Ejemplo Manual Procedimientos

 

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TRAVELTEX TRAVELTEX CIA. LTDA

Código: LI011

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Proceso: Logística

8.4 PROPUESTA DE TRAVELTEX CIA. LTDA.

Fecha: marzo-2005

RUC 1791413423001

Procedimiento: Importación

MANUALES

DE

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PROCEDIMIEN IENTOS

PARA

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE “TRAVEL TEX CIA. LTDA” El presente documento integra el objetivo de los manuales, su descripción, alcance, responsabilidades, autoridad, conceptos, procedimientos, documentos y flujogramas a realizar por cada uno de los departamentos de TRAVELTEX para otorgar atención a los usuarios internos de la empresa. La descripción de los procedimientos que se realizaron en el manual contribuye permanentemente para que el personal funcionario la empresa conozca e identifique sistemáticamente el conjunto de actividades que se realizan durante el control y operación de cada una de sus funciones. En este contexto, el manual constituye un instrumento administrativo que servirá como guía metodológica para el desarrollo de las funciones, y en medida que se mejore o actualice se promoverá la eficiencia en los servicios prestados. En la siguiente tabla se presenta la clasificación de los procesos que serán aplicados a TRAVELTEX CIA. LTDA.

Tabla 29. Índice de Procesos ORD. 1 2 3 4 5

PROCESO Logística Almacenamiento Ventas Financiero Talento Humano

Tabla 30. Índices de Procesos y Procedimientos No.

Cód ódig igo oP Prroc oced edim imie ient nto o

12.

L01 LI011 A02  AR021 V 03 VC031 VD032 F04 FC041 FO042 TH05 THRSC051

13.

THSDE052

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11.

De Desc scri rip pción ción Proc Proces eso o / Proc Proced edim imie ien nto

LOGÍSTICA Importaciones ALMACENAMIENTO Recepción de Mercadería VENTAS Contacto y Venta de Mercadería a Clientes Distribución FINANCIERO Cobranzas Obligaciones por Pagar   TALENTO HUMANO Reclutamiento, Selección y Contratación del personal Socialización, Desarrollo y Evaluación desempeño

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1. OBJETIVO Establecer los lineamientos necesarios para verificar el cumplimiento de los requisitos especificados para los productos adquiridos por la empresa.

2. ALCANCE Este procedimiento es aplicable a los materiales, materias primas, productos en proceso o terminados manipulados por la empresa, es aplicable desde el momento en que se notifica el procedimiento de importación hasta que sale  sale   el producto inspeccionado, identificando su estado de Inspección.

3. DESC DESCR RIPC IPCIÓN IÓN

2

 

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Documento Actividades Tiempo Recibir la nota de pedido y realizar el pedido de Orden de Coordinadora de me merc rcad aderí ería a por por teléf teléfono ono o Intern Internet et,, median mediante te compra

Ord. Responsable

1 2 3 4 5 6 7 8

Logística orden confirmación de compra. del pedido si posee o no lo Confirma vía Envía e-mail Proveedor   solicitado e-mail Coordinadora de Recibe la confirmación del pedido que envía el proveedor Logística Coordinadora de Factura Pro Logística SI: Solicita factura-proforma al proveedor ó  forma Coordinadora de Cartilla de Logística pr prov ovee eedo dore ress NO: Buscar otros proveedores. Coordinadora de Recibir y verificar la factura proforma cantidad, Factura Pro Logística precio, artículo solicitado y valor total forma Coordinadora de Factura Pro Logí Logíst stic ica a Ve Veri rififica carr los los valo valore ress de la fac factu tura ra forma Coordinadora de SI: La factura es mayor a 4000 solicitar inspección Factura en origen a COTECNA Proforma Logística

Solicitud de 9 Coordinadora Logística de NO: Realizar trámite normal de nacionalización Ins nsp pec eccción Coordinadora de Ne Nego goci ciar ar la la form forma a de pago pago de de la or orden den de com compra pra Fa Fact ctura ura 10 Logística Final Confirma la negociación de la compra a crédito o Factura contado Final 11 Proveedor   e-mail Dar instrucciones de embarque aéreo, marítimo o Coordinadora de terrestre al proveedor y solicitar factura original 12 Logística

Ord. Responsable 13

14 15 16 17 18

Actividades Envía factura original hasta TRAVELTEX Ecuador

Documento

¼ hora ¼ hora ¼ hora ¼ hora 1 hora hora ¼ hora ¼ hora ¼ hora ¼ hor ora a ¼ hora ¼ hora 1 hora

Tiempo

Factura Proveedor   Final 24 horas Factura Entregar documentos para la nacionalización de DUI mercadería: factura final, orden de compra, Guía Coordinadora de Aérea, DUI, Certificado de Inspección. Certificado Logística Guía Aé Aére rea a ¼ hor hora a Real Re aliz iza a el trami ramite te de naci nacion onal aliz iza ación ción de DA V 120 Panatlantic mercadería horas Transporte y entrega de mercadería a Guía de Panatlanic TRAVELTEX Remisión 2 ho horas Factura el valor de sus honorarios por el tramite Factura Panatlantic de nacionalización 1 Hora  Asistente de Recepción de mercadería y documentos de Guía de Gerencia importación Remisión 2 ho horas 153.5 TOTAL HORAS

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4. RESPON RESPONSAB SABILI ILIDAD DAD Y A AUTO UTORID RIDAD AD RESPONSABILIDAD Los siguientes son los cargos con responsabilidad para la ejecución de las distintas actividades establecidas en este procedimiento:  Asistente de Gerencia   Es la responsable de llevar el control de los productos que entran y salen de este departamento.  Así como de verificar que este procedimiento procedimiento se esté utilizando correctamente. Proveedor   Tiene la responsabilidad de cump cumplir lir con ssu u cliente (TRAVELTEX)

en el pedido realizado tanto en la cantidad, precio, peso, color, referencias, entre otras. Verificadores  Es el encargado de realizar la inspección del producto y de

revisar el estado físico en el que se encuentra el material con la factura expedida.

AUTORIDAD Lo Loss si sigu guie ient ntes es so son n los carg cargos os co con n la auto autori rida dad d pa para ra toma tomarr decisiones dentro de este procedimiento: Gerente General   Es la autoridad para dar vía libre al procedimiento siempre siempre y

cuando cumpla con los requisitos establecidos.

5. CONC CONCE EPT PTO O (S) (S) Verificadora 

Institución que comprueb comprueba a si la realización de una una obra o producto se ajusta a las normas o especificaciones técnicas establecidas, o si poseen las condiciones de funcionamiento exigidas.  Aduana 

Oficina Oficina pública en costa costas, s, frontera fronterass y aeropuerto aeropuertos, s, para regist registrar rar los géneros y mercancías que se importan o exportan, y cobran los derechos que adeudan. Procedimiento  Forma

especificada para llevar a cabo una actividad o un

proceso. Producto 

Es el resultado de un sistema de actividades que utilizan recursos para transformar entradas en salidas.

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6. PROC PROCED EDIM IMIE IENT NTO O a. LA COORD COORDINA INADOR DORA A DE LO LOGIS GISTIC TICA A rec recibi ibirá rá la no nota ta de p pedi edido do o el requerimiento que lo realiza Bodega y realizará el pedido de mercadería por teléfono o Internet, mediante orden de compra. b. LA COORDIN COORDINAD ADORA ORA DE LOGIS LOGISTIC TICA A revisa revisa la con confir firmac mación ión del proveedor sobre la orden de compra. c. LA CO COOR ORDI DINA NADO DORA RA DE LO LOGI GIST STIC ICA A de deci cidi dirá rá si el prov provee eedo dorr posee lo solicitado pedirá una factura proforma y d. LA COORDI COORDINAD NADORA ORA DE LO LOGIS GISTICA TICA ssii es el caso en el que que el proveedor no cuente con el pedido buscara a otros proveedores, es decir realizara el pedido en base a otras alternativas. e. LA COORDIN COORDINADO ADORA RA DE LOG LOGIST ISTICA ICA rec recibe ibe la factu factura ra profo proforma rma que le emite el proveedor al cual solicito la orden y procede a revisa rev isarr artícu artículos los solici solicitad tados, os, pre precio cios, s, can cantid tidade ades, s, tie tiempo mposs de entrega, etc. f. LA COORD COORDIN INAD ADOR ORA A DE LOG LOGÍS ÍSTI TICA CA rev revis isa a el valo valorr fact factur urad ado, o, la lass cant cantid idad ades es de dell pe pedi dido do pa para ra de deci cidi dirr si se real realiz iza a o no la Inspección en Origen. g. LA CO COOR ORDI DINA NADO DORA RA DE LOGÍ LOGÍST STIC ICA A so solilici cita ta a Pa Pana natltlan antiticc realizar realiz ar sea el trámite Inspe Inspección cción en Ori Origen gen en el cas caso o de que la factura mayor de a 4000 USD. h. LA CO COO ORDIN RDINA ADO DOR RA DE LOG OGÍS ÍSTI TICA CA en el cas aso o de que la fa facctur tura sea menor a 4000 USD realizara el tra tramite de nacionalización normal. i. LA COOR COORDI DINA NADO DORA RA DE LO LOGÍ GÍST STIC ICA A real realiz iza a la ne nego goci ciac ació ión n sobre la forma de pago de la orden de compra sea a crédito o de contado.  j. LA COORDINADORA DE LOGÍSTICA recibe del proveedor la confirmación sobre la negociación de la orden de compra.

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k. LA COORDINADORA DE LOGISTICA procede a dar in inst stru rucc ccio ione ness de emba embarq rque ue al prov provee eedo dorr pu pued ede e se serr aé aére reo, o, marítimo, o terrestre. l. EL PRO ROVE VEED EDO OR env nvía ía fac factura tura fifina nall para qu que e TRA RAV VEL ELTE TEX X proceda a realizar el trámite de la nacionalización de mercadería. m. LA COORDINADOR COORDINADORA A DE LOGÍSTICA en entrega trega los document documentos os a PANATLANTIC para que realice el trámite de desaduanización de la mercadería como: como: factura final, guía a aérea, érea, BL O Ca Carta rta Porte , Nota No ta de ped pedid ido. o. Pa Pana natltlan antiticc a su vez vez de debe berá rá ad adju junt ntar ar el cert rtiifica icado de inspecció ión n emitido por COTECNA, DUI debidamente sellado y aprobado en el banco Central del Ecuador. n. PANA PANAT TLA LAN NTI TIC C re rea aliz liza el trám trámitite e de nac acio iona nalilizzació ación n de la mercadería el cuál se demora de 3 a 4 días promedio. o. PANATLANTI PANATLANTIC C coord coordina ina el tr transpo ansporte rte de la mercad mercadería ería desde desde la lass bodegas de la aduana hasta las bodegas de TRAVELTEX CIA. LTDA. p. PANATL PANATLANT ANTIC IC entre entrega ga la merca mercader dería ía con los docu documen mentos tos de la desaduanización al Bodeguero de TRAVELTEX para realizar el respectivo costeo e ingreso de la mercadería.

7. DOCU DOCUME MEN NTO TOS S 1. Nota Nota d de e pedid pedido od de e merca mercader dería ía 2. Orde Orden n de de com compr pra a 3. Fact Factur ura-P a-Pro rofo form rma a 4. Fact Factur ura a comer comerci cial al fina finall 5. DUI (Docum (Document ento o Únic Único o de de Impo Importa rtació ción) n) 6. Soli Solici citu tud d de In Insp spec ecci ción ón 7. Certif Certifica icado do de Inspec Inspecció ción n 8. DAV (Decl (Declara aració ción n Aduaner Aduanera a Valo Valorad rada) a) 9. Aproba Aprobació ción n del del DUI en el BANCO BANCO C Cent entral ral 10.Factura de Honorarios de PANATLANTIC

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11.Póliza de Seguro de Transporte 12.Carta Porte Internacional por Carretera.

FLUJOGRAMAS  

Asistente de Gerencia

RECIBIR LA NOTA DE PEDIDO Y REALIZAR ORDEN DE COMPRA POR TELÉFONO O

VERIFICACIÓ N DEL PEDID

  NO

  Panatlantic

Proveedor 

ENVÍ ENVÍA A CO CONF NFIR IRMA MACI CIÓN ÓN DEL PEDIDO SI POSEE O NO LO SOLICITADO

BUSCAR PROVEEDORES

  SI

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OTROS

 

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SOLICITAR FACTURA PRO FORMA AL PROVEEDOR

RE RECI CIB BIR Y VERI RIF FICA ICAR LA FACTURA PROFORMA CANTIDAD, PRECIO, ARTÍCULO SOLICITADO Y VALOR TOTAL

FACTUR  AMAYO R DE 4000

SOLICITAR SOLIC ITAR INSP INSPECCIO ECCION N EN ORIGEN A COTECNA

SI

  NO REAL REALIIZAR EL TRAM AMIT ITE E NORMAL DE NACIONALIZACIÓN

SI

 Asistente de Gerencia

NEGOCIAR LA FORMA DE PAGO DE LA ORDEN DE COMPRA

DAR INSTRUCCIONES DE EMBARQUE AEREO, MARÍTIMO O TERRESTRE  AL PROVEEDOR Y SO SOLI LICI CITA TAR R FACT FACTUR URA A ORIGINAL

Proveedor 

  Panatlantic

CONFIRMA LA NEGOCIACIÓN DE LA COMP COMPRA RA A CRED CREDIT ITO O O CONTADO

ENVIA FACTURA ORIGINAL HASTA TRAVELTEX ECUADOR

ENTREGAR DOCUMENTOS P AR AONAL NA NACI CION ALIZ IZAC ACIÓ IÓN N MERCADERIA

REA REALIZ LIZA AALIZ EL TRA TRAMIT E DE NACI NACION ONAL IZAC ACIÓ IÓN NMITE MERCADERIA

LA DE

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TRANP RANPOR ORT TACI ACION DE MERCAD MER CADERI ERIA A HAS HASTA TA LA BODEGA DE TRAVELTEX

FACT FACTUR URA A EL VA VALO LOR R DE SUS HONORARIOS POR EL TRAMITE DE NACIONALIZACION

RECE RECEPC PCII N DE MERCADERIAY DOCUMENTOS

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