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50 dicas PHC CS eBook
Truques e sugestões úteis para utilizadores PHC
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Introdução Obrigado por ter adquirido o sistema PHC CS. Queremos dar-lhe mais uma vez as boas-vindas a uma Comunidade onde a velocidade, a inovação e a criatividade são os pontos fortes. Agora está na altura de descobrir o seu Software PHC CS.
Como imagina, depois de anos de desenvolvimento e de registo de sugestões dos Clientes e Parceiros, Parcei ros, criámos todo um mundo de truques, ajudas e atalhos – dezenas de dicas úteis para si e para a sua empresa. Mas para que não demore a descobrir todas estas funcionalidades, compilámos aquelas que consideramoss as 50 mais importantes para si. Existem muitas mais, mas com as que sugericonsideramo mos neste livro vai descobrir como poupar tempo precioso no seu trabalho e como aumentar a sua produtividade produtividade.. Esperamos que tire partido de tudo o que implementámos. O nosso objectivo ao fazê-lo foi só um: dar velocidade no seu negócio.
Notas Pode haver funcionalidades que só estão disponíveis em gamas específicas ou para quem tem determinadas combinações de módulos. O Software PHC CS é um universo em permanente evolução. Certas funcionalidades podem variar consoante a versão que estiver a utilizar. p. 2
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Índice p. 2 Agenda e Marcações
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Impressões
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Geral
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Como…? 1. Fazer marcações na agenda para vários utilizadores: Não necessita de fazer tantas marcações quantos os utilizadores envolvidos. envolvidos. No ecrã de marcação, vá à pasta “Utilizadores” e inclua inclua de uma só vez quem pretende que estejam present presente. E se no mesmo ecrãpessoas utilizar o botão “Observar a ocupação dos utilizadores”, utilizadores” vai poder ver ae.disponibi disponibilidade lidade das envolvidas, assim como dos recursos, tais como, salas e equipament equipamentos. os. Pode assim escolher o dia e a hora mais indicado para todos, sem ter de consultar a disponibilidade de cada um. Se quiser consultar esta funcionalidade em detalhe, clique aqui.
2. Ma Marrcar vár ário ioss di dias as na ag agen enda da em si sim mul ulttân âneo eo:: Tem apenas deeseleccionar o rato os dias pretendidos, fazer. duplo clique com o botão direito do rato seleccionarcom a opção “Introduzir uma marcação”. marcação” É-lhe apresentada uma janela com o ecrã de marcações no qual não é mostrado o campo “Data”, uma vez que esse registo diz respeito ao conjunto de datas anteriormente seleccionado. Ao gravar o registo dessas marcações, são assumido assumidoss os diversos dias escolhidos pelo utilizador. De notar que estas marcações são independentes, pelo que cada uma delas pode ser alterada ou apagada sem influência nas restantes. Se quiser consultar esta funcionalidade em detalhe, clique aqui.
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3. Definir as diversas áreas da sua empresa para utilização na Agenda de Marcações: Se na sua agenda definir uma área dentro de uma marcação, o sistema vai verificar automaticamente os conflitos existentes entre as várias marcações dessa área. As áreas criam-se no ecrã “Áreas de Marcações”, Marcações”, onde deve inserir o nome e o tipo (por exemplo: sala, viatura, material audiovisual). Pode ainda escolher a opção “Inactiva” “Inac tiva”,, que torna a área indisponível para marcações e a opção “Não confere conflitos de marcações”, marcações”, que ignora eventuais sobreposições sobreposições de marcações. Se quiser consultar esta funcionalidade em detalhe, clique aqui.
4. Efectuar marcações na agenda que não pode po dem m ser con onsu sult ltad adas as ne nem m al altter erad adas as po porr outros utilizadores: É tão simples como criar uma nova n ova marcação e classificá-la como “Marcação privada”. Quem aceder agenda deste utilizador vai poder ver o conteúdo da mesma. Apenas aparecerá o texto à“ocupado por” seguido donão nome do utilizador da marcação. Se quiser consultar esta funcionalidade em detalhe, clique aqui.
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5. Gerar automaticamente notificações para todos os utilizadores de uma marcação: Ao efectuar uma marcação, pode optar por avisar os utilizadores por e-mail ou por mensagem interna. Para isso, use os botões que estão do lado direito do ecrã de “Marcações”. “Marcações”. Caso opte pela notificação através de uma mensagem interna, será apresentado um ecrã onde pode registar o texto que deseja incluir na mensagem. No caso das notificações por e-mail, é primeiro efectuada a verificação do preenchimento do campo e-mail na ficha dos utilizadores, utilizadore s, e depois é aberto o ecrã de envio no respectivo programa, por exemplo Microsoft Outlook. Se quiser consultar esta funcionalidade em detalhe, clique aqui.
6. Definir os mapas que pretende com a imagem que mais lhe agrada: A funcionalidade “Mapas desenhados” existe no software há algum tempo, mas pode passar despercebida despercebi da a alguns utilizadores por estar num local menos visível. Esta ferramenta agradáveis de ler.permite construir de forma simples relatórios sofisticados e visualmente Se quiser consultar esta funcionalidade em detalhe, clique aqui.
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7. Definir e afinar a impressão dos seus documentos: É possível não só definir quantos duplicados determinada determinada impressão tem, como também escolher o nome para esses duplicados e as impressoras para cada um deles. Estas definições fazem-se no ecrã de desenho da impressão. Para aceder deverá fazer fa zer clique direito no botão de impressão do documento, ou então através do menu “Opções”, “Mapas e Impressões”, “Desenho de Impressões Definidas”. Se quiser consultar esta funcionalidade em detalhe, clique aqui.
8. Fazer impressões encadeadas de forma automática: Quando imprime determinado documento, é possível definir que outros sejam impressos automaticamente automat icamente sem ser necessário dar novas ordens de impressão. Esta funcionalidade chama-se “Ligações entre IDUs” e encontra-se no ecrã de configuração de impressão, do lado direito do botão “Desenhar a impressão”. De uma forma simples vai poder poupar tempo e evitar falhas de execução. Se quiser consultar esta funcionalidade em detalhe, clique aqui.
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9. Saber o que foi impresso e por quem: Nas configurações de Impressões Definidas pelo Utilizador (IDU), no separador “Histórico”, está a opção “Guarda o histórico das impressões efectuadas com este IDU”. Esta opção activa o histórico de impressões, para o qual pode definir se “Guarda apenas a última impressão” impressão” ou “Guarda um histórico de todas as impressões”. Essa listagem encontra-se no “Menu de opções”, “Opções com o registo”, “Ver quem já imprimiu este registo”, em todos os ecrãs principais. É ainda possível configurar para cada IDU se “Controla reimpressão”. reimpressão”. Para isso, ao activar esta opção, a reimpres reimpressão são de documentos fica condicionada aos acessos atribuídos por utilizador ou à atribuição de uma palavra-passe também aqui definida. Se quiser consultar esta funcionalidade em detalhe, clique aqui.
10. Colocar gráficos numa impressão: impressão: Depois de aceder ao ecrã de desenho da impressão, é possível inserir novos objectos e alterar as suas características. Assim, se inserir um objecto do tipo gráfico, vai poder definir todas as propriedades do mesmo. Esta funcionalidade é muito útil, pois permite-lhe mostrar no gráfico os dados que achar mais importantes para o cliente ou para o contexto do documento que está a imprimir. Se quiser consultar esta funcionalidade em detalhe, clique aqui.
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11. Prever o resultado final de uma Impressão Definida pelo Utilizador: Através da funcionalidade “Prever Através “Prever as alterações” alterações”.. Assim, sem sair da própria configuração do IDU, vai observar como vai ficar na realidade o seu trabalho final de impressão. Se quiser consultar esta funcionalidade em detalhe, clique aqui.
12. Controlar a reimpressão de documentos: O controlo de reimpressão em IDUs é possível não só para impressões, mas também para exportações, envios por e-mail, e- mail, criações de PDF, PDF, previsões e todas as operações do ecrã de IDUs. Esta funcionalidade é activada no ecrã de “Desenho de IDU” e no separador “Histórico”, “Histórico”, opção, “Controla Reimpressão”. Aqui deve definir a respectiva palavra-passe e os utilizadores que têm acesso. Assim, após a primeira impressão, impressão, e independent independentemente emente da sua forma (e-mail ou outra), o utilizador só pode reimprimir se usar a palavra-passe. Se quiser consultar esta funcionalidade em detalhe, clique aqui.
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13. Definir um filtro numa impressão: Os filtros são uma opção existente na impressão dos documentos. documentos. Actuam sobre as tabelas de linhas, de modo a permitir-lhe imprimir imprimir apenas a informação que deseja. Podem ficar associados a determinado IDU na altura em que se desenha, o que implica que de cada vez que imprimir esse IDU, o filtro é usado. Mas o utilizador também pode definir um filtro para actuar só numa determinada impressão, impressão, sem eliminar a definição que o IDU traz por defeito. Se quiser consultar esta funcionalidade em detalhe, clique aqui.
14. Aumentar o desempenho da impressão de documentos: Existe um parâmetro geral das Impressões Definidas pelo Utilizador com o nome “Os IDUs usam cache para imprimir (Excepto os IDUs em modo de texto)”. Quando este parâmetro se encontra activo, ao imprimir um IDU pela primeira vez são guardados em cache todos os cálculos sobre o seu aspecto gráfico. Deste modo, estes cálculos não são necessários em todas as impressões seguintes, pelo que basta ao sistema inserir os dados específicos de cada documento documento. Vai notar a diferença na rapidez.do processo de impressão. Se quiser consultar esta funcionalidade em detalhe, clique aqui.
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15. Poupar nos tinteiros e toners sem s em de deix ixar ar de im impr prim imir ir:: No ecrã de impressão tem disponível disponível a opção “Imprime a cores”, cores”, que ao estar inactiva permite que a impressão das listagens seja realizada sem desperdício de tinta, isto porque as partes com cores “a cheio” passam a ser impressas apenas com “rebordo”. Assim, poderá reduzir desperdícios e custos, contribuindo de igual forma para a melhoria do ambiente. Se consultar esta funcionalidade emquiser detalhe, clique aqui.
16. Personalizar um IDU: As configurações de Impressão Definida pelo Utilizador (IDU) permitem ajustar as várias áreas, aqui chamadas de separadores, e os seus respectivos objectos. É possível por exemplo aumentar o espaço disponível para as linhas de dados, reduzindo o espaço existente existente entre os cabeçalhos e entre os rodapés. Por outro lado, pode ser definido se o cabeçalho aparece em todas ou apenas na primeira página. Pode ainda, entre outras funcionalidades, esconder e repor os vários separadores, para ter Para umaisso percepção mais directa como está a ficar o seu trabalho final de elaboração do IDU. use a conjunção dasde teclas Ctrl+H. Se quiser consultar esta funcionalidade em detalhe, clique aqui.
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17. Colocar o visual do software à sua escolha: No menu “Sistema “Sistema”” do Software PHC, na opção “Manutenção Personalizada” Personalizada”,, existe uma pasta de nome “Visual” “Visual”.. Aqui, o utilizador pode escolher o visual geral da aplicação com que pretende trabalhar. Se quiser consultar esta funcionalidade em detalhe, clique aqui.
18. Personalizar o software para não repetir as mesmas perguntas e memorizar o valor das respostas: Por vezes, nos ecrãs de perguntas, existe a opção que permite guardar uma resposta para que na próxima vez a questão não seja repetida. Caso esteja activo o parâmetro “Guarda os valores das perguntas automáticas automáticas no servidor” na pasta “Configuração geral”, geral”, os valores são sempre guardados na base de dados. Conseguirá mais rapidez e facilidade na introdução de dados, evitando repetição de cliques. Quando o utilizador quiser repor os valores de origem poderá efectuá-lo no menu “Sistema”, “Sistema”, na “Manutenção Personalizada Personalizada” ”, na página “Opções diversas”. diversas”. De notar que o acesso a estaopção página depende dos privilégios do utilizador. Se quiser consultar esta funcionalidade em detalhe, clique aqui.
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19. Ter Ter frases previamente criadas para campos do tipo memo: Se escreve as mesmas frases vezes e vezes sem conta, pode ter essas frases previamente criadas na sua aplicação PHC bastando dois cliques para as introduzir de forma rápida em campos do tipo memo. Esta funcionalidade encontra-se em “Tabelas”, “Supervisor”, “Textos Rápidos”. Basta indicar o título do texto, o grupo a que pertence e o texto propriamente propriamente dito. Para activar os textos basta clicar o botão direito do rato no campo “Memo” e seleccionar o texto que deseja inserir naquele campo. Se quiser consultar esta funcionalidade em detalhe, clique aqui.
20. 2 0. Uti tili liza zarr val alor ores es pr preevia iame ment ntee in intr trod oduz uzid idos os em campos do tipo texto: Através da funcionalidade “autocomplete”, que é activada no parâmetro “Usa «autocomplete» em todos os campos texto”. Esta guarda os valores introduzidos em determinado campo de texto deCada um ecrã, permitindo dosconteúdos, valores quefacilitando já foram introduzidos anteriormente. utilizador apenasseleccionar acederá aosum seus a selecção dos mesmos. Sempre que desejar, é possível apagar todas as entradas de texto que foram guardadas automaticamente pela aplicação, através da opção “apagar as definições de autocomplete” no menu “Sistema”, opção “Manutenção Personalizada”. A partir daqui a aplicação elimina a informação anterior e começa a guardar os novos valores introduzidos pelo utilizador. utilizador. Se quiser consultar esta funcionalidade em detalhe, clique aqui.
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21 2 1. Col oloc ocar ar o seu lo logó góti tipo po no na navveg egad ador or da aplicação: Nos “Parâmetros Gerais da Aplicação”, no separador “Configuração Geral”, pode indicar que o logótipo do navegador é gravado na base de dados, para que desta forma todos os utilizadores tenham acesso ao mesmo, sem que seja necessária configuração local. Em seguida, basta indicar o local onde a aplicação deve ir buscar o logótipo, para o gravar na própria base de dados. É necessário realizar esta parametrização apenas uma vez, ficará a partir daí disponível para todos os utilizadores. Se quiser consultar esta funcionalidade em detalhe, clique aqui.
22. 2 2. De Defin finir ir qua uall o ec ecrrã qu quee de devve ser ap apre rese sent ntad ado o assim que o utilizador entra na aplicação: Para proceder à colocação de um ecrã no arranque da aplicação basta aceder às “Opções diversas” do respectivo ecrã, seleccionar “Opções do ecrã” e fazer clique esquerdo do rato em “Colocar este ecrã no arranque”. Desta utilizador de imediato ao seu ecrã de forma, trabalho assim entra no software. Paraforma retiraro um ecrã doacede arranque procede-se da mesma com umque clique esquerdo em “Retirar este ecrã do arranque”. Se quiser consultar esta funcionalidade em detalhe, clique aqui.
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23. 2 3. Col oloc ocar ar os ec ecrrãs qu quee ma mais is ut util iliz iza a no sep s epar arad ador or Fav avor orit itos os:: Na barra de navegador são visualizados os ecrãs Favoritos. Para definir um ecrã como favorito, seleccione nas “Opções Diversas” desse ecrã, “Opções com o ecrã”, “Colocar este ecrã nos Favoritos”. Para retirar um ecrã dos Favoritos deverá, no mesmo local, seleccionar a opção “Retirar este ecrã dos Favoritos”. Nesta opção é possível também adicionar um tipo de documento específico, como facturas, vendas a dinheiro, etc. Assim, ao seleccionar um registo nos Favoritos, o software posiciona-se de imediato na opção escolhida. Se quiser consultar esta funcionalidade em detalhe, clique aqui.
24. 2 4. Ag Agrrup upar ar num uma a bar arrra de fer errram amen enttas as op opçõ ções es que desejar dos diversos módulos: A barra de ferramentas personalizada permite agregar as funcionalidades PHC com a ordem, designação e imagem que quiser. Para o fazer, em cada ecrã que quiser adicionar seleccione nas opções de menu “Colocar na Barra de Ferramentas”. Depois de constituída a nova este barraecrã de ferramentas pode alterar as imagens, as descrições e as dicas (tooltips), através da grelha na opção existente para este efeito na “Manutenção Personalizada”. Se quiser consultar esta funcionalidade em detalhe, clique aqui.
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25. 2 5. De Defin finir ir na su sua a ap apli lica caçã ção o um Pai aine nell Cen entr tral al pers pe rson onal aliz izad ado o: O Painel Central permite não só personalizar dados no próprio ambiente de trabalho do Software PHC como também aceder a funcionalidades através de um único clique. Para utilizar o Painel Central, deverá activar previamente o parâmetro “Usa painel central”. A partir daí, no menu “Sistema” surge uma opção “Abrir/Fechar Painel Central”, para que se possa esconder e voltar a chamar o Painel Central sempre que se desejar. Para disponibilizar as opções no Painel Central pode aceder às “Opções de Navegação”, disponíveis emUtilizador”, “Supervisor”, “Framework Podem também fazê-lo asepartir dea“Análises Avançadas de onde através daPHC”. configuração de “Snapshots” define informação a utilizar. Pode ainda, a partir do ecrã em que se esteja posicionado, colocar opções de consulta ou criação de registos no Painel Central. Para que toda a informação esteja sempre actualizada no Painel Central, existe também um local na “Manutenção personalizada” que permite definir a velocidade de actualização (em minutos) dos snapshots no Painel Central. Se quiser consultar esta funcionalidade em detalhe, clique aqui.
26. 2 6. Ver erifi ifica carr tod odas as as ac acçõ ções es ex exec ecu utad adas as porr um ut po util iliz izad ador or:: Pode aceder ao ecrã de “Tracking de Acções de Utilizador” através do menu “Supervisor” em “Framework PHC”. Para registar o tempo de execução das acções de utilizador seleccione uma pasta, introduza o nome do ficheiro para guardar o registo das acções e clique em “Iniciar Tracking”. Para fazer uma pausa no registo das acções clique em “Parar Tracking”, mantendo o ecrã aberto. Se sair do ecrã o tracking é terminado. Neste ecrã também pode consultar os registos que foram recolhidos até então, através do botão ”Consultar Registos”. Se quiser consultar esta funcionalidade em detalhe, clique aqui.
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27 2 7. Con onfig figur urar ar um text exto o pa parra ap apar arec ecer er numa janela própria quando se abre um determinado ecrã: Chama-se Instruções Internas e estão condicionadas pelo parâmetro “Usa instruções internas”, nos “Parâmetros Gerais”, que por defeito está inactivo. Para criar uma instrução deverá ter presente qual o nome do ecrã onde pretende criar a mesma, nome esse que poderá consultar através da listagem rápida existente para o campo “Ecrã”. Poderá se a mensagem aparece ao utilizador ao Pode introduzir, ou de se aparece apenas definir na primeira vez que o utilizador abre esse ecrã. entãoalterar, definirapagar um perfil acesso e quais os destinatários desta instrução. Finalmente, deverá colocar no separador “Texto” a mensagem pretendida. É ainda possível configurar uma “Condição”, onde pode definir se a mensagem aparece apenas em determinadas circunstâncias. Se quiser consultar esta funcionalidade em detalhe, clique aqui.
28. 2 8. Ge Gerrir os reg egis isttos al altter erad ados os ou ap apa aga gado doss po porr um determinado utilizador: Em todos os ecrãs que tenham associado uma tabela, aparecerá no menu “Opções Diversas”, a opção “Log de registos (Apagados/Alterados (Apagados/Alterados)” )”.. Ao escolher esta opção surgirá um ecrã de “Análises de Log de registos” que permite filtrar os dados em relação aos registos existentes no “log”, podendo seleccionar qual o utilizador, colocar a data inicial e final dos registos que pretende consultar. Ao avançar será mostrado uma listagem com os campos Data, Hora, Descrição, Tipo, Origem, Registo, e Utilizador, sendo que o registo será constituído pelos campos da tabela e seus dados. Se quiser consultar esta funcionalidade em detalhe, clique aqui.
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29 2 9. Col oloc ocar ar su suge gest stõe õess pa parra o So Softw ftwar aree PHC HC:: Esta opção encontra-se disponível no menu “Sistema”, “Informações da PHC na Internet”, “Enviar sugestões para o software”. Após a selecção, o utilizador é encaminhado para um formulário na Internet, local onde envia à PHC a sua sugestão para o software. Se quiser consultar esta funcionalidade em detalhe, clique aqui.
30. Utilizar o painel situado do lado direito de cada ecrã: Esse painel tem o objectivo de aumentar a produtividade, a rapidez e a assertividade. Está dividido em quatro grandes grupos. Nas “Opções deste ecrã” pode visualizar os botões de opções do respectivo ecrã. Em “Recentes” tem disponível uma listagem dos últimos 20 registos a que o utilizador acedeu no ecrã. Na opção “Listagem” visualiza os registos que o utilizador pesquisou e obteve numa procura. Finalmente, “Snapshots/Opções” mostra os snapshots e as opções de navegação configuradas para aparecer no ecrã respectivo. Se quiser consultar esta funcionalidade em detalhe, clique aqui.
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31. Fazer backups das suas bases de dados: Um utilizador do software PHC pode, a qualquer momento, efectuar um backup da base de dados onde está posicionado. Esta opção encontra-se no menu “Supervisor”, “Tratamento de Base de Dados” e intitula-se “Backup de Base de Dados”. No ecrã acima deverá indicar um nome para o seu backup, colocar a directoria local e atribuir um nome ao seu ficheiro. Se quiser consultar esta funcionalidade em detalhe, clique aqui.
32. Saber o volume e a distribuição dos dados no seu s eu si sisstem ema a de in info forrma maçã ção o: Para utilizar esta funcionalidade deve aceder ao menu “Supervisor”, “Tratamento de base de dados”, “Análise Dimensional do Sistema”, onde pode escolher as datas entre as quais quer fazer incidir a análise. Esta mostrar-lhe-á informação referente tanto ao número de registos nas principais tabelas dos módulos base como ao tamanho da base de dados. Vai assim ficar mais bem informado sobre o estado geral do seu sistema de bases de dados. Se quiser consultar esta funcionalidade em detalhe, clique aqui.
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33. Encontrar as funcionalidades que são necessárias num dado momento: No meio de tantas funcionalidades e opções como as que tem o Software PHC, é possível que não se lembre onde se encontra a que necessita. No Navegador, posicione-se na página “Menu” e escreva algo no campo “Procurar”. São-lhe apresentadas todas as opções de menu que contêm o texto que digitou. Pode também em qualquer local do software pressionar a combinação de teclas Ctrl+M, que faz com que as janelas que estão abertas sejam minimizadas e o cursor seja posicionado no campo procura rápida. O mesmo efeito é obtido se escolher “Minimizar todas as janelas” na barra dede ferramentas “Janelas em aberto”. Se quiser consultar esta funcionalidade em detalhe, clique aqui.
34. Consultar os campos que existem nas diversas tabelas das bases de dados: O Dicionário de Dados possibilita a consulta da estrutura de qualquer tabela do software e as relações de associação que existem elas. Assim, pode consultar facilmente que pode campos, e respectivas características, existementre em determinada tabela. O Dicionário de Dados ser chamado praticamente de qualquer ecrã, através do menu de opções, que o posiciona imediatamente na tabela associada ao ecrã onde o utilizador se encontra. Em alternativa, pode aceder através do menu “Supervisor”, “Tratamento da base de dados”, “Dicionário de dados”. A consulta é feita clicando na lupa de procura e inserindo o nome de uma tabela. Se fizer duplo clique sobre uma ligação também irá passar para a respectiva tabela. Se quiser consultar esta funcionalidade em detalhe, clique aqui.
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35. Saber quando e a que horas os utilizadores entraram e saíram da aplicação: Através da funcionalidade Histórico de Utilizadores. Para a poder usar, antes de mais tem de confirmar que o parâmetro “Não utiliza histórico de utilizadores” está inactivo. Deste modo, na ficha do utilizador fica disponível o botão “Histórico”. Das várias opções disponíveis, o “Histórico do utilizador” apresenta as datas e horas em que o utilizador acedeu e fechou a aplicação. O “Histórico dos dias com presença”, para além das funcionalidades referenciadas nosem ponto anterior,apresenta permite ainda excluir dias feriados fins-de-semana. “Histórico dos dias presença” as datas e dias da de semana emeque não acedeu àOaplicação no intervalo de datas definido. Finalmente, a “Análise do log de actividade” apresenta todas as operações que o utilizador efectuou. Se quiser consultar esta funcionalidade em detalhe, clique aqui.
36. Enviar uma mensagem interna simultânea parra vár pa ário ioss ut util iliz izad ador ores es:: No ecrã de “Mensagens Inter-utilizadores” basta seleccionar a opção “Múltiplos Destinatários” e introduzir as iniciais dos utilizadores desejados separadas por vírgula ou, em alternativa, clicar no botão “Escolher múltiplos destinatários”. Nessa listagem deve seleccionar os nomes dos utilizadores para os quais deseja enviar a mensagem. Pode ainda procurar um utilizador específico escrevendo o nome do mesmo no campo para esse efeito. Caso deseje, pode depois verificar no “Monitor de mensagens” quais as mensagens enviadas que foram visualizadas pelo respectivo destinatário. Se quiser consultar esta funcionalidade em detalhe, clique aqui.
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37.. Conceder ou retirar os acessos a um utilizador, 37 grupo de utilizadores ou módulo: Essa opção chama-se Acessos em Lista e apenas se encontra disponível aos utilizadores configurados como Administradores de Sistema. Pode encontrá-la, para além do ecrã de utilizadores e de grupos de utilizadores, também nos restantes ecrãs principais da aplicação, nas “Opções diversas” em “Opções com a tabela”. Aqui as opções são preenchidas através de caixas de escolha múltipla, onde deve seleccionar o package packa ge, a tabela e, por fim, os utilizadores/grupos de utilizadores que pretende configurar. Ao o cursor em cima umapor determinada linha, através do botão dooslado direito rato,posicionar acede a várias opções ondede pode, exemplo, conceder ou retirar todos acessos dado linha de uma única vez. Se quiser consultar esta funcionalidade em detalhe, clique aqui.
38. Limitar o acesso dos utilizadores às suas bases de dados: Através da criação um login único. Nos parâmetros dede configuração geral, a que só os utilizadores com privilégio de administradores têm acesso, escolha “Permitir configurar computadores com login único”. Depois, no menu supervisor, no separador “Tratamento de Bases de dados”, na opção “Tipo de login deste computador”, seleccione “Login único para todos os utilizadores” e defina a palavra-passe. Já está. Esta palavra-passe apenas está acessível a si, e os outros utilizadores não podem agora entrar nas bases de dados. Se quiser consultar esta funcionalidade em detalhe, clique aqui.
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39. Alterar um campo de data ou um campo numérico sem necessidade de teclar ou clicar: É tão simples como posicionar o cursor do rato em cima dos campos e rodar a roda central do rato para aumentar ou diminuir os respectivos valores. Não precisa de usar o teclado, nem sequer de clicar com o rato. Por cada posição da roda, varia uma unidade. Se quiser consultar esta funcionalidade em detalhe, clique aqui.
40. Classificar as linhas de um Dossier Interno: Esta é uma forma de obter novos benefícios na introdução dos dossiers internos. Para poder configurar a classificação de tipos nas linhas de um dossier interno, deve abrir o ecrã “Configuração de Dossiers Internos”, na página “Campos das Linhas”. Do lado esquerdo tem os campos denominados “Tabelas de Tipos nas Linhas”, que pode preencher com os valores adequados. Esta funcionalidade revela-se extremamente vantajosa quando, por exemplo, chega uma encomenda de um cliente cujas linhas é necessário classificar. Se quiser consultar esta funcionalidade em detalhe, clique aqui.
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41. Manter o Software PHC sempre actualizado: Para garantir a rápida actualização dos executáveis em todos os postos de uma rede, bem como dos manuais, a PHC disponibiliza um utilitário (denominado cexec.exe, aexec.exe ou eexec.exe, consoante a gama). No servidor deverá haver uma pasta partilhada onde será sempre colocada a ultima versão deste utilitário, bem como do executável, do manual da aplicação e do ficheiro de licenciamento. Finalmente, nos postos de trabalho que têm o PHC instalado, deve ser criado um atalho que passará a servir para entrar na aplicação, definido com um formato específico que não deve ser alterado. Se consultar esta funcionalidade emquiser detalhe, clique aqui.
42. Optimizar o desempenho no acesso à informação: Existe uma opção em “Supervisor”, “Tratamento de bases de Dados”, designada por “Desfragmentar Tabelas Principais” Principais”.. Esta opção permite desfragmentar as tabelas principais da base de dados, ou seja, reagrupar e reorganizar os registos de forma a optimizar o acesso aos mesmos. A desfragmentação um processo que deve ser feito periodicamente. Esta opção ser idealmente utilizadaénuma altura em que nenhum utilizador esteja a aceder à basedeve de dados. Se quiser consultar esta funcionalidade em detalhe, clique aqui.
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43. Parametrizar facilmente quais os campos obrigatórios de um ecrã: Para utilizar esta funcionalidade deve aceder ao Menu de “Opções Diversas” de um ecrã da aplicação, “Personalizações deste Ecrã”, “Modificar”. Depois deve seleccionar os campos pretendidos e na opção “Campos Obrigatórios” colocar o seu valor a Sim. Desta forma, os campos seleccionados passam a ter uma cor diferente de todos os outros. Essa cor pode ser alterada em “Parâmetros Gerais”, “Sistema”, “Parâmetros”, “Configuração Geral”, “Cor de fundo para campos de preenchimento obrigatório”. Para que esta alteração tenha efeito deve reiniciar a aplicação. Se quiser consultar esta funcionalidade em detalhe, clique aqui.
44. Usar atalhos atalhos para simplificar o lançamento de documentos: No Software PHC é possível realizar a grande maioria das operações sem ter de recorrer ao rato. Aqui deixamos um resumo de alguns atalhos que poderão ser úteis quando estiver a trabalhar com documentos. Alt+N, para introduzir um novo registo. Alt+G, para gravar. Setas Cima e Baixo, para navegar pelos vários registos. Enter, para entrar num registo. PgDn, para executar uma procura. Esc, para cancelar uma procura ou a alteração de um registo (em alternativa, Alt+C). Ctrl+PgUp, para redefinir as condições da procura. Tab, para navegar pelos vários campos (Shift+Tab para andar para trás). Espaço, para seleccionar/desseleccionar um artigo. Ctrl+Ins, para criar uma linha de documento (Ctrl+Del para apagar). Se quiser consultar esta funcionalidade em detalhe, clique aqui.
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45. Localizar uma morada através de um browser: Os campos de morada têm associado um botão para que as localize geograficamente. Para isso deve definir, nos “Parâmetros gerais”, no parâmetro “Endereço de mapa” o browser a utilizar pela aplicação, seguido da expressão #MORADA#. Poderá utilizar diferentes motores de mapas, como o Bing® Maps, o Yahoo® Maps ou o Google® Maps. Deve ainda definir, no parâmetro “Expressão de espaço no url de mapa”, o separador utilizado pelo browser definido no parâmetro anterior. Assim, tendo uma ligação à internet, sempre que estiver posicionado num registo com morada pode clicar no botão e visualizar a sua localização num mapa. Se quiser consultar esta funcionalidade em detalhe, clique aqui.
46. Alterar vários registos de seguida: Esta funcionalidade existe na opção “Opções com a Tabela”, acessível a partir do botão “Opções Diversas” disponível em alguns ecrãs. Para alterar registos de seguida, o utilizador tem duas opções. Se escolher “Alterar um a um”, pode seleccionar os campos e inserir as alterações pretendidas na grelha que é então apresentada – e que pode ser importada para Excel. Se optar por “Alteração parapara todos”, depois os devalores seleccionar os campos a alterar são apresentadas duas grelhas, ageral superior introduzir nos campos a alterar, a inferior para indicar quais os registos que vão reflectir as alterações. Todos os registos indicados nesta listagem são alterados em todos os campos indicados para alterar. Se quiser consultar esta funcionalidade em detalhe, clique aqui.
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47.. Enviar 47 Enviar e-mails e-mails directamente directamente a partir da aplicação: Para parametrizar a funcionalidade de envio de e-mails directos deverá aceder à “Manutenção personalizada”, separador “Opções de Mail”. Coloque o visto na opção “Envia emails directos”, indique o “Servidor de E-Mail (SMTP)”, o número da “Porta” (para o GMail, por exemplo, é a 587), o “Tipo de Ligação Segura” (escolha TSL) e por último o “Utilizador” e respectiva “Password”. O endereço de e-mail da ficha do respectivo utilizador deverá estar preenchido. Configurações idênticas estão disponíveis noactive menua“Sistema”, “E-Mail”. pretenda que estas últimas sejam ignoradas opção queem diz“Parâmetros”, “Sobrepõe Dados dosCaso Parâmetros”. Se quiser consultar esta funcionalidade em detalhe, clique aqui.
48. Preencher de forma rápida os campos do tipo data: Estando posicionado num campo de data, tem à sua disposição várias teclas que permitem preencher rapidamente a data. ( H ) – Data de Hoje ( A ) – Data de Amanhã ( O ) – Data de Ontem ( + ) – Acrescenta um dia à data do campo ( – ) – Retira um dia à data do campo ( C ) – Chama o Calendário Se quiser consultar esta funcionalidade em detalhe, clique aqui.
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49. Consultar a Agenda Telefónica: No Software PHC toda a informação sobre números de telefone, números de telemóvel, endereços de e-mail ou números de fax está centralizada numa única aplicação, denominada Agenda Telefónica. Encontra-se no menu “Sistema”, “Chamadas Telefónicas”, Telefónicas”, “Procurar um nome/telefone”. Neste ecrã pode efectuar procuras nas mais diversas áreas e executar as acções pretendidas no imediato, como por exemplo chamadas telefónicas. Se quiser consultar esta funcionalidade em detalhe, clique aqui.
50. Aprender com a PHC através de webcasts: A PHC criou um canal de webcasts de formação intitulado aprenderPHC. São sessões de esclarecimento e formação realizadas via internet, que pretendem formar os utilizadores PHC e o público em geral sobre várias temáticas relacionadas com o mercado, com questões legais e com as soluções da PHC em particular. Criámos estas sessões com o objectivo de divulgar o conhecimento em Software PHC e por isso o seu preço tem um valor simbólico. No site da PHC são sempre divulgados os novos webcasts, com os respectivos links para inscrição nas diferentes sessões. Se quiser consultar esta funcionalidade em detalhe, clique aqui.
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