ECDL Suport Curs M5

Suport de curs ECDL modul 5 Office 2007

1 LA INCEPUT 1.1 Despre modulul 5 Modulul „Baze de date” este al cincilea modul din lista de 7 module necesare pentru a fi promovate in vederea obtinerii Permisului European de Conducere a Calculatorului (cunoscut si ca diploma ECDL). Prezentul suport de curs este bazat pe versiunea 5.0 a Programei ECDL Romania, pe care o respecta si o extinde cu informatii aditionale. In orice situatie, Programa ECDL (a carei ultima varianta poate fi consultata online pe site-ul ECDL Romania la adresa http://www.ecdl.org.ro/certificari_ecdl.php?id=55 ) are prioritate in termeni de informatie care trebuie cunoscuta de catre candidat. Certificarea ECDL este independenta de aplicatia pe care s-a sustinut examenul, dar acest suport de curs este realizat pentru aplicatia Access din Pachetul Microsoft Office 2007 — versiunea in limba engleza. Capturile de ecran din prezentul suport de curs sunt facute cu doua versiuni diferite de Access, pe doua sisteme de operare diferite. Ca urmare, de la o imagine la alta, pot aparea variatii in termeni de elementele grafice ale ferestrelor. Functionalitatile, insa, sunt identice si nu ar trebui sa consituie un impediment.

1.2 Despre Examen Examenul propriu-zis consta in accesarea unei aplicatii online si rezolvarea a 36 de intrebari (de obicei practice, dar sunt si intrebari grila, cu o varianta si doar o varianta de raspuns). Durata examenului este de 45 de minute, iar punctajul necesar pentru a promova este 75. La sfarsitul celor 45 de minute (sau cand candidatul apasa „ Finalizare” in aplicatie) se da nota pe loc. In general, programul folosit (Access 2007) are mai multe posibilitati de a realiza o actiune (de exemplu, sunt cel putin trei metode pentru a face Copy-Paste). De obicei nu conteaza modul in care este rezolvata o problema, atata vreme cat rezultatul final este cel corect. Insa trebuie remarcata existenta unor intrebari de genul „Unde dati click pentru...”, sau „Combinatia de taste face...”, motiv pentru care vom prezenta mai multe variante de rezolvare a aceluiasi subiect.

1.3 Cateva clarificari legale Acest suport de curs este oferit „ca atare”, cu buna credinta ca respecta programa ECDL, dar nu se ofera nici o garantie in termeni legali (si/sau) de orice natura. Prezentul suport de curs este protejat de legile copyright-ului si este autorizat a fi folosit si distribuit doar de catre, si in randul, candidatilor inscrisi pentru a sustine examene ECDL la Centrul Autorizat de Examinare ECDL 38 UAIC Iasi (care este si titularul dreptului de proprietate intelectuala asupra continutului).

1.4 Terminologie Recomandam parcurgerea primelor doua module ECDL inainte de a parcurge acest suport de curs. Dar deoarece, cel putin la nivel teoretic, ECDL-ul permite inceperea examinarilor in ce ordine doreste candidatul, consideram necesar amintirea catorva termeni care vor fi folositi frecvent in acest suport de curs: -Formularea Click de mouse se traduce prin apasarea butonului stang al mouse-ului -Formularea Dublu-Click (de mouse) se traduce prin apasarea de doua ori, in succesiune rapida, a butonului stang al mouse-ului. -Formularea Click Dreapta (de Mouse) se traduce prin apasarea butonului din dreapta al mouse-ului. -A da/executa click (de mouse) presupune apasarea unuia din cele doua butoane ale mouse-ului. -Cand nu se specifica daca este click stanga sau click dreapta, se subintelege Click Stanga. Apasarea unor butoane din interfata se executa tot cu butonul stang al mouse-ului. -Formularea (combinatia de taste) Ctrl+A inseamna apasarea simultana a celor doua taste mentionate (in context, taxta Control si tasta „a”; alte taste care mai pot apare in loc de, sau impreuna cu, Control, sunt Alt si Shift). -Meniul contextual este meniul care apare atunci cand se executa click dreapta (pe un text selectat, pe o figura, etc). Meniul contextual grupeaza majoritatea operatiunilor care pot fi executate asupra selectiei pe care s-a dat Click Dreapta. -A selecta un element dintr-un meniu inseamna a da click (stanga) pe acel element din meniu. 2

Suport de curs ECDL modul 5 Office 2007

2 CONCEPTE TEORETICE 2.1 Bază de date O bază de date reprezintă mult mai mult decât o listă sau un tabel. Baza de date oferă un real control asupra datelor, permiţând regăsirea, sortarea, analizarea şi rezumarea datelor, precum şi raportarea imediată a rezultatelor. Aceasta poate combina date din fişiere diferite, astfel încât nu este necesară introducerea de două ori a aceleaşi informaţii. Poate chiar să facă introducerea datelor mai eficientă şi mai corectă. Lumea reală conţine diferite obiecte pe care le vom numi entităţi. Aceste entităţi au anumite caracteristici (proprietăţi), pe care le vom numi atributele entităţilor, aceste atribute pot lua anumite valori. În acest context informaţia se poate defini ca fiind formată din: - entitate (obiectul informaţiei) - atribut (proprietăţile entităţii) - valoare (măsura proprietăţii) De exemplu entitatea angajat este formată din atributele nume, vârstă, ani vechime, care au diferite valori. Prezentăm în continuare unele avantaje ale bazelor de date şi cele mai importante părţi ale lor. Să spunem că sunteţi secretarul unui club mare de alpinism. Aveţi o listă de voluntari permanenţi, o listă de voluntari pentru zilele libere, adrese pentru etichetele buletinelor informative, o listă de membri şi aşa mai departe. Să presupunem că un membru al clubului, care apare pe câteva liste, îşi schimbă adresa de poştă electronică pentru a doua oară în acest an. Cu un set de liste, aveţi o sarcină plicticoasă să modificaţi acea informaţie, oriunde ea apare. Cu o bază de date bine structurată, această informaţie se modifică o singură dată. Baza de date se ocupă de rest. Dacă lucraţi cu aproximativ 10 elemente, este preferabil să creaţi o listă simplă, poate o foaie de lucru în Microsoft Excel sau o listă cu marcatori sau un tabel în Microsoft Word. Dacă datele sunt mai complexe sau se modifică frecvent, atunci o bază de date Access vă oferă un avantaj. Access creează baze de date relaţionale, ceea ce înseamnă stocarea de date în diverse tabele separate conform subiectului sau activităţii, datele fiind însă corelate şi având posibilitatea de a fi strânse împreună potrivit precizărilor dvs. Chiar dacă baza de date a unui club poate stoca informaţiile de contact pentru membri separat de listele de voluntari permanenţi sau datele de planificare a vacanţelor, baza de date poate aduce toate aceste informaţii împreună ori de câte ori este nevoie. Astfel, se pot imprima rapid liste cu voluntarii dispuşi să recicleze ziarele în această duminică, împreună cu adresele şi numerele lor de telefon actualizate. Cele două seturi de date sunt corelate, astfel că informaţiile dintr-un set de date (cum ar fi numele lui Ana Dumitru din lista permanentă) se asociază cu informaţiile aplicabile din celălalt set de date sau „le cunoaşte” (informaţiile de contact pentru Ana Dumitru). Pentru a crea baza de date este necesară setarea tabelelor de date care să reflecte subiectele şi activităţile asociate cu aceste date. La construirea bazei de date, analizaţi scenariile în care persoanele introduc date, caută date sau fac rapoarte cu date. O mică planificare poate fi utilă pe termen lung. Bazele de date Access constau din obiecte. În acest curs, vom descrie în detaliu următoarele patru obiecte importante: • Tabelele stochează datele în rânduri şi coloane. Toate bazele de date conţin unul sau mai multe tabele. • Interogările regăsesc şi prelucrează datele. Pot combina date din tabele diferite, pot actualiza date şi pot efectua calcule cu datele. • Formularele controlează introducerea de date şi vizualizările de date. Furnizează indicii vizuale care facilitează lucrul cu datele. • Rapoartele rezumă şi imprimă datele. Ele transformă datele din tabele şi interogări în documente pentru a comunica idei. 3

Suport de curs ECDL modul 5 Office 2007

De obicei, un magazin vizitat recent utilizează o bază de date pentru a gestiona inventarul, pentru a actualiza informaţii despre clientelă şi pentru a produce chitanţe şi facturi. Sau poate firma dvs. utilizează o bază de date pentru gestionarea informaţiilor despre clientelă sau angajaţi. Alte domenii în care se utilizează baze de date: rezervări bilete avion, sistemul administrativ, înregistrarea conturilor bancare, înregistrarea pacientilor în spital. Dacă vă gândiţi să creaţi o bază de date, reţineţi două sau mai multe situaţii în care dvs. sau altcineva din organizaţie ar utiliza datele, cum ar fi la crearea unui raport lunar, la revizuirea datelor despre vânzări, la trimiterea de scrisori formular sau la introducerea notelor studenţilor pentru teste. In acelasi timp, nu uitati ca o baza de date cuprinde tabele, dar si legaturile intre acestea, interogarile, formularele si rapoartele create pe baza acestor tabele si relatii.

2.2 Tabele Orice bază de date din Access conţine cel puţin un tabel.

Rândul care conţine informaţii despre Distribuire corespondenţă este o înregistrare.

Coloana care conţine numerele de telefon este un câmp.

Tabelele stochează date, fiind deci elementele constitutive ale oricărei baze de date. O bază de date ar trebui să aibă câte un tabel separat pentru fiecare subiect principal, cum ar fi înregistrările angajaţilor, comenzile clienţilor, metodele de expediere sau furnizorii. Datele nu ar trebui să se repete în tabele multiple. Dublarea datelor este o eroare des întâlnită, însă este uşor de evitat dacă tabelele sunt bine structurate. Fiecare tabel conţine rânduri denumite înregistrări şi coloane denumite câmpuri. O înregistrare este o colecţie de fapte privind o anumită persoană, un anumit eveniment, un CD sau alt element de interes. De exemplu, Ana Dumitru şi detaliile sale de angajare reprezintă o înregistrare într-un tabel Angajaţi. Transexpres şi datele sale de contact reprezintă o înregistrare dintrun tabel Transportatori. Un câmp este un singur tip de informaţie care se poate aplica la fiecare persoană, la fiecare eveniment sau la altă înregistrare. De exemplu, Cod poştal este un câmp dintr-un tabel Angajaţi. Telefon este un câmp dintr-un tabel Transportatori.

4

Suport de curs ECDL modul 5 Office 2007

Dacă numele actual al unui câmp nu este suficient de explicit, câmpul se poate redenumi. Tipul de date al unui câmp limitează şi descrie tipul de informaţii care se pot introduce în câmp, cum ar fi Număr sau Monedă. Pentru fiecare înregistrare din tabel, se utilizează un identificator unic, denumit cheie primară. Proprietăţile câmpului sunt un set de caracteristici care oferă un control sporit asupra datelor.

Câmpurile din baza de date au setări care determină tipul de date pe care îl pot stoca, modul de afişare a datelor şi ce se poate face cu respectivele date. De exemplu, aveţi posibilitatea să utilizaţi setările de câmp pentru a vă asigura că toţi vor introduce datele de expediere cu două cifre pentru lună, două cifre pentru zi şi patru pentru an, separate cu bare oblice: 03/09/2008. De asemenea, se poate impune ca data de expediere să fie cu cel puţin două zile după data de introducere. O setare importantă pentru câmpuri este tipul de date care include tipul număr, text, monedă (valută) şi dată/oră (afişate împreună ca un singur tip în Access). Tipul de date limitează şi descrie tipul de informaţii din câmp. De asemenea, tipul de date determină acţiunile ce pot fi efectuate asupra unui câmp şi câtă memorie utilizează datele. Câmpurile au, de asemenea, proprietăţi care controlează detaliile informaţiilor conţinute, între care lungimea caracterelor, o valoare implicită, o regulă de validare care asigură îndeplinirea anumitor criterii pentru date. Proprietăţile uşurează introducerea şi gestionarea datelor.

Un angajat şi detaliile locului său de muncă dintr-o înregistrare din tabelul Angajaţi. Aceste informaţii nu trebuie repetate în alte tabele sau înregistrări. Poate aţi auzit că nu există doi fulgi de zăpadă identici — această caracteristică se aplică şi la înregistrările dintr-o bază de date bine structurată. Fiecare înregistrare din fiecare tabel ar trebui să fie unică — cu alte cuvinte, nu trebuie să aveţi înregistrări identice despre Ana Dumitru în aceeaşi bază de date. Dar ce se întâmplă dacă aveţi doi angajaţi cu numele Ana Dumitru?

2.3 Cheie primară Orice tabelă trebuie să aibă definită o cheie. Cheia unei tabele reprezintă un ansamblu minim de atribute care identifică o înregistrare dintr-o tabelă. Cheia poate fi formată dintr-un singur atribut (cheie simplă) sau din mai multe atribute (cheie compusă). Determinarea cheii necesită cunoaşterea semnificaţiilor atributelor din tabelă. La un 5

Suport de curs ECDL modul 5 Office 2007 moment dat într-o tabelă pot exista mai multe atribute cu proprietatea cot identifica o înregistrare, aceste combinaţii se numesc chei candidate. Dintre aceste chei candidate se alege o combinaţie care se foloseşte efectiv. Această combinaţie folosită se numeşte cheie primară. Astfel, pentru a face deosebirea dintre două înregistrări, tabelele pot conţine un câmp cheie primară. Cheia primară este un identificator — cum ar fi un număr, un cod de produs sau un ID de angajat — care este unic pentru fiecare înregistrare. Cheia primară trebuie să fie o informaţie care nu se va modifica des. Dacă doriţi, Access poate asocia o cheie primară numerică ce creşte cu 1 la fiecare adăugare a unei înregistrări în tabel. Acest număr continuă să fie asociat cu acea înregistrare, chiar dacă adăugaţi sau ştergeţi înregistrări introduse în baza de date înaintea acestei înregistrări. Dacă cheia primară este un număr, cum se va recunoaşte înregistrarea? Nu fiţi îngrijorat, baza de date poate asocia fiecare cheie primară cu un nume uşor de recunoscut, cum ar fi numele angajatului. Astfel, se poate lucra cu informaţii familiare, chiar dacă în tabelul de bază sunt stocate numere. Dacă într-o tabelă un atribut sau ansamblu de atribute ia valori în acelaşi domeniu ca şi cheia primară a unei tabele, atunci acest ansamblu de atribute se numeşte cheie externă.

ID angajat apare în ambele tabele—ca o cheie primară... ...şi ca o cheie externă.

Cheia primară distinge între informaţii asemănătoare şi face ca fiecare înregistrare să fie unică. De asemenea, centralizează informaţiile. Legaţi un tabel la altul utilizând o cheie primară. Astfel tabelele partajează datele şi se evită repetarea informaţiilor în ambele tabele. Cheile primare permit utilizarea capacităţii bazelor de date relaţionale, în loc de a lucra cu o mulţime de liste care se repetă, sunt greu de întreţinut şi nu pot coopera. Când tabelele sunt corelate, cheia primară a unui tabel devine o cheie externă a celuilalt tabel. Să spunem că aveţi un tabel Angajaţi şi un tabel Comenzi. Numărul ID angajat este cheia primară a tabelului Angajaţi şi o cheie externă pentru tabelul Comenzi. Tabelul Comenzi are propria sa cheie primară, numărul ID Comandă. Atunci când Ana Dumitru ia o comandă, numărul său ID angajat se introduce în tabelul Comenzi. Acest număr ID face referire la detalii despre Ana din tabelul Angajaţi, astfel că nu mai este necesară repetarea datelor despre Ana (cum ar fi telefonul interior) în tabelul Comenzi.

2.4 Indexul unei tabele Uneori într-o tabelă există foarte multe date, de aceea se recomandă ierarhizarea datelor din tabelă, pentru a putea fi regăsite mai uşor. De aceea pentru anumite tabele se recomandă construirea indecşilor. Cu ajutorul unui index datele din tabelă se pot regăsi foarte uşor (de exemplu puteţi construi un index care să ordoneze datele din tabelă în ordine crescătoare a anilor de vechime).

6

Suport de curs ECDL modul 5 Office 2007

2.5 Legături si restrictii intre tabele O bază de date este formată din mai multe tabele cu diferite legături. Tipurile de legături dintre două tabele pot fi următoarele: 1:1 - legătură de tip unu la unu când unei înregistrări dintr-o tabelă îi corespunde o singură înregistrare în cealaltă tabelă 1:M - legătură de tip unu la mulţi când unei înregistrări dintr-o tabelă îi corespund mai multe înregistrări în cealaltă tabelă M:N - legătură de tip mulţi la mulţi când mai multor înregistrări dintr-o tabelă îi corespund mai multe înregistrări în cealaltă tabelă. Într-o bază de date există diferite legături între tabele. Este foarte important de definit restricţiile referitoare la legăturile existente între tabele. De exemplu, putem avea tabela Angajat şi tabela Copii. Tabela Angajat are o legătură de tip unu la mulţi cu tabela Copii deoarece un angajat poate avea mai mulţi copii. Este foarte important de definit restricţiile acestor legături. Aceste restricţii se referă la ştergerea datelor, la introducerea datelor sau la modificarea unor date. De exemplu nu pot şterge o înregistrare din tabela Angajat dacă aceasta are înregistrări în tabela Copii, deoarece în acest caz tabela Copii ar exista înregistrări care nu ar avea corespondent în tabela Angajat.

2.6 Utilizatorii unei baze de date Persoanele care acceseaza o baza de date se pot imparti in Specialisti si Utilizatori. In ultima categorie intra, de exemplu, secretarele, sau angajatii care introduc datele in baza de date, utilizatori care, in general, doar folosesc structura creata, nu o modifica. Bazele de date sunt create si intretinute din punct de vedere structural de specialisti, cel mai cunoscut dintre ei fiind Administratorul bazei de date. Acesta creaza baza de date, tabelele, legaturile si celelalte elemente, inclusiv formularele si rapoartele pe care le vor foloisi utilizatorii pentru a accesa inregistrarile. Administratorul aloca drepturile de acces la baza de date. De obicei, utilizatorii nu au acces la structura tabelelor; un utilizator nu ar trebui sa aiba acces la ce veti face in cadrul acestui modul: tabele, interogari, legaturi; de obicei, un utilizator final va accesa o interfata, care ii va da acces la exact atatea drepturi cate are nevoie. De obicei, aceste interfete sunt formularele (pentru cei care au drept de modificat datele din tabele), respectiv rapoartele (pentru cei care au drept doar de citire).

Despre interogari, formulare si rapoarte mai multe in capitolele dedicate.

7

Suport de curs ECDL modul 5 Office 2007

3. Crearea unei baze de date 3.1 Deschiderea Access-ului Deschiderea aplicaţiei se face din Start – All Programs - Microsoft Office – Microsoft Office Access 2007. Inca de la inceput aplicatia ne pune in fata posibilitatilor de a crea o noua baza de date sau de a accesa una gata create. Urmează să alegeţi una din opţiunile din prima fereastra care apare: Daca vrem sa cautam pe calculator o baza de date. Echivalentul lui Open

Click aici pentru a crea o noua baza de date

Liste cu sabloanele (templateurile modelele) de baze de date puse la dispozitie Lista ultimelor baze de date deschise.

O data apasat butonul Blank Database, partea din dreapta a ferestrei (Open Recent Database) dispare, facand loc interfetei de creare a bazei de date.

Numele Bazei de date. Se poate modifica prin tastarea noului nume Locatia pe harddisk a bazei de date. In acest loc va fi salvata Baza de date. Daca vrem sa fie salvata in alta parte, folosim butonul Browse Cream baza de date

8

Suport de curs ECDL modul 5 Office 2007

3.2 Interfata bazei de date Toate elementele bazei de date se gasesc pe banda laterala. In exemplul din stanga avem Tabele, Interogari, Formulare si Rapoarte. Banda poate fi redimensionata prin tragere cu mouse-ul, sau ascunsa apasand De asemenea, elementele bazei de date pot fi filtrate apasand (meniul care apare este prezentat in in dreapta) Meniul contextual al unui element al bazei de date permite Deschiderea, Redenumirea, Stergerea, precum si facilitati directe de importare si Exportare a datelor (amintite in ultimul capitol) Optiunile Cut, Copy si Paste functioneaza si intre baze de date, in sensul ca este posibil sa se copie o tabela dintr-una in alta. Banda laterala nu poate fi inchisa, intrucat inchiderea ei ar insemna inchiderea bazei de date. Banda de meniuri difera de cele intalnite in celelalte aplicatii din pachetul Office. S-a pastrat banda Home, care centralizeaza posibilitatile de modificare estetica a textului, dar care contine, in extrema stanga, unul din cele mai importante butoane din interfata: cel de schimbare a vizualizarii. Indiferent ca lucram in tabel, in interogare, in formular sau in raport exista cel putin doua modalitati de vizualizare: modul de vizualizare a, in lipsa altui termen „produsului finit”: Form view/Report View/ / Datasheet view, respectiv modul de Design (Design View). De exemplu, un tabel are modul de vizualizare a inregistrarilor (Datasheet View, modul in care vizualizam si introducem date in tabel), si modul de Design (aici configuram date despre coloanelecampurile unui tabel). Analog, la Formulare vom avea Form View, in care fedem aplicatia la lucru, si Design View, mod in care introducem elemente in formular, coloram textul, etc. Imaginea din stanga prezinta exact acest meniu de vizualizare; se remarca existenta si a altor posibilitati de vizualizare, avansate. In principal, insa, se va lucra mult cu Design View.

9

Suport de curs ECDL modul 5 Office 2007

4. Crearea tabelelor 4.1 Moduri de lucru Daca tocmai am creat o baza de date noua suntem intampinati cu o tabela facuta din oficiu. Daca vrem sa cream o noua tabela pentru baza noastra de date putem folosi butoanele dedicata de pe banda Create de meniuri: Table (pentru a crea un tabel gol), respectiv Table from Template (pentru a folosi unul din sabloanele predefinite). Implicit avem un camp (coloana) ID, si posibilitatea de a adauga noi alte campuri dand click pe coloana numita cu titlu de instructiune Add New Field. O data introdusa o valoare in celula respectiva, campul capata o denumire implicita (Field1) si apare din nou posibilitatea de a crea ad-hoc o noua coloana. Denumirea Field1 poate fi modificata prin dubluclick (caz in care textul arata ca in imaginea din dreapta). Access-ul va incerca sa identifica automat tipul de date de pe coloana tabelului, iar cheie primara este setat, implicit, campul ID. Acest mod de lucru faciliteaza, asa cum spuneam, crearea de tabele ad-hoc. Asa cum in Excel se putea vorbi despre proprietati ale celulei (proprietati indiferente de valoarea din ea, precum Wrap Text sau culoarea), la fel se poate vorbi si aici de un mod de configurare a tabelei, indiferent de valorile introduse. Cateva dintre ele se pot configura din banda de meniuri Datasheet (le veti intelege dupa ce explicam modul de Design) Acest mod de particularizare a fost amintiti deja, Design View, si se acceseaza apasand butonul din extrema stanga a benzii de meniuri Home. Fereastra de design este impartita in doua: sus se verifica denumirea campului (nu uitati ce am mentionat in capitolul 2: vizual intr-un tabel, un camp reprezinta o coloana a acestuia) si tipul pe care trebuie sa-l aiba datele introduse (de remarcat ca se impune si o restrictie: intr-un camp declarat numeric, nu se accepta litere). In partea a doua a ferestrei se pot configura proprietatile campului selectat

4.2 Configurari la nivel de tabel In general cerintele de creare a tabelelor specifica urmatoarele: Tabela Studenti

Denumire câmp

Tip

Lungime

CNP Nume_Prenume Adresa Localitatea Judetul

text text text text text

13 50 50 20 20

Cod_modul Den_modul

număr text

byte 50

Data_ex CNP Cod_modul Nota

date text număr număr

Short Date 13 byte byte

Module

Examene

Pentru primul tabel înregistrarea în modul Design View va arăta în modul următor (unde Field Name (Numele atributului) şi Data Type (Tipul de dată):

10

Suport de curs ECDL modul 5 Office 2007

Campul selectat (se vede sageata in stanga) este CNP, si pentru el configuram proprietatile: număr caractere (in cazul nostru, cifre): 13 regulă de validare (in cazul nostru, sa avem mai mult de 13 caractere): >1000000000000 text pentru regula de validare (mesaj în caz de introducere greşită a numărului) Required – este sau nu obligatorie introducerea unei valori in campul respectiv indexare: se poate alege opţiunea No sau Yes. Pentru cea de a doua trebuie specificat dacă se acceptă sau nu dublarea valorii. Selectaţi prin clic stânga câmpul pe care doriţi să-l faceţi cheie primară, apoi efectuaţi clic dreapta şi din meniul care apare efectuaţi clic stânga pe câmpul Primary Key. Alternativ se apasa butonul Primary Key de pe banda de meniuri Table Tools. Pentru a elimina o cheie primara, se acceseaza acelasi meniu contextual si se demarcheaza Primary Key. Exista situatii in care un singur camp nu poate asigura unicitatea inregistrarii (pe exemplul de mai sus, in tabela Examene, CNPul nu poate asigura unicitatea unei inregistrari, deoarece un student poate da mai multe examene). In aceste conditii, avem o cheie primara compusa: selectam campurile pe care le vrem folosind Ctrl+Click si din meniul contextual al selectiei (sau banda de meniuri) alegem Primary Key. Apăsaţi pe butonul Save. În căsuţa de dialog, introduceţi numele tabelei, Studenti, şi apoi daţi clic stânga pe OK. La închiderea ferestrei suntem interogaţi în legătură cu intenţia de salvare a tabelei:

Salvarea se va realiza (Yes) cu denumirea „Studenti”, pentru această primă tabelă. Dacă nu aveţi aplicată cheia primară, programul va avertiza în legătură cu lipsa acesteia (identificatorul de înregistrare).

11

Suport de curs ECDL modul 5 Office 2007

4.3 Tipuri de date Pentru tipurile de date Text, Number şi AutoNumber se poate utiliza proprietatea Field Size pentru a stabili dimensiunea maximă a datelor stocate în acesta. În cazul datelor de tip text, această proprietate specifică numărul de caractere permise (0-255 sau altfel spus 256 = 28 valori naturale, unde 8 biţi = byte sau octet). Dimensiunile câmpurilor numerice includ opţiunile Single şi Double pentru valorile zecimale. Diferenţa dintre aceste dimensiuni constă în cantitatea de spaţiu de stocare pe care îl folosesc şi în intervalul de valori posibile pe care îl acoperă. Se recomandă, de pildă, pentru valori de la 0 la 255, tipul Byte. Aşa s-a procedat în cazul câmpului Cod_Modul. Dimensiune de câmp Byte Integer Long Integer Single Double Replication

Interval Întregi de la 0 la 255 Întregi de la -32.768 la 32.767 Întregi de la -2.147.483.648 la 2.147.483.647 De la -3,402823E38 la -1,401298E-45 (valori negative) şi de la 1,401298E-45 la 3,402823E38 (valori pozitive) De la -1,797693E308 la -4,940656E-324 (valori negative) şi de la 4,94065E-324 la 1,797693E308 (valori pozitive) Valori utilizate pentru stabilirea identificatorilor unici

Capacitate 1 octet 2 octeţi 4 octeţi 4 octeţi 8 octeţi 16 octeţi

Programul Access oferă formate pentru date şi ore, însă se pot crea formate proprii utilizând simboluri de formatare. De pildă, simbolul de formatare “ „ABC” (spaţiu) \ @ & * [culoare]

Dată 321 Azi Noutate 20 16 10 5551234 Dl Salut Avertisment

Format ! < > &”Kg.” &”cm” &\k @@@-@@@@ &\. &*! [gri]

Afişare 321 azi NOUTATE 20 Kg. 16 cm. 10k 555-1234 Dl. Salut!!!!!! Avertisment

Cât priveşte formatarea pentru valorile de tip număr sau valută se pot menţiona: Simbol # 0 . , $ % E-,E+,e-,e+

Dată 15 20.1 15 92395 19.3 0.75 625971

Format # #.00 #. #,### $#.00 #% #.00E+00

12

Afişare 15 20.10 15. 92,395 $19.30 75% 6.26E+05

Suport de curs ECDL modul 5 Office 2007 In timp ce câteva formate predefinite pentru datele calendaristice se prezintă astfel: Format General Date Long Date Medium Date Short Date Long Time Medium Time Short Time

Afişare 1/1/05 12:35:15 PM Saturday, January 1, 2005 01-Jan-05 1/1/05 12:35:15 PM 12:35 PM 12:35

În zona Input Mask se poate solicita ca un anumit atribut să fie doar o cifră (neapărat se va interzice introducerea literelor sau a altor simboluri). Din nou, iata cateva metode avansate de configurare Simbol 0 9 A A # & C L ? > <

Descriere Cifre de la 0 la 9 (obligatorii) Cifre de la 0 la 9 (opţionale) Litere sau cifre (obligatorii) Litere sau cifre (opţionale) Cifre sau spaţii Orice caracter sau spaţiu (obligatorii) Orice caracter sau spaţiu (opţionale) Literele A-Z (obligatorii) Literele A-Z (opţionale) Următoarele caractere sunt afişate cu litere mari Următoarele caractere sunt afişate cu litere mici

4.4 Legaturi si restricţii de integritate referenţială Dacă există mai multe tabele, ca în exemplul anterior, atunci, pentru crearea de legături între acestea trebuie apelată funcţia Relationships maniul Datasheet. De remarcat ca acest meniu este disponibil doar in modul de vizualizare a inregistrarilor, nu si in modul de design. Pe ecran, va apărea fereastra Show Table (Afişare tabel — daca aceasta fereastra nu apare poate fi activata din meniul contextual al ferestrei, sau de pe banda de meniuri Design) . Din aceasta fereastra se introduc (Add) tabelele intre care vom stabili legaturi. Cand am terminat cu introdus tabele, se apasa Close. Sunt doua metode de a crea legaturi. Cea mai simpla este prin tragere cu mouse-ul: se da click pe campul de legatura dintr-un tabel si se trage cu mouse-ul peste campul corespondent din celalalt tabel. In acest moment apare fereastra Edit Relationship in care confirmam prin OK ca cele doua campuri mentionate sunt cele de legatura. A doua varianta presupune accesarea directa a ferestrei Edit Relationship (pe bara de Design, in extrema stanga). Apare aceeasi fereastra ca in celalalt mod, doar ca fara legaturi create.

13

Suport de curs ECDL modul 5 Office 2007

Pentru a crea o legătură, se va apăsa butonul Create New (Creare). Acesta va deschide o nouă fereastră, în care se vor alege tabelele care se doresc a se relaţiona (dar şi atributele după care se va realiza legătura).

După ce s-au ales atributele de legătură, se va apăsa butonul OK pentru a se realiza reîntoarcerea la fereastra precedentă. Aceasta fereastra de Editare a proprietatilor relatiilor permite si configurarea restrictiilor de integritate referentiala (mentionate in capitolul 2): se bifeaza casetele de validare: Cascade Update Related Fields (Modificarea în cascadă a câmpurilor asociate) respectiv Cascade Delete Related Records (Ştergerea în cascadă a înregistrărilor asociate). Daca am vrea sa editam o relatie gata facuta, folosim meniul contextual al relatiei. Tot de aici putem si sterge o legatura:

După finalizarea configurării restricţiilor, în fereastra Relationships se va observa semnul infinit ( ) corespunzător tabelelor care deţin mai multe înregistrări, în cadrul legăturilor de tip “una la multe” (One-To-Many). Trebuie punctat ca legaturile si, mai ales, restrictiile de integritate referentiale se realizeaza inainte de a popula tabelele. De asemenea, campurile de legatura trebuie sa fie de acelasi tip si de aceeasi lungime. Pentru a avea o relatie intre tabele nu este obligatoriu ca vreunul din campurile de legatura sa fie cheie primara. Un astfel de camp se numeste „cheie straina” pentru tabela respectiva.

4.5 Popularea tabelelor După ce s-au creat tabelele se pot introduce date in acestea. Introducerea datelor, se poate realiza cu ajutorul unor formulare create pentru aceasta tabela, sau pur si simplu prin selectarea tabelei dorite şi apăsarea butonului Open (Deschidere) existent în partea de sus a ferestrei. Pe ecranul monitorului, va apărea o fereastră ce permite introducerea datelor.

14

Suport de curs ECDL modul 5 Office 2007

În această fereastră se vor introduce datele corespunzătoare. În partea de jos a ferestrei se află un mic meniu ce permite parcurgerea înregistrărilor tabelei şi care anunţă câte înregistrări conţine tabela respectivă. Dacă se doreşte ştergerea sau modificarea anumitor date dintr-o tabelă, va fi necesară deschiderea tabelei pe care se doreşte să se lucreze şi localizarea înregistrării pentru câmpul de modificat. Când s-a încheiat modificarea sau ştergerea anumitor informaţii, pentru salvarea acestora, se procedează la închiderea tabelei. MS Access va salva automat ceea ce s-a modificat. Pentru o mai mare siguranţă, însă, se poate apăsa butonul Save (Salvare), existent pe bara de instrumente a aplicaţiei. Dacă se doreşte ştergerea anumitor înregistrări dintr-o tabelă, va trebui să se realizeze în prealabil o poziţionare pe înregistrarea dorită şi apoi să se aleagă opţiunea Delete Record (Ştergere înregistrare) din meniul contextual declanşat pe coloana cea mai din stânga a tabelei .

4.6 Alte operaţii în tabele Daca dam click intr-una din celulele tabelelor, meniul contextual ne ofera cateva posibilitati interesante:

Sortarea inregistrarilor dupa campul curent crescator sau descresc. Filtru particularizat (dupa selectie apare o fereastra in care introducem noi cuvantul/expresia/valoarea de filtrare). De aici alegem sa filtram inregistrarile dupa atributele care Sunt egale cu (cuvantul/expresia/valoarea) Nu sunt egale cu —//— Incep cu —//— Nu incep cu —//— Contin —//— Nu contin —//— Se termina cu —//— Nu se termina cu —//—

Filtrare directa a inregistrarilor care: -contin cuvantul selectat -nu contin cuvantul selectat -se termina in cuvantul selectat -nu se termina in cuvantul selectat Daca am avea filtre puse, de aici le-am scoate

O parte din aceste setari sunt accesibile si pe banda de meniuri Home (imaginea din dreapta). Apasarea butonului Filter duce la aparitia unui meniu similar Autofilter-ului din Excel (imaginea din stanga). Fereastra grupeaza toate valorile identice din acea coloana, care astfel pot fi selectate in bloc prin bifare.

15

Suport de curs ECDL modul 5 Office 2007 La nivel de tabelă se pot face o serie de operaţii, atât la nivel de câmp cât şi de înregistrare.

La nivel de înregistrare - selectaţi o înregistrare prin click în partea stângă a tabelului - click dreapta afişează diverse posibilităţi de lucru: o nouă înregistrare, ştergerea înregistrării, stabilirea dimensiunii rândului (Row height— daca in fereastra respectiva bifam Standard Height obtinem dimeniunea standard a randului)

La nivel de coloană - o coloană se selectează prin click pe denumirea câmpului - click dreapta afişează diverse posibilităţi de lucru: sortări, schimbarea dimensiunii coloanei, inserarea unei coloane noi, ştergerea, redenumirea, cautarea intr-o coloana. O ultima observatie legata de utilizarea facilitatilor de formatare a textului: selectarea unei inregistrari si stabilirea pentru aceasta a culorii rosu (din banda de meniuri Home) nu va duce, conform asteptarilor, la modificarea culorii pentru acea valoare. Facilitatile de formatare a textului intr-o tabela (sau interogare, vom vedea in capitolul urmator) se aplica tuturor inregistrarilor din acea tabela (toate vor deveni rosii). Facilitati de modificare a inregistrarilor pentru un singur camp au fost amintite ca notiuni avansate, in capitolul 4.3.

16

Suport de curs ECDL modul 5 Office 2007

5. Interogarile 5.1 Crearea interogarilor Am vazut ca tabelele raspandesc „fractiuni”de informatie, spre a elimina, intre altele redundanta. Imaginati-va ca, pentru exemplul nostru din capitolul 4.2 am fi folosit o singura tabela (de exemplu, in Excel), si de fiecare data cand un student dadea un examen ar fi trebuit introdus numele, CNP-ul, adresa, etc Dar uneori ne trebuie o astfel de tabela; ne trebuie un instrument care sa agrege informatii din mai multe tabele si, foarte important, uneori ne trebuie aceste informatii pentru a le procesa mai departe (filtrari, sortari, etc). In acest scop se folosesc Interogarile (queries): extragerea si analiza datelor din tabele. Pe baza legarurilor stabilite, interogarile aduc sub forma unui tabel centralizat informatii raspandite in mai multe tabele. Mai mult, poate aplica conditii de filtrare a rezultatelor, sau criterii de sortare. Si mai important, tabelul rezultat dintr-o interogare poate fi folosit mai departe ca baza a unui raport/formular, ca element al unor relatii cu tabele, etc. Interogarile se creaza din Banda de meniuri Create, fie prin wizard, fie accesand direct modul de Design Să presupunem că dorim să vizualizăm acele înregistrări în care studenţii (definiţi prin CNP şi Nume Prenume) au fost admişi (nota >=75) pentru examenul dintr-o anumită dată (=21.03.2006) având în vedere şi modulul la care au dat examen (Den_modul şi Cod_modul). Pentru aceasta trebuie să folosim toate cele trei tabele.

Din câmpul derulant Fields alegeţi câmpurile pe care le doriţi să le conţină interogarea, din câmpul Table alegeţi tabela corespunzătoare (câmpul Examene.* semnifică adăugarea în interogare a tuturor câmpurilor din tabela Examene). Un alt mod de a introduce campuri in interogare este dand dubluclick pe ele, in tabel. Dacă doriţi ca datele să fie sortate ascendent sau descendent din câmpul Sort alegeţi una din opţiunile Ascending sau Descending.

În câmpul Show selectaţi căsuţa dacă doriţi ca acest câmp să apară în interogare sau nu. În câmpul Criteria vă puteţi defini propriile restricţii (operatorii mai mic strict =, egal =, diferit de ). Pentru câmpurile interogării se pot efectua diverse operaţii (adunare, medie, maxim, minim) prin activarea totalurilor (banda Design> butonul Totals) şi selectarea din lista derulantă a operaţiunii dorite.

17

Suport de curs ECDL modul 5 Office 2007 Dupa efectuarea unei modificari in interogare, nu se acceseaza modul Datasheet view, ci butonul Run de pe banda Design. Butonul de schimbare a modului de vizualizare (Datasheet View>Design View) este util pentru a intra in modul de Design, dar Datasheet View va incarca ultima tabela generata. Daca am modificat ceva in interogare, trtebuie sa generam o noua tabelarezultat. O a doua metoda de creare a interogarilor presupune utilizarea Wizard-ului. Suntem intrebati intai ce tip de interogare dorim (o vom alege pe prima). Apoi, din care tabele facem interogarea

Tables/Queries: Din acest meniu derulant alegeţi tabela/interogarea dorită Available Fields: Zona în care sunt afişate câmpurile disponibile Apăsaţi > pentru introducerea câmpului selectat în formular Pentru a introduce toate câmpurile în formular apăsaţi >>. Ultimul pas ne permite sa salvam interogarea. De remarcat ca trebuie sa accesam modul de Design pentru a face filtrari sau operatiuni suplimentare acestei interogari.

5.2 Exemple de interogări: a. Câţi studenţi sunt din Iaşi

b. Cine a dat examene intre 01.03.2006 si 15.03.2006

c. Media pe total examene date

18

Suport de curs ECDL modul 5 Office 2007

6. Formularele Asa cum spuneam la inceput, utilizatorul final al bazei de date nu trebuie sa primeasca acces la structura bazei de date. Introducerea si procesarea datelor dintr-o baza de date se face prin intermediul unei interfete dedicate, numita formular. Banda de meniuri Create ne ofera mai multe metode de a crea un formular. Cel mai simplu formular (creat pe baza unei tabele care nu se afla intr-o relatie cu o alta tabela), se obtine dand click pe tabela in cauza si apasand butonul Form.

Pe exemplul de deasupra, am creat un formular care ne permite accesul la datele unei tabele de plati. In imagine se observa titlul formularului (Plati), campurile care fac legatura cu cele din tabel (campurile care afiseaza date din tabel, 1111, 01.02.2010, 500) si etichetele care ne spun ce inseamna campurile amintite (NrFactura, DataPlata, Valoare). Valorile 1111, 01.02.2010 si 500 pot fi modificate, iar modificarile se perpetueaza in baza de date. Vom vedea imediat cum putem modifica textul etichetelor (de exemplu, poate in loc de „NRFACTURA” vrem sa scriem „Numar Factura”). La baza formularului avem o bara de navigare. Aceasta permite

- navigarea la prima inregistrare - navigarea la inregistrarea precedenta - navigarea la inregistrarea cu numarul dorit de noi - navigarea la urmatoarea inregistrare - navigarea la ultima inregistrare Daca vrem sa introducem o noua inregistrare avem acest buton Daca vrem sa cautam in baza de date dupa cuvinte cheie, le scriem aici. Asa cum exista butonul de Design pentru a modifica designul unei tabele, exista si un mod de modificare a designului formularului. Acesta se gaseste tot pe banda Home, in extrema stanga. Apasandu-l, putem modifica elementele din formular. In modul de Design apare banda Form Design Tools, cu doua tab-uri, unul de Design si altul de Arrange. Spre deosebire de meniul similar Table din Word2007, partea de estetica a formularului se gaseste in tabul Arrange. Butonul din extrema stanga a benzii, Autoformat, permite modificarea dintr-un click a culorilor formularului. In josul meniului, avem si optiunea Autoformat Wizard care ne permite particularizari colosistice suplimentare. 19

Suport de curs ECDL modul 5 Office 2007 In modul de Design, se vad mai multe elemente ale formularului. In primul rand, impartirea zonelor acestuia in Antet de formular (Form Header), zona de detalii/zona principala/zona de date a formularului (Details) si Subsolul de formular (Form Footer). Zonele pot fi redimensionate prin tragerea de bara de sub titlul zonei respective (pe exemplul din dreapta, zona Form Footer poate fi extinsa tragand de mouse de dedesubtul textului Form Footer). Fundalul cadrilat ne permite sa observam diferenta intre diferitele casete de text: NRFACTURA, pe fundal alb, face legatura cu campul corespunzator din tabela. Caseta din stanga acestuia (NRFACTURA:) care nu are fundal propriu, este o „eticheta”, o caseta nelegata de baza de date si care ne permite sa modificam noi textul (dubluclick). Pe banda Home sunt butoanele de modificat fonturi si culori. Cateva elemente care pot fi introduse intr-un formular se gasesc pe banda Design, si se introduc, de obicei, prin desenare: de exemplu, pentru a introduce o noua eticheta, apasam butonul corespunzator si desenam dreptunghiul etichetei (si apoi introducem textul dorit). Similar, daca vrem sa introducem o imagine, desenam cadrul in care aceasta se va incadra. Analog, daca vrem sa introducem o linie, desenam un dreptunghi, iar linia in cauza va fi reprezentata de diagonala dreptunghiului in cauza. Pentru a muta sau redimensiona un element (fie el eticheta, imagine sau caseta de text legat la tabela) pur si simplu se trage de acesta (respectiv se redimensioneaza) cu mouse-ul Majoritatea elementelor care nu sunt amintite in figura urmatoare necesita cod pentru a... face ceva, sau o legatura cu tabela. Linii

Numar de pagina

Imagini

Data (si ora) Etichete

Daca avem doua tabele legate printr-o relatie (de exemplu o relatie parinte-copil), atunci butonul pe care ar trebui sa-l folosim este Split Form. Acest buton ne permite sa introducem un subformular in forumularul nostru. Pe exemplul de mai jos, pentru fiecare furnizor avem o lista cu facturile acelui furnizor (aceasta lista este generata dintr-un al doilea tabel, care contine NrFactura, Data si Categoria facturii). De remarcat ca, daca selectam o tabela care este intr-o relatie si apasam butonul Form, Access recunoaste existenta legaturii si creaza automat un Split Form.

Subformularul Bara de navigare in subformular Bara de navigare in formularur mare

20

Suport de curs ECDL modul 5 Office 2007

Daca nu vrem sa lasam Access-ul sa creeze formularul, putem sa-l cream in modul Wizard (banda Create>butonul More forms>Form Wizard) Pas 1 Selectaţi tabela, tabelele sau interogarile pentru care creaţi formularul şi atributele pe care doriţi să le conţină formularul

Tables/Queries: Din acest meniu derulant alegeţi tabela/interogarea dorită Available Fields: Zona în care sunt afişate câmpurile disponibile Apăsaţi > pentru introducerea câmpului selectat în formular Pentru a introduce toate câmpurile în formular apăsaţi >>. Pas 2 Trebuie să indicaţi modul în care să fie afişate atributele în formular

Pas 3 trebuie să alegeţi unul din stilurile predefinite pe care doriţi să îl deţină formularul

21

Suport de curs ECDL modul 5 Office 2007

Pas 4 etapa finală în care puteţi specifica numele dorit pentru formular şi puteţi opta fie pentru modificarea acestuia în modul de proiectare sau pentru introducerea datelor cu ajutorul formularului.

Formularele rezultate in mod automat, de obicei, necesita particularizari suplimentare. In general, insa, acestea se reduc la introdus text („etichete”) sau elemente grafice in zona de antet sau de subsol a formularului (asa cum am mentionat pe pagina anterioara). In general se considera ca zona de Detalii a formularelor trebuie lasata pentru datele in cauza (pentru a nu aglomera interfata), dar nu se poate vorbi despre o restrictie pe care Access-ul o pune utilizatorilor in acest sens).

22

Suport de curs ECDL modul 5 Office 2007

7. Rapoarte Un raport este folosit pentru imprimarea informatiilor dintr-un tabel sau inregistrare. Cea mai simpla metoda de creare a unui raport este selectarea tabelei sau interogarii pe care se bazeaza si apasarea butonului Report din banda de meniuri Create. Raportul care apare este intr-un mod de vizualizare numit Layout View, care ne permite sa aramnjam elementele din formular. In acest mod putem observa elementele predefinite ale unui formular: titlul sus (pe exemplul de mai jos „plati”, dupa numele tabelului), data si ora curenta (din oficiu in dreapta sus), informatii despre paginile tabelului. In acest mod de vizualizare putem modifica elemente ale formularului cu ajutorul mouse-ului (in imaginea de mai jos, cadrul care se refera la data curenta este marcat si poate fi mutat; ora curenta a fost deja mutata mai la stanga).

Sub fereastra formularului este fereastra numita Group, Sort and Total. Apasand butonul Add a group suntem intrebati dupa care camp vrem sa grupam elementele raportului: in exemplul de pe pagina urmatoare, am grupat acelasi raport dupa nrfactura, crescator (from smallest to largest). Putem, suplimentar, sa adaugam alte elemente de grupare, in acelasi mod. Butoanele din dreapta informatiilor despre grupare ( ) ne permit sa crestem sau sa micsoram nivelul pe care se face gruparea (iar X-ul permite stergerea gruparii dupa elementul respectiv) Analog functioneaza sortarea. De remarcat sagetile de pe bara cu informatiile despre grupare/sortare. Ele ne permit sa modificam campul dupa care se face gruparea sortarea, respectiv sa schimbam ordinea (crescator/descrescator).

23

Suport de curs ECDL modul 5 Office 2007

Sus, Gruparea inregistrarilor dupa campul NRFACTURA, crescator. Jos, Sortarea inregistrarilor dupa valoare (cu afisarea ferestrei din care se selecteaza campurile de sortare)

24

Suport de curs ECDL modul 5 Office 2007

Exista si posibilitatea de a adauga diferite totaluri, prin selectarea unei coloane (cu click in interior, nu prin selectarea cu mouse-ul specifica Word-ului sau Excel-ului) si apasarea butonului Totals de pe banda de instrumente Format. Se pot introduce: -Suma -Media -Numararea inregistrarilor sau a valorilor (in cazul formulelor avansate) - Maxim - Minim - Deviatia Standard - Varianta De remarcat ca o data introdus un astfel de total, Access-ul intelege sa faca Suma (de exemplu) pe toate coloanele numerice, ajungand in situatia in care face suma si pe coloana cu numarul facturii, de exemplu, sau ncu nr.crt. Pentru a elimina un astfel de total nedorit, sa da click pe celula respectiva si se apasa Delete. Acesta a fost, insa, doar unul din modalitatile de vizualizare a raportului. Primul pe lista accesabila apasand butonul de schimbare a vizualizarii din banda Home (extrema stanga) este Report View (modul de vizualizare a raportului). In acest mod doar se analizeaza aspectul raportului. Al doilea mod este Print Preview, modul de previzualizare inainte de imprimare. Nu trebuie uitat ca daca scopul unui raport este afisarea datelor, modul in care acest lucru se realizeaza este prin Imprimare.

25

Suport de curs ECDL modul 5 Office 2007 In acest mod de lucru banda de meniuri a fost complet schimbata, ramanand doar tabul Print Preview.

Imprimare Redimensionarea paginii

Aspectul paginii

Accesarea ferestrei Page Setup detaliata

Setari legate de afisarea paginilor

Iesirea din modul de previzualizare

Setari legate de marginile paginii

De remarcat ca din aceasta fereastra se iese fie prin listarea raportului (butonul din extrema stanga) fie prin inchiderea previzionarii (butonul din extrema dreapta).

Ultimul mod de vizualizare este Design View, modul de Design. Interfata este foarte asemanatoare cu cea de la Formulare. Se remarca aparitia unor noi antete si subsoluri de pagina. Trebuie mentionat ca orice element de grupare adaugat duce la crearea unor zone de antete particulare pentru gruparea respectiva (in exemplul de mai jos, avem NRFACTURA Header). Un alt element diferit fata de layout-ul formularelor este aranjarea elementelor pe coloane, in loc de unul langa altul (un aspect mai apropiat de cel al unor tabele). Benzile de meniuri sunt asemanatoare cu ale formularelor. A treia banda aparuta, Page Setup, configureaza raportul pentru listare. Banda Arrange contine cateva particularizari estetice. Banda Design, pe langa elementele amintite la formulare, are cateva butoane noi corespunzatoare facilitatilor de grupare si sortare.

26

Suport de curs ECDL modul 5 Office 2007 O alta posibilitate de creare a rapoartelor este folosind Report Wizard (pe aceeasi banda de meniuri Create) Pas 1 Selectaţi tabela sau interogarea pentru care creaţi raportul şi atributele pe care să le conţină raportul

Pas 2 Puteţi selecta un nivel de grupare al datelor în raport (în cazul de faţă grupăm înregistrările după examene)

Pas 3 În această etapă puteţi sorta datele din raport şi modalitatea de sortare (ascendent sau descendent)

27

Suport de curs ECDL modul 5 Office 2007

Pas 4 Trebuie ales modul cum vor fi reprezentate datele în raport precum şi orientarea paginii raportului

28

Suport de curs ECDL modul 5 Office 2007 Pas 5 Trebuie să selectaţi un stil predefinit de raport

Pas 6 Etapa finală în care salvaţi raportul sub denumirea dorită şi deschiderea lui în mod direct sau pentru modificare în Report Design.

Finalizarea poate să ia următoarele două aspecte: direct sau după modificare în mod design.

29

Suport de curs ECDL modul 5 Office 2007

8. Lucrul cu rezultatele 8.1 Imprimarea Rapoartele, formularele, interogarile sau tabelele pot fi listate. Listarea directa se face apasand butonul de Office si apoi alegand Print (combinatie directa de taste> Ctrl+P). Spre deosebire de alte programe din pachetul Office, butonul de Setup din aceasta fereastra Office duce spre o versiune restransa a ferestrei Page Setup. Din acest motiv recomanda ca primul pas al pregatirii pentru imprimare sa fie accesarea optiunii Print Preview (fie de pe banda de meniuri dedicata, fie din butonul Office>Print>Print Preview). Interfata care apare este mai detaliata si permite mai multe particularizari (banda de meniuri Print Preview a fost descrisa in capitolul anterior, ca parte a vizualizarilor rapoartelor). Fereastra Page Setup permite modificarea aspectului paginii: dimensiunea hârtiei, orientarea în pagină (pe lung -stil vedere- sau pe lat –stil portret-).

Revenind la fereastra de imprimare, elementele acesteia sunt posibilitatea de a alege imprimanta (din lista derulanta Printer>Name), numarul de exemplare (Number of Copies) si elementele de listat: Print Range>All (tot), Pages From...To... (de la pagina... la pagina...) si inregistrarile selectate (Selected Records). Aceasta ultima optiune ne permite ca, dupa ce am selectat anumite inregistrari din tabele/interogari, sa le printam doar pe acelea. De exemplu, dupa ce am facut o filtrare intr-o tabela, putem selecta inregistrarile rezultate le putem lista doar pe acestea.

30

Suport de curs ECDL modul 5 Office 2007

8.2 Exportarea Uneori nu dorim ca rezultatele sa le tiparim. Poate avem nevoie de ele pentru alte prelucrari, eventual in alte programe. Pe banda de meniuri avem tabul External Data, care ne permite sa importam sau sa exportam date in formate accesabile cu alte programe. Imaginea din dreapta avem posibilitatile de exportare ale inregistrarilor dintr-un tabel. In functie de optiunea aleasa, este posibil sa apara pasi suplimentari. De exemplu, in cazul exportarii in format Excel, urmatorii pasi ne intreaba in care din formatele Excel (fisiere cu extensia xlsb, xlsx sau xls) dorim exportul. In alte situatii (de exemplu formatele xml, html sau text) ni se permite direct sa editam extensia fisierului rezultat (astfel incat putem salva direct un format de tip text cu extensia txt sau csv). Exportarea in tip text vine cu intrebari suplimentare. Dupa selectarea tipului text ca tip de export, si setarea denumirii fisierului (jos, stanga) suntem intrebati cum vrem sa apara datele in fisierul final: separate cu punct si virgula sau cu taburi (jos, dreapta).

Fereastra urmatoare ne permite noua sa configuram suplimentar coloanele, prin tragerea cu mouse-ul. In ultima fereastra vom stabili unde pe harddisk salvam fisierul exportat.

31