Entrenamiento Ciclo PDCA

Ciclo PDCA Plan-Do-Check-Act

Isaac Hernández Gerencia de Calidad

Ciclo PDCA Descripción y Uso El Ciclo PDCA fue originalmente concebido por Walter Shewhart en los 1930’s, y adoptado después por W. Edwards Deming. El modelo provee un marco de referencia para la mejora de un proceso o sistema. Este puede ser utilizado para guiar un proyecto de mejora en su totalidad, o para desarrollar proyectos específicos una vez que las áreas de mejora hayan sido identificadas. El Ciclo PDCA esta diseñado para ser utilizado como un modelo dinámico. La terminación de una vuelta del ciclo, fluye en el inicio del siguiente ciclo. Siguiendo el espíritu de una mejora continua en calidad, el proceso puede ser siempre analizado una vez mas y una nueva prueba o cambio puede iniciar. El ciclo continuo de cambio es representado en una rampa de mejora. Utilizando lo aprendido en una prueba del ciclo PDCA, podemos iniciar  otro ciclo mas complejo.

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Ciclo PDCA Descripción y Uso PLAN • Un cambio o una prueba, enfocada a la mejora. • En esta fase, analiza lo que quieres mejorar, observando áreas que muestran oportunidades de cambio. El primer paso es elegir áreas que ofrecen el mayor retorno para el esfuerzo aplicado. Al momento de identificar estas áreas considera el uso de graficas de flujo o de Pareto

DO •Realiza el cambo o prueba (preferentemente en una escala pequeña) • Implementa el cambio que decidiste en la fase de planificación.

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Ciclo PDCA Descripción y Uso CHECK or STUDY • Este es el paso crucial del ciclo PDCA. Después de implementar el cambio por un periodo de tiempo corte, debes determinar si trabaja bien. ¿Esta realmente llevando al cambio de la manera deseada? Debes decidir en varias medidas con las cuales monitoreas el nivel de mejora. Las graficas de corrida pueden ser de gran ayuda para esta medición. ACT • Adopta el cambio, abandónalo o utiliza el ciclo una vez mas. •

Después de planificar un cambio, implementarlo y monitorearlo, debes decidir si es valioso continuar con este cambio en particular. Si consume mucho de tu tiempo o es difícil para su cumplimiento, o si no te llevo a una mejora, debes considerar el abortar dicho cambio y planear uno nuevo. Sin embargo, si el cambio llevo a una mejora deseable, debes considerar  expandir la prueba a un área diferente o incrementar su complejidad. Esto te lleva de vuelta a la fase de Planificación y es el inicio de la rampa de mejora.

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Ciclo PDCA Mejora Personal El Ciclo PDCA es un proceso valioso que puede ser aplicado prácticamente a todo. Su continua aplicación llevara a una mejora continua, incrementando la complejidad del problema, mejorando los resultados obtenidos.

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Ciclo PDCA ACT - Evalue los resultados - Estnadarice las contramedidas efectivas para prevenir  recurrencias - Comparta su exito con otras areas afectadas - Planifique monitoreo a la solucion - Inicie el proceso PDCA otra vez para refinar sus contramedidas o si los resultados no fueron buenos - Continue con otras oportunidades de mejora

PLAN (A) - Determine el área del problema - Defina el estandar  - Defina la situacion actual - Determine la discrepancia - Seleccione una meta medible - Enuncie el problema de manera que se puedan identificar causas potenciales

PASO 4 Estandarizar & Planear  Mejora Continua

CHECK - Monitore el progreso del piloto - Obtenga y analice datos adicionales de ser necesario - Modifique el plan de implementacion de ser  necesario, basado en los resultados - Monitoree los resultados de las contramediadas especificas sobre la causa raíz

PASO 1 (A) Identificación del Problema

PLAN (B)

ACT

PASO 3 Estudiar los Resultados

CHECK

Investigación de la Causa

DO

PASO 2

(C)

Implementación de Contramedidas

Seleccion de Contramedidas

DO

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(B)

PLAN

- Identifique causas potenciales - Recolecte y analice datos relacionados al problema - Confronte los datos con hechos - Selecciones las causas mas probables basados en el impacto del grupo - Establezca relacion causaefecto - Determine causa raíz

PLAN (C)

- Desarrolle un plan para implementar las contramedidas seleccionadas - Asigne tareas - Comunique el Plan - Ejecute plan piloto con tablas de tiempo y establezca un metodo de monitoreo

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- Seleccione contramedidas apropiadas para la causa raíz - Seleccione contramedida basado en los criterios obtenidos - Coordine, obtenga aprobacion para implementar la contramedida

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Ciclo PDCA Ejemplo  – Estudiante con bajas calificaciones Isaac es un estudiante de ingeniería en su primer año y ha tomado su primer grupo de exámenes. No esta contento con el resultado de los mismos. •

¿Qué esta tratando de lograr? Isaac considera que la mejor medida de sus habilidades de estudiante son los resultados de los exámenes. Sin embargo, no quiere arriesgar otro periodo de exámenes para saber si sus habilidades siguen siendo pobre. Decide que debe haber  una mejor manera de medir su habilidad para estudiar, aplicando a exámenes viejos.

• ¿Qué cambios debe hacer para que resulte una mejora? Isaac piensa que ha pasado poco tiempo estudiando, cree que la mejor manera de mejorar sus habilidades es incrementando las horas de estudio. Departamento de Calidad

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Ciclo PDCA Ejemplo  – Estudiante con bajas calificaciones Ciclo 1 Plan:

Isaac decide añadir 30 horas adicionales por semana a su ya cargada agenda. Cree que debe socializar menos, levantarse mas temprano y acostarse mas tarde. Al final de la semana contestará su examen (viejo) para ver como ha progresado.

Do:

Al final de la semana, Isaac se da cuenta que solamente pudo incrementar 15 horas a su estudio. Cuando toma el examen se da cuenta que no existe mejora.

Check :

Las 15 horas adicionales hacen que Isaac este fatigado. Además observa que su habilidad de concentración durante esas horas es muy limitada. No se ha ejercitado en toda la semana y no ha visto a amigos.

 Act :

Isaac se da cuenta que debe existir otra manera de hacer esto. Necesita diseñar un manera mas eficiente para estudiar que le permita tiempo de ejercicio y de socialización.

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Ciclo PDCA Ejemplo  – Estudiante con bajas calificaciones Ciclo 2 Plan:

Isaac contacta a sus amigos de la escuela que sabe que tienen buenas notas y tienen tiempo para otras actividades. Muchos de estos amigos aconsejan a Isaac de manera similar. Basado en sus hallazgos, decide ir a lecturas, volver a escribir sus notas en un formato que puede entender y basado en lo que el profesor a enfatizado, y usa el texto asignado como referencia.

Do:

Isaac regresa a su agenda original de estudio. Sin embargo, en lugar de pasar la mayor parte del tiempo en el texto, reescribe y estudia sus notas. Ve que el texto solamente cuando no entiende sus notas. Cuando Is aac toma los exámenes, se da cuenta de una mejora, pero todavía puede hacerlo mejor.

Check :

Isaac se da cuenta que ahora ha pasado mucho tiempo revisando información no importante en el texto requerido. Entiende que su nuevo enfoque es mejor, pero aun así siente que necesita estudiar mas tiempo. No sabe si sea lo correcto por que no quiere dejar su vida social o su ejercicio.

 Act :

Isaac decide continuar con este nuevo enfoque, tratando de encontrar mas tiempo para estudiar mas.

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Ciclo PDCA Ejemplo  – Estudiante con bajas calificaciones Ciclo 3 Plan:

En busca de mas tiempo para estudiar, Isaac se da cuenta que hay muchos lugares donde puede combinar el ejercicio con la vida social y con el estudio. Primero decide estudiar sus notas mientras se ejercita en la caminadora. Luego trata de pasar algo de tiempo de su vida social estudiando con amigos.

Do:

Isaac y sus amigos comienzan a estudiar juntos, las sesiones se tornan divertidas y les ayuda a todos. Isaac se ha dado cuenta que le gusta estudiar  mientras se ejercita. Ahora se da cuenta que pasa mas tiempo en la caminadora mientras estudia. Cuando Isaac toma los exámenes esa semana, se da cuenta que tiene mejores calificaciones.

Check :

Isaac sabe ahora que estudiar no significa estar encerrado en su cuarto leyendo cientos de paginas con texto. Se da cuenta que puede obtener mas si estudia en diversos ambientes, enfocándose en los puntos mas importantes.

 Act :

Isaac decide continuar con los cambios que ha realizado en sus hábitos de estudio.

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