El Proceso Administrativo

 

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EL PROCESO ADMINISTRATIVO Y LA FUNCIÓN DE PLANEACIÓN.

1 Concepto.  Antes de iniciar cualquier acción acción administrativa, administrativa, es imprescindible imprescindible determinar los resultados que pretende alcanzar el grupo social, así como las condiciones futuras y los elementos necesarios para que éste funcione eficazmente. Esto sólo se puede lograr a través de la planeación. Carecer de estos fundamentos implica graves riesgos, desperdicio de esfuerzos y de recursos, y una administración por demás fortuita e improvisada improvisada1. Por estas razones es que la planeación precede a las demás etapas del proceso administrativo, ya que planear implica hacer la elección de las decisiones más adecuadas acerca de lo que se habrá de realizar en el futuro. La planeación establece las bases para determinar el elemento riesgo y minimizarlo. La eficiencia en la ejecución depende en gran parte de una adecuada planeación, y los buenos resultados no se logran por sí mismos: es necesario planearlos con anterioridad.  Antes de emitir emitir una definición definición de la planeación planeación,, se analizarán analizarán algunas emitidas por por los autores más reconocidos, con el fin de obtener los elementos comunes a dicho concepto: "La planeación consiste en fijar el curso concreto de acción que ha de seguirse, estableciendo los principios que habrán de orientarlo, la secuencia de

1 CHIAVENATO

Idalberto, “Introducción a la Teoría General de la Administración”, Mc. Graw Hill, México,

D.F., 2000.

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operaciones para realizarlo, y la determinación de tiempos y números necesarios para su realización". A. Reyes Ponce.2  "Determinación del conjunto de objetivos por obtenerse en el futuro y el de los pasos necesarios para alcanzarlos a través de técnicas y procedimientos definidos" Ernest Dale.3  “Planeación es la selección y relación de hechos, así como la formulación y uso de suposiciones respecto al futuro en la visualización y formulación de las actividades propuestas que se cree sean necesarias para alcanzar los resultados esperados" George R. Terry.4  "La planeación es el primer paso del proceso administrativo por medio del cual se define un problema, se analizan las experiencias pasadas y se embozan planes y programas" J. A. Fernández Arenas5. "La planeación consiste en determinar los objetivos y formular políticas, 6

procedimientos y métodos para lograrlos" L. J. Kazmier.   "Sistema que comienza con los objetivos, desarrolla políticas, planes, procedimientos, y cuenta con un método de retroalimentación de información para adaptarse a cualquier cambio en las circunstancias" Burt K. Scanlan. "Método por el cual el administrador ve hacia el futuro y descubre los alternativos cursos de acción, a partir de los cuales establece los objetivos" Joseph

L. Massie. "Planear es el proceso para decidir las acciones que deben realizarse en el futuro, generalmente el proceso de planeación consiste en considerar las diferentes alternativas en el curso de las acciones y decidir cuál de ellas es la mejor" Robert

N. Anthony.

2 Fue

el primer tratadista de Administración de empresa empresas s hispanoamericano. Se le considera como la figura fi gura más importante en América Latina del á ámbito mbito teórico-práctico empresarial. Contribu Contribuyó yó de manera decisiva a la la creación de diversas licenciaturas económico administrativas en varios países latinoamericanos durante la segunda mitad del siglo XX. Fue Director y Profesor Fundad Fundador or - Huéspe Huésped d en diversas Univ Universidades ersidades de México, Perú Perú,, Colombia y Vene Venezue zuela. la. 3 Ernest Dale, economista alemán quien influenciado por los acontecimientos socio-económicos del siglo XX desarrollo el método empírico en la administración; mismo que sugiere que los conocimientos adquiridos a través del tiempo, es decir, en el ejercicio cotidiano permite un mejor dominio de las circunstancias adversas, lo que conlleva a la toma de decisiones basada en las experiencias vividas en el ejercicio de la administración. 4 George R. Terry nos dice en su concepto de administración como: “La administración consiste en lograr que se hagan las cosas mediante otras personas.” personas.”   5 Licenciado en contaduría y en administración y en administración por la UNAM, ha hecho estudios superiores en su especialidad en las universidades de Northwestern y Standford. 6 Es el autor o coautor de varios libros sobre conceptos de administración, análisis estadístico, y aplicaciones de la computadora a los negocios. Las ediciones de este libro han sido traducidas al francés, alemán, italiano, español, portugués, y japonés.

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Objetivo. El aspecto fundamental al planear es determinar los resultados. Cursos alternos de acción.  Al planear es necesario necesario determinar determinar diversos

caminos, formas de acción y estrategias, para conseguir los objetivos. * Elección. La planeación implica la determinación, el análisis y la selección de la decisión más adecuada. * Futuro. La planeación trata de prever situaciones futuras y de anticipar hechos inciertos, prepararse para contingencias y trazar actividades futuras. Con los elementos es posible definir a la planeación como: La determinación de los

objetivos y elección de los cursos de acción para lograrlos, con base en la inves in ves tig ación y ela elaboraci boración ón de un es quema deta detall lla ado que habrá de real realizars izars e en un futuro. Es posible resaltar la naturaleza esencial de la planeación al examinar sus cuatro aspectos principales:   La contribución de la planeación a los propósitos y objetivos

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Cada plan y todos sus planes de apoyo deberán contribuir al logro del propósito y los objetivos de la empresa. Este principio princi pio se deduce de la naturaleza de la em empresa presa organizada, que existe para el logro logr o del propósito de grupo mediante la cooperación deliberada.   Primacía de la planeación

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Ya que las operaciones administrativas en la organización, integración de personal, dirección y control están diseñadas para apoyar el logro de los objetivos de la empresa, la planeación lógicamente antecede a la ejecución de todas las demás funciones administrativas. Aunque en la práctica todas las funciones se combinan como un sistema de acción, la planeación es única en el sentido de que implica establecer los objetivos necesarios para todo el esfuerzo de grupo. Además, un gerente debe planear con el fin de saber qué tipo de relaciones de organización y aptitudes personales se necesitan, junto con los cursos que los subordinados seguirán y que tipo de control deberá aplicarse. Y, por supuesto, todas las demás funciones administrativas deben planearse para que sean eficaces. La planeación y el control son inseparables, son los gemelos idénticos de la administración. Cualquier intento de controlar sin planes carece de sentido, ya que

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no hay forma de que las personas sepan si van en la dirección correcta (resultado de la tarea de control), a no ser que primero sepan a dónde quieren ir (parte de la tarea de planificación). Así, los planes proporcionan los estándares de control.   Generalización de la planeación

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La planeación es una función de todos los gerentes, aunque el carácter y el alcance de la planeación varían con la autoridad de cada uno y con la naturaleza de las políticas y planes establecidos establecido s por los superiores. Si a los gerentes no se les permite cierto grado de libertad o discreción y responsabilidad en la planeación, no serán verdaderos ejecutivos. Si se reconoce la generalización de la planeación, es más fácil comprender por qué algunas personas hacen una distinción entre la elaboración de políticas (el establecimiento de normas para la toma de decisiones) y la administración, o entre el "gerente" y el "administrador" o "supervisor". Un gerente debido a su autoridad o posición en la organización, organización , puede hacer más, planeación que otro o una planeación más importante, o bien, la planeación de uno puede ser más básica y aplicable a una porción más grande de la empresa que la de otro. Sin embargo, todos los gerentes (desde presidentes hasta supervisores de primer nivel) hacen planes. Hasta el jefe de una cuadrilla de trabajadores de carretera o de un grupo de obreros en una fábrica planea en un área limitada bajo reglas y procedimientos bastante estrictos. Es interesante observar que en los estudios de satisfacciones laborales, un factor principal del éxito de los supervisores en el nivel inferior de la organización era el grado de su habilidad para planear.   La eficacia de los planes

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 Aunque todos los gerentes planean, el programa de trabajo para los supervisores de primera línea difiere del plan estratégico desarrollado por los gerentes de alta dirección. Roger Smith, el presidente de la General Motors planeó la gran estrategia de producir automóviles pequeños en Japón y en Corea. Aunque los ejecutivos de alto nivel planean la dirección general de una organización, los gerentes a todos los niveles deben preparar sus planes para que contribuyan a los propósitos generales de la organización.

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IMPORTANCIA IMPORTAN CIA DE LA PLANEACION:

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VENTAJAS VENTAJA S DE LA PLANEACION:

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Tipos de planeación.

Fuente: https://www.google.com https://www.google.com

Se observó que no hay un solo tipo de planeación, sino una diversidad de tipos. Estos hacen referencia a la planeación por sí misma pueden ser empleados en el

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aspecto regional. Algunos de ellos son: 1.

Planeación personalizada.

Parte del enfoque analítico analíti co de los acontecimientos y de las acciones que intervienen en la persona humana como origen y punto de equilibrio del contexto conocido. El individuo posee cualidades derivadas de la herencia, la educación familiar, el medio social, la percepción y adaptación física, la cultura, etc. Planeación operativa. La planeación operativa se refiere básicamente a la asignación previa de las tareas específicas que deben realizar las personas en cada una de sus unidades de operaciones. Las características más sobresalientes de la planeación operacional 2.

son: se da dentro de los lineamientos sugeridos por la planeación estratégica y táctica; es conducida y ejecutada por los jefes de menor rango jerárquico; trata con actividades normalmente programables; sigue procedimientos y reglas definidas con toda precisión; cubre períodos reducidos; redu cidos; su parámetro principal es la eficiencia. Planeación estratégica. La planeación estratégica es un proceso que sienta las bases de una actuación integrada a largo plazo, establece un sistema continuo de toma de decisiones, identifica cursos de acción específicos, formula indicadores de seguimiento sobre los resultados e involucra a los agentes sociales y económicos locales a lo largo de todo el proceso. Los administradores consideran a la organización una unidad total y se preguntan a sí mismo qué debe hacerse a largo plazo para lograr las metas organizacionales. 3.

Como tendencia general en la planeación actual se encuentra la planeación estratégica. Este tipo de planeación contiene elementos que pudiesen hacer que se considere de ella un método; considerando que éste se refiere tanto al enfoque de la dirección, como al proceso. Otro aspecto importante es que considera que un plan debe operacionalizarse (elemento fundamental para hacer funcionar un plan) y además hace énfasis en la efectividad del mismo (finalidad de todo plan). La planeación estratégica no puede estar separada de funciones administrativas como: la organización, dirección, motivación y control. Además, este tipo de planeación está proyectada al logro de los objetivos institucionales de la empresa y

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tienen como finalidad básica el establecimiento de guías generales de acción de la misma. Este tipo de planeación se concibe como el proceso que consiste en decidir sobre los objetivos de una organización, sobre los recursos que serán utilizados, y las políticas generales que orientarán la adquisición y administración de tales recursos, considerando a la empresa como una entidad total 7. 7

Steiner George, (1997). Planeación Estratégica. CECS CECSA. A. México.

4.

Planeación sistémica.

Las relaciones del hombre con la sociedad y el entorno pueden ser identificadas en términos de sistemas ya que contiene partes relacionadas entre sí, y en algún sentido constituye un todo completo. En este tipo de sistema se intenta definir el sistema identificando las partes o elementos por un lado, y por otro las conexiones o interacciones. Planeación para el “mejoramiento de la calidad de  de  vida”. vida”.   Pretende resaltar el aspecto humano como finalidad y punto de partida de la planeación regional. En ella se observan los siguientes pasos: el análisis y diagnóstico de una situación dada y la traducción a objetivos claros y precisos de lo que se quiera alcanzar. El desglose d esglose ordenado de los objetivos se expresa en metas, las cuales se deben jerarquizar, estableciendo la interrelación interrel ación que existe entre ellos.  Al mismo mismo tiempo se deberá cuantificar cuantificar los recursos disponibles, disponibles, además además de observar la forma de distribución en el tiempo y espacio de las actividades. 5.

Planeación táctica. Parte de los lineamientos sugeridos por la planeación estratégica y se refiere a las cuestiones concernientes a cada una de las principales áreas de actividad de las empresas y al empleo más efectivo de los recursos que se han aplicado para el logro de los objetivos específicos. 6.

Planeación ecológica. Se genera a partir de proyectos presentados ante el Instituto de Ecología, que elabora programas de conservación del suelo, que incluyen: un modelo de regionalización ecológica para descentralizar las medidas de protección del suelo, un sistema de información de planeación general ecológica, y estudios de planeación ecológica regional o regionalización ecológica. El enfoque integral de su 7.

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gestión se basa en la división territorial en regiones naturales: la orografía, el clima, el suelo, las condiciones del hábitat, estudios forestales, edafología, etc. La definición de la capacidad ambiental a efectos de planificación del espacio se genera por medio de la sostenibilidad o sustentabilidad. 8.

Planeación participativa con fines operativos (método de intervención)

Este sistema sugiere un esquema operativo cercano a los procedimientos de la investigación participativa; método basado en el desarrollo de la comunidad y en la participación, elementos que fungen como esencia de este método de intervención. Este método plantea dos alcances diferentes: la estrategia cognitiva (métodos de investigación social) y la estrategia de acción (métodos de intervención social). Dentro de la intervención social se distinguen cuatro fases: estudio/investigación que culmina en un diagnóstico; la programación de actividades pertinentes y necesarias para intervenir sobre una situación social problemática; la ejecución, ejecució n, que es el momento de la acción y que implica la realización de un conjunto de actividades con el fin de transformar una situación problema y la evaluación de lo realizado o de lo que se está realizando. Planeación polarizada. Las regiones polarizadas están basadas en la existencia de la comunicación; de aquí que las zonas carentes de comunicación no formen parte de ninguna de las áreas de influencia analizadas en este estudio. La región polarizada es por 9.

naturaleza un conjunto heterogéneo en el cual las diversas partes presentan un carácter complementario, y mantienen de una manera privilegiada mayor intercambio con un polo que con cualquier otro del mismo orden. Planeación normativa. La planificación normativa trata de someter a la voluntad humana el curso y la dirección de procesos sociales, por una serie de procedimientos que imprimen racionalidad a las actividades que se realizan para conseguir determinadas metas y objetivos. 10.

Sus perspectivas, enfoques y modos de considerar los factores que intervienen en ella se desarrollan de la siguiente manera::la planeación normativa es un problema meramente técnico; técnico ; se centra en la “lógica “lógica de  de la formulación”; formulación”; los  los planes, programas

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y proyectos expresan lo deseable; enfatiza lo tecnocrático, haciendo de a planificación una tecnología que orienta las formas de intervención social; importancia del papel de los expertos en la elaboración del plan, programas y proyectos; el centro de la planificación es el diseño y suele expresarse en un planlibro que expresa lo que debe hacerse; la definición de los objetivos resulta de diagnóstico elaborado por los técnicos; importan decisiones del sujeto planificador que está “fuera” de la r ealidad, ealidad, considerada como objeto planificable; no considera oponentes, obstáculos y dificultades que condicionan la factibilidad del plan; el punto de partida es el “modelo analítico” que explica la situación problema, expresada en un diagnóstico; el punto de llegada es el “modelo normativo” que expresa el  diseño del deber “ser”; la dimensión normativa se expresa en un “deber ser”, del que se deriva un esquema riguroso, normalizado y articulado de actuación. 11.

Planeación prospectiva.

La planeación prospectiva contiene elementos de la planeación estratégica y normativa, y es conocida bajo el nombre de adaptativa, interactiva, corporativa o transaccional. Lo que distingue a la planeación prospectiva es el énfasis en la formulación de los objetivos o futuro deseado y la búsqueda activa de medios para hacerlo posible. El proceso de planeación se extiende desde la formulación de los ideales sociales y económicos más generales, hasta los detalles de la elaboración e implantación de decisiones.

PARA TENER EN CUENTA: Básicamente, el administrador debe preparar las actividades para condiciones futuras, basándose en el desarrollo de los objetivos estratégicos y su consecución. Por eso, debe analizar las contingencias que pueden afectar a la organización y planificar el modo en que actuará para cumplir las metas que se han fijado. La planeación es esencial e sencial en el proceso administrativo, admini strativo, ya que  los objetivos marcados serán el camino a seguir y las metas a alcanzar , lo que será determinante para el crecimiento económico y general de la empresa. Una de las formas de planear es definir los problemas, analizar las experiencias pasadas y prever el futuro eligiendo siempre la mejor opción .

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Actividades importantes de planeación 1. Aclarar, amplificar y determinar los objetivos propuestos 2. 3. 4. 5.

Pronosticar las actividades a realizar Establecer las condiciones condiciones y suposiciones bajo las cuales se hará el trabajo. Seleccionar y declarar las tareas para lograr los objetivos. Establecer un plan general de logros

TALLER DE CLASE: 1. Defina con sus palabras el concepto de Planeación 2. ¿Sólo planean los directores de empresas? ¿Por qué?

3. ¿Identifica el tipo de planeación que tiene su su organización y explica por qué? 4. ¿Cuál cree Usted que es el objetivo para que su empresa realice reali ce el proceso de planeación? 5. Realiza una historia animada animada que represente la importancia y las ventajas y que tiene el proceso de planeación en su organización  6. Analiza el siguiente caso: Caso Compañía Dora La Compañía Dora es una empresa manufacturera de tamaño medio que ha estado en operación durante cuarenta años. La compañía tiene una ventaja importante en que su planta está localizada geográficamente en un sitio que presentaba serios problemas de trasporte para otras y más grandes compañías en la industria. Como consecuencia, por muchos años la compañía ha sido el proveedor principal en el área y siempre se ha tenido el problema de capacidad inadecuada. inadecuada. La compañía es propiedad familiar y sus dueños han sid o renuentes a aumentar la capacidad a lo largo de los años. En c onsecuencia, la función de ventas era principalmente una actividad de toma de pedidos y no se necesitaba de una capacidad real de ventas. La responsabilidad siempre recaía sobre el personal de fabricación  para que "lograra mayor producción para satisfacer las necesidades del mercado". Hace unos cinco años otra compañía construyó una fábrica en el área y mostró un esfuerzo agresivo de administración y mercadeo. el año pasado y por primera vezde enlas la historia la utilidades compañía.bajaron Dora operó su fábrica a aproximadamente el 80 por ciento de suDurante capacidad debido a una disminución ventas.de Las considerablemente. Durante el año se añadió más personal a la función de ventas. Sin embargo, la tendencia decreciente en las ventas no cambió. Recientemente el presidente convocó una reunión de los administradores superiores para discutir la situación. Durante dicha r eunión el ejecutivo de fabricación dijo, "A lo largo de los años, nosotros de la producción hemos estado haciendo todo lo humanamente posible para satisfacer al personal de ventas, incluso hasta el extremo de operar por encima de la capacidad para satisfacer la demanda del mercado.  Ahora, como yo lo veo, nuestro problema es que el personal de ventas no ha cumplido   y quieren que nosotros disminuyamos la producción. Yo creo firmemente que no debemos hacer esto el próximo año. porque esa acción aumentaría nuestros costos unitari os; no podríamos lograr siquiera una utilidad en los productos que está vendiendo el personal de ventas. Creo que el personal de ventas debía ponerse a trabajar como nosotros lo hemos hecho a través de los años de manera que podamos continuar operando a plena o casi plena capacidad. Es responsabilidad de ellos desarrollar mercados para absorber nuestra capacidad". El vicepresidente de ventas respondió: "Me parece que, en situaciones como ést a, el departamento de ventas es el que debe decidir, porque no podemos comernos los artículos que no podemos vender. Vamos a vender todo lo humanamente posible y me parece que el departamento de producción va a tener que ponerse en línea  con las ventas; de otra forma, tendremos un serio problema de inventarios". El presidente suavizó un poco la conversación y pasó a otros asuntos. Cuando el grupo salía del salón de juntas, el vicepresidente financiero comentó: "ahora veremos si es el departamento de ventas o el de producción, o algún otro el que manda aquí; seguramente surgirá de nuevo en la próxima reunión". Se requiere:

Detectar cuál es el problema en esa empresa   Presentar soluciones a: Corto plazo, mediano plazo, largo plazo.

 

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