Ejemplo de Propuesta de Sistemas

EDCOM TRABAJO DE:

Técnica de Documentación e Investigación PRESENTADO POR:

Yépez Montesinos Margarita Susana Cabrera Diaz Chistian Adolfo Cepeda Fernández Luis Alberto Ramos Dávila Chistian Manolo Rivas Bravo Juan Carlos Tandazo Troya Oscar René DIRIGIDO:

Lsi. Delia Carrión TEMA:

La Propuesta AÑO LECTIVO:

2008 – 2009

Sistema

SCI

Propuesta

Asesoramiento y Desarrollo del Sistema

Preparado Por: Yépez Montesinos Margarita Susana Cabrera Diaz Chistian Adolfo Cepeda Fernández Luis Alberto Ramos Dávila Chistian Manolo Rivas Bravo Juan Carlos Tandazo Troya Oscar René

Requerimiento de: Ing. Carlos Larrea Gerente General LÁCTEOS S.A

Julio, 2008

TABLA DE CONTENIDO CAPITULO I............................................................................................................... 5 Antecedentes ..................................................................................................................5 CAPITULO II.............................................................................................................. 6 Problemas Actuales ........................................................................................................6 Nivel Organizacional ............................................................................................6 Nivel Tecnológico .................................................................................................6 Nivel de Proceso ...................................................................................................7 CAPITULO III............................................................................................................. 8 Solución propuesta.........................................................................................................8 Nivel Organizacional ............................................................................................8 Nivel Tecnológico .................................................................................................8 Nivel de Proceso ...................................................................................................9 CAPITULO IV ...........................................................................................................10 Alcance del Sistema ......................................................................................................10 CAPITULO V ............................................................................................................12 Requerimientos Operacionales ..................................................................................12 Requerimientos de Hardware ..........................................................................12 Requerimientos de Software ............................................................................13 Recurso Humanos ..............................................................................................14 CAPITULO VI ...........................................................................................................15 Presupuestos y Costos .................................................................................................15 Costos de Hardware ...........................................................................................15 Costos de Software ............................................................................................15 Descripción del Sistema SCI ..............................................................................15 Costo de Operación...............................................¡Error! Marcador no definido. Costo Total del Sistema .....................................................................................16

CAPITULO VII ..........................................................................................................17 Plan de Implementación ..............................................................................................17 CAPITULO VIII .........................................................................................................17 Beneficios.......................................................................................................................18 CAPITULO IX ...........................................................................................................19 Evaluación del Sistema ................................................................................................19 CAPITULO X ............................................................................................................20 Alternativas de Solución ..............................................................................................20 CAPITULO XI ...........................................................................................................21 Comparación entre Propuesta y Alternativas...........................................................21 CAPITULO XII ..........................................................................................................23 Recomendaciones ........................................................................................................23

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CAPITULO I Antecedentes Lácteos S.A. es una compañía de venta de alimentos derivados de la leche (queso, mantequilla, margarina, yogures, etc.) que opera en el país desde 1995. Fue constituida por el Ing. Carlos Larrea y su esposa, iniciando sus actividades en el centro de Guayaquil donde reside su oficina matriz. Debido al crecimiento del mercado, actualmente mantiene dos sucursales en Quito y Cuenca, expandiendo sus actividades hacia la venta de otros artículos de marcas como Nestlé, Toni, Chivería, Unilever, entre otras.

La empresa tiene más de 95 empleados en las 3 ciudades. En la matriz se encuentra el Gerente General (Ing. Larrea) y los departamentos de Recursos Humanos y Financiero, los cuales son los únicos con los que cuenta la misma. El departamento de Recursos Humanos está conformado por el jefe de personal y su asistente; y el Financiero, por su jefe y dos asistentes. Además cuenta con dos administradores, uno para el control de ventas y otro para el control de la bodega principal y frigoríficos. La bodega dispone de 6 vendedores, de los cuales 4 se encargan de recibir, perchar y refrigerar los productos que adquiere la compañía para la venta. Vale destacar que no se cuenta con un departamento de Sistemas.

La empresa utiliza el sistema contable SysCon, el cual fue obsequiado al Ing. Larrea. Este sistema permite llevar el control de las transacciones diarias (libro diario), emitir reportes del estado de situación inicial y final de la empresa y conocer los ingresos y egresos de la misma. Otro sistema realiza la facturación, pero no controla el stock real de los productos existentes en bodegas y frigoríficos, por lo que este control se realiza en hojas de cálculo de Excel. Además, la compañía cuenta con una pequeña red y un servidor que mantiene tanto la base de datos del SysCon como la información de los reportes manejados en Excel a través de una carpeta compartida.

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CAPITULO II Problemas Actuales Al realizar el respectivo estudio de la situación de la empresa Lácteos S.A,

se

encontraron diversos factores que dificultan el control efectivo de la compañía en relación a sus productos y utilidades, impidiendo de esta forma su crecimiento. A continuación se presentan en detalle los puntos relevantes de la problemática: CAUSA

EFECTO

Nivel Organizacional Inexistencia

de

una

estructura

organizacional

El

Gerente

realiza

toma

de

decisiones desacertadas y con ello las sucursales no logran abastecerse a tiempo de los productos que vende la empresa.

Falta de un centro de cómputo que

Gastos en la contratación de un

lleve el control de los archivos y la

Ingeniero en Sistemas cada vez que

base de datos de la empresa

se presente un problema en la base de datos o en los archivos.

Nivel Tecnológico No existe integración de datos entre

Demora en la realización de los

los departamentos de la empresa.

controles de las cuentas por cobrar y pagar.

No

se

obtienen

los

datos

inmediatos de los sueldos, lo cual ocasiona problemas de confiabilidad en la contabilidad. -6-

System SCI®

CAUSA Departamentos Humanos

y

EFECTO de

Recursos

Financiero,

Presentación de reportes con datos

no

automatizados

no exactos de la empresa que en ocasiones cuenta con información repetida.

No se lleva un control adecuado de los productos en stock.

No se conoce la utilidad real ni consolidada de los 3 locales.

Nivel de Proceso Realizaciones de roles de pago,

Pérdida de tiempo en la elaboración

control de permisos y vacaciones en

de estos documentos.

hojas de calculo de Excel. Sistema de facturación que emite

No se tiene al día la información

facturas pero no controla el stock

sobre cuanto ingresa y cuanto

real de las bodegas y frigoríficos en

egresa de las bodegas, ocasionando

los demás puntos de ventas

su desabastecimiento.

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CAPITULO III Solución propuesta Una vez realizado el análisis de los problemas, System SCI, desarrollara un sistema acorde a las necesidades de la empresa, el mismo que será desarrollado en Visual Studio bajo una plataforma de base de datos en SQL Server 2005 la cual permitirá una solides en la manipulación de la información. A continuación se detalla la solución:

PROBLEMA

SOLUCION Nivel Organizacional

Falta de personal de ayuda a

Contratación de un Vicepresidente para

Gerencia

ayudar al manejo de la Empresa con mejores tomas de decisiones, y así evitar que las sucursales resulten afectadas.

Falta de un Departamento de

Creación de un Departamento de Sistemas

Sistemas

para llevar un correcto mantenimiento de los archivos y de la base de datos de la empresa

cada

vez

que

existan

inconvenientes.

Nivel Tecnológico Falta de integración de los datos

Creación

de

una

red

LAN

en

los

departamentos de Recursos Humanos, financieros y de Gerencia para facilitar la comunicación entre ellos y el acceso a la información que se necesite en cada departamento.

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System SCI®

PROBLEMA

SOLUCION

Falta de integración de los datos

Creación de un sitio web la cual estará enlazada con la base de datos de cada local para así tener una conexión de la empresa en las distintas ciudades.

Departamentos Humanos

y

de

Recursos

Financiero,

no

automatizados

Con los módulos que se implementarán en el sistema no habrá pérdida de información en ningún departamento y se obtendrán reportes confiables con un mejor control de los productos en stock.

Nivel de Proceso Retraso en la elaboración de

Se contará con un módulo de elaboración

roles de pago, control de

de estos documentos dentro del sistema,

permisos y vacaciones.

con lo que se logrará obtener un mejor control de los empleados de la empresa.

Sistema

no

Nuestro sistema System SCI permitirá ver

los

reportes sobre los procesos que se realizan

requerimientos que necesita la

en la contabilidad de la empresa; estos

empresa

reportes podrán ser visualizados por

cumple

Contable con

que

todos

pantalla o impresos, a su vez pueden ser exportados

en

múltiples

formatos,

facilitando tareas de análisis y toma de decisiones. Sistema ineficiente

de

facturación

El sistema incluye un módulo que permitirá la emisión de facturas con el control del stock real de las bodegas y frigoríficos en la Matriz y demás puntos de ventas para llevar un mejor control de este proceso.

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CAPITULO IV Alcance del Sistema El sistema incluirá los módulos de inventario, contabilidad, facturación y roles de pagos. Dispondrá de una interfaz gráfica moderna que facilitará al usuario en el manejo de la aplicación, obteniendo así un eficiente manejo de los datos con la emisión de reportes.

A continuación detallamos sus principales requerimientos:

 Sistema de Gestión de Inventarios Controlar y analizar el Stock de cada Producto  Reportes (Ingresos, egresos de productos y utilidad real)  Manejo de Stock por sucursales (bodegas y frigoríficos)

 Sistema de Contabilidad General Se obtendrá los siguientes reportes:  Estado de situación inicial.  Mayor general.  Mayor de Cuentas.  Balance de Comprobación.  Balances de Sumas y Saldos.

 Sistema de Facturación Controlará las transacciones diarias de compra y venta de los productos.  Emisión de facturas.  Reportes varios (Facturas anuladas)

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 Sistema de rol de pagos Generar los comprobantes de rol de pago a los empleados y así llevar un control de los mismos. Permitirá ingresar información acerca de:  Datos generales del empleado  Ingresos, egresos, beneficios, prestamos, utilidades, vacaciones

 Sistema de red Comunicación directa y en tiempo real con todos los departamentos y sucursales que conforman la empresa.  Obtención de Consultas y Reportes inmediatos.

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CAPITULO V Requerimientos Operacionales Se presenta a continuación los requerimientos necesarios para nuestra propuesta. Requerimientos de Hardware CANTIDAD

DESCRIPCION

CPU Intel DUAL CORE 3.0 Mainboard ECS chip INTEL 945 bus 1333 Disco Duro de 250 GB DVD - Writer Memoria RAM DDR2 de 1 GB PC 667. Sonido, Video Red 10/100 MBPS Fax Módem Floppy 1.44 Mb Teclado multimedia Mouse óptico Parlantes conexión USB

UBICACIÓN Ghz

Máximo del disco soportado: 4 TB Capacidad de Disco Duro: 500 GB SATA II Tipos de Puerto: Ethernet - RJ45 Twisted - Pair (XBaseT) Serial ATA - 7 pin USB: Universal Serial Bus 2.0 Conectores: SCSI External - 50 pin High-Density (MD-50) – Conectores RJ45 Interface: Fast SCSI Flash ROM/Firmware: 256 MB RAID Levels: RAID 5 Memoria Principal Instalada: 512MB Backplane Features: LED Power Indicator(s) Soporte de Redes: Gigabit Ethernet (1000 Mbps) Componentes Incluidos: - Cabling (Interface) - Mounting Brackets - Power Suplí Tarjeta de Red 1000mbps Rack de Piso Cable UTP Categoría 6A Switch (12 puertos) - 12 -

1 Dpto. De Gerencia 1 Dpto. De Recursos Humanos 1 Dpto. Financiero

1 Dpto. Centro de computo

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Requerimientos de Software LICENCIAS

DESCRIPCION

Marca: Corporation Nombre: System SCI Versión: 1.0 PROFESIONAL 2008 Idioma: Español Tipo de licencia: Paquete Completo Profesional Marca: Microsoft Nombre: WINDOWS Servipack 2 Versión: PROFESIONAL 2003 Idioma: Español Tipo de licencia: Paquete Completo Negocios Marca: Microsoft Nombre: OFFICE Versión: PROFESIONAL 2007 Idioma: Español Tipo de licencia: Paquete Completo Negocios Marca: Microsoft Nombre: OSERVER Versión: STANDARD 2003 Idioma: Español Tipo de licencia: Paquete Completo Negocios Marca: Microsoft Nombre: SQL Server Versión: 2005 Idioma: Español Tipo de licencia: Paquete Completo Marca: Microsoft Nombre: Visual Studio Versión: 2005 Idioma: Ingles Tipo de licencia: Paquete Completo

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System SCI®

Recurso Humano FASES Fases de Análisis

DETALLE

1 Analista de Sistemas 1 Analista de Sistemas

Fase de Diseño

1 Programador de Sistemas 1 Analista de Sistemas

Fase de Desarrollo

2 Programador de Sistemas 1 Analista de Sistemas

Fases de Implementación

1 Programador de Sistemas 1 Técnico en Redes

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CAPITULO VI Presupuestos y Costos A continuación se especifican los presupuestos y costos para los equipos requeridos: Costos de Hardware CANTIDAD

DESCRIPCION

3

Computadora Intel DUAL CORE 3.0 Ghz Memoria RAM DDR2 de 1 GB PC 667.

1

Servidor

1

Tarjeta de red 1000mbps

1

Rack de Piso

2

Caja (305m) Cable UTP Categoría 6A

48

Conector RJ45

1

Switch (12 puertos)

VALOR UNITARIO

VALOR TOTAL

US$ 550.00

US$ 1,650.00

US$ 2,000.00

US$ 2,000.00

US$ 15.00

US$ 15.00

US$ 150.00

US$ 150.00

US$ 40.00

US$ 80.00

US$ 0,40

US$ 19.20

US$ 120,00

US$ 120.00

TOTAL

US$ 4,034.20

Costos de Software CANTIDAD

DESCRIPCION

3

Microsoft XP WINDOWS PROFESIONAL 2003 Microsoft OFFICE PROFESIONAL 2007

3 1 1 1

Microsoft OSERVER ESTÁNDAR 2003

Microsoft SQL 2005 Microsoft Visual Studio 2005 TOTAL

VALOR UNITARIO

VALOR TOTAL

US$ 119.00

US$ 357.00

US$ 290.00 US$ 307.00 US$ 1,169.00 US$ 800.00

US$ 870.00 US$ 307.00 US$ 1,169.00 US$ 800.00 US$ 3,503.00

Descripción del Sistema SCI PRODUCTO

System SCI

DETALLES

ES UN PRODUCTO DISEÑADO PARA RESOLVER LOS PROBLEMAS DE LA EMPRESA EN SU AREA ADMINISTRATIVA, FINANCIERA Y DE RECURSOS HUMANOS, INTEGRADO EN TODOS SUS DEPARTAMENTOS. Costo $7700.00 - 15 -

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Costo Total del Sistema DESCRIPCIÓN

VALOR

Costo de Hardware (C/local)

US$ 4,034.20

Costo de Software

US$ 3,503.00

Costo de Operación

US$ 7.700.00

VALOR TOTAL DEL SISTEMA

US$ 15,237.20

Forma de Pago System SCI tiene la siguiente política de pago: El 50% del valor total del proyecto debe ser cancelado al momento de la aprobación de la misma. El 50% restante será cancelado una vez implementado el proyecto en la Organización NOTA: Los pagos deben ser en efectivo o cheque certificado a nombre de System SCI

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CAPITULO VII Plan de Implementación

Aquí pegar el diagrama de Gantt

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System SCI®

CAPITULO VIII Beneficios Los beneficios del nuevo sistema serían tan numerosos y variados que se mencionan a continuación:

1.

Actualmente con el Sistema SysCon se encuentra centralizada en la matriz, con el Sistema propuesto System SCI tendrá una extensión a las sucursales lo cual se podrá acceder de manera más rápida e informarse lo acontecido en los otros locales.

2.

Los reportes no eran correctos, existía redundancia en los datos, con el Sistema System SCI obtendrá reportes con los datos reales que maneja su empresa así dando un mejor control.

3.

Existe un mal control de inventario de los productos en bodega y frigoríficos, con el Sistema System SCI que se esta proponiendo se procederá a llevar el control de bodegas y frigoríficos lo cual mejorará el abastecimiento de las demás sucursales.

4.

Con el Sistema Actual existe una manipulación de los datos de la Empresa por parte de persona que no están autorizadas para dicho manejo, con nuestro Sistema propuesto System SCI habrá un control para que las personas no puedan manipular datos que no deben.

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System SCI®

CAPITULO IX Evaluación del Sistema OBJETIVO: Acreditar el funcionamiento correcto y eficaz del sistema, a fin de dar respuestas acertadas a las necesidades de la Empresa.

FUNCIONAMIENTO DEL SISTEMA CONTABLE: Para dar cumplimiento a esta fase utilizaremos, una prueba piloto cuya duración es de una semana, el cual persigue la verificación de desempeño del sistema.

VERIFICACIÓN DE LA RED. La revisión de conexión en red es otra evaluación a realizar para de esta manera comprobar, el intercambio de información entre departamentos de la Empresa de manera precisa y verificable.

ASESORAMIENTO DE SELECCIÒN DE PERSONAL. Se brindará orientación al momento de elegir personal calificado que labore oportunamente en áreas de su competencia.

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System SCI®

CAPITULO X Alternativas de Solución

Alternativa N° 1 Modificar el Sistema SysCon Ventaja Se mejoraría en parte, al problema que tiene con dicho Sistema y menor costo para la Empresa. Desventaja Se corre el riesgo de no llenar las expectativas de la mejora y podría seguir existiendo fallos en el sistema provocando la pérdida de tiempo.

Alternativa N° 2 Adquirir Sistema System SCI® Ventajas Los reportes, informes, facturaciones y demás se podrán realizar de una manera más rápida y segura, y será de fácil operación ya que se capacitará para dicho manejo. Desventaja Para la instalación del sistema System SCI® se requiere de ciertos equipos tales como: Computadores, impresoras y personal que este capacitado para interactuar con el sistema y con la Empresa.

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CAPITULO XI Comparación entre Propuesta y Alternativas Demostramos a continuación la comparación entre las alternativas y la propuesta que ofrecemos. Escala de Comparación: Alto Medio Bajo Promedio

BENEFICIOS

SISTEMA ACTUAL

SYSTEM SCI

Costos

Bajo

Promedio

Fácil Operación

Alto

Alto

Seguridad

Bajo

Alto

Eficiencia

Bajo

Alto

Rentabilidad

Bajo

Alto

Medio

Alto

Bajo

Alto

Ahorro de Tiempo Capacidad de almacenamiento

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System SCI®

BENEFICIOS

ALTERNATIVA 1

ALTERNATIVA 2

Medio

Promedio

Alto

Alto

Seguridad

Medio

Alto

Eficiencia

Medio

Alto

Rentabilidad

Medio

Alto

Ahorro de Tiempo

Medio

Alto

Bajo

Alto

Costos Fácil Operación

Capacidad de almacenamiento

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System SCI®

CAPITULO XII Recomendaciones Nuestra propuesta de implementación, propone la adquisición de un sistema que agilite todos los procesos dentro de su Empresa, así como el incremento de personal capacitado e idóneo que cubra las necesidades de la Organización. La experiencia y trayectoria de nuestra Empresa nos hace acreedora a la confianza y credibilidad sustentable, de las respuestas tecnológicas que damos al alcance de sus manos. La elección de nuestra propuesta nos compromete ha prestar asistencia; dando seguimiento y atención personalizada, así como también dentro de nuestros servicios damos asesoramiento para la selección del personal, altamente calificado abalizado por la Escuela Superior Politécnica del Litoral.

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System SCI®

ANEXOS Presupuesto Interno ACTIVIDAD

RECURSOS

TIEMPO

COSTO DE SEMANA

TOTAL

Fase de Análisis

1 Analista

2 semanas

US$ 400.00

US$ 800.00

Fase de Diseño

1 Analista 1 Programador

2 semanas 2 semanas

US$ 400.00 US$ 250.00

US$ 800.00 US$ 500.00

Fase de Desarrollo

1 Analista 4 semanas 2 Programadores 4 semanas

US$ 400.00 US$ 250.00

US$ 1,600.00 US$ 2,000.00

Fase de Implementación

1 Analista 2 semana 1 Programador 2 semana 1 Técnico de Red 2 semana

US$ 400.00 US$ 250.00 US$ 350.00

US$ 800.00 US$ 500.00 US$ 700.00

TOTAL

US$ 7,700.00

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