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Cuerpo General Auxiliar de la Administración del Estado Temario. Volumen 2 Marzo, 2017

Febrero, 2018

Cuerpo General Auxiliar de la Administración del Estado. Temario. Volumen 2

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Tema

16

Concepto de documento, registro y archivo. Funciones del registro y del archivo. Clases de archivo y criterios de ordenación

Tema 16. Concepto de documento, registro y archivo

Índice esquemático 1. Concepto de documento

1.1. Un poco de historia 1.2. Definiciones de documento 1.3. Elementos esenciales del documento 2. Concepto de Registro

2.1. Clases de registros 2.2. Contenido de los registros 2.3. Derecho de acceso a documentos y archivos 3. Concepto de Archivo 4. Funciones del Registro y del Archivo 5. Clases de Archivo

5.1. Archivos de oficina o gestión 5.2. Archivos generales o centrales de los Ministerios y de los organismos públicos dependientes de los mismos 5.3. Archivo intermedio 5.4. Archivos históricos 6. Criterios de ordenación

6.1. 6.2. 6.3. 6.4.

Tipo de ordenación Ordenación cronológica Ordenación alfabética Ordenación numérica

7. Glosario

Tema 16. Concepto de documento, registro y archivo

1. Concepto de documento El diccionario de la lengua española ( www.rae.es), proporciona los siguientes significados de la palabra Documento: a) Diploma, carta, relación u otro escrito que ilustra acerca de algún hecho, principalmente de los históricos. b) Escrito en que constan datos fidedignos o susceptibles de ser empleados como tales para probar algo. c) Cosa que sirve para testimoniar un hecho o informar de él, especialmente del pasado. (p. ej. un trozo de tela puede ser un resto arqueológico). d) Instrucción que se da a alguien como aviso y consejo en cualquier materia. En el significado de la palabra “Documento” se pueden incluir, por tanto, la  variada relación de objetos fabricados por la humanidad, los cuales nos enseñan algo, proporcionándonos una información determinada, cualesquiera que sea el material sobre el cual se fija esa información que transmite. Ejemplos de documentos son: libros y todo tipo de material manuscrito e impreso, fotografías y películas cinematográficas, DVDs, CDs, sellos, medallas, cuadros, esculturas, etc. Todos estos ejemplos de documentos, tienen tres elementos comunes: – Un soporte material: papel, metal, tela, piedra, etc. – Un procedimiento por el cual la información se fija en el soporte: escritura, impresión, aplicación de colores, grabaciones, etc. – Un contenido concreto, que es la información que contiene el documento: la representación de un paisaje en un lienzo, la plasmación en una escritura notarial de un contrato de compra-venta, la reproducción de una obra musical, la grabación de un programa informático, etc. Éste concepto amplio y genérico de documento es necesario concretarlo y definirlo para acercarnos al documento objeto de nuestro estudio: el documento de archivo.

1.1. Un poco de historia La palabra “Documento” deriva del sustantivo latino “ documentum” y éste a su vez del vebo “ docere” que significa enseñar. En un sentido amplio, el documento es todo objeto material que enseña algo, que sirve para representar a otro; es una imagen, una representación elaborada por la persona, que muestra y conserva el testimonio de la actividad humana.

Tema 16. Concepto de documento, registro y archivo

1.2. Definiciones de documento Documento es a los efectos normativos, toda expresión en lenguaje convencional y cualquier otra expresión gráfica, sonora o imagen, recogidas en cualquier tipo de soporte material. El Real Decreto 1708/2011, de 18 de noviembre, por el que se establece el Sistema Español de Archivos y se regula el Sistema de Archivos de la Administración General del Estado y de sus Organismos Públicos y su régimen de acceso, define en el Artículo 2 del Capítulo I lo siguiente: – Documento de archivo: ejemplar en cualquier tipo de soporte, testimonio de las actividades y funciones de las personas físicas y jurídicas, públicas o privadas. – Documento electrónico: de acuerdo con lo establecido en la Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrónico de los ciudadanos a los Servicios Públicos, se entenderá por documento electrónico la información de cualquier naturaleza en forma electrónica, archivada en un soporte electrónico, según un formato determinado y susceptible de identificación y tratamiento diferenciado.  Actualmente, el concepto de documento es más amplio y se trata en el ámbito de las Ciencias de la Información. Otra definición elemental y básica de documento sería: “Todo soporte de información que trata de enseñar algo a alguien, todo elemento de información fijado sobre un soporte material o toda expresión del pensamiento  fijada materialmente y susceptible de ser utilizada para consulta, estudio o prueba”.

Según la Norma ISO 5127/1-1983 (PNE 50-113/1), documento es: “Información registrada que puede considerarse como una unidad en un proceso de documentación”.

1.3. Elementos esenciales del documento Todo documento se caracteriza por contener los siguientes elementos o características: – Es un objeto físico tangible que sirve de soporte de información. – Contiene información o un mensaje que transmite, comunica. – Forma parte de un proceso de documentación o sistema de información al cual pertenece. Aislado no tiene ningún valor, deben estar ubicados o en un contexto histórico o en un sistema informativo o tener un valor probatorio específico.

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2. Concepto de Registro El diccionario de la lengua española (www.rae.es), proporciona, entre otros, los siguientes significados de la palabra Registro: a) b) c) d) e)

Acción de registrar. Lugar desde donde se puede registrar o ver algo. Padrón o matrícula. Lugar y oficina en donde se registra. En las diversas dependencias de la Administración Pública, departamento especial donde se entrega, anota y registra la documentación referente a ellas.

El Registro es un instrumento interno del archivo, cuya finalidad es controlar la entrada y salida de documentos, utilizando para ello libros de registro u otros medios disponibles, en donde será anotada y referida toda la documentación recibida y emitida.

2.1. Clases de registros a) Registro general: consiste en anotar todas las comunicaciones, acciones o documentos que se generen o reciban. Puede ser de dos tipos: Registro general de entrada: se realizará la anotación correspondiente de todo documento (comunicación o acción) que provenga del exterior. Registro general de salida: Se realizará la anotación correspondiente de todo documento (comunicación o acción) que se emita. b) Registro auxiliar: los órganos administrativos pueden crear en las unidades administrativas de organización otros registros con la finalidad de facilitar la presentación de escritos y comunicaciones. Estos registros son auxiliares de registro general, al cual comunicarán todas las anotaciones que realicen. c) Registro de archivo: en donde se anotarán todos aquellos documentos que hayan sido archivados. ▷

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2.2. Contenido de los registros La información que debe constar en el registro, es la que sigue: a) Número de inscripcion, siguiendo el orden temporal de inscripción. b) Epígrafe explicativo de la naturaleza del documento. c) Identificación del interesado o usuario.

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2.3. Derecho de acceso a documentos y archivos El Real Decreto 1708/2011, en relación con el Art. 23, regula el derecho de acceso de los ciudadanos a los registro y archivos. Toda persona tiene derecho a acceder a los registros y a los documentos, que formando parte de un expediente, obren en los archivos administrativos, siempre y cuando tales expedientes se refieran a procedimientos terminados en la fecha de la solicitud. El acceso a documentos que contengan datos referentes a la intimidad de las personas, estará reservado ellas. El acceso a los registros y a los documentos puede ser denegado d ebido a las exclusiones y limitaciones previstas en la Constitución y en las leyes.

3. Concepto de Archivo El diccionario de la lengua española ( www.rae.es), proporciona, entre otros, los siguientes significados de la palabra Archivo: a) Conjunto ordenado de documentos que una persona, una sociedad, una institución, etc., producen en el ejercicio de sus funciones o a ctividades. b) Lugar donde se custodian uno o varios archivos. c) cción y efecto de archivar. d) Conjunto de datos almacenados en la memoria de una computadora que puede manejarse con una instrucción única. e) Persona a quien se confía un secreto o recónditas intimidades y sabe guardarlas. La palabra archivo, proviene del latín “ archivium”.  Ahondando en las definiciones presentadas por el diccionario de la Real Academia de la Lengua española y sumándole la reconocida por la Administración General del Estado, establecemos que archivo se refiere a cuatro acepciones distintas. a) Archivo es el edificio, local o estancia en el que se custodian documentos públicos o particulares, esto quiere decir que existen archivos no solo oficiales si no también semipúblicos, comerciales o par ticulares. b) Archivo es el conjunto de documentos y el mobiliario y elementos que los contienen: carpetas, subcarpetas, dispositivos electrónicos, etc.

Tema 16. Concepto de documento, registro y archivo

c) La Administración reconoce la definición de archivo en el Art. 59.1 de la Ley 16/1985, de 25 de junio del Patrimonio Histórico Español y en el Art. 2 del Real Decreto 1708/2011, de 18 de noviembre. d) Departamento u órgano especializado, denominado Servicio de Archi vo, cuya responsabilidad es recibir, clasificar, custodiar y facilitar documentos. El archivo implica orden y método y conlleva la obligación de custodiar, preservar y hacer accesible la información en él contenida. El anteriormente mencionado Art. 2.1 del Real Decreto 1708/2011 dice: “Se entiende por archivo el conjunto orgánico de documentos, o la reunión de varios de ellos, producidos o reunidos por las personas físicas o jurídicas, públicas o privadas. Las entidades, que de acuerdo con las normas internacionales de descripción archivísticas, comprenden instituciones, personas y familias, que reúnen, conservan, organizan, describen y difunden los conjuntos orgánicos y las colecciones de documentos”

Destacamos tres componentes fundamentales en la noción de Archivo: I. La idea de Archivo surge como un proceso natural, ya que los documentos se generan o reciben como resultado del ejercicio de unas acti vidades concretas a lo largo del tiempo, como memoria de una gestión determinada. II. El principio de orden es esencial en el concepto de archivo, ya que  viene definido como “conjunto orgánico”, es decir sometido a una estructura organizativa que no puede ser arbitraria sino que debe reflejar el propio orden interno de la institución que origina el Archivo. III. La  doble finalidad  de los Archivos por el servicio que prestan a la Sociedad. En primer lugar los documentos archivísticos, en cuanto que constituyen el testimonio o la prueba d e un hecho determinado, son utilizados en la gestión administrativa como suministradores de antecedentes documentales; en segundo lugar, considerados como soporte de información retrospectiva, resultan imprescindibles de cara a la investigación histórica.

4. Funciones del Registro y del Archivo Todo documento que entre o salga de la Administración debe ser registrado, constatando con ello su entrada o salida del Archivo. La función principal del Registro es facilitar la localización del documento.

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UNIVERSIDAD CENTRAL Biblioteca Universitaria ARCHIVO

RELACIÓN DE ENTREGA

REMITENTE

Hoja nº: 1 de

Fecha transferencia

SERIE DOCUMENTAL: Nº Caja

Descripción

Fechas extremas

Signat. Archivo

El remitente

Recibí La jefa del Archivo

Fdo.:

Fdo.: Fecha....../......./.......

Tema 16. Concepto de documento, registro y archivo

Otras funciones del Registro son: a) b) c) d)

Constatar que el documento ha sido parte o no de archivo de la entidad. Informar sobre el destino final del documento. Localizar el lugar donde se encuentra el documento. Informar sobre los datos más relevantes del documento.

Las funciones principales del Archivo referidas a los documentos como elementos componentes de él son: – Recibir. – Conservar. – Servir. Recibir consiste en la recepción, en las instalaciones del Archivo, de la documentación tramitada y recibida por la institución u organismo titular del Archivo. Las distintas oficinas o dependencias productoras o receptoras de la documentación, deberán remitir para su custodia al Archivo, aquellos documentos cuya tramitación se encuentre finalizada, a esta operación se le denomina: Transferencia. Las transferencias pueden ser de dos tipos: a) Ordinaria o Directa: es la realizada normalmente en archivos, como acto final de todo procedimiento administrativo. Consiste en la recepción de la documentación de tramitación concluida procedente de las diferentes dependencias administrativas. Esta transferencia va acompañada de la Hojas de Remisión de Fondos o relaciones de entrega, la cuales son firmadas tanto por la parte que entrega la documentación como por la que la recibe. Las Hojas de Remisión deben contener: fecha, número de orden, descripción de cada uno de los documentos, vigencia administrativa y referencia de localización. b) Extraordinaria o Indirecta: la documentación ingresa en el archivo mediante compra, donación, depósito o devolución. Conservar es la función mediante la cual la documentación es custodiada y mantenida en las mejores condiciones, garantizando su seguridad y orden. Todo ello se lleva a cabo conforme a las siguientes medidas: a) Asegurando la perdurabilidad material de los documentos manteniendo y controlando las instalaciones del Archivo: estado de los edificios, instalaciones eléctricas, equipos informáticos, estanterías, etc. aplicación de medidas preventivas contra los diversos factores de deterioro, destrucción o desaparición de los documentos, tales como: control de humedad y

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temperatura, sistemas anti-incendios y antirrobo, aplicación de procesos de desinfección, aplicación de medidas de salvaguarda informática, etc. Restauración de documentos deteriorados. Reproducción o copias de seguridad de la documentación más significativa, deteriorada o consultada . b) Aplicando los criterios y métodos de organización documental: clasificación y ordenación. Solo así podrá considerarse con propiedad que existe realmente el Archivo y no un simple conjunto almacenado de papeles y otros materiales. Servir es la capacidad que posee el Archivo para facilitar información, tanto a la propia organización o Administración como a la Sociedad en general. En el desarrollo de esta función se engloban las siguientes actividades: a) Descripción de los fondos documentales integrados en un Archivo, mediante la elaboración de guías, inventarios, catálogos, índices, etc., los cuales facilitarán el acceso y conocimiento apropiado de la documentación a los usuarios. b) Comunicación de la información contenida en los documentos a los usuarios autorizados o a la sociedad en general (p. ej. el archivo de un  Ayuntamiento o una hemeroteca).

5. Clases de Archivo Los Archivos de Sistema de Archivos de la Administración General del Estado, atendiendo al ciclo vital de lo documentos se clasifican en: a) Archivos de oficina o gestión. b) Archivos generales o centrales de los Ministerios y de los organismos públicos dependientes de los mismos. c) Archivo intermedio. d) Archivos históricos.

5.1. Archivos de oficina o gestión Son aquellos archivos existentes en todos los órganos y unidades administrativas para la custodia de los documentos en fase de tramitación o sometidos a continua utilización y consulta administrativa. Estos documentos, una vez concluida su tramitación o su etapa de utilización y consulta, serán objeto de transferencia al archivo central del Departamento respectivo, de acuerdo con los plazos establecidos durante el proceso de valoración.

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Sus funciones son: – – – –

Apoyar la gestión administrativa. Acreditar las actuaciones y actividades de la unidad productora. Organizar los documentos producidos por sus respectivas unidades. Transferir los documentos al Archivo central, en la forma y tiempo establecidos en el correspondiente calendario de conservación, elaborado de manera conjunta con el Archivo central, una vez agotado su plazo de permanencia en la unidad productora. – Eliminar los documentos de apoyo informativo antes de la transferencia al Archivo central

5.2. Archivos generales o centrales de los Ministerios y de los organismos públicos dependientes de los mismos Son aquellos archivos existentes en los Ministerios y organismos públicos para la custodia de los documentos, un vez finalizada su tramitación y transcurridos los plazos establecidos por la normativa vigente o en los calendarios de conservación. Sus funciones son: – Coordinar y controlar el funcionamiento de los distintos archivos de gestión, así como proporcionar el asesoramiento técnico necesario a las unidades y a su archivo de gestión, con el fin de conseguir la correcta conser vación y tratamiento técnico de los documentos de archivo, de acuerdo con las normas específicas que correspondan a cada serie documental. – Llevar a cabo el proceso de identificación de series y elaborar el cuadro de clasificación. – Describir las fracciones de serie conforme a las normas internacionales y nacionales de descripción archivística. – Llevar a cabo procesos de valoración documental, a fin de elevar las correspondientes propuestas de eliminación, o en su caso, de conservación permanente de documentos, en aplicación del procedimiento establecido por la normativa vigente. – Tramitar, en su caso, los expedientes de eliminación de documentos, un  vez cumplidos los requisitos exigidos por la normativa vigente y de acuerdo con los calendarios de conservación aprobados. – Realizar las transferencias preceptivas y periódicas de documentos al archi vo intermedio, acompañadas de su correspondiente relación de entrega.

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– Proporcionar al archivo intermedio las descripciones de las fracciones de serie objeto de cada una de las transferencias. – Participar en los equipos multidisciplinares encargados del diseño o implementación de los sistemas de gestión de los procedimientos administrativos tramitados en soporte electrónico.

5.3. Archivo intermedio El archivo intermedio es la institución responsable de la custodia de los documentos generados y reunidos por los diferentes Departamentos ministeriales y sus organismos públicos, una vez finalizada su fase activa conforme a lo establecido en los calendarios de conservación. El Archivo General de la Administración, adscrito al Ministerio de Cultura, es el archivo intermedio de la Administración General del Estado, según la normativa vigente. Sus funciones son: – Conservar los documentos que son transferidos desde los Archivos Centrales de los Ministerios. – Aplicar, en su caso, las resoluciones adoptadas por la Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos relativas a la eliminación de documentos, garantizando su efectiva destrucción, tramitando los preceptivos expedientes de eliminación, conforme lo dispuesto en la legislación vigente. – Aplicar, en su caso, las resoluciones adoptadas por la Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos relativas a la conversación permanente y al acceso en su caso, de agrupaciones documentales. – Identificar y llevar a cabo procesos de valoración documental, a fin de elevar a la Comisión Calificadora departamental o Grupo de Trabajo propuestas de eliminación, o en su caso, de conservación permanente de documentos, en aplicación del procedimiento establecido por la nor mativa vigente para las agrupaciones documentales acumuladas que no hayan recibido previamente tratamiento archivístico. – Establecer y valorar las estrategias que se pueden aplicar para la conser vación a medio plazo de los documentos y ficheros electrónicos recibidos, tales como procedimientos de emulación, migración y conversión de formatos. – Completar las descripciones elaboradas por el Archivo Central de las agrupaciones documentales recibidas, especialmente en lo relativo a los

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niveles superiores de descripción o macrodescripción, conforme a las normas internacionales y nacionales de descripción archivística. – Llevar a cabo lasa transferencias preceptivas y periódicas de documentos al Archivo histórico, acompañadas de los correspondientes instrumentos de descripción elaborados.

5.4. Archivos históricos Los Archivos históricos son las instituciones responsables de la custodia, conservación y tratamiento de los fondos pertenecientes al patrimonio histórico documental español que sean reflejo de la trayectoria de la administración estatal a lo largo de la historia o que en todo caso resulten altamente significativos por su valor histórico, su singular importancia o su proyección internacional. Son archivos históricos los de titularidad y gestión estatal adscritos al Ministerio de Cultura. El Archivo Histórico Nacional ejerce las funciones de archivo histórico de a  Administración General del Estado. Sus funciones son: – Conservar los documentos con valor histórico que le son transferidos desde el Archivo General de la Administración. – Aplicar programas de reproducción de documentos en soportes alternativos para garantizar la conservación de los documentos originales y fomentar su difusión. – Establecer y valorar las estrategias que se puedan aplicar para la conser vación a largo plazo de lo documentos y ficheros electrónicos recibidos, tales como procedimientos de emulación, migración y conversión de formatos. – Completar las descripciones elaboradas por el Archivo General de la  Administración sobre las agrupaciones documentales recibidas, especialmente de la unidades documentales, conforme a las normas internacionales y nacionales de descripción archivística. – Impulsar programas de difusión y gestión cultural del patrimonio documental custodiado. En el ámbito de los servicios periféricos de Estado, desempeñan idénticas funciones a las de los archivos intermedio e histórico los Archivos Históricos Provinciales o los que en el futuro se puedan crear en las Delegaciones de Gobierno.

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6. Criterios de ordenación La ordenación consiste en unir los elementos (documentos) dentro de un conjunto (la serie documental), de acuerdo a una unidad – orden establecida de antemano. la ordenación relaciona los documentos entre sí y proporciona a cada uno de ellos una situación determinada (un número de orden), dentro de las unidades de instalación, es decir, dentro de los legajos, libros o cajas que contienen documentos. En el trabajo archivístico, una vez establecida la clasificación de los documentos de un fondo o de una sección, atendiendo a los órganos o funciones de la entidad productora, deberemos proceder a fijar el orden de los documentos integrados en las distintas series documentales. Un documento determinado, dentro de su serie, tendrá una localización determinada en relación a los otros de su misma serie en función del tipo de unidad-orden seleccionada.

6.1. Tipo de ordenación Los diversos tipos de ordenación que existen están en función de la unidad-orden elegida para determinar dicha ordenación. Las unidades de orden y los tipo de ordenación son los siguientes: – A la ordenación cronológica, le corresponde como unidad de orden la fecha. – A la ordenación alfabética, le corresponde como unidad de orden la palabra. – A la ordenación numérica, le corresponde como unidad de orden un número. La ordenación tiene como fin, facilitar al máximo la localización del documento, de la información contenida en él. Es habitual utilizar la combinación de dos tipos de ordenación, dando lugar a la ordenación mixta.

6.2. Ordenación cronológica Es la más utilizado en la organización de Archivos, debido a que puede aplicarse a diversas series documentales, independientemente de su contenido. La fecha de redacción del documento es un datos concreto para facilitar su identificación y localización. Encontramos tres tipos de fechas o datas: I. Cronológica. Sitúa a los documentos en el tiempo concreto de su redacción (año, mes, día). Si en el documento no figura una cronología expresamente indicada, pero mediante su contenido es posible establecer una

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fecha aproximada, obtendremos la data archivística, la cual será indicada entre corchetes. II.  Tópica. Sitúa al documento en un lugar concreto de su redacción. Si, como en el caso anterior, la data tópica no se encuentra indicada sino que es posible establecerla por su contenido, la fecha será indicada entre corchetes. En cualquier caso es una fecha secundaria respecto a la cronológica. III. Histórica. El documento es situado en el tiempo en relación con un hecho histórico determinado. Las características de la ordenación cronológica son las siguientes: – La data cronológica para ordenar documentos se expresará: año, mes, día (que suele ser el inverso al que figura en el propio texto del documento). Para documentos fechados en el mismo año, se recurrirá al mes para ordenarlos, si éste último también coincide, se tendrá en cuenta el día, si dos documentos tuvieran la misma fecha cronológica, se tendría en cuenta el orden alfabético del lugar de expedición. – La ordenación cronológica se hará sobre el estilo moderno de datación. – Cuando hay que ordenar unidades documentales complejas, por ejemplo los expedientes, las cuales se componen de varios documentos, la referencia cronológica ha de hacerse a las fechas límite: fechas de inicio y de resolución del expediente en cuestión. En una serie de expedientes iniciados en el mismo año, se ordenarán cronológicamente atendiendo a la segunda fecha, la de resolución.

6.3. Ordenación alfabética Es la ordenación por la cual se ordenan los documentos siguiendo el abecedario de las palabras elegidas como representativas de la información contenidas en ellos. Según el tipo de palabra de que se trate, tendremos tres tipos de ordenación alfabética: I. Si las palabras designan a personas, se denomina ordenación alfabética onomástica. Las palabras se ordenan de la siguiente manera: primer apellido, segundo apellido y nombre propio: García Fernández, Abelardo; García González, Joaquín. II. Si las palabras designan un lugar geográfico, se denomina ordenación alfabética geográfica o topográfica: Álava, Alicante. III. Si las palabras designan asuntos, temas o materias, se denomina orde nación alfabética de materias o temática: Auxiliares administrativos, ayudantes de archivo.

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6.4. Ordenación numérica Es la ordenación en la que se sigue la serie natural de números. Este tipo de ordenación se refiere tanto a la numeración de documentos dentro de una serie de documental, como a la numeración de las unidades de instalación (legajos, libros, cajas) en el depósito de archivo.

7. Glosario Calendario de conservación:

es el instrumento de trabajo fruto del proceso de valoración documental, en el que se recoge el plazo de permanencia de los documentos de archivo en cada una de las fases del ciclo vital para su selección, eliminación o conservación permanente y en su caso, el método y procedimiento de selección, eliminación o conservación en otro soporte. Ciclo vital de documentos : son las diferentes etapas por la que atraviesan los

documentos desde que se producen hasta su eliminación conforme al procedimiento establecido, o en su caso, su conservación. Documento de archivo:

ejemplar en cualquier tipo de soporte, testimonio de las actividades y funciones de las personas físicas y jurídicas, públicas o privadas. Documento electrónico: de acuerdo con lo establecido en la Ley 11/2007, de

22 de junio, de acceso electrónico de los ciudadanos a los Servicios Públicos, se entenderá por expediente electrónico la información de cualquier naturaleza en forma electrónica, archivada en un soporte electrónico, según un formato determinado y susceptible de identificación y tratamiento diferenciado. Eliminación de documentos:

consiste en la destrucción física de unidades o series documentales por el órgano responsable del archivo u oficina pública en que se sustenta la estructura de un fondo. Expediente:

conjunto ordenado de documentos y actuaciones que sirven de antecedente y fundamento a la resolución administrativa, así como las diligencias encaminadas a ejecutarla. Expediente electrónico: de acuerdo con lo establecido en la Ley 11/2007, de

22 de junio, de acceso electrónico de los ciudadanos a los Servicios Públicos, se entenderá por expediente electrónico el conjunto de documentos electrónicos correspondientes a un procedimiento administrativo cualquiera que sea el tipo de información que contengan. Metadato: se entiende por metadato cualquier descripción estandarizada de las

características de un conjunto de datos. En el contexto del documento electróni-

Tema 16. Concepto de documento, registro y archivo

co cualquier tipo de información en forma electrónica asociada a los documentos electrónicos, de carácter instrumental e independiente de su contenido, destinada al conocimiento inmediato y automatizable de alguna de sus características, con la finalidad de garantizar la disponibilidad, el acceso, la conservación y la interoperabilidad del propio documento. Sistema archivístico: conjunto de normas reguladoras, así como de órganos, cen-

tros y servicios competentes en la gestión eficaz de los documentos y de los archivos. Valoración documental: es el estudio y análisis de las características adminis-

trativas, jurídicas, fiscales, informativas e históricas de los documentos u otras agrupaciones documentales.