Ejercicios Del 1 Al 8 Apa 3

EJERCICIO 1

FODA

Fortaleza es: Elementos positivos

Por ejemplo: buena actitud de los trabajadores

Oportunidad es: ayudar al crecimiento de la empresa

Por ejemplo: nuevos productos

Debilidad es: problemas o barreras

Amenaza es: problemas

Por ejemplo: mal servicio

Por ejemplo: inflación

EJERCICIO 2 Cuando Ángel Aragón ocupó el puesto de director general de la cadena de restaurantes Comida Chapina, S. A. en el 2001, se encontró con importantes problemas. Esta cadena cuenta con 45 restaurantes en todo el país, tanto en la ciudad capital como en los departamentos. Cada restaurante de la cadena ofrecía diferente menú. Aun dentro de la misma ciudad capital, los restaurantes ofrecían cartas diferentes porque cada tienda compraba los ingredientes a diferentes proveedores lo cual le preocupó. En una reunión a gerentes de restaurantes platicó con varios de ellos quienes se mostraban dispuestos a firmar con la Embotelladora del Sur, la cual les ofrecía varios beneficios a diferentes cadenas de restaurantes. Durante esta reunión Aragón mencionó que había realizado visitas a los diferentes restaurantes de la cadena y observó que en la mayoría de ellos, la infraestructura se encontraba descuidada, por ejemplo, la pintura se desprendía de las paredes, los hornos no funcionaban, los espacios de parqueo tenían baches y no tenían señaladas las líneas, entre otros problemas. Aragón analizó la situación y se percató que debía centralizar la toma de decisiones en cuanto a publicidad y compras. Cada restaurante cuenta con un sistema de información aislado. No se consolida la información de todos los restaurantes y no se cuenta con estados financieros consolidados. Un sistema de información común que permita consolidar información apoyaría el proceso de toma de decisiones gerenciales. Se le solicita tomar el rol de consultor del Sr. Aragón y preparar un Análisis FODA para la cadena de restaurantes. Recuerde que debe responder a las siguientes interrogantes. 1. ¿Cuáles son las fortalezas y debilidades de empresa? Fortalezas: Tiene ubicaciones en todo el país. Debilidades: No tiene procesos unificados, no existen procesos automatizados. 2. ¿Cuáles son las oportunidades y amenazar de la empresa? Oportunidades: Remodelación, ofrecer los mismos menús en todos los restaurantes. Amenazas: Competencia, mal servicio. 3. ¿Qué ventajas representa para la empresa la solución de estos problemas? Mejor producción, mejor servicio, obtener utilidades, llevar un mejor control. 4. ¿Qué estrategias necesita el Gerente para tomar decisiones respecto al problema planteado? Remodelación invertir en remodelación.

Factores Internos

Fortalezas (F)

Factores Externos

Ubicaciones en todo el país.

Oportunidades (O) Remodelación, productos

Estrategias (FO) Maxi-Maxi unificar Remodelación, invertir en la modernización.

Debilidades (D) No existen procesos unificados, no existe automatización de procesos.

Estrategias (DO) Mini-Maxi Unificar proceso automatizarlos.

y

Estrategias (FA) Maxi-Mini Promocionar ofertas.

Estrategias (DA) Mini-Maxi Quedarse con el personal con mejor desempeño.

EJERCICIO 3 Elabora el diagrama de un procedimiento administrativo

Lucía Ruíz es secretaria de un club deportivo. Cada mes ella realiza el cobro y factura de la cuota mensual de membresía a los clientes para enviárselas al lugar donde laboran. El sistema genera un cargo a la tarjeta de crédito o débito autorizada por el cliente en su contrato. Ella sigue los pasos siguientes: 1. Revisa si los clientes nuevos ya están ingresados en el sistema o bien si espiró el contrato de algún cliente y no renovó su membresía para eliminarlo del sistema 2. Ejecuta el proceso de cargo de cuota mensual de membresía a las tarjetas de crédito o débito autorizadas 3. Emite un listado de cargos de cuota mensual procesando y lo revisa contra el sistema de clientes, para verificar que toso están incluidos. 4. Genera es listado de facturas por cuotas del mes 5. Revisa el listado generado de facturas 6. Si no hay errores imprime las facturas correspondientes de lo contrario realiza los cambios pertinentes y procede a imprimir las facturas 7. Imprime los sobres y cartas de envío a los clientes 8. Prepara las facturas en un sobre con la carta correspondiente 9. Imprime el listado de recepción de facturas 10. Entrega al mensajero el listado de facturas con su comprobante de recepción y los sobres con las facturas y cartas para los clientes.

Elabore el diagrama de este procedimiento administrativo.

Inicio

Imprime facturas Revisa el antes

Si Renovació n

Imprime sobres y

Procesa cargo cuota mensual

Prepara

NO

Revisa reporte

Imprime

Elimina del sistema

Entrega al mensajero

Genera listado

Entrega al cliente Existe error

NO Fin

Si Corrige

EJERCICIO4 Ejemplifica el uso de diagramas administrativos Complete la tabla a continuación, indicando las ocasiones en que a su criterio, se recomienda el uso de cada tipo de diagrama Sub División

Características

Variables

De formas

Se ocupa del flujo de los documentos o formas

Flujo de copias de las formas

De flujo del proceso

Centrar la atención en el proceso y la secuencia de operaciones necesarias para llevarlo a cabo

De labores: que, quien o donde y como se realiza cada operación. De método: como se realiza cada operación Analítico: Para que hace cada operación Lugar: En qué lugar se hace o lleva a cabo la operación Mixto: Se pueden integrar diferentes características de los diagramas ya sea labores, el método, las causas o razones, etc. Curso gramas analítico Curso grama sinóptico

Información

La información es un activo valioso en la organización. El flujo de los datos puede ser diagramado y combinado con el resto de flujo de los procesos

DFD/S diagramas de flujo de datos. En el texto de automatización de procesos administrativos 2 se estudiaron los sistemas. Gane & Sarson y Your don de marco son simbologías utilizadas para realizar dichos diagramas.

Ocasiones en que se recomienda su utilización Para dar a seguimiento y ver en qué proceso está la documentación Para el Análisis de puestos

Para el análisis de Procedimientos Para el análisis de Procedimientos Para el análisis de procedimientos Para el análisis de varios procedimientos

Análisis global Análisis global Para diagramar el flujo de los datos de un sistema

Movimientos

Estos diagramas registran el movimiento. Por ejemplo, los movimientos que tiene que realizar un operario para llevar a cabo una tarea. Registra también movimientos de personas, documentos, materiales, etc.

Diagrama de recorrido o circuito Diagrama de hilos

Los pasos que se deben de seguir para realizar una labor Para seguir la secuencia del proceso

Ciclograma Gráfico de una trayectoria

Para seguir la secuencia del proceso Para seguir la secuencia del proceso

Capacidad

En esta parte se deben preguntar si todos los pasos del proceso se llevan a cabo, si se realizan en forma apropiada, si existen pasos adicionales o no autorizados. Además, si se verifica el contenido de las transacciones. En esta parte se debe enfocar el control sobre los datos a e invertir tiempo para que los datos que ingresen al sistema estén correctos. Algunas veces, la responsabilidad no recae sobre nadie, nadie supervisa el logro de los niveles de rendimiento. También es posible que no existan dichos niveles de rendimiento o que no estén claramente definidos.

Control

Se deben buscar signos evidentes de la falta de capacidad del sistema que provocan retrasos e inconvenientes en la entrega de los productos del mismo, Además, Analizar si el sistema no puede manejar las transacciones o no cumple con los requerimientos de procesamiento y no satisface los niveles de rendimiento esperado.

Disponibilidad de informacion

En algunas ocasiones se requiere de participación de las personas en tareas interrelacionadas que le den al sistema una complejidad innecesaria. Es importante analizar si se puede reducir la complejidad del sistema a través de la simplificación, eliminar pasos innecesarios o información no utilizada. También pude dividirse un proceso en tareas mas simples o cambiar el orden o la secuencia de las mismas.

Simplicida

En esta parte se debe considerar si la información que existe es correcta y se encuentra disponible o bien es solo un problema de procedimiento y de hacer que dicha información este disponible, En algunas ocasiones la información esa disponible y es posible recuperarla o acezarla pero el procedimiento es demasiado laborioso o consume mucho tiempo. En este caso se debe analizar si el método de accesar a la información es difícil o si la información se presenta en forma equivocada

Diseño de un sistema

EJERCICIO 5 CAPITULO 3 - MODELIZACION DE UN SISTEMA

EJERCICIO 6 CAPÍTULO 3 – MODELIZACIÓN DE UN SISTEMA Cadena de Restaurante de Comida Chapina, S.A. Indicios de:

¿Qué se buscar?

Procedimientos Administrativos comunes

Que todos los Gerentes de los 45 restaurantes se reúnan para plantear estrategias cada mes.

Formularios mal diseñados

Como bien se dice los formularios están mal diseñados y están mal empleados. Se reorganizaría y se implementarían Diagramas de flujos para todos los restaurantes. Mejorar el servicio al cliente, para que sea excelente, Más parqueo y un menú más variado.

Tiempo de ejecución inadecuado Requerimiento de mayor capacidad de procesamiento

Sistemas de información requeridos

debe

Se debe cumplir con la necesidad de la capacidad de procesamientos. Para que sea el servicio más rápido y efectivo, se debe analizar cuanto personal debe estar en el área de cocina, para que la atención sea más rápida y eficiente. Un sistema de información efectivo, dentro de cada restaurante que el mesero se pueda comunicar con el chef de manera más inmediata, también a la hora que el

Análisis de Hallazgos Como en cada restaurante se tiene una base de información aislada. Si implementamos la reunió esto traería como resultado la unión y el cambio de estrategias. Es decir que tendrán la obligación de hacer unos cambios que beneficien a la empresa.

Como ahora ya tenemos en cuenta que los clientes se van a sentir a gusto con el nuevo menú, es hora de implementar un servicio rápido y efectivo. Los procedimientos eran inadecuados y no satisfacen los niveles de rendimiento esperado.

Como bien el restauran si solo cuenta con un sistema de información aislado, debe y tiene que contar con el sistema más efectivo, que los meseros tengan como tablets con los menús y al momento que el cliente ordene su menú, la información llegue al

cliente desea cancelar con tarjeta de crédito o debito, para no esperar tanto cada mesero debe tener un POS inalámbrico.

área de cocina.

EJERCICIO 7 CAPITULO 4 – DFDS Y DISEÑO DEL SISTEMA

Diseño de un sistema

Funcionar correctamente

Es importante señalar que en esta etapa se debe consensuar todo lo que se requiere del sistema y será aquello lo que seguirá en las siguientes etapas, no pudiéndose requerir nuevos resultados a mitad del proceso de elaboración del software de una manera.

Llenar las necesidades del usuario

Es conveniente distinguir entre diseño de alto nivel o arquitectónico y diseño detallado. El primero de ellos tiene como objetivo definir la estructura de la solución (una vez que la fase de análisis ha descrito el problema) identificando grandes módulos (conjuntos de funciones que van a estar asociadas) y sus relaciones. Con ello se define la arquitectura de la solución elegida. El segundo define los algoritmos empleados y la organización del código para comenzar la implementación.

Ser Confiable

Es la fase en donde se realizan los algoritmos necesarios para el cumplimiento de los requerimientos del usuario así como también los análisis necesarios para saber qué herramientas usar en la etapa de Codificación

Facil mantenimiento

Una de las etapas más críticas, ya que se destina un 75 % de los recursos, es el mantenimiento del Software ya que al utilizarlo como usuario final puede ser que no cumpla con todas nuestras expectativas.

Facil de usar

Los elementos, ya programados, se ensamblan para componer el sistema y se comprueba que funciona correctamente y que cumple con los requisitos, antes de ser entregado al usuario final.

Facil de implementar

Es la fase en donde el usuario final ejecuta el sistema, para ello el o los programadores ya realizaron exhaustivas pruebas para comprobar que el sistema no falle.

Utilizar recursos de forma eficiente

Dependiendo del lenguaje de programación y su versión se crean las bibliotecas y componentes reutilizables dentro del mismo proyecto para hacer que la programación sea un proceso mucho más rápido.

EJERCICIO 8 CAPITULO 4 – DFDS Y DISEÑO DEL SISTEMA

(3.0)

REPORTE DE CERTIFICACIONES EN PROCESO Consulta de

Emite3. reporte mensual de cobro

Reporte

Confirmación 3. y/o modificación de cobros

Solicitud de facturaci

Cobros a

Emite 3. factura 3

Factura

JEFE

2

EMPRESA AMBIENT Datos de Pag o Registra pago

Emite 3. factura Recib o

Datos Recibo

(2.0)

REPORTE DE CERTIFICACIONES EMITIDAS Registra solicitudes de servicios

Datos de reservació n

Registra 2. solicitud de servicio

Consulta de

Datos de reservaci

Confirma 2. disponibilida d de servicio

Rechazo por no

Si existe disponibilidad, envía datos de reservación

CLIENTE 1

Registra cargo 2. por de cobro servicio

Reserva servicio 2.

CLIENTE 1

Confirmación de

Actualiza

Datos del cargo

Confirmaci ón de servicio

2. Confirm a servicio Registra datos de

Confirmaci ón de servicio

(1.0)

REPORTE DE INSPECCIÓN Guarda datos de

1. 1 Solicita informaci

Registra solicitud

1. Datos 2 de Accesa información a la empresa

CLIENTE 1

Notifica respecto a servicio prestado al cliente

1. 3 Prepara respuesta

Datos sobre tarifas y disponibilida d

CLIENTE 1

Respuesta a solicitud (información,

Almacena datos de

Cobra1. servicio a clientes 4

2 Información de servicio

Guarda datos del cobro de servicio

EMPRESA AMBIENT

(0

SISTEMA DE CONTROL DE INSPECCIONES 1

Solicitud de información de servicio

1

1.0

Respuesta a solicitud (inspecciones de

1 CLIENTE

REPORTE DE INSPECCION

CLIENTE

Pedidos del 2.0

Confirmació n del

Confirmació CERTIFICACIONES EMITIDAS n del

3

Solicitud de certificaciones JEFE

3.0

Factur

Pago CERTIFICACIONES EN PROCESO Recibo

2

EMPRESA AMBIENT