Dosar de Negociere

Numele părţii reprezentate:____________________________________________________ _

Dosar de negociere ETAPA DE PRENEGOCIERE

4/17/2013

Echipa de negociere:................................................................................................... 3 Atribuţiile membrilor echipei de negociere:.............................................................3 Mandatul echipei de negociere................................................................................... 4 Descrierea poziţiei....................................................................................................... 4 Informaţii despre echipa de negociere parteneră.......................................................6 Strategia propusă de negociatori................................................................................ 6 Tehnici de negociere propuse de negociatori..............................................................6 Tactici de negociere propuse de negociatori...............................................................6 Anexa 1 – Strategii acceptate în cazul nostru de negociere........................................7 Anexa 2: Tehnici acceptate în cazul nostru de negociere...........................................9

Page16

Anexa 3: Tactici acceptate în cazul nostru de negociere..........................................12

Echipa de negociere: Funcţia în echipă

Prenume, NUME

Negociator-şef Negociatorasistent Purtător de cuvânt Documentarist Observator Manager/Evaluat or

Atribuţiile membrilor echipei de negociere: 1. Negociatorul-şef a. Alege strategia de negociere b. Alege tacticile de negociere c. Stabileşte pachetul de concesii ale echipei în timpul negocierilor. (se consultă cu managerul) d. Prezintă poziţia propriei echipe de negociere 2. Negociatorul-asistent a. Negociază cu echipa partenerilor de negociere principiile de desfăşurare a negocierii b. Dezvoltă argumentele echipei de negociere c. Participă la negocieri, pe baza tacticilor convenite cu negociatorul-şef 3. Purtătorul de cuvânt: a. Asigură dialogul dintre negociatorii echipei şi manager şi documentarist

c. Participă, împreună cu negociatorul-asistent la stabilirea principiilor de negociere cu echipa parteneră 4. Documentaristul:

Page16

b. Asistă la negocieri

a. Aduce informaţii cu privire la partea adversă b. Face analize de piaţă c. Aduce argumente pentru consolidarea poziţiei propriei echipe în cadrul negocierilor (conlucrează cu negociatorul asistent şi cu negociatorulşef) 5. Observatorul: a. Analizează prestaţia echipei proprii de negociere b. Participă la discuţiile finale privind modul în care s-au desfăşurat negocierile 6. Managerul/Evaluator: a. Fixează mandatul negociatorilor b. Comunică cu echipa de negociere prin purtătorul de cuvânt, iar în caz de urgenţă direct cu negociatorii c. Evaluează rezultatul negocierilor

Mandatul echipei de negociere Se stabileşte de către manager. Obiectivele sunt analizate împreună cu negociatorii. Tipul de obiective Ţintă Maxim Minim

Descriere

Argumentarea alegerea obiectitului

Descrierea poziţiei

Interesele propriei companii (doar o enumerare)

1. 2. 3.

Page16

Descrierea ofertei (max. 200 de cuvinte)

1. 2. 3. 4.

Puncte slabe ale companiei (doar o enumerare)

1. 2. 3. 4.

Page16

Puncte tari ale companiei (doar o enumerare)

Informaţii despre echipa de negociere parteneră Date despre oferta/cererea lor Date privind interesul lor Date privind negociatorul Identitficarea punctelor tari/slabe1

Strategia propusă de negociatori Strategia2

Argumentarea alegerii

Tehnici de negociere propuse de negociatori Tehnica3

Argumentarea alegerii

Tactici de negociere propuse de negociatori Tactica4

Argumentarea alegerii

1

Se completează înainte de începerea negocierii, dar şi în timpul procesului negocierii propriu-zise Vezi Anexa 1. Pot fi alese mai multe strategii pe parcursul negocierii 3 Vezi Anexa 2. Pot fi alese mai multe tehnici pe parcursul negocierii, dar aveţi grijă să fie corelate cu strategia aleasă 4 Vezi Anexa 3. Pot fi alese mai multe tactici pe parcursul negocierii, dar aveţi grijă să fie corelate cu strategia şi tehnicile alese

Page16

2

Anexa 1 – Strategii acceptate în cazul nostru de negociere Abţinerea are ca scop atingerea profitului maximal, cu asumarea riscului maximal. •

abţinerea în luarea deciziei pentru încheierea tranzacţiei de afaceri se bazează pe răbdare, curaj, informare operativă, prezenţă permanentă pe piaţă.

Limita este adoptată de negociatorul puternic, care are mai multe oportunităţi de cumpărare sau de vânzare. •

negociatorul îşi propune să exercite presiuni asupra partenerului de negociere, invocând presiunea timpului stabilit anterior pentru negocieri. o

•

Limitarea timpului de desfăşurare a negocierilor determină presiuni psihologice şi asupra echipei care recurge la această strategie, ajungându-se la efecte negative, care îndeamnă la concesii.

Pentru combaterea acestei strategii, metoda cea mai eficienta constă în neacceptarea ei, cu riscul pierderii negocierii respective.

Surpriza este strategia negociatorului bine informat şi rafinat, care îşi propune să complice negocierile, imprimându-le o totală lipsa de flexibilitate. •

El mizează fie pe lipsa de documentare a partenerului cu privire la conjunctura cararcteristică şi accesibilă, fie pe trecerea timpului într-o perioadă de conjunctură foarte agitată, cu tendinţa de a dezavantaja.

•

Surpriza constă în schimbarea atitudinii într-un moment neaşteptat de oponent.

Simulacrul are la bază un set de neadevăruri cu privire la marile oportunităţile pe care le are strategul în cauza de a vinde sau de a cumpăra marfa aflată în negociere. •

Dacă este vânzator, el va strânge pseudo-argumente care să demonstreze că marfa lui este foarte solicitată, că cererea depăşeşte substanţial oferta, că are cereri importante neonorate, dar el doreşte

să dea prioritate unor relaţii tradiţionale. Toate acestea au în vedere obţierea unui preţ mai bun. Retragerea este strategia pe care vânzatorul sau cumpărătorul o aplică în faza finală a negocierilor, urmărind sporirea la maximum a avantajului său. •

Negociatorul respectiv porneşte de la premisa că partenerul său este deosebit de interesat în încheierea tranzacţiei în curs de negociere şi din motive nefundamentate adoptă o pozitie intransigentă.

•

Negociatorul în cauză anunţă că echipa sa se retrage din negocieri pentru o perioadă definită sau nedefinită pentru a mai reflecta, având în vedere şi posibilităţile de negociere cu alte firme, potenţiale şi interesate.

•

Prin această strategie, negociatorul poate pierde negocierea, dar de cele mai multe ori, partenerul îşi flexibilizeaza poziţia şi începe să propună concesii.

Salamul tăiat este o strategie raţională, bazată pe rafinament şi diplomaţie, negociatorul acţionând în mod ponderat, etalându-şi pretenţiile întro ordonare logică, fiecare pretenţie fiind de dimensiuni mici, care să nu genereze un şoc sau o descurajare în concepţia partenerului. Se are în vedere obţinerea de rezultate parţiale repetate, astfel încât avantajele succesive să duca în final la un câştig general. Asocierea presupune condiţionarea vânzarii sau cumpărării unor produse de alte produse, precum ş în asocierea vânzarii sau cumpărării de produse cu vânzarea sau cumpărărea de servicii.

Page16

Disocierea este opusă asocierii, adică produsul este discreditat, legându-l de persoane nepopulare sau care au cunoscut pierderi. În negociere, metoda poate fi folosită pentru discreditarea concurenţei.

Anexa 2: Tehnici acceptate în cazul nostru de negociere Tehnici de manipulare a timpului

Trecerea timpului.

Tehnica “bel ami” Scurtarea perioadei de negociere

Tehnici ale falselor concesii

Tehnica concesieilimită

•

poate fi folosită pentru a-l obişnui pe partener cu propunerile făcute, negocierile desfăşurându-se în mai multe etape • Această tehnică se aplică în următoarele ipostaze: o Tragerea de timp care uzează răbdarea partenerului; o Pauzele pot fi folosite în negociere pentru formularea unei noi strategii, pentru evaluarea progreselor realizate pâna în prezent, pentru a obţine informaţii etc. • se recomandă utilizarea acestei tehnici şi în situaţii de blocaj a negocierilor. • presupune formularea propriilor pretenţii cu multă precizie, la care partenerul este rugat să mai reflecteze, fără a da răspunsul pe loc. • impunerea sau existenţa unui moment-limită. • Această tehnică încearcă plasarea adversarului într-o poziţie de constrângere temporală şi acţională, făcându-l să creadă că trebuie să profite repede de o ocazie sau că trebuie să evite un pericol. •

negociatorul creează o falsă impresie cu privire la punctul său de rezistenţă

•

el face o concesie pe care o modifică treptat, până atinge o anumită limită pe care şi-o propusese anterior. Este posibil ca, înainte de a atinge limita propusă, partenerul să accepte propunerea

•

nu există nici o metoda pentru a afla în ce măsură concesia-limită a partenerului este reală sau falsă. În această situaţie, contracararea acestei tehnici determină partenerul de negociere să recurgă la examinarea motivelor care se află în spatele ofertei

şi nu a ofertei în sine.

Tehnica prafului în ochi

•

o analiză a situaţiei îl determină pe negociator să îsi fixeze patru soluţii, ierarhizate după propriul interes şi după şansele de acceptabilitate din partea partenerului. o

Treapta a patra – soluţe inacceptabilă pentru sine şi prezentată în mod caricatural, doar de formă;

o

Treapta a treia – soluţie nu foarte avantajoasă pentru sine, dar destul de avantajoasă pentru partener, care va fi adoptată doar în caz de repliere;

o

Treapta a doua – soluţie acceptabilă pentru sine şi, probabil, şi pentru partener;

o

Treapta întâi – soluţie ideală pentru sine, dar dificil de admis pentru partener.

•

Negociatorul prezintă la început treapta a patra, insistând asupra absurdităţii ei şi aratând că aceasta nu este nici realistă, nici echitabilă. Aceasta are efectul de a fixa câmpul de neciere pe care îl admiteţi, facilitând totodată argumentarea critică a celei de-a treia treaptă.

•

Prin contrast, se trece direct la treapta întâi,punând partenerul în defensivă, pentru ca în final, sa se propună treapta a doua ca ultim compromis.

•

Un negociator poate obţine manifestând o falsă dorinţă. o

un

avantaj

de

la

partener,

Spre exemplu, partenerul cere o concesie care nu are prea mare importanţă pentru negociator. Acesta nu i-o acordă imediat, ci supralicitează valoarea concesiei cerute.

•

Un lucru foarte important este ca negociatorul să nu dezvăluie importanţa pe care el o dă diferitelor puncte de negociere.

•

Contracararea acestei tehnici se face prin verificarea afirmaţiilor partenerului

Page16

Tehnica celor patru trepte

•

Această tehnică reprezintă o variantă a tehnicii prezentate anterior. o

Tehnici emoţionale

Tehnica învăluirii

Tehnica enervării partenerului

Ea constă în invocarea de către negociator a unor pretenţii şi acţiuni secundare sau chiar inventate, formulate în mod imperativ şi cu maxime exigenţe pentru ca, în urma refuzului scontat al partenerului, să se mulţumească doar cu obiectivele principale, pe care le avea în vedere de la început.

•

Negociatorul creează un climat de apropiere afectivă de partener, utilizând un ton cald, amical. În aceste condiţii, atitudinea partenerului devine cel puţin binevoitoare şi, în consecinţă, este mai înclinat să facă o serie de concesii.

•

Negociatorul va face partenerului său o ofertă care este întotdeauna “exclusivă”, iar pentru această oferta el va pretinde că este foarte solicitat.

•

Intrarea într-o negociere provoacă o emoţie, un stres. Atâta timp cât acesta se încadreaza în limite normale, stresul este benefic. o

•

Dar dacă stresul depăşeşte limita normală, starea lui psihică şi activitatea cognitivă se deteriorează, posibilitatea de a lua decizii greşite crescând foarte mult.

Partenerul poate profita de o ambianţă tensionată pentru a obţine unele avantaje, pe care nu le-ar putea obţne într-o ambianţă normală, calmă.

Page16

Tehnica deplasării atenţiei

Anexa 3: Tactici acceptate în cazul nostru de negociere Suita de întrebări

•

Aceasta tactică presupune o suită de trei întrebări: întrebarea de testare, întrebarea specifică şi întrebarea de atac.

•

constă într-o întrebare în scopul descoperirii de la bun început a punctelor slabe.

•

o

daca acestea sunt descoperite, lucrurile se simplifică şi negociatorul aflat în ofensivă poate trece direct la întrebarea de atac, care să-i permită ajungerea rapidă la concluzia finală.

o

în realitate, lucrurile nu sunt chiar atât de simple, deoarece echipa oponentă dispune de propriile strategii şi tactici de negociere.

în cazul în care întrebarea de testare nu duce la obţinerea rezultatelor scontate, se recurge la întrebarea specifică, întrebare temeinic fundamentată. o

aceasta se referă la condiţiile de calitate, nivel tehnic, preţ, ambalaj, transport, modalităţi de plată. La întrebarea specifică, răspunsul nu mai poate fi evitat şi se trece la negocierea de fond.

•

după epuizarea analizei specifice, urmează întrebarea de atac a cărei forţă constă în gradul de informare şi de documentare.

•

Spre exemplu, cele 3 tipuri de întrebări ar putea fi formulate astfel: o

« de ce aţi majorat preţul cu 7% faţă de nivelul practicat de noi în semestrul al-II-lea? » (întrebare de testare);

o

« ce indice specific aţi folosit pentru determinarea creşterii de preţ? » (întrebare specifică );

o

« ştiaţi ca firma Daewoo ne oferă un autoturism asemănător cu al dumneavoastră la un preţ cu 75% mai mic?” (întrebare de atac).

Page16

Tactici ofensive

Înterbarea da-nu

•

această tactică trebuie sa fie utilizată la sfârşitul unor discuţii îndelungate, după ce au fost clarificate aspectele de fond şi unul dintre parteneri a avut iniţiativa să tragă concluzia finală, constatând că partenerul său este ambiguu şi indecis. Orice prelungire a discuţiilor ar fi inutilă şi se recurge la întrebarea ultimativă “Da” sau”Nu”?

Secretul lui Socrate

•

În cadrul acestei tactici, se începe prin sublinierea aspectelor asupra cărora nu există divergente între cei doi parteneri de negociere.

•

Scopul pentru care un negociator foloseşte această tactică este de a-l determina pe partener să se convingă că scopurile lor sunt comune, numai mijloacele de atingere a acestor scopuri diferă. Ca atare, el încearcă să-l determine pe celălalt să spună cât mai repede “da” şi să nu dea de la început un răspuns negativ.

•

Denumirea tacticii face aluzie la faptul că Socrate nu le spunea niciodată interlocutorilor săi că nu au dreptate, ci le punea întrebări la care aceştia răspundeau afirmativ, aducându-şi astfel adversarii la o concluzie pe care aceştia ar fi respins-o la începutul discuţiei.

•

Această tactică este specifică celui puternic şi îngâmfat, care se sprijină pe marile posibilităţi ale firmei pe care o reprezintă de a vinde sau de a cumpăra - firmă care deţine o poziţie de dominare pe piaţa externă.

Comportarea arbitrară

o

În realitate, negociatorul face un mare deserviciu firmei sale, deoarece relaţiile pe termen lung pot fi compromise.

•

Este o tactică adoptata de negociatorul slab, nedocumentat, care mizează pe posibilităţile de iritare a oponentului său pentru a-l determina să se supere, să divulge informaţii comerciale confidenţiale.

Acceptarea aparentă

•

Aceasta este o tactică extrem de rafinată, care dă falsa impresie că oponentul este de acord cu toate argumentele partenerului său şi cu propunerile pe care le face.

•

El adoptă o poziţie activă de aprobare aparentă, creând astfel o bună atmosferă de negociere.

•

Nu respinge nici o propunere şi-l lasă pe partener să-şi epuizeze toate argumentele.

Page16

Iritarea oponentului

Tactica exploatării primului impuls

Tactici defensive

Pretinsa neînţelegere

Tactica “Da, dar…”

Va avea grijă să-şi păstreze mici rezerve aparent « nevinovate », mai mult formale în aparenţă, dar în realitate cu un conţinut profund.

•

tactică de şicană, de tatonare şi de iritare.

•

La orice propunere a oponentului, negociatorul în cauză propune ceva în contrast.

•

Este tactica negociatorului suspicios la orice propunere a partenerului său şi de aceea propune de mai multe ori contrariul cu intenţia de a-l obosi şi a-l supăra.

•

Se bazează pe faptul că, în derularea negocierilor, negociatorii sunt tentaţi uneori să acţioneze pe baza primului impuls.

•

De multe ori, sunt acceptate propunerile partenerului de a împărţi egal diferenţele de preţuri, fără a calcula ce sume totale sunt implicate.

•

Prin aceasta se urmăreşte smulgerea a cât mai multor informaţii de la partener, făcându-l să repete propunerile şi argumentele etalate sub pretextul neînţelegerii repetate.

•

Cel care pune în aplicare această tactica adoptă o pozitie pasivă de ascultare şi de nemulţumire de sine că nu înţelege.

•

Oponentul repetă şi se străduieşte să dea amănunte, ceea ce îl poate duce la dezvăluirea unor intimităţi comerciale.

•

tactică ce îşi propune să producă obscuritate şi ambiguitate în scopul derutării echipei oponente.

•

Afirmatia « da, dar… » are câteva variante: una care înseamnă “da”, alta care înseamnă “poate” şi ultima care înseamnă “nu”, o

•

aşa ca la o întrebare directă, la care nu doreşte să răspundă negativ, negociatorul va folosi răspunsul “da, dar…”.

Uneori, această tactică se utilizează în situiatii în care negociatorul este somat să dea raspunsuri imediate, iar el are nevoie de timp pentru examinarea problemelor ivite.

Page16

Propunerea contrariului

•

Înteruperea tactică

•

Această tactică se referă la chestiuni care, de fapt, nu au valoare în sine, dar care sunt ridicate cu intenţia de a fi oferite în schimbul unor concesii reale.

•

Se urmăreşte astfel introducerea în negociere a unor pretenţii exagerate, cu scopul de a fi retrase în procesul negocierilor, dându-se impresia că negociatorul este o persoană flexibilă, predispusă la concesii mari, de unde necesitatea ca partenerul să facă şi el concesii.

•

Aceasta se aplică ori de câte ori cursul negocierii nu este favorabil, în dorinţa de a câstiga timp şi de a revizui poziţia la care s-a ajuns. o

Contraîntrebarea

Tactici de « hărţuire » a partenerului

Tactica “asta-i tot ce am”

pentru a realiza această întrerupere se găseşte o scuză pentru a părăsi sala de negocieri în timpul prezentării argumentelor de către partener.

•

Tactica se aplica deseori de către negociator în situaţii critice de încordare a dezbaterilor, ca rezultat al unor întrebări dure, nediplomatice, iritante.

•

Contraîntrebarea se referă la problemele colaterale, având ca scop să atragă atenţia de la starea conflictuală existentă prin dislocare şi proiecţie într-un domeniu înrudit, urmărindu-se înseninarea atmosferei negocierilor, în scopul dirijării discuţiilor pe făgaşul raţiunii.

•

Folosită de un cumpărător priceput, ea poate avantaja ambele părţi.

•

o

Vânzatorul poate spune: « As vrea să-ţi vând acest produs, dar nu pot, până când nu rezolvăm câteva probleme simple. »

o

Cumpărătorul : « Îmi place ce vinzi, dar nu am atâţia bani. Te rog să mă ajuţi.” Astfel, vânzatorul tinde sa devina prietenos, implicat în problema cumparatorului. Tot ceea ce ramâne între el si o vânzare încheiata este o “mica problema” care, de cele mai multe ori, se rezolva.

Dintr-o afacere competitivă, negocierea se va transforma în una de cooperare, descoperindu-se ca unele elemente luate în calcul la formarea pretului initial pot fi înlaturate, altele pot fi schimbate sau ajustate chiar

Page16

Tactica problemelor”de paie”

de catre cumparator, pentru a nu depasi posibilitatile de care acesta dispune. De cele mai multe ori, ceea ce rezulta din colaborarea dintre vânzator si cumparator este un produs functional, la un pret mai mic, fiecare parte ajutând-o pe cealata sa-si atinga scopurile propuse.

•

Este o tactică ce se aseamană, în multe privinte, cu cea a intimidării.

•

În cadrul negocierilor, tactica “ultima oferta” este destul de des folosita, obtinându-se, de cele mai multe ori, rezultatele scontate.

•

•



Secretul obtinerii sau nu a unor asemenea rezultate este că negociatorul nu stie niciodată daca oferta partenerului este, într-adevăr, ultima.



Dacă el crede că oferta este ultima, atunci trebuie finalizat acordul, dacă nu, va fi necesară continuarea negocierilor, luându-se în calcul eventualitatea pierderii afacerii.

Tactica poate ajuta sau mări forţa de negociere. 

Dacă oferta partenerului nu este crezută, atunci forţa de negociere este diminuată.



Din punctul de vedere al negociatorului confruntat cu o asemenea tactică, o înţelegere a subtilităţilor este imperativă, miza fiind prea mare ca acesta să nu se implice profund.

Următoarele contramăsuri adoptate de partener pot fi eficiente împotriva acestei tactici: 

să fie atent la cuvinte, la sensul lor; ele pot ascunde ceva;



să nu se grăbească să dea răspunsul, ci să interpreteze declaraţiile partenerului fără a reacţiona în vreun fel;



să se comporte ca şi cum nu ar fi surprins de ceea ce a auzit;



să se gândeasca dacă poate testa partenerul, părăsind sala de discuţii;



să introducă alternative.

Page16

Ultima ofertă

•

Escaladarea

 Aceasta este una dintre cele mai eficiente tactici.  Ea trebuie cunoscuta de catre orice negociator, fie vânzator, fie cumparator, pentru a putea evita unele dezavantaje rezultate din derularea tranzactiei. În conditiile în care aceasta tactica este etica, ea satisface ambii parteneri.  Exista şi cazuri în care aceasta se practică într-o forma neloiala. Spre exemplu, în cazul în care, desi cele doua parti stabilisera un anumit pret, ulterior, vânzatorul ridica pretul, punându-l pe cumpărător într-o situaţie neplacută. Acesta este nevoit sa înceapa o noua negociere, ajungânduse la un compromis; de fapt, este vorba de un pret mai mare decât cel stabilit initial.  Într-o asemenea tactica, nici unul dintre parteneri nu stie cât de departe poate sa mearga. Oricând, în calitate de cumparator sau vânzator, daca negociatorul transmite partenerului ca a ajuns la limita, tactica escaladarii este o tactica etica.  Împotriva acestei tactici se pot lua urmatoarele contramasuri: o obtinerea unui aconto de securitate valorica a afacerii, cât mai mare; o modificarea cererii sau a ofertei; o convocarea unei sedinte, cu scopul de a obtine un timp de gândire si decizie; o daca negociatorul decide renuntarea la afacere, el trebuie sa argumenteze cu motive puternice, clare. • tactică nonverbală a comunicării umane, care are o importanţă deosebită pentru negocierea comerciala. • Negociatorii pot fi mai mult sau mai puţin înclinati să pastreze tăcerea, în functie de temperamentul fiecaruia, precum si de apartenenta etnica. • În general, tacerea este percepută ca fiind o situaţie jenantă, care îi împinge pe oameni să vorbească, uneori chiar mai mult decât este nevoie. • În orice discutie, trebuie sa existe un echilibru între lungimea replicilor fiecarui partener. Pentru reusita negocierii, este esentiala rabdarea de a astepta reactiile partenerului la afirmatiile, propunerile si ofertele proprii. • Tactica tacerii nu poate fi despartita de ”stiinta” de a asculta. Întreruperea partenerului în scopul expunerii prorpiilor pareri reprezinta un comportament nepoliticos si, mai ales, o modalitate de a

Page16

Tactica tăcerii

pierde oportunitatea unor informatii valabile. • Tactica este foarte eficienta, în masura în care creeaza o stare de disconfort, atunci când partenerul îl pune pe negociator într-o pozitie dezavantajoasa sau când formuleaza un ultimatum. Tacerea poate sa sugereze partenerului sa fie mai rezonabil, sa faca unele concesii, sa furnizeze mai multe informatii.

Page16

• Chiar si în situatia în care partenerul nu gaseste cuvântul potrivit atunci când se exprima într-o limba straina, nu este indicat ca acesta sa-i fie “suflat” pentru a-l ajuta sa se faca înteles. Astfel, interlocutorul poate pierde un prilej de a afla ce gândeste acesta cu adevarat.