, se busca realizar la respectiva aplicación del plan de mejoramiento y de esta manera mejora, buscando conquistar nuevos mercados y mejorar la rentabilidad.

INTRODUCCION

Con el presente informe se pretende recopilar, analizar y sistematizar la información recopilada, donde se verá reflejado las oportunidades de para la empresa. La empresa a evaluar por medio de este proyecto es ANKAJEL,

que se convierte en

el objeto de estudio con el fin de obtener un mapa de la situación actual y así definir sus puntos críticos y principales fortalezas por medio de la aplicación de la herramienta de diagnóstico. La información obtenida por medio de la aplicación de esta herramienta será utilizada para la propuesta y creación de estrategias y mejoras que permitan a estas empresas ser más competitivas y estructuradas para tener un mejor alcance de sus objetivos y una mayor participación en el mercado internacional. Por consiguiente, el objetivo es identificar los puntos críticos de la empresa ANKAJEL, por medio de la aplicación de una herramienta de diagnóstico que permita la elaboración de un plan de mejoramiento para fortalecer dicha empresa y hacerla más competitivas en el mercado internacional.

METODOLOGIA

El instrumento de diagnóstico elegido para realizar la evaluación de la empresa ANKAJEL es una herramienta que en términos generales maneja el mismo sistema de valoración del Programa de Autoevaluación de empresas con la gran diferencia que divide la empresa en 8 áreas funcionales. El mapa de competitividad, es una herramienta de diagnóstico que pretende obtener una radiografía sobre la situación real de las diferentes áreas de la empresa y ya aplicado tendrá una descripción completa en el diseño metodológico del proyecto donde será posible entender su funcionamiento y aplicación. Por otra parte se hace importante un amplio recorrido bibliográfico, para finalmente entender la decisión tomada por las partes involucradas para realizar la aplicación de esta herramienta. Tendremos el apoyo de los medios tecnológicos (TIC) que son esenciales en la actualidad para estar a la vanguardia y podremos obtener información avanzada en el ámbito tecnológico, socio-político, económico y de mercado, y así poder detectar las oportunidades que busca la empresa.

RESULTADOS INFORMACION DE LA EMPRESA

Objeto del proyecto: Agencia de Carga Internacional. Servicios: La compañía cuenta con una logística especializada para el transporte de mercancías en importación y/o exportación. Cuenta con alianzas estratégicas que nos permite poder brindar soluciones integrales y eficientes en servicios de transporte aéreo, marítimo y terrestre a nivel internacional, bases que reflejan una mejor rentabilidad para nuestros clientes. Contamos con personal idóneo para el manejo de carga (suelta y contenerizada), teniendo en cuenta los términos de negociación y las condiciones especiales de la mercancía, el transporte marítimo internacional y aéreo se realiza de acuerdo con las normas de ley y en convenio con las principales navieras a nivel mundial. Contamos con un servicio con experiencia y mejoramiento continuo en el transporte de sus mercancías a nivel nacional, comunicación constante con nuestros conductores a fin de proporcionar al cliente información en tiempo real sobre la ubicación de los vehículos, además del servicio de escoltas (el cual se presta de acuerdo con las especificaciones de la carga y los requerimientos del cliente). Proceso logístico: los servicios como agente de carga tienen un proceso Recepción y clasificación: al momento de llegar un solicitud de servicio, o cotización del servicio es dirigida al área correspondiente, las cuales son área comercial en el caso de cotización, y si es solicitud de servicio va al área de operaciones que se subdivide en: OTM (Operación de Transporte Multimodal), exportaciones (marítimo o terrestre), importaciones (marítimo o terrestre). Procedimiento para OTM: 1. Aceptación de la oferta de servicios por parte del cliente: El cliente debe tener claridad en las condiciones de la negociación. Para efectuar la operación OTM es requisito exigido por las autoridades que el B/L venga diligenciado así:

Consignado a: Nombre, OTM y Nit del depósito o usuario de zona franca, ciudad de destino. NOTIFICADO: Cliente final de la carga o agente de carga. 2. Notificación previa de arribo de las motonaves o envió de la programación anticipada de los despachos. 3. Entrega de la documentación completa 36 horas antes de la llegada de la motonave: Circular 0170 (Por primera vez) comprometidos con la seguridad-BASC, este documento es requisito para dar cumplimiento a las normas vigentes. Factura comercial (copia legible) Este documento debe cumplir con los términos exigidos por la DIAN de acuerdo a la decreto 2685. Ejemplo: Indicar moneda de negociación y términos INCONTERMS entre otros. Bl original. Es el documento más importante en la operación. En lo que respecta al peso, numero de bultos y descripción de la mercancía, se deben tener en cuenta las siguientes recomendaciones: -La mercancía en origen debe ser pesada, dicho valor debe ser el registrado en el B/L (Sin incluir la tara del contenedor) -Debe ser embalada en el menor número de bultos, es decir, se debe agrupar en pallets, estibas, etc; de tal forma que facilite el conteo al momento de presentarse una inspección en puerto y minimizar la posibilidad de inconsistencia en número de bultos. -Es indispensable que en la descripción de la mercancía en el BL, incluya las partidas arancelarias, sub-partidas y su cantidad. -Es requisito que el máximo número de contenedores por BL sea de 5 contenedores.

Descripción de la mercancía en español. Es indispensable que dicha descripción corresponda a la mercancía que viene dentro del contenedor para evitar confusiones de interpretación. Poder de la naviera junto con Cámara y Comercio. Documento que autoriza el puerto para la movilización del contenedor y define los lineamientos de responsabilidad (Cada naviera tiene su propio formato) Pagos a la naviera para liberación: Es requisito indispensable que el cliente este a paz y salvo con la naviera, salvo que tenga liberación automática o negociaciones especiales, Estos pagos deben realizarse a más tardar el día en que se descarga la mercancía en puerto y estos pueden ser: emisión de BL, manejos, depósitos, drop off, papelería, desmonting, demoras anticipadas si aplica. Rut del cliente final. 4. Revisión de la documentación y formato de solicitud de servicio: factura comercial, RUT, cámara de comercio, copia de cedula del representante legal, etc. 5. Generación de Orden de servicio: Se genera la orden de servicio en el sistema, posterior a la revisión y verificación de la documentación, el departamento de operaciones coordina la operación. 6. Llegada de la Motonave al puerto: Se verifica en el sistema si el contenedor o la carga fue descargada, de igual manera se verifica en el sistema SIIGA si la naviera ya valido la carga (manifiesto). Llegada de la motonave y verificación de la carga. 7. Presentación de la continuación de viaje (CV-OTM) ante la DIAN: Aquí nuevamente se verifican los datos del BL, la factura y las observaciones de la

Orden de servicio por parte de los funcionarios del puerto y se procede a diligenciar los documentos correspondientes (formulario de la DIAN y el DTM). 8. Aprobación de la continuación de viaje o del OTM: La DIAN determina si la operación es enviada a inspección física o reconocimiento externo. Inspección Física, Se hace verificación de la mercancía por parte del funcionario de la DIAN, quien determina como se hace la inspección si es parcial, total o toma alguna muestra para su posterior aprobación. Aprobación automática o Reconocimiento externo. 9. Liberaciones: El cliente debe entregar todos los pagos correspondientes a la liberación por parte de la naviera tales como: autorización de emisión de BL, entrega del BL original, pago de fletes si aplica, pago de manejos, pago de depósito de contenedor y Drop Off si aplica, desmonting y demoras anticipadas de contenedor si aplican a más tardar el primer día después del descargue de la mercancía en puerto. 10. Tramite de planillas: Se realiza para ingresar el vehículo al cargue. 11. Cargue y despacho del vehículo: El departamento de operaciones en puerto procede a coordinar el cargue y despacho del vehículo (este depende de la agilidad de los operadores portuarios, el turno asignado y congestión que presenten los puestos) 12. Seguimiento en carretera del vehículo: Este se realiza desde el momento que el vehículo sale de puerto hasta su destino final. 13. Descargue de la mercancía y cierre documental de la operación: Los depósitos contratados por nuestros clientes se encargan de hacer el cierre documental, en

caso de presentar inconsistencias serán objetos de sanción el Operador de OTM, el agente de cargue y el importador. 14. Devolución de vacío al patio de la naviera en el interior o al puerto: El departamento de operaciones debe hacer estricto seguimiento a la entrega del vacío, de igual manera servicio al cliente le informa al cliente de dicha devolución (El cliente debe tener muy presente los días establecidos en la oferta de servicios para dicha devolución a puerto) PRESENTACION DE LA INFORMACION El mapa de competitividad diseñado elegido para realizar el diagnóstico de la empresa, utiliza como formato una hoja de Excel que realiza un recorrido minucioso por cada una de las áreas. Como se expresó anteriormente, la compañía se divide en 8 sub-áreas, y la ponderación se presenta de la siguiente manera: ÁREAS Planeación estratégica Aseguramiento de calidad Cadena de valor Merchandising Contabilidad y finanzas Talento humano Gestión ambiental Sistemas de información TOTAL

PONDERACION 10 8,0 7 5,6 29 23,2 33 26,4 13 10,4 15 12,0 9 7,2 9 7,2 125 100,0

Planeación estratégica: como primera medida el acceso a la información correspondiente a la planeación estratégica no es fácil, existen archivos desordenados y por lo tanto no son accesibles. En términos generales la planificación de la producción cumple con los estándares requeridos. En investigación y desarrollo, la empresa posee un programa sencillo de investigación y desarrollo donde se intenta constantemente innovar en los procesos de logística, para mejorar la calidad del servicio y optimizar tiempos.

Aseguramiento de la calidad: El proceso garantiza servicios de buena calidad que cumplen con las especificaciones que el sector requiere. El control de la calidad lo realizan directamente los jefes de área. Merchandising: Como hasta ahora se quiere incursionar en nuevos mercados osea realizando los trámites aduanales, el área de mercadeo esta atrás y probablemente ahí radican algunos los problemas que la organización tiene actualmente. La empresa se dedica actualmente a satisfacer unos pocos clientes y no logra encontrar nuevos mercados. Aunque se destinan algunos recursos para promoción y publicidad como anuncios en revistas locales y actividades de promoción, no se está logrando el reconocimiento de los clientes. Contabilidad y finanzas: El sistema de contabilidad es sencillo y se lleva por medio del programa de contabilidad Zeus que brindan confiabilidad para los dueños teniendo en cuenta la manera como se manejan los procesos de comercialización y recaudo que requieren de algunos movimientos contables. Talento Humano: La empresa cumple con todos los requisitos legales vigentes y tiene un organigrama difundido. A pesar de las dificultades hay un buen clima organizacional y la comunicación es óptima, se labora dentro de un ambiente seguro y con las medidas necesarias. Gestión Ambiental: Los insumos y los materiales utilizados no representan algún riesgo real para el medio ambiente y se cuenta con una fundación y políticas para la conservación del medio ambiente. Sistema de información: se maneja un sistema de información acorde a lo que se viene trabajando, se cuenta con copias de seguridad dentro y fuera de la empresa.

ANALISIS Los resultados arrojados indican que se debe trazar inmediatamente un plan de acción o de mejoramiento, que a continuación se describe. El plan de mejoramiento permite al empresario que: 

Evalúe su empresa.



Mida la eficiencia de su desempeño.



Plantee nuevos objetivos en busca de una mejor posición competitiva.



Desarrolle proyectos futuros.



Diseñe acciones que mejoren el desempeño de la empresa.

PLAN DE ACCION

DEBILIDAD

ACCION CORRECTIVA

PLANEAMIENTO ESTRATEGICO

Realizar nuevo estratégico

planeamiento

Los objetivos y metas no son coherentes

Actualizar DOFA

CADENA DE VALOR Se cuenta con ideas innovadoras, pero falta investigación MERCADEO Falta de manejo de mercado y competencia.

CONTABILIDAD FINANZAS

Y

ESTRATEGIAS

MEDIO PARA VERIFICAR CUMPLIMIENTO

RESPONSABLE

Planear objetivos y metas de crecimiento y mejora.

Documentos que dispongan información.

Empresario y jefe de cada área.

Publicar en sitio visible para concientizar y hacer partícipe a todos.

Mediano

Replantear DOFA con situación actual del mercado.

Realizar lista de debilidades, plantar fortalezas, definir amenazas y oportunidades.

Matriz DOFA

Planear tiempo y recursos en investigación

Buscar asesoría de entidades.

Documentos asesorías

de

Replantear mercados.

Reformular competencia.

Documentación información recolectada.

de

Empresario asesoría proexport.

y de

de

Empresario Contador

y

estudio

de

mercado

y

Analizar información para tomar decisiones efectivas..

PLAZO

Organizar la información

Realizar presupuestos e informes financieros periódicos.

Documentos asesorías

Diseñar sistema de información sencillo.

Archivar los documentos soporte por área.

Carpetas y archivos

Empresario y jefe de cada área.

Mediano

Mediano

Practica financiera sencilla SISTEMA INFORMACION Difícil acceso información

DE

a

la

Realizar copias de respaldo.

de

Empresario.

Mediano

CONCLUSION

El plan de mejoramiento planteado debe siempre especificar la importancia que tiene la acción correctiva en términos de impacto en los indicadores. Hay tareas sencillas que se pueden realizar y mejorar la efectividad en el resultado del diagnóstico sin tener incidencia sobre los verdaderos problemas urgentes que deben resolver para salir adelante. La empresa evaluada presenta mayores dificultades, por lo menos en la primera etapa de creación y crecimiento, en documentar los procesos en las diferentes áreas, hecho que las perjudica en la evaluación cuantitativa. Aunque es indiscutible que por el momento hay tareas con mayor prioridad es necesario que tomen conciencia sobre la importancia de estas labores en la búsqueda de un crecimiento organizado. El principal problema de ANKAJEL se ubica en el área de mercadeo, introducir un servicio no es fácil, y menos si no se tiene conocimiento de la competencia entre otros factores ANKAJEL requiere ajustes en todos los niveles, ya que no está alcanzando mercados potenciales. Su planeación estratégica está desenfocada y la necesidad de sobrevivir en el mercado está produciendo desorden en todas las áreas.

Jeanne Beleño

BIBLIOGRAFIA 

Propuesta de mejora de los procesos de importación de PDVSA Agrícola, S.A.



Autor, José Clemente. http://www.monografias.com/trabajos105/propuestamejora-procesos-importacion-pdvsa-agricola-s-a/propuesta-mejora-procesosimportacion-pdvsa-agricola-s-a.shtml#ixzz49qEG57nd Metodología de análisis de procesos logísticos. http://www.caaarem.mx/Bases/Noticias07_09.nsf/1489bfcc6d2df64c86256d9700 71e03b/4a871e86bd66c1e78625760200821155/$FILE/Capitulo%202.pdf Procedimiento OTM.



http://jupiterdecolombia.com/herramientas/aprenda/procedimiento-otm

Jeanne Beleño