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Laboratorios del Sur S.A.
Plan d de G Gestión d del P Proyecto
OUTSOURCING D DE S SERVICIOS D DE ANALISIS L LABORATORIO A AMBIENTAL EMPRESA M MINERA C COLCAMARCA AREQUIPA – P PERU Abril 2 2007
Plan de Gestión del Proyecto: Outsourcing de Servicios Análisis Laboratorio Ambiental Cliente: Empresa Minera Colcamarca Página 1 de 30
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TABLA D DE C CONTENIDO
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5
Anteceden Antecedentes........... tes............................ ............................... .............................. ................................ .............................. .............................. .................. 4 1.1 Flujo de Caja del Proyecto.............................................................................6 Gestión del Alcance del Servicio............................................................................7 2.1 Objetivos Objetivos ............................... ............................................. .............................. ................................ ............................... ..........................7 ...........7 2.2 Alcance del Servicio y Estructura Detallada de Trabajo....................... Trabajo............. ................... ......... 7 2.3 Diccionario de la EDT - Descripción de los Paquetes de Trabajo..................8 2.3.1 Infraestru Infraestructura ctura ............................ ............................................ ................................ .............................. .............................. .................. 8 2.3.2 Sistema Sistema de Gestión de Calidad Calidad .............................. ............................................... ................................. .................... 8 2.3.3 Organiza Organización ción .............................. .............................................. ................................ .............................. .............................. .................. 8 2.3.4 Sistema Sistema de Gestión Gestión EHS EHS............... ............................... ............................... ............................... .............................9 .............9 2.3.5 Responsabi Responsabilidad lidad Social Social .............................. .............................................. .............................. .............................. .................. 9 2.4 Gestión Gestión y Control Control del Alcance Alcance ............................. ............................................. ............................... ..........................9 ...........9 Cronogram Cronogramaa del Proyecto Proyecto................ ................................ .............................. .............................. ................................ ...................... ...... 10 3.1 Objetivo............................ Objetivo.......................................... .............................. ................................ .............................. .............................10 ...............10 3.2 Descripción de las Actividades Consideradas ................... ........ .................... ................... ................. ....... 10 3.2.1 Actividad 1 – Revisión y Adecuación Adecuación de la Infraestructura Actual ........... ......... .. 10 3.2.2 Actividad 2 – Suministro e Instalación de Equipos...................................10 3.2.3 Actividad 3 – Sistema de Gestión de Calidad - Acreditación ISO 17025..10 3.2.4 Actividad Actividad 4 – Recursos Recursos Humanos.......................... Humanos.......................................... .............................. .................. .... 11 3.2.5 Actividad Actividad 5 – Operacion Operaciones es.............. .............................. .............................. .............................. ........................... ...........11 11 3.3 Control Control del Cronogra Cronograma ma ............................... .............................................. ............................... ................................11 ................11 3.3.1 Metodolog Metodología ía para Medir el Avance ............................... ............................................... ........................... ...........11 11 3.4 Información Información del Estado Estado de Avance............... Avance ............................. ............................... .................................12 ................12 Sistema de Gestión de Costos.............................................................................13 4.1 Objetivo............................ Objetivo.......................................... .............................. ................................ .............................. .............................13 ...............13 4.2 Estimación Estimación de los Costos Costos ............................. ........................................... ............................... .................................13 ................13 4.3 Preparació Preparaciónn del Presupues Presupuesto to .............................. .............................................. ............................... ........................ .........13 13 4.3.1 Presupuesto de adecuación de las instalaciones.....................................13 4.3.2 Curva S del Proyecto – Etapa Inicial (5 meses).......................................14 4.4 Control Control de los Costos Costos .............................. ............................................ .............................. ................................ ...................... ...... 14 4.4.1 Sistema de Control de Costos del Proyecto.............................................14 4.4.2 Límites Límites de Autoridad Autoridad para Desembols Desembolsos os ............................... ............................................. .................. .... 14 4.4.3 Informes Informes de Costos Costos ............................... ............................................... ................................ .............................. .................. .... 15 Sistema de Gestión de Calidad............................................................................16 5.1 Objetivos Objetivos ............................... ............................................. .............................. ................................ ............................... ........................ .........16 16 5.2 Normas Normas Aplicabl Aplicables es .............................. .............................................. ................................ ............................... ........................ .........16 16 5.3 Sistema Sistema de Gestión de Calida de LdS................ LdS .............................. .............................. ........................... ...........16 16 5.3.1 Política de Calidad de Laboratorios del Sur.............................................16 5.3.2 Misión............................ Misión............................................ ................................. ............................... .............................. ........................... ...........16 16 5.3.3 Visión Visión ................................ .............................................. .............................. ................................ ............................... ........................ .........16 16 5.3.4 Objetivos Objetivos .............................. ............................................... ................................. ................................ .............................. .................. .... 16 5.3.5 Métodos de Ensayo y calibración y Validación de Métodos.....................16 5.3.6 Selección Selección de Métodos Métodos de ensayo ensayo ........................... ........................................... .................................17 .................17 5.3.7 Validación Validación de métodos métodos ............................. ........................................... ............................... .................................17 ................17 5.3.8 Estimación de la incertidumbre de la medición........................................17 5.3.9 Control Control de Datos................ Datos.............................. .............................. ................................ ............................... ........................ .........17 17 5.3.10 Equipos Equipos .............................. ............................................. ............................... ................................ .............................. .................. .... 18 5.3.11 Trazabili Trazabilidad dad de la Medición Medición ............................... ............................................... .............................. .................. .... 18 5.3.12 Manipulación de los Objetos de Ensayo .................... ......... .................... ................... ................. ....... 18 5.4 Aseguramiento de la Calidad Calidad de los Resultados de ensayo y calibración.... 19 5.4.1 Procedimie Procedimientos ntos:........................ :........................................ .............................. .............................. .................................19 .................19 5.5 Informes Informes de Resultados.... Resultados.................. .............................. ................................ .............................. .............................19 ...............19
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5.5.1 Informes Informes de Ensayo................ Ensayo............................... ............................... ................................ .............................. .................. .... 19 5.6 Aseguramiento de Calidad Calidad mediante mediante Auditorias Auditorias de de Calidad ..................... .......... .............. ... 20 5.6.1 Objetivos Objetivos .............................. ............................................... ................................. ................................ .............................. .................. .... 20 5.6.2 Mecanismos Mecanismos ............................. ............................................. .............................. .............................. .................................20 .................20 5.6.3 Procedimie Procedimiento nto ............................ ............................................ ................................ .............................. .............................20 ...............20 Plan de Adquisición del Laboratorio Propuesto....................................................21 6.1 Objetivos Objetivos ............................... ............................................. .............................. ................................ ............................... ........................ .........21 21 6.2 Proveedores, Plazos de Entrega y Garantías..............................................21 6.3 Mantenimiento de las Instalaciones.............................................................21 6.4 Stock de Reactivos y Material de Vidrio.......................................................22 6.5 Infraestru Infraestructura ctura Básica............ Básica.......................... .............................. ................................ ............................... ........................ .........22 22 6.6 Plan de Pagos Pagos .............................. .............................................. .............................. .............................. .................................23 .................23 6.7 Plan de Seguimiento a los Proveedores......................................................23 Plan Organiza Organizaciona cional................... l................................... ................................. ............................... .............................. ........................... ...........24 24 7.1 Objetivo............................ Objetivo.......................................... .............................. ................................ .............................. .............................24 ...............24 7.2 Organiza Organización ción Propuesta............................ Propuesta............................................ ................................ .............................. .................. .... 24 7.3 Descripcio Descripciones nes de Puesto........................... Puesto........................................... ................................ .............................. .................. .... 24 7.3.1 Jefe de Laboratorio (Gerente del Proyecto).............................................24 7.3.2 Analistas.............. Analistas.............................. ................................ .............................. .............................. ................................ ...................... ...... 25 7.3.3 Asistente..... Asistente................... .............................. ................................ .............................. ............................... .................................25 ................25 7.3.4 Jefe de Seguridad Seguridad ............................... ............................................. .............................. ................................ ...................... ...... 25 Plan de Comunicaci Comunicacione oness ............................. ............................................. ................................ ............................... ........................ .........26 26 8.1 Objetivo............................ Objetivo.......................................... .............................. ................................ .............................. .............................26 ...............26 8.2 Estructura del Plan de Comunicaciones ................... .......... ................... ..................... ...................... .............. ... 26 Gestión Gestión de los Riesgos Riesgos.............. .............................. ................................. ............................... .............................. ........................... ...........28 28 9.1 Objetivo............................ Objetivo.......................................... .............................. ................................ .............................. .............................28 ...............28 9.2 Identificación de los Riesgos Riesgos - Estructura Estructura Detallada Detallada de de Riesgos ................. .......... ....... 28 9.3 Metodolog Metodología ía de Calificación Calificación de los Riesgos .............................. ............................................ .................. .... 29 9.4 Calificación de los riegos y Planes de Respuesta........................................30
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Antecedentes
El mes de Marzo de 2007 se recibió de la empresa minera Colcamarca (en adelante EMC) la solicitud de evaluar el proyecto del Servicio de Outsourcing de un Laboratorio Ambiental para análisis de aguas en su asiento minero ubicado a 450 Kms al Este de Arequipa, Nuestra empresa, Laboratorios del Sur (LdS) ha preparado el presente documento “Plan de Gestión del Proyecto” tomando como base los términos de referencia establecidos en las bases bases del concurso. El Acta de Constitución inicial inicial del Proyecto se muestra en la Tabla 1, a continuación Tabla 1 ACTA DE CONSTITUCION DEL PROYECTO
1.1 Nombre del Proyecto
1.2
Descripción de la problemática
Servicio de Outsourcing de un Laboratorio Ambiental Ambiental Cliente: Empresa Minera Colcamarca Postor: Laboratorios del Sur
EMC desea adquirir el servicio de análisis ambiental de agua de la mina. EMC ha definido el siguiente número de muestras y tipos de análisis Tipo de Muestra Numero de Parámetros Muestras /mes Agua de Mina Metales Pesados 420 pH, DBO, DQO, CN Agua de Metales Pesados Clarificadores 360 pH, DBO, DQO, CN Hidrocarburos (30%) Agua de Metales Pesados canchas de 480 pH, DBO, DQO, CN Relaves Hidrocarburos (30%) Metales Pesados Agua de ingreso 480 pH, DBO, DQO, CN a Río Coquis Hidrocarburos (30%) Para el servicio se firmará un contrato por 5 años. EMC debe cumplir con los requisitos legales establecidos en su PAMA y con las normas legales vigentes del Ministerio de Energía y Minas El proyecto genera un VAN @ 15% del orden de US$ 69,000 La Tasa Interna de Retorno es 19% El Período de Recuperación de la Inversión es 3.1 años Brindar el servicio de Outsourcing del Laboratorio Ambiental de EMC cumpliendo con: 1. El alcance del trabajo analítico previsto a. Equipamiento b. Personal calificado para el servicio 2. Los términos de calidad establecidos a. Sistema de Gestión ISO 17025 b. Sistema de Servicio al Cliente y Servicio Post Venta i. Tiempo de respuesta del ensayo: 2 días máximo 3. Cumplir con con los requisitos EHS 4. Cumplir can las metas de responsabilidad social de la empresa
Justificación de la 1.3 Propuesta
Objetivo de la 1.4 Propuesta
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1.6
1.7 1.8 1.9 1.10
1.11
Tabla 1 ACTA DE CONSTITUCION DEL PROYECTO La implementación se ejecutará en dos etapas: 1. Una vez firmado el contrato se inicia el servicio en nuestro Estrategias de laboratorio de Arequipa por un lapso de 5 meses Implementación 2. Cuando se concluye la adecuación de la infraestructura en el asiento minero se traslada el personal al sitio y se continúan por los meses contratados. 1. Satisfacer los aspectos legales de EMC en el caso de aguas residuales Impacto de la 2. Obtener un laboratorio de calidad internacional con acreditación propuesta ISO 17025 3. Desarrollar la operación con Cero Accidentes 4. Cumplir con las metas de Responsabilidad Social de la empresa 1. Adecuación Inicial: 5 meses Tiempo de ejecución 2. Tiempo de duración del contrato: contrato: 5 años (incluidos los 5 meses iniciales) 1. Inversión Inicial: US$ 600,000 Costo o Inversión 2. Costos Mensuales de Operación: US$ 40,000 (aprox.) estimada 3. Facturación Mensual al Cliente: US$ 60,000 (aprox.) Fecha probable de 02 de Abril 2007 inicio Ambiente o lugar de desarrollo del Asiento Minero La Encantada – EMC proyecto 1. Fecha de Inicio – Firma de Contrato: 02 de Abril de 2007 2. Adquisición de los Recursos Humanos: 1.5 meses después de la Hitos para control del firma del contrato desarrollo del 3. Inicio de Operación en Sitio: 5 meses luego de la firma proyecto 4. Acreditación ISO 17205: Nueve meses después de la firma 5. Cierre del Proyecto: 60 meses después de la firma del contrato Establecido según la Organización del Proyecto: Jefe de Laboratorio que actúa como Gerente del Proyecto Asistente Supervisor EHS (volante) Equipo de Proyecto Analistas (4) Adicionalmente, para cumplir con la rotación de turnos establecidos por el cliente será necesario mantener una planta de 6 personas adicionales La facturación se hace una vez al mes y el pago se recibe dentro de los 15 días siguientes El cliente corre con los gastos de energía del laboratorio Restricciones El alojamiento y alimentación del personal se hace hace en las instalaciones del subcontratista de catering del cliente El agua para el laboratorio y el agua potable para los empleados son suministrados por el cliente El costo costo de mantenimiento se ha calculado sobre la base del 3% de la inversión total Overhead administrativo: 8% de los Ingresos Suposiciones Contingencias: 5% de la inversión para cubrir seguros necesarios para el proyecto, cartas fianzas que solicite el cliente y otros eventos no considerados Tasa de Corte: 15%
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1.14
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1.1
Flujo de Caja del Proyecto
Con base a los supuestos establecidos en los Términos de Referencia entregados por EMC y a nuestro conocimiento de la actividad analítica encargada y el Alcance del Proyecto establecido, se desarrolló el flujo de caja inicial del proyecto el que se resume en las Tablas 2 y 3 a continuación. Tabla 2 – Indicadores de Ingresos y Costos Directos del Laboratorio
Tipo de Ensayo Metales pH, DBO, Muestra N°/mes Pesados DQ Agua de Mina 420 420 420 Agua de Clarificadores 360 360 360 Agua de canchas de Relaves 480 480 480 Agua de ingreso a Río Coquis 480 480 480 Total Mes 1,740 1,740 Total Año 20,880 20,880 Precio Unitario (US$) 36 12 Ingresos Brutos (US$) 751,680 250,560 Costo Unitario (US$) 24 8 Costo Total (US$) 501,120 167,040 Ingresos Netos (US$) 250,560 83,520
CN 420 360 480 480 1,740 20,880 18 375,840 12 250,560 125,280
Hidrocarburos (30%) Total 0 1,260 108 1,188 144 1,584 144 1,584 396 5,616 4,752 67,392 150 712,800 2,090,880 115 546,480 1,465,200 166,320 625,680
Tabla 3 – Flujo de Caja del Proyecto (Todas las cifras en US$) Año Inversión Ingresos Netos Transporte de muestras 5 meses Mano de Obra Otros Gastos de Personal Acreditación ISO 17025 Mantenimiento (3% Inversión) Overhead (8% Ingresos) Contingencias Contingencias (5% Ingresos) Depreciación Total Gastos Utilidad Antes de Impuestos Impuesto a la Renta Utilidad Después de Impuestos Flujo de Caja VAN @ 15% TIR Recuperación Recuperación de la Inversión Período de Recuperación (años)
0 (600,000)
(600,000) 69,175 19% (600,000) 3.10
1
2
3
4
5
625,680 (60,000) (213,558) (105,300) (24,000) (18,000) (50,054) (31,284) (120,000) (622,196) 3,484 (1,045) 4,529 124,529
625,680
625,680
625,680
625,680
(213,558) (105,300) (6,000) (18,000) (50,054) (31,284) (120,000) (544,196) 81,484 (24,445) 105,929 225,929
(213,558) (105,300) (6,000) (18,000) (50,054) (31,284) (120,000) (544,196) 81,484 (24,445) 105,929 225,929
(213,558) (105,300) (6,000) (18,000) (50,054) (31,284) (120,000) (544,196) 81,484 (24,445) 105,929 105,929 225,929
(213,558) (105,300) (6,000) (18,000) (50,054) (31,284) (120,000) (544,196) 81,484 (24,445) 105,929 225,929
(475,471)
(249,542)
(23,613) (23,613)
202,316
428,245
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Gestión del Alcance del Servicio
2.1 Objetivos
Identificar los paquetes de trabajo que permitirán cumplir con los términos de referencia y las obligaciones contractuales establecidas establecidas por EMC. 2.2
Alcance del Servicio y Estructura Detallada de Trabajo
El Alcance del Servicio de Outsourcing de Laboratorio Ambiental esta compuesto de los paquetes de trabajo que se muestran en la Estructura Detallada de Trabajo de la Figura 1 y que se describen, brevemente, brevemente, a continuación. Un detalle más profundo de cada una de las tareas se explica en los acápites correspondientes.
Servicio de Outsourcing Laboratorio Ambiental
1. Infraestructura
2. Sistema de Gestión de Calidad
3. Organización
1.1. Equipos
2.1. Acreditación ISO 17025
3.1. Personal
1.2. Materiales
2.2. Servicio al Cliente
3.2. Capacitación
1.3. Reactivos
2.3. Servicios Post Venta
3.3. Integridad
4. Sistema de Gestión EHS
4.1. Política EHS
5. Responsabilidad Responsabilidad Social
5.1. Actividades Comunitarias
Figura 1 - Estructura Detallada de Trabajo
Los requisitos técnicos que debe cumplir el laboratorio ambiental están establecidos en los límites máximos permisibles de la Organización Mundial de la Salud, Ley General de Aguas del Perú y los requisitos del Ministerio de Energía y Minas del Perú según lo establece la RM Nº 011-96. Para poder cumplir con estos requisitos técnicos mínimos, se propone un tipo de respuesta instrumental (Tipo de Laboratorio), el que está definidos por dos parámetros básicos: exigencias legales nacionales e internacionales, los niveles de detección en el análisis de metales y niveles de servicio (medido como el Tiempo Máximo de Entrega de Resultados) que se ofrece al cliente. La Tabla 2 establece el laboratorio seleccionado para alcanzar estos requisitos.
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Tabla 4 EQUIPAMIENTO DE LABORATORIO
No. ITEM 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16
2.3
DESCRIPCION Medidor Multi parámetros Star 5 FULL KIT. Ph, Redox, Ion Selectivo, Conductividad, DO Kit para Fluoruros ión selectivo Kit para Cianuros ión selectivo Kit para Amonio por ión selectivo Sistema para purificación de Agua - Grado Ultra Pura Sistema para purificación de Agua - Grado Des-ionizada Espectrofotómetro UV VIS Lambda 25 Equipo ICP MS Modelo Optima ELAN 9000 Cromatógrafo - Clarus 500 con Espectrómetro de Masa Autoclave Campana + Cabina para Extracción + Manta + Cocinilla Balanzas Agitadores Magnéticos con calentamiento Estufa eléctrica Incubadoras Lavador de gases
MARCA
Cantidad de Equipos
Thermo Orion
1
Thermo Orion Thermo Orion Thermo Orion
1 1 1
Millipore
1
Millipore
1
Perkin Elmer Perkin Elmer
1 1
Perkin Elmer
1
MRC
1
MRC
1
MRC MRC MRC MRC MRC
2 4 4 4 2
Diccionario de la EDT - Descripción Descripción de los Paquetes Paquetes de Trabajo
2.3.1 Infraestructura
Comprende el suministro de los equipos, materiales y reactivos necesarios para el desarrollo del trabajo en función a los requerimientos establecidos en los Términos de Referencia del proyecto. 2.3.2
Sistema de Gestión de Calidad
Involucra todas las actividades necesarias para que el laboratorio alcance la acreditación ISO 17025: Capacitación del personal, desarrollo de los manuales de calidad, desarrollo de la política de calidad, acreditación de los métodos analíticos, auditorias de acreditación y seguimiento, aspectos metrológicos, m etrológicos, trazabilidad, trazabilidad, etc. Adicionalmente, en el sistema de gestión de calidad se establecen las metas mínimas del laboratorio en lo referente al Servicio al Cliente para los próximos cinco años.
En cuanto al servicio Post Venta se establecen los objetivos mínimos de servicio del laboratorio desde el punto de vista de servicio técnico y de días de parada para mantenimiento en el año. 2.3.3 Organización
En este grupo de tareas se encuentran las actividades de reclutamiento y selección de personal, capacitación del mismo en las técnicas analíticas, y en las políticas de la firma en gestión de calidad, gestión de EHS e integridad en las operaciones. Plan de Gestión del Proyecto: Outsourcing de Servicios Análisis Laboratorio Ambiental Cliente: Empresa Minera Colcamarca Página 8 de 30
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2.3.4
Sistema de Gestión EHS
2.3.5
Responsabilidad Social
El sistema de Gestión EHS estará basado en las políticas y normas establecidas por la empresa. La firma está comprometida a integrarse a las actividades de responsabilidad social del cliente. Para este fin se conseguirá que el 60% de la fuerza laboral del laboratorio (al final de los 5 años) sea personal personal de la región La La Libertad. Iniciaremos por lo menos con el 40% del personal de la región y paulatinamente se irán ajustando las cifras hasta llegar a esa meta. Otras actividades de responsabilidad social involucran el compromiso de ot orgar cierto nivel de capacitación a las escuelas de las comunidades de la zona para motivar a los estudiantes en el conocimiento y desarrollo de las tecnologías que se manejarán dentro del laboratorio. 2.4
Gestión y Control del Alcance
Conforme se desarrolle el proyecto, el Jefe de Laboratorio (que actúa como Gerente del Proyecto) será responsable de actualizar los paquetes de trabajo e informar el avance a la alta dirección: El informe se presentará en base mensual y deberá contener, como mínimo: Detalle del del avance avance del Proyecto en los los diferentes diferentes paquetes paquetes de trabajo trabajo Análisis de cambos y desviaciones tomando como base: Estado de Avance de los plazos plazos (Control (Control del del Cronograma) Cronograma) Estado de Avance de los Costos Costos (Control (Control del Presupuesto) Estadísticas de Incidentes y Accidentes de EHS
o o
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Cronograma del Proyecto
3.1 Objetivo
El objetivo del Cronograma del Proyecto del Laboratorio Medio Ambiental es establecer la duración de las actividades e identificar los recursos necesarios para satisfacer los requisitos establecidos en los Términos de Referencia, el Contrato y el Alcance del Proyecto que se ha elaborado para EMC. EMC. El cronograma se indica en la Figura 2, el que se inicia con la firma f irma del contrato. A continuación detallamos las actividades a desarrollar en cada etapa del cronograma. cronograma. 3.2
Descripción Descripción de las Actividades Consideradas
3.2.1
Actividad 1 – Revisión y Adecuación Adecuación de la Infraestructura Infraestructura Actual Actual
Para la puesta en marcha del laboratorio y siguiendo las políticas de EHS de la firma, personal de laboratorio efectuará una revisión detallada del diseño del laboratorio propuesto a fin de que se cumplan con los criterios establecidos en el diseño seguro de instalaciones de laboratorio: Contar con los sistemas de protección contra incendio más adecuados al tipo de instalación Contar con los sistemas de ventilación e iluminación adecuados adecuados Contar con detectores de atmósferas con bajo nivel de Oxigeno (los gases de los equipos de laboratorio desplazan al oxigeno creando condiciones de riesgo) Cableado eléctrico, tipos de interruptores y puntos a tierra Rutas de evacuación y de escape Sistemas de descarga de efluentes líquidos y tratamiento de desechos (sólidos y líquidos) Sistema de colección y eliminación de vapores tóxicos •
• •
• • •
•
Concluida esta actividad se ha de participar en la construcción de los ambientes del laboratorio para que estos se adecuen al diseño q ue mejor acomode los equipos y que otorgue flexibilidad a las operaciones en base a nuestra experiencia en este rubro. En esta actividad se instalaran todos los equipos que se han propuesto para el laboratorio. 3.2.2
Actividad 2 – Suministro e Instalación de Equipos Equipos
3.2.3
Actividad 3 – Sistema de Gestión de Calidad - Acreditación ISO 17025
Esta actividad involucra el suministro de los equipos del laboratorio. También involucra el suministro de reactivos y material de vidrio necesarios para el laboratorio De acuerdo con la naturaleza de los ensayos a efectuar se han solicitado cotizaciones a los diversos proveedores de equipos y en ellas se han definido los plazos que el proveedor establece tanto para el suministro, instalación y puesta en marcha de los equipos los que se han usado para el cronograma base.
Esta actividad involucra todo el proceso para alcanzar la certificación del laboratorio bajo la norma ISO 17025. Para este fin deberá contratarse un consultor especializado que apoye al personal de planta del laboratorio en la obtención de la acreditación inicial. Se espera alcanzar la certificación del laboratorio ante Indecopi dentro de los nueve (9) meses de iniciado el servicio. Posteriormente, se procederá con las auditorias anuales de re-certificación. re-certificación.
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3.2.4
Actividad 4 – Recursos Humanos
Esta actividad involucra las tareas de reclutamiento, selección, capacitación del personal que deberá tener a su cargo el desempeño de las actividades del laboratorio en la unidad minera.
Figura 2 - Cronograma del Proyecto
3.2.5
Actividad 5 – Operaciones
Las operaciones del laboratorio inicialmente desde la ciudad de Lima, mientras se pone en operación en laboratorio en la mina, por un lapso de cinco (5) meses. Transcurrido este tiempo, el laboratorio de la mina entra en operación comercial por el lapso que dure el contrato (hasta el mes 60) Al mismo tiempo de inicio inicio de las operaciones operaciones comerciales comerciales entra en operación los siguientes aspectos relevantes del proyecto: la gestión del personal, el Sistema EHS y las Actividades de Responsabilidad Responsabilidad Social. 3.3 3.3.1
Control del Cronograma Metodología para Medir el Avance Avance
Para efectos de medir el avance de las diversas actividades se define la siguiente metodología: Tabla 5 – Indicadores de Medición para el Avance Porcentaje de Estado de la Actividad Criterios de Aplicación Avance
Sin empezar Ordenes de Compra Colocadas Instalación física Iniciada Instalación Física en progreso Completada
0% 15%
25% Depende del estado del progreso 100%
Cuando se entrega la orden de compra al proveedor Cuando los equipos son movilizados al laboratorio Será definido por el Gerente del Proyecto en base al avance en sitio Cuando se entrega en operación
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3.4
Información del Estado de Avance
Conforme se desarrolle el proyecto, el Jefe de Laboratorio (que actúa como Gerente del Proyecto) será responsable de actualizar el estado de avance del cronograma en las diversas actividades e informar el avance a la alta dirección: El informe se presentará en base mensual y deberá contener, como mínimo: Detalle del del avance avance del Proyecto en los los diferentes diferentes paquetes paquetes de trabajo trabajo Análisis de cambos y desviaciones tomando como base: Estado de Avance de los plazos plazos (Control (Control del del Cronograma) Cronograma) Estado de Avance de los Costos Costos (Control (Control del Presupuesto)
o o
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Sistema de Gestión de Costos
4.1 Objetivo
El objetivo del Sistema de Gestión de Costos es el de identificar las partidas presupuestales, desarrollar el presupuesto y controlar el presupuesto con la intención de satisfacer los requisitos establecidos en los Términos de Referencia, el Contrato y el Alcance del Proyecto que se ha elaborado para EMC. La Gestión de los Costos del Proyecto está basada en el presupuesto originalmente establecido de acuerdo con la presentación efectuada al directorio. 4.2
Estimación de los Costos
La estimación de los costos se ha efectuado tomando como referencia lo siguiente: Las propuestas de los proveedores de Equipos Instrumentales La propuesta propuesta del contratista de Obras (RASA (RASA Contratistas Generales Generales SRL) para la adecuación de las instalaciones en sitio Las propuestas propuestas de los proveedores proveedores de material material de vidrio y los precios del área área de logística de la empresa Las propuestas propuestas de los proveedores proveedores de material material de vidrio y los precios del área área de logística de la empresa Los costos de personal del área área de recursos humanos de la empresa Los costos de transporte cotizados a las empresas de la la zona Los costos de alimentación alimentación y alojamiento entregados por el contratista de EMC para este fin Las tarifas tarifas de las pólizas pólizas de seguros y cartas fianzas fianzas establecidas establecidas para para nuestra empresa por nuestros proveedores de estos servicios
4.3
Preparación Preparación del Presupuesto
El presupuesto se ha dividido en dos partes: Presupuesto de adecuación adecuación de las instalaciones: instalaciones: Establece los recursos recursos necesarios pata los primeros 5 meses del contrato Presupuesto de operación: operación: para los siguientes siguientes 55 55 meses restantes restantes del del contrato contrato Para el presente análisis nos concentraremos en el manejo del primero indicado.
4.3.1
Presupuesto de adecuación de las instalaciones instalaci ones
Con base a las propuestas y forma de pago de los proveedores (ver acápite 6.5) y los detalles del flujo de caja del proyecto establecido en la Tablas 2 y 3, se establece el Presupuesto de Costos para la Adecuación durante los primeros 5 meses del proyecto, indicado en la Tabla 6, a continuación. Tabla 6 - Presupuesto de Costos para la Adecuación (5 Meses Iniciales – Cifras en US$) Detalle de Costos Mes 1 Mes 2 Mes 3 Mes 4
Mes 5
Inversiones Costos Operativos Transporte de Muestra Mano de Obra Otros Gastos de Personal Acreditación ISO 17025 Mantenimiento Overhead Contingencias Total Costos
196,810 52,140 5,000 17,796 8,775 3,000 1,500 4,171 2,607 291,800
35,000 52,140 52,1 40 5,000 17,796 8,775 3,000 1,500 4,171 2,607 129,990
129,400 52,140 5,000 17,796 8,775 3,000 1,500 4,171 2,607 224,390
92,000 52,140 5,000 17,796 8,775 3,000 1,500 4,171 2,607 186,990
138,200 52,140 52,14 0 5,000 17,796 8,775 3,000 1,500 4,171 2,607 233,190
Costos Acumulados
291,800
421,789
646,179
833,169
1,066,358
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4.3.2
Curva S del Proyecto Proyecto – Etapa Inicial (5 meses)
Con los datos de Costos acumulados de la Tabla 6 se establece la Curva S del proyecto en su etapa inicial. Curva S - Prim Primeros 5 Meses Miles US$
1200 Costo tos Acumula lados
900
600
300
0 0
1
2
Mes
3
4
5
Figura 3 - Curva S del Proyecto
4.4
Control de los Costos
El Control de los costos del proyecto estará a cargo del Gerente de Proyecto. Se establecen los siguientes mecanismos de control: Sistema de Control de Costos del Proyecto Límites de Autoridad para Desembolsos Informes de Costos Costos en base mensual al al Directorio Directorio de de la empresa
4.4.1
Sistema de Control de Costos del Proyecto
El área de Contabilidad y Finanzas ha definido el Centro de Costos N°70-10-XX para identificar todas las partidas de gastos del proyecto. Cada persona responsable de girar desembolsos deberá identificar las partidas correspondientes de acuerdo a la la siguiente numeración numeración Cuenta
70-10-01 70-10-02 70-10-03 70-10-04 70-10-05 70-10-06 70-10-07 4.4.2
Tabla 7 – Descripción de Cuentas de Cargo del Proyecto Cargo Cuenta Cargo
Equipos Reactivos Material Materia l de Vidrio Transporte de Muestras Mano de Obra Otros Gastos de Personal Acreditación ISO 17025
70-10-08 70-10-09 70-10-10 70-10-11 70-10-12 70-10-13 70-10-14
Mantenimiento Seguros Fianzas Herramientas Materiales Equipos de Seguridad Capacitación
Límites de Autoridad para Desembolsos
Los límites de autoridad para desembolsos están definidos de la siguiente manera: Tabla 8 – Límites de Autoridad del Proyecto Monto Responsable
Analista Senior (sólo en Ausencia del Jefe de Laboratorio) Hasta US$ 300 Hasta US$ 5,000 Jefe de Laboratorio - Gerente de Proyecto Mas de US$ 5,000 Gerente General Plan de Gestión del Proyecto: Outsourcing de Servicios Análisis Laboratorio Ambiental Cliente: Empresa Minera Colcamarca Página 14 de 30
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4.4.3
Informes de Costos
Mensualmente el Jefe de Laboratorio (Gerente del Proyecto) deberá presentar un informe de desempeño de los costos del proyecto. Dicho informe deberá incluir por lo menos lo siguiente: 1. Costos realmente realmente incurridos a la fecha 2. Estado de avance avance del proyecto proyecto en relación a los desembolsos desembolsos ejecutados 3. Análisis de variaciones contra el presupuesto original 4. Curva S de de Costos actualizada 5. Indicadores de Desempeño de Costos a. Índice de Costos b. Índice de Programa Programa c. Estimación a la Terminación Terminación 6. Plan de Recuperación de las las actividades atrasadas a. Cambios a solicitar 7. Lecciones Aprendidas 8. Recomendaciones
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5
Sistema de Gestión de Calidad
5.1 Objetivos
Establecer un sistema de Gestión de Calidad que permita cumplir con los requisitos del servicio encargado y promover la mejora continua de los procesos. 5.2
Normas Aplicables Aplicabl es
Se toma como referencia los siguientes documentos: Términos de Referencia del Cliente Normativa sobre Aguas Aguas Residuales de la Organización Organización Mundial Mundial de la Salud, Salud, Ley General de Aguas RM Nº Nº 011-1996 011-1996 del Ministerio de Energía y Minas (MEM) (MEM) Métodos Analíticos de LdS
5.3
Sistema de Gestión de Calida de LdS
5.3.1
Política de Calidad de Laboratorios del Sur
5.3.2
Misión
5.3.3
Visión
En Laboratorios del Sur estamos comprometidos comprometidos con: – Proveer servicios a nuestros clientes que satisfagan sus requerimientos requerimientos a tiempo, tiempo, cada vez y de forma correcta desde el primer momento. – Actualizar el nivel nivel tecnológico tecnológico y el desarrollo de nuestro personal a través través de la capacitación continua. – El cumplimiento de los estándares estándares de la industria, la práctica ética y las regulaciones legales. controlar la contaminación contaminación del medio ambiente derivada de nuestros – Prevenir y controlar impactos ambientales significativos. – Identificar, evaluar y gestionar los riesgos para la salud, salud, seguridad e higiene higiene laboral a fin de prevenir accidentes de trabajo, enfermedades ocupacionales, mejorando las condiciones laborales de nuestro personal. – Comprender y tener tener en consideración las preocupaciones preocupaciones sobre salud, seguridad seguridad y medio ambiente de los clientes, los grupos de interés y las comunidades locales. cumplimiento de los objetivos, objetivos, políticas y funciones funciones establecidas establecidas dentro de la – El cumplimiento organización participando participando activamente en su implementación implementación y mejora m ejora continua. Laboratorios del del Sur. es una una empresa que que brinda servicios de control de calidad y de riesgos a través de ensayos, supervisiones, inspecciones y certificaciones en los diferentes sectores productivos”
“Ser reconocidos reconocidos como una compañía compañía de inspección líder, con incuestionable integridad, competencia competencia técnica reconocida y absoluta independencia”. independencia”. 5.3.4
1. 2. 3. 4. 5.
5.3.5
Objetivos
Satisfacción del del cliente cliente externo externo e interno Mejorar continuamente nuestros procesos Participación satisfactoria en pruebas pruebas interlaboratorio interlaboratorio 100% del personal capacitado capacitado para el puesto de trabajo trabajo Conformidad con los estándares apropiados Métodos de Ensayo Ensayo y calibración calibración y Validación de Métodos Métodos
Laboratorios del Sur, ha desarrollado los procedimientos necesarios para la ejecución de los ensayos y actividades relacionadas como: - Muestreo, cuando aplique - Manipulación Manipulació n de muestras u objetos de ensayo - Transporte - Almacenamiento
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Preparación Preparació n de muestras u objetos de ensayo Estimación de la incertidumbre, cuando aplique Técnicas estadísticas para el análisis de datos
-
Las desviaciones a los métodos de ensayo son permitidas, solo si ésta es documentada, justificada técnicamente, autorizada por el Jefe de Laboratorio y aceptada por el cliente. Asimismo, se cuenta con instrucciones para el uso, operación y manipulación de los equipos. 5.3.6
Selección de Métodos de ensayo
Laboratorios del Sur, tiene como política utilizar en principio métodos de ensayo normalizados, es decir publicados en normas internacionales, regionales, nacionales y reglamentos técnicos. Solo en caso que no existan métodos normalizados, se utilizarán métodos no normalizados o desarrollados desarrollados por el laboratorio, en ambos casos; los métodos de ensayo deben ser validados antes de autorizar su uso en el laboratorio. laboratorio. En todos los casos, se utilizará siempre la edición vigente de los métodos de ensayo, solo en casos justificados y aprobados por el Gerente de Calidad se utilizarán las ediciones obsoletas de los métodos de ensayo. Cuando el cliente solicite un servicio y no especifique el método de ensayo, se seleccionará el método apropiado a sus necesidades y se le comunicará. En caso el cliente solicite un método método de ensayo no apropiado apropiado se le informará informará las razones por las cuales se considera no apropiado y se le propondrá un nuevo método de ensayo.
5.3.7
Validación de métodos
La validación de métodos se aplicará siempre que se presenten las situaciones siguientes: - Métodos de ensayo no normalizados normalizados - Métodos de ensayo ensayo desarrollados desarrollados por el el laboratorio - Métodos normalizados normalizados usados para para un alcance alcance diferente al al previsto La validación se realizará siguiendo el procedimiento, que establece las disposiciones para la validación, asimismo, los valores que se obtenga como resultado de la validación y que caracterizan al método de ensayo deben ser pertinentes a las necesidades del cliente.
5.3.8
5.3.9
Estimación de la incertidumbre incertidumbre de la medición
Laboratorios del Sur, ha establecido procedimientos para la estimación de la incertidumbre de acuerdo al tipo y naturaleza del método de ensayo. En principio se tendrán en cuenta todos los componentes de la incertidumbre, salvo no sea factible la identificación y/o evaluación de todos los componentes. Control de Datos
Se han establecido procedimientos para asegurar que los cálculos y transferencia de datos estén sujetos a verificaciones y controles de manera sistemática. Procedimientos:: • •
PQC-010 Procedimiento para el control de registros PQC-011 Procedimiento Procedimiento para la Implementación Implementación y/o Validación Validación de Métodos de Ensayo
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•
•
• •
PQC-012 Procedimiento Procedimiento para la Determinación de la Incertidumbre en Análisis Físico-químicos e Instrumentales I nstrumentales PLMB-010 Procedimiento para la determinación de la incertidumbre en los ensayos microbiológicos PQC-032 Procedimiento de redondeo de resultados PQC-033 Procedimiento para el el lavado lavado y verificación de materiales materiales en el laboratorio
5.3.10 Equipos
Los métodos de ensayo que se realizan en Laboratorios Laboratorios del Sur contemplan una serie de equipos. Laboratorios Laboratorios del Sur se asegura que que los laboratorios cuenten cuenten con los equipos idóneos para la realización de los ensayos. Todos los equipos cumplen con los requisitos de los métodos y están sujetos a programas de Mantenimiento Preventivo, Calibración y/o Verificación dependiendo dependiendo del caso. Cada equipo cuenta con un registro en donde figuran los datos de cada equipo y se resumen todas las actividades realizadas en él, desde su instalación hasta que es dado de baja, si fuera el caso. Los registros de entrenamiento documentan los equipos que el personal está autorizado a usar. Todos los equipos equipos en Laboratorios del Sur poseen una una identificación única lo que hace su ubicación fácil en la Lista de Equipos. Procedimiento PQC-001 Procedimiento para la Instalación, Calibración, Mantenimiento y Reparación Externa de Equipos •
5.3.11 Trazabilidad de de la Medición Medición
Laboratorios del Sur tiene por política calibrar todos los equipos y patrones de referencia que incidan significativamente en la exactitud de un ensayo y mediciones auxiliares. Laboratorios del Sur cuenta con un cronograma de calibración de todos los equipos de la compañía, así mismo se han definido procedimientos y programas para las verificaciones intermedias de los equipos con el fin de asegurar su estado de calibración. Se ha establecido un procedimiento para el control, manipulación, almacenamiento y uso de materiales materiales de referencia, a fin que que éstos sean verificados y para prevenir la contaminación o deterioro.
5.3.11.1 Procedimientos • •
• •
PQC-035 Procedimiento para el Manejo Manejo de Materiales Materiales de Referencia PQC-001 Procedimiento para la Instalación, Calibración, Mantenimiento y Reparación Externa de Equipos PQC-029 Procedimiento para la la verificación verificación interna interna de material de de vidrio. vidrio. PQC-034 Procedimiento para la Verificación de equipos.
5.3.12 Manipulación de los Objetos Objetos de Ensayo Ensayo
Laboratorios del Sur ha establecido procedimientos para la recepción, manipulación, protección, almacenamiento, retención y o disposición de las muestras.
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Las muestras son identificadas en el ingreso y esta identificación la conserva hasta el final del ensayo y después, en el almacenamiento, retención y disposición final, de tal manera que pueda ser trazable en cualquier cualquier momento. Laboratorios del Sur se asegura de contar con una muestra dirimente en el eventual caso de que se produjera un reclamo del cliente o del organismo acreditador y se compromete en mantenerla en condiciones tales que no afecten las condiciones de la muestra por un espacio de tiempo descrito en los procedimientos de almacenamiento de muestras. Laboratorios del Sur almacena toda la data del ingreso de las muestras en una base de datos que ha sido diseñada para este fin y se encuentra debidamente documentada y validada. Cuando existe alguna anormalidad en el ingreso debido a desviaciones de las condiciones, o cuando la descripción de las muestras no se ajusta a las instrucciones, Laboratorios del Sur establece inmediatamente contacto con los clientes para esclarecer o informar acerca de lo ocurrido. Procedimientos: PQC-003 Procedimiento para la recepción de la solicitud del del cliente y el ingreso de muestras a los laboratorios PQC-023 Procedimiento Procedimiento para para la conservación conservación de muestras, muestras, contramuestras y muestras dirimentes. •
•
5.4
Aseguramiento Aseguramiento de la Calidad de los Resultados de ensayo y calibración
Laboratorios del Sur sigue procedimientos específicos de Aseguramiento de la Calidad en cada uno de sus laboratorios. Dichos procedimientos están plasmados en programas de actividades que se siguen a lo largo del año, los cuales se desarrollan desarrollan por cada técnica utilizada. Laboratorios del Sur participa en programas de comparación interlaboratorio en la medida que éstos se encuentren disponibles en el mercado. La participación en estos programas nos permite definir sesgos del método usado. 5.4.1 Procedimientos: •
•
• •
5.5
PQC-030 Procedimiento para la Estimación e Interpretación de los limites de control de calidad PLA-005 Procedimiento Procedimiento de Aseguramiento de la calidad de los análisis en el laboratorio de alimentos PLMA-003 PLMA-003 Aseguramiento de la Calidad PLMB-009 Procedimiento para el aseguramiento y control de calidad de los ensayos microbiológ m icrobiológicos icos
Informes de Resultados
Laboratorios del Sur se asegura de informar los resultados de los ensayos en forma exacta, clara sin ambigüedades y objetivamente de acuerdo a las instrucciones específicas del método de ensayo. 5.5.1
Informes de Ensayo
Los resultados de los ensayos serán emitidos en informes de ensayo. En caso que el cliente lo solicite, se podrán emitir avances de Informes de Ensayo. Los informes de ensayo de Laboratorios del Sur incluyen todos los puntos que exige la NTP-ISO/IEC 17025 y las directrices del Organismo acreditador. acreditador.
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5.5.1.1
Procedimiento: •
5.6 5.6.1
PQC-004 Procedimiento de Emisión de Informes y/o Avances del Informe de Ensayo
Aseguramiento Aseguramiento de Calidad mediante Auditorias de Calidad Calidad Objetivos
El objetivo final que se pretende alcanzar a través del Aseguramiento de la calidad mediante las Auditorias de Calidad es identificar las desviaciones que permitirán alcanzar la mejor continua de los procesos de LdS.
5.6.2 Mecanismos
En base semestral se efectuarán Auditorias de Gestión de Calidada fin de verificar el estado del sistema y asegurar asegurar su cumplimiento. cumplimiento. Las auditorias serán serán desarrolladas desarrolladas por el área de gestión de calidad de LdS y como resultado de ellas se elevará un informe a la alta dirección de la empresa. Como resultado de las auditorias de Calidad se encontrarán: Procesos que están bajo control Revisión de de Procesos que están están fuera de control control o que presentan presentan desviaciones Efectuar el análisis de los problemas encontrados encontrados para encontrar las causas causas raíz y plantear soluciones mediante acciones correctivas y preventivas Revisar el estado de la implantación de tales soluciones
5.6.3 Procedimiento •
PQC-024 PQC-024 Procedimiento de Auditorias de Gestión de Calidad
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6
Plan de Adquisición del Laboratorio Propuesto
6.1 Objetivos
Tal como se indicó en la sección 2, Laboratorios del Sur propone un concepto de laboratorio que permita satisfacer plenamente los límites de detección establecidos en las normativas de la Organización Mundial de la Salud, la Ley General de Aguas y la RM Nº 011-1996 del MEM; usados como requisitos técnicos del servicio propuesto. 6.2
Proveedores, Plazos de Entrega y Garantías
La Tabla 9 indica los proveedores, plazos de entrega y plazos de las garantías de fábrica obtenidas para el equipamiento de laboratorio. TABLA 9 PLAN DE ADQUISICONES DEL PROYECTO (PRECIO DE EQUIPOS, PLAZO DE ENTREGA Y DE GARANTIA DEL FABRICANTE) DESCRIPCION
PROVEEDOR
1 2 3 4
Medidor Multi-parámetros Star 5 FULL KIT. Kit para Fluoruros ión selectivo Kit para Cianuros ión selectivo Kit para Amonio por ión selectivo
Thermo Orion Thermo Orion Thermo Orion Thermo Orion
3,000 1,200 1,200 1,300
3 2 2 2
12 12 12 12
5
Sistema para purificación de Agua - Grado Ultra Pura
Millipore
8,000
2
12
6
Sistema para purificación de Agua - Grado Desionizada
Millipore
9,500
2
12
7 8
Espectrofotómetro UV VIS Lambda 25 Equipo ICP MS Modelo Optima ELAN 9000
Perkin Elmer Perkin Elmer
16,000 194,000
4 4
24 24
9
Cromatógrafo - Clarus 500 con Espectrómetro de Masa
Perkin Elmer
130,000
4
24
10
Autoclave
MRC
2,760
2
12
11
Campana + Cabina para Extracción + Manta +Cocinilla
MRC
6,200
2
24
12 13 14 15 16 17 18 19 20
Balanzas Agitadores Magnéticos con calentamiento Estufa eléctrica Incubadoras Lavador de gases Material de Vidrio Oxímetro Infraestructura Básica Reactivos (stock Inicial)
MRC MRC MRC MRC MRC Cimatec - Kessel MRC RASA Cont. Cimatec
4,000 250 4,000 2,500 6,000 45,000 1,500 80,000 50,000
2 2 2 2 2 1 2 1 1
12 6 6 6 6 No Aplica 12 12 No Aplica
6.3
PRECIO UNITARIO
PLAZO DE ENTREGA (meses)
No. ITEM
GARANTIA (Meses)
Mantenimiento Mantenimiento de las Instalaciones
La negociación con los proveedores de los equipos principales (ítems 8 y 9 en la tabla 3) incluye un sistema de mantenimiento preventivo de los equipos de tal forma de garantizar los siguientes aspectos del servicio: Plan de Gestión del Proyecto: Outsourcing de Servicios Análisis Laboratorio Ambiental Cliente: Empresa Minera Colcamarca Página 21 de 30
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•
Mantenimiento Correctivo de equipos: Veinticuatro (24) horas como máximo para resolver problemas que escapan de las actividades de mantenimiento preventivo de los equipos
Para cumplir con este requisito Laboratorios del Sur dispondrá de personal exclusivo para efectuar el mantenimiento preventivo en forma mensual en el Laboratorio. Para cumplir con ello se ha destinado una partida de 3% anual de la inversión para efectos de cumplir con este requerimiento. 6.4
Stock de Reactivos y Material de Vidrio
Se mantendrá un Stock de Reactivos para una operación continua de seis (06) meses del laboratorio. El Stock de Material de Vidrio será el necesario para las operaciones del laboratorio. 6.5
Infraestructura Infraestructura Básica
Comprende la modificación de las instalaciones del laboratorio y el suministro e instalación de todo el mobiliario, neveras, instalaciones eléctricas, pozos a tierra, redes de datos, etc. necesarios para el proyecto. Se ha designado a la firma RASA Contratistas Generales SRL de Lima, en un paquete “llave en mano” para que ejecute este trabajo.
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6.6
Plan de Pagos
La forma de Pago negociada con los proveedores es como se indica en la Tabla 10. Tabla 10 – Formas de Pago Propuestas por los Proveedores No. ITEM
DESCRIPCION
1 2 3 4
Medidor Multiparametros Star 5 FULL KIT. Kit para Fluoruros ión selectivo Kit para Cianuros ión selectivo Kit para Amonio por ión selectivo
100% 100% 100% 100%
5
Sistema para purificación de Agua - Grado Ultra Pura
100%
6
Sistema para purificación de Agua - Grado Desionizada
7 8
Espectrofotómetro UV VIS Lambda 25 Equipo ICP MS Modelo Optima ELAN 9000
9
Cromatografo - Clarus 500 con Espectrometro de Masa
10
Autoclave
11
Campana + Cabina para Extracción + Manta +Cocinilla
12 13 14 15 16 17 18 19 20
Balanzas Agitadores Magneticos con calentamiento Estufa electrica Incubadoras Lavador de gases Material de Vidrio Oximetro Infraestructura Basica Reactivos (stock Inicial)
6.7
MES 1
MES 2
100% 100% 35% 35% 100%
MES 3
MES 4
MES 5
35%
30%
35%
30%
100% 100% 100% 100% 100% 100% 20% 100% 20%
20% 20%
80% 20%
20% 80%
Plan de Seguimiento a los Proveedores
El Gerente de Proyecto será el encargado de hacer el seguimiento a los diferentes proveedores. Se establecerán reuniones semanales, quincenales y mensuales a fin de ver el avance de los diversos suministros en función a la importancia, criticidad y valor de los mismos. Estas reuniones podrán ser administradas también por el personal de compras de oficina de Lima. Como resultado de ellos se han de elaborar Minutas de dichas reuniones.
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20% 50%
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7
Plan Organizacional
7.1 Objetivo
Establecer la organización necesaria para satisfacer los requerimientos establecidos en los términos de referencia, el contrato y el alcance del proyecto proyecto ofrecido al cliente. 7.2
Organización Propuesta
Tomando como base el número y tipos de análisis mensuales establecidos en los Términos de Referencia, la organización propuesta para el laboratorio ambiental es como sigue:
JEFE DE LABORATORIO Gerente del Proyecto ASISTENTE
ANALISTA 1
ANA LISTA 2
JEFE EHS
ANALIS TA 3
ANALISTA 4
Figura 4 - Organización del Proyecto
Adicionalmente, para cumplir con las rotaciones y descansos establecidos por el cliente, se consideran seis (6) personas adicionales: una para el reemplazo del jefe de laboratorio, una para el reemplazo del Jefe EHS, dos para el reemplazo de los analistas y una para el asistente. 7.3
Descripciones Descripciones de Puesto
La descripción de cada puesto de trabajo se indica a continuación 7.3.1
Jefe de Laboratorio (Gerente del Proyecto)
Funciones Responsable de la gestión del laboratorio: recursos humanos, materiales, reactivos, limpieza, orden, seguridad del personal, protección ambiental, etc. Responsable de efectuar todos los contactos con el cliente: entrega de reportes de laboratorio, gestión de las necesidades ante el cliente, etc. Elaborar informes semanales de gestión tanto para el cliente como para Laboratorios del Sur Elaborar y actualizar los manuales de calidad del laboratorio Liderar el sistema de gestión del laboratorio de acuerdo a ISO 17025 Liderar el sistema de gestión de seguridad y protección ambiental de acuerdo a ISO 14000 Proponer la capacitación y Entrenar al personal a su cargo en las nuevas técnicas analíticas que se implementen •
•
•
• • •
•
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7.3.2 Analistas
Funciones Recepción de las muestras del cliente y de efectuar su codificación así como el protocolo de ensayos a realizar Efectuar los análisis de laboratorio de acuerdo con los métodos vigentes solicitados por el cliente Llevar el control de los resultados de análisis de cada muestra m uestra Elaborar los informes de resultados de análisis Llevar los controles exigidos por el sistema de gestión (ISO 17025) del laboratorio Llevar el control de las muestras analizadas (almacenamiento para rechequeos posteriores, de ser el caso) Uno de los analistas, el Analista Senior, será el responsable del área de servicio al cliente y reemplaza al Jefe de Laboratorio en su ausencia. •
•
• • •
•
•
7.3.3 Asistente
Funciones Efectuar la limpieza del laboratorio Efectuar el lavado del material de vidrio Llevar el control del almacén de reactivos y material de vidrio La eliminación de los desechos del laboratorio (aguas, frascos, trapos, etc), de acuerdo a las normas de MBM e Laboratorios del Sur • • • •
7.3.4
Jefe de Seguridad
Funciones Llevar adelante el sistema de gestión de seguridad y medio ambiente del laboratorio para obtener y mantener la acreditación ISO 14000 Capacitar al personal de laboratorio en los temas de seguridad y protección ambiental tanto en temas asociados a sus labores diarias como en los requeridos en la normas ISO 14000. •
•
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8
Plan de Comunicaciones
8.1 Objetivo
El plan de comunicaciones tiene como objetivo informar el desempeño en el proyecto a los agentes involucrados en él: Empresa Minera Colcamarca Plana directiva de Laboratorios Laboratorios del Sur
8.2
Estructura del Plan de Comunicaciones Comunicaciones
La estructura del Plan de Comunicaciones tiene como objeto satisfacer las siguientes preguntas ¿A quién informar? ¿Qué informar? ¿Cómo Informar? ¿Cuándo Informar?
Para cumplir con responder a esas preguntas, las comunicaciones se dividen en dos tipos: Informes y Reportes Minutas de Reunión
En base a estas premisas se establece la Tabla 11-A y 11-B que son las referncias para la Gestión de Comunicaciones Tabla 11-A – Tabla de Informes y Reportes #
1 2 3 4 5 6
Reporte/Informe
Informes de Análisis de Resultados Reporte Mensual de Actividades del Laboratorio Reporte de Avance del Proyecto Análisis de Cambios y Desviaciones del Proyecto Reporte de Incidentes y Estadísticas EHS Informe de Auditoria de Calidad
Periodicidad
Audiencia
Medio de Distribución
Archivo en...
Responsable
Diaria
EMC - LdS
Electrónica
Servidor LdS
Analistas
Mensual
EMC - LdS
Electrónica
Servidor LdS
Jefe de Laboratorio
Mensual
LdS
Electrónica
Servidor LdS
Jefe de Laboratorio
Mensual
LdS
Electrónica
Servidor LdS
Jefe de Laboratorio
Mensual
EMC - LdS
Electrónica
Servidor LdS
Jefe EHS
Semestral
LdS
Electrónica
Servidor LdS
Jefe de Laboratorio
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Tabla 11-B – Tabla de Reuniones #
Reunión ó Junta
Periodicidad
Audiencia
Lugar
Minuta en...
Responsable
1
Avance Semanal
Semanal
EMC- LdS
Planta
Servidor LdS
Jefe de Laboratorio
2
Avance Mensual
Mensual
EMC- LdS
Planta
Servidor LdS
Jefe de Laboratorio
3
Contratista de Obras Civiles
Semanal
LdS - RASA
Planta
Servidor LdS
Jefe de Laboratorio
4
Proveedores
Quincenal
LdS - Perkin Elmer
Lima
Servidor LdS
Jefe de Compras LdS
5
Proveedores
Mensual
Thermo Orion
Lima
Servidor LdS
Jefe de Compras LdS
6
Proveedores
Mensual
Millipore
Lima
Servidor LdS
Jefe de Compras LdS
7
Proveedores
Mensual Men sual
MRC
Lima
Servidor LdS
Jefe de Compras LdS
8
Proveedores
Mensual
Cimatec
Lima
Servidor LdS
Jefe de Compras LdS
9
Proveedores
Mensual
Kessel
Lima
Servidor LdS
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Plan de Gestión del Proyecto: Outsourcing de Servicios Análisis Laboratorio Ambiental Cliente: Empresa Minera Colcamarca Página 27 de 30
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Gestión de los Riesgos
9.1 Objetivo
El Objetivo del Plan de Gestión de los Riesgos es identificar los riesgos asociados al proyecto y definir las acciones que la empresa (LdS) debe evaluar para enfrentarlos. enfrentarlos. Cuando indicamos que la firma se “enfrenta a los riesgos”, nos referimos a las siguientes acciones: Evitarlos: es decir no tomar dicho riesgo Transferirlos: Buscar un seguro seguro de terceros que que nos cubra ante esa eventualidad Mitigarlos: Reducir los riesgos hasta un umbral aceptable Aceptarlo: Desarrollar un plan de contingencia
9.2
Identificación de los Riesgos - Estructura Estructura Detallada de Riesgos
De acuerdo con la EDT indicada en la sección 2 del presente, se puede identificar cada paquete de trabajo de acuerdo a su nivel de riesgo asociado, como se indica en la Figura 5, a continuación. Servicio de Outsourcing Laboratorio Ambiental EDT de Riesgos
1. Infraestructura
2. Sistema de Gestión de Calidad
1.1. Equipos
2.1. Acreditación ISO 17025
1.2. Materiales
2.2. Servicio al Cliente
1.3. Reactivos
2.3. Servicios Post Venta
3. Organización
3.1. Personal
4. Sistema de Gestión EHS
5. Responsabilidad Responsabilidad Social
4.1. Política EHS
3.2. Capacitación
5.1. Actividades Comunitarias
Leyenda Riesgo Alto
3.3. Integridad
Riesgo Medio Riesgo Bajo Sin Riesgo
Figura 5 - Estructura Detallada de Riesgos
representación cualitativa de los riegos del proyecto. La EDT de Riesgos es una representación
De acuerdo con la EDT de Riesgos, se han identificado los siguientes riesgos, por orden de importancia Riesgos Asociados con la Infraestructura Riesgos Asociados con los Equipos Riesgos asociados a los aspectos de seguridad y protección protección ambiental Riesgos Asociados con el Personal Riesgo asociados a la Acreditación ISO 17025
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9.3
Metodología de Calificación de los Riesgos
Para calificar los riesgos se usará la Matriz de Dimensiones de Calificación de los Riesgos, como se indica en la Figura 6. La matriz define dos aspectos: Probabilidad de Ocurrencia y Severidad del Impacto. La Probabilidad de Ocurrencia implica cuantas veces se ha presentado el riesgo en experiencias anteriores de la empresa. Se califica de la siguiente manera Baja: No se ha presentado presentado en los últimos dos años Media: Se ha presentado presentado en una oportunidad en los últimos doce meses meses Alta: se ha ha presentado presentado en más de una una oportunidad oportunidad en los últimos tres meses
Probabilidad de Ocurrencia
a j a B
d a d i r e v e S
a i d e M a t l A
Bajo
Medio
Alto
1
2
3
-1 -1
-1
-2
-3
-2
-2
-4
-6
-3
-3
-6
-9
Leyenda Sin Riesgo Riesgo Bajo Riesgo Medio Riesgo Alto Figura 6 - Matriz de Dimensión de los Riesgos
La Severidad implica el tipo y características de daño ha generado el riesgo desde tres ópticas: Daños a las personas Daños a la propiedad Daños a la calida del Servicio y Reputación (Imagen)
Para la calificación de la severidad se tienen los criterios establecidos en la Tabla 12 Tabla 12 – Calificación de la Severidad Severidad
Personas
Propiedad
Accidente Menor
Pérdida < US$ 500
Severo
Accidente con descanso médico de un día ó más
US$500 = 300 galones
Una vez conocida la metodología de calificación de los riesgos procederemos a efectuar la calificación de los mismos. Plan de Gestión del Proyecto: Outsourcing de Servicios Análisis Laboratorio Ambiental Cliente: Empresa Minera Colcamarca Página 29 de 30
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9.4
Calificación Calificaci ón de los riegos y Planes de Respuesta
La Tabla 13 indica la calificación de los riesgos y los planes de acción ó medidas a asumir para enfrentarlos. Tabla 13 – Calificación de los Riesgos y Planes de Respuesta Tipo de Riesgo
Riesgo
Probabilidad Severidad Puntaje
Plan de Acción
Falla de Contratista Riesgos Asociados con la Infraestructura
1
-2
-2
Atraso del Contratista
2
Falla del Proveedor
2
-2
-4
-2
-4
Riesgos Asociados con los Equipos
Falla de los Equipos
2
-2
-4
Accidentes de Riesgos asociados a los trabajo del personal
1
-2
-2
aspectos de seguridad y protección ambiental
Incendios Derrames
1 1
-2 -1
-2 -1
Riesgos Asociados con Errores en los el Personal Análisis
1
-1
-1
Riesgo asociados a la Acreditación ISO 17025 Falla del Consultor
1
-1
-1
Incluir Carta Fianza de fiel cumplimiento Seguimiento semanal Incluir Carta Fianza de fiel cumplimiento Seguimiento semanal Incluir Carta Fianza de fiel cumplimiento Seguimiento semanal Stock de Repuestos Críticos Técnicos Calificados en Lima Capacitación del personal en EHS Charlas de Seguridad Plan de Contingencia Plan de Contingencia Capacitación del personal en EHS Seguimiento a los Procedimientos de trabajo Incluir Carta Fianza de fiel cumplimiento Seguimiento semanal
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