Evaluacion de La Función de Organización y La Función Staff

 

EVALUACION DE LA FUNCIÓN DE ORGANIZACIÓN Y LA FUNCIÓN STAFF

1. Func Función ión de organ organiza izació ción: n:

Su función provee el esquema del personal, instalaciones y flujo de información para conseguir las metas y objetivos a corto, mediano y largo plazo. El departamento de servicios de información debe ser ubicado en un rango adecuadamente alto dentro de la estructura organizacional para así poder adquirir una emancipación con los departamentos de los usuarios y evaluar el grado de autonomía que se ha logrado en esa posición. Las responsabilidades deberán ser trazadas y documentadas. Se deberá revisar los procedimientos  para comprobar que las responsabilidades responsabilidades estab establecidas lecidas fueron descrit descritas as adecuadamente, así como verificar que los estándares son los adecuados. El director general debe hacer una distribución de tareas, incluyendo este departamento entre las cuales se encuentran: el desarrollo de sistemas, operación, control de datos, administración de base de datos. Estas actividades deberán ser auditadas para evaluar que sean las adecuadas y que se encuentre la descripción del trabajo documentada. Este departamento tendría que obtener una autoridad y responsabilidad, incluyéndose un esclarecimiento de las habilidades técnicas requeridas para su evaluación. Estas ocupaciones podrán ser evaluadas examinando que tan bien escritas puedan estar. Existen dos tipos:

-

Función ión cen centrali lizzada

A. To Toda dass la lass fu func ncio ione ness B. Coor Coordi dina naci ción ón ge gene nera rall C. Opera Operacion ciones es de hardwa hardware re y softwa software, re, inclu incluyend yendoo su implem implementac entación. ión. D. Desa Desarroll rrolloo e impleme implementac ntación ión ddee sis sistemas temas.. -

Fu Func nció ión n des desce cent ntra rali liza zada da

A. Todas la lass otras funci funciones ones como como:: desarro desarrollo, llo, imple implementa mentación ción y operac operación. ión. B. Desa Desarroll rrolloo e imple implementa mentación ción de ssistem istemas. as. C. Des Desarr arrol ollo lo de si siste stemas mas.. D. Opera Operacion ciones es ddee ha hardwar rdwaree y soft software. ware.

 

(Existen diversas razones que llevan a la alta dirección y al director de sistemas a tomar la decisión de centralizar o no las instalaciones computaci computacionales, onales, es importante la decisión que estos tomen ya que puede tener un impacto importante en la integridad de los datos junto con la efectividad y eficiencia del sistema en sí, poniendo en riesgo la empresa).

-

Sele Selecc cció ión nd dee har hardw dwar aree – ssof oftw twar aree

Esta selección involucra la elaboración de un manual de enumeraciones para la distribución a vendedores de hardware y software, el cual, debe de estar listo para ser solicitado a los vendedores junto con las necesidades de instalación. Este debe de ser un documento que asegure uniformidad en los presupuestos, facilitando así la examinación de estos mismos, ayudando presupuestos de ventas y colaborando a seleccionar la configuración de hardware y software.

  Para manejar y supervisar las actividades en el área de sistemas se deben obtener dos clases de métodos: Estándares de métodos y Estándares de desempeño.

-

Están stánda dare ress de mét étod odos os

Instaura de una manera u otra practicas uniformes, procedimientos y reglas a ser seguidas en el área de informática. Siendo así, una técnica organizacional constituida por cuatro  propósitos: A. Facilitar llaa comunicaci comunicación ón entre partes in interdependientes terdependientes como anali analistas stas y programadores. B. Reduc Reducir ir los efect efectos os de llaa rota rotación ción ddee pers personal onal.. C. Reduc Reducir ir lo loss efec efectos tos ddel el cam cambio bio ttecnol ecnológic ógico. o. D. Forma Formarr la base de estánd estándares ares de dese desempeñ mpeñoo propor proporciona cionando ndo una bas basee de medida com común. ún.

 

-

Están stánda dare ress de de d des esem empe peño ño

Estos facilitan la descripción del uso de recursos que debería ser esperado al realizar diferentes actividades en la instalación. Por regla general, estos estándares deben estar formalmente documentados en el manual de estándares del área de sistemas, esto conlleva a tener una de las problemáticas que esto abarca, siendo esta, la formulación de estándares a niveles apropiados, ya que, si se lleva a cabo estándares muy detallados, significarían un gran costo y por otro lado los estándares superficiales siendo completamente inútiles.

2. Func Funció ión n de st staf aff: f:

Esta consiste en optar y adiestrar al personal apropiado para desarrollar las actividades. La calidad de la funcionalidad de Staff es proporcional a la eficacia de los sistemas procedentes de la organización. Existen dos razones para tener en cuenta la necesidad de una planeación de staff: 1. Hist Histórica óricamente mente,, el person personal al buen buenoo en compu computació taciónn se ha encon encontrado trado en un unaa baja concurrencia. 2. Se prete pretende nde un perso personal nal con des destrezas trezas es especi pecializa alizadas das en la inst instalaci alación ón compu computacio tacional. nal.

-

Con ontr trat atac ació ión n de del per perso sona nall

Para obtener los servicios de la persona apropiada, la administración y el aspirante al trabajo deben de entender visiblemente los requerimientos del puesto. Para cada lugar en la instalación, un documento formal de especificación debe de coexistir para así, poder concretar el entorno del trabajo, sus compromisos y sus oportunidades de progreso. La opción del personal y su desarrollo deben tener criterios a considerar como lo son el nivel de educación, experiencia y responsabilidad, los cuales deberían estar correctamente establecidos y convendrán ser los ajustados.

 

El administrador puede adquirir información de los solicitantes, evaluándolos por medio de entrevistas, pruebas de aptitud, referencias, hojas de vida, etc. Algunos procedimientos de controles  básicos que pueden ser ser aplicados son: -

Revisar las referencias, hojas de vida, etc.

-

Exámenes metales y físicos.

-

Relación de empleados claves. Explicación del protocolo organizacional a ser observado.

-

Cap apac acit itac ació ión n del del pers person onal al

Implica el establecimiento de oportunidades de desarrollo promociónales y educación. Con estas actividades se conserva la moral del empleado y las destrezas necesarias para llevar a cabo las ocupaciones de la instalación. Entrenamiento del personal para mantener sus conocimientos y destrezas. Estos procedimientos deberán ser valorados por miembros del Staff de departamento de servicios de información. La capacitación debe ser continua, ya que el auditor se encuentra constantemente inspeccionando diferentes tareas, deberá contar con la capacidad técnica suficiente para poder efectuar su trabajo,  por lo que debe de ser capacitado capacitado continuamente po porr medio de conferencias, seminarios seminarios u otras opciones. Estas revisiones se hacen regularmente para: A. Dete Determina rminarr si un emple empleado ado as asegura egura la pro promoció moción. n. B. Iden Identific tificar ar oportu oportunidad nidades es de crecimi crecimiento ento per persona sonall del emplea empleado. do. C. Iden Identific tificar ar las ffuerza uerzass y deb debilid ilidades ades ddel el emp empleado leado.. -

Retiro iro del personal

Cuando un empleado es despedido de su cargo, se deberán seguir instrucciones de seguridad que se encarguen de resguardar los recursos computacionales junto con los archivos de datos. Estos  procedimientos deberán deberán estar de acuerdo con las pprestaciones restaciones de la organi organización, zación, así como también se deberá determinar que sean estables con las leyes.

 

El retiro puede ser a voluntad del empleado o de la organización. En cualquier caso, ciertos  procedimientos de control control deben ser realizado realizados: s: 1. Si el emp empleado leado eess una pe persona rsona clave clave,, la admi administ nistració raciónn debe se serr infor informada. mada. 2. Hac Hacer er uuna na li lista sta de mo modo do qque ue es esta ta pperm ermita ita:: -

Revocar llaves. Cancelar Passwords.

-

Cambiar listas de distribución distribución..

-

Regresar reportes, libros y documentación.

-

Regresar equipo.

3. Reali Realizar zar ent entrevis revista ta de sal salida ida par paraa dete determinar rminar ááreas reas de ddescon escontento tento.. 4. Reco Recordato rdatorio rio de direc dirección ción sob sobre re infor informació maciónn identi identificar ficar pro problema blemass potenc potenciales iales.. 5. Entr Entrenar enar aall nuev nuevoo emp empleado leado que ssee encar encargará gará ddee el car cargo go de dejado jado..

 

¿CÓMO DEBE SER LA SELECCIÓN DE HARDWARE Y SOFTWARE PARA EL ÁREA DE SISTEMAS?

Al valuar diferentes opciones para algún componente, cada una de ellas debe ser descrita y valorada  por separado, especialmente especialmente en el caso de los componentes componentes de hardware y software base base o en el caso de aplicaciones que pueden ser adquiridas en el mercado con diferentes métodos. Es un poco  probable que exista sólo sólo una opción técnic técnica, a, capaz de brindar una solu solución ción satisfactoria, por lo que las opciones alternas deben ser consideradas al igual que las otras. Hay diferentes formas y pasos que pueden conllevar a una buena elección. Un buen método puede ser el siguiente: 1. Iden Identific tificación ación de alt alternat ernativas ivas qque ue el m mercad ercadoo pued puedaa ofrec ofrecer. er. 2. Prese Preselecci lección, ón, don donde de se desc descarta artarán rán dive diversas rsas op opcion ciones es que no cum cumplan plan co conn el esque esquema ma tecnológico de la organización. 3. Defi Definició niciónn de caracte característi rísticas cas a ser evalu evaluadas adas y facil facilidade idadess que deber deberáá tener de acuerd acuerdoo con los requerimientos de la organización, siendo debidamente categorizados de acuerdo a la importancia de cada una de estas. 4. Eval Evaluació uaciónn técnic técnica, a, donde se eva evaluará luará cad cadaa opción se selecci leccionada onada,, evaluan evaluando do su nivel de desempeño para cada característica definida. 5. Eval Evalua uaci ción ón de pr prov ovee eedo dore res. s. 6. Fina Finalment lmente, e, según lo loss result resultados ados obt obtenido enidoss se puede lleg llegar ar a una conclus conclusión ión con el fin de tomar la mejor decisión.

 

¿QUE ESTÁNDARES SE DEBEN TENER EN CUENTA PARA LA EVALUACIÓN?

-

Estándares de métodos, donde se instaura de una manera u otra manera practicas uniformes,  procedimientos y reglas reglas a ser seguidas en el áre áreaa de informática.

-

Estándares de desempeño, ya que estos nos facilitan la descripción del uso de recursos que debería ser esperado al realizar diferentes actividades en la instalación.

¿CUÁLES SON LOS ÍTEMS MÁS IMPORTANTES A CONSIDERAR CUANDO SE REALIZA LA CONTRATACIÓN DE PERSONAL EN EL ÁREA DE SISTEMAS? -

Revisar las referencias, hojas de vida, etc.

-

Exámenes metales y físicos.

-

Relación de empleados claves.

-

Explicación del protocolo organizacional a ser observado.

¿POR QUÉ ES IMPORTANTE REALIZAR LA CAPACITACIÓN DEL PERSONAL EN ESTA ÁREA? Porque con esto, podemos concretar si: -

Un empleado asegura la promoción.

-

Hay oportunidades de crecimiento personal en el empleado.

-

Que fuerzas y debilidades son identificables en el empleado.