EstudiodeCasoAA4

ESTUDIO DE CASO AA4 Informe de Auditoría Interna

No. de Auditoría

Fecha de auditoría

01 de 2010

4 al 9 de febrero de 2010

Equipo Auditor:

Auditor Líder: ABCDE Equipo de auditores internos de calidad: Martha Mantilla, Mauricio P Carlos Pérez, Rene Serrano, Mónica Camargo. Observadores: Zulma Rodríguez, Edwin escobar

Objeti vo: Determinar el grado de conformidad del Sistema de Gestión de la Calidad con los criterios de Auditoría (ISO 9001, documentos, requisitos contractuales, requisitos legales y reglamentarios, etc.).

Alcan ce: El Sistema de Gestión de la Calidad de la ENEO.

C r i t e r i o s d e A u d i t o r í a : Norma ISO 9001:2008, Sistema de Gestión de la Calidad de la ENEO.

Descripción del Hallazgo

Se cuenta con un mecanismo de control de documentos internos y externos “Lista de Documentación del SGC”, actualmente no se ha implementado la herramienta de control. Se detecta que no en todos los casos se cuenta con la identificación y formatos estandarizados de los registros utilizados para el control de la operación de los procesos (ejemplo: “inscripción de los proyectos de investigación” algunos registro no contaban con títulos. Contrario al procedimiento normativo “Control de Documentos y Registros” no se tiene definido los criterios para la retención, conservación y disposición final de los registros (ejemplo: expedientes de personal)

Se detecta falta de manejo de la documentación del Sistema de Gestión de la Calidad en el personal. Ejemplos:  Ubicación del “Modelo de Identificación de Procesos” e Indicadores Clave para la medición de los procesos y objetivos de calidad documentado en el manual de planeación de la calidad. Mecanismos para realizar cambios de documentos, registro de servicios no conformes y aplicación de acciones correctivas y preventivas definidos en los Procedimientos Normativos.

ra

Clasificación

m

m

m

M

Informe de Auditoría Interna

Proceso

Descripción del Hallazgo Se recomienda generar evidencia de los acuerdos definidos e juntas realizadas en los distintos procesos, así como el seguim mismos

Procesos de Dirección

Se tiene documentado en la Matriz de Competencia el mecan

Proceso de Servicios para la medición de la competencia de los funcionarios de la E Administrativos Proceso de Registro, Aprobación y Seguimiento de Proyectos de Investigación

embargo no se muestra evidencia de su aplicación.

La coordinación de investigación cuenta con un registro de co seguimiento de los proyectos de Investigación “Relación de P Investigación Realizados por Profesores de la ENEO” en identifican los nombres de los proyectos, integrantes, estatus, inicio y término, este mismo no esté referenciado en el operativo siendo este un registro básico de control.

En el semestre que inició el 2 de febrero de 2010 se identificó fecha no era impartida la asignatura de “Proceso de Salud y Proceso de Servicios en el Niño” y el registro de “Asignación de horario” de ésta n firmado, cuando el procedimiento gestión y control de la ope curso PSA 05 establece esta actividad como previa al inicio

Académicos

En el desarrollo del plan de estudios de “Administración de lo de Enfermería” no se obtuvo la evidencia que establece el p PSA 01 Rev. 0. de acuerdo a lo siguiente:

Proceso de Servicios Académicos

 Falta la identificación de la necesidad del desarrollo de  Existe la firma de recibido en 2009 por parte de la sede sido aprobada la liberación de este plan de estudios.  Falta las firmas o constancias de la revisión hecha por curricular.  Falta las firmas o constancias de la verificación he Jefatura correspondiente.  Evidencia de entrega del plan de estudios de Administr Servicios de Enfermería al H. Consejo Técnico de la E validación y emisión del dictamen correspondiente.  Falta de identificación de los cambios realizados al Plan

No se mostró la aplicación de la Evaluación de Proveedores d

Proceso de Servicios a lo establecido en el Manual de Gestión de la Calidad MGC 0 Administrativos

El manual de Planeación de la Calidad y el procedimiento de control de la operación del curso PSA 05, mencionan al form list de Supervisión del Cumplimiento del Plan Académico”, c Proceso de Servicios los mecanismos para evidenciar el control del proceso Académicos y de la asistencia de los profesores, tanto en au los campos clínicos o sedes, sin embargo no se encontraron

Académicos CLASIFICACIÓN: M = N o C

éste.

o n f o r m i d a d M a y o r m = N o C o n f o r m i d a d M e n o r O = Observación o Área de Mejora

Informe de Auditoría Interna

Proceso

Descripción del Hallazgo

Se cuenta con la identificación de problemáticas o situacion en los servicios proporcionados, sin embargo no se ha correcciones o acciones correctivas o preventivas para su sol Ejemplos:

Procesos de Dirección

 En el área de Servicios Escolares de Posgrado sol con una persona para la atención, afectando así el se alumnos en el turno de la tarde y en los casos de aus personal.  De acuerdo al reporte de indicadores del SGC de la Administrativa de Julio a Diciembre de 2009 “Medició de Indicadores del Proceso de Presupuestos” se dete en los trámites aceptados ante la Unidad de Proc Administrativos (UPA) en el mes de noviembre por un en las solicitudes incompletas.

CONCLUSIÓN DE LA AUDITORÍA: Considerando el periodo de implantación del SGC de la ENEO que se oficializó en el mes de enero de 2010, los involucrados en este ejercicio mostraron gran apertura y participación en la auditoría, aún cuando se presentaron situaciones ajenas como la carencia de energía eléctrica, que provocó la reprogramación de los tiempos planeados ocasionando que las áreas Sistemas, Servicios Generales, Desarrollo de las Tecnologías Aplicadas a la Educación, Coordinación de Metodología, Materiales y Medios Educativos SUA quedaran pendientes por revisar, las cuales serán auditadas en el siguiente ejercicio de Auditoría Interna. Continuando la tendencia y el involucramiento mostrado por el personal en la etapa de implantación, se considera el logro en la eficacia del mismo de acuerdo a los tiempos establecidos para su ejecución.

Líder Auditor: ABCDE (Nombre y firma)

CLASIFICACIÓN: M = N o C o n f o r m i d a d M a y o r m = N o C o n f o r m i d a d M e n o r O = Observación o Área de Mejora

F04 PDI02 Rev.0

NOTA: De ser necesario utilice anexos

INFORME 2- Diga a que numeral de la norma ISO 9001:2015, le está apuntando cada hallazgo referido. Proceso

Descripción de hallazgo

Procesos de Dirección

Procesos de Dirección

Procesos de Dirección

Procesos de Dirección

Se cuenta con un mecanismo de co documentos internos y externos “Li Documentación del SGC”, actualmente ha implementado la herramienta de contr Se detecta que no en todos los casos s con la identificación y formatos estand de los registros utilizados para el contr operación de los procesos (ejemplo: “in de los proyectos de investigación” registro no contaban con títulos. Se detecta que no en todos los casos se con la identificación y formatos estandari de los registros utilizados para el control operación de los procesos (ejemplo: “insc de los proyectos de investigación” alguno registro no contaban con títulos. Se detecta falta de manejo documentación del Sistema de Gesti Calidad en el personal. Ejemplos: •Ubicación del “Modelo de Identifica Procesos” e Indicadores Clave para la m de los procesos y objetivos de documentado en el manual de planeaci calidad. Mecanismos para realizar camb documentos, registro de servicios no co y aplicación de acciones correc preventivas definidos en los Proced Normativos. Se recomienda generar evidencia de los acuerdos definidos en las juntas realizad los distintos procesos, así como el seguim los mismos

Procesos de Dirección Proceso de Servicios Administrativos

Proceso de Registro, Aprobación y Seguimiento de Proyectos de Investigación

Se tiene documentado en la Ma Competencia el mecanismo para la med la competencia de los funcionarios de la sin embargo no se muestra evidencia aplicación.

La coordinación de investigación cuenta registro de control y seguimiento proyectos de Investigación “Relac Proyectos de Investigación Realizados por Profesore ENEO” en el cual se identifican los de los proyectos, integrantes, estatus, fe inicio y término, este mismo n referenciado en el procedimiento o siendo este un registro básico de control.

Proceso de Servicios Académicos

Proceso de Servicios Académicos

En el semestre que inició el 2 de febrero se identificó que a la fecha no era imp asignatura de “Proceso de Salud y Enf en el Niño” y el registro de “Asigna horario” de ésta no estaba firmado, cu procedimiento gestión y control de la o del curso PSA 05 establece esta activid previa al inicio del curso. En el desarrollo del plan de estu “Administración de los Servicios de Enf no se obtuvo la evidencia que esta procedimiento PSA 01 Rev. 0. de acue siguiente: • Falta la identificación de la neces desarrollo de éste. • Existe la firma de recibido en 2009 por la sede, sin haber sido aprobada la liber este plan de estudios. • Falta las firmas o constancias de la hecha por el grupo curricular. • Falta las firmas o constancias verificación hecha por la correspondiente. • Evidencia de entrega del plan de est Administración de los Servicios de Enfer H. Consejo Técnico de la ENEO validación y emisión del d correspondiente. • Falta de identificación de los realizados al Plan de estudios. No se mostró la aplicación de la Evalu Proveedores de acuerdo a lo estableci Manual de Gestión de la Calidad MGC 01

Proceso de Servicios Administrativos Proceso de Servicios Académicos

El manual de Planeación de la Calid procedimiento de Gestión y control operación del curso PSA 05, menci formato de “Check list de Supervis Cumplimiento del Plan Académico”, com los mecanismos para evidenciar el co proceso de Servicios Académicos asistencia de los profesores, tanto en au en los campos clínicos o sedes, sin emb se encontraron registros de éste. Se cuenta con la identificación de proble o situaciones de mejora en los proporcionados, sin embargo no generado las correcciones o correctivas o preventivas para su Ejemplos: • En el área de Servicios Escolares de P solo se cuenta con una persona para la a

Procesos de Dirección

afectando así el servicio a los alumno turno de la tarde y en los casos de ause personal. • De acuerdo al reporte de indicadores de la Secretaría Administrativa de Diciembre de 2009 “Medición y Aná Indicadores del Proceso de Presupue detecta una baja en los trámites ac ante la Unidad de Procesos Admin (UPA) en el mes de noviembre por un inc en las solicitudes incompletas.

3- De su concepto personal sobre lo que debe hacer la empresa en las No conformidades mayores para solucionar el aspecto mencionado. Es frecuente observar en diversas organizaciones o empresas certificadas bajo estándares ISO 9001:2015, el uso de categorías para sus no conformidades, diferenciándolas en esos casos, en mayores y menores, a las que se les agrega en ocasiones, un tercer tipo definido como observaciones(que no constituyen no conformidades propiamente tales si no parcial es decir que hay oportunidades de mejora. En este Caso que estamos estudiando le recomiendo a la empresa tomar acciones correctivas de inmediato y poner en marcha métodos de medida y análisis que les permitan detectar las no conformidades, mediante parámetros y puesta en marcha de acciones que minimicen dichas no conformidades y tiendan a su eliminación porque el Incumplimiento con requisito normativo, propio de la organización y/o legal, que vulnera o pone en serio riesgo la integridad del sistema de gestión. Y también prolongada a través del tiempo de pequeños incumplimientos asociados a un mismo proceso o actividad le puede traer a los largos problemas legales. Bibliografía Auditoria interna de Calidad Norma ISO 9001:2015 Libro ISO 9001:2015.El Futuro de la Calidad