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Etapa de Solicitud 1. Detalle Solicitud. Nombre del Proyecto. Tipo de Requerimiento. Fecha de Solicitud. Negocio/Área. Nombre del Solicitante. Jefe de Proyecto. Usuario Valido que Certifica.

Renovación Sistema de Planificación de Recursos Empresariales (ERP) Requerimiento Funcional 02-04-2011 Empresa de Comunicación Proyecto Corporativo, Alta Gerencia Gerente de Administración y Finanzas Gerente de Informática

2. Descripción del Requerimiento. Se solicita la renovación del actual Sistema de Planificación de Recursos Empresariales para desechar los innumerables Sistemas del tipo Legacies que se usan actualmente, estos, cumplen las funciones solicitadas, pero son muy vulnerables al no contar con un control centralizado y las incompatibilidades entre sí mismos. 3. Consideraciones del Negocio. y

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El Sistema de Gestión que se ha de instalar y su manejo correcto por los usuarios finales. Niveles de experticia de los usuarios dentro de la Empresa, su cultura organizacional, organizacional, la capacidad para Trabajar en Grupo y Trabajar en equipo dentro de la organización. La Estrategia que se usará para la implementación y posterior puesta en marcha del nuevo Sistema. El hardware que usará para soportar el nuevo sistema, ya sea a nivel Servidor como estaciones de trabajo Los procesos que ocurren tanto dentro como afuera de la empresa. e mpresa. El resto de las múltiples aplicaciones de gestión que existen en la organización.

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4. Justificación/Beneficios. y

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Integrar la información de todos los sectores.

Incrementa la calidad final de los servicios y productos de la compañía. Debido a las políticas de seguridad, se puede asegurar las estaciones de trabajo para protegerlas de delitos como el espionaje, y la malversación. Además de protegerlas del sabotaje de los bienes o servicios. Reducir tiempos y costos de los procesos de negocio. Mejor comunicación entre los departamentos de la empresa. Disminuir la preocupación de factores poco transcendentales operativos.

5. Plazos y Urgencias. La primera etapa del proyecto, tendrá una duración de 250 días, y contempla, con la aprobación del 10% del total solicitado para esta etapa, la renovación de forma completa de las estaciones de trabajo de los usuarios críticos de las Áreas de Contabilidad, Tesorería, Finanzas, Costos y algunos usuarios de Ventas. Lo anterior debe ser definido (la implementación en el área de ventas)por el Gerente del área.

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Etapa de Requerimientos 1. Identificación. 1.1 Código de Identificación (Id). Código 001-RG 1.2 Nombre del Proyecto. Renovación Sistema de Recursos Empresariales Requerimientos Generales 001-RG. 1.3 Nombre Jefe Proyecto Cliente. Gerente Administración y Finanzas, Juan González Pérez 1.4 Nombre Jefe Proyecto IT. Jefe Proyecto TI, Consultora Implementación Total, Juan Pérez González 2. Antecedentes. 2.1 Propósitos y Objetivos. Optimización de los procesos empresariales. Acceso a toda la información de forma confiable, precisa y oportuna (integridad de datos). La posibilidad de compartir información entre todos los componentes de la organización. Eliminación de datos y operaciones innecesarias de reingeniería. Sistema Integral. Modulares. Adaptables. Base de Datos Centralizada. Los componentes del sistema interactuarán entre sí, consolidando todas las operaciones. Los datos se ingresan sólo una vez y serán consistentes, completos y comunes. 2.2 Alcance del Requerimiento. El monto destinado a la implementación es acotado. Se centralizará todos los sistemas actúales en uno sólo La implementación de la primera etapa tendrá una duración de 250 días, cuyo alcance será solo para la actualización del hardware de los departamentos considerados como críticos. 2.3 Justificación y Beneficios. Integrar la información de todos los sectores. Incrementa la calidad final de los servicios y productos de la compañía. Le da seguridad a las computadoras, para protegerlas de crímenes externos como el espionaje, y crímenes internos como la malversación. Además de protegerlas del sabotaje de los bienes o servicios. Reducir tiempos y costos de los procesos de negocio. Mejor comunicación entre los departamentos de la empresa. y y

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Disminuir la preocupación de factores poco transcendentales operativos. 2.4 Relación con otros proyectos. No se aplica dentro de la primera fase del proyecto que sólo contempla la renovación de las estaciones de trabajo de ciertas áreas. 3. Requerimiento. 3.1 Se requiere la renovación de los diversos software usados en la toma de decisiones a la vez que se desea unificarlos para poder hacer un mejor uso de los recursos de la Empresa, lo anterior conllevará a la mejor utilización de los recursos humanos con los que ya cuenta la empresa. El sistema mantendrá un registro centralizado de todas las actividades realizadas dentro de la Empresa. Se requiere que el sistema registre las consultas de todas las áreas. El sistema debe permitir imprimir informes para un periodo determinado. El sistema llevara un Historial de cada funcionario de la Empresa. El sistema debe registrar los ítem que incluye un presupuesto y llevar un control de este. Finalmente, el sistema debe contemplar el registro y manipulación de los convenios con empresas. Requerimientos de interfaces externos Interfaces de usuario, la aplicación se visualizará por medio de una pantalla tipo consola donde el usuario tendrá a su disposición menús para obtener información de todo el sistema. y

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Interfaces hardware y

Por determinar para las etapas posteriores.

Interfaces software y

La aplicación funcionará bajo un entorno Windows XP.

Interfaces de comunicaciones y

Por determinar para las etapas posteriores.

Requerimientos de eficiencia

Al ser una versión de simulación en tiempo no real no se establecerá ningún requerimiento de eficiencias adicionales a los que ya se han señalado. 4. Requerimiento No Funcionales. 4.1 Recursos. Los recursos que se han de utilizar, son los que se han asignado en esta etapa, que corresponden a la aprobación del 10% del monto solicitado, monto que cubrirá casi por completo las áreas críticas de la empresa y que corresponden a U$ 10.000.4.2 La plataforma de desarrollo en la cual se ha trabajar, es la sugirió en su momento la Consultora Implementación Total, y que es SQL Server 2008 R2, software Licenciado, bajo plataforma Microsoft Windows Server 2008 DataCenter, compatible con la familia de S.O. Windows con la que cuentan las estaciones de trabajo actualmente en la Empresa. y

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4.3 Normativa Desarrollo. Los trabajos de Desarrollo, Implementación, Capacitación y Puesta en Marcha del Sistema que corren por parte de la Consultora, cumplen con las Normas y Leyes Chilenas vigentes. (Ley 19.039, 17.336, 19.813, 19.378, 20.137, 18.379, DecretosSupremos 77, 81 y 83 del Ministerio Secretaría General de la Presidencia entre otras). Calidad de producto: Norma ISO 9126, ISO 2500 y sus derivados. EvaluacióndelProducto: Norma ISO 14598. y

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5. Aspectos Técnicos. 5.1 Recursos Requeridos. Se someterá a prueba de Estrés y rendimiento los actuales servidores de la Empresa para verificar su correcto funcionamiento y su posible uso dentro de la implementación del nuevo SW. Por otra parte, se contempla el cambio de HW para los departamentos críticos dentro de la Empresa en una primera etapa. La Red institucional también se someterá a una re-certificación para verificar su correcto funcionamiento. 5.2. Ambientes. Tanto como el Desarrollo y las pruebas están autorizadas para ser realizadas en conjunto en las oficinas de la Empresa como en las Oficina de la Consultora, según sea el caso. 5.3. Herramientas y Productos. Las Herramientas de Desarrollo que utilizará la Consultora, son las idóneas y las que ella misma estime conveniente para este caso, el Servidor será MS Windows 2008 DataCenter. 5.4. Estrategia de Implementación. Se trabajara en una primera Etapa en una implementación parcial por un sector dentro de la Empresa, aplicando todas las pruebas pertinentes, siguiendo los estándares internacionales de calidad, una vez que las pruebas en dicho sector sea satisfactoria, se procederá a la implementación y/o pruebas en la siguiente área, no se ha de decir ni dejar de lado el uso de los antiguos software. Definición de resultados a obtener con la implantación. Definición del modelo de negocio. Definición del modelo de gestión. Evaluación de oportunidades para software complementario al producto ERP. Alineamiento de la estructura y plataformas tecnológicas. Análisis del cambioorganizativo. Entrega de una visión completa de la solución a implantar. Controles de calidad. Auditoría del entorno técnico y del entorno de desarrollo usado y, a usar. y

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Benchmarking de la implementación. 6. Aspectos Económicos. 6.1. Consideraciones de la propuesta. El éxito de este programa es determinado por quien lo maneja, así que necesita un personal altamente capacitado, dicha capacitación será responsabilidad exclusiva de la Consultora, este trabajo será supervisado por el Sub-Lider del Proyecto, que para los fines prácticos, es el Jefe de TI. Debido a la alta probabilidad de Falla Humana, es que no se considera la utilización de Personal Externo o nuevas contrataciones, ya que la capacitación en el nuevos sistema y entendimiento de los antiguos sistema, no serán de ayuda. Pueden tener excesiva ingeniería respecto a las necesidades reales de la Empresa, para evitar lo anterior, se han creado Sub-Líderes de Proyecto que supervisarán constantemente el correcto funcionamiento del SW a través de Benchmark, lo anterior ayudará a la vez, a evitar posibles problemas legales con el uso de los softwares actuales dentro dela Empresa. La resistencia en compartir la información interna entre departamentos puede reducir la eficiencia, lo anterior se evitara con los Sub-Líderes anteriormente mencionados. 6.2. Justificación Económica. Debido al alto costo en mantención de los diversos sistemas existentes dentro de la Empresa, y, sumado a los costos de HH que toma interpretar los resultados de un sistema y llevarlos a otro, el costo de la Implementación, del Desarrollo y la Consultoría, son costos asumidos y entendidos por Alta Gerencia, al ser esta quien solicitó el cambio, es un costo que se asumirá paulatinamente debido a la envergadura del cambio corporativo. Lo anterior se puede apreciar en el siguiente gráfico. y

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6.3. Costos de Cotización. La Consultora, estimó que los costos de implementación en esta etapa serán de U$300.000.-, los cuales están detallados de la siguiente forma: 10% al momento de firmar el contrato de consultoría, 20% al momento de terminar el relevamiento, 10% al momento de comenzar el desarrollo, 30% al momento de dar termino al desarrollo y el resto al entregar la documentación, y y y y y

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6.4. Hitos y Calendarios de Actividades. Adjunto en formato PDF. 7. Aprobaciones. Difúndase para su aprobación por cada Sub-Jefe de Área, de Tarea, y Alta Gerencia.