Ensayo - Acciones Correctivas en El Sistema de Control Interno

ACCIONES CORRECTIVAS EN EL SISTEMA DE CONTROL INTERNO

Pablo Antonio Ortiz G Servicio Nacional de Aprendizaje “SENA”  Aprendiz.  Aprendiz. En la actualidad se determinar la importancia principal la competitividad empresarial y optando por los medios tecnológicos para poder llegar a los clientes teniendo en cuenta su total comodidad y menor costo de adquisición de estos clientes, se hace necesario la implementación del control interno, con el propósito de encontrar deficiencias y desviaciones administrativas, financieras, etc. Para lograr el perfeccionamiento de estas y poder satisfacer las necesidades de los clientes y poder incrementar las entradas económicas para la empresa. La excelencia de una organización viene marcada por su capacidad de crecer en la mejora continua de todos y cada uno de los procesos que rigen su actividad diaria. La mejora se produce cuando dicha organización aprende de sí misma, y de otras, es decir, cuando planifica su futuro teniendo en cuenta el entorno cambiante que la envuelve y el conjunto de fortalezas y debilidades que la determinan. En el contexto de los modelos de negocio online, se puede establecer que, la auditoría es la evaluación sistemática de los procesos relativos al desarrollo y gestión de un determinado modelo de negocio, con la finalidad de estipular si los procesos o procedimientos cumplen con los parámetros esperados. En este sentido, Estupiñán (2006) anota que: “la auditoría interna es una actividad independiente, objetiva de aseguramiento y consulta, concebida para agregar valor y mejorar las operaciones de gestión de riesgos y control”.

Para desarrollar una auditoría primero se debe definir lo que será auditado. Para ello se debe conocer plenamente la dinámica del proceso o procedimiento, se debe planificar para intervenir los objetos de análisis. Para lograr esto, se deben establecer inicialmente cuales son los parámetros de referencia por los cuales se guía el auditor para validar si existe algún tipo de desviación o no cumplimiento de criterios requeridos para el adecuado funcionamiento de los procesos. El plan de mejoras integra la decisión estratégica sobre cuáles son los cambios que deben incorporarse a los diferentes procesos de la organización, para que sean traducidos en un mejor servicio percibido. Dicho plan, además de servir de base para la detección de mejoras, debe permitir el control y seguimiento de las diferentes acciones a desarrollar, así como la incorporación de acciones correctoras ante posibles contingencias no previstas. Para su elaboración será necesario establecer los objetivos que se proponen alcanzar y diseñar la planificación de las tareas para conseguirlos.

El plan de mejoras permite:     

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Identificar las causas que provocan las debilidades detectadas. Identificar las acciones de mejora a aplicar. Analizar su viabilidad. Establecer prioridades en las líneas de actuación. Disponer de un plan de las acciones a desarrollar en un futuro y de un sistema de seguimiento y control de las mismas. Negociar la estrategia a seguir. Incrementar la eficacia y eficiencia de la gestión. Motivar a la comunidad universitaria a mejorar el nivel de calidad.

Las acciones correctivas representan las medidas tomadas frente a diversas causas que afectan el desarrollo óptimo de la organización, que pueden ser identificadas por medio del resultado de análisis de datos e indicadores, auditorias entre otros, sin embargo al ser una herramienta que proyecta a la empresa a la mejora continua (Calidad Total , Filosofía Kaisen), no siempre logra su cometido pues tiene como principales enemigos el desconocimiento de su uso por parte del equipo humano por falta de capacitación o también porque no le dan la importancia que esta tiene dentro del sistema de gestión y en términos generales dentro de la organización, la inmediatez de las empresa a la hora de definir las acciones pertinentes , lo cual conlleva a múltiples intervenciones porque al no encargarse de adoptar las acciones adecuadas de forma eficiente las acciones correctivas son una herramienta beneficiosa al ser implementadas en las organizaciones, sin embargo el desconocimiento u omisión de las mismas conllevan a múltiples intervenciones y costos para la resolución de problemas o fallas dentro de las organizaciones, demostrándonos lo fundamental que es para la óptima implementación de las mismas el reconocer como son cada una de las acciones correctivas, según el tipo de norma (ISO 9001: 8.5.2 , ISO 14001: 4.5.3 Y LA OHSAS 18001: 4.5.3.2) y las acciones preventivas (ISO 9001:8.5.3 ) , ya que aunque cada una aunque parezca igual a otra, hay diferencias que necesitan ser esclarecidas, es por eso que es necesario divulgar las lecciones aprendidas facilitándoles a otras personas esta información brindándoles la oportunidad de conocer a fondo como implementar de manera eficiente estas acciones correctivas. La acción correctiva y la acción preventiva son las que generan más confusiones dentro del sistema de gestión, pues muchas veces una se considera una igual a la otra, sin embargo, en su estudio, (Rico, 2009) demuestra que la acción correctiva se aplica cuando la no conformidad ya se ha presentado, mientras que la acción preventiva hace énfasis a que la no conformidad aún no se ha presentado, pero se tienen sospechas fundamentadas en que puede suceder. De este modo, nos podemos ayudar de forma práctica a identificar las diferencias entre las dos acciones basándose en el transcurso del tiempo y el suceso, en donde en una ya ocurrió y en el que la otra se presume que puede suceder.

Conclusiones

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La satisfacción del cliente, se basa en su percepción de la calidad y está influenciada por las acciones que tome una organización. Estas acciones se deben derivarse de indicadores que evalúan la calidad de los procesos y productos que generan y que contribuyen a su mejora. Es importante establecer un sistema de gestión para la calidad que este claramente orientado a los procesos y a la mejora continua. Referencias

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Franklin, E. (2007).  Auditoría administrativa: gestión estratégica del cambio. México: Pearson Educación. Agencia Nacional de Evaluación de la Calidad y Acreditación, PLAN DE MEJORAS, Herramienta de trabajo. Jose David Ibarra Sossa, la importancia de las acciones correctivas en la organización basada en la mejora continua: calidad total y filosofia kaisen y la divulgacion de las lecciones aprendidas, Cartagena 2014