TUGAS MANDIRI MODUL 1 – (ANALISIS PROSES BISNIS) PRAKTIKUM REKAYASA PROSES BISNIS
PERATURAN TUGAS MANDIRI : 1. TUGAS MANDIRI dikerjakan secara individu, dilarang COPY PASTE jawaban teman atau modul. 2. Kerjakan langsung pada bagian lembar jawaban setelah soal. 3. Jawaban nomor 1-3 Dikerjakan menurut penjelasan masing-masing, cantumkan sumber atau referensi pada setiap jawaban jika mengutip dari sumber. 4. Untuk jawaban nomor 4, lakukan screenshoot langkah-langkah pengerjaan yang telah dibuat pada Mega. 5. Pengerjaan MEGA dengan menggunakan Environment : “NIM_Kelas”. Repository : “TM_MODUL2”. User : “NAMA” Sertakan screenshoot hasil akhir environment, repository maupun user. 6. Diwajibkan untuk menampilkan nama repository praktikan (Screenshoot mega secara full/ tidak di crop) 7. Save Word dalam bentuk PDF dengan format nama file “KodeAsisten_RPB_M1_TM_NAMA_NIM_KELAS” (Contoh : WAP_RPB_M1_TM_WISNU ADI PRATAMA_1202144172_SI3804) 8. Hasil pengerjaan TUGAS MANDIRI dikirimkan melalui email:
[email protected] Dengan subject pengiriman: “KodeAsisten_RPB_ M1MX_TM_NAMA_NIM_KELAS”
9. (Contoh : WAP_RPB_M1_TM_WISNU ADI PRATAMA_1202144172_SI3804) 10. Batas Pengumpulan Tugas Mandiri Senin 13 Februari 2017 pukul 09.00 WITU
1. Sebutkan dan jelaskan minimal 4 notasi dalam BPMN! Jawab : Notasi dalam BPMN terdiri dari exception flow, event, organizational chart notation, business program diagram notation, business process overview diagram notation, organization process diagram notation, system process diagram notation, dan function process diagram notation. Pada beberapa jenis notasi diatas, berikut adalah salah satu dari masing-masing notasi diatas. a. Exclusive Data Based Exclusive Data Based adalah salah satu notasi dari exception flow yang menggabungkan antara alur proses satu dengan yang lainnya dengan kondisi hanya satu sub-proses yang akan dilakukan. Misal terdapat 2 kondisi dalam suatu proses, maka hanya salah satu yang diambil; Tidak kedua-duanya. b. Normal start Normal start adalah salah satu event dimana notasi ini melakukan interaksi yang terjadi dalam suatu urutan proses tertentu untuk memulai suatu proses dengan tidak ada persyaratan khusus didalamnya. c. Company Company adalah salah satu notasi pada jenis organizational chart yang mana hal ini melambangkan sebuah perusahaan ataupun cabang perusahaan. d. Horizontal swimlane & vertical swimlane Notasi ini adalah salah satu dari business process diagram yang berfungsi untuk membatasi operasi yang dilakukan oleh Org-Unit. e. Internal Org-Unit Notasi ini terdapat pada business process overview diagram yang berfungsi melambangkan elemen dalam perusahaan yang bertanggung jawab pada proses yang ada pada perusahaan. f. Operation Notasi ini terdapat pada organization process diagram yang menampilkan sub-proses bisnis yang lebih menjelaskan secara lebih kompleks dari suatu proses bisnis yang ada. g. Task Dalam suatu perusahaan, terdapat langkah yang terjadi pada system process. Langkah ini disebut task. h. Activity Notasi ini salah satu notasi pada functional process diagram yang berfungsi untuk menunjukan langkah dasar dari proses fungsional. 2. Jelaskan pengertian Business Process? Business Process adalah kumpulan suatu aktivitas yang saling bekerja sama dalam mencapai tujuan perusahaan. Terdapat Business Process Management yang digunakan sebagai pendekatan untuk mengembangkan dan memperbaiki proses yang ada. Ada 3 kategori proses bisnis yaitu, proses operasional / primary processes, proses pendukung / secondary processes, dan management processes. Sumber: http://searchcio.techtarget.com/definition/business-process
3. Haruskah System Process dan Function Process Diagram dibuat dalam suatu proses bisnis eksiting? Menurut saya, system process dan function process diagram memang harus dibuat dalam suatu proses bisnis eksisting. Function process digunakan untuk merancang proses bisnis dan memperbaiki sebuah proses bisnis, sedangkan system process digunakan ketika suatu proses bisnis telah jelas (system process adalah turunan business process). Dalam merancang suatu proses bisnis diperlukan function process dan kejelasan aliran informasi dan data dalam perusahaan. System process digunakan untuk menjelaskan bagaimana alur data yang ada pada perusahaan berjalan dengan baik dan tepat pada alurnya. 4. Buat Organizational Chart, Business Process Diagram, Business Process Overview, dan Organizational Process Diagram dari skenario di atas! (Sertakan screenshoot langkahlangkah pengerjaan) Skenario: PT BPAD JAYA SENTOSA adalah perusahaan yang menjadi supplier dan mitra kerja beberapa perusahaan penyedia layanan telekomunikasi. PT BPAD JAYA SENTOSA memberikan solusi yang bagus di bidang telekomunikasi dan produk-produk runtutannya. Unit kartu seluler milik perusahaan ini, didirikan pada tahun 2000 setelah mendapatkan kontrak kerjasama dengan salah satu perusahaan penyedia layanan telekomunikasi nasional. Dalam menjalankan operasional bisnisnya, PT BPAD JAYA SENTOSA memiliki kantor pusat di Jakarta dan lokasi gedung perakitan kartu seluler yang juga terletak di Jakarta. Sedangkan untuk pendistribusian produk akhir ke para pelanggan, perusahaan ini menggunakan jasa perusahaan ekspedisi yang melayani pengiriman ke kantor – kantor cabang pelanggan di seluruh kota besar di Indonesia. PT BPAD JAYA SENTOSA sendiri memiliki struktur organisasi dengan dipimpin oleh direktur utama. Direktur utama perusahaan ini memimpin perusahaan yang memiliki 4 lini bisnis utama yang dikelola oleh masing-masing divisi yaitu divisi telekomunikasi, divisi teknologi informasi, divisi manajemen dokumen, dan divisi smart card. Setiap divisi membawahi masingmasing dua unit yaitu divisi telekomunikasi memiliki unit perangkat dan unit penjualan, divisi teknologi informasi memiliki unit pemrograman dan unit konsultan, divisi solusi dokumen memiliki sortir dan distribusi dan juga pencetakan dokumen, yang terakhir divisi smart card membawahi unit bank dan unit kartu seluler PT BPAD JAYA SANTOSA memiliki dua proses bisnis dari salah satu unit perusahaan dalam perakitan kartu seluler yaitu produksi kartu seluler dan penjualan kartu seluler. Di dalam produksi kartu seluler Bagian inventory menyerahkan surat pengeluaran material dan
berita acara material ke Bagian produksi, kemudian Bagian produksi akan mengkonfirmasinya dokumen tersebut. Setelah itu Bagian produksi akan membuat laporan QA produksi kartu yang akan diserahkan ke Bagian finishing. Kemudian Bagian finishing akan menerima hasil produksi yang akan dikemas berupa kartu seluler. Sedangkan pada Penjualan kartu seluler Costumer mengirim list order. Bagian marketing menerima list order dan di serahkan ke Bagian produksi. Bagian produksi menyerahkan packing list dan berita acara produksi ke Bagian marketing. Bagian marketing menerimanya dan diolah dalam bentuk packing list dan job order marketing. Bagian marketing akan membuat surat perintah pengiriman barang. Setelah itu barang akan dikirim ke Customer. Sub proses yang terdapat dalam PT BPAD JAYA SENTOSA penjualan kartu seluler yaitu feedback pelanggan dan pengiriman kartu seluler. Pada proses feedback pelanggan, Customer akan memberikan feedback. Kemudian Bagian marketing akan memberikan konfirmasi. Sedangkan pada Pengiriman kartu seluler Bagian produksi menyerahkan packing list dan berita acara produksi ke Bagian marketing. Bagian marketing menerimanya dan diolah dalam bentuk packing list dan job order marketing. Bagian marketing akan membuat surat perintah pengiriman barang. Setelah itu barang akan dikirim ke customer. Pada proses pengiriman kartu seluler PT BPAD JAYA SENTOSA diawali dengan Bagian produksi menyiapkan berita acara produksi dan packing list. Kemudian Bagian produksi akan memeriksa packing list dan job order marketing bila tidak sesuai Bagian produksi akan kembali menyiapkan berita acara produksi dan packing list, bila sesuai maka Bagian produksi akan koordinasi mengenai pengiriman barang dengan bagian marketing. Setelah itu Bagian marketing akan berdiskusi mengenai isu produksi kartu dan packing list dengan Bagian ppc. Setelah diskusi akan dibuat PO (Purchase Order) pelanggan oleh Bagian ppc dan diserahkan ke Bagian marketing. Lalu Bagian marketing akan memeriksa packing list, job order, dan PO (Purchase Order) pelanggan. Apabila Bagian marketing tidak menyetujuinya maka proses akan kembali dari Bagian produksi untuk memeriksa packing list dan job order marketing. Jika Bagian marketing menyetujui maka Bagian marketing akan koordinasi
pengiriman
barang
dengan
customer
kemudian
customer
akan
mengkonfirmasinya. Lalu Bagian marketing membuat surat perintah pengiriman barang ke Bagian delivery agar pengiriman barang secara valid bisa dikirimkan. Kemudian Bagian delivery memeriksa surat perintah pengiriman barang, jika tidak disetujui maka kembali lagi ke Bagian marketing untuk membuat surat perintah pengiriman barang. Surat yang sudah disetujui Bagian
delivery, maka Bagian delivery koordinasi dengan Finished Goods untuk
memuat barang ke truk. Lalu Finish Goods mengecek barang dalam truk, dan selanjutnya
akan dibuat DO (Delivery Order). Apabila barang dalam truk dengan DO tidak disetujui maka Finished Good akan berkoordinasi lagi dengan Bagian delivery, jika setuju maka Finished Goods mengirimkan barang ke customer sesuai tujuan yang disepakati. Costumer menerima barang, selanjutnya Costumer akan memeriksa delivery order dan packing list. Jika barang tidak sesuai maka finished goods akan kembali ke untuk mengecek barang didalam truk dan membuat DO lagi, dan jika sesuai maka customer menandatangani surat berita acara serah terima barang (BAST). Setelah itu proses berakhir ketika finished goods menyerahkan BAST tersebut kepada Bagian delivery, lalu ke Bagian marketing.
Environtment :
Repository :
User :
LEMBAR JAWABAN PT BPAD JAYA SENTOSA Struktur Organisasi : - Direktur Utama o Divisi Telekomunikasi Unit Perangkat Unit Penjualan o Divisi Teknologi Informasi Unit Pemrograman Unit Konsultan o Divisi Manajemen Dokumen Unit Sortir dan Distribusi Unit Pencetakan Dokumen o Divisi Smart Card Unit Bank Unit Kartu Seluler
1. Organizational Chart
Hasil akhir : PT BPAD JAYA SENTOSA
Direktur Utama
Divisi Telekomunikasi
Unit Penjualan
Unit Perangkat
2. Business Process Diagram
Divisi Teknologi Informasi
Unit Pemrograman
Divisi Smart Card
Unit Konsultan
Unit Kartu Seluler
Divisi Manajemen Dokumen
Unit Bank
Penyortiran
Distribusi
Hasil akhir :
3. Business Process Overview
Hasil akhir :
4. Organizational Process Diagram
Hasil akhir :
tidak
ya
tidak
tidak
ya
tidak
ya
