Ejemplo Manual de Procedimiento para Mantenimiento Preventivo

 

MANU MA NUA AL DE PRO PR OCEDI CE DIMI MIE ENTO NT O PARA PA RA MANTEN MAN TENIMI IMIENT ENTO O PREVEN PRE VENTIV TIVO O

 

INDICE

1. IN INTR TROD ODUC UCCI CION ON 2. OB OBJE JETI TIVO VO GENE GENERA RAL L 3. OB OBJE JETI TIVO VOSS ES ESPE PECIF CIFIC ICOS OS 4. BEN BENEFI EFICIO CIOSS DEL MTT MTTO. O. PRE PREVEN VENTIV TIVO O 5. FRE FRECUE CUENCI NCIA A DE MTTO. MTTO. PREVE PREVENT NTIVO IVO 6. PRO PROCED CEDIM IMIE IENT NTO O GENERA GENERAL L 7. DI DIAG AGRA RAMA MA DE FL FLUJ UJO O

 

INTRODUCCION Se entiend entiende e por manten mantenimi imiento ento prevent preventivo ivo (MP) (MP) al manteni mantenimie miento nto planif planifica icado do y periódico al equipo y a las instalaciones en general para prolongar su vida útil, con la finalidad de obtener mayor eficiencia. Este ayuda a eliminar el desarrollo de riesgo, que puede llegar a ser muy serio, aunque se debe tener en cuenta que varios de estos problemas proble mas pueden suceder y no ser detectados detectados o prevenidos por un procedimiento procedimiento de MP. Sin embargo, varios problemas ocurren por el deterioro del equipo y pueden ser descubiertos antes de que causen un mal funcionamiento del equipo. Los dispositivos médicos son bienes con un efecto directo sobre la vida humana. Exigen una inversión considerable y muchas veces tienen altos costos de mantenimiento. Por lo tanto, es importante contar con un programa de mantenimiento adecuadamente planificado y gestionado, para que los equipos médicos de la clínica xxxx sean fiables y estén disponibles cuando se les requiera durante los procedimientos de diagnóstico, tratam tra tamient iento o y seguim seguimien iento to de los pacientes pacientes.. Además Además un progra programa ma de este este tipo tipo prolonga la vida útil de los equipos y minimiza los costos relacionados a la reparación. Un programa eficaz de mantenimiento de equipos médicos exige planificación, gestión y ejecución adecuada. En la planificación se toma en cuenta los recursos financieros, materiales y humanos que son necesarios para realizar adecuadamente las tareas de mant ma nten enim imie ient nto. o. los Una vezos de defi fini nido do el relativ pr pro otivos gr gram ama, ex exam ami nan noperati gvos esti esstio opara nan nan con contin tinuam uamente ente aspect aspectos financ fin ancier ieros, os, rela os a,al se person personal al iyna opeyrativo par a garant gar antiza izarr que el progra programa ma se mantie mantiene ne sin interru interrupci pcione oness y que se realiz realizan an las mejorass necesarias. En última instancia, mejora instancia, la ejecución apropiada apropiada del programa es esencial para garantizar el funcionamiento óptimo de los equipos. OBJETIVO GENERAL Garantizar el funcionamiento permanente y seguro del equipamiento existente en la clínica para una atención permanente, diagnóstico y seguimiento de pacientes, con criterios enfocados a la mejora continua de la calidad. OBJETIVOS ESPECIFICOS Disponer de un inventario exacto y actualizado de todos los equipos médicos 

que posee la clínica en el que se refleje la situación actual en cada cada momento. 



Diseñar un sistema de mantenimiento preventivo programado con la finalidad de prolongar la vida útil del equipo médico. Identificar las condiciones del equipo médico mediante la colocación de etiquetas que alerten al personal de salud que los manipula.

 

CONSIDERACIONES GENERALES Mantenimiento preventivo El manteni mantenimie miento nto preven preventiv tivo o es una serie serie

de ajuste ajustes, s, lubric lubricaci acione ones, s, limpie limpieza, za,

calibración análisis que se realiza de manera periódica, para minimizar el riesgo de fallo y asegurar la continua operación de los equipos, logrando que se encuentren en óptimas condiciones durante su tiempo de vida útil.

BENEFICIOS DEL MANTENIMIENTO PREVENTIVO PLANIFICADO Entre los beneficios alcanzados al desarrollar un Programa de Mantenimiento Preventivo Planificado se cuentan: Prevención de fallas en los equipos o instalaciones, con lo que se evita paros y gastos imprevistos. 



Reducción del reemplazo de equipos durante su vida útil.



Reducción de la cantidad de repuestos de reserva.



El buen estado de los equipos e instalaciones durante su vida útil.



Utilización planificada del recurso humano.







Contribuir a que la prestación de servicios de salud cumpla con las características de calidad previstas por la ley Asegurar la asignación, dentro del presupuesto institucional de los montos necesarios para el desarrollo del mantenimiento hospitalario, conforme a las actividades previstas y manifiestas. Suministrar a los directivos de la institución el cronograma de mantenimiento para que estos actúen coordinadamente en la prestación del servicio.



Propiciar los medios necesarios para la evaluación y el control de la gestión de equipos biomédicos.

FRECUENCIA DEL MANTENIMIENTO PREVENTIVO Un equipo médico debe estar sujeto a un programa de inspecciones, mantenimiento o verificación de su funcionamiento, sólo si existen varias razones que lo sustenten como: 1. Prevenir Prevenir fallas en el equipo equipo o en las las instalacio instalaciones nes eléctricas eléctricas del establec establecimiento imiento de salud. 2. Mantener el buen estado del equipo, para que éste pueda ser operado con normalidad durante su tiempo de vida útil.

 

3. Minimizar

el

tiempo

del

equipo

fuera

de fu funcionamiento.

4. Corregir problemas de operación menores, antes que ellos resulten en fallas mayores del sistema o resultados imprecisos. 5. Evitar reparaciones excesivamente costosas al proveer mantenimiento a intervalos periódicos. 6. Producir un ahorro, de modo que el gasto en mantenimiento de un equipo durante su vida útil sea muy inferior a la adquisición de uno nuevo. 7. Reducir la cantidad de repuestos de reserva. 8. Cumplir con códigos, estándares y regulaciones o las recomendaciones rigurosas de los fabricantes. 9. Reducir los visitantes.

riesgos

de

shock

eléctrico

en pa pacientes, op operadores o

FRECUENCIA DE APLICACIÓN DE RUTINAS DE MANTENIMIENTO SEGÚN LA ASOCIACIÓN PARA EL AVANCE DE LA INSTRUMENTACIÓN MÉDICA (AAMI) (AAMI) Los intervalos de inspección a equipos médicos recomendados por la AAMI son los siguientes: Equipos en áreas sin pacientes: Cada 6 meses Equipos en áreas con pacientes : Cada 3 meses y cuando se reciban nuevos equipos antes de la aprobación para su compra.

Requisitos de mantenimiento 1. Describe Describe el nivel nivel y la frecuencia frecuencia del mantenimie mantenimiento nto de acuerdo con con las indicaciones del fabricante o la experiencia acumulada. acumulada. Requisitos de mantenimiento

 

Puntuac ión

Importantes:  exige calibración y reemplazo  de piezas  periódicos

5

Superiores al promedio

4

utilizada

Usua Usuale les: s: ve veri rifi fica cació ciónn de func funcio iona nami mien ento to y pru prueb ebas as de segu segurid ridad ad

3

para

Inferiores al promedio

2

Mínimos: inspección visual

1

Formula: La fórmu fórmula la

calc calcul ular ar

el

número de gestión de equipos es: GE= función + riesgo + mantenimiento requerido

 

Frecuencia del mantenimiento mantenimiento

Los valores correspondientes a los requisitos de mantenimiento también sirven para determinar el intervalo entre inspecciones y procedimientos procedimientos de mantenimiento, según el tipo de dispositivo. •

Para todos los los dispositivo dispositivoss con requisito requisitoss importantes importantes de mantenimiento mantenimiento en la clasificación (valor característico característico de 4 o 5), se programarán tareas de mantenimiento preventivo cada seis meses. • Para los dispositivo dispositivoss con requisito requisitoss usuales o mínimos mínimos de manteni mantenimiento miento (valores de 3, 2 o 1) se programarán tareas de mantenimiento preventivo anuales. • Para los dispositivos con un valor de GE de 15 o más se programarán inspecciones por lo menos cada seis meses. • Para los dispositivos con un valor de GE de 19 o 20 se programarán inspecciones cada cuatro meses

DOCUMENTACIÓN Cada equipo médico debe contar con una hoja de vida y de especificaciones técnicas, donde don de se ient encuent enc uentre docume doc umento nto inicia inisica cial acepta aceptació n terv del equipo (pu esta as en fun funci cion onam amie nto) o), , re su elin info form rmac ació ión n bá bási cal de y de las lasción in inte rven enci cion ones es (puest hecha hec has o manteni man tenimie miento nto reali realizad zado o al mismo mismo sea sea éste éste preven preventiv tivo o o correct correctivo ivo,, y de los repuestos utilizados. La documentación se debe llevar tanto en hojas físicas como en archivo digital

PROCEDIMIENTO

GENERAL

DE MANTENIMIENTO P PR REVENTIVO

Debido a la importancia del mantenimiento preventivo de los equipos electrónicos de uso médico, se han determinado algunos mantenimiento: pasos generales que debe poseer una rutina de i.

Inspección de condiciones ambientales del equipo: Humedad, vibraciones mecánicas, polvo, seguridad de la instalación eléctrica, temperatura.

ii.. ii

Insp In spec ecci ción ón ex exter terna na e in inter terna na de dell eq equi uipo po..

iii. ii i.

Limp Li mpie ieza za ext exter erna na e int inter erna na del del equ equip ipo. o.

iv.. iv

Lubri Lub rica caci ción ón y eng engra rase se de pa part rtes es de dell equ equip ipo. o.

v.

Reem Re empl plaz azo o de de cier cierta tass part partes es del del eq equi uipo po..

 

vi vi..

Ajus Aj uste te y cal calib ibra raci ción ón de pa parte rtess del del eq equi uipo po..

vii. vi i.

Insp In spec ecci ción ón de de seg segur urid idad ad el eléc éctr tric ica. a.

vii iii. i.

Prue Pr ueba bass de fun funci cion onam amie ient nto. o.

PROCEDIMIENTO DE INSPECCIÓN Y MANTENIMIENTO PREVENTIVO

Usualmente, los Usualmente, los equipos equipos que abarca abarca el programa programa son: equipos equipos de apoyo vital, vital, equipos del laboratorio, equipos de cirugía y cuidados intensivos, equipos de imaginolo imagi nología, gía, dispositivo dispositivoss que pueden provocar provocar lesiones o muerte si fallan, fallan, dispositivo dispo sitivoss a los que se debe realizar realizar mantenim mantenimiento iento según la regulación, regulación, equipos incluidos en un programa de mantenimiento de un proveedor externo, equipos cedidos por un contrato de leasing que incluye el mantenimiento y equipos que están en garantía.

Procedimiento 1. Un mes mes an ante tess de la fech fecha a es esta tabl blec ecid ida a para para la in insp spec ecci ción ón y el mantenimiento preventivo, se deben identificar los equipos en los los que se realizará el traba trabajo jo.. La lista lista de tarea tareass de mante manteni nimi mien ento to se puede puede ge gener nerar ar automá aut omátic ticame amente nte mediant mediante e un sis sistema tema computa computariza rizado do de gestió gestión n del mantenimiento, si está disponible. 2. En est este e perio periodo do se se enca encarg rgan an y pon ponen en a disp dispos osic ició ión n los los repu repues esto toss nec neces esar ario ioss para el mantenimiento preventivo. 3. Se asig asigna nará rán n la lass tarea tareass de in insp spec ecci ción ón y mant manteni enimi mien ento to prev prevent entiv ivo o determinados técnicos biomédicos. ix.

a

Se generarán y distribuirán las órdenes de servicio a los técnicos asignados.

x. El mantenimiento mantenimiento se realizará realizará conforme al procedimiento procedimiento de IMP establecido. establecido. Los proced pronte, cedimi entos s come semend llevarán llevar án a cabo según las recomendacion recomend esenci del fa fabr brica icant e,imiento las la s reco re ndac acion iones es de la in indu dust stria ria y la aciones ex expe peri rien cia a acumulada en el establecimiento. xi. Si no es posible posible realizar realizar el trabajo trabajo programad programado o (por ejemplo ejemplo porque porque faltan faltan repuestos, el equipo está en uso o no es posible localizarlo), la razón se registra en una orden de servicio. El trabajo se completará en una fecha posterior. xii. Cuando un proveedor externo se encarga del mantenimiento, el departamento de ingeniería biomédica notificará al proveedor y programará el servicio. xiii. En el caso de los los equipos de apoyo vital en uso en los que se han programado tareas de mantenimiento, estas tareas se pospondrán hasta después de que se retiren los equipos del paciente. El técnico trabajará

 

en estrecha colaboración con el departamento clínico para programar el mantenimiento lo más rápido posible. xiv. Cuando se ha programado programado el el mantenimie mantenimiento nto de equipos equipos que no se ha podido localizar, se pueden registrar como “no localizados” solo después de realizar un esfuerzo considerable para encontrarlos, de que que los propietarios del equi equipo po ha haya yan n hecho echo tod todo lo posib osible le po porr ubica bicarl rlos os y de qu que e el superviso supe rvisor/dir r/director ector del departamento departamento de ingeniería ingeniería biomédica biomédica lo haya autorizado. xv. Si no se logra ogra lo loca cali liza zarr a un equi equipo po en dos cic iclo loss co cons nsec ecut utiv ivos os de mantenimiento, se lo puede retirar del programa y eliminar de los registros, del sistema computarizado de gestión o de ambos. dirección ón del depart departame amento nto de Ingeni Ingeniería ería Biomédi Biomédica ca debe debe evalua evaluarr los xvi. La direcci proced pro cedimi imient entos os y las práctic prácticas as par para a asegur asegurars arse e de que el técnic técnico o es competente para realizar realizar trabajos de MP de calidad y de que el trabajo se realiza correctamente.

Nota: Se pueden establecer establecer intervalos m más ás breves o más más prolongados entre  procedimientos de mantenimiento mantenimiento preventivo, si los datos sobre resultados de  procedimientos MP anteriores, información relevante sobre seguridad y otros antecedentes dede mantenimiento mantenim iento lo la justifican.

MEDIDAS CORRECTIVAS IDENTIFICADAS DURANTE EL MANTENIMIENTO PREVENTIV PREVENTIVO O 1.

El depart departame amento nto de Bi om éd ic a real realiza iza el mantenimi mantenimiento ento prevent preventivo ivo siguien siguiendo do un cronog cro nogram rama, a, como como parte parte del plan de gestió gestión n de los equipo equiposs del hospital hospital.. Las medidas correctivas que surgen durante los procedimientos de mantenimiento preventivo se deberán registrar correctamente.

Propósito Garantizar que las medidas correctivas necesarias detectadas durante el mantenimiento preventivo se realicen y registren adecuadamente.

Procedimiento A. Si no se detectan problemas durante el mantenimiento preventivo de un dispositivo médico

1. Desp Despué uéss de fina finali liza zarr lo loss pr proc oced edim imie ient ntos os de mant manten enim imie ient nto o pr prev even enti tivo vo,, el el técnico completará el formulario de orden de servicio de mantenimiento preventivo. 2. El técnico técnico pegará en el dispositivo dispositivo una etiqueta de mantenimiento mantenimiento actualizada, u otro medio de registro de inspección. 3. El técnico técnico pondrá el dispositivo dispositivo nuevamente nuevamente en servicio. servicio. B. Si se detectan detect an problemas durante el mantenimiento preventivo de un dispositivo médico

 

1. Si se consi conside dera ra que el probl problem ema a es meno menor, r, que que el proc proced edim imie ient nto o de mantenimiento preventivo se puede completar pero el dispositivo no puede volver al servicio servicio (por ejemplo, porque un cable de alimentación está dañado), el técnico debe seguir los siguientes pasos: a. Realizar mantenimiento preventivo. b. Completar la orden de servicio. c. Pegar una etiqueta actualizada en el equipo. d. In Inic icia iarr un una a or orde den n de se serv rvic icio io de mant manten enim imie ient nto o corre correct ctiv ivo, o, pe pega garr en el dispositivo una etiqueta que indique que está fuera de servicio e informar al departamento usuario que qu e el dispositivo demorará en regresar al servicio. 2. Si se consid considera era que el proble problema ma es menor, menor, que el manteni mantenimie miento nto preventivo se puede realizar y el dispositivo puede volver al servicio (por ejemplo, se ha roto la placa de soporte de un tubo del equipo de anestesia o se

2.

ha caído caído una etiqueta etiqueta decorativa) decorativa),, el técnico técnico debe seguir los siguien siguientes tes pasos: Realiz Realizar ar los los proced procedimi imiento entoss de mant mantenim enimien iento to corre correcti ctivo. vo. b. completar completar el formulario formulario de orden orden de servicio servicio de MP. c. Pegar en el equipo equipo una una etiqueta etiqueta de de mantenimient mantenimiento o actualizad actualizada. a. d. Regresa Regresarr la unid unidad ad al servic servicio. io. e. In Inic icia iarr una orden orden de se serv rvic icio io de mant manten enim imie iento nto correc correctiv tivo o para para un eventual seguimiento posterior cuando el dispositivo esté disponible y realizar tareas apropiadas para satisfacer la solicitud.

Nota: No ta:

Si el trabajo de MP solicitado se realiza un mes después de programado, el técnico

 pondrá en la equeta la fecha real, es decir la del mes en que se completó el trabajo. La  fecha para el siguiente procedimiento

programado deberá

establecerse tomando en

cuenta el mes en que estaba programado el procedimiento anterior y el intervalo apropiado para el disposivo.

3. Si se considera considera que el proble problema ma no es menor menor y que no es posibl posible e completar completar el procedimiento de mantenimiento correctivo (por ejemplo, está dañado el módulo módul o de control control de flujo en un ventilador ventilador mecánico), el técnico debe seguir los siguientes pasos: a. Después Despu ésimie de realizar real el trabajo trativo bajo correctivo, o,ntar reanudar reanu procedimi pro cedimiento ento del del mant ma nten enim ient nto o izarpr prev even enti vo,, correctiv docu docume ment ar dar la el fi fina nali liza zaci ción ón de

 

procedimiento de mantenimiento correctivo y luego completar el pedido de trabajo correctivo. b. Una vez vez concluido concluido el mantenimi mantenimiento, ento, poner poner nuevamente nuevamente el equipo en en servicio.

Nota:

la fecha de nalización será la fecha en que se completó la documentación del pedido

de MP en el sistema de órdenes de servicio. Por ejemplo, el trabajo relacionado con un  pedido

de MP se nalizó en octubre

y el pedido

de mantenimiento

correcvo se

inició y se nalizó en noviembre. La equeta de MP debe reejar la fech fecha a de octubre que coincide con la or orden den de servicio de MP. La fecha para el próximo trabajo programado de debe be tomar en cuenta el mes del trabajo programado anterior y el intervalo adecuado para el  disposivo. El técnico completará la orden de servicio de MC y registrará la fecha en que realizó el trabajo.

Descripción del procedimiento Secuencia de etapas Detectar necesidades de mantenimie nt o

actividad 









Recolecció n de equipo Traslado del equipo Mantenimien t o del equipo y elaboración de orden de servicio









Con base en preventivo el programa de mantenimiento el titular del dep depart artame amento nto det determi ermina na que un equi eq uipo po bio bi omé médi dico co req re qui uier ere e mantenimiento. Comunica al personal del área usuaria la nec necesi esidad dad del ser servic vicio io y pro propon pone e fecha para la realización del mismo. Procede: NO: poner otra fecha para llevar acabo la realización del servicio. Si: continúa procedimiento. El día acordado el personal de ingeniería biomédica acude al área usuaria a recoger el equipo. El personal asignado traslada el equipo a los talleres del área. Al llegar el equipo el personal asignado realiza reali za un análi análisis sis visual visual y revisa el func fu ncio iona nami mient ento, o, po post ster erio iorm rment ente e se limpia limpi a la sucied suciedad ad y se lubrica. De considerarlo necesario necesario se hace cambio cambio de piezas dañadas o deterioradas. Al concluir el mantenimiento, el personal encargado del mismo realiza

Responsable

 



Recepción de equipo

El personal el equipo y revisa queasignado funcione recibe correctamente. 





Firma



acuse de recibo Archivo



de documentos

el ll lleg egad ado o de la or orde den n de se serv rvic icio io anotando los datos del equipo y las características y observaciones del trabajo ejecutado. Orden de servicio (Fig. 1)

Procede: No: regresa el equipo para necesarios. Si: continúa procedimiento. El personal responsable del equipo firma de recibido en la orden de servicio. El personal del área de ingeniería biomédica recibe la orden de servicio y la entrega para archivar

Termina procedimiento

 

xvii. Fig. 1 Orden de servicio Los datos a llenar de la orden de servicio son los siguientes: 1. Fecha en la que se terminó el el servicio servicio de mantenimi mantenimiento ento preventivo preventivo.. 2. Departa Departamento mento del del área usuari usuaria a y nombre nombre del respo responsable nsable.. 3. Lo Loss dato datoss del del equi equipo po.. 4. El tipo de servici servicio o que se realizó realizó (preventivo (preventivo,, preventivo preventivo y correctiv correctivo o (en caso de haber encontrado algún desperfecto). 5. Descri Descripción pción del servici servicio o realizado, realizado, especifica especificando ndo las partes partes del equipo. equipo.

 

6. Anota Anotarr si se se uso algun alguna a refacción refacción o consumibl consumible. e. 7. Nombre y firma firma del área usuaria usuaria y del del Ingeniero Ingeniero Biomédic Biomédico o quien realizo realizo el servicio.

Diagrama de flujo