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PAUTAS PARA EL DISEÑO DEL PROYECTO - Cambiar Tiempos de Trabajo (Calendario) La empresa Leather Concept dedicada a la producción de bolsos en cuero, ha decidido aprovechar al máximo la utilización de su capacidad de planta y talento humano. Por esta razón creará lotes adicionales de inventario, destinados a la exportación de los mismos a EEUU. De esta manera la jornada laboral del proyecto se distribuye así:  

Lunes a Viernes de 8 am a 1 pm y de 2 a 5 pm Sábados de 8 am a 12 pm

Se estima iniciar el proyecto el día lunes 7 de julio de 2014. El calendario del segundo semestre de 2014 presenta las siguientes festividades:

PAUTAS PARA EL DISEÑO DEL PROYECTO – Crear Tareas La siguiente tabla muestra las diversas tareas del proyecto para una exportación de 200 unidades, cada una con su tiempo de realización estimado y sus respectivas predecesoras. Número 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24

Tarea Compras y aprovisionamiento Entrega insumos proveedor Revisión facturación compras Diseño y Dllo. Producto Formalización pedido Styling Modelaje Estudio especificaciones técnicas Producción (Manufactura) Trazado y corte Pre armado Armado Acabado (con embalaje) Distribución y entrega nacional Revisión y gestión documentaria Vistos Buenos Documentos Cargue Camión (Estiba) Transporte terrestre Descargue punto convenido Tiempo Utilizado en aduanas Unitarización contenedor Inspección aduanera y narcóticos Transporte hasta país destino Gestión documentaria I/Nal Vistos Buenos Documentos Tiempo transporte aéreo Distribución y entrega internacional Descargue punto convenido Desunitarización Contenedor Inspección aduanera y narcóticos Cargue Camión (Estiba)

Duración (días)

Predecesora

15 1

1

1 3 2 1

2 2 2 5

1,0 0,3 1,4 0,5

6 7 8 9

1 0,5 0,2 0,03 0,2

10 10 12 13 14

0,2 1

15 16

1 0,5 0,11

17 17 19

0,2 0,2 1 0,2

20 21 21 23

25 26 27

Transporte terrestre Descargue instalaciones comprador Legalización mercancía Diligenciamiento y VoBo nacionalización LEAD TIME

0,02 0,2

24 25

10 42,6

26

Cada tarea de resumen se cerrará con un hito. Asimismo se programarán reuniones entre la gerencia del proyecto cada viernes.

Fin a Fin

PAUTAS PARA EL DISEÑO DEL PROYECTO – Asignar Recursos (Trabajo, Material y Costo) Según la hoja de costos, la empresa Leather Concept estima la siguiente distribución en los mismos: Nómina Nombre

Cargo

Disponibilidad

Salario

Fidel Bustamante

Jefe de Compras

100%

1.700.000

Adriana Guerrero

Diseñadora Gráfica

100%

500.000

Marcos Andrade

Operario 1

100%

160.000

Ma Claudia Rincón

Operario 2

50%

160.000

Bernarda Simmons

Jefe Logística

100%

Santiago Ramírez

Jefe de Proyecto

100%

Días Laborados Horas laboradas Pago / Hora 17

136

12500

4

32

15625

3,2

25,6

6250

3,2

25,6

6250

2.600.000

12,5

100

26000

2.600.000

5

40

65000

Materia Prima Descripción

Costo Unitario

Cuero (x 100 mts)

800.000

Forros (x 100 mts)

82.000

Herrajes

200.000

Cajas (Unidad)

500

Otros Costos Descripción

Costo

Estiba Nacional

60.000

Estiba Destino

80.000

Transporte Terrestre

110.000

Transporte Aéreo

2.000.000

De esta manera los recursos se asignarán a cada tarea del proyecto así: Recursos

Tarea Trabajo Entrega insumos proveedor

Fidel Bustamante

Revisión facturación compras

Fidel Bustamante

Formalización pedido

Fidel Bustamante

Styling

Adriana Guerrero

Modelaje

Adriana Guerrero

Estudio especificaciones técnicas

Adriana Guerrero

Material

Trazado y corte

50% Marcos Andrade; 50% Ma Claudia Rincón

Pre armado

50% Marcos Andrade; 50% Ma Claudia Rincón

2 Forros

Armado

50% Marcos Andrade; 50% Ma Claudia Rincón

Herrajes

Acabado (con embalaje)

Marcos Andrade

Revisión y gestión documentaria

Bernarda Simmons

Vistos Buenos Documentos

Bernarda Simmons

Cargue Camión (Estiba)

Costos

4 Cuero

200 Cajas

Estiba

Transporte terrestre

Trans. terrestre

Descargue punto convenido

Estiba

Unitarización contenedor

Estiba

Inspección aduanera y narcóticos Gestión documentaria I/Nal

Bernarda Simmons

Vistos Buenos Documentos Tiempo transporte aéreo

Trans. Aéreo

Descargue punto convenido

Estiba

Desunitarización Contenedor

Estiba

Inspección aduanera y narcóticos Cargue Camión (Estiba)

Estiba

Transporte terrestre

Trans. terrestre

Descargue instalaciones comprador Diligenciamiento y VoBo nacionalización Reunión Gerencia

Estiba Bernarda Simmons Bernarda Simmons; Santiago Ramírez

PAUTAS PARA EL DISEÑO DEL PROYECTO – Sobreasignaciones y divisiones de Tareas (Posponer o adelantar)

Se encontraron los siguientes recursos sobre-asignados: 

Adriana Guerrero: En las tareas de Styling, Modelaje y Estudio de especificaciones técnicas.

La gerencia del proyecto determinó que es innecesario que Adriana empiece con el Styling (Bocetación del producto) hasta que Fidel Bustamante haga la revisión de la facturación de compra. Ella puede ir trabajando en la medida que los insumos lleguen a las instalaciones de Leather Concept. De esta manera la tarea de “Styling” se adelantará 4 días. 

Bernarda Simmons: En las tareas de revisión y gestión documentaria, Vistos buenos documentos, gestión documentaria internacional, diligenciamiento y visto bueno nacionalización y las dos últimas reuniones de gerencia.

La gerencia del proyecto a cargo de Santiago Ramírez propone las siguientes acciones: 1. Posponer la tarea Vistos Buenos documentos 1 día (Igual antes de cargar el camión) 2. El día Jueves 7 de agosto Bernarda debe trabajar (Excepción de calendario) 3. Adelantar la tarea gestión documentaria Internacional 1 día (En la medida que la mercancía se encuentra en aduanas) 4. Dividir la tarea diligenciamiento y Vistos Buenos para nacionalización para que Bernarda la ejecute en el tiempo libre que le dejan las tareas anteriores (Incluyendo que pueda asistir a las reuniones periódicas) Como resultado de la re-asignación se pospone todo el proyecto solo un día.

PAUTAS PARA EL DISEÑO DEL PROYECTO – Establecimiento de Línea Base y Seguimiento

El proyecto se encuentra en marcha y es el lunes 28 de julio de 2014 (Justo cuando acaba la primera fase referente a Compras y Aprovisionamiento) Para esta fecha se establece una línea de base. Luego en la fase de “Producción” acontece el siguiente problema: 

La máquina para trazado y corte sufre una avería. El mantenimiento correctivo tardará tres días hábiles y costará 850.000

Se establece una segunda línea base el día viernes 8 de agosto de 2014 y se especifica el porcentaje de cumplimentación de las tareas en la fase de “Producción”. Si existen nuevos recursos sobre-asignados se re-distribuirán automáticamente. Finalmente la gerencia determina que es necesario comparar lo que se planeó versus lo que se hizo.

PAUTAS PARA EL DISEÑO DEL PROYECTO – Generar y administrar Sub Proyectos Leather Concept desea agregar un sub-proyecto al de exportación. Aprovechando la “Distribución y entrega internacional” generará un programa de “Convenios Internacionales” para buscar canales de distribución en el exterior.  La jornada laboral del será: Lunes a Viernes de 8 am a 1 pm y de 2 a 5 pm Sábados de 8 am a 12 pm Comenzando desde el inicio de la tarea de resumen “Distribución y entrega internacional” 

Las tareas son: Número 1 2 3 4



Duración (días)

Tarea Búsqueda de Relaciones Contacto personal Joint Venture Depuración de datos Seguimiento de Relaciones Despliegue Marketing Medición estrategias

Predecesora

1 0,5

1

1 1

2 3

Los recursos son: Nómina

Nombre

Cargo

Disponibilidad

Salario

Días Laborados

Horas laboradas

Pago / Hora

Jorge Reynolds

Relaciones Publicas

100%

1.400.000

3,5

28

50000



A todas las tareas se le asigna este recurso

Se recomienda cerrar y abrir Project para ver las opciones de modificación de ambos archivos.  

Al proyecto “Convenios internacionales” se le agregará el recurso Santiago Ramírez Crear un uso compartido de recursos

PAUTAS PARA EL DISEÑO DEL PROYECTO – Visualizar y Editar Filtros, Grupos, Tablas e Informes La gerencia de Leather Concept desea visualizar los resultados del proyecto acorde a los siguientes filtros:   

Tareas que involucren a Bernarda Simmons Tareas con un costo mayor que el presupuestado inicialmente (Personalizado) Recursos de trabajo con disponibilidad del 50%

También se pretende generar los siguientes grupos:  

Por duración de las tareas (Personalizado) Por el costo a nivel ascendente y el tiempo de holgura a nivel descendente.

De la misma manera se quiere realizar la siguiente tabla personalizada:   

1 Columna: Tarea 2 Columna: Variación Costo 3 Columna: Anotaciones

Luego a esta tabla aplicarle el segundo filtro. Se hace igualmente necesario generar una vista combinada que muestre el calendario junto con un Gantt de ruta crítica. Finalmente generar un informe que contenga: 

Calendario con las tareas y días laborables.