EJEMPLO DE POA

INSTRUCTIVO PARA LA ELABORACIÓN DEL PLAN OPERATIVO ANUAL

Instrucciones para la formulación del Plan Operativo Anual 2010

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INSTRUCTIVO PARA LA ELABORACIÓN DEL PLAN OPERATIVO ANUAL

GENERALIDADES El fortalecimiento de la Gestión administrativa es imprescindible para el logro de los objetivos Institucionales, para ello, es necesario profundizar los procedimientos destinados al diseño y elaboración de los planes operativos anuales. El plan Operativo Anual, es una herramienta de planificación que sirve para dar un ordenamiento lógico de las acciones que se proponen realizar las dependencias tanto académicas como administrativas de la Institución. El desarrollo de esta herramienta permitirá optimizar el uso de los recursos disponibles y el cumplimiento de objetivos y metas trazadas; además de contribuir con el cumplimiento de la misión institucional. El plan operativo tiene como objetivo fundamental orientar los procesos de trabajos, convirtiendo los propósitos institucionales en pasos claros y en objetivos

y metas

evaluables a corto plazo; contribuyendo, de manera efectiva al fortalecimiento institucional y a elevar el ordenamiento, la calidad y la transparencia del gasto. Una de las utilidades que ofrece la planificación operativa es el reajuste de los objetivos, metas y acciones a las condiciones y circunstancias que se presentan cada año, y a los cambios no previstos. El Plan Operativo Anual es un instrumento que vincula la planificación con el presupuesto, por cuanto, supone concretar lo planificado en función de las capacidades y la disponibilidad real de recursos. Para fortalecer la cultura de Planificación dentro de la Institución, la Dirección de Planificación Universitaria ha preparado el presente instructivo, el cual tiene como objetivo compatibilizar, conceptual y funcionalmente, los planes operativos anuales y la programación financiera. Para poder realizar esto de manera efectiva es necesario que cada dependencia o unidad ejecutora preparen el plan operativo anual correspondiente, de tal manera que las acciones que se pretenden realizar tengan el sustento financiero que permitan alcanzar los objetivos y metas planteadas.

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Para este efecto, el instructivo, esta destinado a conducir la elaboración de los planes operativos de las distintas dependencias universitarias, tanto académicas como administrativas de la institución. En consecuencia, el presente instructivo responde a una necesidad institucional de organizar los procedimientos de planificación a corto plazo y que se constituyan en los principales referentes para mejorar los mecanismos de rendición de cuentas. OBJETIVOS DEL INSTRUCTIVO.

•

Orientar a las distintas dependencias para la correcta utilización de los formatos establecidos para la elaboración y consolidación del Plan Operativo Anual de la Institución.

•

Orientar a las distintas dependencias en el establecimiento de sus metas vinculándolas con los objetivos cada una de estas tiene establecido formalmente dentro de la estructura organizativa.

IDENTIFICACIÓN DE LOS PROYECTOS RECURRENTES. PR1. Formación de Pregrado en Carreras Cortas. PR2. Formación de Pregrado en Carreras Largas. PR3. Formación de Postgrado. PR4. Generación, Divulgación y Aplicación del Conocimiento. PR5. Intercambio de Conocimiento con la Sociedad. PR6. Captación, Permanencia y Formación Integral del Estudiante. PR7. Fortalecimiento y Desarrollo de la Gestión Científica, Tecnológica y Humanística PR8. Desarrollo de Infraestructura. Acción Centralizada.

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OBJETIVOS ESTRATÉGICOS INSTITUCIONALES. El Plan Operativo Anual del año 2009, se enmarcará dentro de 5 grandes objetivos estratégicos Institucionales, estos se describen a continuación:

o

FORMACIÓN. Formar profesionales integrales: competitivos, cultos, con

espíritu crítico y creativo, líderes en su especialidad,

generadores

de

conocimientos, con valores y comprometidos con el desarrollo de la sociedad. Están enmarcados en el ámbito de acción los Proyectos Recurrentes: 1,2,6,7 y el Dpto. de Admisión y Control de Estudios

o

DOCENCIA. Contar con personal docente de alto nivel académico, con

compromiso ético, moral y social, que contribuya a la formación de profesionales integrales. Está enmarcado en el ámbito de acción el Proyecto Recurrente 3.

o

PRODUCCIÓN

conocimientos,

DE

CONOCIMIENTOS.

con énfasis

Establecer

en la investigación

la

científica,

generación tecnológica

de y

humanística, como eje fundamental del desarrollo de la universidad, orientado a resolver los problemas prioritarios de la sociedad. Está enmarcado en el ámbito de acción el Proyecto Recurrente 4.

o

INTEGRACIÓN SOCIAL.

Hacer de la integración social un pilar para el

desarrollo de la Universidad, estableciendo canales de interacción entre universidad, Estado, empresa e instituciones sociales, hacia un desarrollo integral y sostenible. Está enmarcado en el ámbito de acción el Proyecto Recurrente 5.

o

GESTIÓN. Desarrollar una cultura organizacional de excelencia basada en

principios y valores que permita una gestión de alta calidad. Están enmarcadas en el ámbito de acción de este objetivo todas las dependencias administrativas que constituyen la categoría de Acciones Centralizadas.

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DEFINICIÓN DE TÉRMINOS

• Proyecto: se refiere a un conjunto articulado y coherente de actividades orientadas a alcanzar uno o varios objetivos, para lo cual precisa de un equipo de personas idóneas, así como de otros recursos cuantificados en forma de presupuesto, que prevé el logro de determinados resultados y cuya programación en el tiempo responde a un cronograma con una duración limitada.

• Recurrencia: Manifestación repetida de algo. • Objetivos: Son los enunciados que contienen los propósitos con los cuales se realizan las actividades; concretamente en función de la situación que se quiere alcanzar.

• Actividades: Son las acciones o tareas que se llevarán a cabo para generar los resultados planteados en los objetivos y lograr los productos finales que concretan o hacen realidad en el tiempo las metas propuestas.

• Distribución Trimestral: Se refiere a la distribución trimestral de la ejecución de las actividades planificadas en el tiempo correspondiente.

• Metas: Es la cuantificación de los resultados esperados. Se trata de cifras verificables, que se pretenden alcanzar en el tiempo.

• Unidad Ejecutora: Es la definición y/o identificación de la dependencia académica o administrativa que suministra la información y que se hará cargo de ejecutar las actividades planteadas.

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FORMATO INFORMACIÓN GENERAL Objetivo. Suministrar información General de la Dependencia, necesaria para la Consolidación del Plan Operativo Anual. Quienes suministran la información. Este formato debe ser llenado y suministrado por todas las Dependencias tanto académicas como administrativas. INSTRUCCIONES PARA EL LLENADO DEL FORMATO NOTA: Para el llenado del presente formato debe tomarse en cuenta lo siguiente:

•

Los Sub-Títulos que aparecen en letra de color Azul, corresponden a aquellos campos que se encuentran vinculados entre formatos. SÓLO deberá llenar estos campos en el primer formato (Información General) y la información se duplicará en los formatos que corresponda. Se sugiere una vez llenado estos campos verificar que la información se haya duplicado correctamente. Se sugiere que una vez llenado estos campo, verificar que la información se duplique correctamente en los formatos subsiguientes. El formato de información general, debe ser llenado atendiendo la siguiente secuencia:

•

PROYECTO: Identificación del

Proyecto Recurrente al cual corresponda la

Dependencia que suministra la información, o Acción Centralizada si es el caso.

•

OBJETIVO ESTRATEGICO INSTITUCIONAL: Consiste en señalar el objetivo

estratégico UDO, que corresponda de acuerdo a la Razón de ser de la Unidad Ejecutora que suministra la información.

•

DEPENDENCIA. Identificación de la Dependencia que suministra la información.

•

OBJETIVOS DE LA DEPENDENCIA. Es la identificación de los Objetivos que cada

dependencia tiene formalmente establecidos en la Estructura organizacional de la Institución.

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•

DATOS DEL RESPONSABLE. Corresponde a los datos que identifican al

Responsable de la dependencia que suministra la información.

o

Se debe indicar: 

Nombres y Apellidos



Teléfonos



Correo electrónico.



Firma del Responsable



Sello de la dependencia en el formato

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FORMATO DESCRIPCIÓN DE LAS ACCIONES ESPECÍFICAS Objetivo. Establecer las Acciones Especificas que cada Dependencia o Unidad Ejecutora estima ejecutar con la finalidad de dar cumplimiento a los objetivos que tiene establecidos formalmente en la Institución. Quienes suministran la información. El presente formato debe ser llenado y suministrado por las todas las dependencias que estén relacionadas directamente con los Proyectos Recurrentes, incluyendo aquellas que se ubican como Acción Centralizada. INSTRUCCIONES PARA EL LLENADO DEL FORMATO. NOTAS: Para el llenado del presente formato debe tomarse en cuenta los siguientes aspectos:

•

En el campo de Acciones Especificas, se presentan 5 renglones (los cuales ocupan un total de 2 páginas), se deberá llenar sólo los que se consideren necesarios.

•

Los campos de Factores de Riesgo Contingencia, se ubican al final de la tercera página del formato. El

y

Plan

de

formato de descripción de Proyectos, debe ser llenado atendiendo la siguiente

secuencia:

•

PROYECTO: Identificación del

Proyecto Recurrente al cual corresponda la

Dependencia que suministra la información, o Acción Centralizada si es el caso.

•

OBJETIVO ESTRATÉGICO INSTITUCIONAL.

Consiste en señalar el objetivo

estratégico UDO, que corresponda de acuerdo a la Razón de ser de la Unidad Ejecutora que suministra la información.

•

DEPENDENCIA.

Se debe identificar la Unidad Ejecutora que suministra la

información.

•

ACCIONES ESPECÍFICAS.

Consiste en señalar las metas que se pretenden

desarrollar para el logro de los objetivos que cada Unidad Ejecutora tiene

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establecido formalmente. Estas acciones deben orientarse hacia el cumplimiento o logro de los objetivos formalmente establecidos.

•

ACTIVIDADES. Consiste en detallar las diversas tareas necesarias para alcanzar

las metas y objetivos.

Estas actividades deben detallarse por cada acción

específica.

•

CUANTIFICACIÓN DE LA META/VOLUMEN DE TRABAJO. Consiste en cuantificar

cada Acción Específica que se pretenden ejecutar. Este campo debe ser numérico (positivo y entero), no debe presentarse ni fracciones, ni porcentajes. Para verificar que el campo esta llenado correctamente la celda aceptará la cifra y permanecerá sin color; en caso contrario la celda cambiará a un color ROJO, lo que le indicará que debe corregir la información incluida.

•

PRODUCTO. Se debe especificar el bien o servicio que se generará con la

ejecución de cada acción específica.

•

FACTORES DE RIESGO.

Son todas aquellas situaciones, que dificultarían la

ejecución normal de las acciones y actividades que se pretenden desarrollar.

•

PLAN DE CONTINGENCIA. Representan todas aquellas acciones que se propone

desarrollar en caso de que se presente alguna dificultad (factores de riesgo) en la ejecución de las acciones que se pretenden desarrollar.

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PLANILLA DE VINCULACIÓN PLAN – PRESUPUESTO OBJETIVO.

Detallar los requerimientos necesarios para la ejecución de las diversas tareas, que se pretenden ejecutar, para alcanzar las acciones especificas programadas para el ejercicio fiscal correspondiente. QUIÉNES SUMINISTRAN LA INFORMACIÓN.

El presente formato debe ser llenado y suministrado por las todas las dependencias que estén relacionadas directamente con los Proyectos Recurrentes, incluyendo aquellas que se ubican como Acción Centralizada.

INSTRUCCIONES PARA EL LLENADO DEL FORMATO. La Planilla de Vinculación Plan - Presupuesto, debe ser llenada atendiendo la siguiente secuencia:

•

PROYECTO: Identificación del

Proyecto Recurrente al cual corresponda la

Dependencia que suministra la información, o Acción Centralizada si es el caso.

•

OBJETIVO ESTRATÉGICO INSTITUCIONAL.

Consiste en señalar el objetivo

estratégico UDO, que corresponda de acuerdo a la Razón de ser de la Unidad Ejecutora que suministra la información.

•

DEPENDENCIA.

Se debe identificar la Unidad Ejecutora que suministra la

información.

•

ACCIONES ESPECÍFICAS.

Consiste en señalar las metas que se pretenden

desarrollar para el logro de los objetivos que cada Unidad Ejecutora tiene establecido formalmente. Estas acciones deben orientarse hacia el cumplimiento o logro de los objetivos formalmente establecidos.

•

ACTIVIDADES. Consiste en detallar las diversas tareas necesarias para alcanzar

las metas y objetivos.

Estas actividades deben detallarse por cada acción

específica.

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•

INSUMOS. Debe especificarse al detalle (sin incluir marcas), los requerimientos

necesarios para el desarrollo de las diferentes actividades que se ejecutarán por cada acción específica.

•

CANTIDAD.

Es la cuantificación de los requerimientos necesarios para la

ejecución de las actividades.

•

DISTRIBUCIÓN

PRESUPUESTARIA.

Consiste

en

indicar

por

cada

partida

presupuestaria el código de la sub- específica y los montos en Bs.F., necesarios para cubrir el gasto de los insumos que serán requeridos para la ejecución de cada actividad. Por ejemplo: Si se pretende realizar un taller y para ello se requieren 10 resmas de papel bond, tipo carta, base 20; se deberá indicar por la partida 402, señalando el código de la sub especifica: 402xxxxxxxxxxx, correspondiente a papel, e indicar que se requerirán Bs. F. 150, asumiendo que cada resma tiene un precio de 15Bs.F

•

TOTAL. Totalización del monto requerido y/o necesario para la ejecución de cada

actividad. Esta celda se calcula automáticamente.

•

SUB – TOTAL ACCIONES ESPECIFICAS 1,2,3 …..N.

Totalización por partidas

presupuestarias de cada acción especifica. Estos sub-totales se vincularán directamente al Formato de Distribución Presupuestaria de los Proyectos, lo que facilitará la consolidación del mismo.

•

TOTAL PRESUPUESTO SOLICITADO AÑO XXXX. Corresponde a la totalización

general por partidas presupuestarias del monto total solicitado por cada dependencia. Este campo

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FORMATO DE DISTRIBUCIÓN PRESUPUESTARIA DE LOS PROYECTOS El formato de Distribución Presupuestaria de los Proyectos, debe ser suministrado por todas las Unidades Ejecutoras tanto académicas como administrativas, y en él se totaliza presupuestariamente cada una de las acciones específicas que se pretenden desarrollar.

OBJETIVO.

Presentar y consolidar la información por partidas presupuestarias, requeridas para la ejecución de las acciones especificas establecidas para el ejercicio fiscal correspondiente. QUIÉNES SUMINISTRAN LA INFORMACIÓN.

El presente formato debe ser llenado y suministrado por las todas las dependencias que estén relacionadas directamente con los Proyectos Recurrentes, incluyendo aquellas que se ubican como Acción Centralizada. INSTRUCCIONES PARA EL LLENADO DEL FORMATO. NOTA:

•

El formato de Distribución Presupuestaria de los Proyectos

se generará automáticamente, una vez sea llenada de la Planilla de Vinculación Plan presupuesto. SÓLO deberá llenar la Meta Unidad de Medida, la Meta Real 2008, la Meta Estimada 2009 y la Distribución de la meta 2010 planteada para cada Acción Especifica. El formato de Distribución Presupuestaria de los Proyectos, debe ser llenado atendiendo la siguiente secuencia:

•

PROYECTO: Identificación del

Proyecto Recurrente al cual corresponda la

Dependencia que suministra la información, o Acción Centralizada si es el caso.

•

OBJETIVO ESTRATÉGICO INSTITUCIONAL.

Consiste en señalar el objetivo

estratégico UDO, que corresponda de acuerdo a la Razón de ser de la Unidad Ejecutora que suministra la información.

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•

DEPENDENCIA.

Se debe identificar la Unidad Ejecutora que suministra la

información.

•

ACCIONES ESPECÍFICAS.

Consiste en señalar las metas que se pretenden

desarrollar para el logro de los objetivos que cada Unidad Ejecutora tiene establecido formalmente. Estas acciones deben orientarse hacia el cumplimiento o logro de los objetivos formalmente establecidos.

•

PRODUCTO. Se debe especificar el bien o servicio que se generará con la

ejecución de cada acción específica.

•

META UNIDAD DE MEDIDA. Variable refleja el objetivo a alcanzar con la ejecución

de la acción específica.

•

META REAL 2008. Meta real alcanzadas en el año 2008.

•

META ESTIMADA 2009. Metas estimadas a ejecutar durante el año 2009.

•

DISTRIBUCIÓN DE LA META/VOLUMEN DE TRABAJO. Consiste en distribuir la

cuantificación de la meta/volumen de trabajo de cada Acción Específica en los cuatro trimestres del ejercicio fiscal correspondiente.

•

DISTRIBUCIÓN POR PARTIDAS PRESUPUESTARIAS.

Consiste en distribuir por

partidas presupuestarias el total del monto requerido y solicitado para la ejecución de cada acción específica. Esta información está vinculada directamente con la información manejada en la Planilla de Vinculación Plan – Presupuesto.

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