Evaluacion-de-las-funciones-operacionales.docx

INTRODUCCION

En el mund mundoo em empr pres esar aria iall (púb (públi lico co y priv privad ado) o) se dete detect ctaa que que cada cada una una de las las organizaciones: diseña, determina, aprueba e implementa en forma estratégica sus áreas funcionales, mismas que al operar de manera conunta le permitirán alcanzar sus obeti obetivos vos!! "a import importanc ancia ia de evalua evaluarr el desarr desarroll olloo de las funcion funciones es operac operacion ionale aless dentro de la organizaci#n radica en que la divisi#n funcional es elemental para el desempeño individual y colectivo! Esto se observa claramente en las organizaciones medianas, en desarrollo y grandes, ya que q ue en las de otras dimensiones en realidad están agrupadas! "as activid actividade adess compre comprendi ndidas das en una evalua evaluaci# ci#nn deb deben en mostrar mostrar seguri seguridad dad en su eecuci#n y obtener resultados concretos, los cuales se deben ayudar de manera paulatina! $ado $ado que las organiz organizaci acione oness sufren sufren consta constantes ntes cambio cambios, s, suele suele llevar llevarse se a cabo cabo de mane manera ra peri peri#d #dic icaa una una revi revisi si#n #n,, adap adapta taci ci#n #n,, eval evalua uaci ci#n #n,, sist sistem emat atiz izac aci# i#nn y replan replantea teamie miento nto de las funcion funciones, es, a efecto efecto de meora meorarr la admini administr straci aci#n #n de los recursos!

EVALUACIÓN DE LAS FUNCIONES OPERACIONALES

Identificación y definición de funciones operacionales %o debe pasarse por alto que los dirigentes de las organizaciones tienen una actitud proactiva y están atentos a los resultados para garantizar que la empresa crezca ordenadamente y que &aya un equilibrio entre la generaci#n de productos o servicios y los recursos invertidos (entre ellos, el personal y su nivel de productividad)! En todo este proceso está presente el concepto de calidad total, que ciertamente es un aspecto clave para enfrentar la fuerte competencia que propicia la globalizaci#n! "a divisi#n funcional constituye el punto de partida para lograr la eficiencia, eficacia, econom'a y transparencia en las operaciones realizadas en las organizaciones, ya que el conocimiento y estudio de las funciones operacionales facilita indudablemente el control de las mismas y ayuda a seleccionar de manera adecuada a los directivos que estarán al frente de cada una de ellas, cuyas aportaciones constituyen un valor agregado! "as organizaciones se identifican con diferentes giros de actividad, como el industrial, comercial y de servicios (que a su vez incluye educaci#n, &ospitales, &oteles, construcci#n y financiero), agr'cola, ganadero, pesca, entre otros! ndependientemente del giro, eisten funciones operacionales que en cierta forma son generalizadas, lo cual le permite tanto al profesional de la administraci#n como a la persona que evalúa conocer fácilmente la operaci#n* de cualquier forma siempre es recomendable identificarse con el giro en cuesti#n! +ales funciones operacionales son las más representativas, pero &ay organizaciones que las integran en forma diferente para alcanzar los obetivos de su interés! "as organizaciones del sector público y privado (aunque se trate de empresas que tienen el mismo giro) agrupan sus actividades en forma diferente, con lo cual impactan diferentes factores de magnitud, visi#n y estrategia administrativa! "os diferentes giros y especialidades suelen contar con diversas caracter'sticas que los &acen distinguirse de los demás! s', el profesional de la administraci#n, el auditor  y los estudiantes de estas disciplinas deben estar atentos a esta situaci#n! -or lo tanto, es importante que en las organizaciones se respete la distribuci#n funcional establecida y que &aya un margen para permitir al personal &acer aportaciones en aspectos administrativos espec'ficos!

"as .unciones /peracionales, se refiere a las funciones de administraci#n, finanzas, mercadotecnia, operaciones, recursos &umanos y abastecimientos, las cuales son susceptibles de ampliarse o reducirse!

AUDITORÍA FUNCIONAL "a auditor'a funcional es un campo de la auditor'a administrativa relacionado con las funciones operacionales! $e manera que la auditor'a funcional representa un eamen integral o espec'fico de las funciones operacionales de una organizaci#n, con la finalidad de verificar su desarrollo y detectar deficiencias o desviaciones en este sentido! AUDITORIA FU!IOA" Figura 1.1 Aspectos fundamentales del concepto de auditoría Funcional.

Examen Integral

Funciones Operacionales

Vericar su desarrollo

Elementos de la Auditoría Funcional 0ada organizaci#n diseña, determina, aprueba e implementa en forma estratégica sus áreas funcionales, mismas que al operar de manera conunta le permitirán alcanzar sus obetivos! "a divisi#n funcional constituye el punto de partida para lograr la eficiencia, eficacia, econom'a y transparencia en las operaciones realizadas en las organizaciones,  ya que el conocimiento y estudio de las funciones operacionales facilita indudablemente el control de las mismas y ayuda a seleccionar de manera adecuada a los directivos! "as funciones operacionales generalmente consideradas son: administraci#n y finanzas, mercadotecnia, operaciones, recursos &umanos y abastecimientos! 1.1.-ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS

"a administraci#n y las finanzas son funciones administrativas, cuyas actividades muc&as veces se realizan en las organizaciones de manera separada! "a administraci#n &ace referencia a la coordinaci#n y utilizaci#n eficiente de recursos, mientras que las finanzas buscan la optimizaci#n de las diferentes decisiones de inversi#n y las relativas al financiamiento, con la finalidad de maimizar la riqueza de los accionistas, en el caso del sector privado, y de lograr el equilibrio, cuando se trata del sector público! "as finanzas tienen relaci#n con la contabilidad y la econom'a!



Objetivo

Eaminar ambas funciones en la operaci#n general de la organizaci#n, para garantizar la efectividad de la sistematizaci#n administrativa y el grado de control con el que opera, as' como el adecuado maneo de los recursos financieros! $entro de la funci#n de administraci#n y finanzas se tienen presentes los obetivos básicos de la organizaci#n, tales como permanencia, rentabilidad, riesgo, crecimiento y contribuci#n social!  continuaci#n se listan los puntos m'nimos de evaluaci#n que sirven de gu'a para obtener una sensatez de la operaci#n administrativa y financiera de la empresa!

Organización 1Eistencia de un manual de organizaci#n que norme la actuaci#n en la empresa, el cual debe estar aprobado, en uso y ampliamente difundido! 10larificaci#n de los niveles de autoridad! 1"a eistencia de los formatos de descripci#n de puestos y el conocimiento de éstos por parte de los interesados!

Participación en Comits 1/peraci#n de los comités internos constituidos para el apoyo administrativo general!

Objetivos 1$efinici#n y conocimiento de los obetivos de la organizaci#n, as' como de los planes generales y particulares a corto, mediano y largo plazo enfocados en ese sentido!

Aspectos específicos 1Efectividad y observancia de las pol'ticas, reglamentos y prácticas de trabao, as' como la realizaci#n de adecuaciones &abituales a éstas en caso de ameritarse! 1Establecimiento y funcionamiento de canales de comunicaci#n que faciliten la transmisi#n y recepci#n de mensaes de manera clara, directa y rápida! 1.uncionamiento de los sistemas administrativos, respecto a los cuales se debe tomar en cuenta la opini#n del usuario y considerar la contribuci#n final &acia la alta gerencia! 12istema de informaci#n gerencial y su aportaci#n a la actividad de los eecutivos de la organizaci#n y la toma de decisiones! 1plicaci#n de acuerdos surgidos de las untas operativas, as' como de las del 0onseo de dministraci#n y la samblea 3eneral de ccionistas o 0onseo $irectivo! 12eguimiento peri#dico de las medidas de seguridad para salvaguardar las instalaciones  y el equipo de la organizaci#n!

1Efectividad del sistema de control interno establecido, elaborando un seguimiento del programa de trabao general del área y de los espec'ficos, gerenciales o departamentales, a efecto de verificar su avance y cumplimiento! 10ontrol del plan presupuestal por medio de informes de actuaci#n y la eistencia de una retroalimentaci#n! 1.uncionamiento del sistema contable en general y de los elementos que lo integran! 1Eistencia de un programa de calidad total, su avance y funcionamiento! "os puntos m'nimos señalados en realidad van interrelacionados, lo cual deberá considerarse en la evaluaci#n final!

Organización

Funcionalidad

Evaluación

 !anuales

Actuación

Control

"iveles y Funciones

Pr#ctica

$eguimiento

$istemas

Procesos

Informes

%abla &'&( -untos centrales a eaminar en administraci#n y finanzas! 1.2.- MERCADOTECNIA

"as organizaciones le dan un énfasis significativo a la elaboraci#n de su producto o prestaci#n del servicio, ya que su capacidad depende en gran medida de esto! -ara obtener buenos resultados en este sentido, prestan atenci#n a las eigencias del consumidor! "as preferencias del consumidor potencial representan un indicador q ue dispara la ofuscaci#n de la organizaci#n (ya sea como fabricante o como distribuidor), para conquistarlo y convencerlo de la generosidad de su producto o servicio! En general, la funci#n de mercadotecnia se identifica con la acci#n de investigar y percibir tanto las necesidades como los deseos de los consumidores y del mercado en general, para con ello elaborar productos o proporcionar bienes y servicios de una calidad superior a la de los competidores! "os elementos fundamentales de esta área son: el mercado, el consumidor, la relaci#n de actividades del área y la contribuci#n para alcanzar las metas!



Objetivo

Eaminar esta área en general para corroborar la efectividad de la sistematizaci#n administrativa y control que opera en ella, as' como la realizaci#n de sus actividades in&erentes! $entro de las actividades a observar se encuentran las siguientes: planeaci#n de ventas, volumen de ventas, publicidad, investigaci#n de mercados!  continuaci#n se listan los puntos m'nimos posibles de evaluaci#n en esta área

Organización 1 Eistencia y operatividad del 4anual de organizaci#n que norme la actuaci#n de esta área! 1/bservancia de las pol'ticas establecidas, as' como su difusi#n, comprensi#n y aportaciones del personal involucrado! 1Eistencia del plan general de ventas y seguimiento formal respectivo de éste!

el

1$esarrollo de programas convencionales de promoci#n, publicidad de productos y servicios con la instrumentaci#n de los conductos autorizados!

Participación de comits 1ctuaci#n formal de los comités internos integrados para el apoyo del área!

Aspectos específicos #.uncionamiento de los canales de distribuci#n, de acuerdo con las caracter'sticas propias del mercado y del producto o servicio!

1/bservancia de las pol'ticas de precios de venta con respecto a su vigencia! 1ctuaci#n del personal que integra la fuerza de ventas y eficiencia de la organizaci#n interna para coordinarlos!  1.actores considerados para la delimitaci#n de zonas y rutas en el mercado! 1$eterminaci#n de estrategias para atacar el mercado! 12eguimiento a resultados de investigaciones de mercado y acuerdos considerados! 1Eistencia de un fluo de operaciones para el levantamiento de un pedido o solicitud del servicio y, naturalmente, para su entrega o prestaci#n! 10ontroles establecidos para el seguimiento del cumplimiento de los pedidos recibidos por los clientes!

12ituaci#n de las investigaciones para la penetraci#n en el mercado internacional!

Organización

Funcionalidad

Evaluación

!anuales

Actuación

Control

"iveles y Funciones

Pr#ctica

$eguimiento

Plan general

"uevos productos

)esultados

%abla &'*( -untos centrales a eaminar en 4ercadotecnia!

1.3.- OPERACIONES

En el ambiente productivo y de servicio, la operaci#n tiene un lugar primordial, ya que la actividad de transformaci#n de insumos para obtener un producto o servicio se basa en lineamientos normativos que deben observarse para cuidar las especificaciones y la calidad integral! El término operaciones, &oy en d'a, es la acepci#n técnica generalmente aceptada en el medio organizacional para describir lo que anteriormente se conoc'a como producci#n! unque se &a llegado a afirmar que las dos funciones básicas de una organizaci#n son precisamente la de operaciones y la de mercadotecnia, dentro del proceso de actividades que necesariamente se deben realizar para producir bienes y servicios con alta calidad, competitivos, de costo y precio razonables! 

Objetivo

Eaminar el funcionamiento general de las operaciones para corroborar su efectividad en cuanto a sistematizaci#n y control, as' como en lo correspondiente a las actividades anal'ticas in&erentes, entre las cuales se encuentran las relativas al diseño y funcionamiento del sistema de operaci#n, localizaci#n, organizaci#n y distribuci#n de la planta* maneo y control de materiales* factor &umano supervisor y administraci#n de los procesos!  continuaci#n se listan los puntos m'nimos de evaluaci#n que sirven de gu'a para obtener un uicio del sistema de operaci#n de la empresa!

Organización

1dentificaci#n de la organizaci#n estructural y funcionalidad de la misma documentada en el 4anual de organizaci#n! 1/peraci#n de las áreas de servicio que coadyuvan con la actividad principal! 1$istribuci#n general de la maquinaria y equipo en las instalaciones, a efecto de apoyar el desarrollo arm#nico de los diferentes procesos! 1Eistencia y observancia disposiciones del área!

de

pol'ticas

Aspectos específicos 1Estudio de diagramas de proceso correspondientes a la operaci#n general y, en caso de requerirse, espec'fica! 10ontrol eistente para los elementos del costo o servicio! 1dministraci#n de insumos para abastecer los procesos operativos! 1%ormatividad para la adecuada utilizaci#n de los insumos directos e indirectos! 1Efectividad de la maquinaria y equipo utilizados en los procesos, y sus alternativas de adecuaci#n! 1Eistencia de un control de calidad que comience desde la recepci#n de los insumos y continúe en todo el proceso!

Organización

Funcionalidad

Evaluación

 !anuales

+iagrama del proceso

Control

"iveles y Funciones

Política

Calidad del producto

$istemas

Operación

Capacidades

%abla &',( -untos centrales a eaminar en las /peraciones! 1.4.-RECURSOS HUMANOS

y

"a funci#n de recursos &umanos implica un proceso de abastecimiento, formalizaci#n, desarrollo, evaluaci#n, administraci#n y retenci#n del personal en sus diferentes niveles, as' como consolidar la aportaci#n que realiza éste a la organizaci#n a la que pertenece! El perfil que debe cubrir el titular de esta área es el siguiente: disposici#n al trabao en equipo, facilidad de relacionarse, conocimiento del giro de la organizaci#n, conocimientos te#ricos y prácticos de la disciplina, disposici#n para trabaar con base en resultados, identificaci#n plena con la misi#n, visi#n de la empresa, y enfatizar en el papel de comunic#logo y conciliador! En el medio empresarial, público y privado se emplean diversos términos para referirse al área que desempeña esta funci#n, entre ellos el de administraci#n de recursos &umanos, direcci#n de personal, selecci#n y contrataci#n, personal, gerencia de recursos &umanos, relaciones laborales y efatura de recursos &umanos! 

Objetivo

Eaminar el área en forma general o espec'fica a efecto de corroborar el cumplimiento de los lineamientos normativos establecidos, tales como: obetivos* pol'ticas* procedimientos* sistemas* reglamentos* aspectos legales relativos a la seguridad social, vivienda y a&orro, as' como el clima laboral relacionado a la administraci#n del ingreso, desarrollo y separaci#n del personal!  continuaci#n se listan los puntos m'nimos posibles de evaluaci#n en esta área!

Organización 1Eistencia del 4anual de organizaci#n del área, en donde se contemple el organigrama general y los espec'ficos, niveles, funciones, pol'ticas y, en su caso, los procedimientos! 1$ocumento que incluya el análisis, descripci#n y eposici#n de puestos! 1Eistencia de un programa del trabao propio, que esté debidamente calendarizado, as' como reportes de su seguimiento!

Aspectos específicos 1Estad'stica general de la fuerza laboral, que indique áreas, secciones y departamentos, as' como categor'as! 1rc&ivo general de epedientes individuales del personal y la actualizaci#n de éstos! 1$iagrama de fluo u otro documento que delimite la normatividad a observar en el abastecimiento, selecci#n y contrataci#n de personal!

1Eistencia de un programa formal de inducci#n debidamente documentado! 1Eistencia de un contrato colectivo de trabao, su reglamento, tabulador salarial, administraci#n, interpretaci#n y cumplimiento! 10umplimiento de las disposiciones legales en el reparto de utilidades a los trabaadores! 1/bservancia de los lineamientos legales para la vivienda de los trabaadores y el seguro para el retiro! 15eglamentaci#n y difusi#n de los requisitos para obtener incentivos y meorar la productividad! 1Eistencia de una estructura salarial y su aplicaci#n adecuada! 1nstrumentaci#n implementada para evaluar el desempeño!

Organización

Funcionalidad

Evaluación

 !anuales

+esarrollo del proceso

Control

"iveles y Funciones

Indicadores de actuación

"ormatividad

Administrativa legal tica

Identificación de actividades

+esempe-o

%abla &'.( -untos centrales a eaminar en 5ecursos 6umanos!

1.5.- ABASTECIMIENTO

"a funci#n de abastecimiento se identifica con el proceso de adquirir bienes y servicios para la organizaci#n en estado #ptimo de calidad, cantidad, precio, condiciones de entrega, financiamiento, cumplimiento en general y otorgamiento de fianzas de acuerdo al caso, aspectos clave para lograr las metas trazadas! "a relevancia de esta funci#n está en que es la primera actividad en donde la organizaci#n a&orra! -ara ello es preciso que su titular y equipo de trabao se desenvuelvan en un marco de ética y &onestidad! En el campo organizacional, público y privado se utilizan diferentes denominaciones para esta funci#n, entre las cuales se encuentran las de administraci#n de materiales,

coordinaci#n de materiales y compras, siendo esta última la más empleada unto con la de adquisiciones, que es el concepto oficial en el sector público de nuestro pa's! lgunas de las actividades propias de la funci#n de abastecimiento son las siguientes: 7 -resentaci#n de requisici#n de material! 7 0onfirmaci#n de eistencias! 7 8úsqueda de posibles fuentes de abastecimiento! 7 nálisis de las propuestas econ#micas y técnicas recibidas! 7 5egistro de la operaci#n como pasivo! 7 9tilizaci#n del art'culo o servicio! 

Objetivo

Eaminar el área en forma general o espec'fica, a efecto de corroborar el cumplimiento de los lineamientos normativos establecidos para su #ptima administraci#n y obtener los productos, mercanc'as o servicios en las meores condiciones para la organizaci#n! 3arantizar el cumplimiento de lo establecido implica observar aspectos referentes a la necesidad de los pedidos, calendarizaci#n de los mismos, selecci#n del proveedor nacional o etranero!  continuaci#n se listan los puntos m'nimos posibles de evaluaci#n en esta área!

Organización 1Eistencia del 4anual de organizaci#n del área, en donde se incluya el organigrama general y el espec'fico, as' como niveles, funciones, pol'ticas y, en su caso, los procedimientos! 1"ineamientos del 4anual operativo, donde se contemple la normatividad de esta funci#n! 1-rograma de trabao espec'fico de la funci#n, as' como reportes de su seguimiento!

Aspectos específicos 1Eistencia de un proceso aprobado para la adquisici#n de productos y bienes, as' como su diagramaci#n!

1-rocedimiento general observado en la selecci#n de proveedores de acuerdo con el monto del pedido! 1Eistencia de documentaci#n relativa a cotizaciones y pedidos (los que &an sido surtidos o se encuentran en proceso e inclusive los no tramitados pero autorizados)! 1Estad'sticas de compras realizadas de acuerdo con los programas (también los de años anteriores)! 1erificaci#n de eistencia f'sica del proveedor o prestador del servicio, as' como de sus instalaciones u oficinas! 1Eistencia del control interno que confirme la operaci#n realizada y la entrada f'sica del art'culo a los almacenes de la organizaci#n! 1Eistencia del presupuesto de compras o abastecimientos, el apego a éste y a sus variaciones, y su eplicaci#n! 15elaci#n de las estad'sticas que indiquen las devoluciones imputables al proveedor y el seguimiento de las reincidencias y la toma de decisiones! 1/peraci#n de los sistemas administrativos y sus meoras en el proceso general de las compras o abastecimientos! 1Estad'sticas de la incorporaci#n de nuevos proveedores nacionales o int ernacionales y el comportamiento comercial de ellos!

Organización

Funcionalidad

Evaluación

 !anuales

Actuación

Control

"iveles y Funciones

Pr#cticas

$eguimiento

$istemas

Procesos

Informes

%abla &'/( -untos centrales a eaminar en bastecimientos!

 ACTIVIDADES PRELIMINARES EN LA OBTENCION DEL INFORME

Información periódica de la evaluación Es recomendable que en el desarrollo de la actividad de evaluaci#n se efectúen peri#dicamente informes de su avance y no esperar a que ésta concluya para &acerlo* de cualquier manera no se debe descartar la presentaci#n del informe final! unque en ocasiones no se desarrollan como se &ab'an previsto u ordenado, las actividades comprendidas en una evaluaci#n deben mostrar consistencia en su eecuci#n y obtener resultados concretos, los cuales se deben desa&ogar de manera paulatina!  "os informes preliminares representan una retroalimentaci#n entre el directivo (que espera los resultados de la evaluaci#n) y el auditor (cuyo papel es corroborar el cumplimiento de su programa)! Es posible que una actividad no demuestre un avance real de un periodo a otro* en estos casos es preciso solicitar eplicaciones de los responsables y tomar las medidas pertinentes! "a presentaci#n peri#dica de informes parciales de actividades y, en su caso, de reportes de avance de actividades es una labor constructiva que ayuda a evitar contratiempos en la recopilaci#n de datos y en el desempeño de actividades posteriores, ya que permite al auditor dar seguimiento a diferentes aspectos como lo es el propio programa, el tiempo de realizaci#n, la delimitaci#n de la problemática encontrada!

Comunicación efectiva de la auditoría "a comunicaci#n representa un subsistema básico en la vida de las organizaciones! gualmente, en la auditor'a es bastante significativa debido a las relaciones interpersonales que implica su actividad! "a comunicaci#n, para que resulte efectiva, debe ser: clara (epresa y distingue en forma epl'cita lo que desea comunicar), directa (se transmite al directivo o personal interesado y responsable de la auditor'a), frontal (se &ace de frente sin esquivar al interlocutor) y convincente (cuenta con todos los aspectos anteriores, es certera e inspira confianza)! 9na &abilidad de comunicaci#n con la cual debe contar un auditor es saber escuc&ar* esto le servirá para permitir que su interlocutor se eprese libremente y le proporcione mayor informaci#n! El &ec&o de dirigirse en forma directa al personal responsable es una cuesti#n de principios, ya que no ser'a correcto ni ético que el titular de un área auditada se enterara de los resultados por medio de terceras personas!

Intercambio de e0periencias y criterios l presentarse un informe o reporte de avance de actividades, el comité encargado de la auditor'a suele celebrar una reuni#n o unta de trabao, la cual debe llevarse a cabo con un enfoque constructivo, que sea propicio para compartir acciones de soluci#n! El personal auditor demuestra su profesionalismo cuando comparte sus observaciones con el personal de la organizaci#n y escuc&a las aclaraciones procedentes que éste le &ace, para luego actualizar consecuentemente sus registros y notas personales! 0uando el auditor administrativo muestra una actitud receptiva, se facilita el intercambio de ideas y el personal evaluado se siente en confianza para eponer en forma más clara su opini#n! 2i desde la contrataci#n, las organizaciones eligen un personal eecutivo y de apoyo que se distinga por su preparaci#n, competencia y disposici#n, es más factible que en el momento que se practique una auditor'a administrativa &aya una clara colaboraci#n de su parte! ASPECTOS EN LA MANIFESTACION DE LA COMUNICACION

0lara $irecta

.rontal

0onvincente

Figura 1.1: spectos en la manifestaci#n de la comunicaci#n!

Anomalías intrascendentes y su solución En la eecuci#n de una auditor'a administrativa, como en cualquier otra evaluaci#n, en ocasiones se presentan situaciones que representan desviaciones o anomal'as, que por

su importancia relativa tienen oportunidad de meorar en el desarrollo de la actividad (cuando el auditado tiene disposici#n para ello), lo cual representa un avance práctico en la actividad del auditor! 9na vez que en la evaluaci#n &a sido señalada (a veces discutida) y aceptada una situaci#n que requiere modificarse, muc&as veces los auditados proceden a su soluci#n, independientemente de si el informe ya les fue presentado o no* esto no altera el proceso evaluaci#n sino que, al contrario, lo ustifica! El mutuo entendimiento de las partes (es decir, auditor y auditado) favorece la #ptima marc&a de la evaluaci#n* por ello, no deben distraerse en cuestiones de poca importancia que los aleen del tema central de interés, sino distinguirse por mantener el sentido común y un buen uicio para enfocarse en aquello que repercuta realmente en el funcionamiento de la organizaci#n!  En resumen, &ay que considerar que aunque la opini#n del auditor no esté formalizada por escrito, ésta suele ser tomada por el auditado como una instrucci#n válida, resultado de una consulta directa, la cual procede a aplicar!

Concepto de observaciones En el campo de la auditor'a, resulta práctico y beneficioso realizar notas de &allazgos y observaciones, con respecto a la actividad evaluativa que se lleva a cabo en adici#n a las cédulas de trabao generadas! $ic&as notas permiten al auditor reunir informaci#n relevante para la elaboraci#n de un reporte de avance de actividades, de un informe preliminar y &asta del final! "as observaciones son señalamientos espec'ficos acerca de operaciones, funciones, sistemas y prácticas de trabao, que no se &an realizado de acuerdo con la normatividad establecida!  El prop#sito de las observaciones es conseguir que se enmiende la situaci#n señalada lo más pronto posible! -ara ello, dic&as observaciones se acompañan de recomendaciones de los mecanismos apropiados de aplicaci#n, los cuales estarán suetos a la aprobaci#n de los directivos de la organizaci#n!

  

E0istencia real( ndica la convicci#n plena de que la observaci#n está debidamente documentada y de que no eiste subetividad en ella! +escripción 1ue la identifi1ue( 2eñala de manera detallada la situaci#n que necesita corregirse y las repercusiones que sufrir'a de continuar as'! )ecomendaciones congruentes( Epresa la necesidad de indicar las soluciones pertinentes de acuerdo con el tema tratado!

 ATRI BUTOSDE LAS OBSERVACI ONES

Eistencia real  

$escripci#n que la

5ecomendaciones 0ongruentes

identifique

Figura 1.2: tributos de las observaciones!

Planteamiento y aceptación de observaciones En el desarrollo de su actividad, el auditor fomenta de manera natural las relaciones interpersonales con los auditados, ya que su labor no se limita a señalar únicamente las observaciones sino que también convence al auditado de su certeza y lo incita a colaborar en la soluci#n de las anormalidades, lo cual representa un gran mérito para el que evalúa un aspecto administrativo, ya que logra integrar los siguientes aspectos: 7 2eñalamiento de observaciones! 7 "ogro de su aceptaci#n! 7 mpulsar su enmienda! 7 mplementaci#n de la soluci#n! 7 2eguimiento! "a aceptaci#n de las observaciones no siempre es inmediata ya que a veces la contraparte muestra una actitud negativa desde los comentarios iniciales, si no es que definitivamente niega su eistencia!  -ara evitar que esto suceda, en su presentaci#n se debe considerar lo siguiente: 7 -lanteamiento respetuoso de la observaci#n al directivo indicado! 7 tenci#n al directivo o personal auditado presente en la reuni#n!  7 -resentaci#n de los documentos que soporten las observaciones!

7 $escripci#n de la causa y efecto de las observaciones, as' como de las recomendaciones pertinentes! 7 2eñalamiento de la conveniencia de su aceptaci#n y la aplicaci#n inmediata de las recomendaciones propuestas! En el momento de presentar las observaciones es de esperarse que el auditado emita argumentos aclaratorios! "a actitud más constructiva ante esta circunstancia es escuc&arlo, aunque lo que se busca es lograr que acepte la o las fallas que ocurren en su área, as' como la implementaci#n de soluciones!

Acción compartida en las soluciones de observaciones 0uando en una evaluaci#n no &ay una buena comunicaci#n entre el auditor y el auditado, al realizar el informe final con las observaciones, muc&as veces se reportan datos err#neos debido a un malentendido o de &ec&o con la clara intenci#n de perudicar, lo cual dista de la finalidad real de la auditor'a administrativa! "o saludable es que de los resultados de una evaluaci#n se desprendan situaciones que en cierta medida coadyuven a la salvaguarda del control eficiente en las organizaciones, as' como a su funcionalidad, sin que el auditor señale o busque culpables en las desviaciones administrativas, salvo en el caso de que se &aya atentado directamente con el patrimonio de la empresa! s', la soluci#n que se origine de una observaci#n deberá ser resultado de un acuerdo de voluntades, en donde cada parte &aya tenido la oportunidad de analizarla y de enmendar o instaurar la medida adecuada, ya sea correctiva o preventiva!

En algunas ocasiones los funcionarios (públicos o privados) manifiestan con su actitud signos de prepotencia o de abuso de poder tanto en la evaluaci#n como al momento de comentar las observaciones! "a soluci#n que se origine de una observaci#n deberá ser resultado de un acuerdo de voluntades, en donde se dé la oportunidad al auditado de analizarla y de proponer la soluci#n adecuada, ya sea de tipo correctivo o preventivo!

CO"C23$IO"E$ 

"a divisi#n funcional constituye el punto de partida para lograr la eficiencia, eficacia, econom'a y transparencia en las operaciones realizadas en las organizaciones, ya que el conocimiento y estudio de las funciones operacionales facilita indudablemente el control de las mismas ayudando a seleccionar de manera adecuada a los directivos!



"as organizaciones le dan un énfasis significativo a la elaboraci#n de su producto o prestaci#n del servicio, ya que su solvencia depende en gran medida de esto! -ara obtener buenos resultados en este sentido, prestan atenci#n a las eigencias del consumidor!



"a auditor'a funcional representa un eamen general o espec'fico de las funciones operacionales de una organizaci#n, con la finalidad de verificar su desarrollo y detectar deficiencias o desviaciones en este sentido!



El personal auditor demuestra su profesionalismo cuando comparte sus observaciones con el personal de la organizaci#n y escuc&a las aclaraciones procedentes que éste le &ace, para luego actualizar razonablemente sus registros y notas personales!



En el desarrollo de su actividad, el auditor fomenta de manera natural las relaciones interpersonales con los auditados, ya que su labor no se limita a señalar únicamente las observaciones, sino que también convence al audi tado de su certeza y lo incita a colaborar en la soluci#n de las anormalidades!



la soluci#n que se origine de una observaci#n deberá ser resultado de un acuerdo de voluntades, en donde cada parte &aya tenido la oportunidad de analizarla y de enmendar o instaurar la medida adecuada, ya sea correctiva o preventiva!