E -mail Institucional Treinamento
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Tópicos do Treinamen Treinamento to
Acessando o e-mail institucional pelo navegador;
Enviando, recebendo e encaminhando e-mails;
Ações diversas com e-mail;
Bate Papo institucional;
Trabalhando com a agenda (Aba Agenda); Trabalhando com tarefas (Aba Tarefas); Tarefas);
Configurações Gerais Gerais pelo navegador;
Configurando o serviço de e-mail em um gerenciador de e-mails.
Acessando o E -mail via Navegador
Para acessar o e-mail via navegador, abra o navegador de sua preferência (Interne (Int ernett Exp Explore lorerr, Moz Mozilla illa Fire Firefox, fox, Goo Google gle Chro Chrome) me) e digit digitee o end endereç ereçoo “mail.ifsp.edu.br”.
Em seguida, entre entre com seu *usuário *usuário e **senha e clique no botão “Login” para ser redirecionado para a caixa de entrada.
* O usuário deve ser seu endereço de e-mail (Ex:
[email protected] [email protected]); ** Se for o primeiro acesso, o usuário deve entrar com a senha informada pelo setor de TI e, em seguida já alterá-la. Caso a senha já foi alterada, o usuário deverá entrar com a senha cadastrada.
Acessando o E -mail via Navegador
Acessando o E -mail via Navegador
Na tela de entrada de e-mails, é possível verificar os e-mail recebidos, criar um novo e-mail para enviar, encaminhar e-mails, entre outras opções.
Para visualizar um e-mail recebido, basta clicar sobre o e-mail desejado que, logo em seguida, será exibida uma pré-visualização do mesmo no painel de leitura á direita da lista de e-mails recebidos. Para visualizar o e-mail com maiores detalhes, basta clicar 2x sobre o mesmo que será aberta uma nova aba contendo a visualização do e-mail recebido.
Para fechar a aba que abriu contendo uma visualização mais detalhada do email recebido, basta clicar no “x” da aba que você retornará para a caixa de entrada de e-mails.
Respondendo, encaminhando, removendo e marcando e-mails como spam
O processo para responder, encaminhar, remover e marcar e-mails como spam é bastante simples e pode ser feito de duas maneiras. A primeira é selecionar a mensagem desejada e clicar nos botões de ações na barra superior ao painel de leitura. A segunda é clicar com o botão direito do mouse sobre a mensagem desejada e, em seguida, clicar sobre a opção desejada. Dentre as opções mais comuns disponíveis, podemos citar: •
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Responder: responde o e-mail apenas para a pessoa que o enviou; Responder a todos: responde o e-mail à todas as pessoas que
receberam o mesmo; Encaminhar: encaminha o e-mail recebido para outro destinatário, permitindo que o usuário faça alterações; Apagar: envia o e-mail selecionado para a lixeira; Spam: classifica o e-mail recebido como spam e o envia para a lixeira.
Respondendo, encaminhando, removendo e marcando e-mails como spam
Criando um novo e-mail
Para iniciar um novo e-mail, basta clicar no botão “Nova Mensagem”, localizada na aba “E-mail”, no canto superior esquerdo da janela de e-mail.
Após clicar no botão “Nova Mensagem”, é aberta uma nova aba onde é possível inserir os destinatários do e-mail, bem como os contatos que receberão cópias (Cc) ou cópia oculta (Cco), bem como o assunto, o corpo da mensagem e até inserir arquivos e/ou documentos como anexo.
Painel de Pastas
Ao lado esquerdo da tela, é possível visualizar um painel que contém as pastas do aplicativo de e-mail, entre elas “Entrada”, “Bate Papos”, “Enviadas”, “Rascunhos”, “Spam” e “Lixeira”, que já estão disponíveis de forma padrão.
Painel de Pastas
Neste painel, é possível adicionar mais pastas para organizar melhor as mensagens recebidas, podendo dividi-las em subcategorias como por exemplo assunto, remetente, setor, etc. Para adicionar uma nova pasta, basta clicar no botão em forma de “engrenagem” localizado na barra das pastas e, em seguida, clicar sobre a opção “Nova Pasta”.
Após fazer o passo anterior, é exibida na tela a janela “Criar nova pasta”, onde definimos o nome da pasta, sua cor e sua localização (se será uma pasta independente ou uma subpasta). Depois de informar os dados, basta clicar no botão “OK” e a pasta já estará disponível no painel de pastas.
Movendo e-mails para a pasta criada
Após criar a pasta com o nome desejado, para mover uma mensagem da caixa de entrada para esta nova pasta, basta clicar com o botão direito do mouse e escolher a opção “Mover”. Em seguida, é exibida na tela a janela “Mover Conversa”, onde é possível localizar a pasta criada, selecioná -la e, por fim, clicar no botão “OK”.
Bate- papo institucional Ainda na tela inicial da página do e-mail institucional, é possível encontrar o aplicativo para “chat”, localizado em uma janela no canto inferior direito da tela. Através dele, é possível conversar em tempo real com os contatos adicionados, não apenas do campus local, mas dos demais campi. Para adicionar um contato, basta clicar no botão “Adicionar Contato”, conforme mostrado na figura abaixo:
Bate- papo institucional Depois de clicar no botão “Adicionar Contatos”, é exibida a tela “Adicionar ao chat”, onde é possível informar o e-mail e o apelido do contato que se deseja adicionar. Ao iniciar o preenchimento do campo “e-mail”, o próprio aplicativo exibe uma lista dos e-mails cadastrados para facilitar a busca. Com e – mail do contato inserido, basta definir um “apelido” e clicar no botão “OK” para finalizar a adição do contato.
Bate- papo institucional Após clicar no botão “OK”, o contato já estará adicionado e aparecerá em sua janela de bate-papo, conforme pode ser visto na imagem abaixo. Para iniciar a conversa, após seu contato ter aceito seu pedido, basta clicar 2x sobre o nome do contato e iniciar o bate-papo.
Utilizando a Agenda Além de servir como serviço de e-mail, o aplicativo de e-mail institucional também pode ser utilizado como agenda para marcar compromissos e reuniões. Para isto, basta clicar sobre a aba “Agenda”.
Utilizando a Agenda Para agendar algum compromisso ou reunião, já estando na aba “Agenda”, basta clicar sobre o botão “Novo compromisso” ou ainda, no calendário que aparece, clicar 2x sobre o dia desejado. Após escolher uma das opções anteriores, será aberta a aba “Compromisso”. É nela que devemos informar os dados do compromisso a ser agendado.
Utilizando a Agenda Na aba “Compromissos” devemos preencher os seguintes campos: Assunto: o assunto da reunião ou compromisso; Participantes: o nome dos demais participantes da reunião ou compromisso, casa haja; Local: o local onde ocorrerá a reunião ou o compromisso; Campos Inicial e Final: devemos informar a data e a hora inicial e final do compromisso ou reunião; Exibição: corresponde ao status que aparecerá no bate papo quando o usuário estiver em reunião ou em algum compromisso; Painel de texto: local onde devemos inserir maiores informações sobre a reunião ou compromisso; Repetir: devemos utilizar este campo para o caso da reunião ou compromisso se repetir diariamente, semanalmente, quinzenalmente, mensalmente ou anualmente; Lembrete: o período de tempo que o sistema de e-mail deverá enviar um email lembrando o usuário sobre o compromisso ou reunião.
Criando Tarefas Outro recurso bastante importante disponível no serviço de e-mail institucional está na aba “Tarefas”. Nela, é possível criar tarefas diversas relacionadas ao serviço diário de cada servidor ou setor. Para acessar este recurso, basta clicar sobre a aba “Tarefas”.
Criando Tarefas Dentro da aba “Tarefas”, é possível visualizar todas as tarefas criadas, bem como o andamento da execução da mesma. Para criar uma nova tarefa, basta clicar sobre o botão “Nova tarefa”, localizado no canto superior esquerdo. Depois de clicar no botão “Nova tarefa”, será aberta a aba “Tarefa”.
Criando Tarefas Ao criar uma nova tarefa, devemos preencher os seguintes campos:
assunto referente à tarefa a ser criada ou executada; Local: O local ou setor onde a tarefa será executada; Prioridade: Normal, Alta ou Baixa, de acordo com a necessidade;
Assunto: o
Lista de Tarefas: deixar como padrão “Tarefas”; Status: Não iniciada, Concluída, Em andamento, Aguardando alguém, Adiada.
Para o caso de estar em andamento, é possível definir a porcentagem (%) de conclusão da tarefa (0% - 100%);
Data Inicial: data de início da tarefa;
Data de finalização: data prevista para a finalização da tarefa;
Lembrete: recurso para que seja enviado um lembrete via e-mail na data e
hora marcada para lembrar sobre a tarefa agendada;
Corpo da Tarefa: Local onde podem ser inseridas maiores informações ou
observações sobre o andamento da tarefa.
Preferências Para alterar dados e configurações da conta de e-mail institucional e configurar recursos como: nome da conta, assinaturas, filtros de e-mail, ausências de escritório, compartilhamentos, notificações, entre outras, devemos acessar a aba “Preferências”.
Preferências É através do painel de opções localizado à esquerda (chamado de “Painel de Preferências) que podemos configurar e alterar diversas opções do aplicativo de e-mail institucional.
Preferências - Filtros Um filtro pode ter grande utilidade quando se deseja filtrar os e-mails recebidos a fim de se organizar e dividir as mensagens. Ao criar um filtro, é possível que mensagens de um ou mais remetentes específicos sejam armazenados em pastas específicas ou encaminhadas automaticamente para outros e-mails, mensagens com assuntos específicos também podem ser armazenadas em outras pastas ou encaminhadas, entre outras opções. Para criar um filtro, basta clicar sobre a opção “Filtro” da “Barra de Preferências”.
Preferências - Filtros Estando com a opção “Filtros” selecionada, basta clicar no botão “Novo filtro” para iniciar a criação do mesmo. Após clicar, será aberta a janela “Adicionar filtro”. Nela, é possível definir um nome para o filtro, definir também se o mesmo estará ativo ou não, criar condições e regras para e-mails recebidos, entre outras opções e ações.
Preferências - Filtros Para estabelecer um filtro onde os e-mails recebidos de um remetente específico ou vários seja encaminhado para outro e-mail, basta preencher as opções da janela “Adicionar filtro” da seguinte forma:
Preferências - Filtros Para estabelecer um filtro onde os e-mails recebidos de um remetente específico ou vários seja movido para uma pasta criada de forma automática, basta preencher as opções da janela “Adicionar filtro” da seguinte forma:
Preferências - Assinaturas Através da opção “Assinaturas”, é possível configurar uma assinatura padrão para o e-mail institucional que será adicionado automaticamente às mensagens enviadas ou encaminhadas.
Preferências - Assinaturas Para criar uma nova assinatura, basta clicar no botão “Nova assinatura”. Em seguida é criada uma nova assinatura com o nome “Assinatura #1”. Nela, podemos alterar o nome da assinatura através do campo “Nome” e, em seguida, digitar os dados da assinatura na caixa de texto abaixo do campo “Nome”. Antes de salvar a assinatura criada, devemos preencher os campos “Novas mensagens” e “Respostas e encaminhamentos” com o nome da assinatura que acabamos de criar para que ela seja adicionada de forma automática nos e-mails a serem enviado e encaminhados. Com todos os campos já preenchidos, basta clicar no botão “Salvar”, localizado no canto superior esquerdo.
Preferências - Assinaturas
Preferências – Fora do Escritório Este recurso se mostra bastante útil quando o servidor necessita sair do campus por motivo de viagem de trabalho ou quando está em período de férias e deseja encaminhar os e-mails que precisam ser resolvidos com maior urgência pelo servidor substituto ou outro colega de trabalho, além de encaminhar uma mensagem de resposta automática para o remetente da mensagem recebida durante o período de ausência.
Preferências – Fora do Escritório Para ativar este recurso, basta ativar a opção “Enviar mensagem de resposta automática”, inserir um texto para ser enviado ao remetente durante o período de ausência, marcar a caixa de opção de “Período” e definir as datas inicial e final que a resposta automática estará ativada. Para finalizar, basta clicar no botão “Salvar”.
Preferências – Fora do Escritório + Filtros Com a resposta automática já configurada e salva, basta criar um filtro para encaminhar todos os e-mail recebidos durante o período de férias. Para isso, volte até o menu “Filtros” e crie um novo filtro com as configurações mostradas na imagem abaixo:
Configurando o serviço de e-mail em um gerenciador de e-mails Protocolos de recebimento oferecidos pelo E-Mail institucional.
POP3 – Faz download das mensagens e apaga do servidor. Recomendado para
quem utiliza apenas um local para recebimento dos e-mail. Mantém a caixa de e-mail sempre vazia.
IMAP – Mantém as mensagens no servidor de origem permitindo acessa-las em
diversos locais.
Configurando o serviço de e-mail em um gerenciador de e-mails
Configurações básicas: Login: BI123456 *Deve-se usar o login no formato BI + número de prontuário com digito.
Configurações de recebimento
Endereço de servidor: mail.ifsp.edu.br Porta POP3: 995 ou 110 Porta IMAP: 143 Segurança: SSL/TS Modo de Autenticação: Senha Normal
Configurações de Envio
Endereço do servidor: mail.ifsp.edu.br Porta: 587 Segurança: STARTTLS Modo de autenticação Senha Normal
Configurando o e-mail institucional no Gmail 1. Acessar a opção “Contas e Importação” nas configurações do Gmail
2. Utilizar a opção “Enviar e-mail como” para configurar o envio de e-mail pelo endereço institucional clicando em “Adicionar outro endereço de e-mail que você possui”
Configurando o e-mail institucional no Gmail 3. Preencher os dados como seu nome e o endereço de e-mail institucional e clicar em “Próxima etapa”
Configurando o e-mail institucional no Gmail 4. Marcar a opção “Enviar por servidores SMTP” e preencher com os dados do servidor de e-mail apresentados anteriormente e clique em “Adicionar Conta”
Configurando o e-mail institucional no Gmail 5. Ao clicar em “Adicionar conta” será enviado um e-mail para o seu institucional com um código de ativação, preencher e clicar em “Confirmar”.
6. De volta a tela de configurações, utilizar a opção “Receber e -mails de outras contas” e clicar na opção “Adicionar uma conta POP3 que você possui”
Configurando o e-mail institucional no Gmail 7. Na tela aberta digite seu endereço de e-mail institucional e clique em “Próxima etapa”
Configurando o e-mail institucional no Gmail 8. Preencher com os dados do servidor do e-mail institucional. Atenção: o gmail não suporta a segurança do e-mail institucional, nesse caso deve-se usar a porta 110.
Configurando o e-mail institucional no Gmail 9. O Gmail faz automaticamente a checagem de e-mails nas contas externas, porém em um intervalo de tempo alto, nesse caso é possível forçar a checagem manualmente acessando as “configurações do gmail > contas e importações > receber e-mails de outras contas > verificar se há e-mails agora ”
Configurando o e-mail institucional no Outlook ATENÇÃO: O Microsoft Outlook vem instalado junto a pacote office, as telas abaixo podem variar de acordo com a versão instalada.
1. Abrir o Microsoft Outlook clicar em “Arquivo” e logo após m “Adicionar Conta”
Configurando o e-mail institucional no Outlook 2. Marcar a opção “Configuração manual ou tipos de servidores adicionais” e clicar em “Avançar” .
Configurando o e-mail institucional no Outlook 3. Selecionar a opção “POP ou IMAP” e clicar em “Avançar”; 4. Preencher os dados de acordo com seu e-mail institucional.
Configurando o e-mail institucional no Outlook 5. Ainda na tela anterior clicar no botão “Mais configurações”, selecionar a aba “Servidor de saída” e habilitar a caixa “Meu servidor de saída (SMTP) requer autenticação”; 6. Em seguida selecionar a aba “Avançado”, alterar a porta do servidor de entrada para 995, habilitar a caixa “Esse servidor requer uma conexão criptografada”. Alterar a porta do servidor de saída para 587 e selecionar o tipo de conexão criptografada para Automático.
Configurando o e-mail institucional no Outlook 7. Ao clicar em avançar o Outlook efetuara testes de conexão, se estiver tudo correto basta clicar em “Concluir”.
Configurando o e-mail institucional no Mozilla Thunderbird * O Mozilla Thunderbird é um aplicativo de e-mail grátis similar ao Microsoft Oulook, que pode ser baixado através do site: https://www.mozilla.or g/pt-BR/thunderbird/
1. Abrir a opção Ferramentas no menu, Selecionar “Configurar Contas” ir em “Ações de contas” e clicar em “Nova conta de e-mail”
Configurando o e-mail institucional no Mozilla Thunderbird 2. Clicar em continuar e logo após em “Config. Manual” e preencher com os dados do email institucional.
3. Após configurar, basta clicar em “Concluir”.
