El Proceso Administrativo y Su Aplicacion en Las Labores de Secretariado Gerencial

BIENVENIDOS

AL SEMINARIO

Dr.. Adm. Víctor Reinoso Cifuentes, M. Sc.

Docente ESPOCH - FADE

UNIDAD I EVOLUCION DE LA ADMINISTRACION

1. ORIGEN Y NATURALEZA DEL PROCESO ADMINISTRATIVO 1.1 ORIGEN : ADAN Y EVA 1.2 ORGANIZACIONES PRIMITIVAS 

LA HORDA: El mas fuerte



LA GENS: El mas anciano



EL CLAN: Sacerdotes – brujos



LAS TRIBUS: El mas capaz de la Tribu

EVOLUCION DE LA ADMINISTRACION

2. APLICACIÓN DE LA ADMINISTRACION EMPIRICA Y CIENTIFICA 2.1 LA ADMINISTRACION EMPIRICA

2.2 LA ADMINISTRACION CIENTIFICA

 Intuición

 Método

Costumbre

Sistema

Experiencia

Técnica Principios Normas Reglas Otros

UNIDAD II DEFINICIONES Y TIPOS DE ADMINISTRACION 1. DEFINICIONES : 1. 1 .-Para Wilburg Jiménez Castro:

¨Es una ciencia social, compuesta de principios , técnicas y practicas, cuya aplicación a conjuntos humanos, permite establecer sistemas racionales de esfuerzos cooperativos a través de los cuales se pueden alcanzar propósitos comunes que individualmente no es factible lograr¨

1.2 .-Para Víctor Reinoso C.: ¨ Es prever, planificar, organizar, integrar, dirigir, controlar y coordinar, los recursos de una empresa, institución u organismo social para lograr el éxito deseado¨.

DEFINICIONES Y TIPOS DE ADMINISTRACION

2. TIPOS DE ADMINISTRACION

2.1 ADMINISTRACION PUBLICA Pertenece al Estado Gobierna el poder Ejecutivo

2.2 LA ADMINISTRACION PRIVADA  Personas naturales Personas jurídicas: reconocida por un Ministerio Estatal 2.3 LA ADMINISTRACION MIXTA Integración de capitales, sector publico y privado

UNIDAD III LAS EMPRESAS, INSTITUCIONES , GREMIOS Y OTROS ORGANISMOS SOCIALES

1. IDENTIFICACION DE LA ENTIDAD DE ACUERDO AL CURSO O SEMINARIO 1.1 EMPRESA ¨Es toda organización de propiedad publica, privada o mixta, cuyo objetivo primordial es fabricar, distribuir mercadería o proveer servicios a la colectividad mediante el pago de los mismos¨

LAS EMPRESAS, INSTITUCIONES , GREMIOS Y OTROS ORGANISMOS SOCIALES

1.2 MUNICIPIO ¨Puede ser una entidad administrativa. Lo habitual es que agrupe a una única localidad, aunque también el concepto se utiliza para nombrar a un pueblo o una ciudad¨. Algunos países que no utilizan la noción de municipio apelan al concepto de comuna, que constituye una entidad territorial equivalente.

LAS EMPRESAS, INSTITUCIONES , GREMIOS Y OTROS ORGANISMOS SOCIALES

1.3 INSTITUCION ¨Una institución es una cosa establecida o fundada. Se trata de un organismo que cumple con una función de interés público o privado¨. Institución puede utilizarse como sinónimo de instituto, organización o entidad, según el contexto

LAS EMPRESAS, INSTITUCIONES , GREMIOS Y OTROS ORGANISMOS SOCIALES

1.4 GREMIO ¨Se conoce como gremio a la corporación formada por personas que desarrollan una misma profesión, oficio o actividad. Se trata de organizaciones que suelen estar regidas por estatutos especiales y distintas ordenanzas

LAS EMPRESAS, INSTITUCIONES , GREMIOS Y OTROS ORGANISMOS SOCIALES

1.5 ASOCIACION ¨Asociación es la acción y efecto de asociar o asociarse (unir una persona a otra para que colabore en algún trabajo, juntar una cosa con otra para un mismo fin, establecer una relación entre cosas o personas)

Sector Asociativo.

Es el conjunto de asociaciones constituidas por personas naturales, con actividades económicas productivas similares o complementarias, con el objeto de producir , comercializar y consumir bienes y servicios lícitos y socialmente necesarios, auto abastecerse de materia prima , insumos herramientas , tecnología, equipos y otros bienes, o comercializar su producción en forma solidaria y auto gestionada bajo los principios de la presente Ley (Ley Orgánica de la Economía Popular y Solidara y del Sector Financiero Popular y Solidaria

LAS EMPRESAS, INSTITUCIONES , GREMIOS Y OTROS ORGANISMOS SOCIALES

1.6 PARROQUIA ¨En Ecuador, la parroquia es la división político-territorial de menor rango. El conjunto de estas se organizan bajo la forma jurídico-política de la municipalidad que es la autoridad jurisdiccional del cantón en asuntos administrativos¨. Existen dos tipos de parroquias: la urbana y la rural. La parroquia urbana es aquella que se encuentra circunscrita dentro de la metrópoli o ciudad. Consta de toda la infraestructura necesaria para ser una ciudad principal. La parroquia rural son aquellas que son apartadas de la ciudad principal o metrópoli. Suelen ser comarcas o conjunto de recintos cuyos pobladores viven de labores agrícolas y del campo.

LAS EMPRESAS, INSTITUCIONES , GREMIOS Y OTROS ORGANISMOS SOCIALES

1.7 CANTON ¨En algunos países, división territorial y administrativa, caracterizada por estar dotada de un importante grado de autonomía política ¨.

LAS EMPRESAS, INSTITUCIONES , GREMIOS Y OTROS ORGANISMOS SOCIALES

1.8 ENTIDAD ¨Una entidad puede ser pública o privada y esta bajo el régimen de su estatuto, puede se una dependencia ministerial, una empresa estatal o privada, o un servicio publico determinado¨.

LAS EMPRESAS, INSTITUCIONES , GREMIOS Y OTROS ORGANISMOS SOCIALES

1.9 ORGANISMO ¨Conjunto de oficinas, dependencias o empleos que forman un cuerpo o una institución dedicados a un fin determinado¨.

2. OBJETIVOS DE LAS EMPRESAS O INSTITUCIONES

2.1 ECONÓMICO:  Utilidades,  Inversionistas,

 Acreedores. 2.2 SERVICIO:  Oferta de acuerdo a las necesidades de los consumidores 2.3 SOCIAL:  Servicio a la comunidad,

 Servicio de responsabilidad social dentro de la empresa  Clima organizacional

LA EMPRESA Y SU PROCESO

1.3 RECURSOS DE LAS EMPRESAS

• RECURSOS HUMANOS • Mano de obra no calificada • Mano de obra semi calificada • Mano de obra calificada • Mano de obra técnica • Mano de obra profesional

• RECURSOS TECNOLOGICOS

• RECURSOS ECONOMICOS • Capital propio • Capital ajeno

• Adquisición de conocicmientos • Desarrollo y capacitación • Transferencia de tecnología

LA EMPRESA Y SU PROCESO

• RECURSOS MATERIALES • • • • • • •

Terreno Edificio Maquinarias Bienes Muebles Materia Prima Vehículos Otros

• RECURSOS LOGÍSTICOS • • • • •

Bienes Servicios Humanos Financieros Otros

UNIDAD IV PRINCIPIOS ADMINISTRATIVOS GENERALES PARA EMPRESAS E INSTITUCIONES (propuesta de Víctor Reinoso C.)

1. PRINCIPIO DE AUTORIDAD Y RESPONSABILIDAD

 Poder de mandar y hacerse obedecer  Autoridad formal  Autoridad informal  Responsabilidad

PRINCIPIOS ADMINISTRATIVOS GENERALES PARA EMPRESAS E INSTITUCIONES (propuesta de Víctor Reinoso C.)

2. PRINCIPIO DE DIVISION DEL TRABAJO

 Se produce por el aumento del tamaño de la Empresa o Institución  Delegación de funciones  Delegación de Autoridad y responsabilidad

 Estructuración de la empresa  Especialización

PRINCIPIOS ADMINISTRATIVOS GENERALES PARA EMPRESAS E INSTITUCIONES (propuesta de Víctor Reinoso C.)

3. PRINCIPIO DE UNIDAD DE MANDO

 El empleado o trabajador debe obedecer ordenes de un solo jefe (jefe inmediato superior)  Cuando no se cumple con esto se rompe las relaciones humanas

PRINCIPIOS ADMINISTRATIVOS GENERALES PARA EMPRESAS E INSTITUCIONES (propuesta de Víctor Reinoso C.)

4. PRINCIPIO DE DIRECCION

 Nombrar un solo jefe para un departamento o proyectos  Cuando existen dos o mas personas como jefes eso es una ¨monstruosidad ¨

PRINCIPIOS ADMINISTRATIVOS GENERALES PARA EMPRESAS E INSTITUCIONES (propuesta de Víctor Reinoso C.)

5. PRINCIPIO DE ORDEN

 Un lugar para cada cosa y cada cosa en su lugar  Un lugar para cada persona y cada persona en su lugar

PRINCIPIOS ADMINISTRATIVOS GENERALES PARA EMPRESAS E INSTITUCIONES (propuesta de Víctor Reinoso C.)

6. PRINCIPIO DE JUSTICIA O EQUIDAD

 El trato a las personas debe ser equitativo : amigos y opositores  No dar preferencia por asuntos políticos , amistades , compadrazgos, etc..

PRINCIPIOS ADMINISTRATIVOS GENERALES PARA EMPRESAS E INSTITUCIONES (propuesta de Víctor Reinoso C.)

7. PRINCIPIO DE ESPIRITU DE GRUPO

 Integración grupal positiva  Integración grupal negativa  Trabajos en grupos  Interés general sobre el interés particular

PRINCIPIOS ADMINISTRATIVOS GENERALES PARA EMPRESAS E INSTITUCIONES (propuesta de Víctor Reinoso C.)

8. PRINCIPIO DE MOTIVACION

 Reconocimiento por trabajos cumplidos (individual o grupal)  Reconocimiento por escrito o verbal  Reconocimiento económico  Reconocimiento publico

PRINCIPIOS ADMINISTRATIVOS GENERALES PARA EMPRESAS E INSTITUCIONES (propuesta de Víctor Reinoso C.)

9. PRINCIPIO DE CREATIVIDAD

 Reconocimiento por nuevas iniciativas  Dejar desarrollar las iniciativas  Considerar a toda persona: inteligente , capaz e idónea

PRINCIPIOS ADMINISTRATIVOS GENERALES PARA EMPRESAS E INSTITUCIONES (propuesta de Víctor Reinoso C.)

10. PRINCIPIO DE COMPORTAMIENTO

 Conocer al colérico  Conocer al apasionado  Conocer al nervioso  Conocer al sentimental  Conocer al apático

PRINCIPIOS ADMINISTRATIVOS GENERALES PARA EMPRESAS E INSTITUCIONES (propuesta de Víctor Reinoso C.)

11. PRINCIPIO DE AMOR Y PASION  Amor sublime ( Dios – padres)  Todo lo que se haga con verdadero amor lo conseguirás  Quien confía en si mismo , da amor a los demás  Quien ama , es atractivo, magnético ( atrae) , pasión  Para alcanzar la pasión debe amar y servir a la comunidad, ayudar a cumplir las aspiraciones de otros

UNIDAD V 1. QUIENES ADMINISTRAN LAS EMPRESAS O INSTITUCIONES ¨Las Empresas o Instituciones son administradas por todas las personas que tienen bajo su

responsabilidad dirigir Recursos Humanos¨ 1.1 PERSONAS NATURALES:

1.2 PERSONAS JURIDICAS :



Dueños



Constitución del estado



Propietarios



Ley de Compañías



Gerentes



Ley de Artesanos



Otros



Ley Orgánica de la Economía Popular y Solidaria y del Sector Financiero Popular y Solidario



Código de Organización Territorial, Autonomía y Descentralización (COOTAD)



Ley Orgánica de Empresas Publicas



Ley Orgánica de Educación Superior



Otros

QUIENES ADMINISTRAN LAS EMPRESAS O INSTITUCIONES

2. ¿CON QUE NOMBRES SE CONOCE A LOS ADMINISTRADORES?

 Dueño del negocio  Propietario del negocio

 Gerente  Jefe  Director  Administrador  Presidente  Líder  Coordinador

UNIDAD VI LA GERENCIA Y EL PROCESO ADMINISTRATIVO

(APLICACION DEL PROCESO ADMINISTRATIVO)

LAS FUNCIONES FUNDAMENTALES O BASICAS DE LOS ADMINISTRADORES 1. PREVISION ¿Qué voy hacer? • 1. PROPÓSITO (IDEA) • Industria • Comercio • Servicio

• 2. INVESTIGACIÓN • Cuestionarios • Entrevista • Observación de trabajo

• 3. CURSOS ALTERNATIVO DE ACCIÓN • Seleccionar una alternativa (negocio)

V I S I O N

LAS FUNCIONES FUNDAMENTALES O BASICAS DE LOS ADMINISTRADORES 2. P L A N I F I C A C I O N ¿Qué se va hacer? OBJETIVO: representa lo que espera alcanzar en el futuro – META -FIN

POLÍTICA: guía – camino – orientación – acción y efecto PROCEDIMIENTO – métodos: serie de labores concatenadas – manera de ejecutar un trabajo PROGRAMAS: conjunto de objetivos, políticas, procedimiento / fecha inicial y final COSTOS / PRESUPUESTO: plan de acción financiera / costos de programas Estrategia: FODA –DOFA / constituye un programa general para alcanzar los objetivos y poner en practica la misión TÁCTICA: Experiencia – habilidades y destrezas que apoyan a la estrategia en la toma de decisiones CONTROL: retroalimentación (feedback)

M I S I O N

LAS FUNCIONES FUNDAMENTALES O BASICAS DE LOS ADMINISTRADORES 3. O R G A N I Z A C I Ó N ¿Cómo se va hacer? a. Estructuras:

b. Sistema operativo:

Organigrama: estructural – funcional -personal

Métodos: forma o manera de hacer las cosas

Niveles de jerarquía: directivo – ejecutivo – auxiliar –operativo asesoría

Procedimientos: pasos a ejecutarse de las actividades

Funciones departamentales : funciones departamentos unidades

Manuales: guía autorizada que sirve complemento de los organigramas – guía para orientar las actividades de una empresa

Puestos y actividades: funciones a tareas de cada puesto de trabajo

Instructivos: son partes que refuerzan a los reglamentos o actividades especificas

LAS FUNCIONES FUNDAMENTALES O BASICAS DE LOS ADMINISTRADORES 4. I N T E G R A C I O N ¿Con qué se va hacer? 1. ADMINISTRACION DE RECURSOS HUMANOS a. Requerimiento de recursos humanos: Reclutamiento Selección Examen medico Inducción Clasificación Adiestramiento Capacitación Desarrollo ( Individual y organizacional)

b. psicología organizacional ( Conducta -¨Comportamiento del hombre, en el puesto de trabajo ; en las empresas o instituciones¨) 2. ADMINISTRACIÓN DE COSAS Y BIENES

Materiales Económico Tecnológico Logístico

LAS FUNCIONES FUNDAMENTALES O BASICAS DE LOS ADMINISTRADORES 5. D I R E C C I O N ¿Ver que se haga?

Comunicación

Estilos de dirección

Delegación

Motivación

Liderazgo

LAS FUNCIONES FUNDAMENTALES O BASICAS DE LOS ADMINISTRADORES 6. CONTROL ¿Cómo se ha realizado?

• Inspección (Colegio, Policía)

• Supervisión (Instructor, Asesor)

• Evaluación (Ley Org. Del Ser. Publico) (Código de trabajo) (Ley Org. Educación Superior)

• Seguimiento (para mejorar)

LAS FUNCIONES FUNDAMENTALES O BASICAS DE LOS ADMINISTRADORES 7. COORDINACION ¿Quién, Quienes han realizado? Sincronización de actividades Relaciones Humanas Relaciones Públicas

Creatividad Espíritu empresarial

8.CUADRO RESUMEN DEL PROCESO ADMINISTRATIVO

PREVER

PLANIFICAR

ORGANIZAR

INTEGRAR

DIRIGIR

CONTROLAR

TECNICO

LOGISTICO

PARA USAR EFICIENTEMENTE LOS RECURSOS DE LA EMPRESA

HUMANO

MATERIAL

ECONOMICO

PARA CUMPLIR CON LOS OBJETIVOS DESEADOS POR LAS EMPRESAS, INSTITUCIONES ,ONG

COORDINAR

UNIDAD VII LA CONDUCTA O COMPORTAMIENTO DE LAS PERSONAS EN EN LAS EMPRESAS E INSTITUCIONES

1. LOS HOMBRES TRIUNFADORES ( EXITOSOS)

 Procreación del hombre

LA CONDUCTA O COMPORTAMIENTO DE LAS PERSONAS EN EN LAS EMPRESAS E INSTITUCIONES

2. HOMBRES EXITOSOS EN EL MUNDO ¨JESUS¨ (Belén – Judea)

¨MAHATMA GANDHI¨ (Mahatma = Alama Grande) (Nombre propio Mohandas Karamchand Gandhi) (India)

¨LUIS NOBOA NARANJO¨ (Ecuador)

LA CONDUCTA O COMPORTAMIENTO DE LAS PERSONAS EN EN LAS EMPRESAS E INSTITUCIONES

3. MUJERES EXITOSOSAS EN EL MUNDO ¨ MADRE TERESA DE CALCUTA¨ (Agnes Gonxha Bojaxhiu) (Albanesa – India) Fundadora de la Orden de las Misioneras de la Caridad Premio Nobel dela Paz - 1979

¨RIGOBERTA MENCHU¨ (Guatemala) Premio Nobel de la Paz -1992

¨LOURDES TIBAN ¨ (Ecuador)

4. PERFILES O CUALIDADES QUE DEBEN REUNIR LAS PERSONAS EN LAS EMPRESAS E INSTITUCIONES

Motivadores

Determinantes Planificadores

GG

Innovadores

FF

DSDAD

Lo que se desea

Ambiciosos Competentes

Creadores

Organizadores

Imparciales

Don de gentes

Líderes

Positivos

Responsables

Comprensivos

Equilibrados

Conservadores

Observadores

Profesionales

Confidentes

Calidad humana

Saber escuchar

Persistentes

Agradables

Colaboradores

PERFILES O CUALIDADES QUE DEBEN REUNIR LAS PERSONAS EN LAS EMPRESAS E INSTITUCIONES

JJ

j

j

Lo que NO se desea

Chismosos

Carácter ogros

Dejados

Negativos

Mal genios

Problemáticos

Peleones

Que se quieran ellos mismos

Mentirosos

Necios

Testarudos

Ociosos

Irracionales

Incomprensibles Disociadores

5. - 15 Características de un empleado Triunfador 1. Ser experto (conocimiento)

7.Aprender constantemente (capacitación)

2. Contacto con otros conocimientos

8.Perseverancia

3. Luchar por un objetivo común

9.Dominar otro idioma

4. Grado de motivación

5. Nuevos y mejores desarrollar el trabajo

métodos

6. Crecer profesionalmente oportunidades de desarrollo)

para

10.Disfrutar lo que esta haciendo 11.Aplicar relaciones interpersonales

(buscar 12.Saber comunicar 13. Ser creativo 14.Saber escuchar 15. Administrar su tiempo

Secretarias Gerenciales ¡..TRIUNFADORAS..! No escuches a los mediocres que te dicen ¡.. NO SE PUEDE.. !

Solo escucha a los optimistas que te dicen ¡.. AVANZA, TU PUEDES..!

UNIDAD VIII LA SECRETARIA GERENCIAL Y LA ORGANIZACIÓN ESTRUCTURAL DE LAS EMPRESAS E INSTITUCIONES 1. LA ORGANIZACIÓN El término organización, viene del griego ¨ORGANON¨, que significa INSTRUMENTO, de hecho es un INSTRUMENTO QUE SIRVE PARA ORGANIZAR UNA EMPRESA O INSTITUCIÓN  La organización es un producto humano y como tal , nunca será perfecta pero si perfectible  Toda organización debe estar encaminada a un fin  Organizar por organizar no tiene sentido

LA SECRETARIA GERENCIAL Y LA ORGANIZACIÓN ESTRUCTURAL DE LAS EMPRESAS E INSTITUCIONES

2. DEFINICIONES DE ORGANIZACION

¨La Organización es un esquema de responsabilidades, es el armazón dentro del cual y mediante el cual se puede llevar a cabo el proceso administrativo en forma efectiva¨ (Brech) ¨ La organización es una función que consiste en determinar cuales son las actividades necesarias para cualquier propósito, disponiéndolas en grupos que pueda asignarse a individuos¨ (Urwick)

LA SECRETARIA GERENCIAL Y LA ORGANIZACIÓN ESTRUCTURAL DE LAS EMPRESAS E INSTITUCIONES

DEFINICIONES DE ORGANIZACION ¨La Organización es la estructuración técnica de las relaciones que deben existir entre las funciones , niveles y actividades de los elementos humanos y materiales de un organicismo social , con el fin de lograr su máxima eficiencia en la realización de planes y objetivos señalados¨ (Agustín Reyes Ponce)

¨La organización es el ordenamiento de los recursos de las empresas e instituciones para lograr los objetivos propuestos¨ (Víctor Reinoso)

LA SECRETARIA GERENCIAL Y LA ORGANIZACIÓN ESTRUCTURAL DE LAS EMPRESAS E INSTITUCIONES

3. OBJETIVOS DE LA ORGANIZACIÓN Economía de Personal .

Evitar gastos/disponer el numero exacto de personas en cada unidad/no significa reducir personal/ reubicación de personal de acuerdo a sus conocimientos

Economía de materiales. No entender como que se requiere adquirir materiales baratos /

Economía de maquinas y equipo.

Se dan de acuerdo a los requerimientos de la

empresa/

Economía de espacio.

Los espacios físicos deben estar de acuerdo al numero de maquinarias , personas, etc. de requerimiento de la empresa, que será determinado por la logística

Reducción de imprevistos . Es equivalente al termino contable de imprevistos, para evitar esto debe mantenerse logísticamente lo que se requiere para el proceso de trabajo

Economía de tiempo.

¨el tiempo es oro¨, por ende los ejecutivos deben procurar que todas las cosas se realicen de acuerdo a los cronogramas establecidos por la empresa y el ordenamiento lógico delos equipos y materiales

Otros , mantenimiento

equipos , maquinas, vehículos , etc.

LA SECRETARIA GERENCIAL Y LA ORGANIZACIÓN ESTRUCTURAL DE LAS EMPRESAS E INSTITUCIONES 4. PRINCIPIOS DE LA ORGANIZACIÓN a. ANALISIS DEL OBJETIVO ( qué – cómo – cuándo – dónde - quién y por qué )

b. DIVISION DEL TRABAJO Delegación de autoridad, responsabilidad, funciones, estructuras, etc. c. COORDINACION A mas de los sub elementos de la coordinación, tomar en cuenta: la forma, el tiempo y el lugar; para lograr la coordinación eficientemente se requiere aplicar unas buenas relaciones humanas ; significa sincronización de actividades

d. DELEGACION DE AUTORIDAD La dirección, no puede ser facultad exclusiva de una sola persona: delegación de funciones, limitar la autoridad, evitar conflictos, desordenes, etc. La delegación de autoridad debe estar en equilibrio con la responsabilidad e inversamente

e. CONTROL A mas de los sub elementos del Control, (inspección, supervisión , evaluación) es comprobar la ejecución como se ha planificado y se ha organizado: personal, producción, finanzas, ventas, etc.

LA SECRETARIA GERENCIAL Y LA ORGANIZACIÓN ESTRUCTURAL DE LAS EMPRESAS E INSTITUCIONES

PRINCIPIOS DE LA ORGANIZACIÓN f. ESTABLECIMIENTO DE DOCUMENTACION ADECUADA Documentación de acuerdo al requerimiento con precisión, a fin de evitar desperdicios de materiales. Sirve para realizar tramites mediante ordenes o instrucciones, controlar informes, etc. (control de ingresos, egreso, facturas , memorándums, recibos, oficios, etc.) g. SIMPLIFICACION (de todo tipo de actividades) Estar de acuerdo con el avance de la tecnología Satisfacer las necesidades de los clientes Cambios de diseños, tamaños, calidades, uso de materia prima de calidad, maquinaria, métodos de fabricación, etc. (las computadores eran inmensas, ahora son sumamente pequeñas)

h. ESTANDARIZACION Crear hábitos que faciliten la ejecución, disminución de los costos, buscar mayores rendimientos de las inversiones, ahorrar tiempo, dinero, evitar elevación de costos (ejm.) Un Trabajador , trabaja 8 horas, gana $. 300, produce 100 pares/ Un Trabajador, trabaja 8 horas, gana $. 300, produce 90 pares, /Un Trabajador , trabaja 8 horas, gana $. 300, produce 80 pares

LA SECRETARIA GERENCIAL Y LA ORGANIZACIÓN ESTRUCTURAL DE LAS EMPRESAS E INSTITUCIONES

PRINCIPIOS DE LA ORGANIZACIÓN i. INSTRUCTIVOS Elaboración de instructivos, de conformidad con el Reglamento interior de la empresa o institución, sujetándose de conformidad con el Código de Trabajo, Ley Orgánica de Servicio Publico , Estatuto, etc., que pueden ser generales, específicos y colaterales j. CUADROS Y GRAFICOS Reforzar informes ejecutivos con cuadros y gráficos de mil palabras y que representa toda la parte teórica en un solo gráfico)

( un gráfico habla por mas

LA SECRETARIA GERENCIAL Y LA ORGANIZACIÓN ESTRUCTURAL DE LAS EMPRESAS E INSTITUCIONES

5. ESTRUCTURAS ADMINISTRATIVAS (Tipos o modelos de organización )

Conocidas también como tipos o modelos, a través de los cuales se pueden desarrollar sistemas de organización Se determina las relaciones entre los diversos niveles de jerarquías dentro de las empresas o instituciones

Ninguno de estos tipos se pueden adoptar en forma pura o absoluta, estarán de acuerdo con sus peculiaridades o requerimientos administrativos

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5.1 TIPOS DE ESTRUCTURAS 5.1.1 ORGANIZACIÓN LINEAL , VERTICAL O MILITAR

ORGANIZACIÓN LINEAL , VERTICAL O MILITAR

VENTAJAS a. b. c. d.

e. f. g. h. i.

Sencillo y claro. ( empresa familiar , microempresa) No hay conflictos de autoridad ni fugas de responsabilidad Se facilita la rapidez de acción. Se crea una firme disciplina (cada jefe adquiere toda su autoridad, ya que para sus subordinados es el único que la posee). Es más fácil y útil en la pequeña empresa. Simplicidad por tener un solo jefe. Se delimita concretamente la autoridad y la responsabilidad Mayor facilidad para imponer la disciplina. Mayor facilidad al jefe de entrenarse en su trabajo por ser mas limitado

ORGANIZACIÓN LINEAL , VERTICAL O MILITAR

DESVENTAJAS a. Se carece de la especialización. b. No hay flexibilidad para futuras expansiones. c. Es muy difícil capacitar a un jefe para supervisar en todos los aspectos que debe coordinar. d. Falta de cooperación entre los jefes de grupo. e. Hay peligro de autocracia, impidiendo a los jefes la iniciativa de los subalternos. f. Se pone excesiva confianza en la habilidad de los jefes. g. Pueden suscitarse rivalidades entre los jefes.

LA SECRETARIA GERENCIAL Y LA ORGANIZACIÓN ESTRUCTURAL DE LAS EMPRESAS E INSTITUCIONES

TIPOS DE ESTRUCTURAS

5.1.2 ORGANIZACIÓN LINEAL CON STAFF

ORGANIZACIÓN LINEAL CON STAFF

VENTAJAS a. Parece ser el más conveniente para las empresas en lo general, pues conserva muchas ventajas de tipo militar y elimina muchos de sus inconvenientes. b. Introduce consejo mediante investigaciones y recomendaciones técnicas, pero retiene indivisa la autoridad de los jefes verticales ejecutivos. c. Se agrega flexibilidad al organismo, utilizando consejeros que complementen la labor de los jefes verticales, sin eliminar la autoridad del tipo militar. d. La función de los especialistas es instruir acerca de los principios bá-sicos y métodos particulares de organización, así como vigilar su observancia e. Se aplica el principio de la división del trabajo en su fase fundamental ósea segregando la función de pensar de la tarea de obrar, pudiendo seleccionarse el personal de acuerdo con sus características individuales de introversión o extraversión. f. Existen mayores posibilidades de estudiar y corregir los defectos existentes en las relaciones departamentales. g. Se mejoran los métodos de administración pues los consultores están mejor dispuestos a aceptar los adelantos y novedades de la técnica, que los ejecutivos. h. Por su conexión con los consultores, existen oportunidades para los ejecutivos de ampliar sus conocimientos.

ORGANIZACIÓN LINEAL CON STAFF

DESVENTAJAS a. Los consultores hacen recomendaciones y los ejecutivos dan órdenes existiendo el peligro de que el personal confunda la naturaleza de las unas con el de las otras. b. La intervención de los consultores puede servir de pretexto a los ejecutivos para declinar responsabilidades. c. Puede haber tendencias por parte de los consultores a extralimitarse dando órdenes, y por parte del personal a darles a dichos consultores más importancia que a su jefe vertical. d. De ello puede derivase conflictos de autoridad creándose rivalidades e. entre ambas clases de jefes. f. Si los ejecutivos se sujetan estrictamente a SU tarea de obrar, haciendo a un lado la de pensar, puede apropiarse su actuación, así como las relaciones con los subalternos. g. Puede surgir el desaliento entre los consultores cuando sus estudios, cuidadosamente preparados y claramente expuestos, no se toman en cuenta ni son debidamente apreciados por los ejecutivos

LA SECRETARIA GERENCIAL Y LA ORGANIZACIÓN ESTRUCTURAL DE LAS EMPRESAS E INSTITUCIONES

5.1 TIPOS DE ESTRUCTURAS 5.1.3 ORGANIZACIÓN FUNCIONAL, DEPARTAMENTAL O DE TAYLOR

ORGANIZACIÓN FUNCIONAL, DEPARTAMENTAL O DE TAYLOR

VENTAJAS a. Tal división de funciones hace más efectiva la apreciación del esfuerzo del personal. b. Por ello pueden determinarse e imponerse estándares. c. Se promueve la mayor eficiencia personal. d. Es posible el empleo del personal no calificado. e. Se promueve la cooperación. f. Los casos de emergencia los pueden resolver los subalternos, g. Se limitan los errores de un solo jefe. h. La desaparición de un jefe funcional no tiene la misma trascendencia que la de uno vertical i. Una sección puede depender de uno o varios departamentos.

ORGANIZACIÓN FUNCIONAL, DEPARTAMENTAL O DE TAYLOR

DESVENTAJAS a. b. c. d. e. f. g.

Se requieren instrucciones y cartillas definidas. Su implementación y mantenimiento son más costosos, Hay dificultad en forzar el aprendizaje. La disciplina es más débil. La coordinación es más difícil por la división de autoridad. La exactitud se obtiene a costa de la rapidez No es fácil desarrollar ejecutivos completos

LA SECRETARIA GERENCIAL Y LA ORGANIZACIÓN ESTRUCTURAL DE LAS EMPRESAS E INSTITUCIONES

5.1 TIPOS DE ESTRUCTURAS 5.1.4 ORGANIZACIÓN POR COMITES

ORGANIZACIÓN POR COMITES

VENTAJAS a. Puede llegarse a las mejores decisiones en los problemas administrativos, previa su discusión entre varias personas. b. Las decisiones tienen un aspecto impersonal y son de mayor fuerza que las emanadas de un solo individuo, pues éstas en ocasiones producen resentimiento si son expuestas con falta de tacto. c. Como en el seno de las juntas se tratan necesariamente asuntos que abarcan varios departamentos, hay mayores posibilidades de coordinación y de fomentar el espíritu de cooperación. d. No siendo las decisiones consecuencia del criterio de una sola persona sino de un grupo que las expone de acuerdo con precedentes determinados, la política general de !a empresa se desarrolla en forma más estable e. Por el estudio de la generalidad de los problemas de la empresa y la forma de tomar sus acuerdos, el comité es un medio propicio para la pre-paración y entrenamiento de jefes ejecutivos.

ORGANIZACIÓN POR COMITES

DESVENTAJAS a. Las desventajas solo pueden hallarse en ¡os comités por ejecutivos, como regia general, pues la disparidad de criterios son los menos capacitados para ejecutar. b. Las decisiones se toman por transacción entre varias personas o sea con promedio de juicios, prevaleciendo este en algunos casos sobre el criterio de algún funcionario experimentado y con conocimiento de causa, a quien aplasta la mayoría. c. No se crea un sentido de responsabilidad personal, el cual siempre es un freno que evita se tomen resoluciones poco meditadas. d. Los comités cuando son ocasionales, ocupan el tiempo generalmente valioso de los ejecutivos.

LA SECRETARIA GERENCIAL Y LA ORGANIZACIÓN ESTRUCTURAL DE LAS EMPRESAS E INSTITUCIONES

5.1 TIPOS DE ESTRUCTURAS 5.1.5 ORGANIZACIÓN MATRICIAL (POR PROYECTOS, POR PROGRAMAS)

ORGANIZACIÓN MATRICIAL (POR PROYECTOS, POR PROGRAMAS)

VENTAJAS

a. Los ejecutivos del proyecto determinan "que" es lo que hay que hacer y "cuándo" y el jefe de la unidad decide " como" y "quien" ha de hacerlo. b. Es una herramienta que da una gran flexibilidad en el uso de los recursos humanos calificados c. La dirección está centrada en el objetivo.

DESVENTAJAS

a. Muchas veces los gerentes del proyecto tienen autoridad delegada del más alto jefe común, lo que conduce a conflictos de autoridad que perjudica el logro del objetivo. b. La autoridad para dirigir las actividades del proyecto se transfiere a los jefes de unidades cuya labor no es exclusiva para el proyecto, hace que surjan con frecuencia problemas de prioridad al interior de las unidades permanentes, las que pueden afectar a los resultados en el tiempo previsto.

UNIDAD IX LOS ORGANIGRAMAS

SE LOS CONOCE COMO: Cartas de organización  Diagramas de organización Cartograma Cuadro jerárquicos Cuadro de organización

LOS ORGANIGRAMAS

9.1 DEFINCION DE ORGANIGRAMAS

Es la representación gráfica que muestra la estructura orgánica interna , de la organización formal e informal de una empresa u organismo social, sus relaciones, sus niveles de jerarquía, las las principales funciones departamentales, líneas de autoridad y responsabilidad que se desarrollan en un ente social (Víctor Reinoso)

LOS ORGANIGRAMAS

9.2 ORGANIGRAMAS MAS UTILIZADOS EN EL ECUADOR

Existen diversas tipologías de elaboración de ORGANIGRAMAS, pero los más usados en el Ecuador son:

Por su Objeto o Contenido

LOS ORGANIGRAMAS

a. ORGANIGRAMAS ESTRUCTURALES  Representan la estructura interna de una empresa, Institución u organismo social

 Es el esqueleto de la empresa  Es la radiografía de la empresa  Se puede representar en forma SINTÉTICA, Lo más importante de la empresa (Unidades principales)  En forma ANALÍTICA ( todos las unidades de la empresa con sus divisiones)

LOS ORGANIGRAMAS

ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL DE LA EMPRESA INDUSTRIAL XYZ CIA. LTDA.

LOS ORGANIGRAMAS

b. ORGANIGRAMAS FUNCIONALES 

Se utiliza el mismo ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL como base, pero se determina las funciones de cada unidad



En ningún caso las funciones de las personas Ej.: ORGANIGRAMA FUNCIONAL DE LA ESCUELA SUPERIOR POLITÉCNICA DE CHIMBORAZO( ESPOCH)

Funciones del Consejo Politécnico

Las funciones del Rectorado, no del Rector Las funciones del Departamento Financiero, no del Director Financiero

LOS ORGANIGRAMAS

ORGANIGRAMA FUNCIONAL DE LA COOPERATIVA DE AHORRO Y CREDITO ¨X¨LTDA.

LOS ORGANIGRAMAS

c. ORGANIGRAMA DE POSICION DE PERSONAL 

Solo se realiza desde las personas que tienen sueldo y no de aquellos que perciben dietas Ej. Consejo universitario / NO Junta Accionistas / NO Directorio / NO Directiva /NO



Solamente a partir de Rector Gerente Presidente de la Republica



Estos organigramas se determinan El número de personas El sueldo que perciben, en cada unidad administrativa Sirven para realizar análisis de presupuestos



No es recomendable exhibir, por las críticas

LOS ORGANIGRAMAS

ORGANIGRAMA DE POSICION DE PERSONAL

LOS ORGANIGRAMAS

9.3 ALGUNOS CRITERIOS PARA ELABORAR ORGANIGRAMAS a. El organigrama elaborado debe ser de utilidad, práctico, no complejo. b. Que sea real y auténtico, es decir que sea fiel reflejo de las jerarquías existentes. c. Que sea divulgado y conocido por todos los componentes de la empresa e incluso ajenas a la misma, tales como clientes, proveedores, etc. d. Que esté actualizado e. Primero se deben crear los puestos de trabajo, después se adaptan las personas a estos puestos de trabajo, y nunca lo contrario. f. Que se tenga en cuenta para promocionar los ascensos. g. Que se tenga en cuenta, cuando aparezcan nuevas funciones a desarrollar en la empresa. h. En el organigrama deben figurar las funciones, no el nombre de los puestos que aparecen.

9.4 REGLAS O PASOS PARA ELABORAR LOS ORGANIGRAMAS

9.4.1 IDENTIFICACION  Se debe colocar en la parte superior del organigrama el nombre completo del ORGANIGRAMA o unidad administrativa que se elabora  Las siglas de la razón social se las ubica al lado del nombre de la Empresa Ejemplos : Organigrama Estructural de la Escuela Superior Politécnica de Chimborazo ¨ESPOCH¨ Organigrama Funcional de la Universidad Técnica de Ambato ¨UTA¨ Organigrama de Posición de Personal de la Empresa Multiactiva Cía. Ltda. Organigrama Estructural del Departamento Financiero de la Escuela Superior Politécnica de Chimborazo ¨ESPOCH¨

REGLAS O PASOS PARA ELABORAR LOS ORGANIGRAMAS

9.4.2 USO DE RECTANGULOS  No es saludable utilizar figuras geométricas que a. FIGURAS GEOMETRICAS pueden confundir o no se logran escribir en su interior

NO SI

REGLAS O PASOS PARA ELABORAR LOS ORGANIGRAMAS

TAMAÑO DE LOS RECTANGULOS 

b. DIMESION DE LOS RECTANGULOS

DIRECTIVO

El tamaño representan los niveles de Jerarquías y debe tener en su elaboración armonía

Junta de Accionistas Directorio

20 cm 19 cm

EJECUTIVO

Gerente Sub Gerente

18 cm 17 cm

AUXILIAR

Secretaria,Financiero,Biblioteca

16 cm

OPERATIVO

Producción , ventas, cobranzas

15 cm

ASESORIA

asesores

14 cm

REGLAS O PASOS PARA ELABORAR LOS ORGANIGRAMAS

 Los rectángulos deben tener las mismas dimensiones por Niveles Ejm: contador o c. OBSERVACIONES financiero, secretaria, si es de 18 cm, todos deben tener 18 cm ( no pueden variar)  Se debe ubicar solo color negro, para representar las unidades, debe ser lo más simple y no colocar colores porque daña el objetivo de los organigramas y fisonomía

REGLAS O PASOS PARA ELABORAR LOS ORGANIGRAMAS

9.4.3 USO DE LINEAS

CONTUNUA. Determinan las relaciones directas que existen entre las distintas unidades administrativas. Deben ser ligeramente acentuadas para distinguir los canales de mando ( autoridad y responsabilidad)

LINEA PUNTEADA. Representa las relaciones especiales entre dos unidades u organizaciones, generalmente se representan las coordinaciones con organismos que forman parte de la dependencia que se la representa como: Comisiones y Comités

REGLAS O PASOS PARA ELABORAR LOS ORGANIGRAMAS

USO DE LINEAS

LINEA DE ASESORIA. Se la representa con una línea fina y un rectángulo a continuación

LINEA AUXILIAR , ADMINISTRATIVA O DE APOYO . Se la representa por una línea continua y un rectángulo abajo

REGLAS O PASOS PARA ELABORAR LOS ORGANIGRAMAS

9.4.4. NIVELES DE JERAQUIAS Deben representarse claramente los niveles de jerarquía como son Como característica especial se debe trabajar en forma de BLOQUES todos los organigramas para identificar los niveles de jerarquías

BLOQUES

5. ASESOR

1. DIRECTIVO O LEGISLATIVO 2. EJECUTIVO

3. AUXILIAR

4. OPERATIVO

Asamblea General de Socios, Junta de Accionistas, Directorio Presidente, Vicepresidente de la Republica, Gerente, Sub Gerente,, Presidente y Vicepresidente de Gremios Secretaria, Contador, Financiero, Administrativo, Estadística, Biblioteca, Computo, etc. Los que cumplen con el objetivo de la empresa Producción , ventas, Facultades, Vocales de Gremios, Técnico , atención al Cliente

REGLAS O PASOS PARA ELABORAR LOS ORGANIGRAMAS

9.4.5 LEYENDAS  Se debe escribir todo el nombre de la unidad administrativa de preferencia, solo se permite las abreviaciones que nos indica la Gramática Castellana Ejemplos: Departamento Financiero ( Dpto. Financiero) Departamento de Producción ( Dpto. Producción) Estadística (Estad.) Administración (Adm.) Contabilidad ( Cont.)

REGLAS O PASOS PARA ELABORAR LOS ORGANIGRAMAS

9.4.6 CUADRO DE REFERENCIAS a. Se debe ubicar en la parte inferior del organigrama un cuadro pequeño de referencia que tenga armonía con el Organigrama b. El cuadro de referencia es para dar una mayor comprensión de la estructura interna de la empresa

CUADRO DE REFERENCIAS 1. 2. 3. 4. 5.

NIVELES DE JERARQUIAS N. Directivo N. Ejecutivo N. Auxiliar o Apoyo N. Operativo N. Asesoría

CLAVES Autoridad Auxiliar de Dependencias Asesoría Coordinación

ELABORADO

APROBADO

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