Estructuras de Una Empresa

ESTRUCTURAS DE UNA EMPRESA

ANA CRISTINA MORILLO NARVAEZ ASISTENCIA ADMINISTRATIVA SENA

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA IPIALES 2012

ESTRUCTURAS DE UNA EMPRESA

ANA CRISTINA MORILLO NARVAEZ ASISTENCIA ADMINISTRATIVA

ING. JAKELINE SANTACRUZ INSTRUCTORA SENA

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA IPIALES 2012

ORGANIZACIÓN EMPRESARIAL A la organización empresarial corresponde al proceso de organización de los talentos (humanos, financieros y materiales) de los que dispone la empresa, para alcanzar los objetivos deseados. Son muchos los modelos de organización que podemos encontrar. Las estructuras más comunes son:       

Organización lineal Sistema de organización lineal con staff de asesoramiento. Sistema de organización lineal con comités o consejos. Organización funcional Sistema de organización funcional o departamental o de Taylor. Sistema de organización mixto, o sea la integral. Organización matricial

Uno de los aspectos de la organización es el establecimiento de departamentos de la Cia., que designan un área o división en particular de una organización sobre la cual un administrador posee autoridad respecto del desempeño de actividades específicas, de acuerdo con su uso más general, los departamentos pueden ser producción, control de calidad, ventas, investigación de mercado. Una perspectiva histórica sobre la administración proporciona un contexto o entorno en el cual se pueden interpretar las oportunidades y los problemas actuales. Sin embargo, el estudio de la historia no implica simplemente arreglar los acontecimientos por orden cronológico. Significa desarrollar y comprender el impacto de las fuerzas sociales sobre las organizaciones. El estudio de la historia es una forma de alcanzar un pensamiento estratégico, de ampliar la perspectiva y de mejorar las habilidades conceptuales. Primero hay que examinar la forma en la cual las fuerzas sociales, políticas y económicas han influido en las organizaciones y en la práctica de la administración.  Las fuerzas sociales se refieren a aquellos aspectos de una cultura que guían las relaciones entre las personas e influyen en ellas. ¿Qué valoran las personas? ¿Qué necesitan las personas? ¿Cuáles son las normas de comportamiento entre las personas? Estas fuerzas moldean lo que se conoce como el contrato social, que se refiere a las reglas y percepciones no escritas y comunes acerca de las relaciones entre las personas y entre los empleados y la gerencia. Una fuerza social significativa hoy está representada por las actitudes, ideas y valores cambiantes de los empleados de la Generación X y la Generación Y. Los empleados de la Generación X, que ahora tienen entre 30 y 40 años de edad, han tenido un profundo impacto en el lugar de trabajo y los empleados de la Generación Y pueden tener un impacto todavía mayor. Esos jóvenes trabajadores, la generación con mayor nivel de educación en la historia de Estados Unidos, crecieron tecnológicamente expertos y globalmente conscientes. A diferencia de

muchos trabajadores del pasado, no titubean para cuestionar a sus superiores y desafiar el statu quo. Desean un entorno de trabajo que planee retos y que los respalde, con acceso a la tecnología de vanguardia, oportunidades para aprender y promover sus carreras y sus metas personales y el poder para tomar decisiones importantes y hacer cambios en el lugar de trabajo. Además los trabajadores de la Generación X y de la Generación Y han impulsado un creciente énfasis en el equilibrio entre el trabajo y la vida, que se refleja en tendencias tales como el trabajo a distancia, el horario flexible los puestos compartidos y los años sabáticos patrocinados por la organización.  Las fuerzas políticas se refieren a la influencia de las instituciones políticas y legales sobre las personas y las organizaciones. Las fuerzas políticas incluyen los supuestos básicos que sustentan al sistema político, como un deseable gobierno autónomo, los derechos de propiedad, los derechos de contrato, la definición de justicia y la determinación de la inocencia o culpabilidad de un crimen. La difusión del capitalismo en todo el mundo ha alterado de forma impresionante el panorama de los negocios. El predominio del sistema de libre mercado y las crecientes interdependencias entre los países del mundo requieren organizaciones que operen de manera diferente en contra de Estados Unidos, en muchas partes del mundo, crean retos para sus empresas y administradores.  Las fuerzas económicas corresponden a la disponibilidad, producción y distribución de recursos en una sociedad. Los gobiernos, las agencias militares, las escuelas y las organizaciones de negocios en cualquier sociedad requieren recursos para alcanzar sus metas y las fuerzas económicas influyen en la asignación de recursos escasos. Los países menos desarrollados están creciendo en lo que concierne a su poder económico y la economía de Estados Unidos y de otros países desarrollados cambian de forma impresionante, debido que las fuentes de riquezas, los aspectos fundamentales de la distribución y la naturaleza de la toma de decisiones económicas están experimentando cambios significativos.

FUNCIONES DE LA EMPRESA Podemos distinguir, según los estudios de Evgrafoff y Gelinier, cuatro funciones de la empresa: • • • •

Función de dirección Funciones ligadas a la producción Funciones de distribución Funciones de apoyo logístico

FUNCIÓN DE DIRECCIÓN Son las actividades que contribuyen al gobierno de la empresa, tanto para elegir objetivos y políticas, como para tomar medidas operativas para su funcionamiento. Los componentes básicos de esta función son el de información y el de decisión, es decir, ha de estar informada acerca de su propia empresa y de las de su entorno. Además, deberá emprender acciones asumiendo la responsabilidad que esto conlleva. FUNCIONES LIGADAS A LA PRODUCCIÓN Además de preocuparse de la producción, propiamente dicha, ha de ocuparse de la selección y determinación de métodos del sistema de gestión de la producción, del control de calidad, etc. FUNCIONES DE DISTRIBUCIÓN Es poner a la disposición de la clientela los bienes y servicios producidos por la empresa. Antes de sacar el producto a la venta deberán de hacer estudios comerciales, y una vez sacado el producto a la venta, deberán de apoyar la comercialización del producto por medio de publicidad y promoción de ventas. FUNCIONES DE APOYO LOGÍSTICO Se pone a disposición de la empresa los medios necesarios para un buen funcionamiento interno. Estas funciones son: de orden técnico, técnicocomercial, financiero, administrativo y social.

ESTRUCTURA DE LA EMPRESA Por lo general se distinguen cuatro modelos de estructura para empresa • • • •

Estructura jerárquica Estructura funcional Estructura staff and line Estructura por objetivo

ESTRUCTURA JERÁRQUICA El jefe tiene autoridad sobre los subordinados. Esto garantiza la eficacia de la gestión por que asegura la autoridad de mando y evita la confusión de responsabilidades. Es el principio de la unidad de dirección. ESTRUCTURA FUNCIONAL En este tipo de estructura la unidad de mando se rompe, a un nivel dado, cada persona que interviene puede recibir mandos de distintas autoridades; cada

una de las cuales asume una función diferente. Este tipo de estructura da lugar a problemas de coordinación. Es el principio de especialización de tareas. ESTRUCTURA STAFF AND LINE A los responsables operacionales, que tienen autoridad sobre sus subordinados, se les da unas células de estado mayor, el staff. Estas células están compuestas por expertos que podrán proponer y sugerir, pero no deciden ni conducen ninguna operación. Es el principio de las dos líneas, que trata de conjugar las ventajas de la autoridad jerárquica y de la competencia funcional. ESTRUCTURA POR OBJETIVOS. Es una estructura descentralizada por departamentos autónomos. Los jefes de estos departamentos negocian los objetivos y asumen la responsabilidad por los resultados. Es el principio de la dirección por objetivos, la responsabilidad va por departamentos y la estructura es de tipo descentralizada. CONCEPTO DE ESTRUCTURA La estructura es la disposición y orden de las partes dentro de un todo. También puede entenderse como un sistema de conceptos coherentes enlazados, cuyo objetivo es precisar la esencia del objeto de estudio. Tanto la realidad como el lenguaje tienen estructura. Uno de los objetivos de la semántica y de la ciencia consiste en que la estructura del lenguaje refleje fielmente la estructura de la realidad. La estructura puede definirse también como el conjunto de todas las formas en que se divide el trabajo en tareas distintas, considerando luego la coordinación de las mismas.  Estructura jerárquica La jerarquía es el orden de los elementos de una serie según su valor. Puede aplicarse a personas, animales o cosas, en orden ascendente o descendente, según criterios de clase, poder, oficio, categoría, autoridad o cualquier otro asunto que conduzca a un sistema de clasificación. En una determinada sociedad, es el orden de los elementos existentes, ya sean políticos, sociales, económicos u otros. Características: Cada persona recibe órdenes de un solo jefe. Prevalece el principio de jerarquía y de subordinación absoluta a su inmediato superior. Inconvenientes: sobrecarga a personas con deberes y responsabilidades y excesiva rigidez que impide que se implanten las ventajas desarrolladas.

MODELO DE ORGANIZACIÓN JERÁRQUICA  Organización funcional Este tipo de organización se basa en la especialización, de tal forma que una persona desarrolla una sola función en la cual es especialista y puede recibir órdenes de otros especialistas a los cuales está subordinada. Estos jefes sólo darán órdenes relacionadas con su especialidad. Ventajas    

Cada persona, al ser especialista, domina el trabajo que le están encomendando y también la flexibilidad para la coordinación. Cada supervisor trabaja exclusivamente en su especialidad. No hay, en principio, problemas de crecimiento de la empresa. Las actividades de la empresa están divididas en funciones y asignadas a los especialistas. El consejo y asesoramiento del experto está a disposición de cada trabajador.

Inconvenientes  

Cada trabajador tiene más de un jefe, lo que se traduce en menor disciplina y en una posible confusión en la ejecución de tareas. El excesivo énfasis (prestar atención) en la especialización puede llevar al olvido de problemas generales referentes a la marcha global de la empresa.

MODELO DE ORGANIZACIÓN FUNCIONAL  Organización mixta: este modelo intenta aprovechar las ventajas de los dos modelos anteriores y eliminar sus inconvenientes. Mantiene una estructura central jerárquica, pero aplicando una mayor especialización. Se crean unos niveles consultivos “staff”. A estos niveles consultivos o “staff” se utilizan para asesorar a los distintos niveles jerárquicos. Los componentes de los niveles consultivos no tienen autoridad jerárquica. Ventajas  Permite el uso de especialistas que asesoran diversos departamentos.  Se mantienen la unidad de mando, puesto que casi nunca una persona depende de más de una. Inconvenientes  Las decisiones son más lentas.  El personal de “staff “puede entrometerse en cuestiones de control administrativo, introduciendo un factor de confusión.



El uso de “staff” especializados administración de la empresa.

incrementan

los

costes

de

FUNCIONES QUE SE DESARROLLAN EN LA EMPRESA Departamentos: son centros de trabajo que se encargan de una actividad concreta dentro de la empresa. Las funciones que se desarrollan dentro de una empresa dependerán de la dimensión de la misma y de su actividad. No obstante, pueden quedar englobadas en los siguientes: -Función técnica: actividades relacionadas con la fabricación de los productos y su transformación. -Función administrativa: son las actividades relacionadas con la actividad de la empresa como pueden ser: la contabilidad, la correspondencia, el archivo, etc. -Función comercial: comprenden las actividades relacionadas con los estudios de mercado, las compras y las ventas, tanto de materias primas como de productos terminados. -Función financiera: comprende todas las actividades encaminadas a la búsqueda de capital, así como de estudio de inversiones y su rentabilidad. -Función social: aspectos relacionados con el personal de la empresa tales como contratos, nóminas, seguros sociales, etc. ACTIVIDADES DE LOS DEPARTAMENTOS DE UNA EMPRESA Departamento comercial: encargado de realizar compraventas y el control de almacén. Las principales secciones son: compras, ventas y control de almacén. Departamento financiero: se desarrollan actividades relativas al control de flujo de dinero que se produce en la empresa. Las principales secciones son: presupuestos, tesorería, inversiones, créditos. Departamento administrativo: aquí se llevan a cabo los asuntos o tareas administrativas de la empresa. Las principales secciones son: contabilidad, correspondencia, archivos y secretaría. Departamento de personal: es el que gestiona los asuntos sociales y laborales de la empresa. Las principales secciones son: selección, formación, contratos, relaciones laborales, nóminas y seguros sociales. Departamento técnico: es el encargado del control de la producción. Las principales secciones son: fabricación, estudios y proyectos. Director General

Director Administrativo Director Funcionario Jefe de Cobros Jefe de Ventas Empleados Empleados Director comercial Jefe de ventas Jefe de compras Empleados Empleados Jefe de Contabilidad Empleados Director General Director de compras Director ventas Director Contabilidad Director Almacén Director Financiero Empleados Administrativos Director General Gabinete de estudios económicos Adjunto Dirección Asesor Fiscal Comercialización Producción Empleados Administración de Finanzas Empleados LA ORGANIZACIÓN JERÁRQUICA DEL PERSONAL DE UNA EMPRESA La organización jerárquica, es decir, los canales a lo largo de los cuales fluyen las órdenes, debe ser estable y definida. No debe haber ninguna duda acerca de quién debe recibir los informes de un empleado; éste debe ser vigilado directamente por un jefe y no por dos o más. No debe haber vacíos en la organización jerárquica ni actividades en que no se haya especificado a qué superior se deberá informar, lo cual podrá ocurrir en aquellos casos en que una organización crece muy rápidamente, sin tener por base un plan previo. Generalmente la organización jerárquica de una empresa se traza en gráficos que indican los conductos primarios de autoridad dentro de la organización. Estos gráficos de organización, sin embargo, deben ser usados con cuidado. Debido a que las organizaciones son dinámicas y cambian constantemente, los gráficos de organización deben ser cambiados a menudo de. Acuerdo con las nuevas modalidades, y mantenerse al día. De lo contrario indicarán la organización del pasado y no del presente. Es más: los gráficos de organización no deben indicar los cruces de relaciones entre departamentos. Si

se indicaran en el gráfico, darían por resultado una red de líneas que nadie podría entender. Por ejemplo, el departamento de ventas tiene relaciones o contactos con el departamento de producción, con el departamento de crédito, con el de control de producción, etc., todos los cuales no pueden ser normalmente indicados en el gráfico. Por otra parte, algunas personas podrán tener dentro de la organización una influencia excesiva con respecto a la que se ha indicado en el gráfico, o viceversa. Después de haber establecido los grados de autoridad, es importante fijar la responsabilidad de cada uno. Cada tarea y las responsabilidades inherentes deberán ser cuidadosamente definidas, de modo que no haya repetimos superposiciones o vacíos. La cabeza del negocio delega responsabilidad o ciertas atribuciones en sus subordinados; cuando hace esto, deberá exigirles responsabilidad por su ejecución. Sin embargo, cuando delega autoridad y responsabilidad, no se releva de ella, sino que él será siempre el responsable, aun en el caso de que las personas a quienes delega parte de su responsabilidad no procedan satisfactoriamente.