Elaboracion de Documentos Administrativos Del Departamento de Recursos Humanos

ELABORACION DE DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS DEL DEPARTAMENTO DE RECURSOS HUMANOS. CENTRO DE ESTUDIOS TECNOLOGICOS NO.179 ADMINISTRACION DE RECURSOS HUMANOS SECUENCIA DIDACTICA NO.2 ELABORACION DE DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS DEL DEPARTAMENTO DE RECURSOS HUMANOS COMPONENETE DE FORMACION PROFESIONAL MODULO 1 ELABORA Y GESTIONA LA INFORMACION ADMINISTRATIVADE LA ORGANIZACIÓN. MODULO 1 .ELABORA DOCUMENTACION ADMINISTRATIVA

11 DE ABRIL DE 2011

Introduccion.

Este trabajo contiene información sobre el tema anteriormente mencionada, incluye ejemplos y definiciones con la intención de que se entienda cada uno de los conceptos .

Resumen

Aquí se presenta una portada, introducción y presentación dela Secuencia Didáctica No.2. Se pretende dará a entender cada uno de los temas aquí mostrados .Contiene : 2.1 La comunicación Escrita La comunicación Interna. El acta. La circular. El Informe. El memorando. La comunicación Externa. Los medios de comunicación. Los servicios telegráficos. 2.2 Elaboración de Documentos Acuerdo. Notificación. Ley. Decreto. Edicto. Reglamento. Instructivo o Manual de Procedimiento. Dictamen. Convocatoria. Orden del Día. Correo Electrónico. Giros. El Correo. Señalización. Mensajería 2.3 Documentos Oficiales Definición. La instancia. El Oficio. El Certificado. Documentos de compra-venta. Pedido. Nota de entrega. Facturas. Factura Electrónica. Documentos de cobro y pago. 2.5 Documentos Laborales El contrato de trabajo. El Salario. La Nomina o el Recibo Salarial. La Cotización. 2.6 Documentos Personales Currículum Vitae. Clave Única de Registro de Población. Tramite para el Registro Federal de Contribuyente. Constancia de Percepciones y Retenciones. Permiso de trabajo para menores de 18 años. Instituto Mexicano del Seguro Social (IMSS). Sistema de Ahorro para el Retiro. Tramitación del Pasaporte. Renovación del Pasaporte. Obtención de Visa. Trámite para la Gestión de Licencia de Manejo. Trámite de Cambio de Propietario de Vehículo. Refrendo de Vehículos Particulares. PRESENTACION

La comunicación escrita contiene la comunicación interna ,( el acta , la circular, el informe y el memorando ) Comunicación externa (los medios de comunicación y servicios telegráficos) .

INDICE 2.1 La comunicación Escrita La comunicación Interna. El acta. La circular. El Informe. El memorando. La comunicación Externa. Los medios de comunicación. Los servicios telegráficos.

2.1 La comunicación Escrita La comunicación escrita lleva mucha creatividad y sensibilidad en los textos ya que es la expresión de un trabajo por un individuo para demostrar su manejo del idioma y el tema, con esta se intenta lograr que los estudiantes desarrollen la imaginación y creatividad. Sus características son: narración, reelaboración de acciones, creatividad, subjetividad, interpretación, emotividad, estilo personal e intencionalidad de entender. Últimamente se ha dejado atrás la tendencia del análisis y la lógica por medio de los trabajos escritos en los colegios de educación secundaria y lo han reemplazado por otros métodos como la matemática.

La comunicación interna La comunicación interna es la comunicación dirigida al cliente interno, es decir, al trabajador. Nace como respuesta a las nuevas necesidades de las compañías de motivar a su equipo humano y retener a los mejores en un entorno empresarial donde el cambio es cada vez más rápido.

El acta

Básicamente, se clasifican en públicas y privadas. Las actas públicas son asentadas por una persona con autoridad pública y tienen consecuencias jurídicas. Por ejemplo, una multa por infracción a las leyes de tránsito. Otras autoridades también hacen uso de ellas, como los oficiales del registro civil en los municipios, y las autoridades de las circunscripciones políticas del país. La forma en que se redactan debe permitir que su legalidad sea verificada, pues, en ocasiones, alguna irregularidad causa su anulación. — Las actas privadas son asentadas por un particular facultado por la ley o por el estatuto de un organismo privado. Constituyen la memoria y, por lo tanto, la prueba de las condiciones en las que ocurrieron ciertos hechos de la vida de organismos como asociaciones, sociedades civiles y comerciales, condominios, etcétera. Todas las actas se asientan según un modelo, pero pueden contener menciones particulares debidas al tipo de actividad del organismo de que se trate, o a ciertas obligaciones que imponga la ley. La circular. "Es un escrito que se emplea para comunicar simultáneamente un mismo asunto a varias personas a quienes por igual interesa". La circular es un escrito que por igual se emplea en la tramitación de asuntos oficiales, mercantiles o industriales.

El estilo en la redacción de la circular ha de adecuarse al modelo de la carta, sobresaliendo en su redacción la claridad y la sencillez ya que se trata de escritos

El estilo en la redacción de la circular ha de adecuarse al modelo de la carta, sobresaliendo en su redacción la claridad y la sencillez ya que se trata de escritos destinados a personas de muy diverso nivel.

El informe

Generalmente, el propósito del informe, como su propio nombre indica, es informar. Sin embargo, los informes pueden incluir elementos persuasivos, tales como

recomendaciones, sugerencias u otras conclusiones motivacionales que indican posibles acciones futuras que el lector del informe pudiera adoptar. Los informes pueden ser públicos o privados y tratan a menudo sobre preguntas planteadas por individuos del gobierno, los negocios, la educacion o la ciencia.

El memorando

El memorando es un escrito breve por el que se intercambia información entre diferentes departamentos de una organizacion para comunicar alguna indicación, recomendación, instrucción o disposición. Su redacción debe llevar el nombre del destinatario y del remitente, lugar y fecha, mensaje breve y firma del remitente.

La comunicación externa Es la trasmisión y recepción de datos, pautas, imágenes, referidas a la organización y a su contexto. Para la organización que tiene su atención centrada en sus clientes, es fundamental mantener un doble flujo de comunicación: Recibir información sobre las variaciones en la dinámica del contexto socio-político y económico en que desarrolla su labor, para poder definir su estrategia y sus políticas; y proyectar sobre el ámbito social una imagen de empresa fundada en información sobre su dinámica interna y su acción objetiva sobre el medio social.

Los medios de comunicación . Se hace referencia al instrumento o forma de contenido por el cual se realiza el proceso comunicacional o comunicación. Usualmente se utiliza el término para hacer referencia a los medios de comunicación masiva (MCM, medios de comunicación de masas omass media); sin embargo, otros medios de comunicación, como el telefono, no son masivos sino interpersonales.

Los servicios telegráficos . Ofrece los servicios de comunicación y financieros básicos con especial atención al medio rural y popular urbano, para contribuir a un desarrollo .

PRESENTACION 2.2 Elaboración de Documentos Que contiene los siguientes subtemas Acuerdo, Notificación, Ley, Decreto, Edicto, Reglamento, Instructivo o Manual de Procedimiento, Dictamen, Convocatoria, Orden del Día, Correo Electrónico, Giros, El Correo, Señalización y Mensajería. Todos y cada uno de ellos con definición y ejemplo.

INDICE 2.2 Elaboración de Documentos Acuerdo. Notificación. Ley. Decreto. Edicto. Reglamento. Instructivo o Manual de Procedimiento. Dictamen. Convocatoria. Orden del Día. Correo Electrónico. Giros. El Correo. Señalización. Mensajería

Notificacion Comunicación oficial que hace una autoridad sobre una conclusión o determinación a la que ha llegado con relación a cierto tema. Documento en el que consta esa comunicación.

Ley La ley (del latín lex, legis) es una norma jurídica dictada por ellegislador. Es decir, un precepto establecido por la autoridad competente, en que se manda o prohíbe algo en consonancia con la justicia. Su incumplimiento trae aparejada una sanción.

Decreto. Un decreto es un tipo de acto administrativo emanado habitualmente del poder ejecutivo y que, generalmente, posee un contenido normativoreglamentario, por lo que su rango es jerárquicamente inferior a las leyes. Esta regla general tiene sus excepciones en casi todas las legislaciones, normalmente para situaciones de urgente necesidad, y algunas otras específicamente tasadas.

Edicto. El edicto era la forma de pronunciamiento de los magistrados romanos en cuestiones relativas a su competencia y constituye una de las principales fuentes del derecho romano. Los principales emisores de edictos eran los pretores, magistrados encargados de la administración de justicia, que eran dos: el pretor urbano encargado de los asuntos entre ciudadanos romanos y el pretor peregrino, creado en el año 242 a. C. para dirimir los asuntos entre los ciudadanos romanos y los peregrinos o extranjeros.

Reglamento . Un reglamento es una norma jurídica de carácter general dictada por la Administración Pública y con valor subordinado a la ley. Los reglamentos son la consecuencia de las competencias propias que el ordenamiento jurídico concede a la Administración, mientras que las disposiciones del poder ejecutivo con fuerza de Ley tiene un carácter excepcional y suponen una verdadera sustitución del poder legislativo ordinario.

Dictamen: Es un juicio que se forma o emite sobre algo. El termino no tiene una utilización frecuente en el lenguaje cotidiano, sino que esta mas asociado al ámbito judicial o legislativo.

Convocatoria: Llamado oficial hecho por autoridad competente a los interesados o afectados, para que acudan a determinada hora, día y lugar para un efecto definido.

Orden del día: Relación de los puntos que van a ser tratados y de batidos en la sesión.

Correo electrónico: Es un servicio de red que permite a los usuarios enviar y recibir mensajes rápidamente (también denominados mensajeselectrónicos o cartas electrónicas) mediante

sistemas de comunicación electrónicos. Principalmente se usa este nombre para denominar al sistema que provee este servicio enInternet, mediante el protocolo SMTP, aunque por extensión también puede verse aplicado a sistemas análogos que usen otras tecnologías. Por medio de mensajes de correo electrónico se puede enviar, no solamente texto, sino todo tipo de documentos digitales. Su eficiencia, conveniencia y bajo costo están logrando que el correo electrónico desplace alcorreo ordinario para muchos usos habituales.

Giros: El giro también puede ser una acción específica, como cuando se usa la expresión giro postal que significa hacer un movimiento postal entre un destino y otro.

El correo: Persona encargada de llevar cartas y mensajes de un lugar a otro. Servicio público que se encarga del transporte y reparto de la correspondencia .

Señalización: Es el conjunto de aparatos y signos claros y precisos, que tienen por objeto controlar, asegurar y proteger el movimiento de trenes, hacer conocer al personal las previsiones y el estado de la línea, a fin de garantizar que el tráfico sea satisfactorio y sin riesgos.

Mensajería: Servicio de envío, recepción o consulta de mensajes que se lleva a cabo mediante un ordenador conectado a una red.

PRESENTACION Documentos Oficiales que contiene los siguientes formatos La instancia, El Oficio y El Certificado.

INDICE 2.3 Documentos Oficiales

.La instancia El Oficio El Certificado

.La instancia La instancia es un modelo básico de comunicación con laAdministración pública que, con ligeras variantes, un administradoo interesado puede utilizar para reclamar, solicitar, denunciar o como sustituto de algún impreso. También es útil para entregar adjunta documentación o información a la Administración.

El oficio El oficio es un tipo de documento que sirve para comunicar disposiciones, consultas, órdenes, informes, o también para llevar a cabo gestiones de acuerdos, de invitación, de felicitación, de colaboración, de agradecimiento, etc.

El certificado El certificado es un [tipo de texto] administrativo empleado para constatar un determinado hecho. En el proceso de solicitud de un puesto de trabajo, en especial cuando se trata de una institución oficial, los certificados son fundamentales para demostrar la formación y la experiencia. Es un tipo de texto que se produce normalmente a instancias de quien lo recibe, y por una persona con autoridad suficiente dentro de la institución para establecer que se ha cumplido con lo afirmado en el documento. Si llega haber alguna irregularidad o falsedad en lo anteriormente declarado, puede ser sancionado por la ley.

PRESENTACION

Documentos mercantiles contiene los siguientes formatos :Documentos de compra-venta, pedido, Nota de entrega, facturas, Factura Electrónica y Documentos de cobro y pago.

INDICE Documentos de compra-venta. Pedido. Nota de entrega. Facturas. Factura Electrónica. Documentos de cobro y pago.

Documentos Mercantiles Son todas aquellas constancias, que sirven para aprobar la realización de una operación mercantil. Estos pueden ser negociables y no negociables.

Documentos de compra venta Pedido. Es consecuencia de una carta de oferta anterior, pero en muchas ocasiones son los comerciantes o clientes los que se dirigen mediante un modelo de carta de pedido de forma espontánea y por iniciativa propia exponiendo su petición o el formato de su pedido.

Nota de entrega. La nota de entrega (o entrega, para abreviarlo) es un documento de SD que se utiliza para gestionar una entrega de mercancías o servicios a un cliente. La entrega proporciona la base para realizar las actividades de SD relacionadas con la preplanificación de material, el picking, la expedición, el transporte y la facturación. También sirve como base para efectuar inspecciones de calidad para entregas.

Factura La factura, factura de compra o factura comercial es undocumento mercantil que refleja toda la información de una operación de compraventa. La información fundamental que aparece en una factura debe reflejar la entrega de un productoo la provisión de un servicio, junto a la fecha de devengo, además de indicar la cantidad a pagar.

Factura Electrónica. La facturación electrónica es un equivalente funcional de la factura en papel y consiste en la transmisión de las facturas o documentos análogos entre emisor y receptor por medios electrónicos (ficheros informáticos) y telemáticos (de un ordenador a otro), firmados digitalmente con certificados reconocidos.

PRESENTACION Contiene los siguientes documentos El contrato de trabajo, El Salario, La Nomina o el Recibo Salarial y La Cotización.

INDICE 2.5 Documentos Laborales

El contrato de trabajo. El Salario. La Nomina o el Recibo Salarial. La Cotización.

Documentos Laborales. Contrato de Trabajo Un contrato de trabajo es un acuerdo entre empresario y trabajador en virtud del cual el trabajador se compromete de manera voluntaria a la realización o prestación de determinados servicios, por cuenta del empresario y dentro de su ámbito de organización y dirección, a cambio de una retribución.

El salario. El salario es el pago que recibe de forma periódica untrabajador de mano de su empleador a cambio de que éste trabaje durante un tiempo determinado para el que fue contratado produzca una determinada cantidad de mercancías equivalentes a ese tiempo de trabajo.

Nomina La preparación de cheques de nómina constituye una función generalmente separada del mantenimiento de los registros que muestran el salario, cargo, tiempo de trabajo, deducciones ydevengados, adiciones de nómina y demás datos relacionados con el personal.

Cotización La cotización es aquel documentos que el departamento de compras usa en una negociación. También se denominacotización a las cuantías que los trabajadores deben ingresar al zapamp del estado en concepto de aportación a laseguridad social.

PRESENTACION Documentos personales contiene los siguientes documentos : Currículum Vital, Clave Única de Registro de Población, Tramite para el Registro Federal de Contribuyente, Constancia de Percepciones y Retenciones, Permiso de trabajo para menores de 18 años, Instituto Mexicano del Seguro Social (IMSS), Sistema de Ahorro para el Retiro, Tramitación del Pasaporte, Renovación del Pasaporte, Obtención de Visa, Trámite para la Gestión de Licencia de Manejo, Trámite de Cambio de Propietario de Vehículo y Refrendo de Vehículos Particulares.

INDICE 2.6 Documentos Personales Currículum Vitae.

Clave Única de Registro de Población. Tramite para el Registro Federal de Contribuyente. Constancia de Percepciones y Retenciones. Permiso de trabajo para menores de 18 años. Instituto Mexicano del Seguro Social (IMSS). Sistema de Ahorro para el Retiro. Tramitación del Pasaporte. Renovación del Pasaporte. Obtención de Visa. Trámite para la Gestión de Licencia de Manejo. Trámite de Cambio de Propietario de Vehículo. Refrendo de Vehículos Particulares.

Documentos Personales

Curriculum Vitae

El término latino curriculum vitæ, en español currículum vítae, el cual significa literalmente “carrera de la vida”, por analogía y contraposición a cursus honorum, la carrera profesional de los magistrados romanos. Por simplificación se usa el términocurrículum, mientras que en ocasiones se puede encontrarCurriculum vitae et studiorum (carrera de vida y estudios). Con todos ellos nos referimos al conjunto de experiencias (educacionales, laborales, vivenciales) de una persona. Se aplica comúnmente en la búsqueda de empleo, siendo requisito indispensable su presentación para solicitar empleo en la mayoría de los puestos .

Clave Única de Registro de Población .

La Clave Única de Registro de Población (CURP) es un códigoúnico de identidad de 18 caracteres, tanto para residentes como para ciudadanos mexicanos.

Registro Federal de Contribuyentes

El Registro Federal de Contribuyentes (o RFC) se refiere a unaclave que tiene, toda persona física en México para realizar alguna actividad licita que este obligada a pagar impuestos a toda persona moral sin excepción. A estas personas se les llama contribuyentes. Esta clave debe llevar datos personales del contribuyente o persona física como su nombre y fecha de nacimiento; o nombre y fecha de origen de la persona moral. El registro se debe hacer en las oficinas del Servicio de Administración Tributaria de la Secretaria de Hacienda y Credito Publico, y es obligatorio para todos los que señale el Codigo Fiscal de la Federación.

Constancia de Percepciones y Recepciones

Cuando haya percibido ingresos por salarios, por servicios profesionales, por rentar bienes inmuebles a personas morales o por intereses, solicite su constancia de pagos y retenciones, ya que la requiere para elaborar su declaración anual debido a que contiene el monto de los pagos y retenciones que le efectuaron durante el año, así como sus datos personales y los de su retenedor.

Instituto Mexicano del Seguro Social (IMSS).

El Instituto Mexicano del Seguro Social (IMSS) es una institución gubernamental, autónoma y tripartita (Estado, Patrones y Trabajadores), dedicada a brindar servicios de

salud y seguridad social a la población que cuente con afiliación al instituto, llamada entonces asegurado o derechohabiente.

Sistema de Ahorro para el Retiro. Tramitación del Pasaporte.

Prestación de seguridad establecida en la Ley del Seguro Social, teniendo como objetivo principal el de formar un mecanismo deAhorro a largo Plazo y de aseguramiento para el trabajador, en caso de retiro, incapacidad, Desempleo o muerte, sustentado en una base financiera sólida.

Tramitación del Pasaporte El pasaporte es el documento emitido por cada Estado a efectos de identificación de sus nacionales fuera de sus fronteras. Acredita la identidad de su titular y debe ser expedido de manera individual para cada una de las personas mayores de catorce años y permite viajar al extranjero. A la hora de conseguir el pasaporte necesitamos la siguiente documentación para realizar correctamente todo los tramites del pasaporte: En caso de que la persona sea mayor de edad debemos llevar a la oficina donde expedirán nuestro pasaporte el documento nacional de identidad en vigor, o el caducado, una fotografía reciente del rostro del solicitante en formato carné y el pago de la tasa de expedición del pasaporte. Los menores de edad, deberán proporcionar los mismos documentos que las personas mayores de edad y además tendrán que ir siempre acompañados de la persona que ejerza la patria potestad o tutela del menor, la cual deberá aportar su DNI. En caso de que el menor no tenga documento nacional de identidad, deberá aportar certificación literal de nacimiento expedida por el Registro Civil. Existen casos especiales a la hora de expedir un pasaporte, ya sea por la urgencia del viaje o porque la persona que ejerce la patria potestad o tutela sean extranjeras.

Renovación del Pasaporte. Es la renovación del Documento que acredita la identidad del titular y lo habilita a viajar según normas establecidas en convenios internacionales.

Obtención de la Visa. Para obtener una visa de entrada a Estados Unidos, usted debe comenzar llenando por Internet el formulario electrónico de solicitud DS-160. Comuníquese con la embajada de Estados Unidos en su país para concertar una cita. Lleve su solicitud, pasaporte, una fotografía y documentos complementarios a la embajada o al consulado, donde lo entrevistarán sobre el propósito de su visita. También debe pagar el arancel aplicable, actualmente de 100 dólares. La visa le permite viajar a un puerto de entrada en Estados Unidos donde un funcionario volverá a examinar sus documentos de viaje antes de otorgarle permiso para entrar al país.

Trámite para la Gestión de Licencia de Manejo. rEl interesado deberá cumplir con los siguientes requisitos y documentos, •

tener 18 años cumplidos

•

presentar examen de manejo

•

copia de acta de nacimiento

•

copia de credencial de elector

•

copia de grupo sanguíneo expedida por un laboratorio o dependencia

•

copia de comprobante de domicilio.

Para el procedimiento presentar en el área de licencias los documentos para realizar la •

revisión de los documentos,

pasar al área de infracciones para búsqueda de probable boleta de infracción y si existe boleta de infracción pasa a caja a efectuar el pago de la misma. •

En caso de no existir infracción pasa a la sección de peritaje para el examen de manejo y determinar evaluación y en caso de aprobación regresa al área de licencias para la toma de fotografía, asar a caja a efectuar el pago del costo del servicio. •

La entrega de la licencia se realiza el día hábil siguiente, quedando como documento válido para ese dia y el siguiente recibo de pago a la tesorería, este trámite se basa en el fundamento legal de los artículos 60,61 fracción 2 y 62 del reglamento de Tránsito para el estado de .

Ora Trámite de Cambio de Propietario de Vehículor

Solicitar en Tráfico o descargar de la página web de la DGT los impresos oficiales y rellenarlos (notificación de transmisión de vehículos y solicitud de transmisión). Una vez abiertos los PDF, se pueden rellenar los campos en blanco directamente desde cualquier ordenador. Luego basta con imprimirlos y entregarlos,firmados por ambas partes, en la oficina correspondiente, que puede localizarse también a través de en la Red. Abonar la tasa correspondiente: 43,40 euros, 7,80 euros si se trata de ciclomotores. No existe un criterio sobre quien ha de pagar la tasa, Tráfico únicamente pide el resguardo de que se ha pagado para iniciar los trámites. •

El vendedor aportará dos fotocopias del DNI, una para Tráfico y otra para pagar el Impuesto de Trasmisiones Patrimoniales en las oficinas de la comunidad autónoma (el importe es el 4% de la valoración asignada por la Consejería de Hacienda al vehículo en función del modelo y del año de matriculación). Si el comprador es una persona física presentará documento oficial que acredite su identidad y domicilio (DNI, permiso de conducción español, tarjeta de residencia). Para los extranjeros residentes en nuestro país se requiere el pasaporte acompañado del Número de Identificación de Extranjeros. Las empresas o personas jurídicas aportarán la tarjeta de identificación fiscal y acreditarán la representación e identidad de quien firme. Si se trata de menores o incapacitados se precisarán los datos y la firma del padre, madre o tutor, su DNI y documento que acredite el concepto por el que actúen. •

Si con anterioridad no se hubiera notificado la venta, para identificar al vendedor y vehículo se precisa, además, del DNI del primero: •

Tarjeta de ITV con el reconocimiento en vigor si el coche tiene más de 4 años. •

Justificante del pago/exención/no sujeción de Impuesto de Transmisiones Patrimoniales liquidado en la comunidad autónoma, salvo que el vendedor sea un empresario en el ejercicio de su actividad, en cuyo caso aportará factura •

Justificante del pago o exención del Impuesto de Circulación del año anterior o del año en curso. •

Refrendo de Vehículos Particularess: 1 - Cédule Identidad vigente. Es la Contribución que permite obtener o renovar la

Calcomanía Holográfica y la Tarjeta de Circulación del Año en curso a toda aquella persona que posea un automóvil propio.

SECUENCIA No. 3.- CONTROL DE DOCUMENTACION.SECUENCIA 4. REDACTAR APLICANDO NORMAS DE REDACCION. MTRO. LEONARDO MART[INEZ CARRILLO. MODULO I.- ELABORA Y GESTIONA LA INFORMACIÓN DE LA ORGANIZACIÓN. SUBMODULO I.- ELABORA DOCUMENTACIÓN ADMINISTRATIVA. MTRO. LEONARDO MARTINEZ CARRILLO. GRUPO: 2DO. SEMESTRE.- TÉCNICO EN ADMINISTRACIÓN. PRACTICA DE INTERNET EN CLASE.- 2.3.- ELABORACION DE DOCUMENTACION ADMINISTRATIVA.

SECUENCIA DE APRENDIZAJE NUM. 3.- CONTROL

DE DOCUMENTACIÓN CON BASE EN LOS MANUALES DEL DEPARTAMENTO DE RECURSOS HUMANOS.

SECUENCIA NUM. 4.- REDACTAR

Y REQUISITAR DOCUMENTACIÓN APLICANDO NORMAS DE REDACCIÓN Y GRAMATICA. DOCUMENTO DE TRABAJO DEL ESTUDIANTE: ACADEMIA ECONOMICO ADMINISTRATIVO.-

GUÍA DE APRENDIZAJE. 3.1.DOCUMENTO DE TRABAJO DEL ESTUDIANTE.

PLANTEL: GRUPO: NOMBRE DEL ALUMNO(A): NOMBRE(S) DEL PROFESOR(ES): FECHA DE APLICACIÓN

CALIFICACIÓN

COMPETENCIAS / CONTENIDOS A DESARROLLAR: DISCIPLINARES BÁSICAS SUGERIDAS: C 1.- Identifica, ordena e interpreta las ideas, datos, conceptos explícitos e implícitos en un texto, considerando el contenido en el que se generó y en el que se recibe. C 4.- Produce textos con base en el uso normativo de la lengua considerando la intención y situación comunicativa. FUENTE DE CONSULTA.LINK DE INTERNET EN CLASE:- http://elaboracindedocumentoseinformacin.blogspot.mx/ DOCUMENTO DE TRABAJO DEL ESTUDIANTE PRACTICA DE INTERNET EN CLASE: DISEÑE UNA DESCRIPCION Y SUS CONCLUSIONES EN HOJAS MEMBRETADAS DE LOS MATERIALES DE PRACTICA.- 2.3- IMPORTANCIA DE LA ELABORACION Y PRESENTACION DE DOCUMENTOS. 1.- TEXTO Y SU CONCLUSION DEL TEMA DE PRESENTACIÓN DEL AUTOR: IMPORTANCIA DE ELABORACION Y PRESENTAR DOCUMENTOS. 2.- DESARROLLE EL TEMA IMPORTANCIA DE NORMAS PARA ELABORACION DE DOCUMENTACION ADMINISTRATIVA. a).- DESCIPCION EN LO GENERAL, EJEMPLOS DE APLICACIÓN DEL TEXTO: NORMAS BASICAS PARA LA ELABORACION, CONTROL Y PRESENTACION DE DOCUMETACION ADMINISTRATIVA. DISEÑE UN TITULO PARA CADA NORMA: EN CUARTILLAS POR SEPARADO.

b).- NORMA: 1, 2, 3, 4, 5, Y 6, 7, 8, 9, 10. Y 11, 12, 13, 14, 15, Y 16, 17, 18, 19, 20, Y 21, 22, 23, 24,. LAS APLICACIONES Y SUS CONCLUSIONES DE LAS NORMAS APLICADAS EN LA ELABORACION DE DOCUMENTACION ADMINISTRATIVA. MODULO I.- ELABORA Y GESTIONA LA INFORMACIÓN DE LA ORGANIZACIÓN. SUBMODULO I.- ELABORA DOCUMENTACIÓN ADMINISTRATIVA. TÉCNICA DE LECTURA GUIADA

CONTROL E IMPORTANCIA DE PRESENTACION DE DOCUMENTOS:

LA

ELABORACION

Y

COMPETENCIAS PROFESIONALES: 1.- Identifica los elementos de la estructura de los diferentes documentos utilizados en el departamento de recursos humanos. 2.- Participa en la elaboración de documentos administrativos del departamento de recursos humanos. 3.- Controla la documentación con base en los manuales del departamento de recursos humanos y de la organización. 4.- Redacta y requisita la documentación propia del departamento aplicando las normas del lenguaje y comunicación.

LA IMPORTANCIA DE LA ELABORACION Y PRESENTACION DE DOCUMENTOS La veracidad, exactitud, formalidad, corrección, amenidad y estética de un documento son cruciales por las consecuencias que puede acarrear no aplicarlas en la elaboración de documentos y no solo para usted, sino para el directivo y para la empresa en la que trabaja. No olvide jamás que la presentación de cualquier trabajo o escrito da a conocer públicamente la forma de trabajar de la persona que lo confecciona y/o lo presenta, es decir de usted como profesional y del directivo al que asiste, que al firmar, se responsabiliza del contenido y da por bueno un documento. Pero lo más importante; la elaboración y la entrega del documentoTRANSMITE LA IMAGEN DE LA EMPRESA. Pero además, si el objetivo principal es conseguir la lectura atenta del receptor del documento o de la información, deberá utilizar técnicas de "atracción" en la elaboración que le garanticen esa lectura para alcanzar con éxito el objetivo. Recuerde que la elaboración de documentos e información es una de sus funciones primordiales de un asistente de dirección y que no debe descuidar su presentación. No olvide que usted debe de ser capaz de realizar su trabajo correctamente, otorgando prioridades a las tareas que le sean encomendadas, simultaneando la corrección, el tiempo, el tacto, la prudencia, la confidencialidad, la efectividad, la disponibilidad, la atención a otros asuntos de igual interés, la iniciativa, fomentando las relaciones internas y externas y siempre REPRESENTANDO A LA EMPRESA. NORMAS BASICAS PARA LA PRESENTACION Y ELABORACION DE DOCUMENTOS EN MANUALES DE DEPARTAMENTO DE RECURSOS HUMANOS.

En primer lugar, destacar que la presentación de cualquier trabajo o escrito DA A CONOCER PÚBLICAMENTE LA FORMA DE TRABAJAR DE LA PERSONA QUE LO CONFECCIONA, pero aún más importante: TRANSMITE LA IMAGEN DE LA EMPRESA. Recuerde que el objetivo de la mayor parte de las empresas es obtener beneficios, o al menos, reducir o mantener los costes. Rehacer un trabajo o corregirlo supone una pérdida de tiempo y de dinero. Si lo puede evitar, contribuirá a alcanzar los objetivos de la empresa. Para la confección de cualquier documento tendremos en cuenta, entre otras cuestiones que irá aprendiendo durante el curso, los siguientes puntos: 1ª NORMA: La primera herramienta que Vd. debe utilizar es el bloc de notas y un bolígrafo en uso. Podemos manejar estupendamente los programas informáticos requeridos pero olvidar aspectos importantes y detalles que se nos han indicado y que pueden influir en la elaboración y presentación de documentos. Cuando Vd. sea llamada/o a otra estancia para que otra persona le de indicaciones sobre su trabajo, no olvide nunca coger su bloc de notas y un bolígrafo en uso, aunque su memoria sea buena, pueden darse circunstancias por las que Vd. olvide todo o parte de lo que se le ha indicado. 2ª NORMA: Tras recibir las indicaciones, haber tomado al dictado o tener preparado su dictáfono, identificará el documento de que se trata y preparará los márgenes de la página en función del escrito que va a redactar y/o a mecanografiar. No es lo mismo el margen izquierdo de una carta comercial, que supone aproximadamente una cuarta parte del ancho de un papel tamaño DINA4, es decir entre 4 y 4,5 cm., que el de un informe, cuyo texto estará centrado en el tamaño del papel a emplear y donde deberá tener previstos los espacios para la encuadernación. 3ª NORMA: Independientemente del escrito a mecanografiar o redactar, una buena presentación exige que, dentro de los márgenes escogidos, justifique el texto a derecha e izquierda. Observe los siguientes textos: "No es lo mismo el margen izquierdo de una carta comercial, que supone aproximadamente un cuarto de un tamaño DINA4, es decir entre 4 y 4,5 cm., que el de un informe que el de un informe, cuyo texto estará centrado en el tamaño del papel a emplear". "No es lo mismo el margen izquierdo de una carta comercial, que supone aproximadamente un cuarto de un tamaño DINA4, es decir entre 4 y 4,5 cm., que el de un informe que el de un informe, cuyo texto estará centrado en el tamaño del papel a emplear". En el segundo ejemplo, se ha justificado el texto dentro de los márgenes, en el primero no. Qué duda cabe que esta justificación es más adecuada para la correcta presentación de un escrito. 4ª NORMA: El siguiente paso a tener en cuenta es escoger un tipo y un tamaño de letra (fuente) adecuados. El tipo de letra empleado en estos apuntes es correcto para la elaboración de un informe o de una carta comercial. No utilice un tamaño fuente inferior a 12 p. ni los tipos "Comic Sans Ms" o "Times New Roman". El primer tipo de fuente es el utilizado en los comics y no es apropiado para asuntos empresariales, el segundo tipo que es el que Word ha predeterminado en la edición de textos durante muchos años y está "gastado". Pero en cualquier caso, tenga en cuenta el tipo de fuente por el que ha optado su directivo o la empresa para la que trabaja. Existen otros tipos de letra que se adaptan mejor a otro tipo de textos. Por ejemplo, si el Director de la Empresa dirige una carta a una persona a la que le une cierta amistad, y el asunto sale fuera de lo meramente empresarial, podemos utilizar este otro tipo de letra más personalizada: "Querido Juan:" Para confeccionar un aviso importante, el tamaño y la letra deben variar: ¡¡ A T E N C I Ó N !!

Para llamadas a pie de página o al pie de gráficos o fotografías, se utilizará una letra de menor tamaño: Siempre tendrá en cuenta la claridad y la amenidad, así como la función de la comunicación escrita a la hora de escoger el tipo de letra adecuado. 5ª NORMA: Antes de empezar a redactar y/o mecanografiar el texto debe tener clara la estructura que requiere el texto. Es decir: a) Si el escrito se va a presentar con apartados y subapartados se debe escoger el tipo de letra para los apartados y subapartados. Deben diferenciarse entre ambos. Incluso, se ha de establecer otra diferencia, que es la de conceder unos márgenes distintos, es decir, menor extensión para el subapartado. Los títulos a su vez se han de diferenciar de los apartados. b) Se tendrá en cuenta si conviene alternar dos tipos de letra distinta. Por ejemplo si en el texto se van a insertar fragmentos de otros textos ya escritos (periódicos, libros, etc.), conviene además de insertarlos entre comillas, observando las normas, diferenciarlos con otro tipo de letra o tamaño de la misma. c) Existen fragmentos en el texto a los que el emisor pretende concederles más importancia. En este caso, se inserta en negrita o subrayado o ambos o, incluso, en cursiva, negrita y subrayado a la vez. Recuerde siempre escribir los títulos en mayúscula, centrados horizontalmente, en negrita y en color si se requiriera. No es conveniente abusar del subrayado. 6ª NORMA: Si se van a insertar objetos como fotografías, tablas, bases de datos, hojas de cálculo, esquemas, gráficos, etc. deberemos centrar éstos en la parte más visual del papel, o situarlos en el lugar más conveniente. (A la derecha o izquierda del texto explicativo, en el centro si se quiere conceder más importancia o resaltar de alguna forma el objeto a insertar). A veces, estos objetos se sitúan estratégicamente con la única misión de romper la monotonía del escrito como sucede en los libros de texto. 7ª NORMA: Se ha de estudiar la conveniencia de insertar en el escrito, encabezamiento y/o pié de página. Por ejemplo, si se está escribiendo un manual, tal vez sería conveniente que en la cabecera se indicara el título del capítulo, o el nombre del autor, o el título del informe, etc. Se pueden alternar cabeceras en páginas pares o impares. 8ª NORMA: La numeración de las páginas también forma parte de las cabeceras o pies de página, es conveniente numerarlas en la cabecera si en algunas páginas se insertan al pie llamadas. Una vez que ha impreso el documento, no olvide comprobar que está bien numerado y si esta numeración coincide con el índice, si es que también forma parte del documento. 9ª NORMA: Puede haber estudiado normas sobre la elaboración y presentación de documentos, incluso puede haber Vd. aprendido otra forma de elaborarlos en alguna empresa donde haya trabajado, pero Vd. debe olvidarse de ellas y observar las normas internas de la empresa en cuanto a la confección de documentos se refiere. Consulte documentos confeccionados con anterioridad. Tenga en cuenta que dentro de los consejos o de las normas de las técnicas de comunicación, la empresa las adapta a sus necesidades y todos los empleados reconocen esas adaptaciones. 10ª NORMA: Al comenzar el mecanografiado y/o redacción del escrito, sobre todo en el mecanografiado, se levantará lo mínimo posible la vista del papel, con el fin de no saltar o cambiar líneas y/o palabras. Se observarán las normas de confección y presentación de cada documento si las hubiere. Los errores mecanográficos cometidos en procesadores de texto son fácilmente subsanables, sin embargo, los cometidos en máquinas de escribir mecánicas o electrónicas son más difíciles de subsanar sin rehacer el escrito, pero sobre todo, las correcciones son menos limpias, por lo que fijar la atención en el mecanografiado es muy importante. No olvide que un error siempre supone una pérdida de tiempo y en la empresa perder tiempo significa, necesariamente, perder dinero. 11ª NORMA:

Para evitar pérdidas de tiempo por accidentes: cortes de corriente o informáticos, periódicamente se guardará la información en el soporte informático adecuado. Sería conveniente realizar la copia de seguridad cada 5 minutos. 12ª NORMA: Si estuviera mecanografiando un texto manuscrito o traduciendo a la vez que mecanografía un texto tomado previamente al dictado, o un texto dictado directamente en un archivo o aparato de sonido y dudara de la audición de una palabra, recuerde que es preferible preguntar al emisor que incluir una palabra al azar o por deducción, otra palabra podría cambiar el matiz de lo que se quiere expresar. La pérdida de tiempo y por ende, de dinero, es menor preguntando que rehaciendo un escrito. 13ª NORMA: Conceder agilidad de lectura al texto: » Dejar doble espacio interlineal tras terminar un párrafo, incluso triple al cambiar de apartado. » Dejar un espacio detrás de cada signo de puntuación, incluso doble tras el punto y seguido. » Aunque la sangría rompe la estructura cuadrada que forman los párrafos al justificarse a derecha e izquierda, es cierto que la U.N.E. -Organismo Europeo de Normalización de Impresos y Documentos- recomienda no usar la sangría en ciertos documentos con el fin de que no se puedan intercalar palabras o cifras en el espacio que otorga la sangría. 14ª NORMA: El ser un profesional, un cargo directivo, un licenciado, no otorga a la persona la capacidad expresarse con claridad y correctamente, incluso no implica redactar observando las normas gramaticales u ortográficas, ni usar adecuadamente los recursos lingüísticos, por lo que Ud. deberá consultar en caso de duda, pero no a su superior, deberá proveerse de los medios de consulta adecuados. Recuerde siempre esta página que le será de ayuda en estas cuestiones: Puede suceder igualmente, que observe algún tipo de error en un manuscrito redactado por su superior, en cuyo caso deberá modificarlo con mucho tacto y con la completa seguridad de que la corrección es adecuada. En muchos casos, el superior es consciente de su propia falta de recursos y puede haberle solicitado que corrija estos errores en cuyo caso se subsanarán sin realizar comentario alguno. El hacerlo de esta forma supone utilizar el tacto. A nadie le es grato que le adviertan los errores cometidos y más aún cuando corregirlos entra dentro de sus funciones como Secretaria/o. De no haber establecido normas su superior, es preferible corregirlo y pasarlo a la firma con las correcciones efectuadas sin hacer ningún comentario al respecto y en el caso de que la otra persona lo advierta, no debe concederle importancia. En último caso, si se le indicara, rehará el escrito a la forma original, aunque Vd. siga pensando que no es correcto. Pero es conveniente repetir esta acción cada vez que observe errores, al menos la otra persona sabrá que Vd. domina los recursos y que puede ayudarle en este sentido. Es una forma de hacérselo saber sin poner a su superior en evidencia. Pero recuerde, actuar de esta forma supone estar absolutamente seguro de lo que Vd. está corrigiendo. 15ª NORMA: Si estuviera mecanografiando un escrito dictado en cinta magnetofónica o con un programa de volcado de voz y observara, por ejemplo, que los párrafos están desordenados o existe alguna confusión que no fuera motivada por la falta de recursos, sino por ejemplo un despiste de fechas, nombres, etc. Puede Ud. corregirlos. Si le llaman la atención por este hecho, una disculpa con tacto puede ser: - "Disculpe, creí que se trataba de una confusión". Obsérvese que es muy diferente a comentar: - "Creí que era mejor la forma que yo he redactado", o, "Pensé que se había equivocado". 16ª NORMA: La revisión ortográfica del procesador de textos que está utilizando no garantiza la corrección ortográfica y gramatical del escrito, por lo que toda/o Secretaria/o profesional dispondrá de un diccionario virtual o de bolsillo, también le será útil un diccionario de sinónimos. Deberá consultar siempre que se tenga duda de alguna palabra, jamás se dejará escrita una palabra sin la absoluta seguridad de que está correctamente escrita y en el contexto adecuado.

A modo de inciso, le recuerdo que la práctica habitual de la lectura concede al lector riqueza de vocabulario y dominio gramatical. Le animo a que tome la lectura como un hábito regular que le ayudará, sin duda, personal y profesionalmente. Por otra parte, use adecuadamente el corrector ortográfico del procesador de textos que esté utilizando. Colóquese al comienzo del escrito y ejecute el corrector, con ello garantizará la revisión total del escrito. Al usar el corrector ortográfico advertirá que no reconoce ciertas palabras, es lógico, pues el programa no contiene, ni mucho menos, el Diccionario Enciclopédico de la Real Academia Española. Si ciertas palabras, usuales para Vd. no las reconoce, ejecute el comando "Agregar" del corrector ortográfico que encontrará en el botón secundario del ratón tras seleccionar la palabra. En ese caso, agréguelas al diccionario de su procesador de textos. Por otra parte, el corrector cuando no reconoce las palabras, le sugiere otras. Observe si la palabra está bien escrita, hay veces que no reconoce una palabra correcta y le ofrece otras alternativas incorrectas. El corrector no identifica, tampoco, todas las construcciones gramaticales. 17ª NORMA: Es preciso imprimir un borrador o previsualizar el documento en pantalla y revisar detenidamente el escrito. NO OMITA ESTE PROCESO Y SE ASEGURARÁ LA PERFECCIÓN EN SU TRABAJO. 18ª NORMA: No presente un escrito de forma definitiva hasta no tener la completa seguridad de que está correctamente confeccionado. 19ª NORMA: Y por descontado, aunque sea un borrador, no presente un escrito con manchas, raspaduras, tachaduras, dobleces, correcciones visibles, etc. Recuerde que en cada documento está transmitiendo su valía profesional. 20ª NORMA: Cuando presente un documento, hágalo en su soporte adecuado. No es correcto presentar los trabajos simplemente con un clip, es preferible presentarlos en una carpeta o carátula adecuada, con un post-it que advierta a su superior o a la persona intermediaria, el proceso que debe seguir a continuación ese documento. 21ª NORMA: Es importante igualmente que ponga el escrito en manos de la persona adecuada en el tiempo o plazo solicitado. NO DEMORE LA ENTREGA DE SU TRABAJO BAJO NINGÚN CONCEPTO. Una/un secretaria/o normalmente trabaja contra el tiempo y a favor de la corrección, dos facetas que en muchas ocasiones son difíciles de alternar pero que Vd. debe aprender a desarrollar. LA ESCASEZ DE TIEMPO NO PUEDE SUPONER LA INCORRECCIÓN DE SU TRABAJO. 22ª NORMA: No envíe o entregue el documento sin tener la absoluta seguridad de que está completo, están todas las páginas, todas las copias, los documentos adjuntos, los sellos, la firma o firmas, los anexos, etc. 23ª NORMA: Si el escrito contiene temas reservados o confidenciales, asegúrese con los medios que Vd. ya conoce o que se le mostrarán, de la privacidad o confidencialidad de la documentación. Recuerde que el secreto profesional es inherente a sus funciones como lo es para un médico, un sacerdote, un juez, etc. Nunca olvide el código deontológico de su profesión. 24ª NORMA: Asegúrese de archivar correctamente las copias, tanto por medios informáticos como por medios convencionales.

Por último, permítame recordarle que la elaboración de documentos e información es una de sus funciones primordiales y que no debe descuidar su presentación, Vd. está trasmitiendo en cada momento la imagen de la Empresa. Debe valorar la responsabilidad que maneja. No olvide que Vd. es capaz de realizar su trabajo correctamente, otorgando prioridades a las tareas que le son encomendadas, simultaneando la corrección, el tiempo, el tacto, la prudencia, la confidencialidad, la efectividad, la disponibilidad, la atención a otros asuntos de igual interés, la iniciativa, fomentando las relaciones externas e internas, y siempre REPRESENTADO A LA EMPRESA.

MODULO I.- ELABORA Y GESTIONA LA INFORMACIÓN DE LA ORGANIZACIÓN. SUBMODULO I.- ELABORA DOCUMENTACIÓN ADMINISTRATIVA. COMPETENCIAS PROFESIONALES: 1.- Identifica los elementos de la estructura de los diferentes documentos utilizados en el departamento de recursos humanos. 2.- Participa en la elaboración de documentos administrativos del departamento de recursos humanos. 3.- Controla la documentación con base en los manuales del departamento de recursos humanos y de la organización. 4.- Redacta y requisita la documentación propia del departamento aplicando las normas del lenguaje y comunicación.

SECUENCIA DE APRENDIZAJE NUM. 3.- CONTROL

DE DOCUMENTACIÓN CON BASE EN LOS MANUALES DEL DEPARTAMENTO DE RECURSOS HUMANOS.

SECUENCIA NUM. 4.- REDACTAR

Y REQUISITAR DOCUMENTACIÓN APLICANDO

NORMAS DE REDACCIÓN Y GRAMATICA. AUTOEVALUACIÓN.- DEBERA ENTREGAR AL PROFESOR TRES DIAS ANTES DE LA APLICACIÓN DE SU EXAMEN. HOJA DE EVALUACIÓN DE PORTAFOLIO.- INSTRUMENTOS DE APRENDIZAJE Y EVALUACIÓN. SUBMODULO I.- ELABORA DOCUMENTACIÓN ADMINISTRATIVA.

TERCER EVALUACIÓN FINAL.DATOS DEL ESTUDIANTE Plantel: Grupo: Nombre del Alumno(a): Nombre del Profesor.(a): Fecha de Aplicación:

Calificación:

CARPETA EXPEDIENTE DE EJERCICIOS DE CLASE Técnica de evaluación de Portafolio o carpeta folder.- consiste en hacer una recolección de productos, trabajos de clase y extraclase: análisis de textos, reporte de ideas conclusivas, ensayos, reflexiones

personales, ejercicios digitalizados presentación en diapositivas, y otros que los estudiantes realizan en la fecha programada para entrega de calificaciones parcial 1. Hoja de Evaluación para la carpeta folder, en la clase del Submódulo I. ELABORA DOCUMENTACION ADMINISTRATIVA DEL RECURSO HUMANO.- Contenido a evaluar:Competencia 1.- Identifica,

ordena e interpreta las ideas, datos, conceptos explícitos e implícitos en un texto, considerando el contenido en el que se generó y en el que se recibe. Núm. Criterio de Evaluación. 1 Entrega todos los trabajos de los instrumentos de aprendizaje. ( 15 puntos) Falta: __________ 2 Demuestra dominio de las características de buena escritura (claridad, coherencia, concisión, precisión, variedad). (20 puntos) 3 Demuestra dominio de la estructura margen interior de los escritos. (10 puntos) 4 Demuestra que conoce el proceso de redacción. (15 puntos) 5 Hay Evidencias de su proceso de Ideas conclusivas. (10 puntos) 6 La autoevaluación evidencia un proceso de reflexión continuo y serio. (10puntos) 7 Escribe tomando en consideración el significado del autor y sus reflexiones personales (síntesis - resumen) (20 puntos) CALIFICACIÓN / ACREDITACIÓN SUMA Comentario del Profesor: Evaluación Competente: Evaluación No Competente:

Puntuación.