ECDL Suport Curs M6

Cursuri și Examene în vederea certificării internationale ECDL Start

Universitatea „Alexandru Ioan Cuza” Iași Corp B, parter, sala 327A, tel . 0230,201,418

Modulul 6 Prezentări

Centrul ECDL nr. 38 UAIC, Iaşi

Modulul 6 Prezentări Candidații trebuie să-si demonstreze cunoștințele și competența în utilizarea unei aplicații de realizare a unor prezentări. Candidații vor fi capabili să: • Lucreze cu prezentări și să le salveze în diferite formate. • Folosească opțiuni destinate creșterii productivității, precum funcția Help • Înțeleagă utilitatea folosirii diverselor moduri de vizualizare ale unei prezentări și alegerii diferitelor formate. • Introducă, modifice și formateze texte într-o prezentare. • Creeze și să modifice grafice pentru o reprezentare mai concludentă a Informațiilor. • Insereze și să editeze imagini și obiecte desenate. • Aplice efecte de animație și tranziție înainte de printarea și rularea prezentării.

1

6.1 Utilizarea aplicației 7.1.1 Lucrul cu prezentări Aplicaţia Microsoft PowerPoint 2007 face parte din pachetul de programe Microsoft Office 2007 şi permite realizarea de prezentări grafice. Pentru aceasta este necesar să fie cunoscute două concepte de bază cu care lucrează această aplicaţie: 1. diapozitivul sau foaia de prezentare (slide) este unitatea de prezentare. Există mai multe modele predefinite pe baza cărora sunt organizate obiectele într-un diapozitiv. Ele pot fi grupate în trei mai categorii: model titlu (title only), modele conţinut (content layouts), model vid (blank). Există și alte modele, variații ale celor trei prezentate în paragraful anterior. 2. prezentarea (presentation) este un ansamblu de diapozitive. Fiecare diapozitiv conţine informaţii sub formă de text, sub formă grafică sau în ambele forme. Prezentarea se salvează într-un fişier cu extensia .pptx şi poate fi utilizată în mai multe moduri: a. afişare pe ecranul calculatorului; b. proiectare pe un ecran cu ajutorul unui videoproiector; c. tipărire pe diferite suporturi (hârtie obişnuită sau folie transparentă); d. transformare în fotodiapozitive; e. publicare pe un site Web pe Internet. 6.1.1.1 Deschiderea (și închiderea) unei aplicații de prezentări. Deschiderea și

închiderea unei prezentări Pentru deschiderea sesiunii de lucru PowerPoint avem mai multe posibilităţi: 1. din meniul Start – All Programs – Microsoft Office - Microsoft Office PowerPoint 2007

2

Figura nr. 6. 1 Deschiderea aplicaţiei Microsoft PowerPoint din meniul Start

2. dacă există o pictogramă pe desktop asociată aplicaţiei dublu click pe aceasta

Figura nr. 6. 2 Deschiderea aplicaţiei de pe desktop

Închiderea unei aplicaţii PowerPoint se poate realiza prin click pe simbolul colţul din stânga sus sau din apăsăm simbolul Office din stânga sus

din

și din meniul

contextual selectăm Exit PowerPoint:

3

salvariiSimbol/Orb Microsoft Office

închidere a aplicației

Buton de închidere a aplicației

Figura nr. 6. 3 Închiderea unei prezentări PowerPoint

Deschiderea unei prezentări PowerPoint se poate realiza în mai multe moduri prezentate în continuare: apăsăm simbolul Office din stânga sus

și din meniul contextual selectăm

Open sau combinaţia de taste Ctrl+O

Figura nr. 6. 4 Deschiderea unei prezentări existente

Apare următoarea fereastră din care se alege fişierul ce trebuie deschis.

4

Deschiderea propriu-zisă se poate face în două moduri: dublu click pe numele prezentării sau selectarea fişierului şi click pe butonul Open.

De aici se alege calea unde se afla prezentarea

Numele prezentarii

Tipul prezentarii

Figura nr. 6. 5 Localizarea prezentării

din Windows Explorer dublu click pe prezentarea PowerPoint pe care doriţi să o deschideţi

Figura nr. 6. 6 Deschiderea prezentării

din meniul Start – Recent Items, dacă aceasta există în lista de documente 5

recent create

Figura nr. 6. 7 Deschiderea unei prezentări din ultimele documente utilizate

de regulă în partea de sus a meniului contextual ce apare la apăsarea simbolului Office din stânga sus în PowerPoint se regăsesc în ordine folosirii ultimele fişiere accesate. Prin click pe cel dorit se realizează deschiderea lui.

Figura nr. 6. 8 Deschiderea unei prezentări din ultimele prezentări utilizate

Pentru a deschide mai multe prezentări se procedează similar ca pentru una singură iar ele vor fi suprapuse pe ecran şi semnalate în bara de jos (Taskbar) sau în meniul Windows.

6

6.1.1.2 Crearea unei noi prezentări (utilizând formatul predefinit)

La deschiderea sesiunii de lucru PowerPoint, implicit, se „intră” într-o nouă prezentare cu un singur diapozitiv, care nu este salvată pe disc. Pentru crearea unei prezentări noi se pot utiliza una din următoarele opţiuni: apăsăm simbolul Office din stânga sus

și din meniul contextual selectăm

New sau combinaţia de taste Ctrl+N:

Figura nr. 6. 9 Realizarea unei noi aplicaţii PowerPoint din meniu

din Windows Explorer: click dreapta pe suprafaţa de lucru şi din meniul contextual alegem New – Microsoft PowerPoint Presentation:

Figura nr. 6. 10 Realizarea unei noi aplicaţii PowerPoint din Windows Explorer

7

După deschiderea aplicaţiei, în Ribbon vor apărea opţiunile din care se poate alege tipul de prezentare dorit: 1. opţiunea Blank Presentation pentru crearea unei prezentări vide; 2. opţiunea Design pentru crearea unei prezentări pe baza unui şablon de prezentare oferit de PowerPoint; O prezentare vidă este un şablon care nu este formatat pe baza schemei de culori sau a diapozitivului de bază. Şablonul este o colecţie de informaţii comune tuturor prezentărilor care se vor crea pe baza acestuia şi conţine: schema de culori, diapozitivul de bază şi titlul de bază, fonturile folosite pentru a da aspect prezentării.

Figura nr. 6. 11 Modalităţi de creare a unei prezentări PowerPoint

După selectarea modelului dorit se poate trece la introducerea informaţiilor de pe primul slide. 61.1.3 Salvarea unei prezentări într-o locație pe hard disk. Salvarea prezentării sub

un alt nume Pentru a salva o prezentare nouă se poate apela opţiune Save prin apăsarea simbolului Office din stânga sus sau direct de pe bara de instrumente simbolul

,

combinaţia de taste Ctrl+S. După alegerea acestei opţiuni pe ecran va apărea următoarea fereastră în care trebuie precizată calea unde va fi salvat, numele fişierului 8

PowerPoint şi tipul documentului.

De aici se alege calea unde se salveza prezentarea Numele prezentarii Tipul prezentarii

Figura nr. 6. 12 Salvarea unei prezentări

După stabilirea acestor caracteristici se apasă butonul Save. În cazul în care se doreşte salvarea unei prezentări cu alt nume se alege opţiunea Save as din meniul contextual ce apare la apăsarea simbolului Office din partea stângă sus după care se urmează paşii prezentaţi anterior, cu excepţia faptului că la numele fişierului se precizează alt nume decât cel cu care a fost salvat iniţial. 6.1.1.4 Salvarea prezentării sub alt format: Rich Text Format (Format îmbogățit),

template (șablon), format imagine, cu o anumită extensie specifică softului, numărul versiunii O prezentare PowerPoint mai poate fi salvată ca pagina Web, fişier RTF, template, etc. Salvarea ca pagină Web se poare realiza prin apelarea opţiunii Save as, iar la tipul fişierului (Save as type) se alege opţiunea Web Page:

9

Salvarea ca fişier RTF se realizează prin selectare opţiunii Outline/RTF la tipul fişierului:

Se procedează similar pentru salvarea prezentării ca template (Design Template), imagine (GIF Graphics Interchange, JPEG File Interchange Format, TIFF Tag Image File Format, Device Independent Bitmap) sau cu o altă versiune a aplicaţiei Microsoft PowerPoint (PowerPoint 2003).

10

6.1.1.5 Comutarea între două prezentări deschise

Alternarea între două prezentări deschise se poate realiza prin click stânga pe numele prezentării ce se doreşte a fi activată din bara de instrumente sau prin utilizarea combinaţiei de taste Alt+Tab.

6.1.2 Ajustarea setărilor de bază 6.1.2.1

Modificarea

opțiunilor/preferințelor

de

bază

ale

aplicației:

numele

utilizatorului, directorul/folder-ul predefinit de deschidere, salvarea prezentărilor. Din meniul contextual ce apare la apăsarea simbolului Office din partea stângă sus, alegem PowerPoint Options. Din fereastra care apare putem seta tot ce ține de aplicația PowerPoint, de la numele utilizatorului până la modul de afișare a ribonnului, folderul implicit de salvare, etc.

Din tab-ul Save avem optiuni de personalizare a

Numele de utilizator si initialeButon de

6.1.2.2 Folosirea funcției Help

Dacă ajutorul nu apare pe ecran el poate fi activat din butonul

din bara de

instrumente sau prin apelarea tastei F1.

11

Pe ecran va apărea un asistent. Căutarea începe prin apăsarea butonului Search. 6.1.2.3 Folosirea funcției de modificare a dimensiunilor vizualizării

Modificarea dimensiunii paginii se realizează din opţiune View – Zoom.

Introduceti valoarea dorita Alegerea dimensiunii de vizualizare exprimata procentual

Figura nr. 6. 13 Modificarea dimensiunii de vizualizare

6.1.2.4 Afisarea/ascunderea barelor de instrumente. Rescalarea si minimizarea tab-

urilor (ribbon) Microsoft PowerPoint oferă posibilitatea de afişare sau ascundere a barelor de instrumente în funcţie de necesităţile utilizatorului. Această opţiune se poate realiza din meniul View – Toolbars şi din meniul care apare se adaugă sau şterg barele de instrumente printr-un simplu click pe acestea. Toate barele active la un moment dat sunt marcate cu o bifă.

12

Figura nr. 6. 14 Afişarea / ascunderea barelor de instrumente

Dacă dorim să minimizăm ribbon-ul trebuie să dăm click dreapta pe bara de meniuri și de acolo să selectăm Minimize the Ribbon. Pentru a anula această acțiune trebuie să debifăm opțiunea Minimize the Ribbon.

6.2 Crearea unei prezentări 6.2.1 Vizualizarea prezentării 6.2.1.1 Înțelegerea rolului diferitelor moduri de vizualizare: normală (normal view), schiță (outline view), sortare diapozitive (slide sorter view), vizualizare (slide show view). Microsoft PowerPoint permite utilizarea mai multor moduri de vizualizarea a unei prezentări în funcţie de nevoile sale. Fiecare dintre acestea este utilizat preponderent într-o anumită etapă de realizare a prezentării: la realizarea ei, la adăugarea comentariilor, la prelucrare, respectiv mutarea, copierea, ştergerea unor diapozitive şi la vizualizarea finală a prezentării. O prezentare PowerPoint poate fi vizualizată în mai multe moduri care se regăsesc în partea stângă jos a ferestrei

şi în meniul View.

13

Aceste opţiuni sunt: 1. Modul Normal prezintă două opţiuni: Slides şi Outline. Prima opţiune permite afişarea unui singur diapozitiv. În acest mod se poate vizualiza şi modifica diapozitivul. Pentru trecerea la următorul diapozitiv se foloseşte butonul de derulare verticală sau tastele PageDown sau PageUp.

Optiunile Slides si Outline Bara de derulare verticala

Modul de afisare normal

Modul de afisare normal

Figura nr. 6. 15 Modul de vizualizare Normal, opţiunea Slides

Cea de-a doua opţiune afişează planul prezentării şi diapozitivul activ alături, unde se pot face corecturi de text, se poate schimba ordinea paragrafelor, ordinea diapozitivelor în cadrul prezentări. 2. Slide Sorter – prezintă fiecare diapozitiv ca o imagine grafică, mică. Ea permite adăugarea de diapozitive noi, se pot şterge diapozitive, se poate schimba ordinea diapozitivelor, se pot adăuga efecte de tranziţie şi temporizări pentru trecerea de la un diapozitiv la altul în cadrul prezentării.

14

Modul de afisare

Bara de derulare verticala

Modul de afisare normal

Figura nr. 6. 16 Modul de vizualizare Prezentare (Slide Sorter View)

3. Modul Derularea prezentării (Slide Show) permite derularea pe ecran a diapozitivelor prezentării. Derularea se realizează prin click stânga sau apăsarea uneia dintre tastele Enter, Space sau Page Down. Prin meniul contextual ce se activează prin click dreapta ne putem deplasa între diapozitivele din prezentare. Modul de prezentare Pagina cu note (Notes Page) afişează diapozitivul curent împreună cu zona pentru notele vorbitorului. Se activează prin alegerea opţiunii Notes Page din meniul View. Acest mod este util atunci când se doreşte modificarea notelor pentru vorbitor. Spaţiul ferestrei este împărţit în două zone: zona diapozitivului în care se poate vizualiza şi modifica diapozitivul şi zona notelor unde se pot adăuga notele sau informaţiile pentru prezentator.

15

Figura nr. 6. 17 Modul de vizualizare Pagina cu note

6.2.1.2 Cunoaşterea regulilor de bază în adăugarea titlului foliilor: folosirea titlurilor

diferite pentru fiecare slide pentru a le putea distinge în outline view si slide show view Este recomandat lucru cu layout-uri deoarece în structura din modul de vizualizare Normal – Outline vedem titlul slideurilor si alte informatii cuprinse in sablonul de lucru. Dacă nu folosim aceste layout-uri în zona Outline nu vor apărea nici un fel de informaţii despre ele.

16

6.2.2 Diapozitive

Adăugarea unui diapozitiv nou într-o prezentare se realizează din meniul Insert, opţiunea New Slide sau combinaţia de taste Ctrl+M.

6.2.2.1 Modificarea formatului unui diapozitiv

O dată inserat, un slide nu are stabilit nici un format. Pentru a face acest lucru, din meniul Home selectăm tab-ul Slides și dăm un click pe Layout. De aici putem stabili ce format va avea noul slide. Același lucru îl putem face și dând click dreapta pe slide-ul care ne interesează și din meniul contextual ne plasăm pe Layout și de aici selectăm formatul dorit.

6.2.2.2 Aplicarea unui format predefinitit (șablon) asupra unei prezentări

Microsoft PowerPoint pune la dispoziția utilizatorilor o serie de șabloane predefinite. Acestea se găsesc în meniul Design tab-ul Themes. Aplicarea unei astfel de theme are efect asupra întregii prezentări și orice slide nou adăugat o va avea implicit. 6.2.2.3 Schimbarea culorii fundalului pentru un diapozitiv sau toate diapozitivele

Schimbarea culorii fundalului se face prin click dreapta pe slide-ul dorit și din meniul contextual Format Background. Mai multe instrucțiuni în următoarea imagine.

17

Click dreapta pe slide Optiuni de schimbare a culorii/texturii de fundal

Aplica pe toate slideurile

Format background

Figura nr. 18 Schimbarea fundalului unui slide

6.2.2.4 Adăugarea unui nou diapozitiv cu un format specific: tip titlu, grafic si text,

listă cu marcatori, tabel. Pentru a adăuga un nou diapozitiv trebuie să facem click pe butonul New Slide din tab-ul Home. Acelaşi rezultat îl obţinem şi dacă dăm click dreapta în zona Slides şi din meniul contextual selectăm New slide. Dacă dorim să inserăm un diapozitiv cu un format anume, dăm click pe săgeata de sub butonul New slide şi alegem ce fel de diapozitiv să fie inserat.

18

Buton de inserare diapozitiv

Inserare diapozitiv cu format predefinit

Click dreapta în zona slides

Figura nr. 19 Inserarea unui diapozitiv cu un format anume

6.2.2.5 Copierea, mutarea foliilor în cadrul prezentării, sau între diferite prezentări.

Un diapozitiv se poate copia sau muta în cadrul prezentării ca în orice alt program Microsoft. Selectăm slide-ul, dăm click dreapta şi Copy sau Cut după caz. Pentru lipire click dreapta şi Paste. Mutarea locului unui slide în prezentare se poate face şi cu tehnica Drag and Drop (click stânga pe slide şi apoi îl tragem în poziţia dorită). Combinaţiile de taste pentru copiere (Ctrl + C), mutare (Ctrl + X) şi lipire (Ctrl +V) sunt şi ele valabile. 6.2.2.6 Ştergerea diapozitivelor.

Ştergerea se face ca la orice obiect întâlnit până acum la pachetul Microsoft, click dreapta Delete Slide sau combinaţia de taste Shift + D.

19

6.2.3 Master Slide 6.2.3.1 Inserarea unei poze1, imagini, obiecte desenate, în Master Slide. Ştergerea

unei poze, imagini, obiect desenat, din Master Slide. Pentru fiecare prezentare se poate defini un diapozitiv Master care conţine informaţii despre şablonul de prezentare, fonturile folosite, fundalul şi schema de culori a unei prezentări. Scopul acestui diapozitiv este de a efectua schimbări la nivel global asupra elementelor menţionate mai sus, în sensul reflectării acestora asupra tuturor diapozitivelor dintr-o prezentare. Pentru a vizualiza acest diapozitiv se activează optiunea Slide Master din meniul View.

Vizualizare slide master

Figura nr. 20 Vizualizare slide master

Un diapozitiv Master este structurat pe mai multe zone: • zona pentru titlul diapozitivului; • zona obiectelor de plasat în diapozitiv; în această zonă informaţiile pot fi prezentate pe cinci niveluri; • zona subsolului care la rândul ei este formată din: o zona pentru dată / timp; o zona pentru subsolul propriu-zis; o zona pentru numărul diapozitivului. Dacă aveţi o imagine sau obiect pe care doriţi să-l inseraţi în toate diapozitivele ea poate fi inserată în Master Slide şi va apărea în locul respectiv pe toate diapozitivele. Pentru aceasta se selectează din meniul Insert, opţiunea Picture – From File. Din ferestra care apare se selectează imaginea şi se apasă butonul Insert. 20

Imaginea va apărea în Master slide şi poate fi poziţionată oriunde în diapozitiv. Ştergerea unei imagini din Master Slide se realizează cu click pe imagine şi apăsarea tastei Delete sau Backspace de la tastatură. 6.2.3.2 Adăugarea unui text în subsolul unui diapozitiv, sau în toate diapozitivele

prezentării. Dacă doriţi să inseraţi un text în subsolul unui diapozitiv sau la toate diapozitivele din meniul Insert se selectează opţiunea Header and Footer în care se pot realiza următoarele operaţiuni: Afişarea datei actualizată automat şi selectarea formatului pentru acesta Stabileşte dacă va fi afişat sau nu numărul paginii

Introducerea unui text în subsolul paginii

Aplicarea formatărilor tuturor diapozitivelor Aplicarea formatărilor numai diapozitivului curent Afişarea unei date fixe Stabileşte dacă informaţiile din subsolul paginii vor fi sau nu afişate pe primul diapozitiv

Figura nr. 21 Introducere Header şi Footer

6.2.3.3 Aplicarea automată a numerelor diapozitivelor, a datei actualizate,

neactualizate în subsolul unui diapozitiv sau asupra tuturor diapozitivelor din prezentare. Pentru a introduce numărul curent pentru un slide se procedează ca în imaginea nr 21. Se accesează fereastra Header and Footer şi de aici bifăm opţiunea Slide number.

21

6.3 Text 6.3.1 Lucrul cu text 6.3.1.1 Cunoaşterea regulilor de bază în crearea conţinutului unei prezentări:

utilizarea frazelor scurte şi concise, a marcatorilor şi numerotării În general, pentru a evita să plictisim audienţa, prezentările trebuie să conţină cât mai puţin text. Este foarte important să fim concişi şi în general să folosim marcatori pentru a expune doar ideile principale. Astfel păstrăm contactul cu audienţa şi evităm să citim de pe slide-uri şi să transformăm o prezentare cu informaţii poate interesante în ceva plictisitor. 6.3.1.2 Introducerea textului într-o prezentare.

Textul este introdus într-un diapozitiv prin intermediul tastaturii. Pentru aceasta trebuie dat click stânga în zona unde scrie Click to add text şi apoi se poate introduce textul de la tastatură.

Text se poate introduce şi cu ajutorul căsuţelor de text pe care le putem introduce în prezentare din tab+ul Insert  Text box.

6.3.1.3 Editarea textului unei prezentări.

Pentru a edita conţinutul unui diapozitiv se recomandă să se lucreze în modul de vizualizare Outline. Se selectează diapozitivul care trebuie editat şi: click stânga, în diapozitiv, dacă se doreşte editarea conţinutului acestuia şi se introduce textul de la tastatură; 22

click stângă în partea jos a ferestrei unde apare textul Click to add notes şi se introduce comentariul sau observaţia

Click stânga pentru editare text

Introducere note

Figura nr. 6. 22 Editare text şi note

Observaţie: În zona dedicată notelor, ca şi în diapozitiv pot fi introduse caractere speciale din meniul: Insert - Symbol. 6.3.1.4 Copierea, mutarea textului în cadrul unei prezentări sau între prezentări

diferite. Un text se poate copia sau muta în cadrul prezentării ca în orice alt program Microsoft. Selectăm textul, dăm click dreapta şi Copy sau Cut după caz. Pentru lipire click dreapta şi Paste. Combinaţiile de taste pentru copiere (Ctrl + C), mutare (Ctrl + X) şi lipire (Ctrl +V) sunt şi ele valabile. 6.3.1.5 Ştergerea textului

Ştergerea se face ca la orice obiect întâlnit până acum la pachetul Microsoft, după selecţie combinaţia de taste Shift + D sau apăsând tasta Backspace sau tasta Delete.

23

6.3.1.6 Folosirea comenzilor Undo şi Redo

Anularea unei comenzii / comenzilor precedente se poate realiza din bara de instrumente Standard,

sau combinaţia de taste Ctrl+Z, iar refacerea unei

operaţiuni anulate din Edit – Redo, din bara de instrumente Standard,

sau prin

utilizarea combinaţiei de taste Ctrl+Y.

6.3.2 Formatarea 6.3.2.1 Schimbarea fontului caracterelor: dimensiunea şi tipul caracterelor.

După introducerea textului se poate opta pentru formatarea acestuia. Pentru acesta textul trebuie mai întâi selectat şi apoi se alege opţiunea Font din meniul Home care deschide următoarea fereastra Font. În figura următoare sunt prezentate toate opţiunile de formatare a textului care pot fi realizate din această fereastră. Tipul fontului

Stilul fontului

Mărimea fontului

Sublinierea textului Scrierea textului ca exponent Scrierea textului ca indice

Culoarea fontului

Figura nr. 6. 23 Fereastra modificare setări font

6.3.2.2 Aplicarea formatării textului: înclinat, îngroşat, subliniat, umbrit. Aplicarea de astfel de formatări ale textului se face din tab-ul Home secţiunea font ca în imaginea următoare:

24

Scris îngroşat, italic şi subliniat

Buton pentru efect de umbrire al textului

Figura nr. 6. 24 Aplicarea formatării textului: înclinat, îngroşat, subliniat, umbrit

tipul de font şi dimensiunea: scris îngroşat: scris cursiv:

;

sau combinaţia Ctrl+B; sau Ctrl+I;

sublinierea textului umbrirea textului

sau Ctrl+U; ;

schimbarea culorii:

.

De asemenea, mai pot fi utilizate următoarele combinaţii de taste pentru alinierea textului: Ctrl+L – aliniere stânga; Ctrl+E – centrare; Ctrl+R – aliniere dreapta; Ctrl+J – încadrarea textului între marginile diapozitivului. 6.3.2.3 Folosirea diferitelor culori în text.

Din acelaşi meniu Home, pentru a colora textul slectăm butonul Font Color şi din meniul contextual alegem culoarea dorită.

25

Deasemeni dacă selectăm More colors ne putem crea propria culoare.

6.3.2.4 Modificarea textului în majuscule, litere mici, tip titlu

De multe ori după ce am terminat de scris un cuvânt sau propoziţie, ne gândim că ar fi trebui scris cu majuscule sau invers. Pentru a evita ştergerea textului şi rescrierea în formatul dorit, putem folosi funţii speciale de transformare a textului. Acestea se accesează din tab-ul Home apăsând butonul Change Case.

Opţiunea Sentence case ne transformă propoziţia selectată astfel încât doar prima literă din propoziţie este cu majusculă. Opţiunea lowercase transformă propoziţia selectată astfel încât toate literele sunt cu minuscule. Opţiunea UPPERCASE transformă propoziţia selectată astfel încât toate literele sunt cu majuscule. 26

Opţiunea Capitalize Each Word transformă propoziţia selectată astfel încât doar prima literă a fiecărui cuvânt din propoziţie să fie cu majusculă. Opţiunea tOGGLE cASE transformă propoziţia selectată astfel încât doar prima literă a fiecărui cuvânt din propoziţie să fie cu minusculă, restul fiind cu majuscule. 6.3.2.5 Alinierea textului: stânga, dreapta, centrat

Din secţiunea Paragraph a tab-ului Home putem alinia textul la stânga, dreapta, centru sau justify. Alinierea textului

6.3.3 Liste 6.3.3.1 Indentarea textului cu marcatori. Eliminarea indentării textului cu marcatori.

Modificarea stilului marcatorilor sau numerotării se realizează prin selectarea, din tab-ul Home, a opţiunii Bullets and Numbering. Apare următoarea fereastră din care se poate alege simbolul pentru diferite liste:

27

Tipurile de marcatori disponibili sunt: Bulleted - utilizarea simbolurilor predefinite, pentru liste sau alegerea altora din ClipArt (Picture) sau din Symbols (Customize):

Numbered – numerotarea cu cifre sau litere a unei liste:

În ambele cazuri, se poate selecta o altă culoare decât cea implicită precum şi dimensiunea marcatorului în raport cu textul, exprimată procentual . În cazul utilizării opţiunii Numbered se poate preciza ca numerotarea să înceapă de la o altă cifră /literă decât prima

.

Marcatorii pot fi utilizaţi şi din iconiţele asociate acestora din bara de instrumente Formatting fără a-i putea însă particulariza

.

6.3.3.2 Ajustarea spaţierii deasupra şi sub marcatori sau liste

Pentru a ajusta spaţierea între marcatori se selectează acestea şi din Home se alege opţiunea Line spacing options . În fereastra care apare selectaţi spaţierea dorită:

28

Distanţa faţă de paragraful precedent

Distanţa dintre rânduri

Distanţa faţă de paragraful următor Confirmarea modificărilor

Anularea modificărilor

6.3.4 Tabele 6.3.4.1 Introducerea si modificarea datelor într-o folie de tip tabel.

Inserarea unui tabel într-un diapozitiv se poate realiza prin două metode: 1. Alegeţi un Slide Layout care să conţină pictograma Tabel -

În diapozitiv efectuaţi clic pe pictograma de tabel

-

Introduceţi numărul de coloane şi de rânduri dorite

-

În tabelul care se creează introduceţi datele

-

Când aţi terminat de introdus datele, clic în exteriorul tabelului.

2. Tab-ul Insert → grupul Tables → clic pe butonul Tabel

( alegeţi prin

selecţie cu ajutorul mouse-ului un număr de coloane şi de rânduri) Modificarea şi formatarea unui tabel În urma selectării unui tabel apar pe Ribbon tab-urile Table, Tools, Design şi Layout, cu ajutorul cărora modificaţi şi formataţi tabelul. Astfel că:

29

Modificările de structură (coloane şi rânduri), unire celule, dimensiune tabel se fac cu comenzile din tab-ul Layout→ grupurile Layout grupurile Rows & Columns, Merge, Cell Size, Table Size).

Formatarea tabelului, cu aplicarea de scheme de culori, de umpleri, bordări se face cu fila Design → grupul Table Styles care oferă o galerie de stiluri de tabele.

Detalii referitoare la modificarea şi formatarea tabelelor le vedeţi la modulele Word 2007 şi Excel 2007.

6.4 Grafice diagrame 6.4.1 Utilizarea Graficelor şi Diagramelor 6.4.1.1 Introducerea datelor pentru crearea şi modificarea diferitelor tipuri de grafice:

coloane, bare, linie, disc. Pentru introducerea unui grafic într-o prezentare PowerPoint se poate selecta un format care permite aceasta din Home – Slide Layout, direct din Insert – Chart. În cazul în care s-a ales un format predefinit se selectează pictograma aferentă graficului cu click stânga. Pe ecran va apărea o fereastra Excel pentru a introduce date. În tabel vor fi introduse datele care trebuie să fie reprezentate grafic, ca în orice foaie de calcul, iar după editare se dă click oriunde în afara graficului sau a ferestrei apărute şi acesta va fi inserat în dispozitiv. Dacă se doreşte modificare unui grafic existent se selectează, din meniul contextual ce apare când dăm click dreapta pe suprafaţa graficului, opţiunea Chart Type pentru modificarea tipului de grafic sau Chart Options pentru modificarea altor 30

proprietăţi: legendă, titlul graficului şi axelor, afişarea valorilor, afişarea tabelului în diapozitiv etc. Pentru modificarea datelor reprezentate grafic din acelaşi meniu contextul se selectează opţiunea Edit Data şi va fi afişat tabelul Excel cu datele reprezentate. 6.4.1.2 Selectarea unui grafic.

Pentru a selecta un grafic trebuie să facem un click stânga pe suprafaţa acestuia. 6.4.1.3 Modificarea tipului de grafic.

După realizarea unui grafic, tipul său poate modificat prin click dreapta pe el şi selectarea opţiunii Change Series Chart Type. Din fereastra Chart Type, afişată, se selectează noul tip de grafic.

6.4.1.4 Adăugarea, modificarea, stergerea titlului unui grafic.

Odată ce am stabilit ce tip de grafic dorim ne putem juca din tab-ul Design cu felul cum arată graficul. Din grupul Chart Layouts putem selecta unde să fie afişat titlul graficului, dacă să apară titlul şi alte etichete.

31

Titlul unui grafic este un obiect de sine stătător în sensul că îl putem modifica, şterge şi repoziţiona individual de grafic. 6.4.1.5 Afişarea etichetelor unui grafic: valori, procentaje.

Pentru a afişa valori, procentaje, etc mai întâi trebuie să avem afişate label-uri. Click dreapta pe o coloană a graficului şi din meniul contextual selectăm Add data labels.

În acest moment le putem formata. Când dăm click dreapta observăm că putem selecta Format Data Labels.

Din fereastra nou apărută putem selecta să afişăm numele seriilor, valorile etc.

32

Formatări cu privire la ce se va afişa şi unde Tab-ul Label Options

Tab-ul Number

Pentru a afişa procentual selectăm Percentage şi stabilim Decimal place =0

6.4.1.6 Modificarea culorii de fundal a unui grafic.

Pentru a modifica culoare de umplere a graficului se poate utiliza una dintre următoarele opţiuni: click dreapta pe grafic şi se alege opţiunea Format Plot Area din meniul contextual. Aceasta deschide fereastra cu acelaşi nume din care se aplică culoarea dorită:

de pe pictograma din bara de instrumente Standard;

33

din tab-ul Layout –Format selection…

Observaţie: În toate cele trei cazuri graficul trebuie să fie selectat mai întâi. 6.4.1.7 Modificarea culorii elementelor componente ale graficului (la nivel de

coloană, bară, sector) Pentru a modifica culoare unei serii din grafic se dă click dreapta pe acea serie şi din meniul care apare se selectează opţiunea Format Data Series. Din fereastra cu acelaşi nume se selectează opţiunea Fill iar de aici culoarea dorită.

34

6.4.2 Scheme organizatorice 6.4.2.1 Creerea unei scheme organizatorice (Utilizarea unui format predefinit de

schemă organizatorică) Pentru introducerea unei organigrame într-o prezentare PowerPoint se poate selecta un format care permite aceasta din meniul Insert – Smartart şi din fereastra apărută selectăm Hierarchy şi selectăm tipul de schemă dorit. Buton Smartart

Selectarea Zonei Hierarchy

Alegerea unei scheme organizatorice

Dacă am introdus un slide nou de tip Title and content putem insera un astfel de smartart din butonul scurtătură din slide.

6.4.2.2 Modificarea structurii ierarhice a unei scheme organizatorice

Se pot realiza următoarele operaţiuni: introducerea unor noi nivele cu IAdd Shape: colegi, subordonaţi, asistenţi

35

schimbarea aşezării componentelor organigramei din Layout:

selectarea mai multor componente o dată: diferite nivele de subordonare, linii de legătură etc. 6.4.2.3 Adăugarea, ştergerea elementelor componente ale schemei organizatorice

(manager, co-worker, subordonat). Adăugarea unei noi componente în organigramă se realizează, aşa cum precizat deja, click dreapta pe un membru a schemei, opţiunea AddShape. În continuare este prezentată o astfel de organigramă şi explicată pe scurt modul de introducere a componentelor: asistent, de exemplu secretara faţă de Directorul general – se introduce prin click dreapta pe Director general şi din Add Shape se selectează opţiunea Assistant; subordonat, Economist 1 faţă de Directorul economic – click dreapta pe Director economic şi din Add Shape se selectează opţiunea Add shape below; coleg Economist 2 faţă de Economist 1 – click dreapta pe Economist 1 şi din Add Shape se selectează opţiunea Add shape after sau Add shape before. Deoarece acesta este subordonat directorului economic se poate adăuga şi la fel ca Economist 1.

6.5 Obiecte grafice 6.5.1 Inserare manipulare 6.5.1.1 Inserarea unui obiect grafic poză, imagine, obiect desenat) într-un diapozitiv. Uneori se doreşte inserarea unei imagini într-un diapozitiv. Pentru acesta se selectează din tab-ul Insert opţiunea Picture:

36

Se deschide o fereastră de dialog cu ajutorul căreia putem naviga în calculator şi selecta ce imagine dorim să inserăm. Pentru inserarea unei imagini din ClipArt se selectează din tab-ul Insert opţiunea ClipArt. În partea dreaptă apare fereastra ClipArt unde se dă click pe opţiunea

şi

vor apărea toate imaginile disponibile în ClipArt.

În continuare se alege imaginea dorită şi prin click stânga pe ea va fi inserată în diapozitivul activ. 6.5.1.2 Selectarea unui obiect grafic.

Selecţia unui obiect grafic se realizează prin click stânga pe acesta. Dacă dorim să selectăm mai multe obiecte în acelaşi timp trebuie să ţinem apăsată tasta Ctrl de la tastatură. 6.5.1.3 Copierea, mutarea obiectelor grafice, a diagramelor în cadrul unei prezentări

sau între prezentări diferite. Un obiect se poate copia sau muta în cadrul prezentării sau în altă prezentare ca în orice alt program Microsoft. Selectăm obiectul, dăm click dreapta şi Copy sau Cut după

37

caz. Pentru lipire click dreapta şi Paste. Combinaţiile de taste pentru copiere (Ctrl + C), mutare (Ctrl + X) şi lipire (Ctrl +V) sunt şi ele valabile. 6.5.1.4

Redimensionare,

ştergerea

obiectelor

grafice,

diagramelor

dintr-o

prezentare. Ştergerea se face ca la orice obiect întâlnit până acum la pachetul Microsoft, după selecţie combinaţia de taste Shift + D sau apăsând tasta Backspace sau tasta Delete. Pentru redimensionare trebuie să selectăm obiectul şi să poziţionăm cursorul pe una din laturi, poziţie marcată cu un cerc. În acest moment cursorul îşi schimbă înfăţişarea într-o săgeată cu două capete. Click stânga şi tragem obiectul dimensionându-l după nevoie. 6.5.1.5 Rotirea sau schimbarea în oglindă a unui obiect într-un diapozitiv

Odată selectat avem la dispoziţie tab-ul Format. În partea dreaptă a acestui tab avem secţiunea Arrange. De aici putem să efectuăm rotirea unui obiect.

Schimbarea în oglindă a unui obiect se face selectând Flip Horizontal din meniul contextual ce apare la apăsarea butonului Rotate

din imaginea de mai sus.

Rotirea unui obiect se mai poate face şi făcând click stânga pe butonul verde care apare deasupra obiectului când îl selectăm.

38

6.5.1.6 Alinierea unui obiect desenat: stânga, dreapta, centru, în partea de sus, de

jos a diapozitivului. Odată selectat avem la dispoziţie tab-ul Format. În partea dreaptă a acestui tab avem secţiunea Arrange. De aici putem să efectuăm alinierea unui obiect cu ajutorul butonului Align.

Din meniul contextual ce se deschide la apăsarea acestui buton putem să aliniem obiectul oriunde pe diapozitiv.

6.5.2 Obiecte desenate 6.5.2.1 Adăugarea diferitelor tipuri de obiecte desenate într-un diapozitiv: linie,

săgeată, dreptunghi, pătrat, cerc, căsuţă cu text, alte forme disponibile. Obiectele desenate se pot adăuga întrun diapozitiv din tab-ul Insert, secţiunea Illustrations, butonul Shapes.

39

Apăsând butonul Shapes ni se deschide o listă derulantă cu o multitudine de forme disponibile ca în imaginea următoare. Dacă dorim să inserăm un obiect trebuie să facem click stânga pe acel obiect iar apoi să facem click stânga pe slide şi să tragem de marginea mărimea

obiectului dorită.

Din

dimensionându-l tab-ul

Insert

la

avem

posibilitatea să inserăm inclusiv casete de text. Butonul pentru caseta de text

îl găsim în

secţiunea Text. Butonul Shapes este prezent şi în tab-ul Home secţiunea Drawing 6.5.2.2 Introducerea textului într-o casetă de text, săgeată, dreptunghi, pătrat, oval,

cerc. Pentru a introduce text într-un obiect desenat trebuie să selectăm obiectul, să dăm click dreapta pe el şi din meniul contextual să selectăm Edit text. Acelaşi lucru trebuie să îl facem şi dacă dorim să edităm textul dintr-un astfel de obiect.

6.5.2.3 Modificarea culorii de fundal, a culorii, grosimii, stilului liniei obiectului

desenat

40

Pentru a face modificări asupra proprietăţilor unui obiect desenat trebuie să dăm click dreapta pe el şi din meniul contextual să alegem Format shape. Se deschide o fereastră care ne permite să face modificări asupra obiectului.

Setari ale culorii de fundal Formatări ale linieibordurii obiectului desenat

Adăugare efect de umbra şi efect 3D

6.5.2.4 Modificarea stilului de început sau de sfârşit al unei săgeţi

Pentru a modifica stilul de început sau de sfârşit al unei săgeţi trebuie să dăm click dreapta pe aceasta, din meniul contextual să selectăm Format shape iar în fereastra Format shape în secţiunea Line Style zona Arrow Setting să alegem cum dorim să arate stilul de început sau de sfârşit ca în imaginea următoare.

Zona de modificare a stilului de inceput sau sfârşit a unei săgeţi

41

6.5.2.6 Gruparea, degruparea obiectelor desenate

Uneori când avem mai multe obiecte desenate într-un slide dorim ca aceastea să se mişte simultan şi să îşi păstreze poziţia unul faţă de celălalt. Aceast lucru îl reuşim prin gruparea lor. Pentru a le grupa, selectăm obiectele, dăm click dreapta pe selecţie şi din meniul contextual selectăm Group  Group ca în imaginea următoare

Dacă dorim să le partajăm dăm click dreapta şi selectăm Group  Ungroup 6.5.2.7 Aducerea unui obiect în planul apropiat sau trecerea în planul depărtat

Atunci când obiectele se suprapun ordinea în care vor fi vizibile acestea sunt cea inversă a creării lor. Pentru a schimba aceasta ordine se dă click dreapta pe obiect şi din meniul contextual se selectează opţiunea Bring to front dacă dorim să îl aducem într-un plan mai apropiat sau Send to Back dacă se doreşte trimiterea acestuia într-un plan mai depărtat. Acest lucru a fost exemplificat în figura următoare.

42

6.6 Pregătirea prezentării 6.6.1 Pregătirea 6.6.1.1 Adăugarea, ştergerea de efecte de tranziţie între diapozitive. Tranziţia reprezintă adăugarea de efecte speciale unui diapozitiv, în momentul în care este afişat în prezentare. Etape în realizarea tranziţiei: 1. Se activează tab-ul Animations. Fundal sonor

Alegerea unui efect de tranziţie între slideuri

Viteza tranziţiei Aplicarea afectulului ales pe toate slidurile

2. Alegerea efectului de tranziţie din zona Transition to this slide, a vitezei de derulare şi a modalităţii de afişare automată la un număr prestabilite de secunde, muzică de fundal, etc. 6.6.1.2 Adăugarea, ştergerea de efecte de animaţie în cadrul unui diapozitiv.

Animaţia reprezintă adăugarea de efecte speciale (vizuale sau sonore) la nivelul unui text, obiect sau diagramă dintr-un diapozitiv. Scopul animaţiei este de a sublinia anumite idei din prezentare şi nu de a distrage atenţia auditoriului prin folosirea excesivă a acestor efecte. Etape pentru animarea textului: 1. Selecţia textului asupra căruia se doreşte a se aplica un efect de animaţie; 2. Activarea opţiunii Custom Animation din tab-ul Animations, după care se deschide o fereastră cu efecte de animaţie.

43

3. Alegerea unui efect de animaţie din fereastra Custom Animation prin activarea opţiunii Add Effect.

4. Se stabilesc parametrii pentru efectul de animaţie ales şi anume: direcţia (in sau out), viteza de derulare (foarte încet, încet, medie, repede, foarte repede) şi modalitatea de derulare (de la click mouse sau automat).

Stabilirea modalităţii de derulare

Stabilirea direcţiei

Stabilirea vitezei de deplasare

5. Previzualizarea efectului introdus prin activarea opţiunii Play din fereastra Custom Animation. Câteva dintre efectele ce pot fi folosite ca tehnici de animaţie pentru text sunt: • afişarea literă cu literă a textului (TypeWriter); • crearea efectului de text zburător (Fly In); • crearea efectului de dizolvare a textului (Disolve); • efectul de spirală care afişează textul şi obiectele printr-o deplasarea într-o mişcare de spirală (Spiral); • efectul de mărire a textului dintr-o anumită zonă a diapozitivului (Zoom); 44

• efectul de afişare a textului prin rotire în jurul unui ax vertical central (Swivel). 6.6.1.3 Adăugarea de note în cadrul diapozitivelor.

Pentru a adăuga o informaţie suplimentară, care să-l ajute pe prezentator, dar care sa nu apară pe diapozitiv, Microsoft PowerPoint oferă în partea de jos a ferestre o zonă pentru note.

Click stânga în această zonă pentru a adăuga informaţii despre diapozitivul curent

6.6.1.4 Selectarea formatului adecvat prezentării: overhead, handout, folii de 35 mm

(35mm slides), prezentare pe ecran (on-screen show) Pentru a stabili formatul paginii se selectează din tab-ul Design opţiunea Page Setup... din care se pot stabili orientarea diapozitivelor şi a notelor (Landscape – tip vedere, Portrait – tip portret), zonelor de informaţii şi modului Outline, precum şi dimensiunea diapozitivelor (Letter, A4, A5, A3 etc.). Tot aici pot fi particularizate dimensiunile hârtiei (Width – lăţimea, Height – înălţimea). Alegerea formatului diapozitivulu i

Dimensiunile hartiei

Modul de vizualizare a diapozitivului sau a comentariilor

45

6.6.1.5 Ascunderea, afişarea diapozitivelor

O prezentarea poate fi prezentată pe ecran. Dacă în prezentare există diapozitive pe care nu doriţi să le afişaţi puteţi alege din opţiune Hide Slide din tab-ul Slide Show după ce aţi selectat diapozitivul care nu trebuie vizualizat. Reintroducerea diapozitivului în rularea prezentării se realizează prin reapelarea acestei opţiuni.

6.6.2 Verificarea şi susţinerea prezentării 6.6.2.1 Verificarea ortografică a prezentării şi efectuarea schimbărilor necesare:

corectarea erorilor de ortografie, ştergerea cuvintelor care se repetă. Corectarea gramaticală presupune alegerea opţiunii Spelling din tab-ul Review sau apăsarea tastei F7. Această opţiune este, de regulă, implicit activă, aspect demonstrat prin faptul că pe măsură ce scriem cuvintele greşite sunt subliniate cu roşu. Această opţiunea deschide fereastra Spelling, în care în partea de sus apar cuvintele greşite, iar în partea de jos sugestiile de corectare. Greşeala se poate corecta (Change) sau ignora (Ignore). Pentru a închide fereastra click pe butonul Close.

46

6.6.2.2 Schimbarea orientării diapozitivelor (portrait, landscape). Schimbarea

dimensiunii hârtiei. Pentru a stabili formatul paginii se selectează din tab-ul Design opţiunea Page Setup... din care se pot stabili orientarea diapozitivelor şi a notelor (Landscape – tip vedere, Portrait – tip portret), zonelor de informaţii şi modului Outline, precum şi dimensiunea diapozitivelor (Letter, A4, A5, A3 etc.). Tot aici pot fi particularizate dimensiunile hârtiei (Width – lăţimea, Height – înălţimea). Alegerea formatului diapozitivulu i

Dimensiunile hartiei

Modul de vizualizare a diapozitivului sau a comentariilor

6.6.2.3 Imprimarea întregii prezentări, anumitor diapozitive, broşurilor (handnotes),

notelor (notes page), schiţei diapozitivelor (outline view), stabilirea numărului de copii ale prezentării După realizarea tuturor operaţiilor necesare pregătirii prezentării pentru imprimare se poate trece la imprimarea efectivă. Pentru aceasta se selectează opţiunea Print din meniul contextual ce apare la apăsarea butonului office sau combinaţia de taste Ctrl+P. Dacă acţionăm prima variantă va apărea fereastra Print cu următoarele opţiuni: Selectarea imprimantei Selectarea diapozitivelor ce se doresc a fi imprimate: toate, numai cel curent sau numai anumite diapozitive Selectarea a ceea ce se doreşte a imprima: diapozitive, note, etc.

Imprimarea într-un fişier

Numărul de copii ale prezentării

Numărul de diapozitive pe pagină

47

6.6.2.4 Rularea unei prezentări de la primul slide sau de la slide-ul curent

Rularea unei prezentări se realizează întreaga prezentare începând cu primul slide: din tab-ul Slide Show – From Beginning, sau prin apăsarea tastei F5 de la slide-ul curent: apăsarea butonului

de pe bara de jos a aplicaţie

sau din -ul Slide Show – From Current Slide

Vizualizare prezentare de la primul slide

Vizualizare prezentare de la slideul curent

6.6.2.5 Navigarea printre diapozitive: următorul, anteriorul, un anumit diapozitiv din

cadrul prezentării.. Navigarea în cadrul unui diapozitiv se face în funcţie de cum am setat animaţia în sensul că se poate seta trecerea la următorul slide după un anumit timp sau la apăsarea tastei stânga a mouseului. Navigarea se poate face şi cu ajutorul tastelor direcţionale stânga (înapoi) – dreapta (înainte) sau cu ajutorul unui prezenter (telecomandă specială care are butoane de navigare în prezentare). Acelaşi rezultat îl obţinem şi dacă apăsăm click dreapta în prezentare şi alegem din meniul contextual Next sau Previous. Din acest meniu contextual putem înainta sau întoarce la un slide anume cu comanda Go to slide şi alegerea slideului.

48