El Archivo. Instalacion y Conservacion

El archivo Instalación y conservación

EL ARCHIVO INSTALACION Y CONSERVACION

M." del Carmen Pescador del Hoyo

EDICIONES NORMA 1988

EDICIONES NORMA, S. A. La Chopera, 32. Las Rozas (Madrid) @ 1988 EDICIONES NORMA, S . A. Reservados los derechos de edición, adaptación o reproducción para todos los países. No está permitida la reproducción total o parcial de este libro, ni su tratamiento informático, ni la transmisión de ninguna forma o por cualquier medio, ya sea electrónico, mecánico, por fotocopia, por registro u otros métodos, sin el permiso previo y por escrito de los titulares del Copyright. ISBN: 84-7487-042-9 Depósito legal: M. 40.724-1987 Imprime Grafur, S.A. c/. Igarsa, Naves E-F. Paracuellos del Jarama (Madrid).

INDICE Págs . PRIMERA PARTE . EL ARCHIVO DE USO INMEDIATO

.......................................... .................................................. ........................................... ................................................. ................................................ ................................................ .................................................... Mobiliario para la documentación: cómo elegirlo ....................... - Sistemas de archivación ...................................... - Condicionantes ............................................. - Variedad que nos ofrece el mercado ............................. . Documentos convencionales ................................ . Fichasdocumento ........................................ - Documentos gráficos ........ ............................ - Documentos audiovisuales ................................. Unidades de conservación ........................................ - Paquetes .................................................. - Cajas ..................................................... - Carpetas .................................................. - Hamacas .................................................. - Bolsas y sobres ............................................. Muebles para el personal ......................................... Prevención de accidentes ......................................... BIBLIOGRAFIA .............................................. Consideraciones previas Planificación Condiciones del local - Ubicación. . - Iluminacion - Ventilación - Ruido

.I.

3

7

9 9 10 10 11 11 12 15 17 17 29 35 44

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50 50 52 54 54

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SEGUNDA PARTE . EL ARCHIVO-DEPOSITO

................................. . ............................... ................................................... ................................................. .................................................... .............................. ............................................ ........................................... Planificación y estructura ........................................ . Trazageneral .............................................. . Zonas .................................................... . Planta .................................................... . Alzado ................................................... . Orientación ................................................ . Abierto o cerrado ........................................... . Número de niveles ........................................... . Delimitación de espacios ...................................... . Altura de techos ............................................ Realización de los depósitos ....................................... . Accesibilidad ............................................... . Proporción ................................................ . Capacidad ................................................. . Resistencia ................................................ . Materiales ................................................. Medidas complementarias ........................................ . Defensa del fuego ........................................... . Instalación eléctrica ....................................... . Sustancias peligrosas ...................................... . Escaleras de socorro ...................................... . Detección de incendios ..................................... . Extintores .............................................. . Climatización .............................................. . Agresiones específicas ........................................ ., . Por agentes bioticos ....................................... . Por agentes físico-químicos ................................. . Contrarobo ............................................... Los depósitos por dentro ......................................... . Antecedentes históricos ....................................... . La estantería actual .......................................... . Estantería convencional .................................... . Estanteríadensa ......................................... . Archivadores ............................................... El edificio en su evolución histórica El edificio actual Condiciones previas . Exento . Ubicación . Costo . Condiciones específicas del terreno . Medio ambiente . Enclave peligroso

63 79 79 80 82 84 93 94 99 99 100 101 106 113 113 118 119 120 123 123 124 125 127 128 135 135 135 137 137 138 140 143 146 146 148 151

153 153 156 156 164 172

. De . De . De . De . De . De . De . De . De

.......................................... ................................... ............................... ............................................. .............................................. ............................................... ............................... ............................................... .......................................... ........................................... ...............................................

pergaminos documentos con sello mapas, planos. dibujos. etc postales folletos fichas microfilmes y microfichas filmes diapositivas . De fotografías . Dediscos . De grabaciones magnéticas

................................. Acondicionado de los documentos .................................. . Unidades de conservación .....................................

175 176 178 180 180 181 182 183 187 188 189 190 195 195

............................................... 196 ................................................ 196 . Cajas .................................................. 198 . Carpetas ............................................... 205 . Tubos ................................................. 205 . Bolsas ................................................. 206 . Fundas ................................................ 208 . Encuadernación .......................................... 208 . Señalización ............................................... 210 . De estanterías ........................................... 210 . De muebles ............................................. 211 . Deunidades ............................................. 211 Accesorios para servicio .......................................... 217 . Tableros .................................................. 217 . Mesas .................................................... 217 . Carritos ................................................... 218 . Elevadores y montacargas ..................................... 220 . Tubosneumáticos ........................................... 220 Dependencias ................................................. 223 224 . Locales de trabajo ........................................... . Muelle de descarga ..................... .-................. 225 . Expurgo ................................................ 226 . Fumigación ............................................. 227 . Despachos de trabajo ..................................... 227 . Biblioteca técnica ......................................... 229 . Paquetes . Legajos

. Habilitación

................................. ............................ .................................... ......................................... ................................. ................................

y contabilidad . Instalaciones sanitarias de la zona . Despacho de Dirección . Salade reuniones . Laboratorio de reprografía . Laboratorio de restauración . Taller de encuadernación . Habitación de vigilantes y chóferes

................................... ........................... . Viviendas .................................................

229 229 229 230 230 231 232 233

233

..................................... ...................................... . Locales abiertos al público .................................... . Vestíbulo ............................................... - Información y Secretaría General ............................ - Sala de lectura ........................................... - Sala de catálogos ......................................... - Sala de microfilm ......................................... - Sala de dactilografía ...................................... - Salas especiales .......................................... - Audición ............................................ - Visualización ......................................... - Sala de exposiciones ...................................... - Sala de conferencias ....................................... - Aula .................................................. - Saloncito para conferenciante ............................... - Aparcamiento ........................................... - Locales de uso mixto ......................................... - Cafetería ................................................ - Teléfono público ......................................... - Aseos .................................................. . Vivienda de Dirección . Vivienda de Conserje

............................................... Indice alfabético ............................................... BIBLIOGRAFIA

233 233 233 234 234 234 236 237 237 237 237 237 237 237 239 239 240 240 240 240 240 243 247

Prólogo Cuando todavía tenemos muy fresca en la memoria la alegría y satisfacción que experimentamos al conocer la aparición del libro de Carmen Pescador «ElArchivo. Instrumentos de Trabajo>>,la autora nos sorprende de nuevo con la petición de que le hagamos un pequeño prólogo para el último libro que ha preparado y que está ya próximo a aparecer. Con esta nueva contribución, Carmen Pescador continúa su infatigable tarea de archivera. Si bien, la jubilación la separó del quehacer diario en la labor didáctica que desarrolló durante tantos años -me atrevena a decir que son pocos los archiveros que no han pasado por sus clases en la Escuela de Documentalistas, luego Centro de Estudios Bibliográficos y Documentarios, y que, por tanto, no han aprendido su profesión de ella- y de la labor práctica que desarrolló en el Archivo Histórico Nacional, primero, y luego en el Archivo General de la Administración, su inquietud e interés la mantienen en contacto directo y diario con la profesión a la que dedicó su vida, con la ventaja de contar con la tranquilidad y el tiempo necesarios para el análisis reposado y para plasmar en una obra didáctica todos los conocimientos que fue acumulando a lo largo de su fecunda vida profesional. Si en su último libro Carmen Pescador analiza y estudia uno de los aspectos fundamentales de la Archivística, el de la descripción de los documentos y los distintos instrumentos de trabajo necesarios para lograr informar adecuadamente sobre los fondos archivísticos, en este nuevo libro aborda un tema no menos importante y fundamental, el de la instalación de los fondos documentales para su mejor conservación y para conseguir una mayor funcionalidad y eficacia en las tareas de archivo. Si el tema de la descripción es importante por la repercusión directa que tiene en la eficacia con que se cumplirán las funciones de información, los problemas de la instalación de los documentos no lo es menos, ya que su conservación depende totalmente de las condiciones de conservación y de instalación con que cuenten.

En este libro Carmen Pescador hace un estudio minucioso, pormenorizado, y de total actualidad, de las condiciones que deben reúnir los edificios destinados a Archivos, analizando y sopesando las condiciones ambientales del lugar en que éste se vaya a ubicar, la planificación general del edificio, condiciones de los depósitos y medidas de seguridad, criterios para la instalación de los distintos tipos de -documentos para su mejor conservación y funcionalidad, sin olvidar ni dejar de lado las condiciones que deben reúnir los distintos ambientes de trabajo.

Es este un libro necesario que viene a llenar un vacío en un momento en que la preocupación por los Archivos y por nuestro Patrimonio Documental está experimentando un gran desarrollo, y en que, por tanto, es más necesario que nunca contar con un manual de referencia donde contrastar criterios y opiniones. No dudamos, pues, de la oportunidad y necesidad de esta obra cuya utilidad va a trascender, sin duda, de nuestras fronteras para alcanzar el mundo iberoamericano. MARGARITA VAZQUEZ DE PARGA DIRECTORA DE ARCHIVOSESTATALES

Primera parte

EL ARCHIVO DE USO INMEDIATO

CONSIDERACIONES PREVIAS Todos producimos y recibimos «papeles>>. Casi todos los «archivos»,pero cuando se trata de una entidad los problemas que plantea esta archivación pueden hacer inoperante la organización más perfecta. En los nuevos sistemas de montaje de oficinas tiene cada vez más importancia la organización del archivo. En él está la «memoria» de toda la actividad desarrollada, gracias a la cual la entidad productora tendrá siempre a mano los datos necesarios para resolver correctamente un asunto, o dar la respuesta adecuada a una pregunta que nos interesa. El archivo no debe ser la dependencia pasiva a donde se manda todo aquello que ya no necesitamos sino muy al contrario aquella que tiene a su cargo la custodia y salvaguarda de lo que estamos necesitando constantemente. No se trata, como piensan los aferrados a criterios ya obsoletos, de una dependencia más, de escaso interés, sino la dependencia que constituye la médula espina1 de toda la organización (1). En la actualidad el archivo de uso inmediato desborda la pasividad en que, hasta hace algunos años, se ha mantenido constituyéndose en un ' verdadero centro de documentación de suma utilidad para la entidad que lo genera, al adquirir una doble finalidad: de una parte mantener debidamente informados a cuantos trabajan en la entidad o empresa y de otra hacerlo también para los que, ajenos a ella, necesitan algo que les atañe (2). La historiografía moderna, reconociendo la influencia de los factores económicos en el desarrollo de la civilización, ha introducido el estudio de la economía en las universidades, con lo que los archivos de empresa han (1) Michael Cook, en