El Proceso Administrativo

 

OBJETIVO Que el alumno obtenga una visión panorámica sobre el concepto del proceso p roceso administrativo y asimismo incursione incursione en el desarrollo de criterios para enlazar sus etapas en e n el desarrollo y operaciones de sistemas JUSTIFICACIÓN Los profesionales, quien quiera que sean, sin importar el nivel jerárquico que ocupen en la organización, tiene que conocer y aplicar cuatro funciones: Planeación, Organización, Dirección y Control, lo que implica la aplicación explícita o intuitiva de este proceso administrativo. INTRODUCCIÓN EL PROCESO ADMINISTRATIVO EN LAS ORGANIZACIONES  Un proceso es el conjunto de pasos o etapas necesarias para llevar a cabo una actividad. Al estudiar la administración bajo el enfoque de un proceso, éste puede analizarse y describirse en sus partes fundamentales; en la práctica se ejecutan en forma simultánea, en mayor o en menor  grado, todas las funciones que componen el proceso administrativo, sólo, para efectos de estudio, cada persona del proceso se estudia por separado para mejor comprensión de quien aprende, por  tanto, no debe considerarse que los conceptos de cada función puedan encasillarse y aislarse de los demás, ya que existe una gran interrelación entre ellos, tal como se señaló en la teoría de sistemas; por consiguiente, se habla de funciones administrativas cuando se consideran o estudian separadamente, y de proceso administrativo cuando las funciones administrativas se contemplan como un todo. Para todas las formas de esfuerzo de grupo, la aplicación de un proceso administrativo es universal, puesto que es identificable en todo tipo de organismos sociales, sin importar el sistema económico en que se desenvuelvan, y abarca todos los niveles jerárquicos de aquéllos, sin ser sólo responsabilidad de los principales administradores. De la diversidad de modelos de proceso administrativo que se han dabo ha conocer, el autor  coincide con quienes consideran las siguientes cinco funciones: • • • •

planeación  organización  dirección  control 

En gen genera eral, l, pod podemo emos s des descri cribir bir cada cada una de las funcio funciones nes admini administr strati ativas vas de la siguie siguiente nte manera: La planeación consiste en establecer anticipadamente los objetivos, políticas, reglas, procedimientos, programas, presupuestos y estrategias. La organización agrupa y ordena las actividades necesarias para lograr los objetivos, creando unidades administrativas, asignando funciones, autoridad, responsabilidad y jerarquías; estableciendo además las relaciones de coordinación que entre dichas unidades debe existir para hacer óptima la cooperación humana. La dirección es la acción e influencia interpersonal del administrador para lograr que sus subordinados obtengan los objetivos encomendados, mediante la toma de decisiones, la motivación, la comunicación y coordinación de esfuerzos. El control establece sistemas para medir los resultados y corregir las desviaciones que se presenten, con el fin de asegurar que los objetivos planeados se logren.

 

EL PROCESO ADMINISTRATIVO  

Un proceso es el conjunto de pasos o etapas necesarias para llevar a cabo una actividad.

Al estudiar la unidad temporal de la administración en las características, se mencionó que ésta comprende varias fases, etapas o funciones, cuyo conocimiento exhaustivo es indispensable a fin de aplicar el método, los principios y las técnicas de d e esta disciplina, correctamente. En su concepción más sencilla se puede definir el proceso administrativo como la administración en acción, o también como:   El conjunto de fases o etapas sucesivas a través de las cuales se efetúa la administración, mismas que se interrelacionann y forman un proceso integral. Para comprender mejor este concepto, es necesrio que se comprenda el organismo o grupo social, que es donde se manifiesta la administración, con un organismo animal. Si se observa cómo se desarrolla la vida de cualquier ser vivo, se podrán distinguir d istinguir dos fases o etapas primordiales: Una primera etapa de estructuración que consiste en la constucción del organismo. Así, a partir  de una célula se diferencian los tejidos y órganos hasta lograr su plenitud funcional. Una segunda etapa de operación, en la que una vez que se ha estructurado completamente el organismo, éste desarrolla plenamente las funciones que le son inherentes. De manera similar, este fenómeno se manifiesta al administrar un grupo social. Así se observa, cuando se administra cualquier empresa, que existen dos fases: una estructural, en la que apartir  de uno o más fines se determina la mejor forma de obtenerlos, y otra operativa, en la que se ejecut eje cutan an todas todas las activi actividad dades es nec necesa esaria rias s par para a log lograr rar lo establ estableci ecido do durant durantre re el period periodo o de estructuración.

 

A estas dos fases, Lyndall F. Urwick les llama: mecánica y dinámica de la administración. Para este autor la mecánica administrativa es la parte teórica de la administración en la que se establece lo que debe hacerse, es decir, se dirige siempre hacia el futuro. Mientras que la dinámica se refiere a cómo manejar de hecho el organismo o rganismo social ,

 

  ADMINISTRACIÓN Dinámica

Planeación •

Organización

¿Qué se quiere hacer?  •

•

Qué se va a hacer  

¿Cómo se va a hacer? 

Dirección

•

Ver que se haga 

Control •

¿Cómo se ha realizado?

 

Aparte, George Terry establece que estas fases están constituidas por distintas etapas que dan respuesta a cinco cuestionamientos básicos de la administración

  Planeación •

•

¿Qué se quiere hacer ?  ¿Qué se va a hacer ? 

Organización •

Cómo se va a hacer  

Control •

¿Cómo se ha realizado? 

Al estudiar la unidad temporal de la administración. La administración posee ciertas características inherentes que la diferencian de otras disciplinas.  

Administración : ¤ Valor instrumental

¤ Especificidad ¤ Interdisciplinariedad ¤ Amplitud de ejercicio ¤ Flexibilidad ¤ Utilidad temporal ¤ Universalidad

  Universalidad. Existe en cualquier grupo social y es suceptible de aplicarse lo mismo en una empresa industrial que: en el ejército, en un hospital, en un evento deportivo, etc.

 

Valor instrumental. Dado que su finalidad es eminentemente práctica, la administración resulta se serr un me medi dio o para para lo logr grar ar un fi fin n y no un fi fin n en sí mism misma: a: medi median ante te és ésta ta se busc busca a ob obte tene ner  r  determinados resultados. Unidad temporal. Aunque para fines didácticos se distingan diversas fases y etapas en el proceso administr admin istrativo ativo,, esto no signi significa fica que exist existan an aisladame aisladamente. nte. La administr administración ación es un proceso proceso dinámico en el que todas sus partes existen simultáneamente. Amplitud del ejercicio. Se aplica en todos los niveles o subsistemas de una organización formal. Especificidad. Aunque la administración se auxilie de otras ciencias y técnicas, tiene características propiasafines que lecomo proporcionan su carácter específico. decir, no puede con otras disciplinas en ocasiones ha sucedido con es la contabilidad o laconfundirse ingeniería industrial. Interdisciplinariedad. La administración es afín a todas aquellas ciencias y técnicas relacionadas con la eficiencia en el trabajo. Flexibilidad. Los principios administrativos se adaptan a las necesidades propias de cada grupo social en donde se aplican. La rigidez en la administración es inoperante.

 

IMPORTANCIA Después de haber estudiado sus características, resulta innegable la gran trascendencia que tienen la administración en la vida del hombre. Sin embargo, es necesario enunciar algunos de los argumentos más relevantes que fundamentan la importancia de esta disciplina: 1.

Con la universalidad de la administración se demuestra que ésta es imprescindible par el

adecuado funcionamiento de cualquier organismo social aunque, lógicamente, sea más necesaria en los grupos más grandes.   2. Simplifica el trabajo al establecer principios, métodos y procedimientos, para lograr mayor  rapidez y efectividad.  3. La produc productiv tivid idad ad y efi eficie cienci ncia a de cualqu cualquier ier empre empresa sa están están en relaci relación ón direct directa a con la aplicación de una buena administración.  4. A través de sus principios la administración contribuye al bienestar de la comunidad, ya que proporciona lineamientos para optimizar el aprovechamiento de los recursos, para mejorar las relacione humanas y generar empleos, todo lo cual tiene múltiples connotaciones en diversas actividades del hombre.  

CIENCIAS TÉCNICAS Y AUXILIARES DE LA ADMINISTRACIÓN La administración, al ser interdisciplinaria, se fundamenta y relaciona con diversas ciencias y técnicas.

Ciencias sociales Son aquellas cuyo objetivo y método no se aplican a la naturaleza sino a los fenómenos sociales. La administración, cuyo carácter es eminentemente social, relaciona y utiliza conocimientos de ciencias sociales, tales como: Sociología. Ciencia que estudia el fenómeno social, la sociedad y la dinámica de sus estructuras. Muchos Muc hos de los princi principio pios s adm admini inistr strati ativos vos fue fueron ron tomado tomados s de la sociol sociologí ogía a y de la sociol sociologí ogía a industrial. Otras aportaciones de esta ciencia a la administración son: estudio sobre la estructura social de la empresa, sociogramas, etc. Psicología. Estu Estudia dia los fenómenos fenómenos de la ment mente e human humana, a, sus facultades, facultades, comportami comportamientos entos y operaciones. La psicología industrial tiene por objeto el estudio del comportamiento humano en el trabajo. Aporta bases técnicas para el establecimiento de las adecuadas relaciones humanas dentro de la empresa, en áreas tales como: selección de personal, p ersonal, pruebas psicométricas, recursos

 

humanos, técni humanos, técnicas cas de motivació motivación, n, incen incentivos tivos,, confl conflictos ictos,, encuestas encuestas de actitud, actitud, entrevist entrevistas as de orientación, estudios sobre ausentismo, etc. Derecho. Es el conj conjunto unto de orden ordenamien amientos tos jurídic jurídicos os que rigen rigen a la sociedad. Esta disciplina disciplina delimita la acción de la administración de tal manera que no afecte a los derechos de terceros. La estructur estru ctura a organizaci organizacional onal de la empre empresa sa así como los principi principios os de la administr administración ación,, deben respetar el marco legal en el que se desarrollen. El admini administr strado adorr deb debe e con conoce ocerr los ord ordena enami mient entos os vig vigent entes es en las áreas áreas de : derech derecho o civ civil, il, mercantill, fiscal, constitucional y laboral, a fin de poder p oder manejar adecuadamentre la empresa. que leyes relaciones queeconom tienen losapor hombres en la producción, Economía. distri dis tribuci bución ón Ciencia y con consum sumo, o, estudia de los las bienes biene s yy ser servic vicios ios.. La eco nomía ía aporta ta val valios iosos os datos datos a la administración: disponibilidad de la materia prima, situación del mercado, mercado de trabajo, problemas de exportación e importación, balanza de pagos, etc. Antropología. Es la ciencia cuyo objeto de estudio es el hombre, su cultura y desarrollo en sociedad. socie dad. La antropolog antropología ía social social propor proporciona ciona conoci conocimient mientos os profundos profundos sobre el comportami comportamiento ento humano. Los intereses de grupo: religiosos, étnicos, etc., influyen sobre la actuación del hombre en su trabajo; de ahí la necesidad de conocer estos aspectos a fin de ubicar adecuadamente al elemento humano dentro de las organizaciones.

Ciencias exactas Ciencias exactas son aquéllas que sólo admiten hechos rigurosamente demostrables: Matemáticas. No existe una definición de esta ciencia, aunque es indiscutible que ha permitido grandes avances en la administración, principalmente en las etapas de planeación y control. sus aportaciones más importantes se encuentran en el área de matemáticas aplicadas, específicamente en: modelos probabilísticos, simulación, investigación de operaciones, estadística, etc.

Disciplinas técnicas Comprenden un cuerpo o conjunto de conocimientos que aún no se han conformado como ciencia, pero que utilizan y aplican fundamentos científicos. su carácter es más bien práctico, que teórico. Ingeniería industrial. Es el conjunto de conocimientos cuyo objetivo es el e l óptimo aprovechamiento de los recursos del área productiva. La administración y la ingeniería industrial están íntimamente ligadas, se interrelacionan y se han hecho valiosas aportaciones entre sí. Como se estudiará más adelante, ambas disciplinas nacieron juntas jun tas.. La difere diferenci ncia a ent entre re ell ellas as rad radica ica en que la ing ingeni enierí ería a indust industria riall se enf enfoca oca al área área de producción produ cción en las empresas industri industriales ales primordialme primordialmente, nte, y la administr administración ación es aplicable aplicable a cualquier tipo de empresa y en todas sus áreas. Contabilidad. Se utiliza para registrar y clasificar los movimientos financieros de una empresa, con el propósito de informar e interpretar los resultados de la misma. La contabilidad es un auxiliar en la toma de decisiones, una técnica de control, y no debe confundirse con la administración. Ergonomía. Estu Estudia dia la interrelac interrelación ión existente existente entre entre las máquinas, máquinas, instrume instrumentos, ntos, ambiente de trabajo y el hombre, y la incidencia de estos factores en su eficiencia.

Cibernética. Esta ciencia, de reciente origen, es definida como la ciencia de la información y del control, en el hombre y en la máquina. Tiene gran aplicación en los procesos productivos y, consecuentemente, en el campo de la administración, donde aporta conocimientos sobre todo en lo que se refiere a sistemas de computación.

  EL PROCESO ADMINISTRATIVO   La administración es el proceso de planificar, organizar, dirigir y controlar las actividades de los miembros de la organización y el empleo de todos los demás recursos organizacionales, con el propósito de alcanzar las metas establecidas para la organización. Un proceso es una forma sistemática de hacer las cosas. Se habla de la administración como un proceso para subrayar el hecho de que todos los gerentes, sean cuales fueran sus aptitudes o

 

habilidades habilidade s perso personales nales,, desem desempeñan peñan cier ciertas tas actividad actividades es inter interrelac relacionad ionadas as con el propósito propósito de alcanzar las metas que desean.

  PLANIFICACIÓN Planificar implica que los administradores piensen con antelación en sus metas y acciones, y que basan sus actos en algún a lgún método, plan o lógica, y no en corazonadas. Los planes presentan los objetivos de la organización y establecen los procedimientos idóneos para alcanzarlos. Además son guía para: 1. Obte Obtener ner y compr compromete ometerr los recursos recursos para alcan alcanzar zar sus objetivos objetivos.. 2. Desem Desempeñar peñar acti actividade vidades s congruentes congruentes con los objetivos objetivos y procedimi procedimientos entos elegidos. 3. El avance pueda ser controlado y medido para que cuando no sea satisfactorio, tomar medidas correctivas. El primer paso para planificar consiste en elegir las metas de la organización. A continuación se establecen metas para cada una de las subunidades de la organización. Definidas estas, se establecen programas para alcanzar las metas de manera sistemática. Las relaciones y el tiempo son fundamentales para las actividades de la planificación. La planificación produce una imagen de las circunstancias futuras deseables, dados los recursos actualmente disponibles, las experiencias pasadas, etc. Los Los plan planes es prep prepar arad ados os por la al alta ta di dire recc cció ión, n, qu que e ca carg rgan an co con n la resp respon onsa sabi bili lida dad d de la organización entera, pueden abarcar plazos de entre cinco y diez años.

ORGANIZACIÓN Organizar es el proceso para ordenar y distribuir el trabajo, la autoridad y los recursos entre los miembros miembr os de una organizac organización ión,, de tal manera manera que estos puedan puedan alcan alcanzar zar las metas metas de la organización. Diferent Diferentes es metas requieren requieren difer diferentes entes estru estructura cturas, s, la organizaci organización ón que pretende pretende desarroll desarrollar  ar  software necesita una estructura diferente a la que requiere un fabricante de pantalones. Producir  un prod producto ucto estandari estandarizado zado requiere técnicas eficie eficientes ntes para la línea línea de montaje, montaje, mientras que la producción de un programa de software requiere la formación de equipos de profesionales. p rofesionales. Aunque estos profesionales puedan actuar con eficacia, es imposible organizarlos como si fueran un grupo de trabajadores de una línea de montaje. Por tanto, los gerentes deben adaptar la estructura de la organización a sus metas y recursos, proceso conocido como diseño organizacional. La organización produce la estructura de las relaciones de una organización, y estas relaciones estructuradas servirán para realizar los planes futuros.

 

DIRECCIÓN Dirigir implica mandar, influir y motivar a los empleados para que realicen tareas esenciales.

 

La dirección llega al fondo de las relaciones de los gerentes con cada una de las personas que trabajan con ellos. Los gerentes dirigen tratando de convencer a los demás que se les unan para lograr el futuro qu que e surg surge e de los paso pasos s de la pl plan anif ific icac ació ión n y la orga organi niza zaci ción ón..   Los gerentes al establecer el ambiente adecuado, ayudan a sus empleado a hacer su mejor  esfuerzo.

  CONTROL El gerente debe estar seguro que los actos de los miembr miembros os de la organizació organización n la conduzcan hacia las metas establecidas. El control entraña los siguientes elementos básicos:

1. Establecer estándares de desempeño. 2. Medir los resultados presentes. 3. Comparar estos resultados con las normas establecidas. 4. Tomar medidas correctivas cuando se presenten desviaciones. Los administradores tienen que preocuparse por el control porque, con el tiempo, los efectos en la organización no siempre resultan como se planearon.

EL PROCESO ADMINISTRATIVO EN LA PRÁCTICA Es más fácil entender un proceso tan complejo como la administración si se descompone en partes y se identifican las relaciones básicas entre cada una de ellas. Este tipo de descripciones llamadas modelos han sido usadas desde hace mucho tiempo. En la práctica, el proceso de administrar no entraña cuatro series de actividades independientes, o ligeramente relacionadas, sino un grupo de acciones interrelacionadas. Por ejemplo, las medidas correctivas que presentamos como una actividad de control, muchas veces entraña un ajuste de los planes.

La naturaleza interactiva del proceso administrativo