Ejercicios Apa 3

EJERCICIO 1

EJERCICIO 2

1 .¿Cuáles son las fortalezas y debilidades de la empresa? Fortalezas: Cuenta con 45 restaurantes en todo el país. Los demás gerentes están dispuestos a firmar con la Embotelladora. Debilidades: Ofrecen diferente menú en cada sucursal. Compran a diferente proveedor. Cuentan con un sistema de información aislado. No se cuenta con estados financieros consolidados. 2. ¿Cuáles son las oportunidades y amenazas de la empresa? Oportunidades: Los ofrecimientos de varios beneficios de la embotelladora. Amenazas: Infraestructura descuidada. 3. ¿Qué ventajas representa para la empresa la solución de estos problemas? Mantener una línea de calidad de los menús. Mas ventas solo con mejorar la presentación de los restaurantes. Mejor control de la información. 4. ¿Qué estrategias necesita el Gerente para tomar decisiones respecto al problema planteado? Estratega FO: Modernizar los locales Estrategia DO: Unificar los menús e implementación de nuevos. Estrategia DA: Tener solo proveedores en especifico, consolidar información. EJERCICIO 3 [pic] [pic] EJERCICIO 4 SUBDIVISION OCASIONES EN QUE SE RECOMIENDA SU UTILI

|DE FORMAS |SON DE UTILIDAD PARA ANALIZAR LA SECUENCIA QUE SIGUEN LOS | | |DOCUMENTOS Y SUGERIR MEJORAS TENDIENTES A OPTIMIZARLOS | |DE FLUJO DEL PROCESO |CUANDO SE CENTRA LA ATENCION EN EL PROCESO Y LA SECUENCIA DE | | |OPERACIONES | |INFORMACION |CUANDO HAY UN FLUJO DE DATOS E INFORMACION | |MOVIMIENTOS |SE REQUIERE QUE MOVIMIENTOS SE REALIZAN EN EL PROCESO DE LA | | |OPERACION |

----------------------FODA Fortaleza es: Recursos, capacidades y habilidades positivas que se poseen para alcanzar los objetivos de la organización. Ejemplo: Buen sistema de control, Precios adecuados, marcas de renombre, disponibilidad de fondos. Oportunidad es: Elementos externos que pueden ser aprovechados para el logro de los objetivos Disponibilidad de crédito. Debilidad es: aspectos negativos que impiden u obstaculizan el buen desempeño de la empresa. Se tienen muchas deudas, no se cuenta con materia prima de calidad, no se tiene una buena cartera de clientes. Amenaza es: Factores externos cuyo efecto es negativo y ocasionan un obstáculo para lograr los fines de la organización. Inflación, violencia, devaluación, seguridad nacional. INICIO INGRESO AL SISTEMA DE CLIENTES NUEVOS EJECUTAR PROCESO DE CUOTA MENSUAL ELIMINAR DEL SISTEMA SI ES CLIENTE Y SI MEMBRESIA NO EXPIRO O NO LA RENOVO

REVISA EL LISTADO GENERADO DE FACTURAS FIN EMITIR LISTADO DE CARGOS DE CUOTA MENSUAL GENERA EL LISTADO DE FACTURAS SI NO HAY ERRORES IMPRIME LAS FACTURAS IMPRIME LOS SOBRES Y CARTAS DE ENVIO

PREPARA LAS FACTURAS EN SOBRE CON LA CARTA CORRESP.

IMPRIME EL LISTADO DE RECEPCION DE FAC.

ENTREGA AL MENSAJERO LOS SOBRES PARA SU DISTRIBUCION

Otros ejercicios

Ejercicio 1 Capitulo 1-Análisis Situacional De La Empresa Complete el siguiente esquema de acuerdo a lo estudiado en el capitulo. [pic] [pic] Ejercicio 2 Capítulo 1- Análisis Situacional de la Empresa Elabora un FODA preliminar.

| Factores Internos |FORTALEZAS: Se cuenta con 45 restaurantes |DEBILIDADES: Ofrecen diferente menú en | | |en todo el país. Los demás gerentes están |cada sucursal. Compran a diferente | | |dispuestos a firmar con la embotelladora. |proveedor. Cuentan con un sistema de | | | |información aislado. No se cuenta con | | | |estados financieros consolidados. | |||| |Factores Externos | | | |OPORTUNIDADES: los ofrecimientos de varios|Estrategias FO (maxi-maxi): Se cuenta con |Estrategias DO (mini-maxi): Unificar los | |beneficios de la embotelladora. |45 restaurantes, los cuales firmarán con |menús e implementar nuevos para obtener | | |la embotelladora para recibir varios |los beneficios de la embotelladora | | |beneficios de esta. | | |AMENAZAS: Infraestructura descuidada. |Estrategias FA (maxi-mini): Con la |Estrategias DA (minimini): conseguir | | |infraestructura cuidada y en buen estado |estados financieros consolidados para | | |de los 45 restaurantes los dueños de la |poder mejorar la infraestructura dañada. | | |Embotelladora estarán dispuestos sin | | | |pensarlo dos veces en firmar con los | | | |gerentes de cada sucursal. | |

¿Cuáles son las fortalezas y debilidades de la empresa? Se cuenta con 45 restaurantes, cuentan con un sistema de información aislado. Sus debilidades son infraestructura descuidada, pintura desprendida de las paredes, los hornos no funcionan, los espacios de parqueo con baches y sin señalización de líneas de los mismos.

¿Cuáles son las oportunidades y amenazas de la empresa?

La firma con Embotelladora del Sur. Sus amenazas son que no se cuenta con estados financieros consolidados y no se consolida la información de todos los restaurantes.

¿Qué ventajas representa para la empresa la solución de estos problemas? Tener buena relación entre el personal, tener menos competencia, tener instalaciones adecuadas a un nivel de restaurantes como estos, etc.

¿Qué estrategias necesita el Gerente para tomar decisiones respecto al problema planteado? Modernizar los locales. Unificar los menús e implementación de nuevos. Tener solo proveedores en específico, consolidar información. Ejercicio 3 Capitulo 2-Diagramas Administrativos Elabora el diagrama de un procedimiento administrativo. Ejercicio 4 Capitulo 2-Diagramas Administrativos Complete la tabla a continuación, indicando las ocasiones en que su criterio, se recomienda el uso de cada tipo de diagramas. |Subdivisión |Características |Variantes |Ocasiones en que se recomienda | | | | |su utilización | |De Formas |Se ocupa del flujo de los |Flujo de copias de las formas. |Para dar seguimiento y ver en | | |documentos o formas. | |que proceso está la | | | | |documentación. | ||||| |De Flujo De Procesos |Centra la atención en el |De Labores: Que, quién o donde |Para el análisis de puestos. |

| |proceso y la secuencia de |y cómo se realiza cada | | | |operaciones necesarias para |operación. | | | |llevarla a cabo. | | | | | |De Método: Cómo se realiza cada|Para el análisis de | | | |operación. |procedimientos. | | | |Analítico: Para que se hace |Para el análisis de | | | |cada operación. |procedimientos. | | | |Lugar: En qué lugar se hace o |Para el análisis de | | | |lleva a cabo la operación. |procedimientos. | | | |Mixto: Se pueden integrar |Para el análisis de varios | | | |diferentes características de |procedimientos. | | | |los diagramas ya sea las | | | | |labores, el método, las causas | | | | |o razones, etc. | | | | |Cursograma Analítico: |Análisis global. | | | |Cursograma Sinóptico: |Análisis global. | |Información |La información es un activo |DFD´S Diagramas De Flujo De |Para diagramar el flujo de los | | |valioso en la organización. El |Datos: En el texto de |datos de un sistema. | | |flujo de los datos puede ser |Automatización de Procesos | | | |diagramado y combinado con el |Administrativos 2 se estudiaron| | | |resto de flujo de los procesos.|los DFDs desde el punto de | | | | |vista de sistemas. Gane-Sarson | | | | |y Yourdon-De Marco son | | | | |simbologías utilizadas para | | | | |realizar dichos diagramas. | | |Movimientos |Estos diagramas registran el |Diagrama de recorrido o |Los pasos que deben seguir para|

| |movimiento. Por ejemplo, los |circuito. |realizar una labor. | | |movimientos que tiene que | | | | |realizar un operario para | | | | |llevar a cabo una tarea. | | | | |Registra también movimientos de| | | | |personas, documentos, | | | | |materiales, etc. | | | | | |Diagrama de hilos. |Para seguir la secuencia del | | | | |proceso. | ||||| | | |Ciclograma. |Para seguir la secuencia del | | | | |proceso. | ||||| | | |Gráfico de una trayectoria. |Para seguir la secuencia del | | | | |proceso. |

Ejercicio 7 Capitulo 4-DFDS Y Diseño Del Sistema

Complete el siguiente esquema con características para tomar en cuenta según los siete principios para el buen diseño de un sistema.

Ejercicio 8 Capitulo 4-DFDS Y Diseño Del Sistema

Elabora correctamente el diagrama de flujo de datos (DFD) de un sistema.

|Pasos A Seguir |Ambiental de Guatemala |

|Elaborar una lista de datos de actividades del negocio. | | |Identificar entidades (fuentes o destinos) | | |Crear un diagrama de contexto que muestre las entidades | | |externas y los flujos de datos que entran y salen del sistema. | | |Trazar el diagrama 0. se muestran los procesos en forma general| | |y sus almacenamientos. | | |Elaborar diagrama del siguiente nivel. Para cada uno de los | | |procesos identificados en el paso anterior, se debe elaborar un| | |diagrama y describirlo en detalle. | | |Revisar en cada nivel, buscar errores revisando los nombres de | | |cada proceso, flujo de datos y almacén. | |

Pasos a seguir: 1. Presentar plan de sistema orgánico de la empresa que solicita supervisión. 2. Definir día de inspección. 3. Analizar resultados. 4. Presentar resultados. 5. Revisar la sección de normas orgánicas. 6. Revisar con gerentes la comunicación de la agencia de certificación. 7. Reunir papelería solicitada para certificación. 8. Emitir la certificación de suelos.

Fuentes o destinos: Clientes y personal que labora dentro de Ambiental de Guatemala.

DFD NIVEL 0

||

|0 | || || || || |Sistema de Revistas | Pedido Compra F1 F3 F5 F6 F8 F9 F2 F4 F7

Analiza Revisa Ingresa A resultados. B sección de C expediente Normas para solicitar Orgánicas. certificación.

Ejercicio 9 Capitulo 5-Metodologías

Complete la siguiente tabla según la metodología para el diseño general de sistemas que se le indique. Describa la metodología y dé dos ejemplos en donde se recomienda su uso.

|No. |Metodología |Descripción |Casos en los que es recomendable su | | | | |uso. | |1 |Diseño estructurado. |Es clasificada y algunas veces | | | | |orientada a procesos y a los datos. En | | | | |la orientada a procesos se examinan las| | | | |entradas, las salidas y los procesos de| | | | |un sistema. Y en el enfoque orientado a| |

| | |datos se auxilia de los diagramas de | | | | |Entidad Relación. | | |2 |Prototipo. |Es un sistema de trabajo que se |Aplicación de reclamos de una venta, | | | |desarrolla con rapidez para probar las |automóviles, etc., básicamente en | | | |ideas y el entendimiento sobre el nuevo|cualquier cosa. | | | |sistema. | | |3 |Desarrollo rápido de aplicaciones. |Se diseña el modelo conceptual del |Interfaces gráficas de usuarios (Glade)| | | |sistema para trabajar en conjunto, |o entorno de desarrollo integrado | | | |tanto el usuario como el diseñador. |completo. | |4 |Orientada a objetos. |El objetivo principal de esta |Aplicaciones en manufactura, | | | |metodología es diseñar y construir |publicaciones de documentos, sistemas | | | |sistemas a través de la construcción de|expertos, sistemas geográficos, etc. | | | |objetivos de software en lugar de | | | | |escribir módulos de software desde el | | | | |inicio. | |

Ejercicio 10 Capitulo 5-Metodologías

Complete la siguiente tabla.

|Aspecto |Descripción |Estrategias de diseño recomendadas | |Capacidad |Es la habilidad para lograr los objetivos |Aumentar la capacidad del elemento que la | | |y metas. Se refiere tanto a personas, |requiere. | | |equipo, espacio y/o procedimiento. |Reducir las expectativas de usuarios del | | | |sistema de manera que coincidan con lo que| | | |el sistema y su capacidad actual puede |

| | |producir. | | | |Redefinir la naturaleza de la tarea para | | | |que se ajuste a las capacidades actuales | | | |del sistema. | |Control |Son mecanismos inadecuados o inexistentes |Diseñar mecanismos para evitar las fallas | | |para aumentar la probabilidad de que las |de control. | | |actividades se lleven a cabo o detectar |Diseñar mecanismos para detectar y | | |eventos inesperados o inaceptables. |notificar las fallas de control. | | | |Diseñar mecanismos para detectar y | | | |corregir las fallas de control. | |Acceso a la información |Si se requiere de la información en |Eliminar la necesidad de la información. | | |determinado formato útil para alcanzar un |Facilitar el acceso a la información. | | |objetivo. Se debe preguntar si dicha |Eliminar la necesidad del procedimiento. | | |información existe, es correcta y está |Cambiar el método de presentación. | | |disponible, o es algún procedimiento que | | | |se puede mejorar para que se tenga acceso | | | |a ella. | | |Complejidad |Contra la complejidad el arma más eficaz | | | |del diseño es la partición en elementos | | | |menores hasta llegar a elementos | | | |relativamente simples. | |

Ejercicio 11 Capitulo 6-Diseño De Salidas

Complete el cuadro.

|Ejemplo: |Método | |Impresora Samsung SCX |Impresora para carga pesada (heavy duty) | |Canon |Impresoras de calidad. | |Inyección de tinta y láser |Impresoras de uso doméstico (no heavy duty) | |Samsung |Pantalla. | | |Microfichas. | |Archivos de datos |Archivo (trasladado luego a Disco, cinta, CD, etc.) | |Gmail. |Correo electrónico, fax o alimentación a otro dispositivo. |

Ejercicio 13 Capitulo 7-Diseño De Entradas

Complete el cuadro con un ejemplo de entradas que es recomendable producir para cada uno de los métodos disponibles para la generación de entradas indicadas a continuación.

|La pantalla-teclado (sensible o touch screen) | | |Lectores ópticos (códigos de barras) |M12 | |Fax |Fax virtual. | |Ratón |Inalámbricos. | |Reconocimiento de caracteres |Adobe Acrobat Professional (Windows, Mac OS) | |Reconocimiento de voz |OmniVoice | |Cámaras digitales |Sony |

UNIVERSIDAD GALIELO FISICC-IDEA CEI: Guatemala La Asunción CURSO: Automatización de Procesos Administrativos HORARIO: 7:00 a 8:00 a.m.

TUTOR: Gerardo Leche

EJERCICIOS AUTOMATIZACION DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS

Ana Lourdes Armas Jurado Carné: 11140035 Fecha de Entrega: 20/08/2011

----------------------FODA: Es una herramienta que permite visualizar un cuadro de la situación actual de la empresa u organización.

Fortaleza: Es un elemento positivo de la organización que es determinante para alcanzar los objetivos de la misma. Oportunidades: Son aquellos elementos externos que pueden ser aprovechados para el logro de los objetivos de la organización. Debilidades: Elementos, recursos, habilidades y actitudes de la organización que constituyen un obstáculo o barrera para el logro de los objetivos. Amenazas: Son factores externos cuyo efecto es negativo porque son obstáculos para las finalidades u objetivos de las empresas. Ejemplo: Comunicación entre personal, personal motivado, etc. Ejemplo: Planes de financiamiento de los bancos. Ejemplo: Precios muy altos, o mal servicio al cliente. Ejemplo: Competencia entre empresas, violencia, incentivos a la producción y exportación, etc. Ejemplo: financiamiento de los bancos, seguridad nacional, organización social, etc. Ejemplo: falta de materia prima, altos costos, no se cuenta con buena cartera de clientes, etc. Inicio Revisa clientes

Elimina del sistema. Renovación Procesa cargo cuota mensual Revisa reporte Genera listado facturas. Existe error Corrige. Imprime facturas. Imprime sobres y cartas. Prepara facturas. Imprime listado. Entrega al mensajero. Fin. Funcionar correctamente. Llenar las necesidades del usuario. Ser confiable. Fácil mantenimiento. Fácil de usar. Fácil de implementar. Utilizar recursos de forma eficiente. Diseño de un sistema. Hacer lo que el sistema está diseñado para hacer, es decir los correcto y hacerlo en forma correcta. Se crean durante la fase de análisis o los cambios realizados posteriormente durante un año. Puede confiarse en las salidas que el sistema produce. Debe diseñarse este sistema para adaptarse fácilmente a estos cambios. Servir al usuario y facilitarle su labor ante el sistema es una función que el diseñador debe tener en mente al realizar su trabajo.

Debe ser fácil de implementar y probar, para evitarse contratiempos, atrasos, elevación de costos de producción e implementación. Además de cubrir los objetivos para el cual fue diseñad, el sistema debe optimizar los recursos que utiliza. Cliente Vendedor Cliente. P2 Presenta Resultados P3 Revisa con gerentes la comunicación de agencia de certificación. P4 Reúne papelería solicitada. P5 Emite certificación de sueldos Cliente. P1 Presenta plan de sistema orgánico.