Equilibrio Entre Estandarizacion y Ajuste

 

Estandarización y ajuste mutuo ¿Qué es mejor? La estandarización y ajuste mutuo forman parte de la estructura organizacional de una empresa, siendo esto último mencionado, la forma en como las empresas organizan sus actividades para lograr los objetivos ya planteados previamente en el proceso de planeación.

QUÉ SE ENTIENDE POR ESTANDARIZACIÓN En un lenguaje sencillo, cuando hablamos de estandarización, nos referimos a reglas y normas escritas establecidas por la empresa para el desarrollo de las actividades diarias de la misma. Es decir, cada departamento, cada área de una organización tiene “su librito” donde los trabajadores deben ajustarse y cumplir sin importar cuál sea la situación. Existen tres tipos de estandarización y que es preciso que mencione, estos son:

 

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Estandarización de procesos de trabajo:  normas, lineamientos de como los empleados deben paso a paso hacer su trabajo. De producción o resultados: normas que sirvan para regular el producto final, que no salga con defectos por ejemplo. Destrezas o conocimientos:  aquí trata es de preestablecer esas habilidades, conocimientos que los trabajadores deben tener para ser aceptado en un puesto de trabajo determinado, es tener en otras palabras un perfil establecido y escrito.

QUÉ SE ENTIENDE POR AJUSTE MUTUO El ajuste mutuo  es lo contrario a la estandarización, es decir, aquí los colaboradores logran coordinación por medio de una comunicación informal, en otras palabras, no existen normas, lineamientos que indique al trabajador cómo hacer paso a paso las actividades diarias. No existen esas reglas donde cada uno de los empleados debe ajustarse para cumplir con sus tareas, este mecanismo de coordinación se da en la adhocracia que es lo contrario a la burocracia, es decir, las empresas adhocraticas son aquellas que tienen ausencia de una jerarquía.

Ventajas de ajuste mutuo La utilización del ajuste mutuo implica una empresa más descentralizada, con mayor flexibilidad que permite a la misma responder adecuadamente las exigencias del mercado. Sabemos que el mercado es a veces impredecible y que nosotros como consumidores somos muy exigentes, y las empresas para poder sobrevivir debe de ajustarse a las demandas de nosotros los clientes o consumidor consumidores. es. Los colaboradores tienen mayor libertad para generar ideas e implementarlas con el fin de resolver problemas o tomar decisiones y debemos saber que es importante que los colaboradores también tengan cierta participación en la empresa, que no pertenezcan solo a una burocracia mecánica muy centralizada.

 

PROPÓSITO DE LA ESTANDARIZACIÓN Es imperativo decir que las empresas se estandarizan con el fin de lograr un objetivo, por ejemplo, reducir costos, este es un objetivo que la empresa debe desarrollar normas y establecer lineamientos precisos para su logro. La estandarización permite guiar a los colaboradores por ese camino que la empresa reconoce que debe recorrer para lograr aquello que la misma ya tiene preestablecido en la planificación. Estos lineamientos son necesarios y se ven mucho en las empresas con una organización burocrática donde las leyes y normas prevalecen y existe una jerarquía bien formalizada.

Qué mecanismo es mejor utilizar entonces, estandarización o ajuste mutuo Luego de ver las explicaciones y definiciones de estos términos, podemos hacer una valoración y decidir entonces cuál de estos mecanismos utilizar para una mejor estructura organizacion organizacional. al. Lo recomendable es que haya un equilibrio entre ambas, estandarización y ajuste mutuo, esto porque ambos mecanismos son importantes para responder de la mejor manera posible al mercado. Quiere decir que, no es bueno que una empresa sea muy estandarizada, esto hace que los procesos sean muy rígidos y rutinarios, trayendo como consecuencias colaboradores menos motivados y a su vez respuesta muy pobre al mercado, incapacidad de adaptación. El ajuste mutuo te da esta ventaja que no te da la estandarización, flexibilidad en los procesos, descentralización y empleados más motivados que trabajaran para dar lo mejor de sí, dándoles también oportunidades oportunidades de tomas decisiones y dar ideas. Veamos un caso de DELL que nos afirmara la importancia de tener un equilibrio entre estandarización y ajuste mutuo.

CASO DELL Dell, una compañía creadora de computadoras, a medida que el siglo XXI iba avanzando, esta empresa iba perdiendo clientes. Esto porque la misma crea un mecanismos estandarizado, sus productos venían con ciertas limitaciones de opciones. El propósito por la que esta empresa desarrolló un modelo de estandarización en los procesos de trabajo, era el de reducir costos de producción, es decir, la compañía tenía normas y lineamientos de cómo los colaboradores debían hacer paso por paso los computadores, de esta manera estos no podían hacer procesos o actividades diferentes que quizás aumentaría los costos de fabricación. Pero, había un problema, los consumidores ya querían computadores potentes, no limitados de opciones.

 

Dell, aun si, continúo con sus procesos bien estandarizados y no presto atención a los requerimientos de los clientes, lo que ocasionó que estos optaran por la utilización de otras marcas como Apple y HP  que si ofrecían potentes productos. En este caso, vemos como la estandarización trajo consigo consecuencias negativas para la empresa. Es en este tipo de eventos donde las organizaciones deben utilizar el ajuste mutuo para lograr un mejor juicio y te permita tomar acciones acciones sin reglas estandarizadas. estandarizadas. Era el momento de satisfacer las necesidades de los clientes en vez de enfocarse en reducir costos con reglas estandarizadas. estandarizadas.

Podemos decir que. Tanto la estandarización como el ajuste mutuo son importantes, pero haciendo un balance entre ambas, mejores resultados se obtendrán. Una sin la otra no es recomendable.

CENTRALIZACIÓN/ DESCENTRALIZACIÓN La centralización describe el grado en el que la toma de decisiones se concentra en los altos niveles de la organización. Si los gerentes de alto nivel toman las decisiones clave de la organización con una participación escasa o nula de los niveles inferiores, entonces la organización es centralizada. En contraste, cuanto más información proporcionen o las decisiones sean tomadas por los empleados de niveles inferiores, habrá más descentralización.

Características de la Centralización.   Los niveles superiores de la jerarquía administrativa toman el mayor número de decisiones 

     

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posibles. Los niveles más altos de la jerarquía administrativa toman las decisiones más importantes. La supervisión sobre las decisiones tomadas es minuciosa y constante. Se delega poca Responsabilidad Responsabilidad y Autoridad.

Ventajas de la Centralización. 

             

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Las decisiones son tomadas por administradores administradores que poseen una visión global de la empresa. Las decisiones tomadas son más coherentes con los objetivos empresariales empresariales globales. Quienes toman decisiones en los niveles jerárquicos altos están generalmente mejor entrenados y preparados que quienes están en los niveles inferiores. La uniformidad en las decisiones reduce los costos operacionales.

Desventajas de la Centralización.   Las decisiones son tomadas por administradores que pertenecen a la cúpula, por lo cual se 

 

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encuentran lejos de la mayoría de los hechos y de las situaciones involucradas. Quienes toman decisiones en la cima de la jerarquía administrativa casi nunca tienen contacto con todas las personas de la organización. Las extensas líneas de comunicación dentro de la jerarquía administrativa ocasionan demoras y costos operacionales muy elevados.

 

  Las largas líneas de comunicación en la estructura de la empresa, involucran a muchas

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personas intermedias, lo que ocasiona que existan distorsiones y errores personales en el proceso de comunicación de las decisiones. La descentralización es la transferencia de la autoridad de toma de decisiones a niveles más bajos dentro de una organización. Indica que la facultad para tomar decisiones se desplaza a la base de la organización; es decir, significa que el poder y la autoridad para tomar decisiones está dispersa en los niveles organizacionales más bajos.

Características de la Descentralización.   Los niveles inferiores de la jerarquía administrativa toman el mayor número de decisiones 

     

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posibles. Los niveles más bajos de la jerarquía administrativa toman decisiones muy importantes. La supervisión sobre las decisiones tomadas es mucho menor. Se delega una mayor Responsabilidad y Autoridad.

Ventajas de la Descentralización. D escentralización.   Los ejecutores de la acción toman las decisiones con más rapidez.   Quienes toman decisiones tienen más información sobre la situación.   Mejora la calidad de las decisiones a medida que se reducen su volumen y complejidad. 

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  Una mayor participación de los administradores intermedios en el proceso decisorio, los

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mantiene motivados motivados y más conscientes de sus resultados. Proporciona un excelente entrenamiento para los administradores intermedios. Pueden reducirse los gastos de coordinación y de comunicación debido a la mayor autonomía en la toma de decisiones.

   

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Desventajas de la Descentralización.   Falta de uniformidad en las decisiones, debido a la escasa o nula información y 

 

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coordinación entre los departamentos involucrados, lo que trae como consecuencia un aumento en los costos operacionales. Costo mayor ante la exigencia de seleccionar y entrenar mejor a los administradores intermedios. Insuficiente aprovechamiento aprovechamiento de los especialistas. Riesgo de subjetividad, debido a que los administradores pueden defender más los objetivos departamentales departamentales que los organizacionales. Las políticas y los procedimientos procedimientos pueden variar mucho en los diversos departame departamentos. ntos.

El concepto centralización-descentralización  es de carácter relativo, no absoluto, lo que se quiere decir por relativo es que una organización nunca está completamente centralizada o descentralizada, pocas organizaciones podrían funcionar con eficacia si todas las decisiones las tomarán únicamente un grupo selecto de los más altos gerentes; pero tampoco podrían funcionar eficazmente si todas las decisiones fueran delegadas a los empleados de los niveles más bajos.

La Centralización y la Descentralización  describen el grado en que se han calibrado, aplicado y adoptado cada uno de los Principios de Organización dentro de un organismo social, lo que origina la forma, pero principalmente el nivel jerárquico, en el que se toman las decisiones. En algunas organizaciones, los gerentes de alto nivel toman todas las decisiones y los gerentes de niveles inferiores y empleados simplemente ejecutan las órdenes. En el otro extremo están las

 

organizaciones en las que la toma de decisiones se desplaza a los gerentes que están más cerca de la acción. Las primeras organizaciones son centralizadas y las últimas son descentralizadas. descentralizadas.

La centralización describe el grado en el que la toma de decisiones se concentra en un solo punto de la organización. Si los gerentes de alto nivel toman las decisiones clave de la organización con una participación escasa o nula de los niveles inferiores, entonces la organización está centralizada. En contraste, cuanto más información proporcionen o las decisiones sean tomadas por los empleados de niveles inferiores, habrá más descentralización.

Recuerde  que el concepto de centralización y descentralización  es relativo, no absoluto, es decir, una organización nunca es completamente centralizada o descentralizada. Pocas organizaciones podrían funcionar en forma eficaz si solo un grupo selecto de gerentes de alto nivel tomarán las decisiones; ni podrían funcionar si todas las decisiones se delegaran a los empleados de niveles inferiores.

Formalización La formalización se refiere al grado en el que los trabajos de una organización están estandarizados, estandarizados, y en el que una serie de normas y procedimientos guían el comportamiento de los empleados. Si un trabajo está muy formalizado, entonces la persona que lo realiza tiene poco poder de decisión en lo que realizará, cuándo lo hará y cómo se hará.

 

Se espera que los empleados manejen el mismo insumo exactamente en la misma forma, lo que genera una producción consistente y uniforme. En las organizaciones con una alta formalización, se cuenta con descripciones de puestos explícitas, muchas reglas organizacionales y procedimientos claramente definidos que abarcan todos los procesos de trabajo, los empleados tienen una cantidad mínima de discreción sobre lo que tiene que hacerse, cuando debe hacerse y como se llevará a cabo. Cuando la formalización es baja, el comportamiento en los puestos está relativamente no estructurado y los empleados gozan de mucha libertad para elegir la forma en que harán su trabajo.