Estudio y Evaluacion Control Interno

Unidad III: Auditoría de control interno Métodos y técnicas de evaluación del control interno

Introducción • Auditoría al sistema de control interno • El proceso de evaluación del control interno • Métodos para el estudio y evaluación del control interno • Estudio y evaluación del control interno por ciclos de transacciones • Procedimientos de auditoria

INTRODUCCIÓN

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La falta de un control interno adecuado dentro de las organizaciones, permite que en las diferentes áreas de la organización se genere desorden, que faciliten la generación de escenarios propensos al desarrollo de prácticas inadecuadas. La correcta aplicación de las herramientas de Auditoría es la solución para la adecuada y oportuna prevención, así como para la detección de su existencia y adecuada documentación que sirva de soporte para llevar a cabo las actividades. La creación e implantación de sistemas antifraude sustentados en procesos sistemáticos de auditoría, son la oportunidad para proteger a las organizaciones de las prácticas desleales, de manejo inadecuado de recursos. Un buen control interno permite la óptima protección del patrimonio de la Institución y brinda seguridad a los empleados.

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El propósito principal es hacer recomendaciones imparciales a partir de evidencias sobre el grado de cumplimiento de los objetivos, planes, programas, proyectos y procesos, así como sobre debilidades, irregularidades y errores presentados en las operaciones de la entidad, con el fin de apoyar a la alta dirección en la toma de decisiones, implementación de los controles necesarios para corregir desviaciones, sugiriendo las acciones de mejoramiento correspondientes.

Auditoria al sistema de control interno Se basa en tres aspectos básicos de evaluación Cumplimiento Verificar la adherencia a las normas establecidas por la entidad Estratégico Evaluar y monitorea el desempeño de los sistemas gerenciales de la entidad. Evalúa el logro de los objetivos Gestión y Resultados Verifica las actividades relativas al proceso de gestión de la entidad con el fin de determinar el grado de economía, eficiencia, eficacia en el manejo de los recursos

Parámetros del sistema de control interno

El proceso de evaluación del control interno

La muestra debe ser representativa. El tamaño de la muestra varía de manera inversa respecto a la calidad del control interno. El examen de los documentos incluidos debe ser exhaustivo para poder hacer una inferencia adecuada. Método Descriptivo o Narrativo

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El estudio es detallado de cada operación con lo que se obtiene un mejor conocimiento de la empresa.

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Se obliga al Auditor a realizar un esfuerzo mental, que acostumbra al análisis y escrutinio de las situaciones establecidas.

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Se pueden pasar inadvertidos algunas situaciones anormales.

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No se tiene un índice de eficiencia

Métodos para el estudio y evaluación del control interno.

Métodos para el estudio y evaluación del control interno. Método Gráfico.

NOTA: Si el auditor diseña un flujograma del sistema, será preciso que visualice el flujo de la información y los documentos que se procesan. El flujograma debe elaborarse, usando símbolos estándar, de manera que quiénes conozcan los símbolos puedan extraer información útil relativa al sistema. Si el auditor usa un flujograma elaborado por la entidad, debe ser capaz de leerlo, interpretar sus símbolos y sacar conclusiones útiles respecto al sistema representado por el flujograma. Se recomienda además el uso combinado de estas cartas con los manuales de operación ya que se complementan.

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Pérdida de tiempo cuando no se está familiarizado a este sistema o no cubre las necesidades del Contador Público.

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Dificultad para realizar pequeños cambios o modificaciones ya que se debe elaborar de nuevo.

Se recomienda como auxiliar a los otros métodos.

Método de Cuestionario.

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Representa un ahorro de tiempo.

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Por su amplitud cubre con diferentes aspectos, lo que contribuye a descubrir si algún procedimiento se alteró o descontinuó.

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Es flexible para conocer la mayor parte de las características del control interno

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El estudio de dicho cuestionario puede ser laborioso por su extensión.

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Muchas de las respuestas si son positivas o negativas resultan intrascendentes si no existe una idea completa del porque de estas respuestas.

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Su empleo es el más generalizado, debido a la rapidez de la aplicación.

Inventario

Análisis Factorial De los métodos vistos anteriormente, ninguno de ellos trata con relativa profundidad, el elemento clave de la entidad, las personas. Para cubrir ese vacío se presenta un cuarto método.

Ejemplo de factores internos de una entidad industrial o Medio ambiente. Administración. Productos. Procesos. Función Financiera. Facilidades de producción Mano de obra Materias primas. Producción. Mercadotecnia. Contabilidad. Estadísticas.

Estudio y evaluación del control interno por ciclos de transacciones.

Técnicas de auditoría 1. Estudio general. •

Apreciación sobre la fisonomía o características generales de la empresa, de sus estados financieros de los rubros y partidas importantes, significativas o extraordinaria.

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Esta apreciación se hace aplicando el juicio profesional del auditor, que basado en su preparación y experiencia, podrá obtener de los datos e información de la empresa que va a examinar, situaciones importantes o extraordinarias que pudieran requerir atención especial.

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Esta técnica sirve de orientación para la aplicación antes de cualquier otra.

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El estudio general, deberá aplicarse con cuidado y diligencia, por lo que es recomendable que su aplicación la lleve a cabo un auditor con preparación, experiencia y madurez, para asegurar un juicio profesional sólido y amplio.

2. Análisis. •

Clasificación y agrupación de los distintos elementos individuales que forman una cuenta o una partida determinada, de tal manera que los grupos constituyan unidades homogéneas y significativas.

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El análisis generalmente se aplica a cuentas o rubros de los estados financieros para conocer cómo se encuentran integrados y son los siguientes:

3. Inspección. •

Examen físico de los bienes materiales o de los documentos, con el objeto de cerciorarse de la existencia de un activo o de una operación registrada o presentada en los estados financieros.

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En diversas ocasiones, especialmente por lo que hace a los saldos del activo, los datos de la contabilidad están representados por bienes materiales, títulos de crédito u otra clase de documentos que constituyen la materialización del dato registrado en la contabilidad.

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En igual forma, algunas de las operaciones de la empresa o sus condiciones de trabajo, pueden estar amparadas por títulos, documentos o libros especiales,

en los cuales, de una manera fehaciente quede la constancia de la operación realizada. •

En todos estos casos, puede comprobarse la autenticidad del saldo de la cuenta, de la operación realizada o de la circunstancia que se trata de comprobar, mediante el examen físico de los bienes o documentos que amparan el activo o la operación.

4. Confirmación. •

Obtención de información, datos y comentarios de los funcionarios y empleados de la propia empresa.

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Con esta técnica, el auditor puede obtener conocimiento y formarse un juicio sobre algunos saldos u operaciones realizadas por la empresa.

Por ejemplo, el auditor puede formarse su opinión sobre la contabilidad de los saldos de deudores, mediante informaciones y comentarios que obtenga de los jefes de los departamentos 6.- Declaración. •

Manifestación por escrito con la firma de los interesados, del resultado de las investigaciones realizadas con los funcionarios y empleados de la empresa.

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Esta técnica, se aplica cuando la importancia de los datos o el resultado de las investigaciones realizadas lo ameritan.

Aun cuando la declaración es una técnica de auditoría conveniente y necesaria, su validez está limitada por el hecho de ser datos suministrados por personas que participarlo en las operaciones realizadas o bien, tuvieron injerencia en la formulación de los estados financieros que se está examinando. 7. Certificación. •

Obtención de un documento en el que se asegure la verdad de un hecho, legalizado por lo general, con la firma de una autoridad

8. Observación. •

Presencia física de cómo se realizan ciertas operaciones o hechos.

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El auditor se cerciora de la forma como se realizan ciertas operaciones, dándose cuenta ocularmente de la forma como el personal de la empresa las realiza. Por ejemplo, el auditor puede obtener la convicción de que los inventarios físicos fueron practicados de manera satisfactoria, observando cómo se desarrolla la labor de preparación y realización de los mismos.

9. Calculo. •

Verificación matemática de alguna partida.

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Hay partidas en la contabilidad que son resultado de cómputos realizados sobre bases predeterminadas.

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El auditor puede cerciorarse de la corrección matemática de estas partidas mediante el cálculo independiente de las mismas.

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En la aplicación de la técnica del cálculo, es conveniente seguir un procedimiento diferente al ampliado originalmente en la determinación de las partidas.

Por ejemplo, el importe de los intereses ganados originalmente calculados sobre la base de cómputos mensuales sobre operaciones individuales, se puede comprobar por un cálculo global aplicando la tasa de interés anual al promedio de las inversiones del periodo Procedimientos de auditoria De denominan al conjunto de técnicas de auditoría aplicables a un grupo de hechos o circunstancias que nos sirven para fundamentar la opinión del auditor dentro de una auditoría, se les dan el nombre de procedimientos de auditoría. La combinación de dos o más procedimientos, derivan en programas de auditoría, y al conjunto de programas de auditoría se le denomina plan de auditoría, el cual servirá al auditor para llevar una estrategia y organización de la propia auditoría. El auditor no puede obtener el conocimiento que necesita para sustentar su opinión en una sola prueba, es necesario examinar los hechos, mediante varias técnicas de aplicación simultánea.

En General los procedimientos de auditoría permiten:

NOTA: Por esta razón el auditor deberá aplicar su experiencia y decidir cuál técnica o procedimiento de auditoría serán los más indicados para obtener su opinión. Procedimientos de auditoria Los procedimientos de auditoría son operaciones específicas que se aplica en el desarrollo de una auditoría e incluyen técnicas y prácticas consideradas necesarias de acuerdo con las circunstancias. Los procedimientos pueden agruparse en:

Además, de las técnicas de auditoría mencionadas, podemos citar las siguientes que le permiten obtener información suficiente y competente para fundamentar su opinión.

TÉCNICAS DE VERIFICACIÓN OCULAR Comparación •

Es el acto de observar la similitud o diferencia existente entre dos o más elementos.

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Dentro de la fase de ejecución de la auditoría se efectúa la comparación de resultados, contra criterios aceptables, facilitando de esa forma la evaluación por el auditor y la elaboración de observaciones, conclusiones y recomendaciones.

Observación •

Es el examen ocular realizado para cerciorarse como se ejecutan las operaciones.

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Esta técnica es de utilidad en todas las fases de la auditoría, por cuyo intermedio el auditor se cerciorar de ciertos hechos y circunstancias, en especial, las relacionadas con la forma de ejecución de las operaciones, apreciando personalmente, de manera abierta o discreta, como el personal de la entidad ejecuta las operaciones.

TÉCNICAS DE VERIFICACION ORAL

Indagación •

Es el acto de obtener información verbal sobre un asunto mediante averiguaciones directas o conversaciones con los funcionarios responsables de la entidad.

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La respuesta a una pregunta formulada por el auditor, comprende una porción insignificante de elementos de juicio en los que puede confiarse, pero las respuestas a muchas preguntas que se relacionan entre si, pueden suministrar un elemento de juicio satisfactorio, si todas son razonables y consistentes.

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Es de especial utilidad la indagación en la auditoría de gestión, cuando se examinan áreas específicas no documentadas; sin embargo, sus resultados por si solos no constituyen evidencia suficiente y competente.

Las Encuestas •

Pueden ser útiles para recopilar información de un gran universo de datos o grupos de personas.

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Pueden ser enviadas por correo u otro método a las personas, firmas privadas y otros que conocen del programa o el área a examinar.

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Su ventaja principal radica en la economía en términos de costo y tiempo; sin embargo, su desventaja se manifiesta en su inflexibilidad, al no obtenerse más de lo que se pide, lo cual en ciertos casos puede ser muy costoso.

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La información obtenida por medio de encuestas es poco confiable, bastante menos que la información verbal recolectada en base a entrevistas efectuadas por los auditores.

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Por lo tanto, debe ser utilizada con mucho cuidado, a no ser que se cuente con evidencia que la corrobore.

Las Entrevistas •

Pueden ser efectuadas al personal de la entidad auditada o personas beneficiarias de los programas o actividades a su cargo.

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Para obtener mejores resultados debe prepararse apropiadamente, especificar quienes serán entrevistados, definir las preguntas a formular, alertar al entrevistado acerca del propósito y puntos a ser abordados.

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Asimismo, los aspectos considerados relevantes deben ser documentados y/o confirmados por otras fuentes y su utilización aceptada por la persona entrevistada.

Evidencia testimonial •

Información obtenida de terceros a través de cartas o declaraciones recibidas en respuesta a indagaciones o mediante entrevistas. (Ver sección 525, Parte III).

TECNICA DE VERIFICACIÓN ESCRITA Es la información obtenida de la entidad bajo auditoría e incluye, comprobantes de pago, facturas, contratos, cheques y, en el caso de empresas estatales, acuerdos de Directorio. La confiabilidad del documento depende de la forma como fue creado y su propia naturaleza. La forma más común de evidencia consiste en clasificar los documentos en: . Externos: aquellos que se originan fuera de la entidad. . Internos: aquellos que se originan dentro de la entidad.

TECNICA DE VERIFICACIÓN FÍSICA Esta forma de evidencia es utilizada por el auditor en la verificación de saldos de activos tangibles y se obtiene a través de un examen físico de los recursos; sin embargo, tal evidencia no establece la propiedad o valuación del activo. Inspección Es el examen físico y ocular de activos, obras, documentos y valores, con el objeto de establecer su existencia y autenticidad. La aplicación de esta técnica es de mucha utilidad, especialmente, en cuanto a la constatación de efectivo, valores, activo fijo y otros equivalentes.

Generalmente, se acostumbra a calificarla como una técnica combinada, dado que en su aplicación utiliza la indagación, observación, comparación, rastreo, tabulación y comprobación. Características de la evidencia de auditoría La realización de procedimientos de auditoría es la principal actividad en la ejecución de un examen. Estos se efectúan con el objeto de obtener evidencia que permita al auditor formarse una opinión sobre los estados financieros. Las características de la evidencia de auditoría son:

Para determinar la suficiencia, competencia y relevancia de la evidencia el auditor puede considerar los siguientes factores:

Relaciones de la evidencia con los objetivos de auditoria