E-Book-Planeje e Construa a Intranet de Sua Empresa Westsoft-IIP

Associada e Apoio de:

Prefácio .................................................................................................... 1 Apresentação .......................................................................................... 3 Contextualização .................................................................................... 4 O que é uma Intranet? ........................................................................................................ 4 Por que minha empresa precisa de uma Intranet? ........................................................ 5

Como Planejar e Construir ..................................................................... 7 Pense Grande, Comece Pequeno e Aja Rapidamente .................................................... 7 Discover ................................................................................................................................. 8 Define .................................................................................................................................. 10 Design .................................................................................................................................. 19 Develop ............................................................................................................................... 21 Deploy.................................................................................................................................. 22 Measure & Maintain .......................................................................................................... 23

Presente e Futuro ................................................................................. 26 Por que projetos de Intranet falham? ............................................................................. 26 Qual o futuro das Intranets? ............................................................................................ 28 28

Conclusão ............................................................................................... 30 Apoio –  IIP .............................................................................................. 31 Informações de Contato ....................................................................... 32

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Prefácio .................................................................................................... 1 Apresentação .......................................................................................... 3 Contextualização .................................................................................... 4 O que é uma Intranet? ........................................................................................................ 4 Por que minha empresa precisa de uma Intranet? ........................................................ 5

Como Planejar e Construir ..................................................................... 7 Pense Grande, Comece Pequeno e Aja Rapidamente .................................................... 7 Discover ................................................................................................................................. 8 Define .................................................................................................................................. 10 Design .................................................................................................................................. 19 Develop ............................................................................................................................... 21 Deploy.................................................................................................................................. 22 Measure & Maintain .......................................................................................................... 23

Presente e Futuro ................................................................................. 26 Por que projetos de Intranet falham? ............................................................................. 26 Qual o futuro das Intranets? ............................................................................................ 28 28

Conclusão ............................................................................................... 30 Apoio –  IIP .............................................................................................. 31 Informações de Contato ....................................................................... 32

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Vivemos a era do imediatismo. Pressionadas a apresentar resultados de curtíssimo prazo, muitas organizações vêm confundindo rapidez com pressa. Com isso, ao invés de resultados duradouros, colhe-se retrabalho. Nesse sentido, planejamento virou sinônimo de “demora”, visto por muitos como um “entrave”, numa cultura em que o simples também é confundido com o fácil. Ledo engano. Tornar simples é difícil, complexo. Requer um esforço cerebral (e nada trivial). Requer tempo. Requer planejamento. Esse é o cenário das INTRANETS avançadas. Elas são orgânicas, convergentes, fluidas, focadas em pessoas. Sua ambição vai além da comunicação interna e da produtividade – focam agora também em competitividade, inovação e inteligência organizacional. E elas são assim não porque queiramos vê-las dessa forma. Como espelho e camada digital da organização, trazem para sua estrutura todos os itens que compõem a vida da d a empresa, desde questões políticas até estritamente técnicas, passando por aspectos culturais. Como, então, torná-las fáceis, úteis, indispensáveis? Como fugir da armadilha daquela intranet ultrapassada, que apenas levava informações, sem aproveitar em nada a bidirecionalidade e a estrutura digital em rede na qual as intranets se baseiam? A resposta vem dos vencedores das cinco edições do Prêmio Intranet Portal: todos "Esse e-book quer o mesmo, sendo, sem dúvida, um instrumento valioso  para qualquer  pessoa que queira conhecer melhor o universo das Intranets avançadas – e, em  particular, para os que estão diante do desafio da estruturação de um caso de sucesso." 

entenderam claramente que a intranet é um meio (e não um fim em si mesma), o que significa dizer que estão fortemente alinhados com o negócio. Mas alinhar ao negócio significa compreender todas as suas prioridades e nuances – e requer, além disso, conhecer c onhecer muito bem a tecnologia em si, fazendo o casamento da necessidade com a solução. E isso não se consegue sem planejamento. Vem daí a importância desse e-book. Ao apontar um caminho metodológico consistente e defender o planejamento como um fator crítico de sucesso, ele não só corrobora o que as Intranets campeãs nos ensinam, mas também joga luz nesse terreno, contribuindo para que o próprio processo de planejar seja mais rápido e seguro, sem perder a qualidade.

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Nesses quase 20 anos de existência das intranets, houve uma evolução significativa do seu propósito e do seu escopo. Muitos erros foram cometidos, mas deles surgiram também o aprendizado e as melhores práticas, que o Instituto Intranet Portal tem a ambição de consolidar e disseminar. Esse e-book quer o mesmo, sendo, sem dúvida, um instrumento valioso para qualquer pessoa que queira conhecer melhor o universo das Intranets avançadas – e, em particular, para os que estão diante do desafio da estruturação de um caso de sucesso.

Ricardo Saldanha Presidente do Instituto Intranet Portal

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Qual profissional de Recursos Humanos responderia, em sã consciência, que a Comunicação Interna não é prioridade? É fato que este assunto não é mais predominante apenas na área de RH. Também é de conhecimento que as Estruturas Organizacionais estão cada vez mais orientadas a Processos e Projetos, buscando efetividade e orientação constante a resultados. Que vice-presidentes, superintendentes, diretores e gerentes não estão preocupados nos dias atuais em Produtividade e Inovação para aumentar a Competividade da sua organização? Por que as áreas de TI das empresas enfrentam dificuldades em inovar e aumentar a eficiência das operações das Organizações? Os investimentos em TI nas empresas de todo o mundo estarão em torno de U$ 2,68 trilhões em 2013 1. Contudo, estudos apontam ineficiência dos orçamentos de tecnologia causados pelo custo da mudança tecnologias e customizações durante o ciclo-de-vida das soluções.

Queremos neste material, orientar Gestores e Lideranças sobre a importância na adoção soluções de COLABORAÇÃO, COMUNICAÇÃO e SERVIÇOS, permitindo ao leitor, no contexto organizacional, Planejar e Definir estratégias, objetivos e planos de ação para construir um Portal Corporativo (Intranet) de sua empresa com Sucesso! Esperamos que este e-book, que conta com apoio do IIP - Instituto Intranet Portal 2, tenha um conteúdo relevante e contribua com o planejamento de sua necessidade, e que a WESTSOFT possa em breve, ser sua parceira. Boa leitura!

"... Planejar e Definir estratégias, objetivos e planos de ação para construir um Portal Corporativo (Intranet) de sua empresa com Sucesso!" 

Henrique Hensel Superintendente de TI - WESTSOFT

1 2

http://bits.blogs.nytimes.com/2012/11/17/hard-times-could-create-a-tech-boom/ http://www.intranetportal.org.br/

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... a Intranet  é uma poderosa  ferramenta para “ 

Comunicação Interna, Gestão de Conteúdo,

“O conceito de Intranet   pode ser interpretado como um Portal Web, utilizado especificamente no mundo corporativo, para acesso restrito a conteúdos e informações, com foco ao público interno das organizações .” Fonte: Wikipédia

Colaboração e

É certo que a Intranet é uma poderosa ferramenta para Comunicação Interna, Gestão de

Integração de

Conteúdo, Colaboração e Integração de Serviços nas organizações, de forma centralizada,

Serviços nas

podendo ser acessar a qualquer momento por um usuário identificado.

organizações.” 

Este processo de autenticação, normalmente por meio um login e senha, permite reconhecer o perfil de acesso do usuário, como e-mail, data de nascimento, cargo, área, endereço e até interesses. Estas informações permitem que o conteúdo e as informações da Intranet sejam entregues conforme o público-alvo. As soluções de Intranet em geral, são caracterizadas por: •

Comunicação

•

Produtividade

•

Personalização

•

Colaboração

•

Serviços

Destacamos também, uma dúvida recorrente entre os termos Intranet e Portal Corporativo. Os dois não são a mesma coisa. A Intranet é um tipo de Portal Corporativo, e Portais Corporativos podem ser divididos em três (3) diferentes públicos: •

B2E – Business-to-Employee

•

B2C – Business-to-Consumer

•

B2B – Business-to- Business

Apesar destes três tipos de Portais Corporativos, nosso enfoque nesta material será o B2E, tipicamente conhecido como Portal de Intranet.

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31,6% das

“ 

empresas

Nem todas as empresas precisam de

brasileiras já

uma

utilizam a

tipicamente a necessidade está

Intranet como

atrelada há uma relação entre níveis

 principal veículo

de relevância entre Comunicação,

de comunicação

Colaboração,

interna ,

Produtividade e Serviços,  que a

ultrapassando  jornais e revistas corporativas.” 

organização necessita resolver e

INTRANET.

Comunicação

Entretanto,

Personalização,

Serviços

5 4 3 2 1 0

Produtividade

Empresa A

Colaboração

Personalização

Empresa B

Empresa C

elevar. Quanto maior forem estes níveis, maior a necessidade por uma solução de INTRANET. É fato que o binômio COMUNICAÇÃO-COLABORAÇÃO  são pilares para a Inovação  e a

Produtividade  afim de aumentar a Competitividade das Organizações , sendo a Intranet uma das principais ferramenta estratégicas de uso nas empresas. De acordo com a segunda edição da Pesquisa sobre Comunicação Interna realizada pela Associação Brasileira de Comunicação Empresarial (ABERJE - 2012), 31,6% das empresas brasileiras utilizam a Intranet como principal veículo de comunicação interna, ultrapassando jornais e revistas corporativas. Segundo pesquisa realizada pela Forrester Research  (2011) nos Estados Unidos, as principais diretrizes de negócio que levaram as empresas tomarem decisão para implementar um Portal de Intranet, foram: •

•

•

•

•

•

•

•

•

•

94% - Facilitar processos de autoatendimento dos colaboradores (SERVIÇOS) 50% - Permitir colaboração e compartilhamento de informações (COLABORAÇÃO) 44% - Automatizar processos de negócios (WORKFLOW) 40% - Reduzir custos (PRODUTIVIDADE) 25% - Fornecer acesso Web remoto e seguro (COMUNICAÇÃO) 17% - Oferecer treinamento Online (COMUNICAÇÃO) 10% - Controlar acesso a conteúdo ou aplicativos (SEGURANÇA) 8% - Melhorar a governança da Intranet (GESTÃO) 6% - Conceder acesso a Painéis e Indicadores de Desempenho (BI) 11% - Outros ou Não sabem Página 5 de 33

Após o lançamento do Portal de Intranet, os resultados gerados aos funcionários, foram: •

•

•

•

•

•

•

•

•

77% - Aumento de SERVIÇOS e conveniência para os colaboradores 59% - Maior eficiência dos PROCESSOS 55% - Redução de CUSTOS, RECURSOS ou MANUTENÇÃO 41% - Aumento de SATSIFAÇÃO dos funcionários 36% - Maior TRANSPARÊNCIA das Operações e Indicadores de Desempenho 27% - INOVAÇÃO em Produtos, Serviços ou Processos 27% - Redução de Custos de MANUTENÇÃO web (Design e/ou Administração) 23% - Redução Custos com a CONSOLIDAÇÃO de Servidores ou Licenciamento 14% - Ainda sem resultados apurados

É importante que sua Organização saiba bem, ou busque saber, quais os resultados esperados para analisar comparativamente os resultados obtidos. Destacamos a seguir, os principais benefícios esperados de uma solução de Intranet são: •

Aumento da produtividade dos colaboradores

•

Melhoria nos processos internos e acesso as ferramentas de trabalho

•

Diminuição de risco operacionais

•

Melhor acesso à informação

•

Melhorar a Colaboração entre áreas e unidades

•

Diminuição de volume de informação via e-mail e não estruturada

•

Agilidade nos processos internos

•

Aumento significativo na organização da empresa

•

Melhoria no ambiente de trabalho

Contudo, alguns projetos de Intranet apresentaram dificuldades, ineficiências e falhas que apresentaremos na seção final deste material. Acreditamos e compartilhamos na próxima seção, um processo sistemático de Planejamento e Construção de uma Intranet para sua empresa .

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É um conselho simples e valioso. Um Projeto de Intranet precisa ser muito bem planejado, mas deve ser um processo em espiral para começar pequeno e agir rapidamente. Sempre haverá necessidade em melhorias, novos recursos e novas funcionalidades, que deverão ser planejadas nos Ciclos de Vida da Intranet. Apresentamos uma Visão Geral de Projeto, que pode ser aplicado a praticamente todos os casos de planejamento e construção de uma Intranet, independentemente do Porte e Segmento.

A seguir, detalharemos cada fase de Planejamento e Construção da sua Intranet, como um processo metodológico de desenvolvimento, que nomearemos de 5D2M: •

Discover – Avaliação

•

Define – Definição

•

Design – Concepção

•

Develop – Desenvolvimento

•

Deploy – Implementação

•

Measure & Maintain – Mensurar e Manter

Destacaremos em cada fase, as Principais Atividades e Principais Entregáveis a serem desenvolvidos, como referência. Não há uma obrigatoriedade de planejamento e "Pense Grande,

Comece Pequeno e Aja Rapidamente"

construção envolvendo todos os itens.

Um Projeto de Intranet precisa ser muito bem planejado, mas deve ser um processo em espiral para começar pequeno e agir rapidamente.

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Discover

Esta fase é importante para Coletar e Analisar as necessidades e características de alto nível do Projeto de Intranet, alinhadas definições estratégicas da Organização.

Dene

Principais Atividades:

Design Develop Deploy

•

Identificar stakeholders (público estratégico do projeto)

•

Determinar potenciais ricos, nível de maturidade e desafios não previstos.

•

Levantar Requisitos de Negócio e Métricas do Projeto

•

Avaliar Expectativas dos stakeholders

•

Discutir inicialmente Prazos e Orçamentos

•

Avaliação de conteúdo existente

Principais Entregáveis:

Measure & Maintain

•

Briefing Estratégico

•

Relatório de Análise das Necessidades ( Assessment )

•

Visão Geral de Projeto

Tipicamente esta fase é conhecida no mercado como um assessment , serviço especializado de avaliação e análise das necessidades da organização. Esta fase pode ser desenvolvida por colaboradores internos das empresas, ou profissionais especialistas no assunto. É uma fase onde a Organização “sabe o que deseja” , sabe o que lhe faz falta, mas não está segura acerca dos caminhos a serem percorridos e dos desafios que enfrentará e como solucioná-los. Muitas são as perguntas nesse momento. •

Como planejar e construir este projeto?

•

Quais informações devem fazer parte do escopo?

•

Como garantir o sucesso do projeto?

•

Quais riscos e fatores devem ser levados em consideração?

•

Quais vantagens e objetivos que a empresa almeja alcançar com esta solução?

•

Como gerenciar e atendar as expectativas e necessidades do projeto?

•

Quais as limitações para este projeto?

•

Que recursos financeiros, materiais e humanos serão necessários?

•

Como conseguir apoio e patrocínio da alta gestão?

•

Quem deve fazer parte da equipe e quais as responsabilidades?

•

Quais barreiras culturais estaremos enfrentando?

•

Quais competências necessárias?

•

Qual(is) a(s) tecnologia(s) a ser(em) utilizada(s)?

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•

Quais as melhores práticas envolvidas?

Questões como essas fazem parte das reflexões da liderança do projeto, que está nesse momento está se organizando para dar início ao projeto. Entretanto, as respostas não estão prontas e nem são óbvias. Apesar disso, obter essas respostas previamente a realização de qualquer investimento de recursos, é pré-requisito para o sucesso da iniciativa. Considerando todas as variáveis relevantes desta fase do Projeto, este assessment  fornecerá um relatório que responde todas as questões anteriores e outras mais, não previstas inicialmente. O assessment  deverá apresentar em alto nível as principais necessidades e objetivos, como exemplo: •

•

•

•

•

Necessidade 01 – Estabelecer como principal canal de comunicação da Organização com seus colaboradores; Necessidade 02 – Aumentar a Produtividade entre as áreas e unidades da Organização; Necessidade 03 –  Integrar os sistemas legados e serviços em uma única “caixa de ferramentas de trabalho” (tool box); Necessidade 04 – Aumentar a Colaboração das equipes de campo por meio de uma plataforma única de gestão de conteúdo e rede social corporativa; Necessidade 05 –  Disseminar a cultura organizacional e o alinhamento das ações estratégicas.

Estas necessidades, que normalmente são intangíveis, devem ser tagibilizadas com o estabelecimento de métricas factíveis É importante ressaltar que estas necessidades irão orientar os resultados esperados do projeto. Porém:

O que a organização considera como um projeto bem-sucedido? O sucesso está intimamente vinculado ao atingimento de metas e objetivos estratégicos que a empresa determina ao adotar a solução. Apresentaremos maiores detalhes de planejamento e execução nas próxima seções.

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Discover

Esta é a fase mais importante do Projeto. O sucesso dos Projetos estão em seus Planejamentos, e cabe nesta fase aprofundar as necessidades e características Projeto de

Dene

Intranet. Será concentrado nesta fase as definições claras de necessidades, solução proposta,

Design

público-alvo, tecnologias, funcionalidades, recursos, cronogramas de execução, orçamentos e ciclos de vida do Produto (Intranet). Principais Atividades:

Develop Deploy Measure & Maintain

•

Definição de público-alvo,

•

Definição de Personas e Cenários

•

Recursos, Funcionalidades e Ciclos de Vida

•

Avaliação, Análise e Seleção de Tecnologia

•

Definição de Orçamentos e Cronogramas

Principais Entregáveis: •

Seleção da Tecnologia e Parceiros

•

Apresentação da Tecnologia aos stakeholders

•

Plano do Projeto: o

Objetivos, Metas e Critérios de Sucesso do Projeto

o

Especificação Funcional e Técnica

o

Planejamento de capacidade

o

Cronograma e Orçamento

o

Plano de Gerenciamento do Projeto

A principal entrega desta fase é o Plano de Projeto. Contudo, é importante ter as seguintes definições para elaborar o Plano de Projeto definir: •

Tecnologia de Portal a ser utilizada (Seleção de Fornecedor)

•

Competências necessárias (Seleção de Parceiro)

1. Avaliação, Análise e Seleção de Tecnologia Esta fase de Avaliação, Análise e Seleção da Tecnologia a ser utilizada na construção da sua Intranet, pode já ter sido definida desde o início do projeto. Porém, é comum indefinições. Entretanto, este é o momento da definição da tecnologia a ser utilizada.

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Apresentamos uma tabela comparativa entre as principais soluções de mercado mundial para Portais Corporativos, baseado no Quadrante Mágico do GARTNER 3 (SET/2013).

1.1 Análise comparativa das principais ferramentas de Portal

Informações Gerais Fabricante Produto (EE Enterprise Edition) Framework de Desenvolvimento Sistema Operacional

Banco de Dados

Solução na Nuvem Licenciamento (EE)

Gerenciador de Identidade

3

Microsoft

Liferay Inc.

IBM

Oracle Corp.

SharePoint Server

Liferay Portal

WebSphere Portal

WebCenter Portal

.NET

Java Plataform

Java Plataform

Java Plataform

Windows Server Linux

Windows Server Linux

IBM DB2 Oracle SQL Server Sybase Apache & Informix

Oracle

OmegaBit (parceiro) U$ 24,99/mês

SmartCloud

Oracle Cloud

$$

$$$$

$$$$$

LDAP Oracle Access Manager Novell Identity Manager Open SSO Tivoli

Active Directory LDAP Open SSO Tivoli Oracle Access Manager

Active Directory LDAP Oracle Access Manager Open SSO

Windows Server

SQL Server

SharePoint Online (Office365) U$ 8,00/user/mês $$ Active Directory LDAP Oracle Access Manager Novell Identity Manager Open SSO Tivoli

Windows Server OS X Linux IBM DB2 MySQL Oracle PostgresSQL SQL Server Sybase

http://www.gartner.com/technology/reprints.do?id=1-1KH0XVB&ct=130917

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Comunicação Gestão de Eventos Chat (mensagem privada) Busca Corporativa Organograma Galeria de fotos Metadados/Tags RSS Mapa do Site Taxonomia

Sim

Sim

Sim

Sim

Não

Sim

Não

Não

Sim Sim Sim Sim Sim Sim Sim

Sim Sim Sim Sim Sim Sim Sim

Sim Sim Sim Sim Sim Sim Sim

Sim Sim Sim Sim Sim Sim Sim

Colaboração Blogs Fóruns Wiki Enquetes Rede Social

Sim Sim Sim Sim Sim

Sim Sim Sim Sim Sim

Sim Sim Sim Sim Sim

Sim Sim Sim Sim Sim

Votação e Ranking

Sim

Sim

Sim

Sim

Editor in-place Amigos

Sim Sim

Sim Não

Sim Não

Sim Sim

Produtividade Biblioteca de Documentos Integração com MS Office Controle de Versionamento Controle de Edição Formulários Eletrônicos

Sim

Sim

Sim

Sim

Sim

Sim

Sim

Sim

Sim

Sim

Sim

Sim

Sim

Sim

Sim

Sim

Sim

Sim

Sim

Sim

Administração e Serviços Análise Acessos Performance e Desempenho Auditoria FAQs Timmer Jobs Workflow Framework Monitoramento de código Balanceamento de carga

Sim

Sim

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Sim

Sim

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Sim

Sim

Sim Sim Sim Sim

Sim Sim Sim Sim

Sim Sim Sim Sim

Sim Sim Sim Sim

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Sim

Sim

Sim

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Sim

Sim

Sim

Personalização Geolocalização Multi-língua Personalização por Público-Alvo Temas e Layouts Meu Perfil Minhas Tarefas

Não Sim

Sim Sim

Não Sim

Não Sim

Sim

Sim

Sim

Sim

Sim Sim Sim

Sim Sim Sim

Sim Sim Sim

Sim Sim Sim

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Mobile Website Support

Sim

Sim

Sim

Sim

Aspectos Mercadológicos

Principais Clientes

Empresas Parceiras no Brasil Fãs - Facebook (OUT/13) Seguidores – Twitter (OUT /13)

Pontos Fortes

Pontos Fracos

TOYOTA Ferrari Procter & Gamble DELL Voe GOL VALE ITAÚ

Texas A&M Researchers Land O'Lakes Canadian Partnership Against Cancer Tech Mahindra

Allianz Voe AZUL INEP Seguros UNIMED

AmericanExpress Dawn Media Grupo Pão de Açúcar

71 empresas

7 empresas

9 empresas

0 empresas

48,6K

27,4K

2,8K

2,5K

86,6K

6,4K

4,9K

17,4K

- Solução completa para ambiente complexos com necessidades de integração;

- Boa presença integrada em aplicações de negócio HCM, ERP, CRM, SCM, BI;

- É a solução de Portal Corporativo - Flexibilidade de mais utilizada no Implementação e mundo, sobretudo Personalização; para Intranets; - Baixo Custo de - Consolidações do Propriedade (TCO); Pacote Office (Word, - Rápido Excel, PowerPoint, Crescimento e Visio, Project, expansão comercial Access) no formato - Integração com Web; Microsoft Office - Ampla rede de parceiros;

- Dificuldades de Personalização do Design (Branding)

- Solução robusta - Dificuldade e baixa que requer - Solução requer experiência no considerável investimento mercado investimento e considerável de corporativo para profissionais tempo e esforço alinhar com as especializados para profissionais necessidades e desenvolvimento, especializados para objetivos de negócio implantação e desenvolvimento. da Organização. manutenção. - Ecossistema de - Pequena rede de - Custo Alto de Empresas Empresas licenciamento. integradoras. integradoras e - Exige maior - Custo Alto de parceiras; capacidade de licenciamento. Hardware

Design Visual (Nativo) Home

Documentos

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Pesquisa

Rede Social

Administração

1.2 Ferramentas de Portal no Brasil

Cabe também destacar, três plataformas nacionais de Portais Corporativos para Intranet, não referenciadas no quadrante mágico do Gartner por não terem presença global, porém possuem boa presença no mercado nacional. São as brasileiras: •

LUMIS Portal – http://www.lumis.com.br/

•

MMCAFÉ – http://www.intranet-redesocial.com.br/

•

VINDULA Intranet - http://www.vindula.com.br/

2. Parceiros Especializados – Critérios de Seleção Existem inúmeras vantagens competitivas para as organizações terceirizarem serviços especializados. Ter um parceiro técnico especializado no desenvolvimento de uma Intranet é um fator importante de sucesso deste tipo de projeto. Apresentaremos a seguir, alguns critérios importantes, que podem servir como referência para um processo de seleção um parceiro especializado: 2.1 Aspectos Técnicos

a. Nível de Parceria com a Fabricante da Tecnologia b. Quantidade de profissionais certificados na tecnologia em seu quadro funcional c. Atestados de Capacidade Técnica na Tecnologia

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2.2 Aspectos Comerciais

a. Análise de Preço do Projeto e Honorários de serviços, como: i. ii. iii. iv.

Consultoria Desenvolvimento Suporte Técnico e Manutenção Treinamento

b. Referência de Clientes ou Casos de Sucesso ( Benchmark ing) Como referência, estes critérios nortearão e contribuirão muito para mitigar riscos para construção do seu Portal Corporativo (Intranet).

3. Apresentação da Tecnologia A tecnologia é, na verdade, apenas complemento da estratégia. Se o projeto é realizad o sem nenhuma estratégia, independentemente da tecnologia utilizada, está fadado ao fracasso. Por outro lado, baixo nível de conhecimento da tecnologia e do  framework  da tecnologia de Portal a ser usado, poderá levar a uma sobrecarga de customizações, acarretando em maior esforço de desenvolvimento e administração. Uma apresentação da tecnologia para os principais envolvidos do projeto ( stakeholders), desde clientes da área de negócio até a técnicos, é de suma importância para nivelar conhecimentos e possibilidades na concepção da solução.

4. Plano do Projeto: Um bom Plano de Projeto deve ser prático, focado em ações para definir, coordenar e integrar todas as necessidades do projeto. O conteúdo de Plano de Projeto para construção de uma Intranet, depende dos objetivos e complexidade do projeto. Nosso objetivo neste material, não é detalhar Como Fazer um Plano de Projeto ou detalhar uma Metodologia de Gestão de Projeto. Cabe o bom senso e a realidade de cada organização.

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Em resumo compartilharmos aspectos essenciais, e alguns opcionais, para um bom Plano de Projeto: •

Definição dos Objetivos e Critérios de Sucesso do Projeto

•

Necessidades, Solução Proposta e Público. Exemplos: o

o

o

o

o

•

Necessidade 01 –  Estabelecer como principal canal de comunicação da Organização com seus colaboradores; Necessidade 02 – Aumentar a Produtividade entre as áreas e unidades da Organização; Necessidade 03 – Integrar os sistemas legados e serviços em uma única “caixa de ferramentas de trabalho” (tool box); Necessidade 04 – Aumentar a Colaboração das equipes de campo por meio de uma plataforma única de gestão de conteúdo e rede social corporativa; Necessidade 05 – Disseminar a cultura organizacional e o alinhamento das ações estratégicas.

Públicos/Usuários. Exemplo: Perfil

Motivação de Acesso

Diretoria e Conselhos

•

Gerentes e Coordenadores Consultores, Analistas, Assistentes e Auxiliares

•

Agenda de Reuniões e Eventos.

•

Comunicação Interna.

•

Ferramentas de Trabalho e Aplicativos de Colaboração.

•

Gestão de Equipe e Projetos.

•

Ferramentas de Trabalho e Aplicativos de Colaboração e Comunicação.

•

RH: Treinamentos, Eventos, Aniversariantes, Manuais.

•

•

•

•

Clientes & Fornecedores

Planejamento Estratégico, Relatórios, Indicadores e Painéis para tomada de decisão.

MKT: Material Publicitário, Campanhas, Press Release, Contatos, Material de Produtos e Serviços, CRM. TI: Suporte Técnico, Solicitações de Serviço, Material Técnico, Manuais, Política de Segurança, Treinamentos, Inventário de Ativos. Financeiro: Solicitação de Compras, Solicitação de Faturamento, Políticas e Procedimentos, Relatórios e Indicadores.  Jurídico: Documentos de Processos

•

Dados Cadastrais

•

Documentação (Contratos, NF, Boletos, Material de Apoio, etc.)

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•

•

Entrevistas e Levantamentos Definição de Personas e Cenários, a fim de representar o público-alvo e comportamentos de uso, no qual influenciará a concepção do Design. Exemplo:

Persona

Idade Função Localização

Daniel Vianna 29 anos Analista de Marketing Rio de Janeiro, RJ Trabalha a 5 anos na empresa. É um profissional motivador e praticante de esportes. Elaborar conteúdo para Intranet (notícias, comunicados, press release). 

Contexto



Acessar diariamente Portal para ler notícias e ver os aniversariantes. Fazer reserva de sala de reunião e veículos. Quer Acompanhar semanalmente relatório de vendas e ações de marketing. 



Interesses



•

•

Sônia Dias 33 anos Coordenadora de RH São Paulo, SP Trabalha a menos de 1 ano na empresa, mas possui 8 anos de experiência em RH. Participa de grupos de discussão sobre RH. Costuma viajar trimestralmente pelas filiais. 





Quer analisar “sentimento e percepção” dos colaboradores sobre a organização. Comunicar ações estratégicas (conferência) e avisos internos. Realizar Pesquisas de Satisfação e Clima. 





Roberto Azevedo 49 anos Diretor Executivo Belo Horizonte, MG É um workaholic , trabalha em média 12h por dia. É palestrante reconhecido em painéis e congressos sobre economia e gestão. Usa apenas Tablet e smartphone. Acompanhar diariamente execução do Portfólio de Projetos Acessar a qualquer momento as Atas do Conselho de Administração da Cia. Verificar diariamente a agenda de reuniões e compromissos. 











Planejamento de capacidade: o

Pré-requisitos (Hardware e Software)

o

Ambiente (Local, Hospedado ou Nuvem). Requer Alta-Disponibilidade?

o

Quantidade de Usuários

o

Capacidade de Armazenamento Requerido (12 meses à 36 meses).

o

Percentual de Uso e Colaboração diária dos usuários (previsão)

o

Capacidade de Link de acesso entre usuários e Portal?

o

Nível de Colaboração (Arquivos, Formulários, Acesso): Leve, Médio e Pesado

Requisitos Funcionais e Integrações

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•

Matriz de Responsabilidades (Exemplo) ENTREGÁVEIS Relatório de

 Assessment 

Patrocinador do Projeto

Gestor do Projeto

Equipe do Projeto

Parceiro Especializado

Fabricante do Produto

C

A

I

R

-

R

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C

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Seleção de C Tecnologia Seleção de C Parceiro Cronograma e A Orçamento Aquisições A Necessárias Plano do C Projeto Protótipo C Visual Treinamento I e Capacitação Portal (Versão I Beta) Homologação C Portal Elaboração de I Conteúdo Problema no I Produto R – Responsável pelo entregável A – Aprova a entregável C – Consultada sobre o entregável I – Informada sobre o entregável •

Diretrizes de Criação (linguagem, conceito visual e arquitetura de informação) e Definição de recursos estratégicos para interação, engajamento e reconhecimento organizacional, como: o

Gamificação (técnicas e mecânicas de jogos para enriquecer contextos diversos, como, por exemplo, premiações e reconhecimentos por contribuições e colaborações)

o

Rede Social Corporativa

o

TV Corporativa

o

Comunidades Corporativas – Grupos de Idéias Inovadoras

•

Cronograma e Orçamento

•

Visão Geral (alto nível) Ciclo de Vida do Produto

O encerramentos desta fase, conclui o planejamento do Projeto e estabelece um marco para a execução do projeto, como veremos a seguir.

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Esta fase inicia o processo de concepção da interface da Intranet. É a ponta do iceberg , é tudo que seu cliente conhece. Você pode utilizar o Design nativo da solução ou personalizar conforme necessidades e resultados esperados por sua Organização. Principais Atividades:

Design

•

Desenvolver UX ( User Experience), AI – Arquitetura de Informação, e Wireframes

•

Desenvolvimento do Design Visual

Principais Entregáveis: •

Arquitetura Visual (Mockups)

•

Arquivos Fonte: PSD/PNG, HTML, CSS e Java Scripts

•

Projeto Visual (Prototipação Visual)

O processo de Requisitos de Conteúdo, Arquitetura da Informação, Design da Informação/Navegação e Design Visual do seu Portal de Intranet, serve para que você não perca tempo e dinheiro desenvolvendo uma solução que não vai agradar o seu cliente.

Fonte: http://www.jjg.net/elements/translations/elements_pt.pdf 

Independente do seu sistema possuir a melhor regra de negócio, a melhor e mais dinâmica estrutura de execução, as melhores funcionalidades e recursos, ou o mais seguro dos algoritmos, se ele interagir com uma Design Visual ruim, esteticamente desagradável, que atrapalha mais do que ajuda, é muito provável que os resultados esperados não sejam atingidos.

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1. Proposta de Experiência (UX – User Experience) É importante que o Design seja verdadeiramente centrado no usuário. Todo projeto tem um público alvo a atingir. A proposta de experiência do usuário (UX) deve estar alinhada com as necessidades e objetivos do projeto. Um projeto de Concepção do Design, dependendo do nível do projeto e das necessidades do cliente, poderá ter vários entregáveis, como alguns relacionados a seguir: 1.1 Arquitetura da informação A Arquitetura da Informação é uma estrutura hierarquizada de informações,

conteúdos e funcionalidades de forma clara e direta, com objetivo de facilitar ao máximo a navegação dos públicos/usuários e fazer com que ele encontre rapidamente o que necessita. 1.2 Wireframe É a planta baixa do site, seu esqueleto. O resultado de

pesquisas onde pode ser encontrados todos os elementos em cada tela e suas disposições e orientações. O intuito é mostrar a hierarquia das informações, das telas e o fluxo de navegação. 1.3 Protótipo Visual É uma variação dos wireframes, mas com links e

interações entre as telas. Você pode clicar e navegar entre elas, como se estivesse navegando no produto final. Pode ser usado com diversos objetivos: desde ser exibido em um teste de usabilidade até fazer com que o público interno do projeto (desenvolvedores, gerentes de projeto, designers, clientes) visualizem mais facilmente como determinada peça vai funcionar. 1.4 Documento de taxonomia É a forma de classificação do conteúdo, com uma estrutura de organização

hierarquizada. Normalmente orientada pela arquitetura de informação. Auxilia na organização, lógica de navegação e pesquisa. Ex: Tecnologia > Informática > Software > Antivírus.

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Discover

É a fase de Desenvolvimento, de materializar as idéias e o planejamento. Independentemente do porte da Intranet que estamos construindo e da metodologia de

Dene

gerenciamento de desenvolvimento (PMBOK, RUP, SCRUM, XP, etc.), exige-se uma boa gestão e coordenação das atividades.

Design Develop Deploy Measure & Maintain

Principais Atividades: •

Instalação e Configuração dos Ambientes (Homologação e Produção)

•

Codificação Front-End 

•

Desenvolvimento das Integrações com Sistemas e Serviços

•

Desenvolvimento das funcionalidades

Principais Entregáveis: •

Documentação de Instalação e Configuração.

•

Portal (versão Alfa)

•

Plano de Testes

Normalmente os  frameworks de Portal, demandam algum nível de instalação, configuração e parametrização. É importante que este processo seja documentado, pois futuramente em alguma manutenção e/ou migração, estas informações poderão ser valiosas. Um boa prática (mundo ideal) para projetos de desenvolvimento, é ter um ambiente de Desenvolvimento, Homologação e Produção, cada um com papel claro e definido. Nesta fase há um esforço concentrado em “codificação e programação” da Intranet, no ambiente de Desenvolvimento (caso exista), na linguagem de programação do framework do portal. Algumas plataformas de Portal possuem menos necessidades de desenvolvimento por entregarem um conjunto maior de componentes que podem ser reutilizados. O principal entregável desta fase é uma versão alfa do Portal de Intranet, no ambiente de Homologação (caso exista), para validar as principais regras de negócio e lógicas de uso. Assim que concluído esta fase, o produto será implementado ( deploy ) no ambiente de Produção

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Discover

É a fase de Implementação  do Portal e seu conjunto de recursos e funcionalidades desenvolvidos.

Dene Design Develop

Principais Atividades: •

Implementação dos Desenvolvimentos

•

Execução do Plano de Testes

•

Correção de Bugs

•

Treinamento (Colaboradores e Administradores)

•

Publicação de Conteúdo

Principais Entregáveis:

Deploy Measure & Maintain

•

Portal (versão Beta)

•

Material de Treinamento dos Colaboradores e Administradores

Nesta fase, recomenda-se executar um Plano de Testes e corrigir bugs e possíveis falhas visuais e de segurança da solução. Será entregue um versão beta  do Portal de Intranet, para que seja feito o devido treinamento direcionado, aos principais colaboradores (setores-chave) e administradores do ambiente. Normalmente estes treinamentos são rápidos, incluindo material de apoio e de referência. É importante também neste momento estruturar uma equipe de suporte, a fim de sanar qualquer dúvida ou problema quando estiver em operação. Devidamente treinados, inicia-se a fase de Publicação do Conteúdo. Dependendo do porte da organização e da Intranet, esta fase pode levar um alguns dias e semanas. É comum que ocorra um volume grande na migração de arquivos de documentos, que tipicamente estão armazenados em um servidor de arquivos compartilhado, ou até mesmo em computadores pessoais.

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Discover

O lançamento de um produto é um fator crítico de sucesso. Problemas no lançamento do produto, pode gerar uma grande frustração em todo o bom trabalho que foi desenvolvido

Dene

até então. Esta fase Medição e Manutenção visa analisar criticamente o produto para evitar possíveis

Design Develop

danos e resguardar todos os investimentos feitos até então. Principais Atividades: •

Deploy •

Measure & Maintain

Plano Piloto: o

Teste de Carga

o

Análise de Performance e Segurança

o

Ajustes e Manutenções

Operação: o

Promover: Atração > Experiência > Engajamento

Principais Entregáveis: •

•

Indicadores de Avaliação: o

Monitoramento

o

Resultados Alcançados x Resultados Esperados

Relatório de Lições Aprendidas e Melhorias para o Próximo Ciclo

Um boa prática é “rodar um plano piloto” com alguma área ou pessoas chaves, para analisar e medir testes de carga, performance e segurança. Se os resultados estiverem dentro das expectativas estabelecidas, parabéns! É agendar o Lançamento e Promover a Intranet. Caso contrário, ainda é momento para ajustes e manutenções. 1. Promover, Monitorar, Analisar e Melhorar:

 Atração

Experiência

Engajamento

1.1 Atração:

a. Sugestão: Evento de Lançamento Promover um evento de lançamento é uma boa estratégia para Atrair e Construir expectativas entre a empresa e colaboradores, com objetivos de incentivar a adoção de uso e também apresentar próximos passos e ciclos do produto.

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b. Métricas de Uso: % Novas Visitas, % Visitantes Recorrentes, % Visitas por Região e/ou Cidade. c. Métricas de Benefícios: % Usuários Ativos, Taxa de Interação e Colaboração, Qtd. Suporte Técnico, Qtd. Buscas. 1.2 Experiência:

a. Sugestão: Análise de Heurística: A análise heurística, é uma técnica bem objetiva usada para avaliar a usabilidade de um projeto existente junto aos usuários, baseado nas melhores práticas da experiência do usuário. Existem várias heurísticas, e cabe a cada projeto sua devida ponderação e bom senso. A comumente utilizada é a de Jakob Nielsen 4. Listamos a seguir alguns critérios que podem ser utilizados para avaliação: i. Linguagem Adequada ii. Estética e minimalismo iii. Controle de Erros iv. Ajuda e documentação v. Feedback vi. Reconhecimento vii. Flexibilidade e eficiência viii. Liberdade e controle do usuário O objetivo principal é Identificar, Monitorar e Reduzir os Obstáculos de Experiência do Usuário. Esta análise também contribui para Aprender com os usuário e descobrir melhores práticas de uso. b. Métricas de Uso: Tempo de Navegação, Taxa de Rejeição, Qtd. Páginas Visualizadas/Visitante. c. Métricas de Benefícios: % Usuários Ativos, Taxa de Interação e Colaboração, Qtd. Suporte Técnico, Qtd. Buscas. 1.3 Engajamento:

a. Sugestão: Dê voz aos usuários e reconheça

4

http://www.nngroup.com/articles/ten-usability-heuristics/

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Fazer com que o usuário seja mais produtivo e colaborativo na Intranet é necessário promover um engajamento. Não basta entregar um conjunto de ferramentas e diga: USE! Promova espaços pessoais, comunidades, rede social e reconheça ( gamification) o trabalho e o comportamento dele. Faça com que ele se sinta dono e parceiro. b. Métricas de Uso: Profundidade de uso, Duração média dos acessos, Recursos mais utilizados. c. Métricas de Benefícios: % Usuários Ativos, Taxa de Interação e Colaboração, Qtd. Suporte Técnico, Qtd. Buscas. 2. Lições Aprendidas e Ciclo de Melhorias: Lições Aprendidas é “o conhecimento adquirido durante o projeto, que mostra como os eventos do projeto foram abordados ou devem ser tratados no futuro com o objetivo de melhorar o desempenho” (PMBOK 5ª Ed.). Elas devem servir tanto de avaliação do Projeto, quanto na operação. Muitas das melhorias contribuirão para os próximos ciclos de evolução do produto.

Enfim, é tempo de avaliar este primeiro ciclo, estabilizar as operações e planejar as próximas necessidades.

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Que uma Intranet pode ajudar uma empresa em inúmeros aspectos, já é sabido. Entretanto, existem alguns fatores para os quais se deve dar uma atenção especial, pois caso contrário, podem fazer com que o projeto falhe. 1. Falta de equilíbrio entre Tecnologia e Estratégia A tecnologia é, na verdade, apenas complemento da estratégia. Se o projeto é realizad o sem nenhuma estratégia, independentemente da tecnologia utilizada, está fadado ao fracasso. Por outro lado, baixo nível de conhecimento da tecnologia e framework de portal a ser usado, poderá levar a uma sobrecarga de customizações, acarretando em esforço de desenvolvimento e administração. 2. Falta de objetivos claros de negócio Toda intranet deve ter um porquê, uma razão para existir. Se a intranet não tem um objetivo e proposito claro, acaba saindo algo que, na verdade, não resolve problema algum e, por consequência, ninguém utiliza. 3. Querer incluir milhões de funcionalidades O foco de toda funcionalidade em uma intranet deve ser resolver um problema claro. Colocar funcionalidades que não resolvem problemas pode acabar gerando dores de cabeça. Tendo muitas necessidades é importante trabalhar um projeto em ciclos. 4. Falta de Conteúdo relevante e Informações desatualizadas Em um mundo onde as informações “borbulham” a todo momento, se as informações que os usuários necessitam não estão atualizadas, é natural que tenham que buscá-las em outro lugar que não a intranet. Caso isso seja algo frequente, essa busca alternativa pode acabar se tornando a primeira opção. 5. Desorganização e pesquisa ruim Se por alguma razão um usuário não consegue localizar os documentos que necessita para realizar seu trabalho, a tendência é que ele queira evitar ess a armadilha e acabe resolvendo o problema à sua maneira, como manter os arquivos que precisa em seu computador pessoal.

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6. Colaboração Ineficiente Colaboração é um dos principais pilares de qualquer intranet. Uma vez que, por alguma razão, a colaboração não seja algo eficiente, os usuários tendem a resolver esse problema por meio de outras ferramentas como, por exemplo, o e-mail. 7. Não se ater aos problemas dos usuários É importante que, durante o processo de implantação da intranet, sejam recolhidos feedbacks de quem a utiliza diariamente. Não notar os problemas dos usuários pode gerar outros problemas, como a adoção de outras ferramentas para realizar seu trabalho de forma mais eficiente. 8. Orçamento inadequado Guardado as devidas proporções, é importante que os projetos de implantação de Portal Corporativo (Intranet), possam ter níveis de prioridade e importância nas empresas, tanto quanto de um projeto de um ERP (Sistema de Gestão da Empresa). 9. Pela falta de um Bom Projeto Um projeto mal elaborado pode ser (e possivelmente será) o mai or dos problemas de uma Intranet. Ainda que pareça que as coisas estão fluindo mais rápido, tal descuido pode gerar retrabalhos nas mais diversas áreas, como em design, tecnologias utilizadas, desenvolvimento, permissões, entre outros. 10. Gerenciamento de Configuração Quando há vários papéis e pessoas envolvidas nas operações, é importante um bom alinhamento de responsabilidades e permissões de acesso. Permitir muitos pessoas com permissões elevadas (Controle Total) no ambiente, podem gerar falta de controle e administração do ambiente, e possivelmente ocorrer incidentes e desastres .

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Estamos vivendo grandes transformações mundiais com a presença da tecnologia em nosso dia-a-dia. Estamos vendo a “consumerização” das Tecnologias da Informação com Tablets e Smartphones em todos os níveis sociais e geográficos. O mundo corporativo está enfrentando o BYOD ( Bring Your Own Device ), termo usado para expressar cada vez mais o uso de dispositivos pessoais na execução de trabalhos da empresa, seja no próprio ambiente físico da organização ou remotamente.

Qual o futuro e tendências para tudo isto nas Organizações? As grandes empresas de tecnologia do mundo, estão se preparando para o conceito “Internet de todas as Coisas5” (Internet of Everythings), onde se prevê “tudo conectado”, como por exemplo Relógios, Óculos, TVs, Carros, Roupas, Monitor Cardíaco, Eletrodomésticos, etc. A CISCO, trabalha com a referência do ano de 2023 para a plenitude do conceito 6. Atualmente (2013), 99% do mundo ainda não está conectado. O mundo viverá a digitalização dos negócios e a inteligência da rede. Saltaremos de dez bilhões de conexões atualmente, para 50 bilhões em 2023. As corporações serão impactadas por estas novas demandas. Os portais de Intranet assumirão características e semelhanças em virtude destes novos comportamentos. Listamos a seguir alguns pontos que farão parte dos próximos anos: 1. Rede Social Embora ainda exista um certo "preconceito" quando se ouve falar de redes sociais em ambientes corporativos, muitas empresas já as têm utilizado a seu favor. Rede Social também deixou de ser considerado um modismo, é um comportamento social mundial

5 6

http://pt.wikipedia.org/wiki/Internet_das_Coisas http://crn.itweb.com.br/43824/ceo-da-cisco-digitalizacao-do-mundo-gera-oportunidade-us-14-tri/

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assumido por bilhões de pessoas. Além das Intranets, soluções como CRM, ERP, SCM e entre outros serão “sociais”. 2. TV Corporativa Apesar de revistas e jornais internos serem opções muito utilizadas no mundo corporativo para comunicar, informar e veicular notícias da empresa, aos poucos, eles vêm sendo substituídos pela TV corporativa. Essa tecnologia, além de reduzir o custo de comunicação com os funcionários, faz com que a disseminação da comunicação e cultura organizacional seja mais eficiente e dinâmica. Diferentemente da maneira tradicional, na TV corporativa, o acesso ao conteúdo disponibilizado pela empresa pode ser feito remotamente, privado ou não, permitindo que mesmo colaboradores externos tenham acesso a qualquer momento. 3. Plataforma de Inovação Inovar constantemente tem sido um dos requisitos para qualquer empresa que quer se manter no mercado. Porém, muitas empresas acabam deixando a prática em segundo plano, já que não dispõe de tempo ou recursos para investir. Diante desse cenário tão comum, escassez de tempo/recursos e necessidade de inovar, algumas empresas têm obtido ótimos resultados através da geração de ideias inovadoras de colaboradores das mais diversas áreas. Utilizando da "gamificação", os funcionários são estimulados a colaborar e dar sugestões em processos da empresa que, muitas vezes, deixavam passar despercebido. Enfim, esperamos que estas tendências possam estimular o planejamento e construção de sua Intranet.

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Vimos neste material que, embora exijam atenção a determinados pontos, Intranets são menos complexas do que parecem e, quando atreladas a um bom projeto e estratégias, podem trazer inúmeros benefícios para uma empresa. Dentre eles, podemos destacar colaboração, comunicação interna, gestão de conteúdo e integração de serviços. Entretanto, ainda que Intranets possam impactar positivamente no cenário de uma empresa, é importante ressaltar que, um estudo sobre as necessidades da empresa e onde/como a Intranet se encaixaria, é de extrema importância para o sucesso do projeto.

Pense Grande, Comece Pequeno e Aja Rapidamente.

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Este material conta com apoio do IIP –  Instituto Intranet Portal, uma associação sem fins lucrativos (ONG) que tem como missão a profissionalização e o fomento do mercado de Intranets e Portais no Brasil.

 A Westsoft  é uma empresa associada ao IIP.

Desenvolvemos diversas ações nesse sentido, como o Prêmio Intranet Portal, o Super Grand Prix e os workshops. Também oferecemos diversos serviços de consultoria, como Análise de Maturidade e Assessment, dentre outros. Isso sem falar no conteúdo aberto que você encontra e nosso site (http://www.intranetportal.org.br/ ) e nos nossos demais canais. Queremos estar ao seu lado, seja fornecendo informação qualificada, disseminando boas práticas, prestando serviços de alto nível e/ou contando com sua empresa como associada.  Junte-se a nós!

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