Dotacion de Personal

Universidad Tecnológica de Panamá Centro Regional de Chiriquí Facultad de Ingeniería Civil Licenciatura en Edificaciones Administración de Empresas Profesora: Alcynoe Contreras

Dotación de Personal Estudiantes: Dayana Araúz 4-752-2149 Jeyzlin Mata 770-1664 Dionel Aparicio 1-726-1852 Rey Sanjur 4-745-1543 Edgar Gómez 4-780-894

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Introducción Como las prácticas administrativas engloban diferentes aspectos que se toman en cuenta en las diferentes organizaciones desde las pequeñas hasta las más grandes ya sean empresas, instituciones u organizaciones, resaltando que estas pueden ofrecer diferentes productos o servicios. En estas organizaciones llega el momento en que deben tomar decisiones referentes a las mejoras de su entorno laboral, todo con el fin de que estas vallan avanzando al éxito día a día. Como es el caso de dotación de personal, que es el tema que se abarcara en este trabajo, con el fin de conocer en que consiste y como se pone en practica dentro de una organización. La dotación de personal en las diferentes organizaciones ya sean públicas o privadas es de vital importancia debido a que esto se enfoca a contar con personal capacitado, con destrezas necesarias para las diferentes labores que se realizan en la empresa o institución.

Dotación de personal Se refiere al proceso de reclutar, contratar, orientar, retener y despedir empleados. Dotar de personal es un término de recursos humanos; una dotación de personal interna se conduce dentro de una compañía por miembro del equipo de recursos humanos.

Una persona de recursos humanos a cargo de la dotación de personal debe evaluar las necesidades de la compañía como un todo, al igual que los departamentos individuales. La falta de personal y la sobre dotación de personal pueden dañar la línea final.

Objetivos de la dotación de personal Identificar el talento disponible dentro y fuera de la institución para plazas vacantes.

Garantizar la selección de los candidatos que mejor se adecuen al perfil del puesto a cubrir.

Responder ágilmente a las demandas de cobertura planteadas por las unidades de la institución. Garantizar la aplicación de los principios y políticas del Sistema de Gestación Integral de Recursos Humanos en aquellos procesos de promoción. Generar mayor satisfacción en los empleados que están en un puesto, en busca de una mejor relación entre capacidades e intereses de las personas y los puestos a ocupar. Contribuir en el buen desempeño institucional a través de la incorporación de personas aptas al puesto, que tengan la capacidad de realizar sus funciones con eficiencia y eficacia. Facilitar el proceso de adaptación, así como el sentido de permanencia e identificación con la institución, al personal de nuevo ingreso.

Principios de la dotación de personal  Igualdad: en este se enfatiza un trato igualitario y justo, sin discriminaciones por razón de raza o sexo, esto para todas las personas internas y externas, que podrán optar en igualdad de condiciones referente a los cargos en la institución.  Objetividad: explica que se basaran las acciones en la ley, en reglamentos en instrucciones de carácter general o especifico que reciban para la atención del cliente interno y externo.  Claridad y transparencia: indica que estarán obligados a cumplir y velar por el cumplimento de las normas éticas y aquellos procedimientos relacionados con las mimas.

PROCESO DE DOTACIÓN DE PERSONAL

1.

Reclutamiento

2. Selección

3. Contratación

4. Inducción

1. RECLUTAMIENTO. Se llama reclutamiento el proceso de identificar e interesar a candidatos capacitados para llenar las vacantes de la organización. El proceso de reclutamiento se inicia can la búsqueda de candidatos y termina cuando se recibe las solicitudes de empleo. Este proceso permite adquirir un conjunto de solicitantes de trabajo, del cual se seleccionará después a los nuevos empleados.

Medios de Reclutamiento: Son las formas o conductos a través de los cuales llegamos a los candidatos para atraerlos. Fuentes de Reclutamiento: Son aquellos lugares físicos donde se encuentra el (o los) candidatos potencial (es).

Proceso de Reclutamiento de Personal

1. Identificación de las vacantes. Se pueden dar por las siguientes motivos: • • • • • • • • • • • • •

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Renuncia Puesto de nueva creación Transferencia Interna Jubilación Por ventas estacionales Despido Ascensos Fallecimiento Enfermedad profesional Maternidad Permisos Incremento de ventas Entre otras

. • 2. Recepción de la requisición de personal: Es la solicitud de suministro de personal para cubrir una vacante.

• 3. Buscar e identificar candidatos a través del empleo de fuentes y medios de reclutamiento.

. • 4. Atraer y captar candidatos utilizando dichas fuentes y medios de reclutamiento.

• 5. Recepción de solicitudes de empleo

Canales de Reclutamiento Interno

Programas de promoción de información sobre vacantes: los departamentos de personal participan en el proceso de promover y transferir el personal de la compañía mediante programas de información sobre vacantes, a través de los cuales se informa a los empleados que vacantes existen y cuáles son los requisitos para llenarlos, y se invita a los que cubren para que soliciten el puesto.

Empleados que se retiran: una fuente de candidatos que a menudo se ignora es la que componen los empleados que se retiran de la empresa por diversas razones. 

Ventajas del Reclutamiento Interno  Presenta mayor índice de validez y de seguridad, puesto que ya se conoce al candidato, al cual se le evaluó durante cierto período.  Desarrolla un sano espíritu de competencia entre el personal, teniendo presente que las oportunidades se ofrecerán a quienes realmente demuestren condiciones para merecerlas. Desventajas del Reclutamiento Interno  Si la organización realmente no ofrece oportunidades de progreso en el momento adecuado, se corre el riesgo de frustrar a los empleados en su potencial y en sus ambiciones, causando diversas consecuencias, como apatía, desinterés, o el retiro de la

Ventajas del Reclutamiento Interno  Es más económico para la organización, pues evita gastos de aviso de prensa u honorarios de empresas de reclutamiento, costo de recepción de candidatos, de admisión, de integración de nuevos empleados, etc.   Es más rápido, dependiendo de la posibilidad de que el empleado se transfiera o se ascienda de inmediato.  Presenta mayor índice de validez y de seguridad, puesto que ya se conoce al candidato, al cual se le evaluó durante cierto período.  Es una poderosa fuente de motivación para los empleados, pues éstos vislumbran la posibilidad de progreso dentro de la organización.  Es una poderosa fuente de motivación para los empleados, pues éstos vislumbran la posibilidad de progreso dentro de la organización.

  CANALES PARA EL RECLUTAMIENTO EXTERNO:    Espontáneos: la práctica más común es la de la persona que llena un formulario de solicitud de empleado para determinar sus intereses y habilidades. Las solicitudes que se consideran interesantes se mantienen en un expediente hasta que se presente una vacante o hasta que una solicitud es tan antigua que pierda su validez.  Referencia de otros empleados: es posible que los actuales empleados de la organización refiera a ciertas personas al departamento de recursos humanos.    Publicidad: diversos medios de comunicación masiva permiten dar publicidad a la necesidad de una empresa de llenar una vacante. Un aviso de empleo describe el puesto y las prestaciones, identifica a la compañía y proporciona datos cerca de cómo solicitar el trabajo.  Agencias privadas: estas compañías funcionan a manera de puentes entre las vacantes que sus clientes corporativos les comunican periódicamente y los candidatos que obtienen mediante publicidad y ofertas espontáneos.

 Compañías  de  ubicación  de  profesionales: operando a un nivel más especializado que la agencias, estas compañías solo contratan a personas de determinados campos específicos a cambio de un pago cubierto por la compañía contratante.  Instituciones educativas: las universidades, las escuelas técnicas y otras instituciones académicas constituyen una buena fuente de candidatos jóvenes, que con frecuencia tienen expectativas moderadas en lo tocante a compensación inicial.  Asociaciones  profesionales: numerosas asociaciones profesionales tienen entre sus objetivos primordiales la promoción del pleno empleo entre sus integrantes y en consecuencia ponen en práctica programas para lograrlos.  Agencia  de  empleos  temporales: las agencias de empleos temporales proporcionan o “prestan” trabajadores adicionales a la organización. En ocasiones este tipo de empleado sólo requiere un corto aviso y sus servicios pueden ser esenciales.  Feria de trabajo: una técnica innovadora y hasta cierto punto poco aprovechada es la de impulsar la participación de la empresa en las ferias o exposiciones de oportunidades laborales que se organizan en determinadas comunidades o industrias.   

Ventajas

 Generalmente tarda más que el reclutamiento interno.   Es más costoso y exige gastos inmediatos con anuncios de prensa, honorarios de agencias de reclutamiento, etc. 

Desventajas

 Trae nuevas experiencias en la organización, la entrada de recursos humanos ocasiona siempre una importación de ideas nuevas y diferentes enfoques acerca de los problemas internos de la compañía. Con el reclutamiento externo, la organización como sistema se mantiene actualizado con respecto al ambiente externo y de lo que ocurre en otros negocios.   Renueva y enriquece los recursos humanos de la organización sobre todo cuando la política consiste en recibir personal que tenga idoneidad igual o mayor que la existente en la empresa. 

 

Ventajas

 Es menos seguro que el reclutamiento interno, ya que los candidatos externos son desconocidos y provienen de orígenes y trayectorias profesionales que la empresa no está en condiciones de verificar con exactitud. A pesar de las técnicas de selección y de los pronósticos presentados, las empresas por lo general dan ingreso al personal mediante un contrato que estipula un período de prueba, precisamente para tener garantía frente a la relativa inseguridad del proceso. 

Desventajas

 Aprovecha las inversiones en preparación y en desarrollo de personal efectuadas por otras empresas o por los propios candidatos. Esto no significa que la compañía deje de hacer esas inversiones de ahí en adelante sin embargo muchas organizaciones prefieren reclutar externamente y pagar salarios más elevados, precisamente para evitar gastos adicionales de entrenamiento, capacitación o desarrollo y obtener resultados de desempeño a corto plazo. 

2. SELECCIÓN Consiste en una serie de pasos específicos que se emplean para decidir que solicitantes deben ser contratados. El proceso comienza en el momento en que una persona solicita un empleo y termina cuando se tomó la decisión de contratar a uno de los solicitantes. El proceso de seleccione no es un fin en sí mismo; es un medio para que la organización logre sus objetivos. Como es obvio la empresa impondrá determinados límites Algunos aspectos que se revisan en esta etapa, y que ayudan a decidir cuál es la persona que se debe de seleccionar son: INSTRUMENTOS DE EVALUACIÓN:  Solicitud de empleo: consiste en un formato en el cual se piden diversos datos demográficos: nombre, domicilio, teléfono, escolaridad, empleos anteriores, etc.  Currículum vitae (camino o carrera de la vida): es un documento en el cual, además de los datos de rigor de una solicitud, comúnmente se incluyen otros aspectos de trascendencia: responsabilidades y logros principales en los puestos ocupados, razones de cambio de trabajo, posición en el organigrama del propio puesto t del inmediato superior, etc.

Proceso de selección 1. Entrevista con el reclutador: para conocer su perfil y determinar si es un candidato potencial para ocupar la vacante.

2. Aplicación de pruebas psicométricas: si el candidato cumple con el perfil, el reclutador da seguimiento al proceso con la aplicación de pruebas psicométricas. 3. Referencias personales y laborales: se procede a realizar la investigación de referencias laborales y personales, con las cuales obtendremos información importante sobre su historial laboral, de acuerdo a estos resultados se continuará con el proceso y es parte importante para la selección del candidato idóneo. 4. Estudio socioeconómico: algunas empresas recurren a la aplicación de estudios socioeconómicos, una vez concluidas las referencias el siguiente paso es la aplicación de este, con lo cual se pretende conocer al candidato en su espacio, y un poco más de cerca a él y a su familia.

1. Preparación: La entrevista no debe ser improvisada. Tendrá un tiempo definido y requiere cierta preparación o plantación. Que determina los siguientes aspectos: * Los objetivos específicos de la entrevista * El tipo de entrevista * Lectura preliminar del curriculum 3. Desarrollo de la entrevista: La entrevista propiamente dicha es la etapa fundamental del proceso en que se obtiene la información que ambos, entrevistador y entrevistado desean. El proceso de la entrevista debe tener en cuenta dos aspectos que son: * Contenido de la entrevista * Comportamiento del candidato

Fases de la entrevista de selección

4. Terminación de la entrevista

2. Ambiente: Paso que merece un realce especial para neutralizar los posibles ruidos o interferencias externas que puedan perjudicar la entrevista. El ambiente del que hablamos es de dos tipos: * Físico * Psicológico

5. Evaluación del candidato

Tipos de Ítems Utilizados en la Elaboración de las Pruebas Los distintos tipos de ítems utilizados en la elaboración de las pruebas son: 1. Pruebas tradicionales: Pueden ser improvisadas, pues no exigen planeación. Abarcan un número menor de preguntas porque requieren respuestas largas, explicativas y demoradas. Miden la profundidad de los conocimientos. 2. Pruebas objetivas: Estructuradas en forma de exámenes objetivos, cuya aplicación y corrección son fáciles y rápidas. Las pruebas objetivas, también denominadas test, implican una planeación cuidadosa para transformar las preguntas tradicionales en ítems de pruebas. Los principales ítems son:  Test de alternativas simples (Verdadero, falso, si- no)  Test con espacios abiertos para completar  Test de selección múltiple: Con 3. 4 o 5 alternativas de respuesta a cada pregunta para reducir la posibilidad de acierto al azar.  Test de ordenamiento o apareamiento: Ejemplo en una columna los países y en la otra columna su capital en desorden, el candidato debe ordenarlas. 3. Pruebas Mixtas: Utilizan preguntas tradicionales e ítems en forma de test.

Evaluación de los Resultados de la Selección de Personal Para medir la eficiencia del proceso, deberá establecerse la siguiente estructura de costos, la cual permite un análisis adecuado: 

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Costos de personal: Incluye el personal que administra los procesos de provisión de personal, sus salarios y beneficios sociales, así como el tiempo de personal de línea (los gerentes y sus equipos) aplicado en las entrevistas con los candidatos. Costos de operación: Incluyen llamadas telefónicas, telegramas correspondencia, honorarios de profesionales y de servicios involucrados. Costos adicionales: Puede ser Software, equipos, instalaciones, etc.

Selección del Candidato Concluido el proceso de selección y si este ha sido satisfactorio se procede a informar al candidato sobre el resultado y se coordina una cita con él para realizar la contratación inmediata. En caso de que existieran dos o más candidatos con un resultado satisfactorio, el reclutador y el jefe inmediato realizaran un análisis entre los candidatos para elegir a uno de ellos.

3. CONTRATACIÓN. La relación de trabajo se establece formalmente por medio del contrato de trabajo, cumpliéndose así lo dispuesto en la legislación vigente. Este contrato de trabajo permite determinar las responsabilidades y derechos tanto de los trabajadores como de la organización. La función de contratación se relaciona íntimamente con el departamento de personal y con frecuencia constituye la razón esencial de su existencia por que el proceso de selección tiene importancia radical en la administración de recursos humanos.

Durante esta etapa se verifican los siguientes aspectos:  Afiliación a las instituciones de seguridad social: Es necesario que, junto con el contrato de trabajo, el nuevo miembro firme su hoja de registro de incorporación a las instituciones respectivas.  Registros: El número y diseño de registros del personal debe realizarse de acuerdo con las necesidades de cada organización; es por ello que solo se hace una breve mención de dos registros.  Expediente:  se integra con todos aquellos documentos que formen el historial del trabajador en la organización; estará compuesto con una carpeta con su solicitud de empleo, copia del contrato de trabajo, avisos de alta en sindicatos, al seguro social, al Registro Federal de Causantes, los aumentos de sueldo, evaluación del desempeño, amonestaciones, etc.  Hoja de servicio: el fin que se busca es contar con un registro en el cual puedan incluirse en un resumen claro los datos más importantes acerca del trabajador en lo tocante a detalles personales: escolaridad, antecedentes de trabajo, promociones y transferencias; evaluaciones del desempeño y control de asistencias; capacitación y desarrollo, separación de la empresa; es decir un resumen de todo lo que aparezca en su expediente.

4. Inducción Es informar a los respecto a todos los nuevos elementos, estableciendo planes y programas, con el objetivo de acelerar la integración del individuo en el menor tiempo posible al puesto, al jefe y a la organización. En el cual el nuevo trabajador debe conocer todos los aspectos sobre la empresa, para realizar sus labores de manera satisfactoria. Hay dos tipos de Inducción: Genérica Especifica.

Además la Inducción puede ser Formal Informal

Proceso de Inducción

Primera Etapa: BIENVENIDA.

Tiene como finalidad el recibimiento de los nuevos trabajadores, dándoles la bienvenida a la organización, donde el Departamento de Recursos Humanos realiza diferentes actividades. Tercera Etapa: EVALUACIÓN Y SEGUIMIENTO. El propósito de esta etapa es garantizar un desarrollo adecuado del Programa de Inducción, retroalimentar el programa y realizar ajustes. En esta fase se evalúan los resultados obtenidos, con la aplicación de la Evaluación de Formaciones y Seguimiento a la Inducción y Entrenamiento, a fin de aplicar los correctivos

Segunda Etapa: INTRODUCCION A LA ORGANIZACIÓN. En esta etapa se suministra al nuevo trabajador información general de la organización, para así facilitar la integración en la organización. Cuarta Etapa: PROCESO DE ENSEÑANSA. Se realizara de tal forma que se sigan los siguientes pasos: 1. Indagar y preparar al trabajador 2. Demostrar las tareas que tiene que realizar 3. Ensayar la ejecución de las operaciones 4. Hacer seguimiento y comprobar si logró los objetivos 5. Estimular la participación