Documentos Administrativos Básicos en La Empresa Privada

DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS BÁSICOS EN LA EMPRESA PRIVADA. DOCUMENTOS INTERNOS. CONVOCATORIAS: Documento por el cual se cita de forma oficial a un grupo de personas para tratar en un lugar determinado temas que figuran en la propia convocatoria. También puede ser la publicación y difusión de notas informativas de interés general que hacen las empresas a sus empleados. (en tablón de anuncios o particular) Se indica el lugar, la hora, y el orden del día por apartados. ACTAS. Documento por medio del cual se da fe de los hechos o de lo sucedido en reuniones, así como de los acuerdos tomados en las mismas y previamente han sido convocadas con carácter oficial. La anotación de lo acordado se hará siguiendo el orden del día que figurará en la convocatoria a esa reunión. Es el secretario por medio de su firma el que se encarga de dar fe de ese documento por medio de su firma y la de los restantes miembros que conforman el órgano que convoca la reunión. Suelen reflejarse en el libro de actas o registro, actualmente también son informatizadas. El acta suele ser del siguiente modo: ACTA En la ciudad de .... siendo las..... horas del día..... del ..... de 2004, se reúnen ................. en ....................con el siguiente orden del día. -Primero: -Segundo: -Tercero: .... Se abre la sesión..... se delibera..... y se llega al acuerdo siguiente..... Se abre un nuevo diálogo.... y se acuerda..... Ruegos y preguntas:............................. Y al no haber más asuntos que tratar se levanta la sesión a las ...... horas, y yo secretario doy fe. AUTORIZACIONES: Petición que hace un empleado a su jefe. Puede obedecer a varios motivos. No existe un formato o estilo normalizado para este documento, simplemente hay que expresarlo con claridad, brevedad y concisión.

AVISOS Y ANUNCIOS Informaciones o noticias de carácter general que afecta a la organización y, por tanto, al personal de la empresa. Se suele colocar en el tablón de anuncios. Debe confeccionarse de forma clara y concisa, expresando el anuncio con claridad. BOLETÍN O REVISTA Suele confeccionarse en imprentas y contiene información referente al ocio y a la cultura ligadas directamente con la empresa que la edita. MEMORIAS Redacción de las actividades que se han llevado a cabo del programa de principio de temporada. Reflejan los datos y actividades llevados a cabo por la empresa, suele hacerse con carácter anual. No debemos confundir este tipo de memorias con las memorias de cuentas anuales que son anotaciones contables que forman parte del libro de cuentas anuales. NOTA INTERIOR La finalidad de este documento es que los diferentes departamentos de una empresas se comuniquen entre si incidencias, peticiones, etc. Partes de las que consta: 

Inicio: nombre de la empresa y fecha en formato corto. La palabra DE: y a continuación el cargo de la persona que emite la nota. La palabra A: y el cargo y departamento de la persona a la que va dirigido. La palabra ASUNTO: y un resumen del motivo del documento.

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Contenido: se especifica el motivo de la nota, su redacción debe ser breve y concisa. La exposición del documento ha de ser directa.

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Final: firma de la persona que envía el mensaje. ASINQUE Empresa de publicidad Fecha: 24-03-2004 DE: Jefe de departamento de contabilidad. A: jefe de departamento de ventas. Asunto: petición de extractos de cuentas. Te ruego nos remitas cuanto antes los extractos de cuentas de este trimestre, así como todo lo relativo al estado general de las cuentas trimestrales susceptible de ser incluido en la declaración del segundo trimestre. Se hace con lenguaje que denote compañerismo (Te ruego...)

DOCUMENTOS EXTERNOS DE LA EMPRESA. ANUNCIOS ASINQUE Empresa de publicidad Editor artístico: Para ingresar en plantilla inmediatamente. Se requiere ser mayor de 25 años, tener la titulación apropiada y al menos un año de experiencia en un puesto similar. Se ofrece contrato indefinido a jornada completa y sueldo anual de 15.000 €. Interesados enviar currículo a Avenida de la Gaviota 5, 7ºJ 04008 Almería, adjuntar foto y carta de presentación. Es el modo de publicar determinadas noticias que pueden ser de interés fuera de la empresa. Los motivos del anuncio pueden ser diversos, unas veces es obligatorio (oferta pública de adquisición) y otras veces es voluntario. El medio de difusión de los anuncios son los diarios. Partes de las que consta 

Logotipo de la empresa, razón social, la palabra AVISO o ANUNCIO, motivo que lo origina, localidad y fecha de emisión, antefirma y firmado. No hay modelo normalizado de anuncio. CARTA CIRCULAR Se utiliza principalmente para hacer el papel de carta comercial para anunciar algún evento a otras empresas o personas (cambio de domicilio social, inauguraciones, lanzamiento de productos..). por otro lado también sirve para dar instrucciones, procedimientos u órdenes sobre algún tema. En este caso es normal que vayan enumeradas correlativamente. Su presentación suele ser bastante sobria. ASINQUE Empresa de publicidad Avd. Gaviota 5, 7º J 04008 Almería. Señor Adolfo Martínez Ruiz Calle Paloma 6

04008 Almería 24 de marzo de 2004 Estimado señor Martínez, Nos dirigimos a usted para notificarle el reciente cambio de domicilio de nuestra empresa. Actualmente estamos situados en la calle Gaviota número 5, 7º J, en Almería. Esperamos poder seguir ofreciéndole nuestros servicios y recibiendo su confianza desde nuestras nuevas instalaciones. Le agradecemos la atención prestada. Cordialmente ASINQUE. Directora gerente. Ruth Manzanares Ruiz. TARJETAS: Pueden ser de dos tipos; de VISTA o COMERCIALES. Las primeras sueles ser de tamaño pequeño y rectangular y su contenido suele tener la identificación de la persona o empresa que la entrega, así como su dirección, teléfono, fax y otros datos de contacto. El segundo tipo de tarjetas, las comerciales, son tarjetas de respuesta comercial y el franqueo está pagado. INVITACIONES. Documento por el cual un anfitrión invita a otra persona a asistir a algún tipo de acto o evento. Si el acto es público, la invitación se enviará a empresas o personas relativas a estas y es costumbre utilizar el SALUDA. Para actos privados o familiares suele hacerse por medio de invitacionesASINQUE Se complace en invitarles al acto de inauguración de sus nuevas oficinas que tendrá lugar el próximo día 1 de abril en la nueva sede situada en la calle Gaviota, número 5, 7-j de Almería, a las 17 horas. Rogamos confirmen asistencia. 24 de marzo de 2004

SALUDA. Documento utilizado en la empresa o cargos públicos para comunicar nombramientos, tomas de posesión de cargos, invitaciones a eventos, agradecimientos... Suele escribirse en tamaño A4 o A5. Partes de las que consta: 

INICIO: descripción del cargo de la persona que emite el documento en el centro y la palabra SALUDA en el centro mas abajo.

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CONTENIDO: a... seguido de la persona con nombre, apellidos y cargo a la que va dirigido y con una breve exposición del motivo.



FINAL: nombre y dos apellidos de la persona que lo emite en el centro de la hoja y en el siguiente renglón y con minúscula una fórmula de despedida. El lugar de emisión y la fecha. Frase de cortesía para el despido: aprovecha la ocasión para reiterarle el testimonio de su consideración más distinguida. NO se firma, se redacta en 3 PERSONA, NO se escribe la dirección del destinatario y no hay sello de la empresa. Los márgenes: Izquierdo: 2 centímetros. Derecho 2 centímetros. Centrado por igual arriba y abajo. DOCUMENTOS EXTERNOS

12. Nombrar los documentos externos

Anuncios.

Carta Circular

Tarjetas (de visita o cortesía y comerciales)

Invitaciones

Saluda

13. Anuncios

Se emplean cuando la empresa publica determinadas noticias que interesen a sectores

empresariales concretos o a determinados segmentos de población, bien sean clientes o n o

de la empresa emisora.

14. Partes que consta un anuncio.

Logotipo de la empresa

La razón social

AVISO o ANUNCIO

Motivo o contenido

Localidad y fecha de expedición

Antefirma y firmado (no rúbrica)

15. Carta Circular

Atendiendo al tipo de carta comercial, se utiliza para anunciar algún acontecimiento o

evento a otras empresas o personas, tales como clientes, proveedores, etc.

Y también obedeciendo a las instrucciones, procedimientos, órdenes o información sobre

algún tema o asunto que se envía a los empleados, etc., para su conocimiento y efecto o

cuando las entidades públicas transmiten información a sus subordinaos o administrados.

16. Invitaciones, ¿qué son?

Son documentos que surgen como consecuencia de la necesidad de establecer un

acercamiento entre el anfitrión de un acto social o familiar y los asistentes a ellos.

Estos actos pueden ser:

17. Saludas, ¿qué son?

Es el documento por excelencia utilizado por el personal de empresa, por los cargos

públicos de las entidades, organismos e instituciones oficiales, en definitiva por aquellos

con trascendencia en las relaciones profesionales para comunicar nombramientos, tomas de

posesión, etc.

18. Partes del saluda.

Inicio: descripción del cargo de la persona que emite el documento, razón social y a

continuación la palabra “Saluda” que ya viene impresa.

Contenido: figura la persona con nombre y dos apellidos, o cargo al que se dirige el

saluda para continuar con una exposición muy breve del motivo que lo origina.

Final: consta del nombre y dos apellidos de la persona que remite el saluda, así con

la fórmula de despedida, que adopta una forma protocolaria y común para este tipo

de comunicaciones, estas frases comienzan en minúscula pero si el emisor figurase

en el inicio, la frase comenzaría por mayúscula.

19. Consideraciones del saluda.

Se redacta en tercera persona.

Contenido breve.

No se firma.

No se escribe la dirección del destinatario.

No figura el sello de la empresa u organización.

20. Tarjetas.

Las tarjetas se dividen en dos clases: las de visita o cortesía y las comerciales.

21. Tarjetas de visita y cortesía.

Son de tamaño pequeño y rectangular y sus usos son los siguientes:

Personal: para uso de particulares. Contenido: nombre y apellidos, domicilio

completo y el teléfono.

Profesional: para uso personal de la empresa y de actividades profesionales.

Contenido: nombre y apellidos del titular, profesión liberal o cargo que ocupa en la

empresa, el domicilio fiscal o el de la empresa, no de teléfono y de fax y correo

electrónico si se tiene.

Oficial: para indicar el carácter oficial o cargo público de su titular.

20. Tarjetas comerciales.

Se las conocen también como tarjetas de respuesta comercial. Están encuadradas dentro de

los productos que oferta Correos y Telégrafos. El franqueo está pagado.

Públicos: eventos, congresos, simposios,....

Privados o familiares: bautizos, bodas...