El Encabezamiento y La Comparecencia en La Escritura Publica

 

EL ENCABEZAMIENTO ENCABEZAMIENTO Y LA COMPARECENCIA EN LA ESCRITURA PUBLICA

EL ENCABEZAMIENTO  Como su nombre lo sugiere, es la primera parte de la escritura; es la fórmula legal con la que se empieza la redacción de ella; su elaboración corresponde exclusivamente al notario y consta de lo siguiente:   El número de la escritura: Todas las escrituras públicas deben llevar un número de orden que le corresponda, expresado en letras y cifras. En orden sucesivo durante cada año calendario. Se comienza con el número uno (1) o sea, el de la primera escritura que se autorice al iniciarse el año y termina con el que corresponda a la última escritura otorgada antes de terminarse el año. Es el signo de identificación de cada escritura, junto con la fecha y el lugar. 

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 La fecha y el lugar: El artículo 23 del Estatuto establece: "La escritura se distinguirá con el número de orden que le corresponde expresado en letras y cifras numerales. Se anotarán en el Municipio, Departamento y República, el nombre y apellidos del notario o de quien haga sus veces y el Círculo que delimita su función....."  

La fecha complementa el número de la escritura como medio  para precisarla, tiene a su favor la presunción de autenticidad y es de suma importancia ya que indica el momento en que nacen o se extinguen los derechos u obligaciones.  El lugar de otorgamiento se refiere al Municipio en donde está actuando el notario, indicando a qué Departamento

 

 pertenece y que tanto el Municipio como el Departamento forman parte de la República de Colombia.  Con esta exigencia se pretende confirmar que el notario actuó dentro de los límites territoriales de su competencia ya que ello incide en la eficacia de la escritura.   El notario autorizante: El mismo artículo 23 establece que en la escritura debe expresarse el nombre y apellido del  Notario, con la designación del círculo notarial a que  pertenece. Se ha acostumbrado que la mención del notario autorizante se hace precedida de las palabras: "ANTE MÍ"; y después del nombre y del círculo se anota la comparecencia.  comparecencia.  

Es costumbre indicar en la mayoría de las ocasiones, y cuando el acto o contrato que se lleve a cabo no es de los que la norma nos impone que deba ser directamente ante el notario, como por ejemplo el matrimonio civil por notaría, que se exprese así: “ante el despacho de la notaría xxxxx, cuyo notario titular (o bien “De Carrera”), o notario

encargado es el doctor xxxxxxx. xxxxxxx.  Este requisito es importante, porque es una de las bases en donde reposa la validez de la escritura y su estructura. El encabezamiento entonces contiene los elementos necesarios  para identificar la escritura y precisar su existencia dentro de unos límites de tiempo y espacio.  LA COMPARECENCIA  A nivel notarial, comparecer es un hecho físico, apreciable  por los sentidos -la presencia de alguien-. El notario expresa el hecho de que una o varias personas han comparecido ante

 

él para manifestar su voluntad y dejarla por escrito, para realizar un acto jurídico o perfeccionar un contrato de cuya existencia y autenticidad dará fe el notario, ya sea porque la ley exige esa solemnidad o porque las partes desean revestirla de ella.  Al compareciente, el notario deberá identificarlo para poder dar fe de que quien ante él se atribuye determinado nombre, es la persona que dice ser, la que social y jurídicamente se individualiza con ese nombre.  Este juicio del notario es lo que se llama fe de conocimiento: Dar fe de conocimiento de una persona, es afirmar que el nombre con que esa persona comparece es el verdadero signo individual que le corresponde al sujeto que se lo está atribuyendo. Es la identificación de los otorgantes y el testimonio que de ella da el Notario en el instrumento mismo.  El notario da fe de que las personas, del nombre y apellido que figuran en el acto escriturario como otorgantes, son ellas y no otras; debe ser garantía de su identidad y su afirmación es válida y Pero hace plena prueba mientras no se demuestre lo contrario. esa garantía no comprende las demás condiciones personales a menos que se compruebe que al notario le constaba su falsedad, caso en el cual incurriría en responsabilidad penal. penal. Esa fe de conocimiento se refiere es al SER y no a las circunstancias que lo rodean y que son cambiantes algunas, de ahí que no pueden deducirse del solo conocimiento del ser. 

 

Si se da la discordancia entre lo declarado por la parte en lo referente a sus condiciones personales y lo que realmente sean, no implica invalidación del instrumento ni compromete compromete la responsabilidad del notario. Toda la responsabilidad civil y penal, recaerá sobre la parte que hizo la correspondiente declaración.   De conformidad con lo estipulado en el artículo 24 del Decreto Ley 960 de 1970: "Comparecencia: La identificación de los comparecientes se hará con los documentos legales pertinentes dejando testimonio de cuáles son estos. Sin embargo, en caso de urgencia, a falta del documento especial de identificación, podrá el notario identificarlo con otros o mediante la fe de conocimiento pordocumentos parte suya. auténticos, Y cuando fuere el caso, exigirá también la tarjeta militar". (Mediante el Decreto 2150 de 1995, fue abolida la presentación de la tarjeta militar para el otorgamiento de las escrituras públicas).  En esta misma parte de la escritura, o sea, la comparecencia, se consignarán el nombre, apellidos, nacionalidad, estado civil (importante pues tiene que ver con el estado de la sociedad conyugal con las amanifestaciones quesi deben hacerse acerca de la yafectación vivienda familiar, es del caso), edad (si es mayor sólo se dirá que es mayor sin expresar la edad, el número de años cumplidos se indicará sólo cuando se trate de menores adultos;, domicilio de los otorgantes.  Además el otorgante debe expresar si obra en nombre propio o en representación de otro, en qué calidad actúa: si como

 

vendedor o como comprador; como acreedor o como deudor, etc., según la naturaleza del acto o contrato de que se trate.   En caso de representación, el representante dirá la clase de representación que ejerce y presentará para su  protocolización los los documentos que que la acrediten.  De las consideraciones hechas, se deduce que el encabezamiento de la escritura pública y la comparecencia de los otorgantes, es ni más ni menos, que la presentación de las personas que van a actuar en el otorgamiento del instrumento, con indicación de la fecha y lugar donde lo hacen. Ya luego, se recibirán las declaraciones y estipulaciones.