Electronic data interchange

Electronic data interchange (elektronska razmena podataka) je skup standarda za struktuiranje informacija da bi se one elektronski razmenile izmedju u unutar organizacija, firmi, vladinih institucija i ostalih grupa. Ovi standardi opisuju strukturu koja emulira dokumente, npr. da se narudzbe za kupovinu automatizuju. Termin EDI se takodje odnosi na ubacivanje i operacije sistema i procesa za kreiranje, slanje i primanje EDI dokumenata. Uprkos sto je relativno nepoznat, u eri tehnologija kao sto su XML servisi, Internet i World Wide Web, EDI je jos uvek standard najcesce koriscen za eletronsku trgovinu i transakcije sirom sveta. STANDARDI Generalno govoreci, EDI se smatra poslovnom vezom izmedju ili unutar poslovnih kompanija. Treba napomenuti da izraz EDI oznacava svaku razmenu podataka izmedju kompanija, ukljucujuci slanje, protok poruka, format dokumenata, i softver koriscen da prikaze dokumente. EDI opisuje rigorozno standardizovan format elektronskih dokumenata. EDI standardi su dizajnirani da budu nezavisni od komunikacionih i softverskih tehnlogija. EDI moze biti prenet koristeci bilo koju metodologiju dogovorenu izmedju primaoca i posaljioca. Ovo ukljucuje razne tehnologije, ukljucujuci modem (asinhroni, ili bisinhroni), FTP, Email, HTTP, AS1, AS2, MQ itd... Vazno je napraviti razliku izmedju EDI dokumenata i nacina za njihov prenos. Dok uporedjujemo bisinhrone 2400-bitne modeme, CLEO uredjaje i value-added networks koriscene da prenesemo EDI dokumente do prenosa preko interneta, neki ljudi equated ne-internet tehnologije sa EDI-em i predvideli su erroneously da ce EDI biti zamenjen zajedno sa ne-internet tehnologijama. Ove metode za neinternet prenos su zamenjene sa internet protokolima kao sto su FTP, Telnet i Email ali EDI dokumenti jos uvek opstaju. Posto sve vise poslovnih partnera koristi internet za prenos, standardi su se izdvojili. 2002. IETF (Internet Engineering Task Force) objavljuje RFC 3335, nudeci standardizovanu, sigurnu metodu prenosa EDI podataka preko e-maila. 12.07.2005. IETF je odobrila AS2 (Applicability Statement 2) specifikaciju prenosa, i priprema slicne dokumente za FTP transfere (AS3). Dok su neki EDI nacini prenosa poceli da koriste novije protokole za prenos, value-added network provajderi ostaju aktivni.

EDI dokumenti sadrze iste informacije koje inace sadrze dokumenti na papiru korisceni za istu funkciju. Npr. EDI 940 naredba za brod u magacinu iskoriscena od strane proizvodjaca da kaze skladistu kuda ad prosledi brod do trgovca. Tipicno, dokument sadrzi adresu, racun, broj proizvoda i kolicinu. Moze ,takodje, da sadrzi dodatne informacije ako su se tako stranke dogovorile. U svakom slucaju, EDI nije ogranicen samo na biznis nego ukljucuje sva polja kao sto su medicina, transport, inzinjerstvo i gradjevinu itd... U nekim slucajevima, EDI moze biti iskoriscen da kreira novo poslovno izvesce (koje nije pre toga postojalo na papiru). Ovo je slucaj u Advanced Shipment Notification (856), i kreirano je da informise primaoca o posiljci, robi koja treba da bude primljena i na koji nacin je roba pakovana. Postoje dva osnovna kompleta EDI standarda: UN su predlozile UN/EDIFACT (United Nations/Electronic Data Interchange For Administration, Commerce, and Transport.) kao jedini medjunarodni standard koji je dominantan izvan Severne Amerike, a US su predlozile ANSI ASC X12 (American National Standards Institute Accredited Standards Committee X12), kao stanadard koji je dominantan u Severnoj Americi. Ovi standardi propisuju format, skup karaktera, i elemente koriscene u razmeni poslovnih dokumenata. Kompletna X12 lista dokumenata ukljucuje sve glavne poslovne dokumente, ukljucujuci naredbe za kupovinu i robne racune. EDI standardi nam govore koji delovi izvestaja su obavezni za odredjeni dokument, koji delovi su opcionalni i propisuju pravila za strukturu dokumenta. Standardi su kao propisi za izgradnju. Kao sto dve kuhinje mogu biti napravljene prema istom propisu a biti potpuno razlicite, tako i EDI dokumenti mogu pratiti isti standard, a ipak sadrzavati razlicite komplete informacija. Npr. prehrambena kompanija moze naznaciti rok trajanja dok ce proizvodjac odece izabrati boju i velicinu kao informacije. Standardi se azuriraju svake godine. SPECIFIKACIJE Organizacije koje medjusobno salju ili primaju dokumente se u EDI terminologiji nazivaju “trgovacki partneri”. Medju njima postoji dogovor kako ce dokumenti biti primljeni/poslati. Ovo je odradjeno u ljudskim

citljivim specifikacijama (!?). Dok su standardi jednaki propisima izrade, specifikacije su jednake nacrtima. Veci trgovacki hub-ovi su usvojili EDI izvrsne norme, koji oslikava njihove njihove poslovne procese za obradu EDI-a i oni najcesce nisu bas voljni da modifikuju svoja poslovna pravila da bi ih prilagodili svojim trgovackim partnerima. Cesto u vecim kompanijama ove EDI norme su napisane dovoljno fleksibilno da mogu biti koriscene od strane razlicitih struka i ne sadrze informacije neophodne za razmenu dokumenata u nekoj posebnoj oblasti. Za druge vece kompanije, mogu se kreirati posebne EDI norme za svaku struku. PRENOS Trgovacki partneri su slobodni da koriste bilo koju metodu prenosa dokumenata. U proslosti jedna od popularnih metoda je bila koriscenje bisinhronog modema za komunikaciju kroz Value-Added Network (VAN). Neke organizacije su koristile direktan modem za modemske konekcije, Bulletin Board System (BBS), i skoro je bilo nekih pomeranja prema koricsenju nekog od mnogih internet protokola za prenos, ali najvise EDIa se i dalje prenosi koristeci VAN. U zdravstvenoj industriji, VAN je poznat kao obracunavaliste. Value Added Networks U svom osnovnom obliku, VAN igra ulogu regionalne poste. One primaju transakcije, kontrolisu informacije o primaocu i posaljiocu, i rutu transakcije do finalnog primaoca. VAN pruza brojne dodatne usluge, npr. ponovni prenos dokumenata, informacije o ucescu trece strane, i igra ulogu gateway-a za razne metode prenosa, upravlja telekomunikacionom podrskom itd... Zbog ovih i ostalih usluga koje VAN pruza, preduzeca cesto koriste VAN, ali imaju dodatne legalne restrikcije koje upravljaju cuvanjem zdravstvenih informacija. INTERNET Donedavno internet prenos je bio upravljan od strane ne-standardnih metoda izmedju trgovackih partnera najcesce ukljucujuci FTP ili email dodatke. Takodje postoje standardi za imbedding EDI dokumenata u XML. Mnoge organizacije pocinju da koriste ove protokole da smanje

troskove. Na primer, WalMart sada zahteva od svojih partnera da se prebace na AS2 protokol. TUMACENJE PODATAKA Ono sto najcesce nedostaje EDI specifikacijama je su stvarni opisi toga kako informacije treba da budu tumacene od strane koja ih prima. Npr. pretpostavimo da su bombone spakovane u veliku kutiju koja sadrzi 5 manjih kutija i svaka od tih 5 manjih kutija sadrzi 24 kutije bombona spakovanih za potrosace. Ako u EDI dokumentu stoji da treba otpremiti 10 kutija bombona, mozda nece biti jasno da li da se otpremi 10 kutija, 240 kutija ili 1200 kutija. Nije dovoljno da se obe strane dogovore da koriste odredjenu odrednicu koj pokazuje sanduk, pakovanje, kutiju; takodje se moraju dogovoriti sta svaka odrednica znaci. EDI prevodilacki softver omogucuje medjuvezu izmedju izmedju unutrasnjih sistema i EDI poslato/primljeno formata. Za dolazeci dokument EDI solution ce primiti fajl, (nebitno da li preko value-added network ili direktno preko protokola kao sto su FTP ili AS2), uzeti primljeni EDI fajl, overiti da je trgovinski partner koji je poslao fajl validan trgovinski partner, potvrditi da se struktura fajla slaze sa EDI standardima i da individualna informaciona polja odgovaraju EDI dogovorenim standardima. Prevodioc ce ili kreirati fajl ili popraviti duzinu, promeniti duzinu ili “odstampati” primljen EDI dokument. Sledeci korak je konvertovati fajl u format da bi se mogao importovati u poslovne sisteme kompanije. Ovo moze biti odradjeno koristeci custom program, integrisam maper ili koriscenjem integrisanih standarda baziranih na standardnom jeziku transformacije podataka kao sto je XSLT (Extensible Stylesheet Language Transformations). Poslednji korak je importovati konvertovan fajl u ERP (Enterprise resource planning) kompanije. Za izlazni dokument proces je sledeci: eksportovati fajl iz ERP-a kompanije, konvertovati fajl u format za prevodiooca. Program prevodioc ce onda potvrditi da se poslati fajl slaze sa standardima dogovorenim izmedju partnera, konvertovati fajl u EDI format, i konacno, poslati fajl partneru. U EDI terminologiji dolazeci i izlazni se odnose na smer prenosa EDI dokumenata. Npr. EDI dokument koji govori skladistu da izvrsi izlaznu posiljku je dolazeci dokument u odnosu na racunarski sistem u

skladistu. To je izlazni dokument u odnosu na prozivodjaca koji je poslao dokument. PREDNOSTI KORISCENJA EDI-a PREDNOSTI U ODNOSU NA PAPIR: EDI i ostale slicne tehnologije stede novac tako sto omogucuju alternativu za protok informacija koji inace zahteva veliko ljudsko zalaganje, papirne dokumente, sastanke, faksove, email-ove itd. Cak i kad su papirni dokumenti slicni EDI dokumentima, elektronska razmena i koriscenje podataka iz te razmene smanjuje troskove sortiranja, distribucije, organizacije i pretrazivanja dokumenata. EDI i slicne tehnologije omogucuju kompanijama da iskoriste prednost skladistenja i upravljanja podacima elektronskim putem bez troska manuelnim unosom ili skeniranjem. BARIJERE ZA UVODJENJE Postoji nekoliko barijera za usvajanje EDI-a. Jedna od najznacajnijih je prilagodjavanje poslovnog procesa. Postojeci poslovni procesi su sagradjeni oko rukovanja papirom koje nije prihvatljivo za EDI i zahtevalo bi odredjene izmene da se prilagodi automatskom procesu poslovnih dokumenata. Npr. kompanija moze primiti robu i sve tovarne listove email-om. Tako se moze desiti da roba stigne pre tovarnih listova. Sa EDIem, tovarni list ce biti poslat kada se roba otpremi i zahtevace proces koji rukuje velikim brojem tovarnih listova cija odgovarajuca roba jos nije pristigla. Drugi znacajan problem je vreme i novac potreban za set-up. Preliminarni troskovi i vreme koje je potrebno za set-up, prilagodjavanje i priprema mogu biti skupi i samim tim obeshrabriti kompanije. Kljuc je odrediti koja metoda integracije je prava za kompaniju i to odredjuje cenu implementacije. Za kompanije koje primaju sam jedan P.O. godisnje kompletna EDI integracija ne bi bila ekonomski dobra. U ovom slucaju, kompanije mogu implementovati jeftin “rip and read” resenje. Za druge kompanije, puna EDI integracija moze biti neophodna za povecanje poslovanja. Glavna prepreka uspesnoj implementaciji EDI-a je misljenje koje mnoge kompanije imaju o EDI-u. Iz tehnicke perspektive mnogi vide EDI kao data format; preciznije bi bilo reci da je EDI sistem za za razmenu

poslovnih dokumenata sa eksternim entitetima, i integrisanje podataka iz takvih dokumenata u unutrasnji sistem kompanije. Successful implementations of EDI take into account the effect externally generated information will have on their internal systems and validate the business information received. For example, allowing a supplier to update a retailer's Accounts Payables system without appropriate checks and balances would be a recipe for disaster. Businesses new to the implementation of EDI should take pains to avoid such pitfalls (Ovaj deo ne kontam uopste). Povecana iskoriscenost i stednja novca su glavni razlog sto se mnoge kompanije pdlucuju za EDI. Ali cak i kad kompanija ne izabere EDI, pritisak vecih trgovinskih partnera (zvanih habovi) cesto prisiljava manje kompanije na koriscenje EDI-a.