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MAX I MI Z E V OC Ê TAM B ÉM ! !!

EXCEL CORPORATIVO

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Sumário. 03 Excel. 05 Objetivo. 07 Banco de Dados. 14 Funções Textos. Textos. 22 Funções Condicionais. 26 Funções de Buscas. 31 Funções para Tratamento de Erros. 34 Tabela e Gráfico Dinâmico. Dinâmico. 39 Dashbords. 44 Facilitadores. 49 Macros(VBA), Power BI, Query & PIVOT. 51 Conclusão. 53 Idealizadores. 55 Nosso Instrutor. Instrutor.

EXCEL.

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Você pode imaginar o quanto a ferramenta fer ramenta Excel é relevante r elevante no âmbito corporativo? O Excel é uma das mais utilizadas e indisp indispens ensáve áveis is no mundo mundo corporat corporativ ivo, o, por ser um softw software are completo e bem flexível, no qual pode ser criado inúmeros controles e relatórios que facilitam a análise e a gestão das inf informa ormaçõ ções es.. Entr Entret etan anto to,, o seu seu uso uso indi indisc scri rimi mina nado do e não não padronizado, pode gerar erros e dificultar a comunicação nas informações geradas. A aplicabil aplicabilidade idade com a ferramenta Excel será útil em diferentes diferentes ambientes dentre os quais podemos destacar o empresarial, o acadêmico e o pessoal. Imagine suas informações estratégicas em um banco de dados, no qual você poderá extrair indicadores que irão lhe auxiliar na tomada de decisão, investimentos e até mesmo demonstrar eventuais desvios.

OBJETIVO.

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Objetivo. O

objetivo

deste

E-book

é

compartilhar

conhecimento para quem deseja trabalhar em alta performance, demonstrando alguns tópicos relevantes da ferramenta Excel no mundo corporativo, uma vez que a filosofia da é

agregar

valor

através

experiência prática e conhecimento teórico.

de

BANCO DE DADOS.

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Você é um gestor, analista, estagiário, estudante, enfim, você deseja trabalhar com alta performance? Então, você já ouviu falar de De forma bem resumida os bancos de dados são coleções organizadas de

.

CADASTRO

NORMALIZAÇÃO

IMPORTAÇÃO

Etapa de alimentação de informação, a qual permitirá juntamente as técnicas e boas práticas ter um banco de dados e .

É o conjunto de regras que visa a organização de um projeto de banco de dados, evitando assim inconformidades de modo a garantir .

Etapa de alimentação de um banco de dados a qual possibilita realizar cargas de informações em lotes de forma a otimizar o .

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Cadastro de Bando de Dados. É a etapa de alimentação de informação, a qual permitirá juntamente com as técnicas e boas práticas ter um banco de dados . Devendo ser o banco de dados uma coleção organizada de informações, nas quais sumarizem relatórios, indicadores e dashboards, que auxiliem na tomada de decisão. Sua concepção deve ser planejada afim de determinar os campos de interesse a serem controlados(Entradas). Sendo imprescindível tais conhecimentos para se ter um banco de . dados realmente

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Normalização de Bando de Dados. É o conjunto de regras que visa a organização de um banco de dados, evitando assim inconformidades de modo a garantir na implementação do projeto. Um banco de dados possui uma estrutura de linhas e colunas, sendo que nas linhas você terá suas e, nas colunas, os campos de . É fundamental formatar as células de acordo com a de dados que será inserido: texto, numérico, data, hora e moeda são alguns dos principais. Deve-se também examinar os atributos de uma entidade, com o objetivo de se evitar anomalias na inclusão, exclusão e alteração de .

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Importação de Bando de Dados. Etapa de alimentação de um banco de dados a qual possibilita realizar cargas de informações . em lotes de forma a otimizar o Exemplo: Com o avanço legal e tecnológico, hoje em dia em vez de cadastrarmos notas fiscais manualmente ou recebermos arquivos físicos de clientes e fornecedores, é possível baixar eletronicamente os mais diversos tipos de informações e importá-las para um banco de dados. Desta forma, podemos possíveis erros que o cadastramento manual encontra-se exposto.

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Exemplo de um Bando de Dados.

No contexto das , os bancos de dados são essenciais, uma vez que permitem um entendimento melhor sobre a sua realidade, principais indicadores, relatórios e entregas de informação.

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Consolidando o Conceito para um Bando de Dados Eficaz. Conceitos e Boas Práticas: a) Perceba que as entradas são as linhas e as colunas são os objetos de controle; b) As colunas devem estar formatadas de acordo com o objeto de sua aplicação e sua nomenclatura devidamente padronizada; c) Contudo, não esqueça, o Excel formata como categoria padrão Geral; d) Não deixar células requeridas vazias e jamais mescle células dentro de um banco de dados; e) Utilize o atributo chave primária afim de identificar e correlacionar informações entre os mais diversos bancos de dados. Lembre-se que informação não é um aglomerado de dados, precisamos tratar os dados e definir os processos, para termos as entradas e saídas bem definidas, as quais sejam decisivas para com a gestão e tomada de decisão. Mas, não esqueça, seu uso indiscriminado pode causar nas informações geradas, ou seja, entra lixo e sai lixo.

FUNÇÕES.

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Funções. De forma geral funções são que permitem executar diversas operações com objetivos determinados e aplicá-las dentre as mais diversas categorias da ferramenta Excel. As mais utilizadas são: a) Funções lógicas e condicionais; b) Funções de buscas e referências; c) Funções textos; d) Funções numéricas; e) Funções financeiras, estatísticas, engenharia e matemáticas; f) Funções data e hora. Por tanto se você deseja no Excel deve entender e saber como e quando aplicar as mais diversas funções. Inclusive as da família SE’s, “E” e “OU” que permitem a entrada de múltiplos critérios bem como funções dentro de outras funções, conhecidas

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Relembrando Conceitos de Funções. a) Toda função é iniciada no Excel com o operador de “=“(igual) sucedido por uma determinada “ƒ”(função); RELEMBRANDO b) O caractere “:”(dois   pontos)   serve para definirmos o CONCEITOS: inervado de células; c) Já o caractere “;”(ponto e virgula) é o separador entre as solicitações de uma função a qual é aberta e fechada pelos caracteres de “()”(parênteses) Já os comparadores lógicos são os responsáveis por permitir a uma função avaliar características ou testar condições entre . Também

será

suportado

caracteres

(*,? )

aplicados

em

casos

de

FUNÇÕES TEXTOS.

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Se você necessita modificar formatações, corrigir vazios, extrair fatias as quais se deseja controlar ou agrupar pontualmente caracteres? Utilize uma As funções texto de forma simples e direta, permitem tratar

de informações.

M=m m=M CONCATENAR Serve para informações como texto.

diferentes

DIREITA/ESQUERDA

MAIÚSCULA/MINÚSCULA

Retornam a de texto até o ponto de desejo a ser extraído.

textos em sua totalidade para maiúsculas ou em minúsculas.

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Concatenar, Direita, Esquerda, Maiúscula e Minúscula. Serve para agruparmos diferentes informações como texto, que sejam naturais de outras células e também combinar textos pré-definidos dentro desta função. As informações a serem concatenadas podem ser do tipo: texto, números, operadores de cálculo e referências de células. Por exemplo, obter o nome completo de uma pessoa, cujo controle de nome e sobrenome seja controlado separadamente. Retornam os caracteres em uma sequência de texto, ou seja, a fatia até o ponto de desejo a ser extraído. Converte textos em sua totalidade para maiúsculas ou em minúsculas. Podendo o texto ser uma referência ou

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Argumento(Sintaxe) para Funções Texto. Funções: CONCATENAR( texto1;texto2;... ) DIREITA( texto; [núm_caract]  ) ESQUERDA( texto; [núm_caract]  ) MAIÚSCULA( texto ) MINÚSCULA( texto ) Sintaxe: texto1/texto2/.... Insira os textos a serem agrupados. Deveram ser células que contenham

informações ou manuscritos entre aspas duplo(“ xxx”). texto. Informe a célula ou texto manuscrito ao qual se deseja extrair uma fatia de texto.  [núm_caract] . Especifique o número de caracteres os quais se deseja extrair. Texto para ser incluído em uma fórmula,

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Consolidando a Aplicabilidade para Funções Textos. Solicitações em uma empresa: a) Foi solicitado afim de facilitar eventuais filtros que você junte em uma única célula o cliente e o produto. Solução aplicar a função “CONCATENAR”. Ex: CONCATENAR( texto1;texto2;texto3 ) CONCATENAR( D3;” -” ;G3 ) Também poderemos utilizar outras funções texto como por exemplo: NÚM.CARACT, É, CONTAR.VAZIO, LOCALIZAR e SUBSTITUIR. As quais inclusive através de uma referência quando combinadas retornam respectivamente a fatia de um texto não padronizado. E não menos importante como devemos dominar a ferramenta “Texto para colunas”, a qual nos permite diversas formas de parametrizar quebras de texto em colunas. Outros facilitadores interessantes para categoria texto, são as diversas variações para o Colar Especial como por exemplo o .

FUNÇÕES CONDICIONAIS.

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Se você deseja realizar um cálculo ou uma função específica que só será executado após a verificação de um determinado critério? Utilize uma Uma função condicional permite executar um teste lógico e definir um caminho a seguir quando a condição for e outro caso for .

SE

SOMASE

CONT.SE

Testa uma condição afim de seguir um caminho caso verdadeiro e outro caso for falso.

Testa um critério e caso verdadeiro realiza a dentro de um intervalo.

Testa um critério e caso verdadeiro realiza a de ocorrências dentro de um intervalo.

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Argumento(Sintaxe) para Funções Condicionais. Conforme estudado, funções condicionais são aquelas que permitem executar um teste lógico e definir um caminho a seguir diante de uma . Funções: SE( teste_lógico;valor_se_verdadeiro;valor_se_falso ) SOMASE( intervalo;critério; [intervalo_soma]  ) CONT.SE( intervalo;critério ) Sintaxe: teste_lógico. É requerido Comparador Lógico juntamente a uma Expressão. valor_se_verdadeiro. Imprime um Resultado quando o valor testado for Verdadeiro. valor_se_falso. Imprime um Resultado quando o valor testado for Falso. intervalo. É o espaço entre células o qual será realizado o cálculo por Critério. critério. É requerido e determina quais células do intervalo satisfazem o teste Lógico.  [intervalo_soma] . Com base nos critérios que forem satisfatórios é determinada

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Consolidando a Aplicabilidade para Funções Condicionais. Solicitações em uma empresa: a) O setor de logística nos solicitou que seja informado a classificação das cargas acima de 25 toneladas. Solução aplicar a função “SE”. Ex: SE( teste_lógico;valor_se_verdadeiro;valor_se_falso ) SE(  M3>=25;”Pesada” ;”Leve”  ) b) O gestor solicitou o peso total do produto celulose ocorrido na operação portuária. Solução aplicar a função “SOMASE”. Ex: SOMASE( intervalo;critério; [intervalo_soma]  ) SOMASE(  M3:M21;”celulose” ;C3:C21 ) c)

O gestor solicitou a quantidade de containers utilizados por meio de operação portuária para o produto frango. Solução aplicar a função “CONT.SE”. Ex: CONT.SE( intervalo;critério ) Texto para ser incluído em uma fórmula, CONT.SE(  M3:M21;”frango”  )

FUNÇÕES DE BUSCAS.

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Se você necessita encontrar um determinado valor em um banco de dados de forma ágil? Utilize uma Uma função de busca permite localizar valores específicos em um tabela e retornar o valor encontrado em coluna ou linha.

PROCH

PROCV Aplica-se especificamente informações.

de uma matriz

para

buscas

de Aplica-se especificamente para buscas informações.

de

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PROCV & PROCH. Sendo uma das funções mais utilizadas no dia a dia corporativo, aplica-se especificamente para buscas verticais de informações em planilhas de uma mesma pasta ou de qualquer outra planilha em outras pastas de trabalho do Excel. Você pode utilizar a função PROCV para pesquisar a primeira coluna de um intervalo de células e, em seguida, retornar um valor de qualquer célula a direita em linha do intervalo. Aprendemos que o PROCV faz uma busca vertical nas colunas de uma planilha, correto? Agora como você já deve ter se perguntado, sim, também é possível realizar buscas horizontais em uma planilha, para isso utilizamos a Função PROCH, onde aplicaremos a mesma sintaxe praticada no PROCV, com exceção do índice, agora não mais por coluna e

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Argumento(Sintaxe) para Funções de Busca. Funções: PROCV( valor_procurado;matriz_tabela;núm_índice_coluna; [procurar_intervalo]  ) PROCH( valor_procurado;matriz_tabela;núm_índice_lin; [procurar_intervalo]  ) Sintaxe: valor_procurado. É o valor a ser localizado na primeira coluna ou linha de uma tabela. matriz_tabela . Tabela ou intervalo onde se realizará a busca de uma informação. núm_índice_coluna. É o número da coluna na matriz_tabela o qual a correspondência deve

retornar. núm_índice_lin. É o número da linha na matriz_tabela o qual a correspondência deve

retornar.  [procurar_intervalo] . É informado uma valor lógico aproximado para uma correspondência,

sendo verdadeiro(1) a mais próxima e falso(0) para o caso de um retorno exato.

Também poderemos aprimorar nossas buscas com a combinação das funções e . As quais retornam respectivamente a posição relativa e referência dentro de um

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Consolidando a Aplicabilidade para Funções de Busca. Solicitações em uma empresa: a) Recebemos do setor financeiro uma planilha com as ordens de serviços que serão pagas ao cliente “Omega” no mês de janeiro, na qual necessitam saber qual o produto, o tipo de ser viço, o tipo de container e o Peso, para realizar a conferência do BM(boletim de medição) e após sua aprovação emitir a NF (nota fiscal) pelo cliente. Solução aplicar a função “PROCV”. Ex: PROCV( valor_procurado;matriz_tabela ;núm_índice_coluna; [procurar_intervalo]  ) PROCV( $A3;’Banco de Dados’!$B$3:$M$21;6;FALSO ) PROCV( $A3;’Banco de Dados’!$B$3:$ M$21;2;FALSO ) PROCV( $A3;’Banco de Dados’!$B$3:$ M$21;4;FALSO ) PROCV( $A3;’Banco de Dados’!$B$3:$ M$21;12;FALSO )

Para procura, os números de colunas são contados a partir da primeira coluna do intervalo selecionado na tabela matriz.

FUNÇÕES PARA TRATAMENTO DE ERROS.

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Você conhece alguns dos principais erros do Excel, sabe porque eles ocorrem e o que fazer nessa situação? Utilize uma O Excel por padrão retorna tipos de erro, afim de informar que algo não está satisfatório. Todos precedidos pelo caractere “#”. Exemplos:  #REF!, #VALOR!, #DIV/0!, #NOME? e #N/D.

#N/D ERRO #N/D

ÉERRO’s ÉERRO E ÉERROS

O Excel retorna com este erro, quando o valor fornecido para Testa se uma informação, cálculo, fórmula ou função é um o argumento “valor_procurado”   não for encontrado na . primeira coluna do matriz_tabela.

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ÉERRO & ÉERROS. Testa se uma informação, cálculo, fórmula ou função é um erro, retornando exclusivamente “Verdadeiro”  ou “Falso”. A principal diferença é que a função ÉERRO não considera o erro #N/D que acontece quando não encontramos um valor procurado, por exemplo em um PROCV, já o ÉERROS considera.

Argumento(Sintaxe) para Funções de Erros. Funções: ÉERRO( valor  ) ÉERROS( valor  )

Sintaxe: valor . Verifica se um valor é um erro.

De formar geral usamos as funções desta categoria afim de identificarmos e . Já se você quiser incrementar e imprimir resultados tipo

TABELA & GRÁFICO DINÂMICO.

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Se você necessita agrupar dados de uma planilha ou apresentar gráficos de forma interativa? Utilize a Tabelas e gráficos dinâmicos permitem de forma rápida e gerar relatórios afim de ter uma melhor análise das informações contidas em um banco de dados.

TABELA DINÂMICA

GRÁFICO DINÂMICO

É uma ferramenta poderosa que permite analisar, calcular e resumir .

Recurso aprimorado para resumos e visualização de dados.

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Tabela Dinâmica. Ferramenta que possibilita agrupar dados de uma planilha de forma interativa, para tal, cada coluna deve possuir formatação adequada ao objeto de controle, seguindo as boas práticas em um banco de dados. Deste modo, a tabela dinâmica é capaz de gerar rapidamente resumos e relatórios para uma melhor análise das informações. Como pode ser observado no exemplo abaixo, a tabela dinâmica permite analisar com muita a quantidade de salário mensal por categoria, juntamente ao filtro aplicado para com o turno diurno.

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Gráfico Dinâmico. Proporciona

uma forma mais de visualizar e compreender informações, costumeiramente utilizado para apresentações, suas principais características são quanto a forma de manipulação, permitindo uma atualização dinâmica e opções de filtragem modulares. Podendo ser criado através de um range de dados de uma planilha ou diretamente vinculado a uma clássica tabela dinâmica.

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Consolidando o Conceito para Tabela e Gráfico Dinâmico. Conceitos e Boas Práticas: a) Sempre verifique se o intervalo de células que contém os dados a serem utilizados estão no formato de banco de dados; b) As colunas devem estar formatadas em acordo com o objeto de sua aplicação e não podem estar mescladas ou sem titulo que as identifique. Importante lembrar que esta etapa lhe permitiu aprender uma das saídas mais importantes para apresentação de dados no mundo , relatórios e gráficos analíticos, estes que por sua vez aliados a confiabilidade das informações geradas lhe permitirá agregar um alto valor no trabalho.

DASHBORDS.

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E se objetivo for atingir um outro nível para apresentar informações? Utilize Dashboards são telas ou painéis automatizados que representam informações, nas quais se deseja de forma sucinta com um nível de detalhes determinado. Propendendo visualmente indicadores e métricas importantes de uma empresa, sendo sua principal finalidade facilitar a compreensão quanto as informações

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Quando aplicar os diversos tipos de dashboard? Eles deveram atender a determinadas área do conhecimento da empresa, com suas responsabilidades, métricas e .

Por onde começar? Primeiramente, deve-se compreender de forma clara e objetiva, quais são os desejáveis a serem desenvolvidos e o nível a ser monitorado. De modo intuitivo, o banco de dados é primordial, uma vez que contém as informações históricas da empresa, de forma organizada e padronizada, as quais são inseridas com base em uma rotina de trabalho.

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Essencialmente, existem alguns tipos de níveis corporativos de monitoramento de resultado: 1) Operacional.   O primeiro nível, a base da pirâmide, chamamos de “Operacional”,  o qual faz parte do dia-adia dos analistas da empresa com visão rotineira e de prazo; 2) Tático.  Segundo nível, chamamos de “Tático”,   visão por unidades de negócio a prazo, ou seja, como estão as métricas das operações coorporativas em acordo com as estratégias definidas, fazem parte coordenadores e gerentes; 3) Estratégico. Já o terceiro nível é o “Estratégico”,  o qual define e controla o plano de negócios a prazo, normalmente monitora diversos KPI’s  e suas interpretações auxiliam nas tomadas de decisões da direção.

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Consolidando a Aplicabilidade de um Dashboard. Solicitações em uma empresa: Em uma visita da Diretoria geral da empresa na nossa sede, teremos que apresentar os das operações realizadas, tendo como base as metas estabelecidas no início do ano, para isso iremos elaborar um painel que mostrará de forma prática e resumida as informações necessárias. Solução utilizar conjunto de ferramentas do Excel: Gráfico Tipo Rosca, Formatação Condicional, Caixa de Combinação, Função “ÍNDICE”  combinada com “CORRESP”,  Função “SE”. composta.

FACILITADORES.

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Você sabe o que são os facilitadores do Excel? São recursos e ferramentas das mais , que nos permitem de forma ágil e fácil criar uma melhor apresentação das informações quanto à classificação e disposição das mesmas, bem como a proteção, validação e a consistência de fórmulas e dados em geral. De forma a deixar sua planilha mais profissional e automatizada. Exemplos:   Formatação Condicional, Segmentação de Dados(botões de filtragem), Classificação Personalizada, Lista Suspensa, Caixa de Combinação ou Listagem, Transpor, Formatar como Tabela dentre outros.

FORMATAÇÃO CONDICIONAL

TIPOS DE FILTROS

Permite uma melhor percepção visual dos dados em uma Permitem controles de filtragem que são inseridos aos cabeçalhos

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Formatação Condicional. A formatação condicional permite uma melhor percepção visual dos dados em uma planilha, possibilitando assim identificar desvios e tendências com base em um determinado padrão. Para tal, devemos realizar a seleção de um intervalo ao qual deseja-se aplicar . Há a possibilidade de criação de novas regras com utilização de fórmulas e definição de quais células devem ser formatadas, respeitando determinadas condições.

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Exemplo de Formatação Condicional.

Nas células do exemplo corporativo ao lado, utilizou-se as seguintes : É igual a.., Escala de cor, Conjunto de Ícones e Barra de dados dentre as mais diversas combinações de opções possíveis.

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Tipos de Filtros. São controles de filtragem inseridos aos cabeçalhos de tabelas automáticas. Servem para selecionarmos os dados exclusivos aos quais se deseja dar maior visibilidade. Caso você tenha aplicado cores diferentes às fontes ou células ou ainda utilizado a formatação condicional, poderá filtrar pelas cores ou ícones utilizados na tabela. Também será possível utilizar filtros , onde aplicamos critérios de filtragem de dados, afim de identificar por exemplo um intervalo numérico ou parte de texto comum no banco de dados.

MACROS(VBA), POWER BI, QUERY & PIVOT.

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Macros(VBA), Power BI, Query & PIVOT. São ferramentas para automatizar e realizar análise de dados. São úteis na atualização de rotinas e relatórios, pois permitem processar grandes volumes de dados. Os  Power’s por exemplo são intuitivos para aqueles que não dominam Macros, porém pouco conhecidos. São um conjunto de ações com a finalidade de o trabalho. Empregadas geralmente quando há tarefas repetitivas ou inexequíveis. Importante para criação e painéis dinâmicos de forma online ou local.

corporativo de relatórios e

Por padrão a partir da versão 2016 do Excel, e serve para consultas, análise e controle absoluto com segurança de grandes volumes de informações. Por padrão a partir da versão 2013 do Excel, permite conectar e se relacionar com diversas fontes de dados, há memória integrada não sendo limitada como uma

CONCLUSÃO.

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Conclusão. O Excel deve ser um para a geração de novas oportunidades, seja no âmbito pessoal, no acadêmico ou no corporativo. É indispensável trabalhar a capacidade de saber identificar o que é necessário utilizar como recursos e suas aplicações na prática, ou seja, a melhor forma para se obter os resultados desejados. Para isso é necessário prezar pelas boas práticas alinhadas a e auditorias

periódicas que permitam aferir a qualidade dos bancos de dados afim de realizar tratamento das informações quando necessário.

No mundo corporativo devemos prezar por nossas entregas, de modo a não gerar retrabalhos e sim confiabilidade.

IDEALIZADORES.

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Idealizadores. Os

idealizadores

deste

E-book têm vasta , sendo mais de uma década trabalhada no mundo corporativo, desde setor agronegócio, metalmecânico, naval e de óleo gás. A equipe é composta por quatro profissionais que possuem o conhecimento prático e técnico, com formações em engenharias e escolas técnicas nos campos da informática, gestão de produção industrial, contabilidade, mecânica e automação industrial, além de pós-graduações em gestão de projetos PMI e segurança do trabalho.

NOSSO INSTRUTOR.

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Nosso Instrutor. Mauro Mello é engenheiro mecânico, tecnólogo em gestão de produção industrial e Pós-graduado em gestão de projetos com a metodologia PMI. Fundador da Maximize com intuito de agregar valor as pessoas, através de uma metodologia que concilia a experiência prática ao conhecimento técnico, resultando em produtos concentrados em geração de valor. Possui experiência relevante voltada a gestão, com planejamento de projetos navais, precificação e controle de custos de setor óleo e gás, além de gestão de equipe de planejamento e controle de produção(PCP). Em todos os momentos, sempre foi essencial a busca pela melhoria contínua, logo o aperfeiçoamento nas ferramentas de gestão diárias é imprescindível para alcançar a alta performance.

"A vontade de aprender deve ser maior que a vontade de vencer."