Estudio y Evaluacion Del Control Interno Del Ciclo de Tesoreria

 

ESTUDIO Y EVALUACION DEL CONTROL INTERNO DEL CICLO DE TESORERIA. OBJETIVO ESPECIFICO DEL CONTROL INTERNO.

OBETIVOS DE AUTORIZACION.

1 Las fuentes de inversión y financiamiento deben autorizarse de acuerdo con políticas establecidas por la administración. En los criterios de selección de fuentes de inversión y financiamientos utilizados por la empresa, estos deben especificar estándares, OBJ.

respecto a asuntos tales como:

  Capacidad actual



y potencial, y disposición para endeudar a la empresa o para invertir en ella.

  Integridad y confiabilidad.



  motivos para endeudar a la empresa o



para invertir en ella.

  conflictos de intereses existentes y



potenciales.

  restricciones legales.



  costo capital.



TECNICAS DE CONTROL APLICABLES.

RIESGOS DE INCUMPLIMIENTO. INCUMPLIMIENTO. - 

La empresa puede verse impedida de satisfacer sus necesidades de capital a medida que surgen.

- 

Los inversionistas o los acreedores pueden tratar de obtener control de la empresa o de alguno de sus archivos.

de las bases de datos como las siguientes:

- 

a)  Especificar que los los cambios cambios en archivos sean aprobados por escrito por personal autorizado.

Los inversionistas o acreedores pueden retirarse en tiempo oportuno.

- 

b)  Uso de formas estándar prenumeradas para documentar los cambios a las bases de datos de fuentes de inversión o financiamiento, controles físicos sobre el acceso a dichas formas y conciliación de las formas usadas con los cambios realmente efectuados.

La empresa puede obtener financiamiento con condiciones no satisfactorias (estipulaciones no autorizadas o excesivamente restrictivas).

- 

Puede incurrirse en altos costos de capital.

  Políticas por escrito para la selección



de fuentes de financiamiento financiamiento..   Bases de datos como archivos maestros de accionistas, bonistas, entidades en que se invierte etc.   Procedimientos específicos para añadir cambiar o eliminar información de las bases de datos.   Técnicas para probar la confiabilidad

c)  Revisión y aprobación, por personal autorizado, de los informes de cambios a las bases

 

 

de datos. d)  Verificación periódica por una persona independiente del proceso, que las fuentes de inversión y financiamiento registradas en las bases de datos sean las autorizadas autorizadas y se apeguen apeguen a las políticas de selección aprobadas por la administración. administración. e)  Pruebas periódicas de los archivos por parte de auditoría interna. f)  En un medio de PED. La revisión periódica de que los cambios a las bases de datos se hicieron correctame correctamente. nte. Conciliación de las cifras de control con los registros del computador. Limitación del acceso a la información contenida en las bases de datos. Comprobación de validez de datos importantes.

OBJ. 2

Los importes, momento y condiciones de las transacciones de financiamiento y capital deben autorizarse de acuerdo con políticas establecidas por la administración.

Para los objetivos 2 y 3   Mantener un índice determinado de pasivo de capital.   Ofrecer al público hasta un personaje determinado de las acciones comunes de la empresa.

- 

Puede omitirse el cumplimiento de restricciones y clausulas legales o de los prestamos.

- 

Puede tenerse una estructura de capital no apropiada.

 

  No firmar un contrato de préstamo

OBJ. 3



Políticas establecidas por la administración. a dministración.

que viole las estipulaciones de los contratos existentes.





condiciones deben adquirirse recursos.   Políticas de inversión. a)  Rendimiento aceptable de la inversión. b)  Niveles de riesgo aceptables. c)  Requisitos de liquidez. d)  Requisitos de diversificación. e)  Requisitos de reservas legales y

acciones y derechos a comprar acciones tendrían la aprobación previa de un comité directivo.  Ningún préstamo a largo plazo extenderá de un límite determinado, ni devengara devengara inter interés és en exce exceso so de la tasa de mercado más un número de puntos de porcentaje, o contendrá el requisito de mantener un capital de

  Cuando, en qué cantidad y en qué

operativas.

  Políticas de dividendos.



- 

  Todas las opciones de compra de

trabajo mayor de una cantidad determinada.   Solo se adquirirán inversiones que se espere produzcan un crédito determinado.   La empresa no adquirirá un porcentaje mayor que otras empresas a un límite previamente establecido. Las inversiones en acciones de   empresas se limitaran a los resultados de una evaluación financiera previa.

  El departamento de tesorería tratara



de cubrirse contra ajustes cambiarios de divisas mediante la cel celebración ebración de contratos de compra de divisas con entrega futura.   Bases de datos como archivo maestro de accionistas, bonistas, entidades en que se tiene invertido etc. y

Los recursos de capital pueden obtenerse a costo o en condiciones que no son las autorizadas y que son inaceptables para la administración.

- 

Pueden hacerse inversiones ilegales o que contravienen las políticas establecidas por la administración.

 

procedimientos específicos para añadir, cambiar o eliminar información de las bases de datos.

 



  Proyecciones de efectivo que se

actualicen constantemente. constantemente.   Tabla de fechas o tiempos para los préstamos que se desea obtener, para pago de préstamos y a participantes en el capital y para inversiones de fondos.   Cuestionario de cumplimiento de las estipulaciones y restricciones de los préstamos. 

inversioness aprobadas.   Lista de inversione

OBJ. 4

Los ajustes ajustes a las cuentas de inversión en valores, créditos bancarios, intereses por pagar, dividendos por pagar, capital social, gastos y primas diferidas y la distribución contable, deben autorizarse de acuerdo con las políticas establecidas por la administración. a)  Ajuste a las deudas a largo plazo debido a las condiciones de renegociación. b)  Ajuste a los valores en libros de las carteras de inversión. c)  Ajuste del inte interés rés en las utilidades de la entidad en que se tiene reinversión

  Uso y aprobación de formas pre



numeradas estándar para llevar a cabo los ajustes.   Investigación de ajustes que excedan una cantidad predeterminada.   Informes reguilares y análisis periódicos en las tendencias en las cantidades y tipos de los ajustes. 

  Autorización específica de ajustes,

cuando estos no coinciden con las políticas establecidas.   En un ambiente de PED: a)  Conciliació Conciliación n de las cifras manuales de control de los ajustes aprobados, con los totales según el ajuste de informes preparados por el computador.

- 

Las cuentas pueden presentarse incorrectamente incorrectame nte como consecuencias de ajustes o reclasificaciones erróneas.

- 

Pueden aprobarse ajustes que no son aceptables para la administració a dministración. n.

- 

Puede que no se reflejen adecuadamente en los estados financieros las utilidades de cantidades en que se tiene invertido y que se contabilizan por el método de participación.

- 

Pueden infringirse estipulaciones de

 

contabilizada según el método de participación cuando cambia la estructura de capital de dicha entidad.

a los archivos de la computadora. c)  Comprobación de validez de los campos de datos importantes y verificación de límites en cuanto a importes y número de ajustes preparados.

d)  Cambio en el valor nominal o asignado de las acciones de capital.

OBJ. 5

Los procedimien procedimientos tos de proceso del ciclo de tesorería deben de estar de acuerdo con políticas establecidas por la administración.

préstamos como consecuencia de ajustes de cuentas de pasivo o capital.

b)  Uso de contraseñas en las terminales, para limitar el acceso

  Manual de políticas y procedimientos.   Requisitos de supervisión y



- 



documentación

de

sistemas

y

la segregación de funciones.

programas.

  Verificación

periódica de las aprobaciones que se requieren para transferir responsabilidades, cambios en las formas, cambios en los sistemas de archivos, etc.   Estándares aprobados para el desarrollo de sistemas manuales o de PED, incluyendo estándares de programación y documentació documentación. n.



- 

Pueden llevarse a la práctica procedimientos procedimie ntos que eviten las técnicas de control interno existentes.

- 

Pueden modificarse programas de computadora para evitar los



  En un ambiente de PED:

a)  Verificación periódica de las aprobaciones requeridas por la administración y usuarios para: Nuevos sistemas y procedimientos y cambios en sistemas, procedimientos y programas.

Los departamentos pueden ser reorganizados y cambiarse las asignaciones de modo que se reduzca

controles, cambiar políticas contables o reducir salvaguardas sobre los activos. - 

Pueden alterarse el flujo de la información para retener datos de quienes an de recibirlos o facilitarlos a quienes no deben recibirlos.

 

b)  Verificación periódica de las pruebas, aprobaciones y documentación de los cambios a los programas. c)  Comparación periódica de los procedimientos procedimien tos con la documentació documentación n y la autorización respectiva d)  Pruebas periódicas de razonabilidad que comparen los resultados del procesamiento con resultados calculados de antemano. e)  Acceso restringido a las áreas de procesamiento, a los programas y a la documentación de los mismos. f)  Segregación de funciones entre los operadores del computador y los programas de sistemas y de aplicaciones. g)  Procedimientos documentados y políticas obligatorias de las pruebas que deben efectuarse de los programas y de los sistemas. h)  Procedimie Procedimientos ntos que requieren que los programas del computador y todos los cambios sean autorizados, revisados y aprobados por el gerente de PED, y el jefe del departamento usuario. i)  Sistemas programados en el computador que limiten el acceso a los programas únicamente a personas autorizadas, y que registren e informen todo los cambios a los

- 

Pueden perderse datos durante las conversiones de nuevos sistemas.

- 

Pueden no procesarse transacciones.

- 

Las transacciones pueden procesarse incorrectamente.

- 

Pueden no ejecutarse procedimientos de control.

 

 

programas a una persona independiente de la que efectúa el cambio.  j)  Revisión periódica de los nuevos sistemas y de los programas.

OBJ. 6

Solo deben aprobarse aprobarse aquellas ssolicitudes olicitudes de obtención no entre entrega ga de recursos recursos que se ajusten a las políticas establecidas por la administración.

  Procedimie Procedimientos ntos documentados para



iniciar, revisar y aprobar solicitudes para obtener obtener o devolver recursos y comprar o vender inversiones 

  Uso

OBJ. 7

Solo deben aprobarse aprobarse aquellas ssolicitudes olicitudes de compraventa de inversiones inversiones que se ajusten a las políticas establecidas por la administración.

 



 



 



 



y control de formas reenumeradas. Archivo de firmas autorizadas para aprobar transacciones de tesorería Inspección periódica de las formas utilizadas para ver que estén completas y autorizadas. Aprobación de funcionario autorizado para cada tipo de transacción. Designación por parte de la

administración o consejo de administración de aquellas personas que puedan firmar ciertos documentos a nombre de la empresa.   Comparación de los detalles importantes de cada transacción que se realiza con las políticas establecidas por la administración. administración.   Limitación del acceso a los archivos o

 

 

datos d3e entrada manuales o vasados en el cómputo.   Informes por excepción de transacciones de tesorería que no son aceptadas.   Revisión de los contratos de préstamos, actas, inversiones de tesorería etc. por consultores externos.   Supervisión estrecha de las disponibilidades, vencimientos de préstamos o de inversiones etc. 

OBJETIVOS

DE

PROCESAMIENTO

Y

CLASIFICACION DE TRANSACCIONES.

OBJ .8

Los recursos obtenidos de inversionistas y acreedores deben informarse con exactitud y en forma oportuna. OBJ.9

Los gastos gastos financie financieros ros de los recursos de capital y a las entregas de los recursos recursos a inversionistas y acreedores deben informarse con exactitud y forma oportuna. 0BJ.10

Las compras y ventas de inversiones deben informarse con exactitud y en forma oportuna.

oportuna de las actas de   Preparación oportuna

asamblea y consejo de administración.   Revisión periódica de las actas de asamblea y consejo por personal de tesorería para cumplir con los acuerdos de pagos de dividendos, compra de acciones de tesorería, contratación de deudas a largo plazo inversiones etc.

- 

Podrían no registrarse pasivos en que se ha incurrido.

- 

Pueden registrarse incorrectamente o en periodo equivocado el gasto de intereses y las ganancias y pérdidas en inversiones.

- 

Pueden



manuales o con la computadora del estado que guardan los prestamos, en cuanto pago, intereses, vencimient vencimientos os y re documentaciones.   Uso y control de formas pre numeradas importantes.   Informes manuales o con la computadora del estado que guardan

distraerse,

usarse

indebidamente o hurtarse ingresos por intereses o dividendos.

  Informes

- 

Pueden no informarse cambios en la clasificación de inversiones o financiamientos.

- 

Las utilidades y pérdidas en moneda

 

  Los productos de las inversiones en valores deben informarse informarse con exactitud y en for forma ma oportuna.

extranjera y los contratos de cambio para entrega futura de divisas pueden informarse incorrectame incorrectamente. nte.

las inversiones en cuanto rendimientos, plazos, vencimientos etc.

OBJ. 11



  Informes sobre los contratos de

cambio de moneda extranjera para entrega futura.   En un medio de PED: a)  Limitación del acceso a la información contenida en las bases de datos del computador, mediante un uso de contraseñas o controles físicos sobre las terminales. b)  Uso de dígitos de verificación sobre los códigos de las inversiones, acreedores, accionistas, etc. c)  Totales de control e identificación de fechas en los informes.

  Comparación de los acuerdos de las



OBJ. 12

Las cantidades adeudadas a, o por inversionistas y acreedores así como la distribución contable de dichos adeudos deben calcularse con exactitud y registrarse como activos y pasivos en forma oportuna.

actas de consejo de administración con las transacciones registradas por una persona independiente a quien registra las pólizas de tesorería.   Comparación de las órdenes de compra y venta de valores a corredores con los avisos de los corredores.   Registro cronológico de órdenes de

- 

Pueden ser incorrectos los saldos de las cuentas de inversión, créditos bancarios, capital y de las cuentas por cobrar y pagar que le son relativas.

 

 

compra y venta de valores para determinar que cada compra y venta se reconoce dentro del periodo de

OBJ. 13

Las cantidades cantidades adeudadas a, o por enti entidades dades en que se invierte, corredores y otros, así  como la distribución contable de dichos adeudos deben calcularse con exactitud y registrarse como activo activoss y pasivos en en forma oportuna.

tiempo apropiado.

  Conciliación de total de dividendos a



pagar con las acciones en circulación. de los intereses acumulados por las cantidades a pagar por deudas o a cobrar por inversiones.   Conciliación de las transacciones registradas con los estados de cuenta de los corredores, bancos,

  Conciliación



fideicomisos etc.

  En un medio de PED, procedimientos



establecidos para añadir, cambiar o eliminar información de base de datos y técnicas para proteger la información contenida en dichas bases de datos.



Procedimientos ntos documentados par las   Procedimie

OBJ. 14

Cuando los principios de contabilidad generalmente aceptadas requieren que se efectúen los cambios a los valores de las inversiones, estos cambios deben calcularse en forma oportuna.

comparaciones periódicas de los valores en libros con los valores de mercado.   Revisión de los cambios en los valores por personal independiente a quien los registro originalmente originalmente..  Utilización de servicios externos, por ejemplo: comisión nacional de

- 

Pueden ser incorrectos los saldos de las cuentas de inversión, créditos bancarios, capital y de las cuentas por cobrar y pagar que le son relativas.

 

valores, comisión nacional bancaria o el departamento fiduciario de un banco, para informar cambios en los

 

valores de mercado.

  Procedimientos documentados de



proceso, corte y cierre de fin de periodo.   Comparación de resultados reales como los presupuestados y análisis de las variaciones.

OBJ. 15

Las cantidades adecuadas a inversionistas, acreedores, entidades en que se invierte, corredores y otros y los ajustes relativos deben clasificarse, concentrarse e informarse correcta y oportunamente.

OBJ. 16

Las cantidades adecuadas a inversionistas, acreedores, entidades en que se invirtieron en la empresa y otros y los ajustes relativos deben clasificarse, concentrarse e informarse correcta y oportunamente.

  Procedimientos documentados de



procesos, corte y cierre de fin de periodo.   Comparación de resultados reales con los presupuestados y análisis de variaciones. Investigación de las interrupciones en   la secuencia numérica de formas pre numeradas.

- 

Pueden no procesarse no intencionalmente, o como resultado de errores, inversiones intereses, pago de préstamos o dividendos etc.

- 

Pueden cometerse errores en los asientos contables.

- 

Pueden duplicarse la contabilización de comprobantes.

- 

Puede ocasionarse serios problemas para serrar oportunamente el periodo de operaciones.



  Arqueos periódicos de formas pre

numeradas y su conci conciliación liación con los controles establecidos para tal efecto.   Revisión y seguimiento de los informes de transacciones de tesorería pendientes de procesar.   Mantener registros cronológicos que puedan usarse para acumular o comprobar transacciones de

 

tesorería.

  En un ambiente de PED: a)  Sistemas de escritura simultanea o



comparables basados en el computador, en que se preparan al mismo tiempo en una forma, el correspondiente registro y los auxiliares y mayores de las cuentas por pagar. b)  Totalizar por lotes y registrar los documentos de entrada y conciliación conciliació n de los totales de lotes con el total resultante del registro, diario, informe o archivo actualizado. c)  Conciliación de las formas utilizadas con las anotadas en los registros. d)  División y seguimiento de archivos de cuentas en ssuspenso uspenso que ccontrolan ontrolan los datos rechazados hasta que estos se subsanan y se les da nueva entrada. e)  Fechas predeterminadas para controlar la oportunidad de los cortes de procesamiento y producción de informes periódicos en el computador. f)  Dejitos de comprobación en los códigos en las cuentas accionistas, bonistas instituciones bancarias etc.

- 

Pueden existir errores en la clasificación contable de las transacciones de tesorería o bien no registrarlas en el periodo correspondiente.

- 

Pueden cometerse asientos contables.

- 

Puede duplicarse la contabilización de comprobantes.

- 

Pueden ocasionarse serios problemas para cerrar oportunamente el periodo de operaciones.

error

en

los

 

OBJ. 17

Los recursos obtenidos, los productos de esos recursos, las entregas de los mismos y los ajustes relativos deben aplicarse correcta y oportunamente a las cuentas apropiadas de cada inversión y acreedor.

OBJ. 18

Las compras y ventas de inversión, los productos de las inversiones y los ajustes relativos deben aplicarse correcta y oportunamente a las cuentas apropiadas de cada una de las entidades en que se invierten.

  Conciliación en forma regular y

- 



periódica de los saldos de auxiliares de inversión, préstamos, accionistas etc. contra los saldos del mayor u otros totales del control.   Revisión de la aplicación correcta de los códigos en los documentos fuente. Revisión de la aplicación contable a   las cuentas correctas de inversión, acreedores y accionistas.   Rotar las labores del personal de contabilidad.

  Revisión de los estados de cuenta de



los corredores, de valores o instituciones bancarias y pronta investigación o seguimiento de las partidas vencidas.   Revisión y seguimiento de la lista de excepciones de las cantidades adeudadas por entidades donde se tiene invertido pero no recibidas y de las cantidades adeudadas a

Los movimientos pasados a las cuentas auxiliares pueden no concordar con los movimientos pasados al mayor.

- 

Las operaciones con instituciones financieras, corredores etc. pueden pasarse incorrectamente en los auxiliares y si los reembolsos se efectúan con base en estos auxiliares, pueden ocasionar pagos equivocados.

- 

Pueden tomarse decisiones en base a información incompleta o inexacta que se encuentre en un auxiliar o registro de una institución financiera o accionista.

- 

Los estados financieros podrían no ser preparados en forma oportuna. Los estados financieros pueden presentarse incorrectamente debido a uno o más de los siguientes factores:

acreedores y no pagadas. OBJ. 19

Deben preparase asientos contables por las cantidades que se adeudan o a cobrar de inversionistas, acreedores, entidades en que se invierte, corredores y otros y por loa ajustes relativos.

  Preparación de



un catalogo de cuentas conteniendo una descripción de cada cuenta, asi como instrucciones de que conceptos deben afectar las mismas.

- 

 

OBJ. 20

  Procedimientos escritos para solicitar



Los asientos contables de tesorería deben concentrar y clasificar las transacciones de acuerdo con políticas establecidas por la administración.

y aprobar cambios en la clasificación de cuentas.

  Comparación de periodo a periodo de



los montos de asientos contables recurrentes.   Revisión y aprobación de cada asiento contable por personal supervisor que no tenga participación activa en su preparación.   Formas pre numeradas de asientos contables y la verificación correspondiente de que todos los

a)  Omisión en transacciones.

el

registro

de

b)  Omisión en el registro de un asiento contable.

c)  Codificacion Codificaciones es incorrectas. d)  Asientos contables duplicados.

asientos fueron registrados en el periodo.

OBJ. 21

La información para determinar bases de impuestos derivada de las actividades de tesorería debe correcta y oportunamente.

  La

existencia de procedimientos documentados para preparar, concentrar y comunicar la información de impuestos requerida. Revisión de las transacciones   importantes por personal conocedor



de los requisitos fiscales. Políticas por escrito por escrito relativas a la documentación requerida fiscalmente para justificar los gastos. Revisiones por parte de auditores   internos.

 



- 

Usar datos erróneos en los cálculos de los impuestos.

- 

Pagar multas y recargos.

- 

Pagar impuestos en exceso.

 

 

OBJ. 22

Deben verificarse y evaluarse en forma periódica los saldos registrados de efectivo, inversiones, financiamiento y capital y las actividades de transacciones relativas.

  Manuales



de procedimientos y políticas, graficas de organización y otra documentación que:

a)  Listen las cuentas, informes, actividades, políticas y procedimientos procedimien tos que han de evaluarse, cuando van a ser estos verificados y evaluados y por quien será supervisada la actividad. b)  Describan como debe efectuarse la verificación y evaluación. c)  Describan como deben documentarse los resultados de la revisión y a quien debe comunicarse.

  Técnicas utilizadas para describir



errores y omisiones: a)  Conciliación de saldos y movimientos registrados contra los saldos y movimientos informados por terceros. b)  Actuación oportuna sobre las quejas de inversionistas y acreedores. c)  Conciliación de los saldos del mayor con los auxiliares, ya sea manualmente o a través del computador. d)  Verificación periódica de los saldos en los libros mediante confirmacione confirmaciones. s. e)  Valuación de pasivos en moneda extranjera al tipo de cambio corriente.

- 

Los informes preparados para la administración pudieran información errónea.

presentar

- 

Las decisiones importantes que pudiera tomar la administración podrían basarse en información errónea.

- 

Algunos errores y omisiones en la salvaguarda física, autorización y procesamiento de transacciones pudieran pasar inadvertidos y no ser corregidos.

 

 

  Técnicas para evaluar los saldos. a)  Análisis de índices, tendencias y variaciones.



b)  Comparación de los valores registrados con los valores de mercado. c)  Comparación de los resultados y análisis de las tendencias de la industria.

  Almacenaje externo (p/e bóvedas,



cajas de seguridad etc.)

  Servicios externos (servicios de carros



OBJ. 23

El acceso al efectivo y los valores debe permitirse únicamente de acuerdo con políticas establecidas por la administración.

 



 



   





blindados, buzones de depósito nocturno, servicios de guarderías). Seguros y fianzas de fidelidad al personal que maneja valores. Archivos de firmas del personal autorizado. Control de llaves para archivos. Disposición de lugares de trabajo que permita la visibilidad máxima a los supervisores.

- 

El efectivo o los valores pudieran sustraerse, perderse, destruirse o distraerse temporalmente. temporalmente.

 

 

  Cajas fuertes, gabinetes cerrados con



- 

llave, biblioteca segura de cintas y

OBJ. 24

El acceso a los riesgos de accionistas de tenedores de deuda y de inversiones, así  como las formas importantes, lugares y procedimientos de proceso debe permitirse únicamente de acuerdo con políticas establecidas por la administración.

discos magnéticos, almacenaje externo de reserva para registros archivos del computador, así como para programas y otra documentación relativa.   Custodia controlada y pre numeración de formas importantes (cheques en blanco, órdenes de compra) incluso la rendición de cuentas periódicas de dichas formas por personal independiente.

  Segregación de responsabilidades y



restricción al acceso. Auditorías internas periódicas de   cumplimiento.   Seguros y fianzas de fidelidad incluyendo la pérdida de registros y documentos. Procedimientos sistemáticos de   archivos de información.

Los registros pueden destruirse o perderse, lo cual pudiera resultar en:

a)  Imposibilidad para prepara informes financieros confiables. b)  Incapacidad para realizar las inversiones en valores.

- 

Los medios de proceso de información, parcialmente los del computador pudieran perderse, destruirse o alterar, lo cual podrían resultar en:

a)  Una incapacidad para informar. b)  Una distorsión de las actividades informadas.