ESTUDIO TECNICO - FORMULACION

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CAPÍTULO VI ESTUDIO TÉCNICO 6.1 OBJETIVOS DEL ESTUDIO DE TÉCNICO Verificar la posibilidad técnica de fabricación del producto que se pretende y analizar  y determinar el tamaño óptimo, la localización óptima, los equipos, las instalaciones y la organización requeridos para realizar la producción. Por lo tanto el Estudio Técnico se divide en cuatro partes que son: tamaño físico del proyecto, localización del proyecto, ingeniería del proyecto y análisis administrativo tal como se ve en siguiente esquema:

El objetivo de aquí es diseñar como se producirá aquello que venderás. Si se elige una idea es porque se sabe o se puede investigar como se hace un producto, o porque alguna actividad gusta de modo especial. En el estudio técnico se define: 6.2

ESTUDIO DE LA LOCALIZACIÓN ÓPTIMA DEL PROYECTO 37

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Este es el primer paso en el estudio técnico ya que contribuye en mayor medida en el caso de inversiones privadas a que se logre la mayor tasa de rentabilidad sobre el capital y en el caso de inversiones públicas tiende a ubicar las zonas más necesitadas  y con la mayor cantidad de beneficiarios, pues deberemos equilibrar costos de transporte, en materia prima, distribución, oportunidad de negocios, costos de arrendamiento o de inversión en inmuebles, zonificación, uso de suelo, etc. El proyecto debería encontrar aquella localización que produzca mayor beneficio a los usuarios de éste. Si bien este es el principal criterio para seleccionar la localización, también deberán tenerse en cuenta aspectos como: disponibilidad de servicios básicos, vías de comunicación y medios de transporte, clima, planes reguladores y ordenanzas, impacto ambiental. 6.3 ESTUDIO DEL TAMAÑO ÓPTIMO DEL PROYECTO. El tamaño de un proyecto es la capacidad instalada, y se expresa en unidades de producción por año. En la práctica, determinar el tamaño de una nueva unidad de producción es una tarea limitada por las relaciones recíprocas que existen entre el tamaño y la demanda, en donde, el tamaño propuesto sólo debe aceptarse en caso de que la demanda sea claramente superior a dicho tamaño; la disponibilidad de materias primas o insumos, la tecnología, los equipos y el financiamiento.

Definido el tamaño más adecuado, es de vital importancia asegurarse de que se cuenta con los recursos necesarios para atender el proyecto, es decir, ni en exceso por debajo del perfil deseable, ni en exceso por arriba del mismo ya que por cualquiera de los dos motivos se puede caer en improductividad. 6.4 ESTUDIO DE LA INGENIERÍA DEL PROYECTO. El estudio de ingeniería está relacionado con los aspectos técnicos del proyecto. Para comenzar este estudio, se necesita disponer de cierta información. Esta información proviene del estudio de mercado, del estudio de la normativa legal, de las posibles alternativas de localización, del estudio de tecnologías disponibles, de las posibilidades financieras, de la disponibilidad de personal idóneo y del estudio del impacto ambiental.

Es necesario destacar que el estudio de Ingeniería del Proyecto, de la misma manera que las demás etapas que comprenden la elaboración de un proyecto, no se realiza de forma aislada al resto sino que necesitará constante intercambio de información e interacción con las otras etapas.

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Uno de los resultados de este estudio será determinar la función de producción óptima para la utilización eficiente y eficaz de los recursos disponibles para la producción del bien o servicio deseado. Para determinar la función de producción óptima deberán analizarse las distintas alternativas y condiciones en que se pueden combinar los factores productivos, identificando, a través de la cuantificación y proyección en el tiempo los montos de inversiones, los costos y los ingresos de operación asociados a cada una de las alternativas de producción para luego realizar el estudio económico. En particular, derivarán del estudio de ingeniería los requerimientos mínimos de diseño de acuerdo a los reglamentos y códigos vigentes, así como la determinación de presupuestos, cronogramas de procesos y las necesidades de personal equipos y maquinarias, etc. El estudio permitirá realizar los requerimientos de personal para la ejecución, así como los equipos necesarios y el requerimiento de insumos, se definen las necesidades de espacio y obras físicas. El espacio requerido para el proyecto de inversión incluye los depósitos necesarios para materias primas y para su transformación, los almacenes para materiales y los espacios requeridos dentro del área de producción para los semi elaborados. El cálculo de los costos de operación de mano de obra, insumos diversos, mantenimiento y otros se obtendrá en el estudio de costos basado en los requerimientos determinados en unidades físicas en el estudio de ingeniería y dependiendo del proceso productivo seleccionado. 6.4.1. INGENIERÍA DE LOS PROYECTOS DE INVERSIÓN La cantidad y calidad de las maquinarias, equipos, herramientas, mobiliario de planta, vehículos y otras inversiones se caracterizarán normalmente por el proceso productivo elegido. En algunos casos la disponibilidad de los equipos se obtiene no por su compra, sino por su alquiler (de acuerdo a lo que sea más conveniente), con lo cual, en lugar de afectar el concepto de inversiones, influirá en el de costos. Las necesidades de inversión en obra física se determinan principalmente en función de la distribución de los equipos productivos en el espacio físico y de las necesidades de espacio para la mercadería. La distribución en planta debe buscar evitar flujos innecesarios de materiales, productos en proceso o terminados, personal, etc. En el caso del análisis de un proyecto nuevo será preciso además considerar posibles ampliaciones futuras en la capacidad de producción (espacio y diseño destructora). En algunos casos es aconsejable disponer desde un principio de la obra física necesaria, aún cuando se mantenga ociosa por algún tiempo. 39

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Es importante tener presente que para distintos volúmenes de producción pueden existir alternativas óptimas distintas, lo que obliga a considerar los efectos en forma integral. Debe quedar claro que el proceso interactivo en la ejecución de un proyecto es inevitable, puesto que para alcanzar la optimización en la utilización de todos los recursos (tantos físicos como humanos), muchas veces es necesario volver hacia atrás  y redefinir variables. Por ejemplo, el estudio financiero comprende la última etapa en la elaboración de un proyecto. Pero podrá convertirse en determinante en la selección del proceso productivo, puesto que si en él se definiera la imposibilidad de obtener los recursos económicos suficientes para la adquisición de la tecnología más adecuada será necesario volver al estudio de Ingeniería y redefinir la tecnología a utilizar en función de los fondos disponibles. Debemos tener presente que la tecnología influye directamente sobre la estructura de costos e ingresos del proyecto. La finalidad del estudio de ingeniería, dentro del programa de elaboración del proyecto, es suministrar la información técnica necesaria para realizar la evaluación económica - financiera del proyecto y no tiene el alcance requerido para su construcción o instalación. A través de esta etapa será factible determinar la cuantía de inversiones a realizar, y la estructura de costos e ingresos del proyecto. 6.4.2. IDENTIFICACIÓN TÉCNICA DEL PROYECTO.

PROCESO DE PRODUCCIÓN. El proceso de producción dentro del Proyecto o Estudio presenta un detalle sobre el proceso de transformación de insumos y recursos en ciertos resultados de acuerdo a un plan e ideas preconcebido y que obedece a ciertos objetivos. El Proceso de producción incluye todos o una parte de una serie de elementos entre los que destacan:  Definición y estudio del objeto de creación (funcionamiento, integración a los sistemas existentes y posicionamiento en su ámbito de consumo/comercialización).  Definición y estudio de los objetivos del proyecto.  Estimación del costo (por fases).  Estimación del tiempo de realización (por fases).

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Requerimientos iniciales y factibilidad (presupuesto, recursos humanos, tecnología, conocimientos, oportunidades del entorno/mercado…).

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Investigación Proyectos similares precedentes o en curso. Metodologías y herramientas. Concepción/planificación Desarrollo de la idea Definición y estudio del proceso de producción. Plan de producción inicial y el previsto (estimación actualizada). Delimitación de objetivos. Delimitación de fases (Previsión de tiempos, subdivisión de trabajos, subdivisión de recursos Asignación de responsabilidades. Definición de las tareas asumidas y delegadas por parte del responsable del proyecto Jerarquización de actividades. Relación entre actividades (a nivel temporal, de recursos…). Diseño de prototipos y/o simulaciones. Previsión de riesgos, limitaciones y problemas. Previsión de alternativas de Producción/ejecución. Control y actualización de la información de les fases anteriores. Coordinación de las fases (por ejemplo, en el caso de un programa de televisión: idea, guión, preproducción, rodaje o grabación, postproducción, promoción, emisión…).

 

Control del cumplimiento del plan de producción. Control de presupuesto Control y evaluación (a partir de los objetivos y recursos planificados y reales) de los resultados cuantitativos y cualitativos de la ejecución (en su caso, acciones correctivas como reasignación de recursos, procedimientos, tecnologías…).

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 

Realización de pruebas finales para determinar la idoneidad del producto en relación a los objetivos previstos. Evaluación (cuando se requiera) de la integración a sistemas superiores o de subsistemas de soporte. Conclusión/presentación. Desarrollo de técnicas promocionales o divulgativas. 41

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  

6.5

Desarrollo de documentación asociada para describir cómo funciona el producto o sistema Evaluación del producto en el ámbito previsto de consumo y en ámbitos de importancia secundaria Conclusiones del proceso de producción. Relación entre objetivos y resultados y problemas y soluciones. Aportaciones reales a su ámbito de influencia. Avances tecnológicos, recomendaciones para la investigación, gestión y desarrollo de proyectos futuros. ESTUDIO DE LA ORGANIZACIÓN

El estudio organizacional y administrativo del proyecto considera la planeación e implementación de una estructura organizacional para la empresa o negocio, egresos de inversión y operación en la organización, estudio legal, aspectos comerciales, aspectos técnicos, aspectos laborales, aspectos tributarios y contratación. Se determinan las jerarquías y responsabilidades organizacionales, a través del organigrama del negocio, y analiza aspectos legales en cuanto al tipo de sociedad que se va a implementar y cuál es la normativa que debe cumplir el negocio acorde al giro de la misma. Para el caso de las organizaciones o empresas ya existentes, este estudio consiste en definir cómo será la empresa, o que cambios hay que hacer si la empresa ya está formada, entre los puntos a tratar destacan: 

  

Qué forma legal se requiere para la mejor operación de la organización y de sus proyectos. Qué régimen fiscal es el más conveniente. Qué pasos se necesitan para dar de alta el proyecto. Cómo se organizará la empresa cuando el proyecto este en operación.

En este apartado recomendamos mantener presente el organigrama actual de la empresa como herramienta de apoyo para la revisión estructura actual, la departamentalización, las jerarquías y el análisis de responsabilidades, funciones y los procesos asociados a la cadena de mando.

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En lo que respecta a las condiciones legales y formales actuales, se deben revisar sus ventajas y desventajas, sus áreas de oportunidad y cómo se pueden mejorar o adecuar las condiciones que el proyecto requiere para ser solvente. Los efectos económicos de la estructura organizativa se manifiestan tanto en las inversiones como en los costos de operación del proyecto. Toda estructura se puede definir en términos de su tamaño, tecnología administrativa y complejidad de la operación. Conociendo esto se podrá estimar el redimensionamiento físico requerido para la operación, las necesidades de equipamiento de las oficinas, las características del recurso humano que desempeñará las funciones y los requerimientos de materiales entre otras cosas. La cuantificación de estos elementos en términos monetarios y su proyección en el tiempo son los objetivos que busca el estudio organizacional. Muchas decisiones que pueden preverse condicionarán la operatividad del sistema y, por lo tanto, también la estructura organizativa del proyecto. Por ejemplo, la decisión de comprar, construir o arrendar las oficinas, o la decisión de contratar servicios de entidades externas para desarrollar algunas funciones definidas para la ejecución del proyecto. Dado que, cada proyecto presenta características propias y normalmente únicas, es imprescindible definir una estructura organizativa acorde con su situación particular. Cualquiera sea la estructura definida, los efectos económicos de ella pueden agruparse en inversiones y costos de operación. Las primeras se determinarán por el tamaño de la infraestructura física requerida para las oficinas, salas de espera, etc. y, por los requerimientos de equipamiento, como el inmobiliario, máquinas de escribir y elementos semejantes. Los costos de operación, por otra parte, dependerán de los procedimientos administrativos, planta de personal y otros. 43

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Los factores que influyen principalmente en la forma que adopte la estructura se agrupa en cuatro áreas decisorias específicas: participación de unidades externas al proyecto, tamaño de la estructura organizativa, tecnología administrativa y complejidad de las tareas administrativas. La forma que adopte la estructura organizativa determinará en gran parte la cuantía de las inversiones del proyecto, ya que su dimensión y la definición de las funciones que le corresponderán a cada unidad son la base para definir las características de la obra física, equipamiento de oficinas e incluso una parte del capital de trabajo. 6.5.1. ENFOQUES GENERALES DE ACUERDO AL TAMAÑO DE LAS EMPRESAS. 6.5.1.1. ESTRUCTURA HORIZONTAL O PLANA El enfoque de estructura organizacional que utilizan la mayoría de las pequeñas y medianas empresas, generalmente se organizan alrededor de las funciones básicas del negocio, logrando así departamento de mercadeo, producción, finanzas, talento humano etc. Sus beneficios son la especialización y una buena coordinación fluida entre ellas. (Negocios. Cuarta edición. Rickyw Griffin et al. Editorial Prentice Hall)

Se fundamenta más en la autoridad y en la responsabilidad que en la naturaleza de las habilidades y se ejerce cuando la autoridad procede de un nivel jerárquico superior y donde cada subordinado es responsable sólo ante su superior jerárquico. Sus ventajas  y desventajas son: 1. 2. 3. 4.

VENTAJAS Es sencilla y clara. Se establece una disciplina laboral. Se facilita la rapidez de la acción. No hay conflicto de autoridad ni fuga de responsabilidad.

1. 2. 3. 4. 5.

DESVENTAJAS Se carece de especialización. es poco flexible para futuras ampliaciones. Es difícil capacitar a un jefe sobre todos los aspectos que coordina. Los jefes se saturan de trabajo, sobre todo de detalles. La organización descansa en personas. Y al perderse una de éstas se producen trastornos administrativos. 44

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6.5.1.2. ESTRUCTURA VERTICAL En las grandes compañías, se ve más difícil la coordinación entre los departamentos funcionales y la organización funcional fomenta la centralización y dificulta mas la responsabilidad (no hay empowerment). Por esto, las compañías cuando crecen mucho tienden a descartar esta forma y tienden a moverse hacia otro tipo de estructuras.

Las personas se agrupan de acuerdo con lo que hacen, se piensa que una buena forma de llevar a cabo los objetivos de la empresa es ubicar las personas con la misma o similar función en un mismo grupo o dependencia. La estructura funcional se observa con claridad las relaciones jerárquicas, igualmente se preserva el conocimiento y la experiencia en las áreas funcionales. En la estructura funcional la operación de la empresa implica llevar a cabo una serie de funciones que en términos generales podemos agrupar en cuatro categorías: Mercadeo, producción, recursos humanos y finanzas. Ello no significa que en toda estructura funcional siempre deben existir éstos cuatro departamentos o áreas con esos nombres, o que en el primer renglón jerárquico no pueda haber más de cuatro áreas básicas, pues el diseño de la estructura organizacional depende de aspectos tales como el tamaño y el tipo de actividades que desarrolle la empresa, su entorno, sus objetivos, sus estrategias, entre otros factores. Todo lo cual determina la importancia relativa de cada una de las diferentes funciones. Resumiendo, la estructura funcional Se basa en la naturaleza de las actividades a realizar y se organiza por departamentos o secciones de acuerdo con los principios de la división del trabajo de las labores de una empresa y se aprovecha la preparación y las aptitudes profesionales del personal en donde se pueda lograr un mayor rendimiento: VENTAJAS Aumenta la capacidad y eficiencia de los jefes para la especialización. Permite separar las actividades en los elementos más simples. Existe la posibilidad de rápida adaptación en casos de cambios en los procesos.

DESVENTAJAS Dificulta definir la autoridad y responsabilidad de cada jefe en los aspectos que no son comunes. Se duplica el mando y se genera fuga de responsabilidad. Se reduce la iniciativa para acciones comunes. Existen numerosos conflictos.

El organigrama y/o el esquema de estructura organizativo deber ser detallado a nivel de cada puesto, función, y perfil de sus integrantes detallando sus responsabilidades. 45

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A partir de esto no debe omitirse ninguna característica o capacidad deseada en la organización y sus integrantes para la correcta operación de los procesos y proyectos de la empresa. Por ejemplo, una empresa que se desenvuelva en un mercado muy sensible a la tecnología, deberá considerar como actividades clave la INVESTIGACION Y EL DESARROLLO y esto implique que en su estructura ésta actividad se destaque como de primer nivel. En caso contrario, dicha actividad podrá aparecer como dependencia de las áreas de producción en un nivel inferior. 6.6 IMPLEMENTACIÓN DL PROYECTO Si los resultados obtenidos en la evaluación son favorables y determinaron su viabilidad, el paso siguiente es tomar la decisión de implementar el proyecto.

Para la implementación se debe contar con un plan que determine detallada y cronológicamente en qué forma se van a desarrollar las actividades para alcanzar los objetivos planeados, como por ejemplo, los trámites legales y administrativos, la obtención del financiamiento y la ejecución como tal del proyecto. 6.6.1. LEGALIZACIÓN DE LA EMPRESA Cuando se trate de un proyecto nuevo externo a una empresa en operación, es necesario identificar los procesos y requisitos que se deben cumplir antes del inicio de las operaciones, como es el caso de la constitución de la organización, el registro mercantil, licencias, permisos y demás requerimientos exigidos. 6.6.2. GESTIÓN DEL FINANCIAMIENTO En la formulación del proyecto en lo correspondiente al estudio financiero se determinaron las necesidades de recursos para la inversión y capital de trabajo, especificando la forma cómo se obtendría dicho financiamiento. Ahora es el momento de hacer los trámites para su disponibilidad de acuerdo con el cronograma de inversiones.

Para realizar este proceso se debe establecer claramente los pasos que se deben adelantar y calcular el tiempo que demorará en cada uno de ellos cuando sean requeridos; de tal manera que a partir de conocer esta información, pueda programar las actividades correspondientes a la ejecución del proyecto. En el caso de que se tengan los recursos propios disponibles, es necesario organizar la parte contable y financiera (apertura de cuenta para manejar recursos), de manera 46

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que con base en el cronograma de inversiones se hagan los desembolsos correspondientes y se programen las demás actividades a realizar. Ejemplo de Cronograma de desembolsos por trimestre: RUBRO

AÑO 1 Soles por Trimestre 1 2 3 4

AÑO 2 Soles por Trimestre 1 2 3 4

Total S/.

Inversiones Capital de Trabajo Servicios de Asistencia Tec. Total por Trimestre

6.6.3. CRONOGRAMA DE EJECUCIÓN DE ACTIVIDADES: Es un requisito fundamental para poder ejecutar esta fase del proyecto y también para aquellas entidades financiadoras que lo utilizan como referente, para determinar en qué momento se deben hacer los respectivos desembolsos. Es a la vez una herramienta de gran utilidad para los responsables de obras, pues con base en ella, se especifican las actividades por ejecutar dentro de un plazo fijado, buscando así optimizar los recursos humanos, materiales y equipos disponibles.

Para los estudiantes de ingeniería civil, que han llevado el curso de programación de obras, no les será muy difícil el entendimiento de esta ítem en relación a las actividades que deberemos desarrollar como parte de la programación de una obra, en esta programación tendremos que considerar la secuencia lógica y ordenada de nuestras actividades, la consideración de los rendimientos del personal para determinar tiempos de duración por actividad y la determinación de una ruta crítica. 6.6.4. PRESUPUESTO Los presupuestos tienen la función de presentar la información numérica a los propietarios o socios de la empresa y estimar en forma aproximada las fuentes de financiación externa o propia. Uno de los puntos de partida para estimar los presupuestos del proyecto con un afinamiento medio para quienes deben responder por la administración y ejecución, son los análisis de precios unitarios con los cuales también estamos relacionados, estos precios referidos a la ejecución propiamente del proyecto. Porque como veremos más adelante en el capítulo de Evaluación en donde se analizará también como para el flujo de caja y el análisis de los indicadores económicos como el Valor Actual Neto (VAN), vamos a considerar también en el 47

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presupuesto todos los costos del proyecto hasta los que contemplan en la etapa de operación y mantenimiento. La valoración de los costos de inversión, operación, mantención y conservación, se realiza principalmente a través de los precios de mercado. Sin embargo, dado que se está realizando una evaluación social, es necesario realizar ajustes para reflejar el verdadero costo para la sociedad de utilizar recursos en el proyecto. 6.6.5. PLAN OPERATIVO Es una herramienta de gestión donde se planifican las actividades para un periodo determinado, y se realiza la verificación del avance del proyecto en relación con lo presupuestado. Sirve para coordinar entre si las actividades, su secuencia cronológica  y los recursos empleados en cada actividad.

Si nosotros relacionamos este Plan operativo podríamos decir que corresponde al Calendario Valorizado de la Obra, el cual nos permitirá saber en el tiempo como vamos a ir realizando el gasto para la ejecución de las diferentes actividades que forman parte del proyecto. 6.6.6. EJECUCIÓN Y CONTROL PRESUPUESTAL: Corresponde a todos los movimientos de desembolsos e ingresos que se efectúan en el desarrollo de la etapa de ejecución, los primeros dirigidos a cubrir los costos (inversiones) y los segundos a registrar los aportes de los socios y/o recursos externos. Los presupuestos del proyecto se controlan según los fines con que fueron estimados: Para el control de la ejecución (inversiones) y operación, para el control contable, para controlar el flujo financiero de efectivo y otros.  Para el control de la ejecución y operación se trabaja básicamente con el cronograma de inversiones y el plan operativo, donde se controla la adquisición de bienes y servicios requeridos para la implementación y operación del proyecto.  Para el control contable se utiliza la ejecución presupuestal, que esta basada en la causación de gastos por periodo, y que consiste en la comparación presupuestal parcial (mes, trimestre, semestre, entre otros) y acumulada desde el inicio del proyecto.  En cuanto al control financiero, se realiza sobre el giro de las fuentes, tiempo y costos, con los distintos usos. Es necesario darle al presupuesto y su control, una estructura acorde con los rubros a financiar y con la programación física a nivel de actividades o grupo de actividades.

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