Ensayo “Importancia de Los Archivos” Cristian Meza

Ensayo “Importancia de los Archivos”

El archivo en los últimos años, su nivel de importancia ha aumentado considerablemente; si se habla de que iniciando el año 2003 al 2006 quizás; se puede deducir que la mayoría de Empresas, organizaciones e instituciones colombianas; el personal que utilizaban para administrar y organizar la documentación y el archivo, era cualquier empleado muchas veces lo imponían como un “castigo” por decir así, por su mala conducta o simplemente porque su jefe lo ha dicho, lógicamente el método que usaban estos empleados no era para nada el mejor puesto que no se regían por alguna norma o procedimiento y lo hacían como ellos creían aparentemente ser el mejor mét odo haciendo que todo esto trajera grandes consecuencias como un mal servicio al cliente en cuanto la búsqueda de archivos, o por buscar algún documento y esto podría causar conflictos internos.  Actualmente, podría decirse, que desde inicios del año 2010 o antes el gobierno colombiano ha demostrado darle una gran importancia al archivo y manejo de este mismo. En toda organización ya sea pública o privada para la Organización de su archivo deben legalmente tener personal especializado en el manejo del m ismo y este personal debe regirse por algunas leyes y decretos que existen en Colombia y que hablan sobre la Organización del archivo. Como se sabe, el proceso de archivo cada vez es más importante en una empresa o Institución, el individuo debe archivar por el método apropiado para conseguir el archivo. Toda empresa tiende a transformarse en una colección de papeles, anotaciones, fichas, cuestionarios etc.  Ahora, según el material de apoyo que me brinda el SENA nos dice “que la importancia del archivo se puede comprender a partir del valor que tiene para: la administración, la investigación, la comunidad, el desarrollo económico, social, científico y tecnológico”, pero, realmente son estos aspectos los que puedan clasificar la importancia del archivo, es decir, falta alguno o sobra alguno mirando el análisis de cada uno de ellos, primero como un punto importante deduzco que el archivo es importante porque nos brinda el servicio para proceder contra algún acto para hacerlo más simple daré un pequeño ejemplo: Juanito quiere solicitar a su colegio todos los registros de su observador desde que entró a la Institución, desde un punto de vista archivístico Juanito debería enviar una carta donde solicita aquello que quiere.

Continuando los archivos son estratégicos como no para generar ingresos, eliminar ineficacias, crear una mejor experiencia para sus clientes, son herramientas para poder asegurar una organización que en dado caso de complicaciones legales en un futuro pueda tener problemas. Otro aspecto importante diría yo, son las nuevas tecnologías en el archivo:  Archivo moderno  Actualmente el archivero moderno utiliza las tecnologías de la información como medios para agilizar los procesos archivísticos. De tal manera, que los documentos primarios de valor temporal y permanente los organizan, describe, conserva y los pone al uso del que hace el documento y al usuario externo. Todos estos procedimientos, están estrechamente ligados a los principios de la archivística los cuales rigen desde el siglo XIX. Estos son: el de procedencia y el de respeto al orden original, Son fundamentales para la práctica archivística, pues ellos  –me refiero a los principios permiten el mantenimiento de la unidad del fondo de archivo, que no es otra cosa que el conjunto de la documentación producida o recibida por personas físicas o jurídicas, organismos e instituciones públicas o privadas en el libre ejercicio de sus funciones y competencias. El archivero moderno y tradicional organiza los documentos en el soporte que se encuentren. Con ello contribuye a la historia de los pueblos, perpetuando como testimonio el devenir de las organizaciones y de los individuos, de tal forma que la información contenida en los documentos esté al servicio del Estado,  los investigadores y los ciudadanos