Estructura General Del Documento Administrativo

 

ESTRUCTURA GENERAL DEL DOCUMENTO ADMINISTRATIVO ADMINISTRATIVO Hay una característi característica ca que destaca destaca en la escasa normativa sobre la redacción de documentos: el antiformalismo: es decir, no hay normas que impongan una forma obligatoria para los distintos tipos de documentos. Pese a este antiformalismo, se observa en la mayoría de los documentos comunes a las Administraciones una notable homogeneidad estructural, Tambin se constata una tendencia hacia la norm no rmal ali! i!ac ació ión n del del di dise se"o "o del del mate materi rial al im impr preso eso admi admini nist stra rati tivo vo con el fin fin de aumentar la eficacia comunicativa, mostrar una imagen institucional uniforme y reducir costes. #l documento administrativo presenta una estructura tripartita: encabe!amiento, cuerpo y pie. #$aminemos los criterios generales que debemos aplicar en cada una de ellas. III. ENCABEZAMIENTO #s la parte superior del documento. #n ella se recoge la información inmediata, b%sica y sinteti!ada del documento. #l encabe!a encabe!amie miento nto est% est% e$presa e$presamen mente te e$igid e$igido o en todos todos los documen documentos tos que deban estar formali!ados, incluidos los de tr%mite, cuyos destinatarios sean los ciudadanos. &eben constar, al menos, el título y el n'mero clave de identificación del e$pediente. (as partes en que se divide el encabe!amiento son las siguientes: a) Cabecera impresa #s la fran)a superior del documento donde aparecen impresos el escudo o el logotipo que identifican corporativamente al emisor, seg'n las normas de imagen o identidad corporativa de cada ca da Administración. b) Tít!" #l título es el resumen del documento. *eg'n el +&-/, es obligatorio en los documentos documen tos que contengan contengan actos administrativos administrativos,, incluidos incluidos los de tr%mite, tr%mite, cuyos destinatari destin atarios os sean los ciudadanos, ciudadanos, y e$presar% e$presar% con claridad claridad y precisión precisión el tipo de documento, su contenido esencial y, en su caso, el procedimiento en que se

 

inse insert rta. a. Para Para que que sea sea ef efic ica!, a!, debe debe situa situarse rse en un si siti tio o vi visi sibl ble e y f%ci f%cilm lment ente e iden identi tifi fica cabl ble, e, dest destac acado ado del del resto resto del del cont conten enid ido o por por caract caractere eres s ti tipo pogr gr%f %fic icos os 0may'scula o negrita1. c) Dat"s i#e$ti%icati&"s #e! #"cme$t" #n este este aparta apartado, do, que es optativ optativo o y variab variable, le, se dispon dispone e la informa informació ción n m%s signif sig nifica icativ tiva a para la identi identific ficació ación n inmedi inmediata ata del document documento o y para la gestió gestión n admi ad mini nist stra rati tiva va 0r 0reg egis istr tro, o, ar archi chivo vo,, re reenv envío íos1. s1. 2ncl 2nclui uir% r% todo todos s o algu algunos nos de los los si sigu guiient entes

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administrativa: 3 +efe +efere renc ncia ia,, n'me n'mero ro o cl clav ave e asig asigna nado dos s por por cada cada depe depend nden enci cia a para para la identificación del documento, con ob)eto de facilitar el control interno administrativo 3 Asunto. &escribe sucintamente el ob)eto del documento. #l asunto complementa la información proporcionada por el título o lo sustituye si el documento carece de título o este se refiere 'nicamente al tipo de documento 0p. e., una nota interior1. 3 2dentificación del interesado o los interesados en el procedimiento. 3 4echa de inicio del procedimiento. #) Desti$atari" #s la persona a la que va dirigido dirigido el documento. documento. *i el destinatario destinatario es e$terno e$terno a la  Administración, se consignar% el nombre y los apellidos, dirección y código postal . 5uando se trate de un destinatario oficial y el documento se envíe por correo, figurar%n, adem%s, el cargo y la unidad administrativa a la que pertenece.

III. CUER'O #s la parte reservada al contenido específico específico de cada documento. documento. *u longitud longitud es variable variab le y depende depende del mensa)e mensa)e y del tipo de documento. *i por su comple)idad comple)idad o e$tensión fuera conveniente, se utili!ar%n subtítulos indicativos de las distintas divisiones del documento, destacados tipogr%ficamente del resto.

 

  III.'IE #l pie o parte final del documento es el espacio reservado para las indicaciones de tiempo y lugar 0data1 del documento, si no se han e$presado en otro lugar. #s tambin el sitio destinado a la formali!ación. (a firma es el signo de validación del documento por e$celencia. #st% compuesta de tres elementos: antefirma, r'brica y nombre completo del emisor. (a antefirma e$pr e$pres esa a el ca carg rgo o de quie quien n form formal ali! i!a a el docu docume ment nto6 o6 la r'br r'bric ica a es el rasg rasgo o característico y personal que acredita la autenticidad6 el nombre identifica a la persona que formali!a el documento.