El Expediente Continuo de Auditoria

El expediente continuo de auditoria (ECA) o archivo permanente es parte fundamental en la planeación y seguimiento de una auditoria. Una o más carpetas u otro medio de almacenamiento, en forma física o electrónica, que contienen los registros que comprenden la documentación de auditoria para un trabajo específico. El archivo permanente de auditoría contiene aquellos papeles de trabajo que conservan su importancia por un periodo de tiempo más o menos largo y hacen referencia a la información general necesaria para el conocimiento de la entidad auditada El objetivo principal de preparar y mantener un archivo a rchivo permanente es el de tener disponible dispo nible la información que se necesita en forma continua tener que reproducir esta información cada año.

Documentar la auditoria sirve para: 

Planear y desempeñar la auditoria

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Dirigirla y supervisarla

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Tener registro de los asuntos importantes para futuras auditorias

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Facilitar revisiones e inspecciones de control de calidad

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Facilitar las inspecciones externas

Información y evidencia relativa al periodo contable actualmente en revisión, cuyo objetivo es soportar las opiniones y declaraciones incluidas en el reporte de auditoria. • Información de importancia continua que puede ser actualizada en cada auditoria • Información que normalmente no cambia de un año a otro y que por lo tanto, no requiere

ser duplicada.

Objetivos que cumple el archivo permanente: 

Refrescar la memoria del auditor acerca departidas aplicables apl icables en un periodo de varios años.

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Proporcionar a los nuevos miembros del cuerpo de auditores, un breve sumario de las políticas y de la organización del cliente.

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Conservar los papeles de trabajo correspondientes a partidas que muestren relativamente poco o ningún cambio, eliminando consecuentemente, la necesidad de su preparación año tras año.

Información contenida en el archivo permanente Extracto del acta constitutiva de la empresa Catálogo de cuentas, manuales de procedimiento políticas contables establecidas. Contratos de arredramientos, participación de utilidades y bonificaciones. Graficas de organización y alcance de la autoridad y responsabilidad de los funcionarios. Extracto del acta de la asamblea de accionistas Análisis de cuentas (terrenos, capital social, pasivo a largo plazo) Toda esta información deberá ser cuidadosamente conservada por el auditor en el archivo  permanente, de tal manera que pueda evitar una innecesaria repetición de trabajo durante auditorias subsecuentes. • Para que el archivo permanente cumpla con su objetivo, debe ser actualizado durante cada auditoria, se deberá tener un índice adecuado para permitir una rápida referencia. El proceso de integración del expediente continuo de auditoría se inicia desde la etapa de  planeación de la auditoría, al obtener información general sobre las características dela organización, funciones, procesos, sistema legal, fiscal y de información Además de la información anterior, deben incorporarse tanto los objetivos de la auditoría como el programa específico de revisión, el marco conceptual y el cronograma de actividades. Independiente a las necesidades de cada organización, se sugiere:   

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• Planear con oportunidad el lugar de conservación durante el tiempo que sea necesario • Implantar políticas y procedimientos para un mejor orden y salvaguardia de los papeles de

trabajo • Elaborar una cédula que indique las diferentes secciones de su contenido • Integrar la información en secuencia cronológica conforme esta se va recopilando • Utilizar el número de carpetas acorde al c recimiento de la información, tanto en número de

secciones como en volumen

PROCESO DE INTEGRACIÓN DEL EXPEDIENTECONTÍNUO DE AUDITORÍA • Para la conservación de los papeles de trabajo del archivo permanente conviene utilizar una

carpeta que permita su crecimiento, tanto en número de secciones como en volumen. • Al inicio de la carpeta debe existir una cédula que indique las distintas secciones que

comprende, cuya documentación deberá estar ordenada cronológicamente.

SECCIONES DEL EXPEDIENTE CONTÍNUO DE AUDITORÍA O ARCHIVO PERMANENTE. 

Organización

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Actas

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Manuales de organización y procedimientos

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Organigrama

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Objetivos y funciones de la operación

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Descripción de puestos

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Procedimientos

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Antecedentes de la operación

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Historia de la dependencia o entidad

Sistema de información y control 

Formatos y reportes

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Estadísticas

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Análisis FODA

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Sistema legal, fiscal y contable

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Régimen legal

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Régimen fiscal

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Sistema contable

Contratos (copia o extractos) 

Servicios

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Compra

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Arrendamiento

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Financiamiento

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Asistencia técnica

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Comisión

PROPUESTA DE SERVICIOS DE AUDITORÍA En la primera reunión entre el socio auditor y un representante de la empresa interesada en los servicios, deben definirse las expectativas del cliente, sus necesidades e intereses, el perfil de sus operaciones, así como la congruencia de estos elementos en comparación con las dimensiones y capacidad estructural del despacho. También debe establecerse, en su caso, una fecha para que el auditor acuda a las instalaciones de la empresa con el propósito de obtener

la

información

relacionada

con

el

cálculo

de

los

honorarios.

INFORMACIÓN RECABADA ASPECTOS A CONSIDERAR PARA LA PRESENTACIÓN DE UNA PROPUESTA DE SERVICIOS PROFESIONALES Un servicio profesional es toda actividad encaminada a satisfacer alguna necesidad intangible (cuyo satisfactor no sea un bien material) de personas físicas o morales, o ambas. La propuesta de servicios profesionales constituye una oferta de servicios que debe incluir una oferta técnica una oferta económica. OFERTA TÉCNICA: Incluye todas las características relacionadas con los aspectos profesionales del trabajo, por ejemplo: Alcance de la revisión Entendimiento del trabajo a ser desarrollado Responsabilidades en material de informes Informes para propósitos especiales, procedimientos convenidos, requerimientos de información para consolidar en el exterior, requerimientos estatuarios, entre otros. Periodicidad de las revisiones (mensual, trimestral, semestral, entre otros).

OFERTA ECONÓMICA Corresponde a la estimación económica que se ha efectuado por la realización de la auditoría. Aspectos a considerar para la presentación de una propuesta de servicios profesionales: 1. Inicialmente el cliente se comunica a nuestras oficinas requiriendo de nuestros servicios  profesionales y/o por alguna referencia. 2. Después de este primer contacto se hace una cita para conversar de manera personal sobre aspectos a considerar para la presentación de una propuesta de servicios  profesionales, con las personas claves del posible cliente. 3. Aspectos generales necesarios a considerar en la primera entrevista, para iniciar el conocimiento de la entidad. En esta primera entrevista debemos de documentar los aspectos que como mínimo, se presentan a continuación: La información recabada por el auditor a través de las entrevistas y los documentos obtenidos, permite tener la razonable seguridad de que la empresa es auditable; en otros términos, la visita a las instalaciones capacita al auditor para llegar a conclusiones sobre si existen suficientes elementos de control interno para llevar a cabo su examen sobre los estados financieros. Además dicha información también es indispensable para determinar tres factores básicos que respaldan los honorarios que serán propuestos a la empresa:  Número de horas-hombre que se invertirán en la auditoría Dificultad estimada para efectuar la auditoría Cantidad y nivel del personal que será asignado a la auditoría.

PREPARAR UNA PROPUESTA DE SERVICIOS DE AUDITORÍA Tipo de empresa (industrial, comercial, de servicios, banca, seguros, entre otros). Tamaño de la empresa. Unidades operativas (central y agencias o sucursales, distribuidoras, atenciones al público) Sistemas de contabilidad y de control interno.  Número de empleados. Volumen de transacciones con relación a ventas, compras, cheques emitidos, recibos de caja, depósitos a cuentas bancarias, ingresos y salidas de bodega, entre otros.

Observaciones generales de los estados financieros, para definir los componentes más importantes y estimar la inversión de tiempo necesario para su revisión. Definir consideraciones administrativas de auditoría con respecto a toma física de inventarios, arqueos y cortes de caja, entre otros. Definir si se desarrollara el trabajo en una sola visita, en dos, entre otros. Motivo del cambio de auditores. Opinión emitida por los auditores externos en el año anterior. Tipos de informes. Expectativas del cliente con respecto a nuestros servicios. Estimación de las horas a utilizar por la auditoría.