Ejemplo Procedimiento de Compras

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PROCEDIMIENTO DE COMPRAS OBJETIVO: Describir los parámetros de compras utilizados por la empresa xxxxxxx ALCANCE:

Este procedimiento cubre todas las compras de recursos para el área administrativa y la dotación que se suministra en algunos casos para las empresas usuarias durante la prestación de un servicio y/o contrato.

RESPONSABILIDAD: Es responsabilidad del Gerente General y el Director administrativo y Financiero autorizar las compras.

Es responsabilidad del gerente y/o la Ejecutiva de cuenta solicitar las compras de la dotación que se entrega a los empleados en misión y el recurso que sean necesarios.

Es responsabilidad del Director Administrativo y el Tesorero realizar y controlar las compras que sean autorizadas por el Gerente General.

Es responsabilidad del Gerente y/o el Director Administrativo y financiero programar las compras de los recursos de oficina y responsabilidad de la Tesorera realizarlas.

Es responsabilidad del Gerente y el Director Administrativo y financiero seleccionar un proveedor nuevo y de la tesorería evaluarlo.

Es responsabilidad del Director Administrativo y Financiero re-evaluar a todos los proveedores críticos semestralmente, a los cuales se les realiza las compras de los productos y servicios que pueden afectar la calidad del servicio. DESARROLLO:

COMPRAS 1. Para realizar la compra de cualquier producto o servicio se debe tener en cuenta: 

Relación de Proveedores Críticos.



Resultados de las evaluaciones de Proveedores de productos y servicios.



La Orden de Compra.

2. Se elige la cotización según los criterios: 

Precio



Garantía



Calidad



Cumplimiento



Crédito



Asesoría



Calidad del servicio



Respuesta oportuna

3. Los responsables de solicitar las compras realizan la Orden de Compra por medio del formato FO-

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PROCEDIMIENTO DE COMPRAS CO-01. 4. Las compras de dotación deben ser revisadas por el gerente y/o la ejecutiva de cuenta con el fin de no exceder el presupuesto disponible.

5. La Orden de Compra debe ir diligenciada con los datos del proveedor. 6. El Gerente General aprueba o desaprueba la compra solicitada .

7. El Director Administrativo y Financiero y/o el Tesorero realizan la compra correspondiente.

8. Se debe revisar que el producto entregado por el proveedor cumpla con las necesidades de la empresa, haciendo una comparación con la orden compra.

TIPOS DE PROVEEDORES: 1. PRODUCTOS: 

Suministros de papelería



Artículos de aseo y cafetería



Dotaciones

2. SERVICIOS: 

Exámenes médicos



Pólizas



Asesoría jurídica y fiscal



Mantenimiento y soporte tecnológico

EVALUACIÓN Y SELECCIÓN DE PROVEEDORES DE PRODUCTOS 1.

Para comprarle a cualquier proveedor que suministre productos críticos para nuestra empresa, se

debe realizar una evaluación según el FO-CO-02 ”Selección y Evaluación de Proveedores donde: 

Se obtienen los datos del proveedor: nombre, razón social, representante legal, Nit, dirección, teléfono, fax, e-mail, ciudad, etc.



Se definen los elementos que suministre.

2. Los proveedores se evalúan y seleccionan cuando el proveedor es nuevo. 3. Se realiza la evaluación para determinar si el proveedor cumple con los requisitos exigidos: 

Precio



Garantía



Calidad



Cumplimiento



Crédito

4. Estos criterios son evaluados bajo dos ponderados: Asignación 25:

No cumple con el requisito.

Asignación 50:

Cumple con el requisito.

5. Uno de los requisitos para ser evaluado es enviar a la empresa los siguientes documentos: 

Certificado de Cámara y Comercio vigente (Para todos los proveedores).

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PROCEDIMIENTO DE COMPRAS 

En caso de ser régimen común fotocopia del RUT



Lista de precios actualizada en caso de ser posible.

6. Después de tener toda la información y los documentos listos, se realiza la revisión de los mismos, y se evalúa cada uno de los requisitos descritos anteriormente.

7. Después se totaliza el resultado.

8. Para que el proveedor sea ACEPTADO debe obtener un porcentaje mayor o igual al 70%, e inmediatamente se le realiza la compra.

9. Si el proveedor es RECHAZADO, se le informa al respecto para ver si puede mejorar su oferta y se evalúa nuevamente.

RE - EVALUACIÓN DE PROVEEDORES 1. semestralmente se realiza la reevaluación de los proveedores con el fin de garantizar que los proveedores con los que cuenta la empresa sean confiables.

2. El responsable de la re-evaluación la realiza

para determinar si el proveedor cumple con los

requisitos exigidos de acuerdo al desempeño que el proveedor ha tenido en ese periodo de tiempo:



Precio



Garantía



Calidad

Cumplimiento

 

Crédito

3. Estos criterios son evaluados bajo tres ponderados: CRITERIOS 4.

100 PUNTOS

50 PUNTOS

25 PUNTOS

PRECIO

Bajo

Promedio

Alto

Garantía

1 año

6 meses

3 meses

Calidad

Excelente

Buena

Regular

1 a 15 Días

15 a 30 Días

30 a 60 Días

30 a 60 Días

30 a 15 Días

15 a 1 Día

Cumplimiento Crédito

Después de tener registrados todos los datos, se realiza la revisión de los mismos, y se evalúa cada uno de los requisitos descritos anteriormente.

5. Se totaliza el resultado.

6. Si el proveedor obtiene un porcentaje de evaluación entre: 

0 – 50%: Es rechazado, e inmediatamente se le envía una carta informándole su estado, y se castiga no realizándole compras durante los próximos 45 días, después entra nuevamente a ser re-evaluado.

 

51 – 75%: Es aceptado pero de igual manera se le informa sobre su desempeño. 76 – 100%: Es aceptado.

7. Para que el proveedor sea ACEPTADO debe obtener un porcentaje en la evaluación mayor o igual a

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PROCEDIMIENTO DE COMPRAS 76%, y sigue vigente en la lista de proveedores de productos críticos. 8. Si el proveedor es RECHAZADO, se le informa y se le castiga.

NOTA 1: Algunos proveedores son únicos por el tipo de producto que suministran, por lo tanto serán re-evaluados y de acuerdo a su desempeño se les informa y se les solicita toma de acciones al respecto, pero no se les castiga.

NOTA 2: Con el fin de salvaguardar los logos remitidos por las empresas usuarias y que posteriormente sean utilizados en la elaboración de la dotación del personal en misión Servitemporales cuenta con unos clientes fieles y confiables a la organización.

EVALUACIÓN Y SELECCIÓN DE PROVEEDORES DE SERVICIOS: 1. Para adquirir un servicio a través de un proveedor servitemporales aplica la Evaluación de Proveedores de Servicios FO-CO-06 donde se busca obtener los siguientes datos:: 

Nombre, razón social, representante legal, Nit, dirección, teléfono, fax, e-mail, ciudad, etc.



Se define la clase de servicio a suministrar.

2. La evaluación y selección se aplica cuando Los proveedores son nuevos y se califican los siguientes criterios.

 Asesoría

 Calidad del Servicio  Crédito

 Respuesta oportuna  Cumplimiento

3. Estos criterios son evaluados bajo dos ponderados: Asignación 25:

No cumple con el requisito.

Asignación 50:

Cumple con el requisito.

4. Uno de los requisitos para ser evaluado es enviar a la empresa los siguientes documentos: 

Certificado de Cámara y Comercio vigente (cuando aplique).



Hoja de vida (cuando aplique).



Fotocopia del RUT

5. Después de tener toda la información y los documentos listos, se realiza la revisión de los mismos, y se evalúa cada uno de los requisitos descritos anteriormente.

6. Después se totaliza el resultado.

7. Para que el proveedor sea ACEPTADO debe obtener un porcentaje mayor o igual al 70% 8. Si el proveedor es RECHAZADO, se le informa al respecto.

RE - EVALUACIÓN DE PROVEEDORES DE SERVICIOS: 1. semestralmente se realiza la reevaluación de los proveedores de servicios con el fin de garantizar su confiabilidad.

2. El responsable de la re-evaluación la realiza para determinar si el proveedor cumple con los

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PROCEDIMIENTO DE COMPRAS requisitos exigidos de acuerdo al desempeño obtenido: 

Asesoría



Calidad del Servicio



Crédito



Respuesta oportuna



Cumplimiento

3. Estos criterios son evaluados bajo tres ponderados: CRITERIOS

100 PUNTOS

50 PUNTOS

25 PUNTOS

Asesoría

Buena

Regular

Mala

Calidad del Servicio

Buena

Regular

Mala

45 a 30 Días

30 a 15 Días

15 a 1 Día

1 a 7 Días

8 a 15 Días

16 a 30 Días

Bueno

Regular

Malo

Crédito Respuesta oportuna Cumplimiento

4. Después de tener registrados todos los datos, se realiza la revisión de los mismos, y se evalúa cada uno de los requisitos descritos anteriormente.

5. Se totaliza el resultado.

6. Si el proveedor obtiene un porcentaje de evaluación entre: 

0 – 50%: Es rechazado, e inmediatamente se le informa de manera verbal o escrita su estado, y se castiga no realizándole compras durante los próximos 45 días, después entra nuevamente a ser re-evaluado.



51 – 75%: Es aceptado pero de igual manera se le informa sobre su desempeño.



76 – 100%: Es aceptado.

7. Para que el proveedor sea ACEPTADO debe obtener un porcentaje en la evaluación mayor o igual a 76%, y sigue vigente. DEFINICIONES:

No requiere definiciones. REGISTROS APLICABLES: FO-CO-01

Orden de Compra.

FO-CO-03

Re- evaluación de Proveedores

FO-CO-05

Relación mensual de Bancos

FO-CO-07

Re- evaluación de Proveedores de Servicios.

FO-CO-02 FO-CO-04 FO-CO-06

Evaluación y Selección de Proveedores. Saldo Diario de bancos

Evaluación y Selección de Proveedores de Servicios.

Cotizaciones de Proveedores.

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PROCEDIMIENTO DE COMPRAS

Fecha: Enero 22 de 2010

Fecha: Enero 22 de 2010

Firma:

Firma:

Cargo: Tesorera

Cargo: Gerente General